SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TUGAS MATA KULIAH:
MANAJEMEN SUPERVISI DAN EVALUASI
Dosen Pengampu: Dr. H. M. Syadeli Hanafi, M.Pd
Di Susun Oleh :
1. BUDI KURNIA UTAMA NIM: 7772130050 2. AJAT SUDRAJAT NIM: 7772130141
3. MUSLIH NIM: 7772130014
4. ADE MUHLIS SAPUTRA NIM: 7772130137 5. ROSDIANA NIM: 7772130115
6. BAIRIA NIM: 7772130118
7. FENTI FARLENI NIM: 7772130135 8. MAEMUNAH NIM: 7772130003
KELAS/ SEMESTER : TPM-MP B/ III
PROGRAM PASCASARJANA (S2)
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah Sistem Informasi Manajemen.
Tugas ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Supervisi dan evaluasi.
Dalam kesempatan yang baik ini, penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah ikut mendukung serta membantu dalam menyelesaikan tugas ini.
Penulis menyadari bahwa dalam segi penulisan dan juga materi, masih memiliki banyak kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari para pembaca sangat penulis harapkan agar bisa lebih baik lagi.
Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan para pembaca pada umumnya.
Serang, Juni 2014
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Rumusan Masalah... 2
C. Tujuan Penulisan... 2
BAB II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ... 3
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... 3
B. Fungsi, Tugas dan Tujuan Sistem Informasi Manajemen ... 3
C. Komponen-komponen Sistem Informasi Manajemen ... 6
D. Proses Pengelolaan Data dalam Sistem Informasi Manajemen ... 14
E. Bentuk Pengolahan Data Dalam Struktur Organisasi ... 17
BAB III PENUTUP ... 21
A. Kesimpulan ... 21
B. Saran ... 21
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan khususnya dalam bidang pendidikan merupakan kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan. Semua kegiatan tersebut membutuhkan informasi.
Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen (SIM) atau Management Information system, yaitu “suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur”. Informasi ini dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakaukan pemantauan dan penilaian kegiatan serta hasil-hasil yang dicapai.
Menurut Shrode dan Voich (1994), informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif. Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Mcleod (1995) mendefinisikan sistem informasi manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelaskan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa yang akan dating.
Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting, dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik yang menyangkut kegiatan organisasi maupun manajerial. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah:
1. Perlu diidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan.
2. Perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan.
Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainnya, yaitu:
1. Uniformity; 2. Lengkap 3. Jelas; dan 4. Tepat waktu.
Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi. SIM yang efektif yaitu SIM yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu maupun biaya. Informasi yang berlebihan dan tidak akurat, dan tidak tepat waktu, selain biayanya mahal, juga tidak berguna.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang di atas, maka penulis membuat rumusan masalah sebagai berikut:
1. Apa yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen?
2. Apa yang menjadi fungsi, tugas dan tujuan Sistem Informasi Manajemen?
3. Apa yang menjadi komponen-komponen dalam Sistem Informasi Manajemen?
4. Bagaimana proses pengelolaan data dalam Sistem Informasi Manajemen?
C. Tujuan Penulisan
Sejalan dengan rumusan masalah di atas, maka tujuan penulisan dari makalah ini, yaitu:
1. Untuk mengetahui dan memahami apa yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen.
2. Untuk mengetahui apa yang menjadi fungsi, tugas dan tujuan Sistem Informasi Manajemen.
3. Untuk mengetahui serta memahami apa yang menjadi komponen-komponen dalam Sistem Informasi Manajemen.
BAB II
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem mesin/ manusia yang terpadu. Hal ini mengandung makna bahwa mesin dan manusia harus merupakan suatu sistem, mesin tanpa manusia atau manusia tanpa mesin, SIM tidak akan berjalan atau adanya kerusakan salah satunya, akan merupakan suatu kecacatan dalam sistem informasi manajemen. Gordon B. Davis (1974) dalam Manajemen Pendidikan (2012: 165).
Sedangkan menurut Suhardiman Yuwono dalam Ensiklopedi Administrasi (1989: 264) dalam Manajemen Pendidikan (2012:165) bahwa sistem informasi manajemen adalah keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pimpinan untuk keperluan pelaksanaan fungsi manajemen bagi pemimpin terutama dalam menentukan keputusan yang tepat.
