Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. Direktorat AUH

(1)

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit

Direktorat AUH

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung

2014

(2)

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

001/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Surat Rektor ke Pejabat Negara (Presiden, Menteri, Gubernur, Walikota/Bupati , Pejabat Lainnya yang Setara) dan Mitra Kerja ITB Lainnya

002/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Kodifikasi Persuratan Unit Kerja di lingkungan ITB 003/I1.B05.1/SOP/2014 Penyusutan/Pemusnahan Arsip

004/I1.B05.1/SOP/2014 Pengelolaan Arsip

005/I1.B05.1/SOP/2014 Peminjaman Arsip di Pusat Arsip ITB 006/I1.B05.1/SOP/2014 Layanan Pengurusan Dokumen Otentik 007/I1.B05.1/SOP/2014 Penerbitan Surat Keputusan (SK) Rektor 008/I1.B05.1/SOP/2014 Layanan Hukum ITB

(3)

Standard Operating Procedure (SOP)

PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA/BUPATI ,

PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA)

No. 001/I1.B05.1/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung

2014

(4)

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA / BUPATI, PEJABAT LAIN YANG SETARA) DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA

Nomor : 001/I1.B05.1/SOP/2014 Revisi ke : 4

Berlaku TMT : 12 November 2014 Halaman : 1 dari 5

JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

(5)

2

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA / BUPATI, PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA)

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... 1

Daftar isi ... 2

I. Unit Kerja Terkait ... 3

II. Tujuan ... 3

III. Referensi ... 3

IV. Pengertian ... 3

V. Prosedur ... 4

VI. Indikator Keberhasilan ... 4

VII. Lampiran ... 4

(6)

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA ( PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA / BUPATI, PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA ATAS )

I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Rektor

2. Unit Kerja UKA/UKP 3. Wakil Rektor Terkait 4. Organisasi Kemahasiswaan II. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah menetapkan standar tentang penerbitan surat dinas dari Rektor ITB yang ditujukan kepada pejabat negara, seperti : Presiden, Menteri, Gubernur, Walikota/Bupati atau pejabat lainnya yang setara dengan jabatan-jabatan tersebut, atas permintaan dari unit kerja UKA/UKP dan Organisasi Kemahasiswaan di ITB dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

III. REFERENSI

Keputusan Rektor ITB, Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di Lingkungan Institut Teknologi Bandung.

IV. PENGERTIAN

1. Surat Rektor adalah surat dinas yang ditandatangani oleh Rektor ITB yang ditujukan kepada pejabat pemerintah maupun non pemerintah, atas permintaan UKA/UKP dan Organisasi Kemahasiswaan dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan unit tersebut.

2. Pejabat lainnya yang setara adalah pimpinan tertinggi (Presiden Direktur, Direktur Utama, Komisaris, Ketua Umum) dari perusahaan swasta maupun perusahaan pemerintah (BUMN dan BUMD).

(7)

4

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA / BUPATI,

PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA)

V. PROSEDUR

1. Unit kerja UKA/UKP atau Organisasi Kemahasiswaan mengajukan permohonan penerbitan Surat Rektor melalui Pimpinan Unit Kerja di atasnya :

a. UKA melalui Dekan Fakultas/Sekolah;

b. UKP melalui Pimpinan UKP/Wakil Rektor terkait;

c. Organisasi Kemahasiswaan melalui Lembaga Kemahasiswaan/WRAM

2. Setelah menyetujui kegiatan yang akan dilakukan, selanjutnya pimpinan unit kerja sebagaimana tersebut pada butir 1, mengajukan surat permohonan kepada Rektor ITB. Surat memuat tentang : maksud dan tujuan, bentuk kegiatan, dan jadwal), dengan dilampiri Proposal Kegiatan.

3. Jika Rektor ITB menyetujui maka Rektor akan mendisposisikannya kepada Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA) untuk menindaklanjuti. Namun jika Rektor tidak menyetujuinya, maka Rektor melalui WRKMA akan mengkoordinasikannya kepada pemohon.

4. Dratf surat dibuat oleh Direktur Administrasi Umum dan Hukum, kemudian disampaikan ke WRKMA) untuk mendapatkan koreksi seperlunya.

5. Selanjutnya draf surat yang sudah disetujui oleh WRKMA, akan disampaikan kepada Rektor untuk ditandatangani.

6. Setelah surat ditandatangani oleh Rektor, diserahkan ke Direktorat Administrasi Umum dan Hukum untuk ditindaklanjuti. Surat asli akan diserahkan kepada pemohon untuk disampaikan kepada alamat surat yang dituju, sedangkan tembusan akan didistribusikan melalui Direktorat Administrasi Umum dan Hukum

7. Selesai.

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Pemantauan surat-surat yang dikeluarkan oleh Rektor menjadi lebih mudah.

2. Setiap kegiatan yang berskala besar yang dilaksanakan oleh ITB, baik di laksanakan di dalam maupun di luar kampus dapat terpantau dan tercatat secara jelas.

VII. LAMPIRAN

Diagram alir proses penerbitan surat Rektor ITB ke Pejabat Negara.

(8)

Lampiran SOP

Nomor : 001 /I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014 Halaman : 5 dari 5

DIAGRAM ALIR PROSES PENERBITAN SURAT REKTOR ITB KE PEJABAT NEGARA (PRESIDEN, MENTERI, GUBERNUR, WALIKOTA/BUPATI, PEJABAT LAIN YANG SETARA DAN MITRA KERJA ITB LAINNYA)

NO PROSEDUR UNIT KERJA TERKAIT

UKA/UKP ORG MHS DEKAN TERKAIT

LK W.R

TERKAIT REKTOR WRKMA DIT-AUH 1

2

3

4

5

Unit kerja UKA, UKP, dan Organisasi Kemahasiswaan mengajukan permohonan penerbitan Surat Rektor Dinas, dengan ketentuan sebagai berikut :

1.a. UKA (Prodi, KK, Lab, dll.) melalui Dekan terkait 1.b. Organisasi Kemahasiswaan melalui Lembaga

Kemahasiswaan (LK)

1.c. UKP (Dit, Lembaga, UPT) melalui Wakil Rektor terkait

Jika Rektor ITB menyetujuinya, maka Rektor akan mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WKMA) untuk ditindaklanjuti.

Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WKMA) membuat draft surat untuk ditandatangi Rektor.

Direktorat Administrasi Umum dan Hukum bertugas : 4.a. Menyerahkan surat asli kepada pemohon

4.b. Mendistribusikan ke masing-masing tembusan Selesai.

Tdk

Ya Ya

Tdk

Tdk Tdk Ya

Tdk Ya

1.c.

1.a

1.b

1.

a 1.

b 1

1

1.

b,

3

5 4a 4b 1.b

1.a,b

(9)

Standard Operating Procedure (SOP)

PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN ITB

No. 002/I1.B05.1/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung

2014

(10)

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN ITB

LEMBAR PENGESAHAN

(11)

2

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN ITB

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... 1

Daftar isi ... 2

I. Unit Kerja Terkait ... 3

II. Tujuan ... 3

III. Referensi ... 3

IV. Pengertian ... 3

V. Prosedur ... 4

VI. Indikator Keberhasilan ... 4

VII. Lampiran ... 4

(12)

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN ITB.

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum

2. Unit Kerja UKA/UKP atau Unit Kerja Lainnya yang dibentuk atas dasar kebutuhan ITB.

3. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni II. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah untuk membuat standar baku tata persuratan yang diberlakukan di Unit Kerja di lingkungan ITB disesuaikan dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI, Nomor : 42 Tahun 2006, yang meliputi : Kode Unit Kerja, Kode Klasifikasi Perihal, Kop Surat Dinas, Lambang ITB, dan Cap Dinas ITB.

III. REFERENSI

1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI, Nomor : 42 Tahun 2006, tentang Pedoman Tata Perpersuratanan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional RI.

