PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN METODE OUTSOURCING DAN INSOURCING SERTA URGENSI PEMELIHARAAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN
Disusun oleh:
Endras Pribadi (E60) K15161016
PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FEBRUARI 2017
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... ii
PENDAHULUAN ... 3
1.1. Latar Belakang ... 3
1.2. Tujuan ... 3
PEMBAHASAN ... 4
2.1. Sistem Informasi ... 4
2.2. Outsourcing ... 4
2.3. Insourcing ... 5
2.4. Keputusan menggunakan Outsourcing dan Insourcing. ... 6
2.5. Pemeliharaan/Perawatan ... 6
2.5.1. Proses Maintenance ... 7
2.5.2. Jenis Maintenance Sistem Informasi ... 7
PENUTUP ... 10
4.1. Kesimpulan ... 10
4.2. Saran ... 10
DAFTAR PUSTAKA ... 12
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem informasi yang terintegrasi dan mendukung kegiatan perusahaan adalah suatu sistem yang diharapkan setiap perusahaan. Sistem informasi tersebut sangat memegang peranan penting mendukung proses produksi dan juga untuk mempermudah pekerjaan di suatu perusahaan sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien. Sistem Informasi dalam pengembangannya dibedakan antara Insourcing dan Outsourcing. Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu perusahaan. Sedangkan Outsourcing menggunakan pihak ketiga untuk mengembangkan suatu paket sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Pentingnya peranan system informasi sebagai sarana pendukung suatu proses pekerjaan agar bekerja dengan baik, setelah pengembangan sistem itu sendiri, hal yang tidak kalah penting adalah pemeliharaan. Pemeliharaan sistem informasi sangatlah diperlukan supaya keberlangsungan sistem informasi tersebut bisa senantiasa terjaga dan meminimalisasi biaya perawatan.
1.2. Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah mengulas tentang outsourcing dan insourcing dalam sistem informasi serta pentingnya pemeliharaan system informasi di suatu perusahaan agar sistem informasi tersebut dapat bekerja secara optimal dan berkesinambungan demi tercapainya tujuan perusahaan.
PEMBAHASAN
2.1. Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi yang mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam organisasi. Pada umumnya sebuah produk yang dihasilkan oleh manusia, tidak ada yang tidak mungkin rusak, tetapi usia penggunaannya dapat diperpanjang dengan melakukan perbaikan yang dikenal dengan pemeliharaan. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan kegiatan pemeliharaan yang meliputi kegiatan pemeliharaan dan perawatan mesin yang digunakan dalam proses produksi.
2.2. Outsourcing
Outsourcing menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya
“Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Tujuannya agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mepertimbangkan aspek investasi, risiko, dan efisiensi. Alasan penggunaan outsourcing pada umumnya adalah penghematan biaya (cost saving), lebih fokus pada kegiatan utama (core business), pemanfaatan sumber daya (resource), waktu, dan infrastruktur yang lebih baik
Sistem informasi outsourcing dipilih untuk pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya sebagai penunjang. Tujuan dari kegiatan outsourcing adalah untuk mendapatkan kinerja perusahaan yang profesional dan tenaga kerja internal organisasi dapat lebih fokus dalam menjalankan kegiatan utama.
Tabel 1. Perbandingan Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Outsourcing.
Kelebihan Kekurangan
1 Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI (Sistem Informasi).
1 Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak
outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
2 Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI.
2 Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
3 Perusahaan dapat
mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya
3 Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk
menyediakan semua kebutuhan perusahaan
4 Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan
4 Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat
mengurangi fleksibilitas seandainya
perusahaan. kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga 5 Mempersingkat waktu proses
karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
5 Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang
memahami SI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau
melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.
2.3. Insourcing
Menurut Rouse (2009), Insourcing adalah praktek bisnis di mana pekerjaan dilakukan sendiri oleh perusahaan. Motivasi yang mendasari perusahaan untuk melakukan insourcing adalah menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset yang maksimal agar biaya satuan dapat ditekan sehingga menjaga dan meningkatkan keuntungan perusahaan.
Tabel 2. Perbandingan Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Insourcing.
Kelebihan Kelemahan
1 Kebutuhan dapat dipahami secara jelas.
1 Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi
2 Penerapan software dana tau hardware lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2 Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target.
3 Mengedepankan peran user dalam menentukan tujuan dan sasaran pengembangan infrastruktur sistem
3 Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan oleh personel intern.
