KONSEP PENGENDALIAN PERTEMUAN 3 Darmansyah HS AKUNTANSI FEB UEU

(1)

KONSEP PENGENDALIAN

(2)

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

Mampu menganalisis dan

menjelaskan pentingnya

(3)

Hakikat Pengendalian

•

Pengendalian (Controls)

Untuk menghindari terjadinya sesuatu yang tidak

diinginkan:

–

Preventive

–

Detective

–

Corrective

–

Compensating

•

Pengendalian Intern (Internal Controls)

(4)

•

Defnition of Internal Control

Internal control is a process, efected by an

entity’s board of directors, management and

other personnel, designed to provide reasonable

assurance

regarding

the

achievement

of

objectives in the following categories:

•

Efectiveness and efciency of operations

•

Reliability of fnancial reporting

•

Compliance with applicable laws and

(5)

•

Key Concepts

–

Internal control is a process. It is a means to an

end, not an end in itself.

–

Internal control is efected by people. It’s not

merely policy manuals and forms, but people at

every level of an organization.

–

Internal control can be expected to provide only

reasonable assurance, not absolute assurance, to

an entity’s management and board.

–

Internal control is geared to the achievement of

objectives in one or more separate but

(6)

• _{Pengendalian TI}

Untuk menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan atas teknologi informasi sehubungan dengan tujuan &

kegiatan organisasi

• _Basic

– _{Management/General} – _Application

• _{COBIT (Control Objectives for Information and Related}

Technology)

– _{Planning & Organization}

– _{Acquistion & Implementation} – _{Delivery & Support}

(7)

(8)

Top Management dan IS Management

Auditor dapat mengevaluasi Top Manajemen dengan memeriksa sebagaimana baik mereka melaksanakan keempat fungsi utamanya :

• _{Fungsi Perencanaan} – menentukan tujuan fungsi SI dan maksud mencapai tujuan tsb

• _{Fungsi Pengorganisasian & Stafng} – mendapatkan, mengalokasikan dan mengkoordinasikan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan

• _{Fungsi Kepemimpinan} – memotivasi, memandu dan mengkomunikasikannya dengan personel

• _{Fungsi Pengendalian} – membandingkan kinerja aktual

(9)

Top Management dan IS Management

•

Fungsi Perencanaan

– Aktivitas

• _{Kenali peluang dan permasalahan TI}

• _{Identifkasi sumber daya yang dibutuhkan}

• _{Susun strategi untuk memperoleh sumber daya yang}

dibutuhkan

– Jenis-jenis Rencana

• _{Rencana Stratejik}

• _{Rencana Operasional}

•

Peran Auditor

(10)

Top Management dan IS Management

•

Fungsi Perencanaan

–

Model Perencanaan

•

Mc Farlan’s Strategic Grid Model

•

Sullivan’s Infusion-Difusion Model

–

KomiteTI

•

IT Strategic Committee

•

IT Security Committee

(11)

(12)

(13)

•

Fungsi Pengorganisasian

–

Resourcing

•

Hardware

•

Software

•

Personil

•

Infrastruktur

–

Stafng

• _Rekruitment

• _{Pengembangan personil} • _{Pemberhentian personil}

(14)

Peran Auditor

–

Menanyakan apakah Top Manajer memiliki

pemahamaan

–

yang bagus atas peran fungsi SI yang harus

dijalankan dalam perusahaan

–

Mengevaluasi sebagaimana bagusnya setiap

(15)

(16)

Peran Auditor dlm Pengendalian

•

Fungsi

Pengorganisasian

– _{Fungsi Utama TI}

• _Development • _{System Analyst}

• _{Application Programmer} • _{Systems Programmer} • _{Quality Assurance}

– _{Administrator}

• _{Data Administrator}

• _{Database Administrator} • _{Security Administrator} • Network Administrator

–

Operator

• Librarian

• Data Entry

Peran Auditor

• Mengevaluasi apakah tanggung jawab setiap posisi pekerjaan yang terdapat dalam fungsi TI telah

dirumuskan dan dipahami secara jelas oleh personel SI

(17)

•

Fungsi Kepemimpinan

• _{Memotivasi personil}

– _{There is no one best way of motivating people, the best}

way depends on individuals and their environmet

• _{Menyesuaikan style kepemimpinan dengan personel dan}

pekerjaan sistem informasi

• _{Komunikasi yang efektif} • _{Peran Auditor}

– _{Mengevaluasi sebagaimana baikanya Top Manajemen}

(18)