2. Keputusan Rektor ITB, Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di Lingkungan Institut Teknologi Bandung.

IV. PENGERTIAN 1. PENGERTIAN

a. Kodifikasi persuratan dapat didefinisikan sebagai tata persuratan yang digunakan sebagai standar baku di Unit Kerja di lingkungan ITB, dan ditetapkan melalui Keputusan Rektor ITB, Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, yang mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI, Nomor : 42 Tahun 2006, tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional RI.

b. Unit Kerja Terkait, unit kerja UKA dan UKP atau Unit Kerja yang dibentuk berdasarkan kebutuhan ITB yang telah ditetapkan melalui Peraturan Rektor ITB, dan memerlukan kodifikasi persuratan resmi dari ITB untuk keperluan korespondensi dengan pihak internal maupun eksternal.

c. Kode Unit Kerja adalah sebuah kode tertentu yang menunjukkan nama perguruan tinggi dan Unit Kerja di ITB. Contoh : I1.B, artinya huruf capital i (I) dan angka 1 menunjukkan ITB dan huruf B adalah kode Unit Kerja Kantor Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan ITB, dst. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Keputusan Rektor ITB, Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di Lingkungan Institut Teknologi Bandung.

d. Kode Klasifikasi Perihal, adalah sebuah kode tertentu yang digunakan untuk memberikan Kode Klasifikasi Perihal. Contoh : Perihal Kemahasiswaan dengan kode KM, dst.

(13)

4

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN UNIT KERJA DI LINGKUNGAN ITB

V. PROSEDUR

1. Pimpinan Unit Kerja mengajukan permohonan kode persuratan ke Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA).

2. WRKMA mendisposisikan ke Direktur Administrasi Umum dan Hukum (Dir AUH), untuk menindaklanjuti permohonan tersebut.

3. Dit. AUH melakukan kajian hal-hal yang berkaitan dengan eksistensi dan kelayakan Unit Kerja (meliputi unsur-unsur keabsahan Unit Kerja, tingkat urgensi dan kepentingan ITB, dan struktur organisasi).

4. Jika tidak memenuhi unsur-unsur yang diperlukan, Dir AUH akan mengkoordinasikannya ke Unit Kerja pemohon.

5. Jika telah memenuhi unsur-unsur yang telah disebutkan pada butir 3, maka Dir AUH merekomendasikan kepada Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Adminstrasi dan Kearsipan untuk membuat draf Surat Keputusan (SK) tentang Kode Persuratan.

6. Draf SK yang telah selesai dibuat, di periksa oleh Dir. AUH, selanjutnya Dir. AUH memberikan paraf.

7. Draf SK yang sudah diparaf oleh Dir. AUH diserahkan kepada WRKMA. Jika ada koreksi dari WRKMA draft dikembalikan ke Dir. AUH untuk diperbaiki, namun jika dinilai sudah cukup dan tidak ada koreksi, maka SK ditanda tangan oleh WRKMA.

8. SK yang sudah ditandatangani selanjutnya diserahkan ke pemohon dan foto kopi SK diedarkan ke seluruh Unit Kerja yang ada di ITB.

1. Ketertiban Unit Kerja di lingkungan ITB dalam penggunaan Kode Tata Persuratan yang berlaku di ITB.

2. ITB secara konsekuen telah mengimplementasikan dan menjalankan peraturan yang telah dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI.

VII. LAMPIRAN

1. Diagram alir proses penerbitan kodifikasi persuratan

2. Keputusan Rektor Nomor : 017/SK/K01/OT/2011, tentang Tata Persuratan di ITB

(14)

Lampiran 1 SOP

Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014 Halaman : 5 dari 25

DIAGRAM ALIR PROSES PENERBITAN KODIFIKASI PERSURATAN

NO PROSEDUR

UNIT KERJA TERKAIT PIMPINAN

UKA/UKP ATAU UNIT KERJA

LAINNYA

DIREKTUR ADMINISTRASI

UMUM DAN HUKUM

KASUBDIT.

TATA KELOLA ADM. DAN KEARSIPAN

WRKMA

1

2

3

4

5

6

7

8

Pimpinan Unit Kerja mengajukan permohonan kode perpersuratanan ke Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA).

WRKMA mendisposisikan ke Direktur Administrasi Umum dan Hukum (Dir. AUH), untuk menindaklanjuti permohonan tersebut.

Dir. AUH melakukan kajian hal-hal yang berkaitan dengan eksistensi dan kelayakan Unit Kerja (meliputi unsur-unsur keabsahan Unit Kerja, tingkat urgensi dan kepentingan ITB, dan struktur organisasi).

Jika tidak memenuhi unsur-unsur yang diperlukan, Dir. AUH akan mengkoordinasikannya ke Unit Kerja pemohon.

Jika telah memenuhi unsur-unsur yang telah disebutkan pada butir 3, maka Dir. AUH merekomendasikan kepada Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Adminstrasi dan Kearsipan untuk membuat draf Surat Keputusan (SK) tentang Kode Persuratan.

Draft SK yang telah selesai dibuat, di periksa oleh Dir. AUH. Jika draft dinilai sudah cukup, maka Dir. AUH memberikan paraf

Draf SK yang sudah diparaf oleh Dir. AUH disampaikan kepada WRKMA, untuk ditandatangani.

SK yang sudah ditandatangani selanjutnya diserahkan ke pemohon dan foto kopi SK diedarkan ke seluruh Unit Kerja yang ada di ITB

TDK

1

2

4

5

6

7 8

YA

3

(15)

6

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG KEPUTUSAN

REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG NOMOR : 017/SK/K01/OT/2011

TENTANG

TATA PERSURATAN DI LINGKUNGAN INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG REKTOR INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Menimbang : a. bahwa dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 42 Tahun 2006, telah diatur mengenai Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;

b. bahwa bekaitan dengan butir (a), maka dipandang perlu di lingkungan Institut Teknologi Bandung untuk mengimplementasikan peraturan tersebut ;

c. bahwa untuk mengimplementasikan sebagaimana tersebut pada butir (b), dipandang perlu mengubah tata persuratan yang berlaku di lingkungan Institut Teknologi Bandung saat ini dan disesuaikan dengan peraturan yang berlaku;

d. bahwa sehubungan dengan butir (c) perlu menetapkan tata persuratan yang berlaku di lingkungan Institut Teknologi Bandung, dan diterbitkan surat keputusannya;

Mengingat : 1. Undang-Undang RI, Nomor 20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 6 tahun 1959, tentang Pendirian ITB;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 155 tahun 2000, tentang Penetapan ITB sebagai Badan Hukum Milik Negara;

4. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 7 tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah RI, Nomor 66 tahun 2010;

5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI, Nomor 42 Tahun 2006, tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

6. Keputusan Majelis Wali Amanat ITB, Nomor 001/SK/K01-MWA/2010, tentang Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010-2014;

7. Keputusan Rektor ITB, Nomor 324/SK/K01/OT/2008, tentang Penggunaan Lambang Institut Teknologi Bandung sebagai Identitas Visual;

8. Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010, tentang Organisasi di Bawah Koordinasi Wakil Rektor;

MEMUTUSKAN Menetapkan :

PERTAMA : Menetapkan tata persuratan di lingkungan Institut Teknologi Bandung yang meliputi : 1. Penggunaan Kode Nomor Surat untuk Unit Kerja dan atau Jabatan di lingkungan

ITB, tersebut dalam Lampiran 1;

Lampiran 2 SOP

Nomor : 002/I1.B05.1/SOP/2014 Tanggal : 12 November 2014 Halaman : 6 dari 25

(16)

2. Kode Klasifikasi Perihal tersebut dalam Lampiran 2;

3. Penggunaan Lambang Institut Teknologi Bandung untuk Surat Keputusan, Surat Dinas, dan Amplop Surat Dinas mengacu pada Surat Keputusan Rektor ITB Nomor : 324/SK/K01/OT/2008, dengan contoh penggunaannya tersebut pada Lampiran 3;

4. Penggunaan Cap ITB untuk Kop Surat Dinas, tersebut dalam Lampiran 4 ; KEDUA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal 1 Februari 2011, dengan ketentuan akan

diperbaiki sebagaimana mestinya apabila terdapat kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di Bandung

Pada tanggal 11 Januari 2011 a.n. Rektor

Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan, dan Alumni

Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin NIP. 19600808 198601 1 001 Tembusan:

1. Ketua Majelis Wali Amanat;

2. Rektor;

3. Ketua Senat Akademik;

4. Ketua Majelis Guru Besar;

5. Ketua Dewan Audit.;

6. Para Wakil Rektor;

7. Para Dekan Fakultas/Sekolah;

8. Ketua Satuan Penjaminan Mutu;

9. Ketua Satuan Pengawas Internal;

10. Para Kepala Lembaga, Para Direktur, Para Kepala UPT;

(17)

