1
PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN
TEKNOLOGI INFORMASI DI UNIT
DISTRIBUSI PT. XL AXIATA DENGAN
METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE
Rheza Aditya Thetrasakti, Natasha Anastiti, Ratna Sari,
Taufik Hidayat
Universitas Bina Nusantara, KH. Syahdan 9, Jakarta 11480, Indonesia,
rhezaaditya10@yahoo.com; natashaanasti@gmail.com; ratnasarifrisiandy@gmail.com;
taufik.hidayat@binus.edu
ABSTRACT
The role of information technology to support the company’s strategy and business process often not optimal because of strategy, business processes and technologies that are not aligned. In the end these problem will reduce the company’s performance in running its business process. To resolve the issue, the company needs to do strategic planning systems and information technology. Methods that used as reference in this thesis is Enterprise Architecture in order to get maximum results in supporting or improving the alignment of company’s strategy, business processes and information technology. Accompanied with data collection methods that include interview techniques, direct surveys and literature studies. Results that have been achieved are enterprise architecture’s proposal for the next few years which expected to become the foundation for the company, in this case the distribution unit PT. XL Axiata, to improve its performance.
Keywords
Strategy, Business Process, Information Technology, Enterprise Architecture ABSTRAK
Peran teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis perusahaan seringkali menjadi tidak optimal akibat tidak selarasnya strategi, proses bisnis dan teknologi informasi. Masalah ini pada akhirnya akan mengurangi kinerja perusahaan dalam menjalankan kegiatan proses bisnisnya. Untuk mengatasai masalah tersebut, perusahaan perlu melaksanakan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Metodologi yang digunakan sebagai acuan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah metode Enterprise Architecture dengan tujuan mendapatkan hasil yang maksimal di dalam mendukung atau meningkatkan penyelarasan strategi, proses bisnis bisnis dan teknologi informasi perusahaan. Disertai dengan metode pengumpulan data yang meliputi teknik wawancara, survey langsung dan studi kepustakaan. Hasil yang dicapai adalah usulan arsitektur perusahaan untuk beberapa tahun kedepan yang diharapkan dapat menjadi landasan bagi perusahaan, dalam hal ini unit distribusi PT. XL Axiata, untuk meningkatkan kinerjanya.
Kata Kunci
Strategi, Proses Bisnis, Teknologi Informasi, Enterprise Architecture.
1.
PENDAHULUAN
Pada era informasi seperti saat ini, teknologi telah berkembang dengan cepat seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan informasi yang tepat dan akurat. Persaingan bisnis yang ketat serta daya tawar konsumen dan mitra – mitra bisnis yang beragam membuat suatu perusahaan bisnis harus lebih aktif dan terus melakukan perbaikan dalam segala hal untuk mempertahankan atau bahkan meningkatkan keunggulan daya saing dari perusahaan itu sendiri melalui keselarasan antara strategi,
2
proses bisnis dan teknologi informasi. Maka dari itu, Sistem Informasi (SI) sangat berperan penting di dalam keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Terutama dalam bidang telekomunikasi, saat ini telekomunikasi sangatlah penting dalam mendukung kehidupan sehari hari. Dengan teknologi telekomunikasi yang baik, maka akan memudahkan perusahaan untuk saling terhubung satu sama lain. Dewasa ini setiap perusahaan bisnis sudah pasti menggunakan jasa telekomunikasi untuk mendukung kegiatan proses bisnisnya. Teknologi telekomunikasi yang baik akan mendukung suatu perusahaan bisnis dalam mencapai tujuannya, bahkan telekomunikasi bisa menjadi suatu keunggulan daya saing di suatu perusahaan bisnis.
