Mengolah Database dengan Excel
Database terdiri dari sekumpulan record, sedangkan
record terdiri atas sekumpulan field (data) yang
membentuk satu kesatuan dan masing-masing field
(data) saling
berhubungan satu dengan yang lain
sehingga membentuk suatu pengertian tertentu.
Microsoft Excel menyediakan berbagai kegiatan
pengoperasian database seperti
mengurutkan data,
melacak dan menampilkan data dengan file
melengkapi table dengan sub total membuat
rekapitulasi data dengan pivot table
, serta
konsolidasi data dari berbagai lembar kerja.
Untuk membuat basis data sederhana, excel membutuhkan
keteraturan informasi. Untuk itu terdapat aturan dalam membuat basis data sederhana dengan excel, yakni :
a. Nama field harus berada dalam satu baris yang merupakan baris pertama pada daftar
b. Memasukkan tiap record dalam satu baris
c. Tidak menyertakan baris kosong dalam range daftar
d. Tidak menggunakan lebih dari satu worksheet untuk sebuah range daftar
1. SORT TEXT
1. Tempatkan kursor pada sebuah cell dalam sebuah kolom. Anda harus menempatkan kursor dalam sebuah kolom, dimaksudkan untuk mengurutkan data berdasarkan kolom tersebut. Yang secara otomatis kolom-kolom lain dalam tabel tersebut akan menyesuaikan dengan pengurutan yang anda buat.
2. Pada tab Home, pada group Editing, klik Sort & Filter, lalu lakukan salah satu cara di bawah ini:
Untuk mengurutkan dari besar ke kecil (ascending), klik Sort A to Z.
Untuk mengurutkan dari kecil ke besar (descending), klik Sort Z to A.
2. SORT ANGKA (NUMERIK)
Untuk mengurutkan nomor terbawah ke nomor tertinggi,
klik
Sort Smallest to Largest.
Untuk mengurutkan nomor tertinggi ke nomor terbawah,
klik
Sort Largest to Smallest.
3. SORT TANGGAL DAN WAKTU
Untuk mengurutkan tanggal atau waktu terdahulu ke
terbaru, klik
Sort Oldest to Newest.
Untuk mengurutkan tanggal atau waktu terbaru ke
terdahulu, klik
Sort Newest to Oldest.
HAL YANG HARUS ANDA KETAHUI KETIKA BEKERJA
DENGAN SORT
1.
Normalkan hide kolom atau row
.
2.
Biasakan memiliki kolom Header dalam satu baris.
Untuk membuat data lebih mudah, anda dapat mengatur
data dalam sebuah table format pada sebuah worksheet.
Feature ini memudahkan anda untuk melakukan
Filter,
dengan tambahan untuk
menghitung pada kolom dan
baris, yang akan menjadikan proses penghitungan lebih
mudah.
Langkah-langkah:
1. Tempatkan kursor pada sebuah cell dari range data
anda. (Ingat, anda juga dapat menghighlight range data
anda untuk langkah pertama ini)
2. Pada tab
Home, pada group Styles, klik Format as
Table, lalu anda pilih table style
yang anda inginkan.
3. Jika range data yang anda pilih memiliki judul (header)
diatasnya, maka anda klik check
box My table has
headers pada Format as Tabledialog box.
4. Klik
OK.
GROUP PROPERTIES
GROUP EXTERNAL TABLE DATA
GROUP TABLE STYLE OPTIONS
Header Row
Untuk menyaring data secara spesifik, anda dapat menyaring data
yang diperlukan saja. Data yang tidak diperlukan tidak akan ditampilkan sehingga proses pencarian data akan lebih akurat dan mudah.
1. Pastikan range yang akan disaring masih tersorot 2. Pilih Tab Data
3. Pada Group Sort &Filter klik Filter.
4. Klik tombol list pada field Kota lalu klik Select All untuk menonaktifkan seluruh pilihan.
5. Pada kolom Sales,pilih hanya nama lala lalu klik OK. Maka hasilnya yang tampil adalah hanya nilai lala saja.
Untuk dapat menghitung total dan subtotal
data angka secara otomatis dapat dilakukan
dengan menggunakan perintah subtotal.
Dengan perintah ini data dapat dihitung
persub kemudian dijumlah menjadi total yang
semuanya ditampilkan secara bersamaan.