Peran Auditor dlm Pengendalian

•

Fungsi Pengendalian

–

Pengendalian atas biaya dan manfaat

–

Pengendalian atas aktivitas TI

• _{Standar metode} • _{Standar kinerja}

• _{Standar dokumentasi}

• Project control standards - GANTT Chart, PERT Chart

• _{Post audit standards}

–

Pengendalian atas pengguna

(19)

•

Peran Auditor

–

Mengevaluasi apakah fungsi SI efektif

–

Mengevaluasi

sebagaimana

baiknya

Top

Manajemen memonitor fungsi SI-nya

–

Mengevaluasi standar yang telah ditetapkan

untuk pengendalian aktivitas sistem informasi

–

Mengevaluasi pilihan top manajemen atas

(20)

System Development Management

•

Auditor

–

Auditor memerlukan model normatif

–

Membandingkan praktik aktual dengan model

(21)

System Development Life Cycle (SDLC)

• Perencanaan

– Feasibility study (studi Kelayakan)

• Analisa

– Requirement defnition (defnisi kebutuhan)

• Perancangan

– Merancang sistem (system design)

• Pengembangan

– Pemrograman (programming) – Pembuatan dokumen

– Uji penerimaan (acceptance testing)

• Implementasi

– Konversi

(22)

•

Bagaimana audit atas pengembangan

sistem

–

Concurrent Audit

–

Post Implementation Review

(23)

(24)

Studi kelayakan

• _{Kelayakan dilihat dari aspek:} – _Technical

(25)

Peran Auditor

• _Concurrent

– _{Memastikan bahwa pilihan solusi yang ditetapkan} oleh stakeholder bermanfaat

– _{Memastikan pendekatan yang memdai telah dipilih} dan digunakan untuk analisis kelayakan

• Ex Post

– _{Mengevaluasi proses dan pendekatan yang}

digunakan oleh tim pengembang dalam penilaian kelayakan

– _{Mengevaluasi sebagaimana bagusnya penilaian} kelayakan dilakukan

(26)

System Development Management

Defnisi kebutuhan

–

Auditor harus memeriksa dan mengevaluasi

prosedur yang digunakan oleh stakeholder

dalam mencapai kesepakatan atas kebutuhan

stratejik

–

Prosedur yang digunakan untuk membantu

(27)

Perancangan sistem

• Pengumpulan detil kebutuhan – auditor harus mengevaluasi pendekatan yang digunakan untuk mendiskripsikan kebutuhan dan kualitas dokumentasi yang dibuat atas diskripsi kebutuhan

• Desain alur data dan informasi – auditor harus secara hati-hati mengevaluasi aktivitas yang dilakukan dalam tahap ini untuk menetukan apakah rancangan yang dihasilkan memenuhi kebutuhan yang ditetapkan untuk sistem tsb

(28)

System Development Management

• _{Desain interface – auditor mengevaluasi bahwa}

perancang telah mengikuti standar perancangan interface yang memadai, dan auditor harus

menginvestigasi apakah perancang telah mem-prototype-kan penggunaan interface

• Desain phisikal – auditor harus berusaha mencari bukti bahwa perancang mengikuti suatu pendekatan terstruktur dalam melakukan perancangan phisikal

• _{Desain platform – auditor harus memastikan bahwa}

(29)

System Development Management

Pemrograman

– Coding, compiling etc

– Akuisisi atau mengembangkan

Peran auditor

• _Akuisisikecukupan spesifkasi kebutuhan yang disediakan untuk vendor; kualitas prosedur yang digunakan untuk mengevaluasi software yang ditenderkan atas fungsionalitasnya, akurasinya dan kelengkapatnya; kualitas dokumentasi; kestabilan vendor dan dukungan vendor

(30)

System Development Management

Pembuatan dokumen

• _{System documentation, user manual}

Peran auditor

• _{Auditor harus menilai kualitas rancangan prosedur}

• _{Audtor harus mengevaluasi apakah spesifkasi atas}

minimum prosedur telah dicakup

• _{Memeriksa tim perancang prosedur apakah terdiri atas}

perwakilan semua grup stakeholder

• _{Mengevaluasi pendekatan yang digunakan untuk menguji}

prosedur

(31)

