BAB 3
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
IT Shop merupakan sebuah toko yang bergerak dalam bidang penjualan notebook dan aksesoris komputer. Toko ini berfokus pada penjualan notebook dengan merek ASUS dan AXIOO tetapi ada juga merek yang lainnya seperti TOSHIBA, NEC, SONY, ACER tetapi hanya sebagai pelengkap saja. Selain melakukan penjualan notebook dan
aksesoris komputer, IT Shop juga melayani service-service terhadap notebook-notebook yang bermasalah yang di tangani oleh teknisi yang handal. Toko ini di buka pada tanggal 18 bulan Mei tahun 2006 oleh bapak Hendy Sanjaya sebagai direktur yang terletak pada Mangga Dua Mall Lt. 5 No.B15, Jl. Arteri Mangga Dua Raya Jakarta 10730.
IT Shop sering mengadakan pameran-pameran sebagai bentuk pemasarannya, selain melakukan pameran IT Shop juga memasang iklan pada Koran-koran. IT Shop tidak memiliki cabang-cabang lainnya. Meskipun baru didirikan sekitar 1 tahun tetapi IT Shop sudah cukup banyak di kenal oleh masyarakat di sekitar Mangga Dua. IT Shop salah satu toko besar di Mangga Dua yang menjual notebook dengan merek lokal yaitu notebook Axioo
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kebutuhan untuk menentukan langkah- langkah serta proses kerja yang akan diambil sehingga dapat mencapai tujuan yang di inginkan toko. Struktur organisasi ini menggambarkan hubungan kerja antar personil-
personil yang tergabung secara internal yang dapat menjalin suatu bentuk kerjasama dari setiap fungsi dan tugas yang ada serta mencakup seluruh kegiatan toko. Berikut adalah struktur organisasi pada IT Shop.
3.3 Tugas dan Wewenang 1. Direktur
Mengambil keputusan dan mengatur semua kinerja dalam toko
Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan kemajuan toko 2. Store Manager
Bertugas mengontrol seluruh kegiatan yang ada dalam toko.
3. Supervisor
Bertugas mengawasi kegiatan-kegiatan yang terjadi di toko.
Direktur
Store Manager
Supervisor Teknisi Admin
Sales
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Pada IT SHOP ( Sumber : Direktur IT SHOP )
4. Teknisi
Bagian teknisi bertugas untuk melayani pelanggan jika ada barang yang rusak untuk di service.
5. Admin
Admin yang bertugas untuk membuat laporan-laporan tentang keuangan yang akan digunakan sebagai salah satu informasi bagi direktur.
6. Sales
Sales bertugas untuk memasarkan pruduk-produk yang baru bagi pelanggan dengan cara membagikan brosur.
3.4 Visi dan Misi
Visi : Menjadi toko penjualan Notebook Asus dan Axioo terbesar di Indonesia Misi: Misi dari IT Shop adalah memperluas pangsa pasar di Jakarta
3.5 Analisis Sistem Berjalan
3.5.1 Identify the Unmet and / or Underserved Customer Need
Pada tahap ini terdapat 3 bagian yang akan dilakukan, yang pertama identifikasi kebutuhan pelanggan sebelum melakukan pembelian terdiri dari problem recognition, information gathering, dan evaluation, yang kedua
identifikasi kebutuhan pelanggan pada saat melakukan pembelian yaitu purchase decision, dan yang ketiga identifikasi kebutuhan pelanggan setelah melakukan pembelian terdiri dari satisfaction dan loyalty.
Koran Sales Brosur Word of mouth Pameran
Harga Kualitas Model
Offline
Garansi Kualitas baik Service memuaskan
Repeat Order Pelanggan meningkat Information Gathering
Loyalty Satisfaction Purchase Decision
Evaluation
Gambar 3.2 : Proses pembelian oleh pelanggan pada IT SHOP
Pada bagian problem recognition dapat diketahui kebutuhan pelanggan terhadap jenis produk yang di butuhkan, seperti kebutuhan kantor dan kebutuhan grafis.