4 Meningkatkan partisipasi user dan rasa memiliki pada infrastruktur yang dikembangkan.
4 Kebocoran data mungkin dapat terjadi, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas khususnya kepada karyawan yang menangani proyek SI.
5 Relatif mempercepat tahapan pengembangan karena knowledge transfer yang lebih mudah.
5 Pengembangan sistem dengan teknik SDLC cenderung lambat dan mahal.
6 Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem.
6 Resiko kerusakan software atau hardware ditanggung oleh perusahaan, begitu juga dengan peralatan yang sudah lanjut usia.
7 Keamanan data relatif terjamin. 7 Perubahan kultur perusahaan relatif
lebih sulit dilakukan jika diatur oleh karyawannya sendiri
2.4. Keputusan menggunakan Outsourcing dan Insourcing.
Salah satu pertimbangan yang dapat digunakan dalam memilih pengelolaan sumberdaya Sistem Informasi adalah terutama anggaran biaya. Jumlah anggran biaya yang dapat dianggarkan dapat menentukan penggunaan outsourcing atau insourcing sebagai berikut :
1. De facto insourcing
Keputusan ini merupakan keputusan 100 persen anggaran untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.
2. Total insourcing
Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80 persen anggaran) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.
3. Selective outsourcing
Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80 persen anggaran) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan diopersikan oleh penyedia jasa outsourcing
4. Total out-sourcing
Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80 persen anggaran) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa luar.
2.5. Pemeliharaan/Perawatan
Smith (1999) menyatakan bahwa menjaga software agar bekerja dengan baik haruslah diupayakan dengan baik. Situai yang berbahaya serta biaya yang mahal disebabkan oleh kegagalan program yang sering terjadi sehingga benar- benar menjadi perhatian utama dalam penggunaan software. Pemeliharaan program sangatlah sulit disebabkan software tidak mengikuti aturan dengan seperti hanya seperangkat hardware. Walaupun demikian, software haruslah terbebas dari segala macam gangguan dan dapat dioperasikan secara aman di lingkungan dimana program tersebut diciptakan.
Pengaruh-pengaruh dari minimnya biaya pemeliharaan terhadap software:
1. Pemeliharaan secara rutin pastinya sangat mahal
2. Menyebabkan kegagalan yang berpengaruh terhadap kerusakan terhadap peralatan-peralatan lainnya
3. Cenderung menyamarkan rancangan suatu mekanisme yang tentunya saja sangat membahayakan bagi manusia dan menyebabkan kematian
4. Bisa saja menyebabkan berbagai macam gangguan (error) yang akhirnya menyebabkan kerugian besar di bidang financial
Kerusakan ataupun gangguan pada sistem disebabkan adanya ill working software (kegagalan saat mengoperasikan software). Jadi jelaslah pentingnya suatu proses pemeliharaan sistem informasi. Saat menyelesaikan sumber masalah, kita harus melihat terhadap hal-hal diluar gejala gangguan tersebut seperti cara pandang para the end user (pemakai) dan fokus terhadap karakteristik dari program itu sendiri.
2.5.1. Proses Maintenance
Prosedural secara administrative bertujuan mengkoreksi kelayakan suatu software dan langkah perbaikan lebih ke tujuan pemeliharaan (maintenance).
Keinginan untuk pemeliharaan ini sangatkah luas, meliputi: kompleksitas, cakupannya, alasan perubahan serta tingkat kepentingannya. Perubahannya bisa mudah serta skala kecil, serta menggunakannya hanya dalam waktu singkat.
Untuk sebagain besar perbaikan, dengan porsi sikulud yang besar tentunya akan berpengaruh. Hal ini bisa saja sangat kompleksitas, dalam menghasilkan Code Errant serta membutuhkan sejumlah karyawam IT yang bersedia kerja full time sebulan penuh untuk implementasinya.
2.5.2. Jenis Maintenance Sistem Informasi
Menurut Vincent Gasper (1997), perawatan (maintenance) merupakan suatu kegiatan yang diarahkan pada tujuan untuk menjamin kelangsungan fungsional suatu sistem produksi sehingga dari sistem produksi sehingga dari sistem itu dapat diharapkan menghasilkan output sesuai dengan yang dikehendaki.
