DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS
MakalahUntuk memenuhi tugas kelompok Komunikasi Bisnis Dosen : Lily Hendrasti Novadjaja, SE.,MM
Kelompok :
Alifatul Jannah 135020200111005 Isninnoviana Ilmi Amalia 135020200111029 Yuliana Kartikasari 135020200111073 Endang Sri Utami 135020201111007
Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi & Bisnis
Universitas Brawijaya Malang
BAB 1 PENDAHULUAN
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
BAB 2 PEMBAHASAN 2.2. Pengertian Surat dan Surat bisnis
Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat digunakan oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/e-mail).
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
2.1. Pengertian Korespondensi Bisnis
Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti halsurat-menyurat (1989 : 462). Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.
Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi denganorganisasi, dan sebagainya.
Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis..
2.3. Fungsi Surat Bisnis
Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu cepat dengan adanya telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram, faksimail, dan computer, surat masih merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
· Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
· Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis. · Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
· Alat untuk mengingat · Bukti sejarah (historis) · Pedoman kerja
· Media promosi bagi pengirim surat
2.4. Pengelempokan Surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu pengelompokan surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan menurut urgensi pemakaiannya.
o Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok.
Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.
Kartu Pos
berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat amplop.
Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.
Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal Organisasi.
Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.
o Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:
Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.
Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya.
Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:
a) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi atau privasi. b) Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
c) Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.
o Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya 1. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.
2. Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.
3. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu.
o Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian · Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
· Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.
· Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.
o Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.
2.4. Bagian Surat dan Bentuk Surat
Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa komponen penting, antara lain: (1) kepala surat/kop surat (letterhead), (2) tanggal surat (date), (3) nomor, lampiran, dan perihal/hal (number, enclosed, subject), (4) alamat tujuan (inside address),(5) salam pembuka (salutation),(6) paragraf pembuka (firsh paragraph),(7) paragraf isi (body paragfaph),(8) paragraf penutup (close paragraph), (9) salam penutup (complimentary close), (10) tanda tangan (signature), (11) nama jelas penanda tangan (name and titlle), (12) tembusan (notation), (13) inisial (initial)
2.5. Bahasa Surat
o Format Lipatan Surat dan Amplop
Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya.
Format Lipatan Surat
Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis, antara lain ;
· Lipatan baku (Standard fold)
· Lipattan setengah baku (semi standard fold) · Lipatan akordeon (accordion fold)
· Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold) · Lipatan tunggal (single fold)
· Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold) · Lipatan model prancis (french fold)
· Lipatan model baron (baronial fold) Aneka Bentuk Amplop
Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.
A. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi: a) Amplop biasa
B. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi: a) Amplop resmi
b) Amplop kartu c) Amplop bisnis d) Amplop pendek e) Amplop panjang f) Amplop lebar
× Amplop katalog × Amplop mata berkait × Amplop mata bertali
C. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi: a) Amplop katalog
b) Amplop mata berkait d) Amplop kancing bertali
2.6. Contoh-contoh Surat Bisnis
o Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).
o Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.
o Surat Pengaduan
Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
o Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan atau lembaga.
o Surat Ucapan Selamat
o Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
o Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan. o Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.
o Surat Perintah Kerja’
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yangg telah diseepakati.
o Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu. o Surat Undangan RUPS
RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis. o Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.
o Surat Perjanjian
BAB 3 PENUTUP 3.1. Kesimpulan
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
4.2. Saran
