219790320 Rancangan Pengembangan ERP HRM

(1)

143

RANCANGAN PENGEMBANGAN ERP

4.1. Innovate Phase

Pada fase ini akan diusulkan proses–proses baru berdasarkan hasil analisa pada fase sebelumnya. Dalam fase ini, terdapat Future Activity Based Costing dari setiap proses baru dan melalui melalui metode ini akan terlihat pengembangan dalam setiap proses. Kemudian akan terlihat perbedaaan antara proses yang lama dengan yang baru dalam hal waktu dan biaya yang dikeluarkan. Perbedaan tersebut akan terlihat pada tabel perbandingan Current & Future Activity Based Costing.

4.1.1. Future Activity Based Costing

Untuk melihat penggunaan waktu dan biaya pada proses baru, maka dibuat Future Activity Based Costing bagi proses yang diusulkan untuk dikembangkan, yaitu Recruitment Process, Employee Database Process, Resignation/Termination Process, Training Management Process,

Performance Management Process, Purchasing (Man Power),

Purchasing (Site Project), Purchasing (Head Office). Dengan

(2)

Tabel 4.1. Activity Based Costing (Future Process)-Recruitment Process

A B C D E F G H I J K L M

Nama Proses

Trans transaksi

Biaya Pencarian calon

terbaik dari database applicant

1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

Pembukaan

lowongan 1 5 5 12.500 1.041,67 930,63 2.000 2.077,55 3.119,22 3.119,22 9.357,66 6,76%

Profile Match Up (Qualification dan Requirement)

1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

(3)

Aktivitas baru pada proses ini adalah pencarian calon terbaik dari database applicant dan profile match up (qualification dan requirement). Pada proses sebelumnya calon terbaik yang akan direkrut dicari dari kumpulan file CV, baik yang baru diterima maupun yang sudah ada sebelumnya. Apabila sudah didukung dengan sistem informasi yang baru, dimungkinkan untuk melakukan pencarian calon terbaik dari database applicant. Sedangkan profile match up (qualification dan requirement) merupakan

aktivitas yang belum ada sebelumnya. Melalui profile match up, maka requirement pada posisi yang kosong akan dicocokkan dengan qualification dari calon karyawan. Hal ini dapat dilakukan apabila proses maintain database applicant sudah diterapkan dan perusahaan sudah membuat Qualification Matrix.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

(4)

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + AC + laptop

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

- Biaya lain-lain per transaksi :

(5)

Tabel 4.2. Activity Based Costing (Future Process)-Employee Database Process

Nama Proses Trans aksi transaksi

Biaya

Input database

applicant 2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%

Pemindahan data applicant ke database karyawan

2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%

Pengisian Form perubahan data karyawan

1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 60 137.55 1,179.22 1,179.22 3,537.66 27.78%

Update data karyawan dan Compensation & Benefit

1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 0 77.55 1,119.22 1,119.22 3,357.66 27.78%

X

(6)

Aktivitas baru pada proses ini adalah, input database applicant, pemindahan data applicant ke database karyawan, dan update data karyawan dan Compensation & Benefit. Aktivitas input database applicant diusulkan untuk mendukung kemudahan dalam melakukan pencarian

calon terbaik (Recruitment Process). Data penting harus dimasukkan ke dalam sistem adalah data kualifikasi yang dimiliki oleh calon karyawan. Hal ini diperlukan untuk melakukan profile match up pada Recruitment Process.

Keterangan :

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

(7)

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

(8)

Tabel 4.3. Activity Based Costing (Future Process)-Resignation/Termination Process

Nama Proses

Trans transaksi

Biaya informasi jumlah hak & kewajiban

1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%

Exit interview 1 10 10 12.500 2.083,33 930,63 0 155,11 2.238,44 2.238,44 4.476,88 71,43%

Update database

karyawan 1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%

X

Total 3 14 14 37.500 2.917 2.792 0 217 3.134

(9)

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban dan

update database karyawan. Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban karyawan

berdasarkan atas informasi yang ada pada sistem database karyawan yang mana sebelumnya,

data tentang hak dan kewajiban tidak tersimpan dalam sistem. Sehinga diperlukan waktu yang

lebih lama bagi Compensation & Benefit Staff untuk melakukan pengecekkan dan perhitungan

mengenai hak dan kewajiban karyawan. Update database karyawan berguna untuk

mengubah status kepegawaian dari karyawan yangtelah mengajukan pengunduran diri. Aktivitas ini sebelumnya tidak ada sehingga karyawan bagian HRD tidak memiliki informasi yang terbaru mengenai status kepegawaian seseorang.