Enterprise Architecture dapat dikatakan sebagai sebuah sistem dan teknologi yang saling mendukung di dalam perusahaan karena metode Enterprise Architecture memperbaiki keharmonisan strategi, bisnis dan teknologi perusahaan dari arsitektur yang lama ke arsitektur yang baru. Perencenaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan menggunakan metoda Enterprise Architecture di dalam perusahaan ini di harapkan dapat mendukung perusahaan untuk mengubah perencanaan bisnis dan teknologi dari tingkatan sudut pandang sistem dan proses yang akan lebih mengarahkan strategi perusahaan menjadi lebih unggul dan kompetitif dari pesaingnya.
PT XL Axiata Tbk atau biasa disebut XL adalah salah satu perusahaan telekomunikasi terkemuka di Indonesia. Mulai beroperasi secara komersial sejak 8 Oktober 1996 dan merupakan perusahaan swasta pertama yang menyediakan layanan telepon seluler di Indonesia. XL saat ini adalah penyedia layanan seluler dengan jaringan yang luas dan berkualitas di seluruh Indonesia bagi pelanggan ritel (Consumer Solutions) dan solusi bagi pelanggan korporat (Business Solutions). XL memiliki dua lini produk GSM, yaitu XL Prabayar dan XL Pascabayar. Selain itu XL juga menyediakan layanan korporasi yang termasuk Internet Service Provider (ISP) dan VoIP.
XL satu-satunya operator yang memiliki jaringan serat optik yang luas. XL telah meluncurkan XL 3G pada 21 September 2006, layanan telekomunikasi selular berbasis 3G pertama yang tercepat dan terluas di Indonesia. XL dimiliki secara mayoritas oleh Axiata Group Berhad (Axiata Group) melalui Axiata Investments (Indonesia) Sdn Bhd (dahulu Indocel Holding Sdn Bhd) (66,55%) dan sisanya adalah publik (33,45%). Sebagai bagian dari Axiata Group bersama-sama dengan Aktel (Bangladesh), HELLO (Cambodia), Idea (India), MTCE (Iran), Celcom (Malaysia), Multinet (Pakistan), M1 (Singapore), Samart (Thailand) dan Dialog (Sri Lanka), menjadi yang terbaik di wilayah Asia.
Axiata Group Berhad adalah pemimpin yang muncul dalam telekomunikasi selular Asia. Grup Axiata merupakan salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di wilayah ini, memiliki operasi yang luas dan bisnis di 10 negara di Asia, serta menyediakan berbagai layanan komunikasi mobile yang komprehensif ke basis gabungan lebih dari 94 juta pelanggan.
Visi dari XL sendiri adalah menjadi operator seluler nomor satu di Indonesia yang diwujudkan dalam bentuk komitmen dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, pemegang saham dan karyawan.
Karena tingginya persaingan pada sektor telekomunikasi maka dengan menganilis strategi sistem dan teknologi informasi yang ada PT XL Axiata diharapkan kemudian kami selaku mahasiswa Universitas Bina Nusantara akan menemukan hal-hal yang dapat dijadikan bahan studi untuk membuat rancangan strategi sistem dan teknologi informasi sebagai usulan untuk digunakan oleh PT XL Axiata, agar PT XL Axiata dapat terus bersaing di masa mendatang.
Jaringan distribusi merupakan faktor utama dalam memastikan penyediaan produk sehingga dapat menjangkau pangsa pasar yang dituju. Tantangan di area ini adalah menciptakan sistem yang dapat memberikan kinerja yang positif bagi mitra XL dalam mendistribusikan produk serta bagi pelanggan sebagai pengguna akhir. Distribusi yang efektif tidak hanya mendistribusikan produk kepada penjual atau tempat penjualan, tetapi juga mendukung perluasan distribusi. Persaingan ketat antar operator seluler memacu XL membangun sistem yang dapat mendistribusikan produk sesuai permintaan pasar, juga secara aktif mempromosikan penjualan. Bukti kontribusi dari saluran distribusi untuk kesuksesan XL adalah pencapaian 26 juta pelanggan pada 2008. Walaupun sebelumnya telah mempunyai sistem distribusi yang baik, kami secara rutin mengevaluasi bagaimana sistem distribusi yang ada senantiasa dapat berjalan mengikuti kondisi pasar secara dinamis. Di tahun 2007, XL melakukan perubahan dengan mengimplementasi sistem distribusi baru. XL telah mengimplementasikan sistem distribusi hybrid, gabungan antara sistem indirect (dealer management) dan direct. Sistem ini mengambil contoh dari sistem distribusi untuk fast moving consumer goods (FMCG) dengan tujuan menjangkau pelanggan dan mengawasi saluran distribusi serta ketersediaan produk dan layanan dengan lebih merata.