8 Lampiran I Surat Keputusan

Nomor : 017/SK/K01/OT/2011 Tanggal : 11 Januari 2011

LAMPIRAN I

KODE NOMOR SURAT UNTUK UNIT KERJA DAN ATAU JABATAN DI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

NO UNIT KERJA/JABATAN KODE

1 2 3

KODE INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG I1

1 Majelis Wali Amanat (MWA)

1. Ketua MWA I1.MWA

2. Wakil Ketua MWA I1.1.MWA

3. Sekretaris MWA I1.2.MWA

2 Majelis Guru Besar (MGB)

1. Ketua MGB I1.MGB

2. Sekretaris MGB I1.1.MGB

3 Senat Akademik (SA)

Ketua SA I1.SA

Sekretaris SA I1.1.SA

4 Rektor I1.A

KANTOR WAKIL REKTOR I1.B

5 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (WRAM)

Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAM) I1.B01 5.1 Sekolah Pasca Sarjana (SPS)

1. Dekan SPS I1.B01.1

2. Wakil Dekan Bidang Akademik Kemahasiswaan dan Penjaminan Mutu I1.B01.1.1

3. Wakil Dekan Bidang Sumber Daya dan Perencanaan I1.B01.1.2

4. Ketua Komisi PPs I1.B01.1.3

5.2 Lembaga Pengkajian Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LP4)

1. Ketua LP4 I1.B01.2

2. Kepala Pusat Inovasi dan Pembelajaran I1.B01.2.1

3. Sekretaris Bidang Pengkajian Pendidikan I1.B01.2.2

4. Sekretaris Bidang Pengkajian Penelitian I1.B01.2.3

5. Sekretaris Bidang Pengkajian Pengabdian Kepada Masyarakat I1.B01.2.4 5.3 Lembaga Tahap Persiapan Bersama (LTPB)

1. Ketua LTPB I1.B01.3

2. Sekretaris Bidang Akademik I1.B01.3.1

3. Sekretaris Bidang Pengembangan Karakter I1.B01.3.2

5.4 Lembaga Kemahasiswaan (LK)

1. Ketua LK I1.B01.4

2. Sekretaris Bidang Kesejahteraan Mahasiswa I1.B01.4.1

3. Sekretaris Bidang Pengembangan Karakter dan Profesi I1.B01.4.2 4. Sekretaris Bidang Non Kurikuler dan Kemasyarakatan I1.B01.4.3

5. Kepala Bagian Tata Usaha I1.B01.4.4

(18)

5.5 Direktorat Pendidikan (DIRDIK) 1. Direktur Pendidikan I1.B01.5

2. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa I1.B01.5.1

3. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan I1.B01.5.2

5.6 Unit Pelaksana Teknis Pusat Bahasa (UPT Bahasa) Kepala UPT Pusat Bahasa I1.B01.6

5.7 Unit Pelaksana Teknis Olah Raga (UPT OR)

Kepala UPT Olah Raga I1.B01.7

5.8 Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan (UPT Perpustakaan)

Kepala UPT Perpustakaan I1.B01.8

5.9 Komisi Penegakan Norma Akademik dan Kemahasiswaan

Ketua Komisi I1.B01.9

6 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG KEUANGAN, PERENCANAAN, DAN PENGEMBANGAN (WRURK))

Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan, dan Pengembangan I1.B02 6.1 Direktorat Keuangan (DIRKU)

1. Direktur Keuangan I1.B02.1

2. Wakil Direktur I1.B02.1.1

3. Ka Sub Direktorat Anggaran dan Perbendaharaan I1.B02.1.2

4. Ka Sub Direktorat Akuntansi I1.B02.1.3

5. Ka Sub Direktorat Pengendalian Keuangan dan Konsolidasi I1.B02.1.4 6.2 Direktorat Perencanaan (DIRPRAN)

1. Direktur Perencanaan I1.B02.2

2. Kepala Sub Direktorat Strategi, Program, dan Anggaran I1.B02.2.1

3. Kepala Sub Direktorat Monitoring dan Evaluasi I1.B02.2.2

6.3 Direktorat Pengembangan (DIRBANG)

1. Direktur Pengembangan I1.B02.3

2. Kepala Sub Direktorat Program I1.B02.3.1

3. Kepala Sub Direktorat Implementasi I1.B02.3.2

7 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG SUMBERDAYA DAN ORGANISASI (WRSO)

Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi (WRSO) I1.B03

7.1 Direktorat Sarana dan Prasarana (SP)

1. Direktur Sarana dan Prasarana I1.B03.1

2. Kasubdit Operasional dan Kebersihan I1.B03.1.1

3. Kasubdit Pendayagunaan dan Perawatan Aset I1.B03.1.2

7.2 Direktorat Kepegawaian (DIRPEG)

1. Direktur Kepegawaian I1.B03.2

2. Kepala Sub Direktorat Administrasi Kepegawaian I1.B03.2.1

3. Kepala Sub Ditrektorat Renumerasi dan Kesejahteraan I1.B03.2.2 7.3 Direktorat Logistik (DIRLOG)

1. Direktur Logistik I1.B03.3

2. Wakil Direktur I1.B03.3.1

3. Kepala Sub Direktorat Sistem Informasi, Kontrak, dan Monev I1.B03.3.2 4. Kepala Sub Direktorat Pengadaan, Penerimaan, Hukum dan Pengelolaan

Rekanan

I1.B03.3.3 5. Kepala Sub Direktorat Penyimpanan, Distribusi, dan Keuangan I1.B03.3.4 7.4 Unit Pelaksana Teknis Pengembangan Manusia, dan Organisasi (UPT PMO)

Kepala UPT PMO I1.B03.4

(19)

10

7.5 Unit Pelaksana Teknis Layanan Kesehatan (UPT YANKES)

Kepala UPT Yankes I1.B03.5

7.6 Unit Pelaksana Teknis Keamanan, Kesehatan, Keselamatan Kerja, dan Lingkungan (UPT K 3 L)

Kepala UPT K 3 L I1.B03.6

Wakil Kepala UPT K3 I1.B03.6.1

Kepala Bidang Kesehatan, Keselamatan Kerja, dan Lingkungan I1.B03.6.2

Kepala Bidang Keamanan dan Ketertiban I1.B03.6.3

8 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG RISET DAN INOVASI (WR RI)

Wakil Rektor Bidang Riset dan Inovasi (WR RI) I1.B04

8.1 Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM)

Ketua LPPM I1.B04.1

Sekretaris LPPM Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat I1.B04.1.2

Sekretaris LPPM Bidang Penelitian I1.B04.1.3

8.2 Pusat-Pusat

1. Kepala Pusat Penelitian Energi Berkelanjutan I1.B04.1.4.1

2. Kepala Pusat Penelitian Pengelolaan Lingkungan, Wilayah dan Infrastruktur I1.B04.1.4.2 3. Kepala Pusat Penelitian Teknologi Informasi dan Komunikasi I1.B04.1.4.3

4. Kepala Pusat Penelitian Bioteknologi I1.B04.1.4.4

5. Kepala Pusat Penelitian Seni Rupa dan Desain I1.B04.1.4.5

6. Kepala Pusat Rekayasa Industri I1.B04.1.4.6

7. Kepala Pusat Pemodelan Matematika dan Simulasi I1.B04.1.4.7

8. Kepala Pusat Mikroelektronika I1.B04.1.4.8

9. Kepala Pusat Perencanaan, dan Pengembangan Kepariwisataan I1.B04.1.4.9

10. Kepala Pusat Ilmu Hayati I1.B04.1.4.10

11. Kepala Pusat Mitigasi dan Bencana I1.B04.1.4.11

12. Kepala Pusat Studi Lingkungan Hidup I1.B04.1.4.12

13. Kepala Pusat Pengembangan Kawasan Pesisir dan Laut I1.B04.1.4.13

14. Kepala Pusat Penginderaan Jauh I1.B04.1.4.14

15. Kepala Pusat Teknologi Instrumentasi dan Otomasi I1.B04.1.4.15 16. Kepala Pusat Kebijakan Publik dan Kepemerintahan I1.B04.1.4.16

