BAB II KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) ”MEDIA” DINAS KOMUNIKASI INFORMASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) MEDAN A. Sejarah Singkat Koperasi - Prosedur Penyusunan Anggaran Laba Rugi Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI)"Media" Dinas Komun

(1)

BAB II

KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) ”MEDIA” DINAS KOMUNIKASI INFORMASI DAN INFORMATIKA

(DISKOMINFO) MEDAN

A. Sejarah Singkat Koperasi

Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi

Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan ini dulu bernama Departemen

Penerangan (DEPPEN) dan dengan akte perubahan No. 518/BH/PAD/XI/2002,

nama Departemen Penerangan (DEPPEN) diubah menjadi Koperasi Pegawai

Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan

Informatika (Diskominfo) Medan. Oleh sebab itu koperasi ini dinamakan

Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan yang beralamatkan dijalan H.M

Said No. 27 Medan. Adapun mengenai keanggotaan KPRI ”Mediia” Medan

sampai saat ini tercatat sebanyak 185 orang (tahun yang sedang berjalan tahun

2008).

B. Struktur Organisasi Koperasi

Organisasi adalah merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan atas dasar

kerjasama yang mempunyai bentuk atau susunan yang secara jelas dan formil

merumuskan bidang tugas masing-masing unsur serta meneger hubungan antara

(2)

merupakan susunan dari jabatan-jabatan yang suda ditetapkan dan merupakan

salah satu faktor yang mempengauhi orang yang tergabung didalamnya. Karena

setiap pimpinan maupun bawahan yang ada dalam organisasi akan mengetahui

dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan,

batas-batas serta kekuasaan yang ada padanya, kepada siapa ia harus bertanggung jawab

kepadanya.

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan baik

banyak dibantu atau dipengaruhi oleh mengerti atau tidaknya seseorang atau

individu yang tergabung dalam organisasi itu. Dengan demikian struktur

organisasi bukanlah menjadi tujuan perusahaan, tetapi merupakan alat yang

dipergunakan dalam mencapai tujuan.

Satu kesatuan kerja dari setiap departemen harus dimiliki suatu perusahaan

dalam menjalankan aktivitasnya, karena tujuan dari suatu perusahaan hanya dapat

dicapai dengan kerjasama yang baik dan terkoordinasinya para anggota.

Dalam rangka mencapai efisiensi dan efektivitas usaha diatur pembagian

tugas masing-masing fungsi/ pelaksanaan penanggung jawab secara tertulis

sebagai berikut :

C. Job Description (Uraian Tugas)

1. Dewan Penasehat (Pembina)

Dewan penasehat (Pembina) berfungsi memberikan saran-saran, pendapat,

usul, dan pertimbangan-pertimbangan kepada pengurus atau rapat anggota

(3)

koperasi yang bersangkutan. Dewan penasehat tidak diberi gaji tetapi dapat dapat

diberi uang jasa yang disetujui oleh rapat anggota. Disamping itu Dewan

penasehat (Pembina) tidak mempunyai hak dalam rapat anggota dan rapat

pengurus.

Tanggung jawab dari Dewan penasihat (Pembina) secara lebih jelas adalah

a) Memberikan nasehat yang berhubungan dengan kegiatan operasional

koperasi.

b) Mengkoordinir tugas-tugas perencanaan, pengorganisasian dan pemberian

pengarahan kerja.

c) Pengawasan dan pelaksanaan yang berkaitan dengan pendayagunaan

aktiva dan passiva untuk mencapai tujuan koperasi.

2. Pengurus

Jabatan yang memungkinkan mengangkat karyawan yang akan dituangkan

dalam SK Pengurus.

3. Badan Pengawas

Untuk menghindari hal-hal yang bersifat negative, maka dibentuk suatu

badan pengawas untuk melakukan pengawasan (Control) melalui audit secara

periodik dengan frekuensi kegiatan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali dengan

pasal 38 UU No. 25 Thn 1992.

Adapun tugas dan kewajiban Badan Pengawas adalah :

a) Mengawasi pelaksanaan tata kehidupan organisasi dan usaha serta

(4)

b) Memeriksa, meneliti kebenaran buku-buku dan catatan-catatan yang

berhubungan dengan organisasi dan usaha koperasi.

c) Mengadakan pemeriksaan sewaktu-waktu mengenai:

 Bidang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaan kas

 Persediaan barang-barang serta kekayaan koperasi

 Laporan keuangan

4. Ketua I

Ketua I mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Memimpin kegiatan Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik

Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika

(Diskominfo) Medan berdasarkan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah

Tangga dan Keputusan Rapat Anggota Tahunan serta kebijaksanaan yang

ditetapkan oleh rapat pengurus.