3
Dengan sistem tidak langsung (indirect), XL telah menjalin perjanjian kerja sama dengan dealer area (DA), dealer regional (DR), dan dealer nasional (DN) untuk penyaluran produk dan layanan secara non-eksklusif kepada pemakai melalui pengecer atau retailer independent. Masing- masing dealer pada setiap kategori memiliki target dan kuota pengambilan produk yang harus dicapai dan dipertahankan. Pada akhir Desember 2008, DN, DR, dan DA masing-masing berjumlah 3,19, dan 119. Dalam hal cakupan, para dealer juga memiliki area penjualan berbeda sebagai berikut: - Dealer Area mempunyai satu fokus area di kabupaten tertentu
- Dealer Regional merupakan lapis kedua, yang mempunyai cakupan area yang lebih luas dengan dua atau lebih fokus area yang berbeda.
- Dealer Nasional merupakan tingkat yang lebih tinggi lagi dengan fokus area secara menyeluruh dalam lingkup nasional.
Dengan merangkul retailer independent ke dalam sistem, kami semakin mampu meningkatkan distribusi dan ketersediaan starter pack XL dan isi ulang pulsa. Di akhir 2008, kami memiliki lebih dari 240.000 retailer independent. Secara langsung, XL menyalurkan produk dan layanan melalui XL Center dan outlet XL Center, bank melalui ATM dan phone banking, serta retail outlet di hypermarket. Selain dari distribusi fisik, XL juga memanfaatkan saluran distribusi untuk fungsi layanan pelanggan. Sebagian besar dari fungsi tersebut dilakukan melalui XL Center yang kami miliki dan kelola sendiri serta outlet XL Center yang dioperasikan pihak ketiga lewat perjanjian waralaba.
Pada XL Center dan outlet XL Center, pelanggan dapat berlangganan layanan pasca bayar, membeli voucher pulsa isi ulang atau pulsa elektronik, starter pack, serta memperoleh informasi mengenai produk dan layanan XL. Petugas customer service XL membantu pelanggan dalam proses pembayaran tagihan, migrasi dari prabayar ke pasca bayar dan sebaliknya, serta menjawab pertanyaan dan keluhan. Oleh sebab itu, XL Center dan outlet XL Center dapat menjadi sarana untuk berinteraksi secara langsung dengan pelanggan.
Pada akhir 2008, terdapat 338 XL Center, yang terdiri dari: 1. 125 XL Center (termasuk Mobile XL Center).
2. 213 outlet XL Center.
XL membuka kesempatan kepada perusahaan di sektor retail dan produk konsumen lainnya untuk berbisnis seluler dengan XL. Pada akhir 2008, XL memiliki 8.825 mitra dengan kategori dealer non-tradisional. Melalui kemitraan dengan perusahaan tersebut, produk XL tersedia di Malaysia, Hong Kong, Saudi Arabia, Singapura, Taiwan, dan Jepang, selain di Indonesia. Peningkatan signifikan di 2008 juga dikarenakan oleh transformasi dealer management, di mana XL memperkenalkan mindset baru dari ‘trader’ menjadi ‘retailer’.
2.
METODOLOGI
Metodologi yang digunakan di dalam penulisan ini, akan dijabarkan sebagai berikut: 1. Studi Kepustakaan
Metode ini diperoleh melalui studi kepustakaan dengan pengumpulan data dan informasi yang bersifat teoritis dari buku – buku referensi yang berkaitan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, untuk memperoleh teori ilmiah yang melandasi penulisan skripsi ini.
