8
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Natasha (2014) menjelaskan mengenai analisis sistem pengendalian internal persediaan barang dan penerapan akuntansi pada PT. Cahaya Mitra Alkes.
Akhir dari penelitian ini adalah bahwa secara keseluruhan sistem pengendalian internal pada persediaan barang dagang di PT Cahaya Mitra Alkes sudah berjalan cukup efektif. Managemen telah menerapkan konsep dan prinsip pengendalian intenal yang baik namun demikian disisi lain masih terdapat beberapa prosedur pengendalian internal yang belum mencerminkan konsep dari pengendalian internal.
Sredei dan Runtu (2015) yang meneliti tentang evaluasi penerapan pengendalian internal atas persediaan barang dagangan pada PT Suramando (distributor farmasi dan general supplier) Manado. Hasil penelitian tersebut adalah berdasarkan unsur unsur pengendalian internal mulai dari lingkungan pengendalian internal, penilai risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan persediaan barang dagangan sudah efektiv, dimana adanya pemisahan tugas diantara fungsi yang tekait dengan penerimaan dan pengeluaran barang.
Selain itu terdapat fasilitas penunjang lain seperti petugas keamanan dan kamera CCTV yang membuat persediaan lebih aman.
Amanah et., all (2017) “Analisis efektivitas pengendalian intern persediaan barang dagang pada PT Kimia Farma hasil dari penelitian tersebut
9
adalah pengendalian pada PT Kimia Farma sudah berjalan cukup efektif dengan adanya falsafah menejemen, gaya operasi sentralisasi, struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Aktivitas pengendalian telah memadai dengan adanya pemisahan tugas yang memiliki otorisasi transaksi atas wewenang masing masing. Pengendalian yang efektiv ini didukung dengan adanya perhitungan fisik, pembuatan prosedur prosedur pengelolaan persediaan barang dagang, penyimpanan persediaan yang baik, pembatasan akses persediaan, penggunaan sistem perpectual, dan pembelian persediaan yang cukup ekonomis.
Pengaruh Pengendalian Internal dan Audit Internal Terhadap Kinerja Penjualan Perusahaan pada PT B&K Baja Utama dalam penelitian Tatiana (2018), menunjukan bahwa pengendalian internal berpengaruh signifikan terhadap kinerja penjualan perusahaan. Kinerja pengendalian internal dan audit dilakukan melalui 5 komponen yaitu: lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan. Pada penelitian ini juga menunjukan bahwa internal auditor selalu melakukan pertimbangan dan cara-cara untuk mengantisipasi resiko resiko seperti resiko atas perkembangan teknologi sehingga pengaruh internal audit dapat berpengaruh secara simultan.
Menurut penelitian Yousida (2017), pengendalian internal atas persediaan barang dagang pada PT Fitra Banjarmasin menghasilkan pengendalian internal dari segi struktur organisasi belum menunjukkan pemisahan fungsi yang tepat. Pada penelitian ini juga menunjukkan penggunaan sistem pencatatan secara perfektual jauh lebih baik untuk mencegah terjadinya kesalahan karena adanya dukungan dari komponen-komponen pengendalian internal.
10 B. Tinjauan Pustaka
Menurut Akmal (2009) definisi audit atau pemeriksaan intern adalah aktifitas pengujian yang memberikan keandalan/jaminan yang indipenden, objektiv, aktifitas konsultasi yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan melakukan perbaikan terhadap operasi organisasi”. Kemudian Hiro (2012) mendefinisikan “internal audit sebagai suatu fungsi penilaian yang independen yang dibuat dalam suatu organisasi dengan bertujuan untuk menguji dan mengevaluasi berbagai kegiatan organisasi yang dilaksanakan”.
Dari pendapat yang telah dikemukakan mengenai audit inernal atau pemeriksaan internal dapat ditarik kesimpulan bahwa, pengertian internal audit adalah suatu aktifitas independen, objektif dalam pemberian jaminan keyakinan dan jasa konsultasi yang dirancang untuk memberikan suatu nilai tambah serta meningkatkan kegiatan operasi organisasi sehingga dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya serta memberikan suatu pendekatan disiplin yang sistematis untuk mengevaluasi.
1. Unsur-unsur Pengendalian
Pengertian struktur organisasi adalah gambaran kerangka atau susunan hubungan antara fungsi, bagian atau posisi dan juga menunjukan hirarki organisasi atau struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang atau tanggung jawab serta sistem pelaporan terhadap atasan.
Menurut hasibuan (2010) struktur organisasi adalah suatu gambaran yang menjelaskan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi kedudukan, jenis wewenang pejabat dan hubungan pekerjaaan serta sistem pimpinan
11
organisasi.Unsur-unsur sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2016) adalah sebagai berikut:
a. Struksur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melakukan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan fungsi operasi yang memilih wewenang untuk melakukan suatu kegiatan harus terpisah dari fungsi akuntansi yang memilih untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang pada perusahaan tersebut.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh fungsi setiap perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak, yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak-pihak yang terkait.
