BAB I PENDAHULUAN
A. Manajemen dan Pengertiannya
Setiap kegiatan dimana saja dan apa saja yang melibatkan orang-orang dan memerlukan kerjasama, apakah itu kegiatan yang sifatnya profit oriented atau non profit oriented, pasti sarat dengan manajemen, seperti halnya mengelola, mngatur organisasi (Perusahaan), ormas atau perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, baik pengelolaannya secara forml, modern atau tradisonal karena pola intinya manajemen itu adalah to manage, bagaimana mengatur, apa yang di atur dan siapa yang mengaturnya, kemudian untuk apa hal itu diatur.
Pertanyaan-pertanyaan diatas menggambarkan betapa sangat urgennya manajemen dalam pelaksanaan suatu organisasi.
SP. Malayu Hasibuan, menggambarkan bahwa manajemen adalah sebagai ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan SDM (Sumber Daya Manusia) dan SDNM (Sumber Daya Non Manusia) lainya secara efekti dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Lebih lanjut GR Terry memberi pengertian bahwa manajemen Is Distince Process Consisting of Planning, Organising, Actuating and Controling Performed to Determme and accomplish stated objectives by us of human being and other resources.
Jadi manajemen merupaka suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, perorganisasian, pengalaman dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
mempercepat proses pelaksanaan pencapaian tujuan tersebut, yang pada akhirnya capaian yang diinginkan tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif atau berdaya guna dan berhasilguna. Manajemen yang baik adalah bagaiman alur implementasinya dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, tanpa troble dan sesuai denga prinsip-prinsip dan fungsi manajemen, namun demikian dalam kenyataan operasional dilapangan tidak semudah dan segampang yang dibahas dalam berbagai teori manajemen, mengapa?
Dilihat dari segi kepentingan individu atau organisasi sering sekali sulit disingkronkan karena memiliki kepentingan yang berbeda yang apabila tidak dmampu sikendalikan maka akan terjadi apa yang disebut dengan Mess Manajemen, dengan katalain terjadinya penyimpangan yang pada ujungnya dapat merugikan organisasi itu sendiri atau bias saja pihak lain, hal inilah yang menjadi sebuah tantangan bagi seorang pemimpin organisasi, oleh karena itu seorang pemimpin yang baij tidak cukup hanya dibentengi kemampuan ilmu pengetahuan dan teknologi saja, namun diperlukan sikap dan mental yang baik. Karena sikap dan mental yang baik tentunya dapat mengontrol dan mengimbangin keinginan yang kurang baik.
B. Fungsi-Fungsi Manajemen
Gambar 1.1.
Konsep Manajemen atas dasar kerangka ilmu pengetahuan.
Dalam pembahasan ini akan diperinci lima fungsi yang menurut penulis paling penting – planning, organizing, staffing, leading dan controling kegiatan-kegiatan organisasi. Perincian lebih detail ada pada bagian-bagian selanjutnya.
Perencanaan
Rencana-rencana dibutuhkan untuk memebrika kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan :
1. Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2. Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten dengan berbagai tujuan terpilih, dan
3. Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan. Perencanaan (Planning), adalah :
1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan
2) penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapi tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi
dipisahkan dari kegiatan-kegiatan para karyawan, hal ini merupakan suatu bagian yang terpadu (integral) dari jabatan manajer. Pada dasarnya perencanaan kreatif merupakan pekerjaan penentuan faktor-faktor, kekuatan, pengaruh dan hubungan-hubungan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Semua fungsi lainya sangat trgantung pada fungsi ini, dimana fungsi lain tidak akan berhasil tanpa perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat dan kontinu. Tetapi sebaliknya perencanaan yang baik tergantung pelaksanaan efektif fungsi-fungsi lain.
Pengorganisasian
Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencana-rencana atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan
mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses.