The Liang Gie (1976) dalam Manajemen Pendidikan (2012: 166), Sistem informasi manajemen merupakan keseluruhan jalinan hubungan dan jaringan lalu lintas keterangan-keterangan dalam organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan, sampai penyebarannya kepada para pejabat yang berkepentingan dapat melaksanakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pimpinan untuk keperluan pembuatan keputusan-keputusan yang tepat.
Tujuan akhir dari SIM menurut The Liang Gie adalah proses pelaksanaan tugas oleh para pelaksana dengan baik dan para pemimpin dapat membuat keputusan dan melaksanakan tugas kepemimpinannya dengan cepat dan tepat.
B. Fungsi, Tugas dan Tujuan Sistem Informasi Manajemen
tenaga kerja didalam perusahaan. Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi termasuk didalamnya perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi. Fungsi kedua adalah pemrosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusaan manajemenen. Data-datang yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan, diolah, dan dianlaisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan. Hasil dari kedua fungsi tersebut kemudian disajikan dalam suatu bentuk laporan yang membuat informasi-infomasi penting yang dibutuhkan perusahaan, terutamanya bagi pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.
Selain dari fungsi utamanya Sistem Informasi Manajamen juga mempunyai tugas lain yang penting. Adapun tugas SIM sebagai berikut :
1. Pengelolaan Transaksi 2. Perencanaan Operasional 3. Perencanaan Teknis 4. Perencanaan Stategis
Pada kegiatan pertama SIM akan menyajikan informasi untuk fungsi pengelolaan transaksi, penjelasan status dan lain sebagainya. Pada kegiatan berikutnya Sistem Informasi Manajemen akan menyajikan informasi-informasi juga mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Selanjutnya Sistem Informasi Manajemen akan menyajikan informasi unttuk perencanaan taktis dan mengambilan keputusan untuk pengendalian opersioanla perusahaan. Pada akhirnya Sistem Informasi Manajemen akan berguna untuk perencanaan strategis dan kebijakan dalam pengambilan keputusan bagi manajemen puncak.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah untuk meningkat efektivitas para menajer yang menggunakan Informasi tersebut. Peningkatan tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mengusahakan sebanyak mungkin keputusan-keputusan yang diambil sebaai dasar tujuan organisasi.
3. Memberi tanda sejauh mungkin sebagai peringatan untuk menghadapi kesukaran yang mungkin timbul diluar dugaan.
4. Menyajikan informasi kepada manajer yang akan membantu membuat keputusan yang lebih baik secara cepat dan tepat. Informasi harus jelas kepada manajer yang membutuhkan.
Adapun tujuan lainnya yaitu Sisem Informasi manajemen membantu segala jenis bisnis meningkatkan efesiensi dan efektivitas proses bisnis dalam pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat berubah. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa penjabaran fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para
pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
C. Komponen-komponen Sistem informasi Manajemen
Dalam http://blog.re.or.id/komponen-sistem-informasi-manajemen.htm dijelaskan bahwa komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik.
Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
1. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
2. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
3. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
4. Sistem Pencarian
5. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
1. Perangkat keras:
a. Komputer (CPU, Memory) b. Pesawat Telepon
c. Peralatan penyimpan data (Decoder) 2. Perangkat lunak
a. Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data b. Program aplikasi
3. Data Base
a. File-file tempat penyimpanan data dan informasi
b. Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan. 4. Prosedur pengoperasian
a. Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
b. Instruksi penyiapan data sebagai input c. Instruksi operasional
5. Personalia pengoperasian a. Operator
b. Programmer a. Analisa sistem
b. Personalia penyiapan data
c. Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.
1. Sistem Pemprosesan Data (Data Proscesing System)
Dimana system ini merupakan subsistem dari SIM yang melakukan proses penyesuaian (update) atas berbagai database yang terdapat dalam perusahaan dan menyajikannya dalam bentuk informasi terkini sebagaimana dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. System pemprosesan data ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu batch processing dan online processing. Pemprosesan data secara batch adalah pengaupdatean database melalui pengumpalan data pada satu periode tertentu untuk kemudian dilakukan update pada satu waktu tertentu secara serentak. Pemprosesan data secara online adalah pendekataan yang melakukan update terus-menerus mengikuti proses pemasukan data yang terbaru.
2. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System)
Sistem pelaporan manajemen mengumpulkan data untuk kemudian diproses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan oleh manajer dalam menentukan perencanaan dan mengambil keputusan. Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sudah dikenal dan dinyatakan, sebagai berikut :
a) Laporan Detail (Detail Report). Laporan yang memuat informasi detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan waktunya serta informasi detail lainnya.
b) Laporan Ringkas(Summary Report). Laporan ini memuat beberapa informasi penting yang diperlukan, yaitu pada manajemen pada level yang lebih tinggi. c) Laporan Pengecualian(Exception Report). Merupakan laporan yang
menyampaikan beberapa penyimpangan atas strandar tertentu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
d) Laporan Atas Permintaan(On Demand Report). Laporan ini dilaporkan atas dasar permintaan saja.
Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :
a) Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur
b) Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
c) Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya.
Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah : a) Kegiatan intelijen,
b) Kegiatan merancang,
c) Kegiatan memilih dan menelaah.
Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.
Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.
spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
DSS digunakan dalam suatu perusahaan dengan alasan : a) Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.
b) Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat. c) Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah
operasi-operasi bisnis.
d) Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.
Sedangkan Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain:
a) Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan. b) Problem yang kompleks dapat diselesaikan. c) Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
d) Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya lebih baik.
e) Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.
f) Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif. g) Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa
manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik. h) Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.
4. Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)
Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu
b. the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).
Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna yaitu
a. equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer)
b. store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).
Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub bab yang akan datang.
Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran. Terkait kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi
System otomasi kantor ini merupakan system komunikasi. Komunikasi dalam perusahaan dan kantor pada masa ini memanfaatkan jaringan computer untuk melakukan komunikasi satu sama lain melalui computer yang terkoneksi melalui jaringan tertentu. Dianatar system aplikasi ini adalah :
a. System Pemprosesan Kata(Word Processing System), yaitu system untuk mengirimkan pesan-pesan kepada pegawai-pegawai
b. Sistem Surat Elektronik(E-mail System), yaitu system untuk melakukan komunikasi secara langsung kepada staf lain sekalipun berbeda ruangan atau tempat.
c. Sistem Penjadwalan Depeartemen(Departement Scheduling System), yaitu system untuk melakukan penjadwalan pertemuan dan berbagai aktivitas dalam sebuah perusahaan.
d. Telepon Seluler(Celuler Phone), yaitu jasa pemakaina telepon yang bias digunakan dan dihubungkan dimanapun seseornag berada.
e. Sistem Peranta (Pager System), yaitu jasa pengiriman pesan singkat melalui operator tertentu.
5. Sistem Pintar (Expert System)
keahliah tertentu. Keahlian yang dimilikinya bersumber pada ilmu pengetahuan (knowledge) dan ditambah dengan pengalaman praktis yang dimiliki oleh seorang pakar (Expert). Dengan kemampuan demikian, Sistem Pakar akan sangat berguna sebagai alat bantu (tool) dalam menyelesaikan masalah yang rumit. Pada makalah ini dibahas tentang aplikasi dari Sistem Pakar untuk membantu suatu pengelolaan instrumentasi alat ukur dari suatu sistem akuisisi data. Sistem akuisisi data adalah suatu sistem perolehan data dari suatu pengukuran, data yang diperoleh disimpan dalam komputer untuk pengolahan lebih lanjut. Sistem akuisisi data terdiri dari pengkuran, pengumpulan dan pengolahan data. Elemen dasar pada sistem ini yaitu sensor, alat ukur elektronik (instrumentasi), antarmuka (interface) dan perangkat komputer. Untuk mendapatkan hasil yang baik dari sistem ini diperlukan pula kualitas dan tingkat kondisi yang "sehat" (baik) dari setiap elemen. Dengan demikian diperlukan adanya pengelolaan dan perawatan elemen sistem dengan benar dan baik. Pengelolaan ini akan menjadi rumit seiring dengan jumlah dan macam dari elemen. Sistem yang dirancang ini adalah suatu alat bantu yaitu berupa perangkat lunak yang dijalankan di komputer sistem akuisisi tersebut.
Pada aspek pertama, komputer dan instrumen alat ukur harus sudah terhubung dan dapat saling berkomunikasi. Aspek kedua, komputer dapat mengontrol alat ukur tersebut serta dapat mengambil dan mengumpulkan data status/kondisi dari setiap alat ukur dengan lengkap. Data yang lengkap ini menjadi suatu fakta yang kemudian diproses dengan algoritma Sistem Pakar.