Pada bagian information gathering dapat di ketahui dari mana saja informasi-informasi yang di dapat oleh pelanggan tentang produk yang dijual.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan pencarian informasi yang dilakukan melalui brosur, koran, pameran, dan sales.
Pada bagian evaluation setelah pelanggan mendapatkan informasi tentang produk yang diinginkan maka pelanggan tersebut akan melakukan pertimbangan- pertimbangan terhadap produk tersebut di antaranya seperti kualitas, harga, model, dan spesifikasi akan produk tersebut. Hasil tersebut berdasarkan 20 lembar kuisioner yang di sebarkan kepada pelanggan dan non pelanggan IT Shop. Hasil dari kuisoner yang di bagikan adalah 40% yang menjawab harga, 30% yang menjawab kualitas, 5% yang menjawab tipe, 5% yang menjawab merek, dan 20%
yang menjawab model.
Pada bagian purchase decision dapat diketahui tentang bagaimana produk tersebut akan di bayar, offline atau online.
Pada bagian satisfaction dapat di lihat bagaimana pelanggan tersebut puas akan produk yang kita jual dan pelayanan yang di berikan. Seperti kualitas produk yang bagus, garansi yang di berikan, dan pengiriman yang tepat pada waktunya.
Pada bagian loyalty bagaimana alasan pelanggan puas dan akan kembali lagi untuk membeli produk yang sama atau produk-produk yang lainnya. Jika pelanggan merasa puas, maka pelanggan akan melakukan repeat order.
Gambar 3.3 : Unmet and Underserved Needs
Pada gambar di atas menjelaskan bagaimana langkah-langkah proses bisnis yang di lakukan pelanggan untuk membeli produk pada IT Shop serta menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang masi belum terpenuhi. Kebutuhan yang belum terpenuhi tersebut yaitu:
Kebutuhan akan informasi
Maksudnya akan kebutuhan ini yaitu kurangnya informasi produk yang di berikan oleh IT Shop kepada pelanggannya. Pelanggan hanya mendapatkan informasi produk dari brosur dan tanya langsung ke toko sehingga menyebabkan terbatasnya informasi yang di dapat pelanggan.
Kebutuhan akan penjualan selama 24 jam
IT Shop pada saat ini hanya melayani para pelanggannya pada jam kerja saja, hal ini merupakan hambatan yang besar karena banyak pelanggan saat ini sangat sibuk dan hanya memiliki waktu luang di luar
Melihat brosur
Datang ke showroom
Pemilihan produk
Pembayaran cash/ kredit
Penerimaan barang
Informasi tidak up to date
Akses penjualan selama 24 jam
Kesulitan bertransaksi
jam kerja mereka. Pelanggan menginginkan sarana pelayanan 24 jam yang dapat mereka akses kapanpun dan dimana pun.
Kesulitan bertransaksi
Pada sistem yang sekarang ini orang yang diluar daerah jakarta maupun dijakarta yang mau melakukan pemesanan dan melakukan transaksi itu harus datang langsung ke toko untuk melakukan pembelian. Sehingga itu merupakan kesulitan dalam melakukan transaksi.