Sistem perawatan dapat dipandang sebagai bayangan dari sistem produksi, dimana apabila sistem produksi beroperasi dengan kapasitas yang sangat tinggi maka akan lebih intensif. Perawatan juga dapat didefinisikan sebagai suatu aktivitas untuk memelihara atau menjaga fasilitas atau peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian penggantian yang diperlukan agar terdapat suatu keadaan operasi produksi yang memuaskan sesuai dengan apa yang direncanakan.
Pada dasarnya terdapat dua prinsip utama dalam sistem perawatan yaitu:
1. Menekan (memperpendek) periode kerusakan (breakdown period) sampai batas minimum dengan mempertimbangkan aspek ekonomis.
2. Menghindari kerusakan (break down) tidak terencana, kerusakan tiba-tiba.
Dalam sistem perawatan terdapat dua kegiatan pokok yang berkaitan dengan tindakan perawatan, yaitu:
1. Perawatan yang bersifat preventif
Perawatan ini dimaksudkan untuk menjaga keadaan peralatan sebelum peralatan itu menjadi rusak. pada dasarnya yang dilakukan adalah perawatan yang dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan-kerusakan yang tak terduga dan menentukan keadaan yang dapat menyebabkan fasilitas produksi mengalami kerusakan pada waktu digunakan dalam proses produksi. Dengan demikian semua fasilitas-fasilitas produksi yang mendapatkan perawatan preventif akan terjamin kelancaran kerjanya dan selalu diusahakan dalam kondisi yang siap digunakan untuk setiap proses produksi setiap saat. Hal ini memerlukan suatu rencana dan jadwal perawatan yang sangat cermat dan rencana yang lebih tepat.
Perawatan preventif ini sangat penting karena kegunaannya yang sangat efektif didalam fasilitas-fasilitas produksi yang termasuk dalam golongan Critical Unit sedangkan ciri-ciri dari fasilitas produksi yang termasuk dalam Critical Unit ialah kerusakan fasilitas atau peralatan tersebut akan:
Membahayakan kesehatan atau keselamatan para pekerja
Mempengaruai kualitas produksi yang dihasilkan
Menyebabkan kemacetan seluruh proses produksi
Harga dari fasilitas tersebut cukup besar dan mahal
Dalam prakteknya perawatan preventif yang dilakukan oleh suatu perusahaan dapat dibedakan lagi sebagai berikut:
Perawatan rutin, yaitu aktivitas pemeliharaan dan perawataan yang dilakukan secara rutin (setiap hari). Misalnya pembersihan peralatan pelumasan oli, pengecekan isi bahan bakar , dan lain sebagainya.
Perawatan periodik, yaitu aktivitas pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan secara periodik atau dalam jangka waktu tertentu, misalnya setiap 100 jam kerja mesin, lalu meningkat setiap 500 jam sekali, dan seterusnya.
Misalnya pembongkaran silinder, penyetelan katup-katup, pemasukan dan pembuangan silinder mesin dan sebagainya.
Perawatan preventif akan menguntungkan atau tidak tergantung pada:
Distribusi dari kerusakanp pada penjadwalan dan pelaksanaan perawatan preventif harus memperlihatkan jenis distribusi dari kerusakan yang ada, karena dengan mengetahui jenis distribusi kerusakan dapat disusun suatu rencana perawatan yang benar-benar tepat sesuai dengan latar belakang mesin tersebut.
Hubungan antara waktu perawatan prerventif terhadap waktu, perbaikan, hendaknya diantara kedua waktu ini diadakan keseimbangan dan diusahakan dapat dicapai titik maksimal. jika ternyata jumlah waktu untuk perawatan preventif lebih lama dari waktu menyelesaikan kerusakan tiba – tiba, maka tidak ada manfaatnya yang nyata untuk mengadakan perawatan preventif, lebih baik ditunggu saja sampai terjadi kerusakan.
Walaupun masih ada suatu faktor lain yang perlu diperhatikan yaitu apabila ternyata jumlah kerugian akibat rusaknya mesin cukup besar yang meliputi biaya- biaya:
1. Buruh menganggur 2. Produksi terhenti
3. Biaya penggantian spare part 4. Kekecewaan konsumen
Maka walaupun waktu untuk menyelesaikan perawatan preventif sama dengan waktu untuk menyelesaikan kerusakan, perawatan preventif masih dapat dipertimbangkan untuk dilaksanakan.