Keterangan :

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

(10)

(11)

Tabel 4.4. Activity Based Costing (Future Process)-Training Management Process

Nama Proses

Trans transaksi

Biaya undangan Training via email

Penyusunan bahan training, jadwal dan peserta

1 15 15 12.500 3.125,00 930,63 0 232,66 3.357,66 3.357,66 6.715,32 79%

X

(12)

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, pengiriman undangan training via email dan penerimaan konfirmasi kehadiran. Pengiriman undangan training untuk karyawan didasari oleh hasil dari penilaian pada Performance Management Process. Dari hasil penilaian tersebut akan diperoleh nama karyawan yang perlu untuk mengikuti pelatihan. Proses pendaftaran yang sebelumnya berupa pengisisan formulir, akan diusulkan untuk dikirim melalui email dan konfirmasi kehadiran juga dilakukan oleh karyawan melalui email.

Keterangan :

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

(13)

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

(14)

Tabel 4.5. Activity Based Costing (Future Process)-Performance Management Process

Nama Proses

Transa transaksi

Biaya transaksi

Biaya Penilaian kinerja

karyawan berdasarkan Qualification Matrix

11 10 110 31.250 57.291,67 928,75 0 1.702,71 58.994,38 5.363,13 58.994 71%

Penyerahan hasil

(15)

Aktivitas baru pada proses ini yaitu, penilaian kinerja karyawan berdasarkan Qualification Matrix. Aktivitas ini diusulkan untuk melakukan penilaian terhadap

kinerja karyawan dengan membandingkan kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan standar kualifikasi perusahaan dalam Qualification Matrix. Pada proses lama, penilaian diawali dengan sosialisasi dan presentasi kepada karyawan kemudian melakukan pendiskusian terhadap tingkat prestasi kerja dengan adanya Qualification Matrix tidak diperlukan lagi sosialisasi maupun pendiskusian karena setiap karyawan akan mengetahui standar penilaian kinerja.

Keterangan :

- Biaya Manajer : Estimasi gaji Manajer per bulan Rp 5.000.000,-

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

(16)

Ruang meeting terdiri dari :

6 buah lampu, 2 buah AC, 1 buah laptop, 1 buah Infocus dan akan diisi oleh 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) : BL= internet + lampu + AC + laptop + Infocus

= Rp 250,- + ((6xRp 45,-) + (2xRp 832,50)) + Rp 45,- +Rp 150,- 4

=Rp 928,75,-

Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

(17)

250,-

Tabel 4.6. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Man Power)

Nama Proses

Tra transaksi

Biaya

Pembuatan Purchase

Requisition 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

Pembuatan Purchase

Order 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

Pembuatan Payment

Request 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

(18)

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas pembelian. Pembuatan laporan perlengkapan yang sebelumnya ada pada proses lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

Keterangan :

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

(19)

BL = internet + lampu + PC

= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

(20)

Tabel 4.7. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Site Project)

Nama Proses

Trans transaksi

Biaya peralatan ke database

1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

Pengiriman peralatan ke Klien

1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79%

X

(21)

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas pembelian. Pembuatan laporan peralatan yang sebelumnya ada pada proses lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

Keterangan :

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

(22)

= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

(23)

Tabel 4.8. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Head Office)

Nama Proses

Transaks

Biaya lain-lain per transaksi

Biaya dan peralatan ke database

1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%

Pelaporan

hasil lelang 1 5 5 12.500 1.041,67 482,50 120 160,21 1.201,88 1.201,88 4.807,50 38%

X

(24)

Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas pembelian. Pembuatan laporan asset dan update asset yang sebelumnya ada pada proses lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

Keterangan :

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

(25)

= Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

4.1.2. Perbandingan Waktu dan Biaya untuk Current & Future Activity Based Costing

Dari hasil future ABC yang dibuat pada setiap proses dari aktivitas yang memerlukan pengembangan / penambahan aktivitas baru maka didapat perbandingan waktu dan biaya pada current ABC dan future ABC:

Perbandingan Waktu

Perbandingan waktu dihasilkan dari perhitungan waktu transaksi current ABC dengan future ABC.