3.5.2 Identify the Specific Customer a Company Will Pursue
Dalam menganalisa segmen target pasar IT Shop parameter yang digunakan adalah demografi dan benefits. Parameter yang berdasarkan demografi di golongkan menjadi 3 bagian, yaitu pendapatan besar, sedang,
dan kecil. Sedangkan berdasarkan benefits juga di bagi menjadi 3, yaitu notebook dengan kualitas tinggi, sedang, dan rendah. Target pasar IT Shop
adalah pelanggan langsung dan juga pelanggan toko. Alasan penggunaan kedua parameter tersebut karena kebanyakan pelanggan yang membeli notebook di lihat dari kedua parameter tersebut yaitu pendapatan terhadap
jenis produk. Berdasarkan hasil kuisioner yang telah kami sebarkan kepada 20 orang didapatkan bahwa orang yang berpenghasilan besar(>2.000.000) adalah sebesar 50% dan yang berpenghasilan sedang(600.000-2.000.000) adalah sebesar 30% dan sisanya yang berpenghasilan kecil(<600.000) adalah sebesar 20% sedangkan notebook yang diinginkan konsumen untuk kualitas bagus adalah sebesar 35% dan notebook yang diinginkan
konsumen untuk kualitas sedang adalah sebesar 40% dan sisanya yang kualitas rendah sebesar 25%.
Produk Pelanggan
Kualitas Produk
Bagus Sedang Rendah
Pelanggan langsung
Besar Sedang Kecil
Pelanggan toko
Besar Sedang Kecil
Tabel 3.1 : Segmen Pasar pada IT Shop Keterangan :
= pangsa pasar utama
= pangsa pasar perioritas ke dua
= pangsa pasar perioritas ke tiga
Target-target pasar yang difokuskan oleh IT Shop adalah pada bagian pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar terhadap notebook dengan kualitas yang tinggi dan sedang, pelanggan yang mempunyai pendapatan menengah dengan notebook kualitas yang bagus, sedang maupun rendah dan pelanggan langsung yang mempunyai
pendapatan kecil dengan kualitas notebook yang sedang dan rendah.
Sedangkan untuk pangsa pasar yang perioritas kedua adalah pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar memilih kualitas produk yang rendah, pelanggan langsung yg penghasilan kecil memilih kualitas produk yang bagus, dan juga pelanggan toko.
Menurut BPS (badan pusat statistik) tahun 2004 - 2006, pendapatan kecil berkisar dibawah 600 ribu rupiah, pendapatan menengah 600ribu sampai 2 (dua) juta rupiah, dan pendapatan besar 2 (dua) juta ke atas. Data tesebut berdasarkan pendapatan bersih yang sudah dikurangi dengan potongan-potongan, iuran wajib, pajak penghasilan dan lain sebagainya oleh perusahaan/kantor/majikan.
3.5.3 Assess advantage relative to competition
Dalam analisis ini, maka akan di nilai kekurangan dan kelebihan produk dan service yang ada pada IT Shop dan para pesaingnya. Pesaing langsung pada IT Shop adalah Visual Data dan CompuCare yang berfokus menjual notebook dengan merek Asus. Lalu pesaing yang tidak langsung adalah bhineka.com. perbandingan- perbandingan yang akan dilakukan dapat dilihat pada tabel 3.2.
IT Shop Visual Data
CompuCare Manna Notebook
Bhineka.com
ASUS AXIOO TOSHIBA
ACER NEC SONY
Tabel 3.2 : Pesaing-pesaing yang di hadapi oleh IT Shop Keterangan:
= Pesaing langsung = Pesaing tidak langsung
3.5.4 Assess the company’s Resource to Deliver the Offering Sumber Daya yang berhadapan dengan pelanggan yaitu : 1 Showroom
Pada showroom IT Shop ini menampilkan produk yang paling laris terjual dan mempunyai daya tarik yang tinggi untuk para pelanggan, sehingga pelanggan dapat lebih tertarik untuk melihat produk-produk tersebut. Selain itu dekorasi-dekorasi pada showroom ini juga bagus sehingga menciptakan suasana yang nyaman dan dapat membuat para pelanggannya betah untuk berlama-lama.
2 Brand name
IT Shop mempunyai brand name yang cukup kuat seperti Asus, Axioo, Toshiba, SONY, Acer dan NEC sehingga dapat menarik perhatian pelanggan dengan brand-brand ternama yang di kenal oleh orang- orang.