2. Observasi
Metode ini dilakukan dengan cara pengamatan dan wawancara langsung dengan pihak – pihak yang terkait dengan penelitian, untuk mendapatkan data dan informasi yang tepat tentang sistem yang berjalan pada lingkungan perusahaan.
3. Wawancara
Metode ini dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang berkaitan dengan garis – garis masalah perusahaan.
4. Metodologi analisis
Metode Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan pedoman EA framework, yaitu praktik manajemen yang digunakan untuk meningkatkan kinerja suatu Enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut mampu untuk menyelaraskan strategi, proses bisnis dan teknologi informasi. EA framework yang digunakan antara lain berfokus pada :
1. Strategic Plan (S-1)
4
3. Porter Analysis
4. PEST Analysis
5. Concept of Operation Scenario (S-3)
6. Concept of Operation Diagram (S-4)
7. Business Plan (B-1)
8. Swim Lane Process Diagram (B-3)
9. Business Process /Service Model (B-4)
10. Business Process/Product Matrix(B-5)
11. Use Case Narrative and Diagram (B-6)
12. Object State-Transition Diagram (D-3)
13. Logical Data Model (D-5)
14. Activity/Entity (CRUD) Matrix (D-7)
15. Data Dictionary (D-8)
16. System Communication Description (SA-2)
17. System Data Flow Diagram (SA-4)
18. Network Connectivity Diagram (NI-1)
19. Security and Privacy Plan (SP-1)
20. Disaster Recovery Procedures (SP-4)
21. Technology Forecast (ST-2)
22. Workforce Plan (W-2)
23. Organization Chart (W-2)
5. Metode Analisis dan Pengamatan
Metodologi yang digunakan di dalam penulisan ini, akan dijabarkan sebagai berikut: 1. Metode kepustakaan adalah mengumpulkan data dan informasi yang bersifat teoritis dengan
menggunakan referensi yang berkaitan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, untuk memperoleh teori ilmiah yang melandasi penulisan skripsi ini.
2. Melakukan observasi dengan cara pengamatan dan wawancara langsung dengan beberapa pihak-pihak terkait dengan penelitian untuk mendapatkan data dan informasi yang tepat mengenai sistem yang berjalan pada lingkungan perusahaan.
3. Metode wawancara adalah dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang berkaitan dengan garis-garis masalah perusahaan.
4. Metode analisis dengan menggunakan Enterprise Architecture. Metodologi ini telah dipakai secara luas di Amerika Serikat dimana semua Kementerian dan Badan serta Institusi Negara menggunakannya sehingga dapat dikatakan sebagai sebuah standar Rencana Induk Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Pemerintah Amerika Serikat (CIO Council; 2001).
Gambar 1 Enterprise Architecture Cube
Enterprise Architecture ini memiliki beberapa framework yang dapat diuraikan sebagai berikut, yaitu Sasaran Strategis dan Inisiatif, Produk dan Layanan Jasa, Data dan Informasi, Aplikasi Sistem dan Rancangan Teknologi dan Infrastruktur. Selanjutnya yang merupakan langkah penting dan menjadi tugas utama adalah bagaimana melakukan perencanaan transisi dan mengelola arsitektur yang ada sehingga menghasilkan arsitektur di masa mendatang.
Goals & Initiatives Level Menurut Bernard (2005. p106) merupakan EA Framework tingkat pertama yang memperkenalkankan perusahaan dalam menentukan arah strategis, tujuan, dan inisiatif, serta memberkan penjelasan yang jelas mengenai kontribusi TI akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.
Products & Service Level merupakan EA Framework pada tingkat kedua yang merupakan sebuah dokumentasi proses bisnis dan portofolio IT capital planning yang menampilkan
5
dokumentasi kasus bisnis pada setiap investasi IT yang bertemu dengan puncak kesuksesan operasional dan keuangan.