Tabel 4.9. Perbandingan Waktu Current & Future Recruitment Process

Recruitment Process

Keterangan Lama Baru

Penghematan waktu ((Lama - Baru) /

(26)

Tabel 4.10. Perbandingan Waktu Current & Future Employee Database Process

Employee Database Process

Lama) Persentase Simulasi waktu 40 14 0.65 65%

Tabel 4.11. Perbandingan Waktu Current & Future Resignation/Termination Process

Resignation/Termination Process

Tabel 4.12. Perbandingan Waktu Current & Future Training Management Process

Training Management Process

(27)

Tabel 4.13. Perbandingan Waktu Current & Future Performance Management Process

Performance Management Process

Tabel 4.14. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Man Power) Process

Purchasing (Man Power)

Tabel 4.15. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Site Project) Process

Purchasing (Site Project)

(28)

Tabel 4.16. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Head Office) Process

Purchasing (Head Office)

Dari hasil perbandingan waktu, terdapat selisih waktu yang cukup banyak sehingga dapat dikatakan proses pada setiap aktivitas yang future ABC lebih efektif karena dapat menghemat waktu pengerjaan tugas-tugas

karyawan sehingga lebih cepat.

Perbandingan Biaya

Selain melihat perbandingan waktu, manfaat future ABC dapat dilihat dari hasil perbandingan biaya yang menunjukkan selisih biaya antara current ABC dan future ABC. Berikut adalah tabel perbandingan biaya :

Tabel 4.17. Perbandingan Biaya Current & Future Recruitment Process

Recruitment Process

Penghematan biaya ((Lama -

Baru) / Lama) Persentase Simulasi

biaya 26682.82 18624.44

(29)

Tabel 4.18. Perbandingan Biaya Current & Future Employee Database Process

Employee Database Process

biaya 10453.75 3193.81

0.69 69%

Tabel 4.19. Perbandingan Biaya Current & Future Resignation/Termination Process

Resignation/Termination Process

biaya 4476.88 3134.81

0.30 30%

Tabel 4.20. Perbandingan Biaya Current & Future Training Management Process

Training Management Process

biaya 7894.53 4253.03

(30)

Tabel 4.21. Perbandingan Biaya Current & Future Performance Management Process

Performance Management Process

biaya 24147.88 7818.5

0.68 68%

Tabel 4.22. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Man Power) Process

Purchasing (Man Power)

Baru) / Lama) Persentase Simulasi biaya 28592.5 16981 0.41 41%

Tabel 4.23. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Site Project) Process

Purchasing (Site Project)

(31)

Tabel 4.24. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Head Office) Process

Purchasing (Head Office)

biaya 16648.13 2932.88

0.82 82%

Berdasarkan hasil perbandingan biaya, perusahaan dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Dengan aktivitas dari setiap proses pada future ABC diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan kualitas kerja yang pada akhirnya akan memberikan efek terhadap pertambahan nilai bagi perusahaan seperti tujuan perusahaan untuk memiliki sistem HR yang responsif dan teratur.

4.1.3. Output

Sesuai dengan kerangka pikir yang ada maka output yang diperoleh, yaitu:

a. ABC untuk proses baru yang diusulkan terdapat pada sub bab 4.1.1.

(32)

4.2. People Phase

Fase ini menjelaskan tentang kebutuhan untuk sumber daya manusia baru yang nantinya akan mendukung proses baru dalam proyek ini. Untuk mengetahui kemampuan yang harus dipenuhi oleh tiap karyawan maka akan dibuat People Capability Matrix untuk proses baru. Kemudian akan muncul gap dari People Capability Matrix lama dan People Capability Matrix baru yang akan menentukan kompetensi mana saja yang perlu untuk dikembangkan lebih lanjut. Setelah itu akan dibuat perancangan ulang terhadap peran dalam setiap proses menggunakan RASCI Model. Berdasarkan perancangan ulang tersebut, maka akan menghasilkan usulan struktur organisasi baru.

4.2.1. New People Capability Matrix

(33)

Tabel 4.25. New People Capability Matrix

Knowledge Capabilities/ skill Required

Key Process

Core Competencies

Critical

(34)

Nilai yang disajikan dalam Critical Competencies, terdapat perubahan terutama pada Computer Literacy. Perubahan ini didasari oleh sistem informasi baru yang diusulkan, di mana dengan adanya sistem informasi baru, interaksi karyawan dengan komputer akan meningkat. Sehingga nilai kompetensi Computer Literacy yang awalnya diperlukan menjadi diwajibkan. Sedangkan bagi Core Competencies tidak mengalami perubahan, karena nilai tersebut harus dimiliki oleh setiap karyawan, baik ada atau tidaknya perubahan dalam proses bisnis.

