PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN
RUTIN, POSITIF & PENULISAN PESAN
BURUK
Makalah Komunikasi Bisnis
Disusun Oleh :
KELOMPOK 1
Antika Dewi 1102165299
Desy Ratna Sary 1102136222
Neng Aqmarina 1102136465
Nur Islamiyah 1102165294
Octaviani Putri Pertiwi 1102165378
Rizka Rakhmawati 1102136206
Vicky Masril RS 0902132269
PROGRAM SI NON REGULER FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS RIAU
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karuniaNya kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah yang berjudul “PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN, POSITIF & PENULISAN PESAN BURUK “ ini membahas tentang tatacara dalam penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif maupun pesan buruk .
Dalam penulisan makalah ini kami banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, kami ingin mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penulisan makalah ini. Kami sadar bahwa dalam makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan kami. Karena itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita.
Akhir kata, kami memohon maaf apabila dalam penulisan makalah ini terdapat banyak kesalahan.
Pekanbaru, 9 April 2012
PENULIS
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... ii
BAB I. PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Penulisan ... 2
BAB II. PEMBAHASAN ... 3
2.1 Pesan-Pesan Rutin dan Positif ... 3
2.2 Menulis Kabar Buruk ( Bad News ) ... 11
BAB III. PENUTUP ... 17
3.1 Kesimpulan ... 17
3.2 Saran ... 17
Daftar Pustaka ... 18
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan
oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar
manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk
mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara keduanya. Untuk mencapai usaha
dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui
sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu
sendiri.
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga
halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu
organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya,
kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan.
Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang
harusdipunyai oleh pelaku bisnis. Sebagai seorang komunikator (sumber informasi)
harus menguasai komunikasisecara efektif terutama memiliki kemampuan untuk
menyampaikan, menerima,serta menulis suatu pesan. Mereka harus tahu
bagaimana menempatkan kata yangmembentuk suatu arti, menyampaikan ide-ide
dengan tegas dan jelas, membuat sebuah komunikasi yang baik melalui pesan
tertulis seperti surat-surat atau memo, penggunaan kalimat yang efektif dan
pemilihan kata yang tepat.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang akan disajikan dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Menulis pesan – pesan rutin dan positif. 2. Menulis pesan buruk.
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan Penulisan makalah ini adalah :
a. Untuk mengetahui bagaimana strategi permintaan pesan-pesan rutin.
b. Untuk menjelaskan betapa pentingnya perorganisasian pesan-pesan yang baik c. Untuk mengetahui bagaimana membuat surat permintaankonfirmasi suatu
pesanan & menjawab surat permintaan informasi
d. Untuk menjelaskan cara memberikan referensi kredit & membuat surat rekomendasi.
e. Untuk mengtahui bagaimana menyampaikan pesan-pesan bad news kepada pelanggan.
f. Untuk dapat menjelaskan bagaimana memberikan jawaban terhadap informasi yang negatif.
2
BAB II
2.1
Pesan – Pesan Rutin dan Pesan-Pesan Positif
A. Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-Pesan Rutin Dan Pesan-Pesan Positif.
Perorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif.
Pendekatan langsung atau deduktif memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan, diantaranya yaitu sebagai berikut :
Keunggulannya :
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan.
3. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan juga yang tidak perlu perhatian seksama.
Kelemahannya :
1. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya. 2. Kesulitan untuk mengubah pola piker yang cenderung “to the point”; hal ini
terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan mendapatkan perhatian. Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah untuk dipahami oleh pembaca.
pertengahan dari pedan rutin, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan-pesan rutin.
Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan Tanya-jawab, seperti meminta informasi tentang spesifik produk, harga produk, system pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir dari permintaa pesan-pesan rutin, kemukakan pernyataan, keramahan, apresiasi atau penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan. Untuk memudahkan respon pembaca, akan lebih baik kalau dicantumkan informasi penting yang dapat dihubungi segera, seperti alamat kantor, nomor telepon (termasuk telepon seluler), penyeranta, atau alamat e-mail, jam dan hari kerja, dan kontak informasi penting lainnya.