Data & Information Level Menurut Bernard (2005. p106) merupakan EA Framework pada tingkat ketiga ini untuk mendokumentasikan bagaimana informasi saat ini yang digunakan oleh perusahaan dan bagaimana arus informasi masa depan akan terlihat.
System & Application Level Menurut Bernard (2005, p107), merupakan EA Framework pada tingkat keempat untuk mengatur dan mendokumentasikan kelompok sistem informasi saat ini, dan aplikasi yang digunakan perusahaan dalam meningkatkan kemampuan TI serta merencanakan perubahan pada sistem atau aplikasi yang tercermin dalam arsitektur masa depan. Networks & Infrastructure Menurut Bernard (2005, p107) merupakan EA Framework pada tingkat kelima yang dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan pandangan saat ini dan masa depan dari jaringan suara, data, dan video yang perusahaan gunakan untuk host sistem aplikasi, website, dan database.
Securtiy / Standards / Workforce adalah EA Framework yang merupakan sebuah rencana pengamanan tingkat tinggi dan memiliki efek di dalam seluruh perusahaan yang memberikan gambaran rinci dari sebuah program keamanan termasuk pemeriksaan fisik, data, personal, elemen, dan prosedur operasi keamanan, serta peramalan teknologi pendukung dan berhubungan dengan Profil Standar Teknologi yang telah diperkirakan dalam berbagai standar yang dicatat dalam artifak ST-1, serta perencanaan angkatan kerja yang menyediakan deskripsi tenaga kerja mengenai bagaimana modal manusia diatur dalam enterprise.
Enterprise Architecture Implementation Methodology terdiri dari beberapa fase yang terdiri dari fase EA Program Establishment, EA Framework and Tool Selection, Documentation of the EA, Use and Maintain the EA
EA Program Management menurut Bernard (2005, p83), EA Management Plan mendukung kebijakan dalam pengembangan pengambilan keputusan dan menggunakan sumber daya yang efektif dan efisien. EA Program Management dibagi menjadi beberapa aktivitas, yaitu kebijakan dan aturan, mendukung strategi dan bisnis, peran dan tanggung jawab EA, anggaran program EA, mengukur kinerja program EA.
3.
HASIL DAN BAHASAN
3.1 HASIL PENELITIAN
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan metode kepustakaan,wawancara, observasi dan metode analisis mendapatkan hasil berupa :
A. Strategic Plan
Berdasarakan penelitian yang digunakan dengan metode wawancara, survei dan metode analisis dan pengamatan mendaptakan strategi perencanaan yang ada sekarang ini sebagai berikut :
Visi dan Misi
Visi dari PT. XL Axiata adalah menjadi juara seluler Indonesia yang memuaskan pelanggan, pemegang saham, dan karyawan.
Misi dari PT. XL Axiata antara lain yaitu :
1. Menghasilkan layanan jasa yang bermutu dan terbaik bagi pelanggan.
2. Meningkatkan pangsa pasar XL melalui strategi pemasaran yang efektif dan didukung dengan sistem manajemen yang baik.
B. SWOT Analysis
Hasil penelitian yang didapat dari SWOT analysis dengan menggunakan metode analisis dan pengamatan serta metode kepustakaan, yang dimana metode kepustakaan yang diambil berupa 5 daya porter dan value chain maka didapat sebuah SWOT matrix yang dijabarkan sebagai berikut:
Dari hasil analisis SWOT yang didapat disimpulkan bahwa PT. XL Axiata mampu memperoleh beberapa strategi dasar yaitu :
Strategi SO :
6
• (S6–O6) Mengembangkan sistem berbasis web menggunakan teknologi yang
lebih tinggi dari yang dimiliki oleh perusahaan pesaing.
• (S6–O7) Mengembangkan distribusi online dengan teknologi tinggi yang telah dimiliki.
