158
PERAN HUMAS DALAM PENGOLAHAN INFORMASI KEPADA MASYARAKAT DI KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA
PROVINSI SUMATERA UTARA Dwi Puspita Sari
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Puspitadwii98@gmail.com
Sri Sudiarti
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara Sudiarti_s@ymail.com
Abstract : The problem raised in this study is how the role of Public Relations in processing information to the public at the regional office of the Ministry of Religion of North Sumatra Province. The method used in this research is descriptive analysis using a qualitative approach. The Public Relations Division at the North Sumatra Ministry of Religion Regional Office plays an important role in providing information to the public. In carrying out the implementation of PR information actively. However, along with this, there are still obstacles experienced, including limited human resources, team communication that is not solid, and monotonous activity programs that have not been felt. Therefore, the researcher suggests the need to improve facilities to support work in the Public Relations section of the regional office of the provincial ministry of religion. North Sumatra and build good communication, And it is also important to add personnel who are experts in this field, so that the information provided to the public can be maximized and more varied
Keywords: Role, Public Relations, Information Processing
Abstrak : Masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana peran Humas dalam pengolahan informasi kepada masyarakat dikantor wilayah kementrian agama Provinsi Sumatera Utara. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Bidang Humas di kanwil kemenag sumut, memeagang peranan penting dalam memberikan informasi kepada masyarakat. Dalam melaksanakan tugasnya pengolahan informasi Humas secara aktif telah berjalan dengan baik. Namun seiring dengan hal tersebut, masih ada kendala yang dialami, diantaranya sumber daya manusia yang terbatas, komukasi tim yang tidak solid, serta program kegiatan yang monoton sehingga keberadaannya belum dirasakan. Oleh karena itu, peneliti menyarankan perlunya untuk peningkatan fasilitas dalam rangka mendukung pekerjaan di bagian Humas dikantor wilayah kementrian agama prov. Sumut serta membangun komunikasi yang baik, Dan juga penting untuk menambah personil yang ahli di bidang ini, sehingga informasi yang diberikan kepada masyarakat dapat dimaksimalkan dan lebih bervariasi.
159
Kata Kunci : Peran, Hubungan Masyarakat, Pengolahan Informasi
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu teknologi dan informasi merupakan sebuah fenomena yang terus berkembang dan berkembang. Oleh karena itu, pemerintah sebagai pengemban tugas masyarakat harus tanggal dalam merespon perkembangan tersebut. Dengan adanya unit kehumasan dalam organisasi dalam hal ini adalah pemerintah, yang menjadi suatu keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya penyebaran atau publikasian informasi tentang acara atau aktivitas instansi yang bersangkutan, apakah itu ditujukan untuk hubungan masyarakat kedalam atau untuk masyarakat luas. Sekarang hubungan masyarakat adalah alat atau saluran yang memfasilitasi interaksi dan proses komunikasi untuk memperoleh informasi tentang publikasi pembangunan nasional melalui kerjasama dengan pihak terkait seperti pers, media cetak atau elektronik hinga media tradisional lainnya.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, secara garis besar hubungan masyarakat memiliki peran ganda: yakni fungsi keluar untuk memberi informasi atau berita yang diberikan sesuai dengan tujuan dan kebijakan organisasi menargetkan masyarakat sebagai target sasarannya, sedangkan kedalam harus menyerap reaksi, aspirasi atau opini masyarakat demi kepentingan kelembagaan atau tujuan bersama. Mengingat, setiap keinginan atau aspirasi masyarakat itu beragam, dan tidak semua orang selalu menguntungkan atau bersifat negatif, kontroversial dan kontradiktif.
Di sini, peran humas menjadi sangat penting di setiap pemerintah hubungan tersebut harus dapat mengamati dan memahami keinginan, keinginan, dan aspirasi
160
yang ada di masyarakat. Sehingga dapat memberikan saran atau curah pendapat untuk menentukan tindakan yang akan diambil oleh instansi pemerintah. Dimana Humas tersebut harus dapat mengamati dan memahami keinginan dan aspirasi yang ada di masyarakat. Untuk dapat memberikan saran atau curah pendapat serta menanggapi tindakan yang akan diambil oleh instansi pemerintah. Beradaptasi dan memenuhi semua keinginan pihak masyarakat yang terluka dan menjaga hubungan baik kepuasan antara humas dan pejabat pemerintah.
Menurut James E. Gruning, perkembangan HUMAS Ada 4 model dalam prakteknya, secara konseptual dan manajemen Komunikasi, yaitu sebagai berikut:
1. Model press agentry atau model propaganda
Dalam praktiknya, HUMAS saat ini sedang melakukan propaganda melalui komunikasi searah untuk tujuan mamberikan publisitas yang menguntungkan dan khususnya menghadapi media massa. Walaupun pemberian informasinya tidak jujur atau mengandung ketidakbenaran sebagai upaya manipulasinya hal yang negatif atas lembaga atau organisasinya.