Dengan menggunakan teknik aplikasi Sistem Pakar, dihasilkan suatu program sistem perawatan instrumentasi alat ukur yang dapat melakukan pemantauan, melacakdan diagnosa kerusakan instrumentasi serta dapat memberikan saran atas kerusakanatau kesalahan alat ukur tersebut. Sistem ini merupakan alat bantu otomatis yangmempunyai kemampuan analis dan daya nalar terhadap suatu masalah. Uji cobasistem dilakukan untuk menguji dari kinerja rancangan perangkat lunak yang telahdisusun pada suatu sistem akuisisi yang telah berjalan.
ini dapat dikembangkan untuk aplikasi khusus lainnya, misalkan suatu system pengelolaan suatu instrumentasi jarakjauh {remote system).
D. Proses Pengelolaan Data dalam Sistem Informasi Manajemen
Dalam http://m-haritsyah.blogspot.com/2012/07/pengolahan-data-dalam-sistem-informasi.html dijelaskan pengelolaan data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi.
1. Unsur-Unsur Pengelolaan Data
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsur-unsur pengelolaan data berikut:
a. Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.
b. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin. c. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari dokumen dasar.
d. Perekaman (Recording)
system computer dapat di simpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk
dan lainnya.
e. Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.
f. Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.
g. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksut sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.
h. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.
i. Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.
j. Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut. k. Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat. l. Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan.
2. Metode Pengolahan Data
Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu: a. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan lain-lain.
b. Metode Elektromagnetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh seorang karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin cetak kolom.
c. Metode System Warkat
Dalam sistem ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.
d. Metode Elektronik Komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat.
Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahan data yang tepat menurut seorang system analis untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:
1. Volume unsur-unsur data yang dimuat
3. Batasan waktu pengolahan 4. Tuntutan perhitungan
E. Bentuk Pengolahan Data Dalam Struktur Organisasi
Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang melaksanakanya.
1. Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan oleh a. Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu perusahaan terpisah
diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah data. b. Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama
c. Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil alih pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut.
Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai keuntungan dan faktor pendukung.
a. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia
Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data difokuskan pada bagian pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari server pusat.
b. Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.
Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh pengolahan data elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat dihindari.
Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu bagian pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena gaya desain system pengolahannya cenderung standar,
d. Manfaat karena system yang seragam
Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa keseragaman desain system.
Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi
a. Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat keefektifannya diragukan.
b. Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang mereka tidak mengataui sikon tempat tersebut
c. Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala
d. Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung standar,sehingga sulit untk kreatif
2. Desentralisasi
Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh bidang-bidang organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, riset dan pengembangan.
Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi adalah.
a. Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.
Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka yang paham dalam bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan sehari-hari.
b. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
c. Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang mempersulit dalam standarisasi system.
Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan system yang seragam.
Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah
a. Pengolhan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja lamban maka informasi akan berhasil dengan pelan
b. Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak atasan yang selalu melempar tugas kebawahan
c. Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham tentang tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya bagian tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan.
3. Distribusi
Dalam system pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian, kemudian bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logis dan diawasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.
Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah a. Dapat menimbulkan biaya-biaya
System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang personil. Hal ini tentu mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system distribusi ini.
b. Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data.
Data yang yang dioah dalam system distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit. Ini berarti memperoleh data-data lebih cepat.
c. Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat
d. Kemampuan back up data yang lebih efektif
Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.
Kelemahan bentuk pengolahan data distribusi
a. adalah system ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan orang dalam mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan cepat. b. Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka informasi
data bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan pada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi ataupun perorangan.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu system manusia/mesin yang terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan data maka perlu di ambil metode yang tepat dan sesuai dengan kemampuan oraganisasi atau suatu lembaga, maka disana butuh data-data yang digunakan untuk di olah, butuh peninjauan data, penduplikasian data yang menghindari kekeliruan, dan pengiriman data kepada orang yang perlu atau mebutuhkan data itu.
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
Tim Dosen Administrasi pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia. 2012.
Manajemen Pendidikan. Bandung: Alfabeta
Manullang .M, 2002, Pengantar Bisnis, ugm Gadjah Mada University Press, Yogyakarya.
Sadono Sukirno, dkk. 2006, Pengantar Bisinis, Kencana, Jakarta.
Harmi. 2012. Pengolahan Data dalam Sistem Informasi Manajemen. Tersedia Online: http://m-haritsyah.blogspot.com/2012/07/pengolahan-data-dalam-sistem-informasi.html [3 Juli 2012]