2. Strategi Permintaan Pesan-Pesan Positif.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Upayakan bagian awal penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan
4
pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.
Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini memiliki porsi bahasan terbanyak dibandingkan dengan bagian awal dan akhir.
Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan (close courtesy) dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diingikan oleh pembaca.
Untuk lebih jelas berikut penjelasan tambahan dalam penulisan pesan-pesan positif :
a. Ide-ide Pokok yang Jelas
yang paling penting dan menarik perhatian bagi pembaca ? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut akan memberikan petunjuk dalam menyampaikan pesan-pesan yang bernada positif bagi pembaca. b. Penjelasan Rinci
Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat,, tetapi perlu dijelaskan poin-poin secara lengkap, sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau substansi pesan.
c. Penutupan Surat
Yakinkan kepada pembaca bahwa mereka tahu apa yang akan dilakukan suatu organisasi bisnis, dan mereka tahu bahwa tindakan tersebut memberi manfaat bagi mereka.
5
B. Pesan-pesan Good News dan Goodwill.
Pesan-pesan good news atau goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan good will, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para klien , pelanggan, karyawan atau pegawai, dan masyarakat publik pada umumnya.
1. Good News tentang Pekerjaan.
Pada umumnya, surat yang menginfromasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Namun tidak menutup kemungkinan, sesuatu yang menyenangkan atau menggembirakan pihak lain diungkapkan dengan pesannya yang dilakukan secara lisan.
Tabel 1.1 Aneka Contoh Good News
6 2. Good News Tentang Produk
Dalam dunia bisnis yang rill di lapangan, dapat dijumpai bermacam-macam good news yang berkaitan dengan produk, antara lain :
Pemberian diskon harga produk hingga 50 %
Sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis Pemberian kupon diskon harga produk
Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung maupun diundi.
Produk rusak uang kembali atau ditukar dengan produk yang baik Jaminan harga produk paling murah
Jaminan layanan (garansi) produk hingga tiga tahun.
3. Pesan-pesan Goodwill.
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesa-pesan secara bersahabat yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis.
Finansial Nonfinansial
Kenaikan gaji
Bonus lembur kerja Insentif
Tunjangan hari raya
Kredit bunga sangat ringan
Asuransi kesehatan dan jiwa
Promosi jabatan
Tanda penghargaan Fasilitas kendaraan dan
perumahan
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada karyawan atau pegawainya atau pada pihak lain seperti : naik pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pemimpin suatu asosiasi organisasi bisnis, dan sejenisnya.
C. Menulis Jawaban Positif
Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenagkan dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.
7
1. Surat Konfirmasi Pesanan.
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya, surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relative kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.
Dengan menggunakan pendekatan langsung, paragraf pertama dari surat pengakuan berisi pernyataan tentang kabar atau berita baik. Pelanggan ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat diharapkan dapat menerima produk. Dalam surat konfirmasi tersebut, yang harus disampaikan adalah bahwa produk yang dipesan sedang dalam proses pengecekan dan segera dikirim ke pelanggan secara cepat dan tepat sesuai dengan yang mereka kehendaki.
Pada bagian pertengahan, harus dinyatakan secara jelas dan tegas sikap profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas berapa jumlah produk yang dipesan, berpa harga produk, kapan pengiriman produk dilakukan, bagaimana cara pengirimannya dan lain-lain.
diperolehnya. Dan jangan lupa mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik yang ditunjukkan dengan adanya pesanan produk tersebut.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Dalam proses pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan dengan segera karena permasalahan birokratis. Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban, permintaan informasi dari prlanggan atau pihak lain harus direspons secara cepat dan tepat.
8
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial.
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial (potential sales), terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu :
1. Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan.
2. Mendorong penjualan yang akan datang.
3. Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan.
Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan :
1. Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap.
2. Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.
Dalam hal ini , jawaban atas permintaan informasi tidak dilengkapi dengan informasi terbaru, seperti produk baru atau bentuk-bentuk layanan yang baru. Jadi, surat tanggapan yang dibuat semata-mata untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.
D. Menangani Permintaan Kredit Rutin
9 1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan good news kepada pihak lain. Dalam kaitannya dengan persetujuan kredit dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan pihak notaris yang ada di suatu wilayah tertentu.
Oleh karena merupakan dokumen resmi, surat perjanjian persetujuan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi penulisan kata, kalimat, penggunaan tanda baca secara tepat, tingkat akurasi, kelengkapan isi atau substansi pesan maupun kejelasannya.
2. Memberikan Referensi Kredit
Kadang kala, permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomdasi dari pihak lain. Akan tetapi, untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai fakta yang ada, jangan dibuat-buat.
E. Surat Rekomendasi Dan Pemberitahuan
Pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting bagi suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain :
1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja).
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri.
10
4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon.
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya, surat rekomendasi dikirimkan secara langsung ke tempat tujuan yang dikehendaki oleh pemohon. Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar suuatu pekerjaan.
2.2
Menulis Pesan Buruk
A. Strategi Pengorganisasian Pesan – Pesan Bad News
1. Menciptakan Audience – Centered Tone
Nada atau intonasi Anda dalam menyampaikan bad – news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan – pesan bisnis. Hal tersebut memiliki tiga tujuan spesifik :
a. Membantu audiens Anda mengerti bahwa bad – news menggambarkan suatu keputusan yang tegas.
b. Membantu audiens Anda mengerti bahwa Anda adil.
c. Membantu audiens Anda agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
2. Memilih Pendekatan Organisasional
Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan – pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (bad– news), yaitu pendekatan tak langsung dan pendekatan langsung.
a. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tak langsung merupakan pendekatan yang paling familier atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan tak langsung terdapat 4 bagian penting, yaitu :
11 1) Pembuka
Menempatkan audiens pada situsai netral melalui pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang mengantarkan pernyataan Bad-News sering disebut dengan buffer.
Dalam penulisan paragraf pembuka, ada beberapa hal yang perlu dihindari, antara lain :
- Mengatakan “Tidak!”
- Permohonan maaf.
- Penulisan buffer yang terlalu panjang. 2) Alasan
Setelah membuat pernyataan yang bersifat netral, tahap berikutnya adalah memberikan alas an mengapa suatu keputuan tersebut harus diambil/terjadi, sebelum menyatakan apa keputusan yang sebenarnya.
Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian terhadap apa manfaat yang dapat diambil oleh audiens Anda.
3) Bad-News
Setelah Anda memberikan alasan “mengapa” suatu keputusan harus diambil, pada tahapan ini Anda dapat secara langsung mengemukakan apa keputusan yang diambil, seperti keputusan menolak lamaran kerja, menolak permintaan kredit, pemutusan hubungan kerja (PHK), mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian), dan sebagainya.
4) Penutup
Setelah Anda menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, tahap berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan.
12
b. Pendekatan Langsung
Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan ini memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad-news.
Suatu pendekatan organisasional dapat diterapkan jika
a. Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju. b. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima
pesan.
c. Pesan disampaikan secara empati.
B. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif
1. Bad-News tentang Produk
pelanggan bad-news tentang produk tentunya memberikan dampak negative bagi mereka. Oleh karena itu, penyampaian bad-news perlu mempertimbangkan dampak negatif yang ditimbulkannya.
Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para pelanggan (misalnya kenaikan harga produk atau penarikan produk), lebih baik digunakan pendekatan tak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral, didukung dengan alasan yang logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.
Jika Anda ingin menyampaikan bad-news tentang produk seperti kenaikan harga produk yang ditujukan untuk keperluan internal perusahaan, pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung.