2. Model informasi publik
Dalam hal ini HUMAS berperan sebagai “jurnalis residen”, Artinya berperan sebagai jurnalis dalam menyebarkan berita dan memberikan informasi kepada publik dan mengontrol berita atau Informasi lebih baik disebarluaskan kepada publik, termasuk mendapatkan kebenaran dengan mendistribusikan surat kabar, brosur, dan surat langsung
3. Model Asimetris dua arah
161
Pada tahap ini HUMAS sudah berpengalaman dalam praktek menyebarluaskan informasi berdasarkan hasil penelitian dan strategi ilmiah (Persuasif Ilmiah) berusaha meyakinkan masyarakat agar mau kerjasama, kinerja dan pemikiran sesuai harapan organisasi.
4. Model simetri dua arah
Dalam model ini, HUMAS melakukan aktivitas berbasis penelitian dan menggunakan teknologi komunikasi untuk mengelola konflik dan Secara strategis meningkatkan pemahaman publik.
Disini penulis mencoba mengkaji fungsi Humas secara mendalam untuk menangani informasi publik di Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.
LANDASAN TEORI Peran
Peran adalah aspek dinamis yang berupa tindakan atau perilaku yang dilaksanakan oleh seseorang yang menempati atau memangku suatu posisi dalam melaksnakan hak-hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukannya. Jika seseorang menjalankan peran tersebut dengan baik, dengan sendirinya akan berharap bahwa apa yang dijalankan sesuai keinginan dari lingkungannya.
Peran diartikan sebagai perangkat tingkah yang diharapkan dimiliki oleh orang yang berkedudukan dimasyarakat. Kedudukan dalam hal ini diharapkan sebagai posisi tertentu di dalam masyarakat yang mungkin tinggi. Sedang-sedang saja atau rendah. Kedudukan adalah suatu wadah yang isinya adalah hak dan kewajiban tertentu.sedangkan hak dan kewajiban tersebut dapat dikatakan sebagai peran.oleh karena itu, maka seseorang yang mempunyai kedudukan tertentu dapat dikatakan sebagai pemegang peran (role accupant). Suatu hak sebenarnya
162
merupakan wewenang untuk berbuat atau tidak berbuat, sedangkan kewajiban adalah beban atau tugas.
Peran dimaknai sebagai tugas atau pemberian tugas kepada seseorang atau sekumpulan orang. Peran memiliki aspek-aspek sebagai berikut:
a. Peran meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat. Peran dalam arti ini merupakan rangkaian peraturan yang membimbing seseorang dalam kehidupan masyarakat.
b. Peran adalah suatu konsep perihal apa yang dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi.
c. Peran juga dapat diartikan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat.
Menurut J.Dwi Narwoko dan Bagong Suyanto peranan dapat membimbing seseorang dalam berperilaku, karena fungsi peran sendiri adalah sebagai berikut :
a. Memberi arah pada proses sosialisasi.
b. Pewarisan tradisi, kepercayaan, nilai-nilai, norma-norma dan pengetahuan.
c. Dapat mempersatukan kelompok atau masyarakat.
d. Menghidupkan system control, sehingga dapat melestarikan kehidupan masyarakat
Hubungan Masyarakat
Public Relation (PR) atau kadang disebut dengan istilah Hubungan
Masyarakat (humas) memiliki posisi yang sangat penting dalam sebuah organisasi, terutama bila organisasi tersebut sering berinteraksi dengan masyarakat luas. PR sangat menentukan perwajahan organisasi tersebut di mata masyarakat luas. Hal
163
tersebut disebabkan karena PR-lah yang merupakan salah satu front liner penting dalam berkomunikasi dengan masyarakat. PR menentukan kesan positif sebuah organisasi di mata masyarakat. Menurut Suhandang Humas Public Relation adalah sebuah usaha manajemen dalam membentuk hubungan yang baik antara badan atau organisasi manajemen itu dengan publiknya, yang melalui program kerja yang positif.
Peranan Humas
Peranan public relation di bagi empat katagori dalam suatu organisasi, yaitu sebagi berikut 3 :
a. Expert prescriber Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu untuk mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya. Communication fasilitator, dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagi komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi yang bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
b. Problem solving process fasilitator, sebagai peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan public relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penesihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.
164
Biasanya dalam menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang di koordinir praktisi ahli PR dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalam satu tim khusus untuk membantu organisasi dalam menghadapi serta mengatasi persoalan krisis tertentu.
Communication technician, hal ini berbeda dengan tiga praktisi PR profesional
sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi.