• (S6–O9) Mengembangkan dan membuat program – program yang mendukung layanan data.
• (S6–O8) Mengembangkan meutilisasi tools.
• (S7–O3) Membuat program – program yang menarik yang dapat menarik lebih banyak pelanggan.
Strategi WO:
• (W1–O6) Mengembangkan sistem pembayaran berbasis web untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pembayaran.
• (W4–O7) Mengembangkan distribusi online untuk mencegah terhambatnya proses penyampaian informasi ke dealer.
Strategi ST:
• (S1–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program dengan menggunakan teknologi tinggi yang dimiliki.
• (S1–O5) Meningkatkan sistem keamanan untuk mencegah terjadinya penipuan yang menggunakan nama XL.
Strategi WT:
• (W5–T5) Meningkatkan kecepatan delivery program untuk menjangkau cluster yang belum terjangkau.
• (W1–T3) Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem pembayaran untuk meningkatkan keunggulan daya saing.
C. CONOPS
Proses yang ada pada PT. XL Axiata saat ini yang didapat dari metode penelitian dengan penggunaan metode analisis dan pengamataan maka didapat hasil proses dari PT. XL Axiata seperti berikut pemilihan dealers yang langsung dipilih oleh pihak XL dan purchase order yang ditentukan langsung oleh pihak XL. Setelah terjadi persetujuan maka dealers akan melakukan pembayaran dan melakukan pengiriman bukti pembayaran yang membuat proses menjadi tidak efisien dan efektif, serta berkemungkinan tercecernya berkas akibat human error. Berikut ini adalah proses bisnis dari PT. XL Axiata:
1.Bagian Channel Supply akan setting alokasi Purchase Order di sistem IDEX.
2.Bagian Channel Supply mengeluarkan purchase order untuk diberikan kepada Regional Sales Manager.
3.Regional Sales Manager meneruskan ourchase order ke Area Manager. 4.Area Manager akan mengirim email purchase order kepada dealer, apabila
setuju dengan kuota purchase order yang diberikan maka dealer akan langsung menuju ke poin 11 untuk melakukan pembayaran.
5.Apabila tidak setuju dealer akan mengajukan adjustment ke Area manager. 6.Area manager mengecek adjustment purchase order dan meneruskannya ke
Regional sales manager untuk dilakukan negosiasi.
7.Regional Sales manager meneruskan adjustment purchase order ke bagian channel supply untuk disetting ulang.
8.Bagian channel supply mengeluarkan purchase order baru untuk diberikan ke regional sales manager.
9. Regional sales manager meneruskan purchase order baru ke area manager. 10.Area manager memberikan purchase order baru ke dealer.
11.Dealer melakukan pembayaran via transfer melalui akun Bank yang dimiliki oleh masing – masing dealer.
12.Dealer mengirim fax bukti pembayaran ke Admin depo.
• (S4–O5) Pengembangan mobile data services disertai dengan jaringan distribusi yang kuat dapat memperluas pangsa pasar.
7
13.Admin depo memberikan bukti pembayaran yang diberikan oleh dealer ke Bagian keuangan.
14.Admin depo memberikan bukti pembayaran yang diberikan oleh dealer ke Bagian keuangan.
15.Bagian keuangan memasukan data purchase order yang telah terbayar beserta jumlah pembayarannya ke sistem SAP.
16.Bagian keuangan memberikan mutasi transaksi ke admin depo. 17.Admin depo memasukan data purchase order ke sistem IDEX.
18.Admin depo membuat supply order/delivery order(SO/DO) di sistem SAP. 19.Admin depo memberikan SO/DO ke bagian main warehouse.