Langkah-langkah
yang
perlu
dilakukan
adalah :
Siapkan data yang akan digunakan untuk
menghitung subtotal
1. Plih Tab Data 2. Klik Sort
3. Pada Sort By pilih Harga dengan Order : A to Z
4. Klik OK. Hasilnya data akan diurutkan sesuai harga.
5. Pada Group Outline klik SubTotal, di bagian At Each Change in pilih Harga, dibagian Use Function pilih Sum, pada Add sub total to aktifkan pilihan Jumlah Harga.
6. Aktifkan Replace Current subtotals dan summary below data lalu klik OK.
Berikut cara mencegah duplikat data dengan menggunakan fungsi
COUNTIF.
1. Pilih kumpulan sel (range) yang akan divalidasi datanya. Pada contoh ini: B3:B9.
2. Pada Data tab, Data Tools grup, klik Data Validation.
3. Di Settings tab, bagian Allow, pilih Custom untuk memasukkan formula.
4. Di kotak Formula, ketik =COUNTIF($B$3:$B$9;B3)<=1.
5. Kita juga dapat memberi peringatan apabila ada data sama yang diketikkan.
Caranya:
Klik tab Error Alert.
Di kotak Title, isi judul pesan.
Di kotak Error Message, ketik isi peringatan. Hasilnya akan seperti gambar berikut.
Validasi data membantu mengurangi kesalahan saat input data pada lembar kerja. Fitur ini sangat bermanfaat terutama bila file Excel dikerjakan oleh lebih dari satu orang.
Bila diisi dengan data lain akan diberikan peringatan seperti contoh berikut.
Tip: Untuk mempermudah pengisian data, kita dapat menambahkan input message, sehingga saat sel tersebut diklik akan muncul keterangan (lihat gambar berikut) tentang data yang boleh diinput.
1. Saat membuat validasi di kotak dialog
Data Validation,
klik Input Message tab.
2. Di bagian
Title, isi dengan judul, misalnya
Keterangan.
3. Di kotak
Input message, isi dengan kalimat, misalnya
Isi dengan angka100
– 9999.
4. Klik
OK.
Salah
satu
bagian
terpenting
dari
penggunaan software spreadsheet (Excel)
adalah kemampuan untuk melakukan analisa
what-if dengan cepat dan mudah. Sebagai
contoh,
kita bisa menggunakan Excel untuk
mengambil keputusan dalam pengambilan
fasilitas
kredit
rumah/mobil,
berapa
sebaiknya uang muka yang harus kita
sediakan, berapa lama kita hendak melunasi
fasilitas kredit. Kita bisa melakukan simulasi
dengan berbagai macam asumsi tentang suku
bunga, jumlah uang muka dan lama
pembayaran.
Goal Seek
Dengan menggunakan
Goal Seek kita bisa
menghitung nilai yang belum diketahui yang
diperlukan untuk memberikan hasil tertentu.
Contoh, jika diinginkan untuk mengetahui nilai
maksimum dari sebuah pinjaman selama 30
tahun jika dibatasi bahwa angsuran per bulan
maksimum adalah Rp 2 000 000. Dengan
menggunakan
Goal Seek, hal ini akan bisa
diselesaikan.
Gambar berikut adalah worksheet yang
diperlukan.
Berikut prosedur yang diperlukan: 1. Pilih sel A1:B4
2. Tekan Ctrl+Shift+F3 atau pilih menu Formulas Create From Selection untuk mendefinisikan nama bagi sel B1-B4
3. Window berikut akan muncul
4. Pilih Left column
5. Letakkan kursor di sel B4
6.KetikkanFormula=PMT(Bunga/12;Jangka_Waktu*12;Nilai_Pinjaman)
7. Pilih kembali sel B4, kemudian pilih menu Data What-If Analysis Goal Seek...
Data Table atau disebut juga Sensitivity Table menunjukkan
pengaruh dari satu atau dua
variabel pada formula yang
menggunakan variabel tersebut.
Contoh : untuk mengetahui Gaji bersih seorang pegawai ,
yang dimana value yang diketahui adalah gaji pokok dan
tunjangan istri 10% dari Gaji pokok, dan Tunjangan anak
5% dari gaji pokok
Langkah – langkahnya :
1, tentukan 1 perhitungan gaji bersih untuk dibuat acuan
2. tentukan gaji pokok yang akan dihitung gaji bersihnya
3, Isi Gaji bersih yang dibuat patokan
4, Kemudian blok pilih data – What – If – Analysis- pilih data table
5, pilih value yang berubah pada patokannya tadi yaitu nilai gaji pokok, isikan di column input cell karena hasil outputnya berupa kolom