17. Kepala Pusat Infrastruktur Data Spasial I1.B04.1.4.17

18. Kepala Pusat Kebijakan Keenergian I1.B04.1.4.18

19. Kepala Pusat Pendayagunaan Open Source Software I1.B04.1.4.19

20. Kepala Pusat Studi Sistem Tak Berawak I1.B04.1.4.20

21. Kepala Pusat Teknologi Kesehatan dan Keolahragaan I1.B04.1.4.21 8.3 Lembaga Pengembangan Inovasi dan Kewirausahaan (LPIK)

1. Ketua LPIK I1.B04.2

2. Sekretaris LPIK I1.B04.2.1

8.3 Sekretaris Bidang Umum Kantor WR RI I1.B04.3

1. Kepala Bagian Administrasi Keuangan I1.B04.3.1

2. Kepala Bagian Administrasi Support I1.B04.3.2

3. Kepala Bagian Administrasi Monitoring, dan Evaluasi I1.B04.3.3 9 KANTOR WAKIL REKTOR BIDANG KOMUNIKASI, KEMITRAAN DAN ALUMNI

(WR KMA)

Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WR KMA) I1.B05 9.1 Direktorat Administrasi Umum dan Hukum (AUH)

1. Direktur Administrasi Umum dan Hukum I1.B05.1

2. Kepala Sub Direktorat Layanan Hukum I1.B05.1.1

3. Kepala Sub Direktorat Tata Kelola Administrasi dan Kearsipan I1.B05.1.2

(20)

9.2 Direktorat Hubungan Masyarakat dan Alumni (HUMAS & ALUMNI)

1. Direktur Humas & Alumni I1.B05.2

2. Kepala Sub Direktorat Protokol dan Dokumentasi I1.B05.2.1

3. Kepala Sub Direktorat Humas dan Publikasi I1.B05.2.2

4. Kepala Sub Direktorat Alumni I1.B05.2.3

9.3 Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional (KHI)

1. Direktur Kemitraan dan Hubungan Internasional I1.B05.3

2. Asisten Direktur Bidang Kemitraan I1.B05.3.1

3. Asisten Direktur Bidang Hubungan Internasional I1.B05.3.2

4. Kepala Sub Direktorat Administrasi Umum I1.B05.3.3

9.4 Unit Sumber Daya Informasi (USDI)

1. Kepala USDI I1.B05.4

2. Kepala Bidang Infrastruktur Teknolgi Informasi I1.B05.4.1

3. Kepala Bidang Pengembangan Sistem Informasi I1.B05.4.2

4. Kepala Bidang Fasilitas dan Layanan Teknologi Informasi I1.B05.4.3 10 Satuan Penjaminan Mutu (SPM)

1. Ketua SPM I1.B06

2. Sekretaris SPM I1.B06.1

11 Satuan Pengawas Internal (SPI)

1. Ketua SPI I1.B07

2. Sekretaris SPI I1.B07.1

12 Dewan Audit (DA)

1. Ketua DA I1.B08

2. Sekretaris DA I1.B08.1

13 Satuan Kekayaan dan Dana (SKD)

1. Ketua SKD I1.B09

2. Direktur Eksekutif SKD I1.B09.1

14 Satuan Usaha Komersial (SUK)

1. Ketua Badan Pengelola SUK I1.B10

2. Wakil Ketua Badan Pengelola SUK I1.B10.1

3. Sekretaris Badan Pengelola SUK I1.B10.2

4. Kepala Bagian Administrasi Umum Badan Pengelola SUK I1.B10.3

FAKULTAS/SEKOLAH I1.C

1 FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA)

1. Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam I1.C01

2. Wakil Dekan Bidang Akademik I1.C01.1

3. Wakil Dekan Bidang Sumber Daya I1.C01.2

4. Ketua Senat I1.C01.3

5. Kepala Bagian Tata Usaha I1.C01.4

1.2 Program Studi

1. Ketua Program Studi Sarjana Matematika I1.C01.5.1

2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Matematika I1.C01.5.2

3. Ketua Program Studi Magister Aktuaria I1.C01.5.3

4. Ketua Program Studi Sarjana Astronomi I1.C01.5.4

5. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Astronomi I1.C01.5.5

6. Ketua Program Studi Sarjana Fisika I1.C01.5.6

7. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Fisika I1.C01.5.6

8. Ketua Program Studi Sarjana Kimia I1.C01.5.7

9. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Kimia I1.C01.5.8

(21)

12

12. Ketua Program Studi Magister Pengajaran Matematika I1.C01.5.12

13. Ketua Program Studi Magister Sains Komputasi I1.C01.5.13

1.3 Kelompok Keahlian/Keilmuan (KK)

1. KK Astronomi I1.C01.6.1

2. KK Fisika Material Elektronik I1.C01.6.2

3. KK Fisika Magnetik dan Fotonik I1.C01.6.3

4. KK Fisika Sistem Kompleks I1.C01.6.4

5. KK Fisika Nuklir dan Biofisika I1.C01.6.5

6. KK Fisika Teoritik Energi Tinggi dan Instrumentasi I1.C01.6.6

7. KK Kimia Analitik I1.C01.6.7

8. KK Kimia Anorganik dan Fisik I1.C01.6.8

9. KK Kimia Organik I1.C01.6.9

10. KK Biokimia I1.C01.6.10

11. KK Aljabar I1.C01.6.11

12. KK Analisis dan Geometri I1.C01.6.12

13. KK Matematika Industri dan Keuangan I1.C01.6.13

14. KK Matematika Kombinatorika I1.C01.6.14

15. KK Statistika I1.C01.6.15

16. KK. Observatorium Bosscha I1.C01.6.16

1.4 Laboratorium/Bengkel/Studio/Unit lain I1.C01.7.1

2 SEKOLAH ILMU DAN TEKNOLOGI HAYATI (SITH)

1. Dekan SITH I1.C02

1. Ketua Program Studi Sarjana Biologi I1.C02.5.1

2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Biologi I1.C02.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Mikro Biologi I1.C02.5.3

4. Ketua Program Studi Magister Bioteknologi I1.C02.5.4

5. Ketua Program Studi Magister Biomanajemen I1.C02.5.5

1. KK Ekologi dan Biosistematik I1.C02.6.1

2. KK Fisiologi, Biologi Perkembangan dan Biomedika I1.C02.6.2

3. KK Mikrobiologi, Genetika dan Biologi Molekuler I1.C02.6.3

4. KK Sains dan Bioteknologi Tumbuhan I1.C02.6.4

3 SEKOLAH FARMASI (SF)

1. Dekan SF I1.C03

6. Pejabat Pengadaan Fakultas/Sekolah I1.C03.4.1

1. Ketua Program Studi Sarjana Sains dan Teknologi Farmasi I1.C03.5.1 2. Ketua Program Studi Sarjana Farmasi Klinik dan Komunitas I1.C03.5.2

3. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Farmasi I1.C03.5.3

4. Ketua Program Pendidikan Profesi Apoteker/Spesialisasi Farmasi I1.C03.5.4

(22)

1. KK Farmakokimia I1.C03.6.1

2. KK Farmasetika I1.C03.6.2

3. KK Biologi Farmasi I1.C03.6.3

4. KK Farmakologi-Farmasi Klinik I1.C03.6.4

5. KK Ilmu Keolahragaan I1.C03.6.5

4 FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN (FTTM)

1. Dekan FTTM I1.C04

1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Pertambangan I1.C04.5.1 2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Rekayasa Pertambangan I1.C04.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Perminyakan I1.C04.5.3