2. Perawatan yang bersifat korektif
Perawatan ini dimaksudkan untuk memperbaiki perawatan yang rusak. Pada dasarnya aktivitas yang dilakukan adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan setelah terjadinya suatu kerusakan atau kelainan pada fasilitas atau peralatan. kegiatan ini sering disebut sebagai kegiatan perbaikan atau reparasi.
Perawatan korektif dapat juga didefinisikan sebagai perbaikan yang dilakukan karena adanya kerusakan yang dapat terjadi akibat tidak dilakukanya perawatan preventif maupun telah dilakukan perawatan preventif tapi sampai pada suatu waktu tertentu fasilitas dan peralatan tersebut tetap rusak. jadi dalam hal ini, kegiatan perawatan sifatnya hanya menunggu sampai terjadi kerusakan, baru kemudian diperbaiki.
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
sistem informasi melalui sistem insourcing lebih fokus terhadap kontrol internal perusahaan baik biaya, teknologi dan konten kerahasiaan data, kemudian dengan sistem outsoucing dipilih perusahaan agar dapat fokus terhadap kegiata inti perusahaan dan menginginkan system terbentuk sesuai keinginan tanpa mengikuti prosesnya. Salah satu pertimbangan yang dapat digunakan dalam memilih pengelolaan sumberdaya Sistem Informasi adalah terutama anggaran biaya.
Pengembangan
Pentingnya perawatan system informasi yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam menyediakan layanan perawatan atau pemeliharaan sistem informasi guna mendukung keberlangsungan sistem sehingga bisa meminimalisasi kendala- kendala dan mendukung terciptanya keberhasilan perusahaan dalam mencapai tuajuannya.
Manfaat diadakannya maintainability (preventif dan korektif) terhadap perangkat sistem informasi:
1. Menjaga agar perangkat pendukung sistem informasi ini bisa bekerja optimal demi efisiensi dan efektifitas pekerjaan sehingga tercapai target perusahaan tepat waktu.
2. Minimalisasi kerusakan (breakdown) sehingga bisa mencegah kerusakan pada sistem tersebut baik terhadap hardware maupun softwarenya.
3. Menghemat biaya produksi dalam arti bisa menekan biaya pemeliharaan bila dibandingkan saat mengeluarkan biaya akibat terjadinya kerusakan parah terhadap perangkat sistem informasi tersebut baik hardware maupun softwarenya.
4. Menjaga kestabilan sistem agar senantiasa terintegrasi dengan baik
4.2. Saran
1. Pengembangan sistem baik secara insourcing ataupun outsourcing harus menjaga keutuhan dan kerahasian data.
2. Untuk perusahaan yang pengembangan sistem menggunakan outsourcing sebaiknya membuat kontrak kerjasama yang memuat aturan hak dan kewajiban serta sanksi pelanggaran bagi masing-masing pihak.
3. Bagi perusahaan yang memilih pengembangan sistem dengan insourcing sebaiknya mempekerjakan tenaga IT yang ahli sehingga kualitas dapat terjaga.
4. Sebelum melakukan konversi sistem sebaiknya memilih sistem yang paling cocok untuk jangka waktu panjang sehingga mengurangi tindakan konversi berulang kali yang menyita waktu dan biaya bagi perusahaan.
5. Pemeliharaan ini seharusnya senantiasa dilakukan sesuai prosedur agar terhindar dari resiko kegagalan yang bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan dan elektabilitas demi terciptanya kinerja perusahaan yang stabil, kondusif dan terintegrasi dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. CV ANDI OFFSET. Yogyakarta
Antony Corder dan Hadi Kusnul, 1992. Teknik Manajemen Pemeliharaan, Erlangga, Jakarta
Davis. S. Gordon. 1974. Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structure and Development. Mc Graw Hill Higher Education.
USA
Gaspersz, Vincent.1997.Manajemen Kualitas Dalam Industri Jasa. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta
Heizer, Jay and Barry Render, 2001, Operation Management, 6th edition, Prentice.
Hall Inc, New Jersey.
Indrajit RE. Djokopranoto R. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Sabarguna, Boy S. 2003. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Jogjakarta:
KONSORSIUM Rumah Sakit Islam Jateng. DIY
Smith, D.D. 1999. Designing Maintainable Software. Springer-Verlag New York, Inc. New York
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial, Penerjemah: Dewi fitriasari dan Deny Arnoz Kwary, Jakarta:
Salemba Empat.