System Development Management

Uji penerimaan

• _{Unit testing ; System testing; & User testing}

Peran auditor :

• Mengevaluasi pekerjaan yang dilakukan selama tahap pengujian penerimaan dengan menanyakan :

• Bagaimana proses pengujian direncanakan

• Bagaimana data uji dirancang dan dibuat

• Data uji apa yang digunakan

• Hasil uji apa yang diperoleh

• Tindakan apa yang diambil atas error/kelemahan yang teridentifkasi

• Modifkasi apa yang dibuat atas data uji berdasarkan pengalaman uji sebelumnya

(32)

System Development Management

Konversi

• Konversi ke sistem baru dapat dilakukan dengan 3 cara

• Abrupt Changeover ,Phased Changeover, & Parallel Changeover

• Perpindahan ke sistem baru dapat melibatkan 4 aktivitas

• Pelatihan pengguna

• Instalasi hardware & software

• Konversi fle dan program

• Pengoperasian

• Auditor :

• gangguan yanng dapat terjadi dan berisiko pada pengemanan aset, integritas data, efektivitas dan efsien sistem

• Indikasi permasalahan dengan penerimaan user

• Seringkali trade-of dibuat antara integritas data pada sistem baru dan kebutuhan untuk segera menjalankan sistem

• Perencanaan yang hati-hati atas aktivitas yang dilakukan selama tahap konversi.

• Pengendalian untuk mematikan pengamanan aset, integritas data, efektivitas dan

(33)

System Development Management

Operasi dan pemeliharaan

• _{Tiga tipe perubahan yang dapat terjadi :}

• _{Perbaikan (repair maintenance) – kekeliruan logik}

• _{Penyesuaian (adaptive maintenance) – perubahan dalam}

lingkungan sistem dan pengguna

• _{Penyempurnaan (perfective maintenance) – meningkatkan}

efsiensi pemrosesan

• _{Auditor harus mengevaluasi keberadaan proses perubahan}

yang formal untuk mengidentifkasi, & mencatat

(34)

Programing Management

• _{Karakteristik utama program yang berkualitas tinggi}

– Berfungsi dengan benar dan lengkap

– Mempunyai interface pengguna yang berkualitas tinggi

– Bekerja secara efektif

– Didesain dan didokumentasikan dengan baik

– Mudah dipelihara

(35)

Programing Management

Planning

• Teknik estimasi biaya

– Algorithmic Models

– Expert Judgment

– Analogy

– Top-down Estimation

– Bottom-up Estimation

• Aspek yang harus diperhatikan

– Design Approach

– Implementation Approach

– Integration & Testing Approach

– Project Team Organization

Peran Auditor

Auditor harus mengevaluasi apakah sifat dan sejauh mana/seluas apa perencanaan dilakukan pada

software yang dikembangkan atau diakuisisi.

Auditor harus mengevaluasi

(36)

Programing Management

Design

• Pendekatan desain berdasarkan bahasa pemrograman

– _{Programer berusaha untuk menspesifkasikan struktur dan operasi program}

yang akan memenuhi kebutuhan yang telah diidentifkasi selama tahap perancangan sistem pemrosesan informasi pada pengembangan sistem Peran Auditor

– _{Akan mencari tahu apakah programer telah menggunakan suatu tipe}

pendekatan yang sistematik untuk perancangan

– _{Auditor bisa mendapatkan bukti atas praktik-praktik perancangan yang}

digunakan dengan melakukan

– _{Interviu – menentukan apakah programer telah memahami perlunya suatu}

pendekatan perancangan yang sistematik

– _{Observasi – menentukan apakah programer menggunakan pendekatan}

sistematik untuk merancang program

– _{reviu atas dokumen – menentukan apakah dokumen tersebut berisi item}

(37)

Programing Management

Coding

• _{dilakukan saat software yang}

dikembangkan/diakuisisi dimodifkasi.