3.2 JAWABAN ATAS PERMASALAHAN
Berdasarkan permasalahan yang diidentifikasi yaitu berupa :
1.Purchase Order yang diberikan kepada dealers masih menggunakan email sehingga belum tertata rapi dan bisa tertumpuk serta tercampur oleh email lainnya. 2.Belum terintegrasinya proses pembayaran karena dealers masih harus
mengirimkan melalui fax bukti pembayaran yang telah diperoleh dari hasil pembayaran dan akan dicek ulang oleh bagian keuangan kemudian jika sudah valid maka data purchase order dan pembayaran akan diinput ke dalam sistem dan baru akan dibuatkan SO/DO sehingga proses menjadi kurang efisien.
Berdasarkan analisis strategi yang telah dilakukan pada unit distribusi PT. XL Axiata, diperoleh beberapa strategi bisnis yang dapat diajukan sebagai usulan perbaikan untuk mengatasi masalah yang telah ada yang nantinya akan diselaraskan dengan usulan strategi TI, strategi bisnis yang diperoleh yaitu:
1. Mengembangkan sistem berbasis web menggunakan teknologi yang lebih tinggi dari yang dimiliki oleh perusahaan pesaing.
2. Mengembangkan distribusi online dengan teknologi tinggi yang telah dimiliki. 3. Meningkatkan kecepatan delivery program dengan menggunakan teknologi tinggi yang dimiliki.
4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem pembayaran untuk meningkatkan keunggulan daya saing.
3.3 PENJELASAN HASIL
Hasil yang didapat merupakan hasil dari identifikasi dan penyusunan menggunakan metode yang digunakan. Berikut merupakan penjelasan dari hasil yang disusun:
A.Penyelarasan Visi dan Misi
Tabel 3 Penyelarasan Visi dan Misi Visi PT. Xl Axiata
Menjadi juara seluler
Indonesia yang
memuaskan pelanggan, pemegang saham, dan karyawan.
Misi PT. Xl Axiata
a) Menghasilkan layanan jasa yang bermutu dan terbaik bagi pelanggan.
b) Meningkatkan pangsa pasar XL melalui strategi pemasaran yang efektif dan didukung dengan sistem manajemen yang baik.
Visi Usulan
Menjadi penyedia layan seluler nomer 1 di
Indonesia dengan
menjunjung kualitas
yang tinggi, serta
sumber daya manusia
dan teknologi yang
Misi Usulan
a) Menghasilkan layanan jasa yang bermutu dan terbaik bagi pelanggan dengan berstandar internasional.
b) Meningkatkan pangsa pasar XL melalui strategi pemasaran yang efektif dan efisien serta didukung dengan sistem manajemen yang baik
8
terbaik yang dapat
memuaskan pelanggan,
pemegang saham,
karyawann dan para stakeholders lainnya.
dan teknologi terbaik.
B. Penyelarasan Strategi
Gambar 3 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi IT
C. CONOPS
Proses distribusi meliputi pembuatan purchase order, persetujuan adjustment PO bila ada, pembayaran purchase order, dan pembuatan SO/DO. Untuk mencapai visi PT.
9
XL Axiata yang mengarah pada kepuasan para stakeholder dengan menggunakan teknologi terbaik, maka akan dibangun tahap-tahap yang akan menunjang dengan meningkatkan teknologi yang memiliki peran diantaranya yaitu untuk mengefisienkan proses pembayaran pada proses bisnis distribusi dan mempermudah penyediaan informasi bagi dealers dan pihak XL. Peran tersebut dioptimalkan melalui pengembangan sistem informasi terpadu dengan menambahkan fitur/fungsi pada website XL yang terintegrasi langsung dengan database dan sistem distribusi XL. Sehingga dengan adanya penanggulangan tersebut dapat lebih mengefisienkan proses bisnis distribusi pada PT. XL Axiata.
D. CONOD (Concept of Operation Diagram)
10
4.