2) Pemeriksaan mendadak (supprised audit), hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau unit organisasi tanpa ada campur tangan organisasi.
12
d. Seleksi karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut pekerjaannya.
Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tanggung jawab yang dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan tersebut. Program yang baik dalam seleksi karyawan akan menjamin diperolehnya karyawan yang memiliki kompetensi sesuai jabatan yang dimilikinya. Serta pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan sesuai dengan tuntutan pengembangan pekerjaan.
2. Keterbatasan Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2016) keterbatasan dalam pengendalian internal sebagai berikut:
a. Penilaian
Efektifitas pengendalian internal dibatasi oleh kelemahan manusia dalam membuat keputusan bisnis. Keputusan bisnis harus dibuat dengan penilaian manusiawi, dalam waktu yang tersedia, didasarkan pada informasi yang ada, dan dibawah tekanan etika bisnis.
b. Hambatan
Walaupun pengendalian internal dirancang dengan baik, namun dapat mengalami hambatan. Karyawan perusahaan mungkin salah memahami intruksi misalnya, supervisior departemen akuntansi yang bertanggung jawab untuk menyelidiki kecurangan gagal melakukan penyelidikan cukup jauh untuk dapat membuat koreksi yang sesuai.
13 3. Persediaan Barang
Perusahaan dagang atau pabrik maupun perusahaan jasa pasti memiliki persediaan, hal ini bertujuan untuk mengantisipasi terjadinya pelonjakan terhadap permintaaan barang. Persediaan merupakan hal yang penting bagi perusahaan ataupun pelaku usaha lainnya yang jika pengelolaannya tidak ditingkatkan dengan efisien dan efektif maka berpengaruh pada harga dan kualitasnya serta berpengaruh pada laporan keuangan perusahaan Dengan hal tersebut perusahaan dapat meraup keuntungan yang maksimal.
Menurut Rangkuti (2007), persediaan merupakan jenis aktiva yang berupa barang milik perusahaan yang dimaksudkan untuk dijual dalam suatu usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi yang menunggu proses pengunaannya dalam suatu produksi.
Sartono (2010) mengatakan bahwa “Persediaan umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan”.
Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi ataupun persediaan barang yang menunggu penggunaannya dalam proses produksi.
Sedangkan Menurut Ristono (2009) “Persediaan adalah barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa yang akan datang”. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2014:PSAK No.14) pengertian persediaan sebagai berikut, Persediaan adalah aset:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal;
14
b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan;
c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Dari beberapa penjelasan mengenai persediaan barang ini, secara garis besar dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan barang adalah suatu asset perusahaan yang dapat berupa bahan baku, barang dalam proses, ataupun barang jadi yang bertujuan untuk dijual kembali.
4. Jenis jenis Persediaan
Jenis-Jenis persediaan Menurut Hanafi (2010), jenis persediaan biasanya mencakup beberapa jenis persediaan seperti persediaan bahan mentah, persediaan bahan setengah jadi, dan persediaan barang jadi (barang dagangan). Bahan mentah adalah bahan yang digunakan memproduksi barang dagangan. Barang setengah jadi adalah barang yang belum selesai sepenuhnya menjadi barang dagangan. Barang jadi adalah barang yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dijual.
Menurut Munawir (2010), jenis-jenis persediaan sebagai berikut: Untuk perusahaan perdagangan yang dimaksud dengan persediaan adalah semua barang- barang yang diperdagangkan yang sampai tanggal neraca masih digudang/belum laku dijual. Perusahaan manufacturing (yang memproduksikan barang) maka persediaan yang dimiliki meliputi:
a. Persediaan Barang mentah;
b. Persediaan Barang dalam proses; dan c. Persediaan barang jadi.
15
Pada dasarnya jenis-jenis persediaan adalah persediaan barang mentah, barang dalam proses dan persediaan barang jadi. Perusahaan dagang menggunakan jenis persediaan barang jadi yang didapat dengan cara dibeli dengan tujuan dijual kembali tanpa mengubah bentuk fisik barang dagangan tersebut.
5. Fungsi Persediaan
Enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan sebagai berikut:
a. Menstsabilkan produksi.
b. Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.
c. Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.
d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran.
e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (quantity discounts).
f. Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersedianya barang yang diperlukan. Berdasarkan keenam fungsi itu maka persediaan dapat dikelompokkan ke dalam empat jenis yaitu:
1) Fluctuation Stock merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi
16
kesalahan/penyimpangan dalam perkiraan penjualan, waktu produksi, atau pengiriman barang.