2. Mewakili/ penanggung jawab Struktur organisasi Koperasi Pegawai

Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan

Informatika (Diskominfo) Medan kedalam maupun keluar.

3. Memimpin rapat pleno (rapat pengurus lengkap) maupun rapat pengurus

harian

4. Memimpin, mengarahkan serta mengawasi seluruh kegiatan pelaksanaan

rencana kerja Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia

(KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika

(5)

Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan

5. Ketua II

Ketua II mempunyai tugas sebagai berikut :

a) Mewakili seluruh pelaksanaan tugas ketua

b) Mengadakan pembinaan terhadap departemen-departemen yang berada

dibawah naungannya.

c) Mewakili ketua I dalam tugasnya.

1) Menandatangani seluruh bukti pengeluaran uang Struktur organisasi

Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas

Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan jika

ketua berhalangan.

2) Memimpin rapat pengurus jika mendapat pendelegasian dari ketua I.

d) Mengkoordinir bidang organisasi Struktur organisasi Koperasi Pegawai

Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan

Informatika (Diskominfo) Medan .

6. Sekretaris I

Tugas sekretaris I sebagai berikut :

a) Mengkoordinir dari seluruh kegiatan administrasi . Struktur Koperasi

Pegawai Republik Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi

Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan Mengkoordinir kegiatan

(6)

b) Membantu mempersiapkan rencana kegiatan Koperasi Pegawai Republik

Indonesia (KPRI) ”Media” Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika

(Diskominfo) Medan baik yang bersifat umum maupun bidang organisasi.

c) Mengkoordinir bidang pembelian barang konsumsi dan barang sandang.

7. Sekretaris II

Tugas sekretaris II sebagai berikut :

a) Membantu sekretaris sebelum melaksanakan tugas kesekretariatan

Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media

Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan.

1) Membuat buku notulen rapat.

2) Membuat buku daftar anggota.

3) Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar.

4) Membuat buku tamu.

b) Mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan.

8. Bendahara

Tugas bendahara sebagai berikut :

a) Membantu ketua dalam merumuskan kebijaksanaan dalam bidang

keuangan sesuai dengan keputusan rapat pengurus dan rapat anggota.

b) Menandatangani cheque/ giro dan sebagian orang pertama yang berhak

menandatangani cheque/ giro Struktur organisasi Koperasi Pegawai

Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan

(7)

c) Mengupayakan mencari sumber dana dari anggota yang dapat digunakan

untuk pelaksanaan rencana kerja.

d) Menyimpan dan mengadministrasikan keuangan Struktur organisasi

Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi

Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan.

Menghadiri rapat anggota tahunan dan pertemuan yang dilaksanakan

dalam rangka pengembangan dan pembinaan unit-unit Struktur organisasi

Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi

Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan.

D. Prosedur Penyusunan Anggaran Laba Rugi pada Koperasi

Anggaran yang dapat dipergunakan dalam suatu koperasi ternyata terdiri

dari berbagai macam jenis dan ragam. Pertaanyaan yang kemudian timbul adalah

dari mana manajemen koperasi akan menyusun anggaran tersebut, karena

masing-masing anggaran mempunyai keterkaitan dan hubungan antara satu dengan yang

lainnya. Untuk menyusun anggaran yang lengkap yang akan dapat dipergunakan

di dalam koperasi secara sekaligus tidak lah mungkin. Dengan demikian perlu

diketahui bagaimana penyusunan anggaran dalam koperasi tersebut harus

dilaksanakan ditinjau dari anggaran yang akan disusun tersebut. Perlu diketahui

bahwa anggaran yang dalam koperasi adalah saling berhubungan antara anggaran

(8)

Untuk keperluan penyusunan anggaran ini, manajemen perusahaan dapat

mendasarkaan diri kepada peramalan penjualan produk perusahaan. Di dalam hal

pemilihan model yang menajemen.

1. Penyusunan Anggaran Pendapatan Jasa Simpan Pinjam

Sumber pendapatan dari Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI)

Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan dapat

diklasifikasikan dalam dua bagian dari usaha dan pendapatan dari luar usaha.