Manfaat dari PCM baru yang dibuat adalah berguna untuk mengetahui sejauh mana kemampuan yang dimiliki karyawan untuk memenuhi standar kemampuan yang harus / wajib dimiliki karyawan agar mendukung kinerja operasional perusahaan setelah penerapan BPM. Oleh karena itu karyawan dituntut memiliki critical competencies yang berbeda dari sebelum penerapan BPM dan penggunaan sistem.

Keterangan :

Core Competencies yang dipilih adalah berdasarkan kompetensi dari kapasitas ideal

(35)

4.2.2. Process Gap Analysis PCM

Process Gap Analysis PCM bertujuan untuk menyediakan

perbandingan tentang kebutuhan akan kemampuan karyawan pada proses lama dengan proses yang baru.

Tabel 4.26. Process Gap Analysis PCM

Technical Competencies

Nilai Sebelum Innovate Phase

Nilai Sesudah Innovate

Phase

Nilai Gap Analysis

Recruitment Process - Computer Literacy - English Literacy

3 Employee Database

Process

- Computer Literacy 2 1 -1

Resignation/Termination Process

Training Management Process

Performance

Management Process - Computer Literacy - English Literacy

2 Purchasing (Man Power)

Process

- Computer Literacy - English Literacy

3 Purchasing (Site Project)

Process

3 Purchasing (Head Office)

Process

(36)

Dari hasil Process Gap Analysis, maka didapat nilai yang menunjukkan adanya gap pada Technical Competencies yaitu, Computer Literacy dan English Literacy pada Recruitment Process, Employee

Database Process, Resignation/Termination Process, Training

Management Process, Performance Management Process, Purchasing

(Man Power) Process, Purchasing (Site Project) Process, dan

Purchasing (Head Office) Process. Untuk itu, setiap posisi yang

bertanggung jawab atas proses tersebut harus memenuhi standar kompetensi yang baru. Hal ini dimaksudkan karena pada proses yang baru akan didukung dengan sistem informasi, sehingga kemampuan menggunakan komputer dan pemahaman dalam bahasa inggris sangat diperlukan. Maka apabila terdapat karyawan yang belum memenuhi standar kompetensi baru, akan diberikan pelatihan secara intensif terkait sistem informasi baru.

4.2.3. Role Redesign

(37)

mendeskripsikan dengan jelas apa yang harus dilakukan oleh siapa untuk membuat proses baru dapat dijalankan oleh karyawan.

Singkatan:

R = Responsibility, orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas

A = Accountable, orang yang memberikan persetujuan pekerjaan sebelum dijalankan

S = Supportive, orang yang bisa menyediakan sumber daya atau informasi lain untuk peran pendukung dalam menyelesaikan proses atau aktivitas

C = Consulted, orang yang mempunyai banyak informasi dan atau kemampuan penting untuk menyelesaikan proses atau aktivitas

I = Informed, orang yang harus diinformasikan atas hasil dari proses atau aktivitas

(38)

Tabel 4.27. RASCI Recruitment Process

Activity Recruitment Officer/

Project Coordinator

Klien

Pencarian calon terbaik dari

database applicant

RC

Pembukaan lowongan

R A Profile Match Up

(Qualification dan Requirement)

RS

Penjadwalan wawancara dan test

R I Pelaksanaan test RA

Interview karyawan RA

Pemilihan karyawan R AI

Yang bertanggung jawab pada Recruitment Process sebagian besar adalah Recruitment Officer/Project Coordinator. Klien bertugas untuk memberikan persetujuan pada aktivitas pembukaan lowongan dan pemilihan karyawan. Selain itu, adanya penjadwalan wawancara dan test juga diinformasikan kepada Klien.