Sedangkan dalam peranan communication technician ini sebaga journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communicationin organization. Sistem komunikasi dalam organisasi
tergantung dari masing-masing bagian atau tingkat (level), yaitu secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif artinya penelitian dilakukan secara mendalam serta menggunakan pendekatan deskriptif yang artinya untuk mendapatkan gambaran umum tentang peran humas dalam pengelolaan informasi yang baik di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara. Bogdan dan Taylor dalam Moleong, penelitian kualitatif adalah suatu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa data-data tertulis atau lisan dari orang- orang dan perilaku yang diamati. Penelitian ini dilakukan di Kantor wilayah kementrian agama Provinsi Sumatera Utara, Jl. Gatot Subroto No.261, Lalang, Kec.
Medan Sunggal, Kota Medan, Sumatera Utara.
PEMBAHASAN
165
Kegiatan kehumasan pada umumnya dilakukan berbagai instansi, baik perusahaan swasta, lembaga pemerintah, komunitas, dan lain-lain. Pada bab ini, penulis akan membahas tentang kehumasan di Kantor Kementrian Agama Provinsi Sumatera Utara.
Selama ini sudah banyak diketahui,salah satu keunikan tugas kehumasan adalah opportunity-nya bersentuhan dengan kewajibannya mengatasi masalah, isu yang berkembang, dan persoalan aktual yang cenderung kritis, sensitive.
Persoalannya adalah kesempatan meminimalkan citra buruk suatu institusi tergantung pada kepercayaan pemimpin, keberanian berhadap-hadapan secara langsung dengan pihak yang bersangkutan, kontribusi lingkungan sekitar (internal maupun eksternal), dan keberterimaan di mata wartawan.
Hal ini sudah dilakukan oleh humas Kanwil Kemenag Sumut. Menjalin hubungan baik dengan media khususnya para wartawan adalah kegiatan utama humas, karena hubungan dengan media dan pers merupakan alat, pendukung, atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik. Humas Kemenag Sumut juga menjalin hubungan baik dengan lembaga- lembaga sosial masyarakat, organisasi masyarakat serta organisasi mahasiswa, terutama organisasi keagamaan. Hal ini bertujuan untuk membangun Manajemen komunikasi yang baik.
Namun di tengah terjalinnya hubungan baik terdapat problem yang menyertai yakni sulitnya untuk menemui Kepala Subbagian Umum dan Humas yang di sebebkan beliau kerap kali menemanai Pimpinan dalam kegiatan di luar kantor atau dalam perjalanan dinas. Hal ini sesuai dengan apa yang di katakan oleh
166
salah seorang pegawai honorer di Kanwil Kemenag Sumut, “beliau menyatakan bahwa Kepala Subbagian Umum dan Humas susah untuk di jumpai, karena beliau sering menemani pimpinan kalau ada kegiatan di luar kantor, adi kalau mau ketemu harus ada janji, kalau tidak pagi baru ada di ruangan, sama hari-hari tertentu ketika pimpinan gak ada kegiatan di luar”.
Kemudian beliau juga mengatakan hal yang sama bahwa kepala subbagian Umum dan Humas susah untuk di temui, beliau mengatakan seharusnya ada orang yang mewakili beliau di ruangan jadi pada saat beliau tidak ada di tempat ada orang yang bertanggung jawab ketika ada pendemo atau tamu, jadikan masyarakat yang datang tidak kecewa.
Peran Humas
a. Humas berperan aktif dalam mengikuti kegiatan tugas Kakanwil yang berinteraksi langsung dengan para pejabat dan masyarakat guna memperoleg data yang akurat melalui liputan dan dokumentasi.
b. Humas memberikan informasi melalui press release majalah, sosial media seperti: instagram, website resmi kemenag, dan lainnya sebagai informasi kepada masyarakat.
c. Humas menerbitkan berita setiap harinya tentang perkembangan serta informasi penting lainnya tentang kemenag pusat maupun kabupaten melalui wesbsite resmi kemenag.
d. Humas mengatur jadwal pelaksanaan audiensi yang dilakukan untuk menjalin silaturrahmi serta menerima aspirasi-asprasi masyarakat ataupun badan-badan terkait.
167
e. Humas mengatur jadwal penerbitan, pembuatan sirkulasi majalah kemenag, agenda serta kalender dimana hal tersebut merupakan salah satu bentuk penyediaan informasi yang diberikan kemenag.
f. Humas Kanwil Kemenag Sumut juga berperan dalam kegiatan sosialisasi kepada masyarakat.
Pengelolaan Informasi yang baik di Kanwil Kemenag Prov. Sumatera Utara Adapun pengelolaan yang dilakukan oleh humas untuk memberikan informasi yang baik berdasarkan pengamata`n penulis di Kantor wilayah kementrian agama Prov. Sumut, melalui 2 sub bagian:
a. Subbagian Pengumpul data dan dokumentasi.