Anggaran pendapatan-pendapatan tersebut beserta jumlahnya yang diambil dari

data laporan keuangan tahun 2012. dapat dilihat pada berikut :

Tabel 2.1

Anggaran Pendapatan

KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp)

PENDAPATAN USAHA

a. Jasa Simpan Pinjam 2.655.000

b. Jasa Alat Terapi 12.800.000

c. Jasa Kaca Mata 360.000

d. Jasa Handphone (HP) 340.000

e. Jasa Usaha PKPRI Ko. Medan

Tahun 2008

851.617.421

TOTAL 128.189.354

(9)

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran pendapatan pada tahun

2011 adalah Rp. 128.189.354

Tabel 2.2

Anggaran Pendapatan Diluar Usaha

Honorarium Pengurus/ BAPEM 11.700.000

Jasa Simpanan Berjangka 3.660.000

Jasa Sukarela 2.938.680

TOTAL 18.298.680

Sumber : Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran pendapatan diluar usaha

adalah Rp. 18.298.680

2. Penyusunan Anggaran Beban Operasi

Dalam menyusun anggaran untuk masing-masing pusat tanggung jawab,

manajer yang bersangkutan harus bertindak sesuai dengan petunjuk-petunjuk

umum yang ditetapkan oleh manajer lenih tinggi, program-program kerja yang

direncanakan dan pertimbangan mereka sendiri.

Pada umumnya anggaran biaya didasarkan pada rencana-rencana dan

program-program tertentu. Pengalaman yang lalu disesuaikan dengan

(10)

umum perekonomian, sangat membantu dalam menyusun anggaran biaya. Setelah

kita memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka anggaran biaya telah dapat

disusun. Anggaran biaya dibuat berdasarkan biaya yang dikeluarkan untuk

penghasilan tersebut ditambah dengan biaya yang dikeluarkan bukan untuk

mendapatkan penghasilan yakni biaya overhead. Untuk itu biaya dalam Koperasi

Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan

Informatika (Diskominfo) Medan adalah sebagai berikut :

1. Biaya Usaha

2. Biaya Diluar Usaha

3. Biaya Overhead

Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Pada Koperasi Pegawai Republik

Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika

(Diskominfo) Medan dimulai dari pembuatan anggaran yang dirincikan dalam

tabel-tabel berikut :

Tabel 2.3

Anggaran Biaya Usaha

Biaya Usaha :

a. Biaya Publikasi 150.000

b. Alat Tulis Kantor 504.000

c. Beli Kalkulator 105.500

d. Biaya Cetak Buku 2.000.000

(11)

Sub Total 3.635.500

Biaya Usaha Sampingan 0

TOTAL 3.635.500

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya usaha adalah Rp.

3.635.500

Tabel 2.4

Anggaran Biaya Diluar Usaha

a. Diambil Dana Cadangan 5.000.000

b. Dana Sosial 2.000.000

c. Dana Pendidikaan 3.000.000

d. Biaya Rapat 140.000

TOTAL 10.140.000

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya diluar usaha adalah

Rp. 10.140.000

Tabel 2.5 Anggaran Overhead

1. BIAYA PEGAWAI

a. Insentif Bendahara Gaji 180.000

(12)

c. Transport tamu,undangan dan

Honor Pembantu

1.650.000

d. Biaya Bingkisan THR/ Natal

Untuk Anggota (189 x @ Rp.

100.000)

18.900.000

Sub Total 30.330.000

2. BIAYA BARANG DAN JASA

a. Beli Kipas Angin 185.000

b. Cleanning Service: untuk

Adm. Transport + Bingkisan

THR/ Natal

330.000

c. Biaya Transport 160.000

d. Pembellian Snack 2.300.000

e. Pembelian Nasi 3.296.000

f. Buku, Hekter, Tip-Ex 45.000

g. Fotocopy 45.125

Sub Total 6.361.125

TOTAL 36.691.125

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran Overhead adalah Rp.

(13)

Setelah kita memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka anggaran biaya telah

dapaat disusun. Anggaran biaya untuk tahun 2012 dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 2.6

Anggaran Biaya Tahun 2012

KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN

(Rp)

Biaya Usaha 3.635.500

Biaya Diluar Usaha 10.140.000

Biaya Overhead 36.691.125

TOTAL 50.466.625

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya tahun 2008 adalah

Rp. 50.466.625

3. Penyusunan Anggaran Laba rugi

Setelah anggaran pendapatan disusun maka disusun pula anggaran

biaya yang menjadi unsur dalam anggaran laba rugi. Koperasi Pegawai

Republik Indonesia (KPRI) Media Medan dalam menyusun anggaran laba rugi

juga dibagi menjadi tiga bagian laba rugi yakni sebagai berikut :

1. Anggaran Laba Rugi Usaha

Anggaran ini di dapat dari hasil pengurangan pendapatan usaha dengan

(14)

Tabel 2.7

Anggaran Laba Rugi Usaha Tahun 2012

(Rp)

Pendapatan Usaha 128.189.354

Biaya Usaha 3.635.500

TOTAL 124.553.854

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi usaha tahun 2012

adalah Rp. 124.553.854

2. Anggaran Laba Rugi Diluar Usaha

Anggaran ini didapat dari hasil pengurangan pendapatan diluar usaha

dengan biaya diluar usaha. Berikut data anggaran laba rugi diluar usaha tahun

2012.