Tabel 4.28. RASCI Employee Database Process

Activity Compensation

& Benefit Staff

Karyawan

Input database applicant

RA Pemindahan data

applicant ke database karyawan

(39)

Pengisian Form perubahan data karyawan

I RAS

Update data karyawan dan Compensation & Benefit

RA

Pada proses ini, Compensation & Benefit Staff adalah posisi yang paling memiliki peran penting dalam seluruh aktivitas di dalamnya. Namun karyawan juga terlibat dalam proses ini yaitu sebagai pihak yang memiliki informasi yang nantinya akan diolah oleh Compensation & Benefit Staff ke dalam Employee Database.

Tabel 4.29. RASCI Resignation Termination Process

Activity Karyawan Recruitment

Officer/ Benefit Staff

Pengajuan jumlah hak & kewajiban

I RAS

Yang berperan dalam menjalankan proses ini adalah Recruitment Officer/Project Coordinator, Client’s Representative dan Compensation and

Benefit Staff. Pada saat karyawan ingin mengundurkan diri maka ia

(40)

Coordinator. Selanjutnya Compensation and Benefit Staff bertugas

memberikan informasi terkait hak dan kewajiban yang masih dimiliki oleh karyawan. Exit interview dilaksanakan oleh Recruitment Officer/Project Coordinator untuk karyawan yang mengundurkan diri secara baik.

Kemudian dilakukan update terhadap database karyawan oleh Compensation and Benefit Staff.

Tabel 4.30. RASCI Training Management Process

Activity Karyawan Recruitment

Officer/ Project Coordinator

HR Manager

Analisa kebutuhan karyawan

berdasarkan kompetensi GAP

I RA

Pengiriman undangan training via email trainer dan sumber daya

R A

Penyusunan bahan training, jadwal dan peserta

I RA

Pelaksanaan training

R A

(41)

bertanggung jawab untuk mengirimkan undangan pelatihan, menentukan trainer dan sumber daya, serta menyusun bahan training, jadwal dan peserta.

Sedangkan HR Manager bertanggung jawab untuk menganalisa kebutuhan karyawan.

Tabel 4.31. RASCI Performance Management Process Activity Client’s

Representative Penilaiam kinerja

karyawan berdasarkan Qualification Matrix

RA

Peyerahan hasil evaluasi prestasi

RS I Pengusulan

training yang diperlukan

RA I kenaikan gaji

R A

Pada proses ini terdapat empat peran yang bertanggung jawab pada masing-masing aktivitas. Client’s Representative bertanggung jawab untuk melakukan penilaian kinerja karyawan dan menyerahkan hasil evaluasi prestasi kepada HR Manager. HR Manager bertanggung jawab mengusulkan training yang dibutuhkan dan mengajukan kenaikan gaji. Recruitment Officer bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen

(42)

Tabel 4.32. RASCI Purchasing Man Power Process

Activity Project

Coordi

Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki

tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang

jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager. Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director. Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap

(43)

Tabel 4.33. RASCI Purchasing Site Project Process Activity Project

Coordin peralatan ke database

(44)

Tabel 4.35. RASCI Purchasing Head Office

Activity Purchasing

Staff purchase order

R A

Pembuatan payment request

R A Pencatatan

pembelian peralatan ke database

RA

Penyimpanan ke warehouse

Pelaporan kondisi asset

R A

Pelelangan asset R I A

Pelaporan hasil lelang

RA I

Penghibahan asset R I A

(45)

warehouse. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan

pendistribusian barang kepada karyawan adalah Inventoy & Asset Staff. Pelaporan kondisi asset, pelelangan asset, pelaporan hasil lelang dan penghibahan asset menjadi tanggung jawab Inventoy & Asset Staff. Persetujuan untuk melakukan pelelangan asset dan penghibahan asset merupakan tanggung jawab Operation Director.

Tabel 4.36. RASCI Qualification Matrix Management Process

Activity Manajer

Divisi Analisa kebutuhan

setiap posisi

S RA Pembuatan kualifikasi

untuk setiap posisi

R A Pembuatan skala

kualifikasi

RA Konsolidasi

Qualification Matrix

RA I

HR Manager adalah posisi yang memiliki peranan penting pada proses ini. Hampir semua aktivitas dalam proses ini menjadi tanggung jawab HR Manager. Namun dalam melakukan analisa kebutuhan setiap posisi, HR

Manager dibantu oleh Manager tiap divisi sebagai penyedia informasi yang

diperlukan. Operation Director merupakan posisi yang memberikan persetujuan terhadap Qualification Matrix yang telah dibuat oleh HR Manager. Kemudian dalam melakukan konsolidasi, karyawan adalah pihak

(46)

Tabel 4.37. RASCI Asset, Inventory and Supplier Database Process

Pada proses baru yang diusulkan ini Inventory & Asset Staff dalam sub divisi GA adalah posisi yang bertanggung jawab khususnya pada aktivitas Input data pembelian, penyimpanan data supplier, input data pemakaian

peralatan/perlengkapan, dan update data supplier. Pelaporan asset & inventory dilakukan oleh Supervisor GA yang kemudian diinformasikan

kepada HR Manager.