4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Perminyakan I1.C04.5.4

5. Ketua Program Studi Magister Teknik Panas Bumi I1.C04.5.5

6. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Geofisika I1.C04.5.6

7. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Geofisika I1.C04.5.7

8. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Metalurgi I1.C04.5.8

1. KK Teknik Pemboran, Produksi, dan Manajemen Migas I1.C04.6.1

2. KK Teknik Reservoir I1.C04.6.2

3. KK Eksplorasi Sumber Daya Bumi I1.C04.6.3

4. KK Teknik Metalurgi I1.C04.6.4

5. KK Teknik Pertambangan I1.C04.6.5

6. KK Geofisika Terapan I1.C04.6.6

7. KK Geofisika Global I1.C04.6.7

4.4 Laboratorium

1. Laboratorium Panas Bumi I1.C04.7.1

2. Laboratorium Teknik Resevoir I1.C04.7.2

3. Laboratorium Pemboran dan Produksi I1.C04.7.3

4. Laboratorium Eksplorasi dan Evaluasi Bahan Galian I1.C04.7.4

5. Laboratorium Geomekanika dan Peralatan Tambang I1.C04.7.5

6. Laboratorium Lingkungan Tambang I1.C04.7.6

7. Laboratorium Perencanaan dan Valuasi Tambang I1.C04.7.7

8. Laboratorium Pengolahan Bahan Galian I1.C04.7.8

9. Laboratorium Analisis Bahan Galian I1.C04.7.9

10. Laboratorium Metalurgi Proses dan Korosi I1.C04.7.10

11. Laboratorium Metalurgi Fisika dan Keramik I1.C04.7.11

12. Laboratorium Geofisika Eksplorasi dan Dinamika Kerak Bumi I1.C04.7.12

13. Laboratorium Geofisika Reservoir dan Komputasi I1.C04.7.13

14. Laboratorium Geofisika Geofisika Rekayasa I1.C04.7.14

15. Laboratorium Seismolgi I1.C04.7.15

16. Laboratorium Geofisika Dekat Permukan I1.C04.7.16

17. Laboratorium Pengujian dan Karakterisasi Metalurgi I1.C04.7.17

(23)

14

5 FAKULTAS ILMU DAN TEKNOLOGI KEBUMIAN (FITB)

1. Dekan FITB I1.C05

3. Wakil Dekan Bidang Sumberdaya I1.C05.2

4. Ketua Senat FITB I1.C05.3

1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Geologi I1.C05.5.1

2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Geologi I1.C05.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Meteorologi I1.C05.5.3

4. Ketua Program Studi Sarjana Oseanografi I1.C05.5.4

5. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Sains Kebumian I1.C05.5.5 6. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Geodesi dan Geomatika I1.C05.5.6 7. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Geodesi dan Geomatika I1.C05.5.7

8. Ketua Program Studi Magister Teknik Air Tanah I1.C05.5.8

1. KK Geologi I1.C05.6.1

2. KK Geologi Terapan I1.C05.6.2

3. KK Sains Atmosfer I1.C05.6.3

4. KK Oseanografi I1.C05.6.4

5. KK Geodesi I1.C05.6.5

6. KK Inderaja dan Sains Informasi Geografis I1.C05.6.6

7. KK Sains dan Rekayasa Hidrografi I1.C05.6.7

8. KK Surveying dan Kadaster I1.C05.6.8

1. Laboratorium Geologi Rekayasa I1.C05.7.1

2. Laboratorium Geodinamik I1.C05.7.2

3. Laboratorium Geologi Komputasi I1.C05.7.3

4. Laboratorium Petrologi dan Vulkanologi I1.C05.7.4

5. Laboratorium Sedimentogafi I1.C05.7.5

6. Laboratorium Palaentologi I1.C05.7.6

7. Laboratorium Oseanografi Regional dan Teoritik I1.C05.7.7

8. Laboratorium Oseanografi Pantai I1.C05.7.8

9. Laboratorium Analisis Meteorologi I1.C05.7.9

10. Laboratorium Meteorologi Terapan I1.C05.7.10

11. Laboratorium Hidrografi I1.C05.7.11

12. Laboratorium Geodesi I1.C05.7.12

13. Laboratorium Surveying dan Kadaster I1.C05.7.13

14. Laboratorium Penginderaan Jarak Jauh, dan Sistem Informasi Geografis I1.C05.7.14

15. Laboratorium Geodesi Komputasi I1.C05.7.15

6 FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI (FTI)

1. Dekan FTI I1.C06

1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Kimia I1.C06.5.1

2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Kimia I1.C06.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Fisika I1.C06.5.3

4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Fisika I1.C06.5.4 5. Ketua Program Studi Magister Instrumentasi dan Kontrol I1.C06.5.5

(24)

6. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Industri I1.C06.5.6 7. Ketua Program Studi Magister, dan Doktor Teknik dan Manajemen Industri I1.C06.5.7 6.2 Kelompok Keahlian/Keilmuan (KK)

1. KK Perancangan dan Pengembangan Proses Teknik Kimia I1.C06.6.1 2. KK Perencanaan dan Pengembangan Produk Teknik Kimia I1.C06.6.2

3. KK Energi dan Sistem Pemroses Teknik Kimia I1.C06.6.3

4. KK Teknik Fisika I1.C06.6.4

5. KK Instrumentasi dan Kontrol I1.C06.6.5

6. KK Sistem Manufaktur I1.C06.6.6

7. KK Manajemen Industri I1.C06.6.7

8. KK Sistem Industri dan Tekno-Ekonomi I1.C06.6.8

6.3 Laboratorium/Bengkel/Studio I1.C06.7.1

6.4 Unit lain

1. Koordinator Riset dan Kemitraan I1.C06.8.1

2. Kerjasama Program Magister Teknik dan Manajemen Industri – Kementrian Perindustrian

I1.C06.8.1 3. Kerjasama Program Magister Instrumentasi dan Kontrol – Kementrian

Perdagangan

I1.C06.8.1 4. Kerjasama Program Diploma Tiga (D3) Metrologi dan Instrumentasi – Kementrian

Perdagangan

I1.C06.8.1 5. Kerjasama Program Diploma Satu (D1) Teknologi Petrokimia – Petrokimia Gresik I1.C06.8.1 7 SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA (STEI)

1. Dekan STEI I1.C07

1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Informatika I1.C07.5.1

2. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Elektro I1.C07.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Tenaga Listrik I1.C07.5.3 4. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Telekomunikasi I1.C07.5.4 5. Ketua Program Studi Sarjana Sistem dan Teknologi Informasi I1.C07.5.5 6. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Elektro I1.C07.5.6

7. Ketua Program Studi Magister Informatika I1.C07.5.7

1. KK Teknik Ketenagalistrikan I1.C07.6.1

2. KK Teknik Telekomunikasi I1.C07.6.2

3. KK Elektronika I1.C07.6.4

4. KK Sistem Kendali dan Komputer I1.C07.6.5

5. KK Teknik Komputer I1.C07.6.6

6. KK Teknik Biomedika I1.C07.6.7

7. KK Teknologi Informasi I1.C07.6.8

8. KK Rekayasa Perangkat Lunak dan Data I1.C07.6.9

9. KK Informatika I1.C07.6.10

8 FAKULTAS TEKNIK MESIN DAN DIRGANTARA (FTMD)

1. Dekan FTMD I1.C08

(25)

16

1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Mesin I1.C08.5.1

2. Ketua Program Studi Sarjana Aeronotika dan Astronotika I1.C08.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Material I1.C08.5.3

4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Penerbangan I1.C08.5.4 5. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Mesin I1.C08.5.5 6. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Ilmu dan Teknik Material I1.C08.5.6 8.2 Kelompok Keahlian/Keilmuan (KK)

1. KK Perancangan Mesin I1.C08.6.1

2. KK Konversi Energi I1.C08.6.2

3. KK Ilmu dan Teknik Material I1.C08.6.3

4. KK Teknik Produksi Mesin I1.C08.6.4

5. KK Fisika Terbang I1.C08.6.5

6. KK Struktur Ringan I1.C08.6.6

7. KK Desain, Operasi dan Perawatan Pesawat Terbang I1.C08.6.7

9 FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN LINGKUNGAN (FTSL)

1. Dekan FTSL I1.C09

1. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Sipil I1.C09.5.1

2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Sipil I1.C09.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Lingkungan I1.C09.5.3

4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Teknik Lingkungan I1.C09.5.4

5. Ketua Program Studi Sarjana Teknik Kelautan I1.C09.5.5

6. Ketua Program Studi Magister Teknik Kelautan I1.C09.5.6

7. Ketua Program Studi Magister Sistem dan Teknik Jalan Raya I1.C09.5.7 8. Ketua Program Studi Magister Berorientasi Terapan Pengelolaan Sumber Daya

Air

I1.C09.5.8 9.2 Kelompok Keahlian/Keilmuan (KK)