• _{Programer menulis dan mendokumentasikan source}

code kedalam bahasa pemrograman untuk mengimplementasikan rancangan program

• _{Implementasi modul dan strategi integrasi}

– Auditor harus berusaha mencari bukti pada tingkat perhatian apa yang dilakukan oleh manajemen pemrograman dalam memilih strategi implementasi dan integrasi modul

(38)

Programing Management

Strategi coding

• _{mekanisme “GO TO” - 3 struktur pengendalian dasar}

dalam coding

– _{Simple sequence} _SEQUENCE

– _{Selection based on a test} _IF-THEN-ELSE – _{Conditional Repetition} _DO-WHILE

Peran auditor

• _{Harus berusaha menemukan bukti untuk menentukan}

apakah manajemen pemrograman memastikan bahwa konvensi pemrograman yang terstruktur diikuti oleh programer

• _{Interviu manajer dan programer, observasi pekerjaan}

(39)

Programing Management

Testing

• _{Program yang dikembangkan/diakuisisi}dievaluasi untuk menentukan apakah program memenuhi kebutuhan yang telah dispesifkasikan

• _{Untuk mengidentifkasi adanya}_{error pada rancangan}

atau coding program

• Langkah pengujian

– Memilih batasan pengujian

– Menentukan tujuan pengujian

– Memilih pendekatan pengujian

– Mengembangkan pengujian

– Melakukan dan menilai pengujian

(40)

Programing Management

Unit Testing

– Analysis Test – Desk Checking

– Structured Walk-Through – Design & Code Inspections – Dynamic Analytic Test

– Black Box Testing – White Box Testing

Integration Testing System Testing

(41)

Programing Management

Peran Auditor

• _{Unit testing}Auditor dapat melakukan interviu,

observasi, dan pemeriksaan dokumen untuk mengevaluasi sebagaimana bagusnya pengujian dilakukan

• _{Integration testing}umumnya dilakukan hanya ketika program yang besar dan kompleks dikembangkan secara in house/vis kontraktor. Auditor mengevaluasi kualitas

(42)

Programing Management

Operation & Maintenance

• _{Program menjadi bagian operasional saat program}

direlease untuk penggunaan operasi keseharian

• _{Tipe pemeliharaan yang perlu dilakukan agar}

program tetap beroperasi :

– Perbaikan

– _Penyesuaian

(43)

Programing Management

Peran auditor

• Penggunaan operasional atas program apakah kinerja dimonitor secara memadai

• Mengevaluasi prosedur yang digunakan untuk melakukan pemeliharaan atas program

• Memastikan efektivitas dan ketepatan waktu pelaporan kebutuhan pemeliharaan dan memastikan pemeliharaan dilakukan dengan pengendalian yang memadai

• Berusaha menemukan bukti bahwa manajemen telah

mengimplementasikan suatu sistem reviu dan memberikan/ melimpahkan tanggungjawab untuk memonitor status

program di operasional

(44)

Programing Management

Pengendalian pemrograman

• Monitoring kemajuan dibandingkan dengan rencana untuk menjamin efsiensi dan ketepatan waktu, misalnya Work Breakdown Structure, Gantt Charts, Program Evaluation & Review Techniques (PERT)

• Pengendalian akses untuk menjamin autentikasi, akurasi dan kelengkapan, misalnya Program Library Software

Peran Auditor

• Mengevaluasi apakah sifat dari dan sejauh mana aktivitas pengendalian dilakukan secara memadai terhadap beberbagai tipe software yang dikembangkan dan di akuisisi

(45)

Programing Management

Sejumlah aspek pengendalian

• _{Pekerjakan hanya staf programer yang berkualitas tinggi} • _{Lakukan pemisahan fungsi seoptimal mungkin}

• _{Buat standar metode dan kinerja} • _{Batasi kewenangan programer}

• _{Pelihara log manual dan machine log atas aktivitas}

programer

• _{Mintakan jasa konsultan independen untuk menilai}

pekerjaan pemrograman

• _{Lakukan uji silang atas pekerjaan antar programer secara}

(46)

Data Management

Tujuan Data Management

• _Shareability

– Setiap pengguna berhak mengakses dan menggunakan data yang sama • _Availability

– Setiap pengguna dapat mengakses dan menggunakan data pada setiap saat, dimanapun dan dalam form yang mereka inginkan

• _Evolvalibity

– Data dan defnisi data dapat dimodifkasi untuk merespon kebutuhan stakeholder

• _Integrity

(47)

(48)

(49)

(50)

(51)

Data Management

Pengendalian atas integritas database:

• _{Pengendalian defnisi} • _{Pengendalian eksistensi} • _{Pengendalian akses}

• _{Pengendalian update}