3 Sales person
IT Shop mempunyai sales person yang dilatih secara khusus untuk membantu pelanggan dalam memilih produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
4 Pameran
Di pameran ini terdapat jenis-jenis produk terbaru yang ditawarkan dan mempunyai harga yang cukup murah sehingga jika ada pelanggan yang tertarik, maka pelanggan dapat melihat produk-produknya dan langsung membelinya.
Sumber Daya Internal :
1 Karyawan yang sudah mengetahui atau memahami produk yang dijual.
Sehingga pelanggan mudah mencari informasi-informasi dari produk tersebut.
2 Bagian Teknisi yang melayani pelanggan sudah berpengalaman.
Sumber Daya Upstream :
Supplier yang di miliki IT Shop sudah memiliki brand yang cukup di kenal yaitu Asus dan Axioo sehingga mempermudah penjualan pada IT shop
3.5.5 Access Market Readiness of Technology
Pada langkah ini dimaksudkan agar sistem e-commerce ini dapat diterapkan dengan baik, maka perlu dilakukan analisis kesiapan pasar terhadap teknologi dan sistem penjualan yang baru dikembangkan dan diimplementasikan pada IT Shop.
Analisis kesiapan pasar ini terdiri dari 3 bagian, yaitu : 1. Technology Vulnerability
Penggunaan teknologi pada sistem IT Shop yang sedang berjalan saat ini yaitu sudah adanya penggunaan teknologi komputer yang terhubung dengan printer, serta adanya teknologi internet untuk mencari informasi-informasi dan adanya jaringan LAN yang berfungsi untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer lainnya. Secara external dapat dilihat pengguna internet di Indonesia yang terus-menerus meningkat, menjadi indikator yang menunjukan bahwa masa depan bisnis berbasis web di Indonesia cukup
menjanjikan. Menurut APJII jumlah pengguna internet pada tahun 2007 yaitu 25 juta orang yang mengalami kenaikan sebanyak 20 persen dari tahun 2006. Biro Pusat Statistik (BPS) tahun 2006 jumlah penduduk di Indonesia adalah sekitar 225 juta sehingga dapat di bilang bahwa pengguna internet di indonesia masi sedikit.
2. Technology Adaption
Dengan kondisi koneksi yang ada di Indonesia, IT Shop dapat menggunakan koneksi internet seperti ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line ) atau cable yang kecepatan koneksinya ( transfer rate ) dan bandwith nya lebih baik dari dial-up. Sehingga untuk
pelanggan yang mengakses website dengan menggunakan koneksi dial-up saja sudah dapat mengakses internet dengan baik.
3. Impact of New Technology
Penggunaan teknologi baru di masa mendatang diharapkan dapat membuat toko dan pelanggan langsung, dapat memaksimalkan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh website IT Shop. Keberadaan gambar, spesifikasi produk, animasi layar, dimasa mendatang akan membuat website menjadi lebih menarik.
3.5.6 Specify the Opportunity in Concrete Term
Untuk menspesifikasi kesempatan yang ada pada saat ini, maka dibuatlah sebuah opportunity story yang menjelaskan :
Target Segmen
Target pasar pada IT Shop meliputi pelanggan langsung dan pelanggan toko. Pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar terhadap notebook dengan kualitas yang tinggi dan sedang, pelanggan yang mempunyai pendapatan menengah dengan notebook kualitas yang bagus, sedang maupun rendah dan pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan kecil dengan kualitas notebook yang sedang dan rendah. Sedangkan untuk pangsa pasar yang perioritas kedua adalah pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar memilih kualitas produk yang rendah, pelanggan langsung yg
penghasilan kecil memilih kualitas produk yang bagus, dan juga pelanggan toko.
Value Proporsition
Nilai yang di tawarkan dengan penggunaan sistem yang baru pada IT Shop merupakan nilai-nilai umum yang biasa ditawarkan yaitu customer mendapatkan informasi lengkap tentang produk yang
diinginkan lalu waktu dan tempat pemesanan atau transaksi yang tidak dibatasi.