Activity Inventory

& Asset

Staff

Supervisor GA

HR Manager

Input data pembelian peralatan / perlengkapan ke database asset & inventory

RA

Penyimpanan data supplier ke database supplier

RA Input data pemakaian

peralatan dan atau perlengkapan

RA

Update data supplier jika ada perubahan

(47)

4.2.4. Struktur Organisasi Baru

Dari hasil analisa pada setiap proses dan berdasarkan RASCI Model yang sudah dibuat, dihasilkan struktur organisasi yang baru seperti berikut:

Gambar 4.1. Strukur Organisasi Baru PT Estetika Se Laras

(48)

Departemen IT belum ada, sehingga apabila ada masalah yang terjadi pada karyawan terkait dengan sistem ataupun kerusakan perangkat komputer, maka perusahaan hanya menyewa jasa pihak ketiga untuk menanganinya. Kendala yang sering muncul adalah terkadang teknisi yang diperlukan untuk menangani permasalahan yang terjadi, tidak dapat memenuhi permintaan perusahaan pada saat itu juga. Untuk itu, dengan adanya Departemen IT tentu akan memudahkan proses penanganan dan pemeliharaan sistem, perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan. Pada Departemen IT diisi oleh tiga posisi yaitu, Manager, End User Support, dan System Administrator yang masing-masing

mempunyai tugas:

• Manager, bertanggung jawab untuk memastikan proses

penanganan masalah yang dihadapi user, pengelolaan database, sistem, dan jaringan pada perusahaan berjalan dengan baik.

• End User Support, bertanggung jawab atas penanganan masalah

yang dihadapi oleh user terkait dengan perangkat lunak maupun perangkat keras. Selain itu, End User Support juga harus mampu untuk memberikan solusi atas masalah yang bersifat teknis.

• System Administrator, bertanggung jawab atas pengelolaan

database, sistem, dan jaringan pada perusahaan

(49)

oleh General Affair. Di dalamnya terdapat tiga posisi yaitu, Supervisor, Inventory & Asset Staff, dan Purchasing Staff yang masing-masing

mempunyai tugas:

• Supervisor, bertanggung jawab untuk memastikan proses

pembelian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pendistribusian peralatan dan perlengkapan telah berjalan dengan baik.

• Inventory & Asset Staff, bertanggung jawab atas penyimpanan,

persediaan, dan pelaporan asset.

• Purchasing Staff, bertanggung jawab atas pembelian asset.

4.2.5. Output

Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang dihasilkan yaitu:

a. Menghasilkan People Capability Matrix untuk area yang termasuk dalam proyek yang terdapat pada sub bab 4.2.1.

b. Process Gap Analysis PCM yang terdapat pada sub bab 4.2.2.

c. RASCI yang terdapat pada tabel 4.27 sampai tabel 4.37.

(50)

4.3. Development Phase

Pada tahapan ini akan diusulkan proses bisnis baru yang akan digambarkan dengan metode Business Process Modeling Notation (BPMN). Dari hasil analisa terhadap proses bisnis yang baru, usulan sistem ERP yang sesuai akan dipaparkan.

4.3.1. Business Process Modeling Notation (BPMN)

Untuk menggambarkan proses bisnis yang telah dikembangkan maka digunakan Business Process Modeling Notation. Proses yang dikembangkan antara lain : Recruitment Process, Employee Database Process, Resignation / Terminator Process, Training Management

Process, Performance Management Process, Purchasing Process (Man

Power, Site Project, Head Office ).

BPMN ini dibuat berdasarkan hasil analisa pada rich picture proses yang memerlukan pengembangan sehingga dalam BPMN ini dapat tergambar dengan jelas pengembangan aktivitas dari setiap proses.