Pengorganisasian (Organizing) adalah :
1. penentuan sumberdaya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi,
2. perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan, 3. penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian,
Penyusunan Personalia
Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalama lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosioanal untuk posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dngan karakteristik personalia tertentu. Seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau bahkan demosi dan pemecatan; serta latihan dan pengembangan karyawan.
(leading), secara sederhana, adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motifasi dan disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motifating, actuating atau lainnya.
Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi.
Pengawasan
Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pngawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatife. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatife mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali.
Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu: 1) penetapan standar pelaksanaan,
2) penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan,
3) pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan, dan
4) pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.
Sedangkan hubungan antara kegiatan-kegiatan produksi, personalia, pemasaran, keuangan, akuntansi dan sebagainya. Dengan fungsi-fungsi manajemen dapat digambarkan dalam gambar 2.6
BAB II
ORGANISASI SEBAGAI WADAH MELAKSANAKAN KEGIATAN
Organisasi sebagai wadah dalam menjalankan kegiatan pada prinsipnya merupakan sub bagian pembahasan dalam manajemen yang tidak dapat di pisahkan satu dengan yang lainnya , karena organisasi merupakan salah satu alat yang digunakan dalam manajemen dalam mencapai tujuan yang di inginkan, yang pada pelaksanaannya sebagai kerangka kerja dan cara kerja secara bersama-sama dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.
1. Pengertian Organisasi
Kata ”organisasi” mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi pemerintah, rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai ”proses pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuia dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Terdapat 2 (dua) aspek utama dalam penyusunan struktur organisasi sebagai berikut :
Departementalisasi adalah merupakan pengelompokan-pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling brhubungan dapat dikerjakan bersama, hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi yang ditunjuk oleh suatu bagan organisasi.
Sedangkan pembagian kerja adalah uraian atau perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Dengan demikian secara prinsip dalam kedua aspek tersebut diatas merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian, Istilah tersebut digunakan untuk menunjukan hal-hal berikut ini :
1. cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. bagaimana organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasi dapat ditunjukan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :
1. pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
3. pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatianya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik yang merusak.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :
1) pembagian kerja,
2) departementalisasi (atau sring disebut dengen istilah depertementasi)
8) rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.
2. Stuktur Organisasi
sruktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. Strategi Organisasi untuk mencapai tujuannya. Chandler telah menjelaskan hubungan strategi dan struktur organisasi dalam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika.
Dia pada dasamya menyimpulkan bahwa "struktur mengikuti strategi". Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubabah maka struktur organisasi juga berubah.
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam orga-nisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebu-tuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam me-rancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mernpengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti pelanggan, supplier, dan. sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.
4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.
Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
2. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang me-nunjukkan lokasi (letak) kekuasam pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja menunjukkm jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja
individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut
synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja
manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif karena bila hanya komponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah digunakan, dan latihan jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan dan konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja, bila hal itu dilaksanakan secara ekstrim. lni dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi.
4. Bagan Organisasi Formal
Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organization chart) untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan orsanisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu sturktur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :
hubungan wewenang-tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi, seperti terlihat pada gambar 8.1. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, di mana setiap karya-wan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada seorang manajer.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.
5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.
Rantai Perintah
Wakil Direktur
Manajer Divisial
Manajer Departemen
Kepala Penyelia
Penyelia
Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat di-perkirakan dengan membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan. Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi. Bagan juga dapat menunjukkan besarnya (size) dari organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas.
Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perdebatan cukup lama di antara para penulis manajemen. Salah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. Bila seseorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat di mana orang itu dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang di mana puplikasi yang tidak diperlukan terjadi.
5. Bentuk – Bentuk Bagan Organisasi
Henry G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi, yaitu (Iihat gambar 8.2.) :
1. Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk piramid yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horizontal Bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
BAB III
MANAJEMEN DAN IMPLEMENTASINYA DALAM ORGANISASI
1. Pentingnya Pengorganisasian
Pengorganisasian menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka sebuah kerangka yang masih dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik.