13
2. Penolakan Kerja Sama
Dalam dunia bisnis, menjalin kerja sama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk lebih memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa jadi terjadi suatu penolakan kerja sama bilamana bentuk kerja samanya merugikan di pihak lain.
3. Penolakan Undangan
Bila harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Penggunaan kedua pendekatan organisasional tersebut sangat bergantung kepada seberapa dekat hubungan Anda dengan pihak lain.
C. Penyampaian
Bad News
ke Pelanggan
Ada tiga hal yang perlu mendapat perhatian :a. Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang.
b. Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin. c. Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca Anda tidak kehilangan
minat.
Paling tidak ada jenis bad-news yang bisa disampaikan kepada pelanggan anda, yaitu :
a. Anda hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan, atau b. Anda sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan
tersebut
14
Bila Anda hanya dapat memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan, Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung, yang isi paragraf pembukanya adalah god news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi.
Selanjutnya diikuti dengan tindakan untuk mengingatkan penjualan ulang produk.
Berikutnya diakhiri dengan penutup yang mampu mendorong ke arah pemenuhan semua transaksi tersebut.
2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
Dalam melakukan penolakan atas surat pengaduan yang diajukan oleh pelanggan, sebaiknya Anda perlu menghindari penggunaan bahasa yang berdampak negatif bagi mereka.
Untuk menjawab penolakan surat pengaduan, Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional pendekatan tak langsung, yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.
3. Mengganti Produk
Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja habis terjual atau produk yang sudah tidak diperoduksi lagi. Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, Anda dapat mengirim produk tersebut kepada pelanggan.
Pendekatan yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan penggantian suatu produk adalah menggunakan pendekatan organisasional tak langsung.
Tugas Anda adalah menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan Anda. Pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
15 Salah satu cara untuk menjaga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan Anda adalah membantu pelanggan dengan memberikan informasi di mana suatu produk dapat diperoleh.
D. Bad News Tentang Orang
1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi
Penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan pendekatan organisasional pendekatan langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.
2. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Untuk memberikan jawaban surat lamaran kerja yang memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, pendekatan organisasional pendekatan langsung dapat digunakan. Namun, untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan organisasional tak langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, Anda dapat menggunakan pendekatan organisasional pendekatan tak langsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral, kemudian berikan penjelasan secukupnya, termasuk adanya fakta-fakta pendukung. Selanjutnya pada bagian akhir surat, Anda dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan bersahabat.
16
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam menjalankan tugasnya di perusahaan seseorang akan melakukan berbagai tugas komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan. Apapun tugas kita dan seberapa kompleks tugas komunikasi yang harus dijalankan, komunikasi efektif merupakan kunci untuk berhasil. Selain itu, pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif melakukan sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis. Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Memahami dasar-dasar komunikasi tertulis sangat penting dan kritikal karena pentingnya penulisanyang baik dalam aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin mengetahui apa yangakan anda katakan atau sampaikan dan bagaimana anda menyampaikannya jugasama pentingnya.
3.2 Saran
Dalam menyampaikan suatu pesan, terkadang kita sering salah baik dalam penyampaian maupun dalam pemakaian kata-kata yang sulit dicerna oleh komunikan. Apalagi dalam dunia bisnis, seorang pemimpin perusahaan harus dapat menyampaikan suatu pesan secara tegas dan jelas baik secara tertulis maupun secara lisan. Untuk itu, sangatlah penting dilakukan pengorganisasian dan revisi dalam penulisan pesan-pesan bisnis yang selalu diikuti dengan latihan-latihan atau praktik- praktik dalam kehidupan sehari-hari.
DAFTAR PUSTAKA
Finoza, Lamuddin.1991. Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Jakarta : Diksi Insan Mulia.
Locker, Kitty O. 1995. Business and Administrative Communication. Thrid Edition. Chicago : Richard D.
Purwanto, Djoko.2006. Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Surakarta : Erlangga.