1. KK Rekayasa Struktur I1.C09.6.1

2. KK Rekayasa Geoteknik I1.C09.6.2

3. KK Teknik Sumber Daya Air I1.C09.6.3

4. KK Rekayasa Transportasi I1.C09.6.4

5. KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi I1.C09.6.5

6. KK Teknik Kelautan I1.C09.6.6

7. KK Rekayasa Air dan Limbah Cair I1.C09.6.7

8. KK Pengelolaan Udara dan Limbah I1.C09.6.8

9. KK Teknologi Pengelolaan Lingkungan I1.C09.6.9

1. Laboratorium Rekayasa Struktur I1.C09.7.1

2. Laboratorium Mekanika Tanah I1.C09.7.2

3. Laboratorium Rekayasa Jalan dan Lalulintas I1.C09.7.3

4. Laboratorium Rekayasa Sumber Daya Air I1.C09.7.4

5. Laboratorium Manajemen dan Rekayasa Konstruksi I1.C09.7.5

6. Laboratorium Kualitas Air I1.C09.7.6

7. Laboratorium Teknik Pengelolaan Air I1.C09.7.7

(26)

8. Laboratorium Kualitas Udara I1.C09.7.8

9. Laboratorium Buangan Padat dan B3 I1.C09.7.9

10. Laboratorium Hygiene Industri dan Toksikologi I1.C09.7.10

11. Laboratorium Teknik Kelautan I1.C09.7.11

12. Unit Komputasi dan Sistem Informasi I1.C09.7.12

. 13. Workshop I1.C09.7.13

10 SEKOLAH ARSITEKTUR, PERENCANAAN, DAN PENGEMBANGAN KEBIJAKAN (SAPPK)

1. Dekan SAPPK I1.C10

1. Ketua Program Studi Sarjana Arsitektur I1.C10.5.1

2. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Arsitektur I1.C10.5.2 3. Ketua Program Studi Sarjana Perencanaan Wilayah dan Kota I1.C10.5.3 4. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Perencanaan Wilayah dan Kota I1.C10.5.4

5. Ketua Program Studi Magister Rancang Kota I1.C10.5.5

6. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Transportasi I1.C10.5.6 7. Ketua Program Studi Magister Terapan Studi Pertahanan I1.C10.5.7

8. Terapan Perencanaan Kepariwisataan I1.C10.5.8

9. Ketua Program Studi Magister Studi Pembangunan I1.C10.5.9

1. KK Perancangan Arsitektur I1.C10.6.1

2. KK Teknologi Bangunan I1.C10.6.2

3. KK Sejarah, Teori dan Kritik Arsitektur I1.C10.6.3

4. KK Perumahan dan Permukiman I1.C10.6.4

5. KK Perencanaan Wilayah dan Perdesaan I1.C10.6.5

6. KK Perencanaan dan Perancangan Kota I1.C10.6.6

7. KK Sistem Infrastruktur Wilayah dan Kota I1.C10.6.7

8. KK Pengelolaan Pembangunan dan Pengembangan Kebijakan I1.C10.6.8

11 FAKULTAS SENI RUPA DAN DESAIN (FSRD)

1. Dekan Fakultas Seni Rupa dan Desain I1.C11

1. Ketua Program Studi Sarjana Seni Rupa I1.C11.5.1

2. Ketua Program Studi Sarjana Kriya I1.C11.5.2

3. Ketua Program Studi Sarjana Desain Komunikasi Visual I1.C11.5.3

4. Ketua Program Studi Sarjana Desain Interior I1.C11.5.4

5. Ketua Program Studi Sarjana Desain Produk I1.C11.5.5

6. Ketua Program Studi Magister Seni Rupa I1.C11.5.6

7. Ketua Progran Studi Magister Desain I1.C11.5.7

8. Ketua Program Studi Doktor Ilmu Seni Rupa dan Desain I1.C11.5.8

9. Koordinator TPB FSRD I1.C11.5.9

10. Koordinator Sosio Teknologi FSRD I1.C11.5.10

(27)

18 11.2 Kelompok Keahlian/Keilmuan (KK)

1. KK Seni Rupa I1.C11.6.1

2. KK Estetika dan Ilmu-ilmu Seni I1.C11.6.2

3. KK Kriya dan Tradisi I1.C11.6.3

4. KK Manusia dan Ruang Interior I1.C11.6.4

5. KK Manusia dan Desain Produk Industri I1.C11.6.5

6. KK Komunikasi Visual dan Multimedia I1.C11.6.6

7. KK Ilmu-ilmu Desain dan Budaya Visual I1.C11.6.7

8. KK Ilmu-ilmu Kemanusiaan I1.C11.6.8

12 SEKOLAH BISNIS DAN MANAJEMEN (SBM)

1. Dekan SBM I1.C12

1. Ketua Program Studi Sarjana Manajemen I1.C12.5.1

2. Ketua Program Studi Magister Administrasi Bisnis I1.C12.5.2

3. Ketua Program Studi Magister dan Doktor Sains Manajemen I1.C12.5.3 12.2 Kelompok Keahlian/Keilmuan

1. KK Manajemen Manusia dan Kewirausahaan I1.C12.6.1

2. KK Manajemen Operasi dan Keuangan I1.C12.6.2

12.3 Laboratorium/Bengkel/Studio/Unit lain

1. Center of Innovation, Entrepreneurship and Leadership I1.C12.7.1

2. Center of Knowledge for Business Competitiveness I1.C12.7.2

3. Public Relation I1.C12.7.3

4. Quality Assurance and Acreditation I1.C12.7.4

13. KEPANITIAAN/SATGAS

Kode Penomoran Surat dan Cap yang dikeluarkan oleh Kepanitiaan/Satgas resmi ITB, adalah menginduk pada Unit Kerja Utama yang membentuk kepanitiaan/satgas tersebut.

Contoh :

Panitia/Satgas Pemilihan Mahasiswa Berprestasi : ../I1.B01/KM.PANITIA/2011

a.n. Rektor

Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin NIP. 19600808 198601 1 001

(28)

Lampiran II Surat Keputusan Nomor : 017/SK/K01/OT/2011 Tanggal : 11 Januari 2011

LAMPIRAN II

KODE KLASIFIKASI PERIHAL

NO KALSIFIKASI PERIHAL KODE

1 Pendidikan dan Pengajaran PP

2 Penelitian PL

3 Pengabdian pada Masyarakat PM

4 Penelitian dan Pengembangan PG

5 Kemahasiswaan KM

6 Hubungan Masyarakat HM

7 Kerjasama Luar Negeri LN

8 Kerjasama Dalam Negeri DN

9 Organisasi dan Tatakerja OT

10 Sarana dan Prasarana SP

11 Perlengkapan LK

12 Perencanaan PR

13 Ketatausahaan TU

14 Kepegawaian KP

15 Keuangan KU

16 Hukum HK

17 Pengawasan WS

18 Kelembagaan Pendidikan Tinggi KL

19 Kuliah Kerja Nyata KN

20 Pengembangan Kepustakaan PK

21 Kesenian KS

22 Pembinaan dan Pengembangan Bahasa PB

23 Kepustakaan dan Perbukuan PT

24 Teknologi Komunikasi Pendidikan TP

25 Penerbitan PB

26 Lain – Lain LL

Contoh Implementasi Penggunaan Kode Nomor Surat Untuk Unit Kerja dan atau Jabatan dan Kode Klasifikasi Perihal adalah sebagai berikut :

(29)

20 Contoh 1 : Unit Kerja MWA

Nomor : 001/I1/MWA/OT/2010

Contoh 2 : Unit Kerja Direktorat Pendidikan, Kantor Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Nomor : 001/I1.B01.4/TP/2010

NOMOR URUT SURAT

HURUF i (CAPITAL) MENUNJUKKAN KODE INSTITUT

ANGKA 1 MENUNJUKKAN KODE ITB

KODE UNIT KERJA (MWA)

TAHUN PEMBUATAN SURAT

NOMOR URUT SURAT

HURUF i (CAPITAL) KODE INSTITUT

ANGKA 1 KODE ITB

KODE UNIT KERJA/JAB. (WRAM) KODE UNIT KERJA/JAB.