Tabel 2.8

Anggaran Laba Rugi Di Luar Usaha Tahun 2012

(Rp)

Pendapatan Diluar Usaha 18.298.680

Biaya Diluar Usaha 10.140.000

TOTAL 8.158.680

(15)

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi diluar usaha

tahun 2012 adalah Rp. 8.158.682

3. Anggaran Laba Rugi Usaha Penunjang

Anggaran ini didapat dari penambahan anggaran laba rugi usaha dan

anggaran laba rugi diluar usaha yang dikurangkan dengan biaya overhead. Berikut

data anggaran laba rugi usaha penunjang tahun 2012.

Tabel 2.9

Anggaran Laba Rugi Usaha Penunjang Tahun 2012

Laba Rugi Usaha 124.553.854

Laba Rugi Diluar Usaha 8158.80

Sub Total 132.712.534

Biaya Overhead 36.691.125

Laba Rugi Usaha Penunjang 169.403.659

Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi usaha penunjang

tahun 2012 adalah Rp. 169.403.659

E. Fungsi Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Perencanaan 1. Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Perencanaan

Dalam bidang perencanaan anggaran akan membantu manajemen dalam

(16)

perusahaan. Disamping itu dengan penyusunan anggaran maka aktivitas

perusahaan akan lebih terarah ketujuan yang akan dapat dicapai. Karena dengan

adanya anggaran akan memaksa manajemen untuk berfikir jauh kedepan dn

mendasarkan kepada penelitian yang jauh lebih cermat. Anggaran juga akan

membantu manajemen dalam mengarahkan sumber daya yang ada secara efektif.

Perencanaan dalam organisasi adalah penting, karena dalam kenyataannya

perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen

lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya

hanya melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan. Perencanaan yang baik

dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang dimana

perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode

berjalan pada saat rencana dibuat.

2. Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Pengawasan

Sebagaimana dijelaskan pada sub bab terdahulu bahwa perusahaan melalui

devisi keuangan telah menyusun anggaran untuk periode yang bersangkutan.

Setelah anggaran selesai disusun kemudian disahkan dan selanjutnya

dibagi-bagikan keseluruh bagian yang ada dalam perusahaan, maksudnya agar semua

bagian-bagian mengetahui apa yang menjadi tujuan perusahaan dan bagaimana

cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebab dengan diketahuinya apa yang

menjadi tujuan perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut,

maka setiap bagian dan karyawan yang terlibat dalam operasi perusahaan akan

(17)

digariskan. Dengan kata lain semua bagian yang melakukan tugasnya dalam

rangka kegiatan operasi perusahaan harus berpedoman kepada anggaran

operasional.

Penyusunan dilakukan setiap bulan dengan membuat laporan pelaksanaan

maka tindakan pengawasan terhadap pelaksanaan apa yang telah dianggarkan

telah dilakukan. Laporan ini berfungsi sebagai alat informasi bagi manajemen

mengenai perkembangan yang terjadi dalam perusahaan. Setelah dianalisa laporan

perbandingan antara anggaran dan realisasinya disampaikan kepada kepala

cabang. Kemudian kepala cabang mangambil keputusan bagaimana mangatasi

penyimpangan tersebut sehingga diharapkan tidak terulang pada bulan-bulan

berikutnya. Dengan demikian penyempurnaan terhadap kekurangan yang ada

dapat dilakukan secara terus menerus sehingga tujuan yang ingin dicapai

perusahaan semakin mudah tercapai. Fungsi anggaran laba rugi sebagai alat

pengawasan bagi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan.

Adalah :

a. Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan operasi tertentu. Meskipun tujuan

utama penganggaran adalah untuk menetapkan kegiatan yang paling

menguntungkan bagi perusahaan yang harus dilaksanakan menyusun serta

mengkoordinasi program, anggaran juga berfungsi sebagai alat pengawas

kegiatan operasi perusahaa.

b. Mencegah pemborosan-pemborosan. Sebenarnya ini adalah tujuan utama

dari pengawasan. Pengawasan terhadap pelaksanaan diharapkan dapat