Customer Benefit
Customer lebih mudah dan lebih leluasa dalam memilih produk-produk
dan informasi-informasi yang di inginkan.
Critical Resources
Brand utama yang dijual adalah Asus dan Axioo, dimana IT Shop
menjadi master dealer untuk kedua Brand tersebut sehingga hal tersebut dapat menjadi keunggulan bagi IT Shop karena harga yang ditawarkan dapat bersaing.
Reason to believe
Ada beberapa alasan yang membuat pelanggan tetap ingin membeli notebook di IT Shop. Dengan penjualan yang berfokus pada notebook,
memiliki Brand yang bermutu dan garansi setelah penjualan, dapat menjadi faktor yang sangat mempengaruhi pelanggan. Dan saat notebook sampai ke tangan pelanggan, kualitas produk masih terjaga dan juga adanya garansi. Hal ini membuat kepercayaan pelanggan
terhadap IT Shop tetap terjaga, sehingga terjadi loyalitas yang ditandai dengan adanya repeat order atau bertambahnya jumlah pelanggan.
Resource sourcing
Untuk mendapatkan notebook dengan harga yang bersaing dan kualitas yang baik, maka IT Shop selaku master dealer, melakukan pengadaan produk langsung dari principal, yaitu badan utama/pihak utama yang membeli langsung lisensi dari pusat, dan menguasai Brand tersebut dalam suatu negara.
How to Monetize
Dengan adanya situs, IT Shop dapat memperluas jangkauan pasar sehingga jumlah pelanggan yang bertambah dapat meningkatkan jumlah transaksi.
Opportunity Magnitude
Dengan penjualan notebook dengan brand yang sudah cukup di kenal, maka tingkat kemungkinan berhasilnya pada e-commerce yang akan di terapkan adalah sedang, karena produk yang akan di tawarkan hanya sedikit atau tidak bervariasi serta nilai-nilai yang ditawarkan juga nilai umum seperti informasi produk yang lengkap serta transaksi yang tidak dibatasi oleh waktu dan tempat sehingga susah untuk bersaing dengan pesaing-pesaing lain, tetapi dengan begitu akan menjadikan toko ini fokus pada produknya sehingga akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap produk yang di tawarkan.
Segmen Proposition benefits Resources believe Sourcing Monetize Magnitude C
U S T O M E R
- pelanggan langsung terhadap kualitas notebook
- informasi yang di sediakan lengkap - Tidak
terbatas pada waktu dan tempat
-keleluasaan pelanggan dalam memilih produk - Mudah dalam pencarian informasi
- penjualan notebook
Asus dan Axioo
- kualitas Produk baik - Brand
name yang
cukup di kenal - Garansi
- pengadaan Produk langsung dari principal
- target pasar menjadi luas - jumlah
pelanggan meningkat
- MID
Tabel 3.3 : IT SHOP Opportunity Story
3.5.7 Asses Opportunity Attractiveness
Pada tahap ini, untuk mengetahui IT shop untuk ”maju” atau ”tidak maju”
dapat dilihat dari 8 acuan ini. Jika dari 8 acuan ini nilai positifnya lebih banyak daripada nilai negatif, maka kesempatan IT Shop untuk menerapkan e-commerce lebih besar atau ”maju”.
Ada 8 acuan yang secara langsung maupun tidak langsung menjadi peluang bagi IT Shop untuk bersaing secara online yaitu :
Competitive Vulnerability
Dikarenakan dari pesaing-pesaing IT Shop saat ini, hanya satu yang telah menerapkan e-commerce, sedangkan yang lainnya masih secara manual. Hal ini dapat menjadi keuntungan dalam persaingan pasar.
Sehingga faktor ini menjadi faktor positif bagi IT Shop untuk menerapkan e-commerce.