2) Anticipation Stok merupakan jenis persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan, misalnya pada musim – musim permintaan tinggi, di mana kapasitas produksi pada saat tersebut tidak mampu untuk memenuhi permintaan. Persediaan ini juga dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku sehingga tidak mengakibatkan terhentinya produksi.
3) Lot-size Inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar daripada kebutuhan pada saat itu. Cara ini dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dari harga barang (potongan kuantitas) karena pembelian dalam jumlah yang besar, atau untuk mendapatkan penghematan dari biaya pengangkutan per unit lebih rendah.
4) Pipeline Inventory, yaitu persediaan yang sedang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat barang tersebut akan dipergunakan. Misalnya, barang yang dikirim dari pabrik menuju tempat penjualan, yang dapat memakan waktu beberapa hari atau beberapa minggu.
6. Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Mulyadi (2010), Terdapat dua macam metode pencatatan persediaan:
17
a. Metode Mutasi Persediaan (perpetual inventory method)
Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.
b. Metode Persediaan Fisik (phisical inventory method)
Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.Jadi dapat disimpulkan metode pencatatan persediaan terbagi menjadi dua yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (phisical inventory method).
7. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam perhitungan fisik persediaan menurut (Mulyadi, 2010) adalah sebagai berikut:
a. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi balam kartu gudang. Bukti memorial digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
b. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan.
Surat order pengiriman diterima oleh bagian gudang dan bagian order
18
penjualan. Setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut bagian gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima oleh bagian tersebut dari bagian penagihan.
c. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
d. Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah kartu perhitungan fisik (inventory tag) yang digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan,
daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary) yang digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam hasil kartu perhitungan fisik persediaan, dan bukti memorial digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
8. Pengendalian Intern Persediaan
Pengendalian internal atas persediaan Menurut Hery (2009), pengendalian intern atas persediaan seharusnya dimulai pada saat barang diterima. Secara luas
19
komponen pengendalian intern pada persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan barang mulai dari penerimaan, penyimpanan, sampai saat barang- barang yang siap untuk dijual.
Pengendalian internal atas persediaan merupakan hal yang penting bagi pelaku usaha dimana pengelolaan aktiva yang baik awal mula kesuksesan perusahaan untuk amat berhati-hati dalam melakukan pengawasan atas persediaan yang dimiliki.
Pengendalian internal atas persediaan juga bermanfaat bagi perusahaan dikarenakan dengan pengendalian persediaan dapat mengefisiensikan pembelian persediaan bahan baku, serta memberikan dasar ilmiah untuk perencanaan bahan baku, dengan demikian perusahaan dapat melihat berapa bahan baku yang dibutuhkan.
Menurut Mulyadi (2016) pengendalian internal persediaan memiliki unsur unsur dalam perhitungan fisik persediaan gudang, unsur tersebut meliputi:
a. Organisasi
1) Perhitungan jumlah fisik barang persediaan harus dilakukan tim dari fungsi penghitung, pemegang kartu dan fungsi pencatatan,
2) Tim harus dibentuk dengan terdiri dari petugas selain fungsi akuntansi dan gudang, dengan demikian dapat menjadi evaluasi dan juga memberikan penilaian tanggung jawab kepada dua fungsi tersebut.
b. Sistem wewenang otorisasi atas prosedur pencatatan
20
1) Daftar hasil perhitungan harus ada otorisasi dari ketua tim stok opname perusahaan,
2) Pencatatan hasil perhitungan persediaan berdasarkan kartu yang sudah dicek oleh pengawas/petugas pemegang kartu,
3) Harga yang dicantumkan adalah harga yang berasal dari kartu persediaan,
4) Penyesuaian atas kartu persediaan berdasarkan informasi harga barang ataupun kuantitas tiap barang yang tercantum pada formulir perhitungan fisik.
c. Praktik yang sehat
1) Penggunaan kartu stokopname dicetak dengan nomor yang urut dan petugas harus bisa memberikan pertanggung jawaban atas penggunaannya,
2) Secara independen stok opname dilakukan dua kali atas setiap item persediaan, pertama dilakukan oleh petugas penghitung dan yang kedua oleh petugas pengecek,
3) Data dari kuantitas persediaan lain ada bagian 2 dan bagian 3 yang diamankan oleh fungsi pemegang kartu stok opname sebelum data yang tertulis dalam bagian 2 kartu stok opname dicatat dalam formulir perhitungan fisik,
4) Untuk menghitung jumlah persediaan harus dengan penuh ketelitian dalam menggunakan peralatan dan metode.
d. Seleksi calon karyawan sesuai dengan mutunya
21 1) Seleksi berdasarkan mutu kerjanya
2) Pengembangan dalam bidang pendidikan selama tetap menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan keadaan perkembangan pekerjaannya.