Adapun pengumpulan dan informasi dimulai dari peliputan kegiatan kunjungan kerja kakanwil dikab/kota maupun pada acara lainnya. Melalui kegiatan ini, humas akan memperoleh data-data yang akurat kebenarannya sesuai dengan yang terjadi dilapangan. Kemudian hasil ini akan disusun menjadi Press Release yang akan disampaikan kepada masyarkat melalui website ataupun sosial media serta koran setempat untuk diterbitkan.
b. Sub Bagian Publikasi Berita
Setelah dari Sub Bagian Pengumpul Data dan Dokumentasi, proses di lanjutkan dengan proses Sub Bagian Publikasi Berita. Pada Sub Bagian ini Press Release yang telah dibuat, dikoreksi terlebih dahulu, setelah disetujui dan dinilai layak untuk di muat, berita siap beredar di kalangan masyarakat melaui website kemenag, sosial media, serta koran-koran setempat. Selain itu berita-berita yang terhimpun juga akan di muat dalam majalah setiap 6 bulan sekali dan dibagikan ke setiap sekolah yang dinaungi kemenag, serta Kantor
168
urusan agama setiap kabupaten/kota. Selain menangani publikasi berita, bagian ini juga mengatur jadwal pelaksanaan audiensi ataupun dialog interaktif yang diikuti oleh badan-badan di kantor wilayah kementrian agama.
Kemudian kepala bagian Umum dan Humas juga senantiasa aktif menemani pimpinan dalam rangka dinas luar. Salah seorang sataf Bagian Tata Usaha bapak Dedi Harahap menuturkan bahwa kepala subagian Umun dan Humas sulit untuk di temui yang di karenakan jadwal beliau yang padat dalam rangka menemani pimpimnan pada saat kunjungan kerja.
Kendala Humas Dalam Mengelola Informasi
Faktor penghambat dalam pengelolaan informasi diKanwil Kemenag Prov.
Sumatera Utara yaitu: (1)Sumber daya manusia yang terbatas; (2) Komukasi tim yang tidak solid; (2) program kegiatan yang monoton sehingga keberadaannya belum dirasakan.
PENUTUP
Kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian ini adalah Keberadaan divisi humas disuatu lembaga pemerintahan seperti Kanwil Kemenag Sumut merupakan suatu keharusan, baik secara fungsional maupun operasional. Divisi humas harus mampu bertindak sebagai (public information, public affair) dan (public communication) sebagai upaya menyebarluaskan informasi kepada publik internal
maupun eksternal. Dalam hal tersebut, divisi humas sudah mampu bersinergi/bermitra dengan masyarakat dan media baik media cetak, media elektronik, dan media online, serta lembaga pers lainnya dalam membantu pihak Kanwil Kemenag Sumut untuk menyebar luaskan informasi keagamaan kepada
169
masyarakat. Hal ini pun terlihat dari bagian dari divisi humas dibagi menjadi dua sub-bagian yaitu yang berfokus pada data dan informasi fokus pada media cetak dan media elektronik seperti twitter, instagram, facebook, dan youtube. Namun demikian, sebagian besar humas dalam pengelolaannya belum menjalankan tugas dan fungsinya. Adapun faktor yang menjadi penghambat yaitu: sumber daya manusia yang kurang, pola koordinasi antar tim, program kegiatan yang monoton sehingga keberadaannya belum dirasakan.
DAFTAR PUSTAKA
Bakir, R. Sutyo, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, (Tanggerang: Karisma Publishing Group, 2009), hlm.348
Dozier. The Organizational Roles of Communications and Public Relations Practitioners. Dalam J. E. Grunig (penyunting), Excellence in Public Relations and Communication Management. Hillsdale, NJ 1 Lawrence Erlbaum.
Harahap, Dedi, Staff Bagian Tata Usaha Kemenag Sumut, Wawancara Pribadi, Medan 20 Maret 2021
Narwoko, J, Dwi, dkk, Sosiologi Teks Pengantar dan Terapan edisi Ketiga.
(Jakarta: Prenada Media Group, 2010). h. 160
https://sumut.kemenag.go.id/ di unduh pada tanggal 22 April 2021 pukul 7.56 WIB Liliweri, Alo, Komunikasi : Serba Ada Serba Makna (Jakarta : Kencana, 2011),
hlm 65.
Ruslan,. Rosady, “Manajemen Humas Dan Manajemen Komunikasi”, edisi revisi, Cet. 3. PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2001, hal 55
Soekanto, Soerjono, Sosiologi Suatu Pengantar, (Jakarta: Rajawali Press, 2002), h.
223.
Sarwono, Sarlito Wirawan, Teori- Teori Psikologi Sosial, (Jakarta: Rajawali Pers, 2015), Hlm.215
Suhandang, Kustadi, Studi dan penerapan publik reletions pedoman kerja perusahaan, (Bandung : Nuansa Cendekia, 2012 ), h.50.