DIREKTUR PENDIDIKAN

KODE PERIHAL (Teknologi Komunikasi Pendidikan)

KODE PERIHAL (Organisasi dan Tatakerja)

(30)

Contoh 3 : Unit Kerja Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)

Nomor : 001/I1.C01/SP/2010

a.n. Rektor

Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin NIP. 19600808 198601 1 001 NOMOR URUT SURAT

HURUF i (CAPITAL) KODE INSTITUT

ANGKA 1 KODE ITB

KODE UNIT KERJA /JABATAN (DEKAN FMIPA)

KODE PERIHAL (Sarana dan Prasarana)

(31)

22 Lampiran III Surat Keputusan

Nomor : 017/SK/K01/OT/2011 Tanggal : 11 Januari 2011

LAMPIRAN III

KETENTUAN PENGGUNAAN LAMBANG INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG UNTUK KEPENTINGAN DINAS

Penggunaan Lambang Resmi Institut Teknologi Bandung, yang digunakan untuk kepentingan dinas, seperti Surat Keputusan, Surat Dinas, Amplop Dinas atau surat-surat lain yang sejenis, mengacu pada Surat Keputusan Rektor Institut Teknologi Bandung, Nomor 324/SK/K01/OT/2008, tanggal 31 Desember 2008, tentang Penggunaan Lambang Institut Teknologi Bandung sebagai Identitas Visual. Implementasi dari Surat Keputusan tersebut, diatur sebagai berikut :

1. Lambang ITB yang digunakan untuk kepentingan dinas adalah Logo Ganesa berbentuk Garis;

2. Ketentuan penggunaan Jenis Huruf berikut ukurannya untuk Kop Surat maupun Amplop adalah sebagai berikut :

a. Kop Utama

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN

Jalan Ganesa 10 Bandung 40135,Telp: +6222 2506282, Fax +6222 2506282, e-mail : dekan@fttm.itb.ac.id

b. Sub Kop

3. Contoh penggunaan Lambang ITB, dan huruf pada Kop Surat dan Amplop adalah sebagai berikut : Contoh 1 : KOP UNTUK SURAT KEPUTUSAN (SK)

Tanpa tulisan nama Institut Teknologi Bandung Logo Ganesa

bentuk Garis

Huruf Palatino Bold, Ukuran “20”

Huruf Trebuchet MS, Ukuran “8”

Program Studi Sarjana Teknik Pertambangan

Labtek IV, Lantai 2 Jalan Ganesa 10 Bandung Telp : +6222 2502239

Huruf : Tahoma Bold, Ukuran “9”

Huruf :Tahoma, Ukuran 9

Huruf Trebuchet MS, Ukuran “14”

(32)

Contoh 2 : KOP SURAT DAN AMPLOP

Contoh Kop Surat/Amplop : Rektor dan Wakil Rektor

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Jalan Tamansari 64 Bandung 40132,Telp: +6222 2508515, Fax +6222 2508515, e-mail : wram@.itb.ac.id

Contoh Kop Surat/Amplop : Unit Kerja di bawah koordinasi Wakil Rektor

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

LEMBAGA KEMAHASISWAAN

Campus Center Barat, Lantai 1, Jalan Ganesa 10 Bandung 40135 , Telp: +6222 2504814, Fax +6222 2504814

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

DIREKTORAT ADMINISTASI UMUM DAN HUKUM

Contoh Kop Surat/Amplop : Fakultas/Sekolah

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN

Jalan Ganesha 10 Bandung 40135,Telp: +6222 2506282, Fax +6222 2506282, e-mail : dekan@fttm.itb.ac.id

Contoh Kop Surat/Amplop : Program Studi

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN

Program Studi Sarjana Teknik Pertambangan

Labtek IV, Lantai 2 Jalan Ganesa 10 Bandung Telp : +6222 2502239

(33)

24

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN

Jalan Ganesha 10 Bandung 40135, Telp. +6222 2506282, Fax +6222 2506282, e-mail : dekan@fttm.itb.ac.id

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

FAKULTAS TEKNIK PERTAMBANGAN DAN PERMINYAKAN

Jalan Ganesha 10 Bandung 40135,Telp: +6222 2506282, Fax +6222 2506282, e-mail : dekan@fttm.itb.ac.id Program Studi

Magister dan Doktor Rekayasa Pertambangan Labtek VI, Lt.2, Jalan Ganesa 10

Bandung Telp : +6222 2504551

Kelompok Keahlian (KK) Teknik Reservoir Teknik Perminyakan, Lt. 2,

Jalan Ganesa 10 Bandung Telp : +6222 2504956

Laboratorium Pemboran dan Produksi Teknik Perminyakan, Lt. 2,

Jalan Ganesa 10 Bandung Telp : +6222 2504956

Senat Fakultas Gedung..., Telp/Fax...

Jalan Ganesa 10 Bandung

Contoh Kop Surat/Amplop : Program Studi Magister dan Doktor Rekayasa Pertambangan

Contoh Kop Surat/Amplop : Kelompok Keahlian (KK)

Contoh Kop Surat/Amplop : Laboratorium

Contoh Kop Surat/Amplop : Senat Fakultas

(34)

Jika ada unit kerja yang memandang penting untuk mencantumkan identitas tambahan (seperti ISO, Program Kerja Sama dan lain-lain yang sejenis), pada surat dinas dapat dicantumkan pada lembaran paling bawah sebagai footer, dengan contoh sebagai berikut :

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

SATUAN PENJAMINAN MUTU

ISO 2009

Contoh 3 : PENGGUNAAN LAMBANG ITB DENGAN LOGO DALAM BENTUK LINGKARAN Penggunaan lambang ITB dengan logo dalam bentuk lingkaran, seperti gambar berikut :

dapat digunakan sebagai lambang dalam pembuatan Media Publikasi (Baligho, Spanduk, Poster, dan sejenisnya), Sponsorship, Sertifikat, Piagam, Plakat, dan lain-lain yang sejenis.

Contoh 4 : Cap dinas ITB (sengaja tidak ditampilkan)

a.n. Rektor

Prof. Dr. Hasanuddin Z. Abidin NIP. 19600808 198601 1 001

(35)

Standard Operating Procedure (SOP)

PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP

No. 003/I1.B05.1/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung

2014

(36)

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP

LEMBAR PENGESAHAN

(37)

2

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ... 1 Daftar isi ... 2 I. Unit Kerja Terkait ... 3 II. Tujuan ... 3 III. Referensi ... 3 IV. Pengertian ... 3 V. Prosedur ... 4 VI. Indikator Keberhasilan ... 4 VII. Lampiran ... 4

(38)

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Unit Kerja UKA/UKP Pengolah/pencipta Arsip 2. Direktorat Administrasi Umum dan Hukum (Dit-AUH) 3. Satuan Pengawas Internal

4. Panitia Pemusnah Arsip 5. Pihak ketiga

II. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah :

1. Membuat standar penyusutan arsip di ITBi.

2. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan/Pusat Arsip.

3. Mengurangi jumlah arsip yang telah habis masa retensinya sehingga beban pengelolaan arsip unit kerja menjadi berkurang.

III. REFERENSI

1. Undang Undang RI, Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksana Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

3. Peraturan Pemerintah RI, Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

4. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI, Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi (Penyimpanan) Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan PTN dan Kopertis

5. Jadwal Retensi Arsip (JRA) ITB.

IV. PENGERTIAN

1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : [1]. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, [2]. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, [3]. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

2. Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang diakses, tetapi harus disimpan untuk keperluan referensi yang jarang sifatnya, atau memenuhi persyaratan hukum retensi atau untuk nilai guna yang panjang karena alasan hukum atau alasan lainnya keperluan korepondesi dengan pihak internal maupun eksternal.

3. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

4. Unit Pengolah/Pencipta arsip adalah Unit Kerja ITB (UKA/UKP) yang mengelola atau menggunakan arsip aktif secara langsung untuk kepentingan proses kegiatan di unit kerjanya.

5. Unit Kearsipan adalah Pusat Arsip ITB (ITB Archive Centre) yakni sebuah lembaga di ITB yang melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis di ITB.

(39)

4

Standard Operating Prosedure (SOP)

JUDUL : PENYUSUTAN ARSIP

V. PROSEDUR

1. Pimpinan Unit Kerja UKA/UKP menyusun panitia pemusnahan arsip yang ditetapkan dengan Keputusan Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi, a.n. Rektor (contoh lampiran 7).

2. Panitia melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

a. Pemilahan arsip-arsip ke dalam 2 (dua) kategori, yaitu kategoti arsip dan kategori non arsip. Yang masuk kategori non arsip misalnya : duplikasi foto kopi yang berlebih, dokumen lain yang tidak bernilai arsip)

b. Kategori non arsip dapat langsung dimusnahkan tanpa dibuat daftar.

c. Kategori arsip diidentifikasi masa retensinya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) lampiran 8.

d. Kategori arsip yang akan dimusnahkan dibuat daftar arsip usul musnah (lampiran 3).