Technical Vulnerability
Faktor ini merupakan faktor positive karena sumber daya manusia atau karyawan yang ada di IT Shop sudah dapat menggunakan teknologi dalam pencarian produk sehingga akan lebih memudahkan penerapan sistem e-commerce.
Magnitude of Unmeet Needs
Besarnya kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi dengan sistem yang sedang berjalan menjadi faktor positif bagi IT Shop untuk going e-commerce. Kebutuhan yang belum terpenuhi tersebut berupa kurangnya informasi mengenai produk, spesifikasi, dan sebagainya
serta akses penjualan dalam 24 jam sudah dapat terpenuhi dengan adanya sistem e-commerce nantinya.
Interaction Between Segments
Dalam faktor ini tidak berpengaruh dengan bisnis IT Shop yaitu interaksi antar segmen sehingga faktor ini dinyatakan netral.
Likely Rate of Growth
Faktor ini merupakan faktor positif karena dilihat dari pertumbuhan penjualan pada IT Shop sangat berkembang yang tingkat pertumbuhan penjualannya rata-rata mencapai 10 persen perbulan atau 120 persen pertahunnya.
Technology Vulnerability
Faktor ini mulai mendukung penerapan e-commerce pada IT Shop jika di lihat dari sisi internalnya karena teknologi yang ada pada IT Shop sudah mendukung penerapan e-commerce seperti adanya jalur akses internet pada IT Shop serta printer guna mendukung berjalannya sistem e-commerce ini. Oleh karena itu berdasarkan kesimpulan sebelumnya technology vulnerability ini bernilai positif.
Market Size
Target pasar untuk notebook dapat dikatakan mulai meluas karena dari data yang sudah di dapat menyatakan bahwa penggunaan internet saat ini terus meningkat seperti data yang tertulis bahwa pengguna internet di indonesia rata-rata meningkat 20 persen per tahun, dari data terakhir pada tahun 2007 menyatakan pengguna internet di indonesia
sebesar 25 juta. Dengan e-commerce, pasar yang dapat dijangkau menjadi lebih luas (tidak hanya dijakarta saja). Untuk itu faktor ini menjadi faktor positif bagi IT Shop untuk menerapkan e-commerce.
Level of profitability
Faktor ini menjadi faktor postif bagi penerapan e-commerce pada IT Shop karena dengan data yang di peroleh dari IT Shop bahwa penjualan notebook axioo sebesar 1800 unit per bulan dan 1000 unit per bulan untuk asus serta peningkatan penjualannya mencapai rata-rata 10 persen perbulan (Gambar 3.4) sehingga dapat di katakan dengan data tersebut, maka tingkat keuntungannya cukup tinggi. Sehingga nilai dari level of profitability adalah positif.
0 500 1000 1500 2000 2500 3000
Februari Mei Agustus November
Asus Axioo
Gambar 3.4 : Grafik Penjualan Notebook(Unit) Triwulan Axioo dan Asus periode 2007-2008
Tabel 3.4 : Penjualan Notebook(Unit) Triwulan Axioo dan Asus periode 2007-2008
Faktor positif
Faktor Netral
Faktor Negatif
Competitive Technical Magnitude Interaction Likely Technology Market Level of Vulnerability Vulnerability of Unmeet between Rate of Vulnerability Size profitability
Needs Growth Gambar 3.5 : IT Shop Opportunity Assessment
Axioo Asus
Februari 819 455
Mei 1065 591
Agustus 1384 769
November 1800 1000
Setelah di lihat dari gambar diatas, maka dapat dipastikan bahwa toko IT Shop ini sudah siap untuk memulai bisnisnya dengan system e-commerce. Karena setelah dianalisa berdasarkan delapan faktor diatas diperoleh tujuh faktor adalah positif dari delapan faktor tersebut. OLeh karena itu, IT Shop sudah siap untuk going to e- commerce.