Dengan kata lain, salah satu bagian penting tugas pengorganisasian adalah mengharrmonisasikan kelompok orang yang berbada, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan-kepampuan kesemuanya kesuatu arah tertentu. (George .K Terry)
Sebenarnya yang dimaksud dasar harap tersebut diatas adalah dapat dihasilkannya sinergisme, yang berarti perlu adanya tindakan-tindakan simultan units individual atau yang terpisah yang secara bersama-bersama dapat menghasilkan suatu efek total yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah dari komponen - komponen individual. Jadi pengorganisasian merupakan sebuah kasus yang dapat menimbulkan effek yang sangat baik dalam upaya menggerakan seluruh aktivitas dan potensi yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial.
2. Pentingnya Manajemen Dalam Menjalankan Organisasi
dimiliki itu, dapat dikembangkan dengan membagi tugas pekerjaannya, wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang lain sehingga secara sinergis dan mutual simbiosis membentuk kerjasama dan kemitraan yang saling menguntungkan dan pencapaian tujuan lebih baik, tanpa ada kerjasama yang baik maka tidak ada "manajemen". Bila toh ada, adalah manajemen tradisional atau otoriter.
Uraian diatas memberikan dorongan untuk menjawab suatu pertanyaan mengapa manajemen itu penting dalam menjalankan organisasi?
Manajemen dikatakan penting, dalam menjalankan kegiatan organisasi, pada dasarnya adalah :
1. Pekerjaan itu berat dan sulit untuk di kerjakan sendiri, sehingga diperlukan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.
2. Suatu organisasi akan berhasil guna dan berdaya guna
3. Manajemen yang baik dapat meningkatkan kinerja dari semua potensi yang dimiliki
4. Manajemen yang baik akan menghindari dan mengurangi pemborosan
5. Manajemen yang baik harus jelas sasaran yang hendak dituju 6. Manajemen merupakan suatu pedoman pemikiran dan tindakan
kegiatan organisasi
7. Manajemen yang baik selalu mengedepankan kerjasama, keharmonisan, komunikasi yang kontruktif, seimbang, searah saling menghormati, dan menghargai mencintai sebagai tujuan dapat dioptimalkan.
BAB IV KESIMPULAN
Dari pembahasan mengenai pemahaman dan pentingnya manajemen dalam menjalankan kegiatan organisasi tersebut diatas, perlu kiranya diambil suatu kesimpulan sebagai berikut :
1. Manajemen mempunyai tujuan yang ingin dicapai.
2. Manajemen merupakan perpaduan antara ilmu dan seni.
3. Manajemen merupakan proses sistematis, terkoordinasi, terintegrasi, dan kooperatif dalam memanfaatkan unsur - unsur 6M.
4. Manajemen baru dapat diterapkan, jika ada 2 orang atau lebih melakukan kerjasama dalam suatu organisasi.
5. Manajemen terdiri dari beberapa fungsi (POSD dan C).
6. Manajemen hanya merupakan alat atau wadah dalam mencapai tujuan.
7. Dalam implementasinya harus berpedoman bagaimana mengorganisasikan kelembagaan terhindar dari penyimpangan dan penyelewengan.
8. Berprinsip pada memaksimalkan produktivitas dan meminimalisasikan cost.
DAFTAR PUSTAKA
Hafidzi, Z.A. 2002, "Diktat Pcngantar Manajemen ", Fakultas Ekonomi
Henry Simamora, 1999, "MSDM", STIE. YKPN.
George, R. Terry, 1979, "'Asas-asas Manajemen".
SP. Siagian, 1999, "Teori dan Praktik Kepemimpinan Rineka Cipt".
Stephan P. Roben, "Perilaku Organisasi", Jilid l, San Diego State University.
Stephen P. Robbins and Mary Couler, "Manajemen", Edisi 6.
Wijaya, A W., "Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen".