SIMPULAN DAN SARAN
4.1 SIMPULAN
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan pada unit distribusi PT. XL Axiata ditemukan bahwa proses bisnis yang berjalan di unit distribusi PT. XL Axiata membutuhkan suatu sistem aplikasi yang membuat proses bisnis berjalan menjadi lebih efisien. Pengiriman purchase order dari unit distribusi ke dealer hanya menggunakan email sehingga penyimpanan informasi akan bertumpuk dan ada kemungkinan untuk hilang dalam penyimpanannya (human error). Selain itu proses verifikasi pembayaran dari dealer ke bagian keuangan dan admin depo juga masih berbelit – belit sehingga memakan waktu yang lebih lama.
Berdasarkan masalah yang terjadi pada unit distribusi PT. XLAxiata diajukan usulan untuk perusahaan dengan dikembangkannya sistem aplikasi web yang telah ada maka proses bisnis berjalan di unit distribusi perusahaan dapat menjadi lebih efisien. Selain itu juga diusulkan kerjasama antara perusahaan dengan Bank yang ada di Indonesia sehingga akan lebih mempermudah proses penerimaan dan verifikasi pembayaran.
Manajemen plan yang dibuat bertujuan untuk menciptakan suatu usulan perbaikan pada proses bisnis unit distribusi PT. XL Axiata dan juga memberikan beberapa usulan pemanfaatan SI/TI yang dapat membantu menunjang kegiatan pada unit distribusi PT. XL Axiata.
4.2 SARAN
Berdasarkan hasil analisis di unit distribusi PT. XL Axiata terdapat beberapa saran untuk perusahaan agar lebih baik lagi untuk 3 atau 5 tahun ke depannya dengan strategi yang telah diusulkan pada bab 4. Berikut beberapa saran yang kami usulkan :
1. Mengembangkan fitur pada website yang telah ada
Dengan mengembangkan fitur pada sistem aplikasi web yang telah ada maka akan mengefisiensikan proses bisnis berjalan yang ada pada unit distribusi PT. XL Axiata. Penambahan fitur pada web ini akan mengefisiensikan proses purchase order karena dengan pengunaan sistem aplikasi berbasis web ini, data purchase order yang telah dialokasiakan secara langsung terhubung ke server website. Penambahan fitur ini juga akan mengotomatisasikan proses verifikasi pembayaran dari dealer ke perusahaan.
2. Melakukan kerjasama dengan Bank yang ada di Indonesia.
Dengan melakukan kerjasama dengan Bank yang ada di Indonesia maka sistem verifikasi pembayaran akan menjadi lebih mudah dan cepat.
3. Memberikan pelatihan kepada karyawan.
Perusahaan perlu memberikan pelatihan kepada karyawan agar sistem yang diusulkan bisa berjalan secara maksimal dan efektif untuk meminimalkan human error.
5.
REFERENSI
[1]Bernard, S. A. (2005). An Introduction to ENTERPRISE ARCHITECTURE. (2nd edition). United States of America: AuthorHouse.
[2]Burlton, Roger. (2001). Business Process Management: Profiting From Process. Sams White Book. USA.
[3]Jovan, FN, 2007, Panduan Praktis Membuat Web dengan PHP untuk pemula, Cetakan Pertama,Media Kita, Jakarta Selatan.
[4]K. Williams, Brian. C. Sawyer, Stacey. Using information technology: a practical introduction to computers & communications. (7th edition). McGraw-Hill Technology Education.
[5]O’Brien, James A. (2004). Management Information Systems. 6 thEditions. New York : McGraw-Hill Companies Inc.
[6]O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information System. Edisi ke-11. New York : McGraw-Hill Companies Inc.
[7]Rangkuti, F. (2006). Analisis SWOT Tenik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
[8]Ward, John. Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. (3rd edition). New York : John Wiley and Sons.
11
[9]Yuhefizar, (2008:10), website atau world wide web (www). http:[//manajemenoperasional.com/konsep-proses-bisnis/].
6.
RIWAYAT PENULIS
Rheza Aditya Thetrasakti lahir di kota Makassar pada 19 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013.
Natasha Anastiti lahir di kota Jakarta pada 27 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013.
Ratna Sari lahir di kota Jakarta pada 25 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013.