(51)

Notasi:

Start event

End Event

task

Sequence flow

Message Flow

Association

Gateway

pool

(52)

(53)

Keterangan :

= Aktivitas baru yang diusulkan

= Aktivitas lama yang masih berjalan

Pada proses usulan ini, terdapat dua perubahan yaitu pencarian calon terbaik dari database applicant dan profile match up. Sebelumnya pencarian calon terbaik dilakukan dengan seleksi data applicant yang berupa dokumen dan belum ada database applicant yang tersimpan dalam sistem. Hal teresebut tentu akan menyulitkan Recruitment Staff dalam melakukan seleksi. Dengan adanya database applicant yang real time maka akan mempermudah proses pencarian calon terbaik. Sedangkan untuk aktivitas profile match up sebelumnya tidak ada. Aktivitas ini dipandang perlu karena dengan melakukan

profile match up, perusahaan akan mendapatkan calon karyawan yang memiliki profile

(54)

(55)

Keterangan :

Proses ini sebelumnya dilakukan secara manual. Data calon karyawan maupun data karyawan disimpan dalam bentuk dokumen di file cabinet. Calon karyawan menyerahkan datanya kemudian diarsip oleh Compensation &Benefit Staff. Namun pada proses yang diusulkan, Compensation &Benefit Staff akan memasukkan data dari setiap CV yang masuk dan disimpan ke dalam database applicant. Apabila calon karyawan berubah status menjadi karyawan maka dipindahkan datanya ke dalam database karyawan. Setelah menjadi karyawan, akan dilakukan konfirmasi ulang apakah

(56)

(57)

Keterangan :

Dengan tersedianya database karyawan yang terintegrasi dengan proses lainnya, maka aktivitas pemberian informasi terhadap hak dan kewajiban bagi karyawan yang mengundurkan diri dapat dilakukan oleh Compensation and Benefit Staff melalui sistem yang ada. Sebelumnya aktivitas ini dilakukan secara manual karena belum ada informasi lengkap mengenai hak dan kewajiban yang harus diselesaikan oleh karyawan. Compensation and Benefit Staff harus melakukan penghitungan terlebih dahulu atas hak

(58)

(59)

Keterangan :

(60)

(61)

Keterangan :

Dalam proses ini, aktivitas baru yang diusulkan yaitu penilaian kinerja berdasarkan Qualification Matrix. Sebelum proses penilaian atau evaluasi kinerja dilakukan, perusahaan terlebih dahulu menentukan Qualification Matrix. Kemudian dari Qualification Matrix yang telah ditetapkan, Client’s Representative melakukan

penilaian atas kinerja karyawan dengan membandingkan antara standar Qualification Matrix yang sudah ditentukan dengan kualifikasi yang telah dicapai oleh karyawan.

Hasil dari penilaian tersebut akan mempengaruhi proses selanjutnya, yaitu Training Management Process, jika diperoleh gap yang negatif atas penilaian kinerja karyawan.

(62)

(63)

Keterangan :

(64)

(65)

Keterangan :

(66)

(67)

Keterangan :

(68)

(69)

Keterangan :

Inventory, Asset, Supplier Database Process merupakan proses baru yang

diusulkan. Di dalam proses ini terdapat beberapa aktivitas antara lain, input data pembelian peralatan atau perlengkapan ke dalam Inventory & Asset Database, input data supplier ke Supplier Database, update stok, dan pembuatan laporan atas Asset &

Inventory untuk diserahkan kepada HR Manager. Proses ini berguna untuk mengelola

informasi-informasi penting mengenai persediaan, peralatan atau perlengkapan, dan juga supplier. Dengan pengelolaan yang baik maka akan memudahkan dalam melakukan

(70)

(71)

Keterangan :

Proses ini sebelumnya belum ada. Qualification Matrix Management Process diusulkan untuk mempermudah dalam penilaian kinerja sesuai kualifikasi yang dibutuhkan oleh setiap divisi pada permintaan posisi karyawanyang dibutuhkan dalam perusahaan. Pada Qualification Matrix Management Process ini HRD Manager akan menganalisa kebutuhan setiap posisi kemudian akan membuat Qualification Matrix dari setiap posisi bedasarkan kebutuhan. HRD Manager akan meminta persetujuan kepada Operation Director untuk Qualification Matrix yang telah dibuat, dan setelah mendapat

(72)