3. Pimpinan Unit Kerja, Ketua Panitia, dan Tim Penilai Arsip melaksanakan rapat untuk menilai arsip usulk musnah. Hasil rapat ini harus dibuat rekomendasi yang dikeluarkan oleh Tim Penilai Arsip dengan format hasil penilaian terdapat pada lampiran 4.

4. Ketua Panitia membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip (lampiran 5).

5. Pelaksanaan pemusnahan arsip oleh panitia dengan cara di cacah dengan Paper Shredder, di bakar atau di buat bubur kertas.

6. Jika sistem pemusnahannya dilakukan oleh pihak ke 3, maka perlu dilengkapi dengan perjanjian (lampiran 6).

7. Pimpinan Unit Kerja, 1 orang pejabat dari Satuan Pengawas Internal, dan 1 orang pejabat dari Direktorat Administrasi Umum dan Hukum bertindak sebagai saksi dalam propses pemusnahannya.

8. Selesai [Surat Keputusan, Daftar Arsip yang dimusnahakan, Berita Acara, Lembar penilaian, dll yang berkaitan dengan pemusnahan arsip tersebut disimpan sebagai arsip permanen).

1. Pemusnahan arsip di lingkungan ITB dapat dilakukan secara berkala sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Beban unit kerja yang berkaitan dengan kearsipan semakin berkurang.

VII. LAMPIRAN

1. Diagram alir proses Penyusutan/Penghapusan Arsip 2. Contoh perencanaan penyusutan/pemusnahan arsip 3. Formulir daftar usulan arsip yang akan dimusnahan 4. Format Pertimbangan Tim Penilai Arsip

5. Berita Acara Pemusnahan Arsip

6. Surat perjanjian pemusnahan arsip (jika pemusnahan dilakukan oleh pihak ke 3) 7. Contoh Surat Keputusan Panitia Pemusnah Arsip

8. Peraturan Rektor tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA)

(40)

Lampiran 1 SOP, Nomor : 003/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014 Halaman : 5 dari 44

DIAGRAM ALIR PROSES PENYUSUTAN/PENGHAPUSAN ARSIP

NO PROSEDUR UNIT KERJA TERKAIT

UKA/UKP PANITIA PIHAK KETIGA DIT AUH DAN SPI 1

2

3

4

5 6 7

8

Pimpinan Unit Kerja UKA/UKP menyusun panitia pemusnahan arsip yang ditetapkan dengan Keputusan Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi, a.n. Rektor (contoh lampiran 7).

Panitia melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

a. Pemilahan arsip-arsip ke dalam 2 (dua) kategori, yaitu kategoti arsip dan kategori non arsip. Yang masuk kategori non arsip misalnya : duplikasi foto kopi yang berlebih, dokumen lain yang tidak bernilai arsip)

b. Kategori non arsip dapat langsung dimusnahkan tanpa dibuat daftar.

c. Kategori arsip diidentifikasi masa retensinya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) lampiran 8.

d. Kategori arsip yang akan dimusnahkan dibuat daftar arsip usul musnah (lampiran 3).

Pimpinan Unit Kerja, Ketua Panitia, dan Tim Penilai Arsip melaksanakan rapat untuk menilai arsip usul musnah. Hasil rapat ini harus dibuat rekomendasi dengan menggunakan format sebagaimana lampiran 4.

Ketua Panitia membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip, dengan lampiran : Surat Keputusan, Daftar Arsip yang dimusnahakan, Berita Acara, Lembar penilaian, dll

Pelaksanaan pemusnahan arsip oleh panitia dengan cara di cacah dengan Paper Shredder, dibakar atau di buat bubur kertas.

Jika sistem pemusnahannya dilakukan oleh pihak ke 3, maka perlu dilengkapi dengan perjanjian (lampiran 6).

Pimpinan Unit Kerja, 1 orang pejabat dari Satuan Pengawas Internal, dan 1 orang pejabat dari Direktorat Administrasi Umum dan Hukum bertindak sebagai saksi dalam propses pemusnahannya.

Selesai [Dokumen : Surat Keputusan, Daftar Arsip yang dimusnahakan, Berita Acara, Lembar penilaian, dll) disimpan sebagai arsip permanen).

TEMBUSAN

2.a

6 1

3

2.b 2.c-d

5

7

8 8

4

(41)

6

PERENCANAAN PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN ARSIP

1 Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip

2 Rapat Panitia

Tgl berapa

3 Pelaksanaan inventarisasi arsip yang akan dimusnahkan

... s.d. ...

4 Daftar Arsip Usul Musnah Tgl berapa

5 Rapat Penilaian arsip usul musnah Tgl berapa

5 Persetujuan dan penetapan arsip yang akan dimusnahkan

Tgl berapa

6 Berita Acara Pemusnahan Arsip Tgl berapa

7 Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Tgl berapa

8

Selesai : Simpan bukti2 surat

permohonan, Jadwal dan prosedur ini, SK, Berita Acara dan lampiran lainnya

Permanen

(42)

Lampiran 3 SOP, Nomor 003/I1.B05.1/SOP/2014, Tanggal : 12 November 2014 Halaman : 7 dari 44

DAFTAR USUL ARSIP MUSNAH

NO JENIS ARSIP TAHUN JML SATUAN TINGKAT

PERKEM- BANGAN

KETERANGAN

1 Diisi dengan jenis berkas :

1. Surat, SK, dan dokumen lainnya

2. Nomor, tanggal, perihal, asal, tujuan dll secara detail)

Diisi dengan tahun pembuatan arsip

Diisi dengan angka

Lembar/Boks/

Odner Asli/Copy/tindasan Diisi dengan kondisi arsip (rusak, tdk legkap) atau ciri fisik yang spesifik)

(43)

8

PERTIMBANGAN TIM PENILAI ARSIP

Berdasarkan daftar arsip usul musnah nomor ...yang dikelola oleh ...(nama unit kerja), setelah dilakukan penilaian dan mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif di Institut Teknologi Bandung, maka arsip sebagaimana tersebut dalam daftar arsip usul musnah dapat dilakukan.

Demikian pertimbangan tim penilai, sehingga usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Bandung, ...

Tim Penilai

1. .../NIP. ... (Ketua), Jabatan ...

2. .../NIP. ... (Anggota), Jabatan ...

3. dst

(44)

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP Nomor : ...

Pada hari ini ...tanggal ...bualn ...tahun ...yang bertanda tangan di bawah ini, telah melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana daftar terlampir.

Pemusnahan arsip tersebut mengacu pada Peraturan JRA ITB, dan pertimbangan Tim Penilai Arsip.

Pemusnahan arsip secara total dilakukan dengan cara ...

Demikian berita acara ini dibuat, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, ...

ttd

Saksi-Saksi ... (Ketua Panitia) ttd

1. ... Jabatan ..., Pimpinan Unit Kerja pengolah/pencipta arsip ttd

2. ..., Jabatan ..., (dari unsur Hukum ITB) ttd

3. ..., Jabatan ... (dari unsur SPI-ITB)

(45)

10

SURAT PERJANJIAN PEMUSNAHAN ARSIP (jika pemusnahan dilakukan oleh pihak ke 3) Nomor :...

Pada hari ini ... tanggal ... bulan ... tahun ... kami yang bertanda tangan di bawah ini : N a m a : ...

N I P : ...

Jabatan : ...

Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KE I ; N a m a : ...

N I P : ...

Jabatan : ...

Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KE II;

Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK KE I dan PIHAK KE II telah mengikat perjanjian sebagai berikut :

Pasal 1

Surat Keputusan ... Nomor ... tentang Pemusnahan Arsip (Instansi) PIHAK KE I mengijinkan kepada PIHAK KE II untuk melaksanakan pemusnahan arsip (Instansi) yang telah dilakukan sesuai

peraturan yang berlaku,

Pasal 2

PIHAK KE I bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1.

Pasal 3

PIHAK KE II tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1 dan bersedia menjaga kerahasiaan informasi baik sebagian maupun keseluruhan.

Pasal 4

PIHAK KE II melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenali lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur.

Pasal 5

PIHAK KE II bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK KE I dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK KE I sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KE II baik sengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK KE I merasa dirugikan, sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.

Pasal 6

Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada lembar kesatu dan kedua ditempel materai yang masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama PIHAK KE II

Bandung, ...

Pihak II Pihak II

Saksi-saksi : Nama : dst