4.3.2. Analisa Kebutuhan Sistem ERP

Setelah dibuat BPMN, terdapat usulan aktivitas-aktivitas baru dari tiap proses dalam Departemen Human Resources dan Sub Departemen General Affair. Aktivitas baru tersebut pada akhirnya menjadi dasar akan

kebutuhan sistem ERP. Berikut adalah uraian atas kebutuhan sistem baru :

Tabel 4.38. Analisa Kebutuhan Sistem

Proses Aktivitas Baru Kebutuhan Sistem (Need)

Recruitment Process - Pencarian calon

terbaik dari database applicant

- Pencarian dan akses database applicant

- Profile Match Up - Aktivitas ini dapat

dilakukan secara manual

Employee Database Process

- Input data applicant ke database

applicant

- Penyimpanan data applicant

- Pemindahan data applicant ke

database karyawan

- Penyimpanan data karyawan

Resignation/

Termination Process

- Pemberian informasi hak dan kewajiban karyawan

- Pemberian

informasi hak dan kewajiban

Training Management Process

- Menganalisa

competency dari hasil performance

management process

- Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual

(73)

training via e-mail menggunakan sistem

Performance

Management Process

- Penilaian kinerja berdasarkan

Qualification Matrix

- Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual

Purchasing Process (Man Power, Site Project, Head Office)

- Membuat PR - Pembuatan PR

- Membuat PO - Pembuatan PO Inventory, Asset, and

Supplier Database Process

- Meng-input data barang baru yang belum pernah

disimpan sebelumnya

- Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke dalam sistem

- Menginput data supplier ke database supplier

- Penyimpanan data supplier

- Update stok perlengkapan dan peralatan

- Update stok

- Membuat laporan asset & inventory

- Pembuatan laporan asset & inventory

Qualification Matrix Management Process

- Menganalisa

kebutuhan tiap posisi

- Aktivitas ini dilakukan secara manual

- Membuat kualifikasi dari setiap posisi

- Membuat skala kualifikasi

- Memberikan informasi

Qualification Matrix kepada karyawan

(74)

4.3.3. Usulan Sistem ERP

Berdasarkan hasil analisa terhadap kebutuhan akan sistem untuk mendukung proses bisnis baru pada PT Estetika Se Laras, maka diusulkan tiga sistem ERP. Dari hasil pencarian di website dan dengan dasar pertimbangan mengenai kelengkapan fitur yang dapat mendukung kinerja perusahaan, kemudahaan dalam penggunaan, tampilan yang menarik serta biaya yang dikeluarkan maka dalam terpilih tiga sistem ERP yang diusulkan yaitu OrangeHRM, OpenERP dan SAP Business All-in-One.

a. OrangeHRM

(75)

sempurna untuk re-engineering dan menyelaraskan proses SDM bersama dengan tujuan perusahaan.

Fitur yang terdapat di dalam OrangeHRM adalah :

• Adminstration Module - Modul admin adalah kontroler pusat

dari sistem dimana Manajer SDM atau petugas lain yang ditunjuk melakukan tugas-tugas sistem administrasi. Ini termasuk mendefinisikan struktur organisasi, menentukan skala gaji, menjaga informasi proyek dan informasi lainnya yang penting.

• Personal Information Management - Modul PIM memelihara

semua informasi karyawan yang relevan yang terkait, termasuk berbagai jenis informasi pribadi, kualifikasi rinci, pengalaman kerja, informasi tentang pekerjaan yang berhubungan, dan lain lain. Profil karyawan termasuk juga sebagai informasi yang disediakan. Informasi yang terdapat dalam modul ini dimanfaatkan oleh semua modul lainnya, sehingga menghilangkan redundansi data.

• Leave Module – Modul ini melayani semua formulir dan proses

(76)

• Time Module - Modul ini mengotomatisasi proses yang

berkaitan dengan pelacakan waktu. Fungsionalitas yang ditawarkan meningkatkan kinerja organisasi dengan menghilangkan dokumen dan proses manual yang berhubungan dengan waktu dan kehadiran.

• Employee Self Service Module – Modul ini merupakan alat yang

mampu menyediakan informasi yang relevan bagi karyawan perusahaan dengan melihat langsung informasi pribadi, memperbarui informasi pribadi dengan web (menggunakan PC tanpa harus meminta bantuan kepada HR staff). Fungsi modul ini dapat menjangkau seluruh sistem, membuat informasi tersedia di mana saja, kapan saja oleh yang berwenang.

• Benefits Module - Platform terintegrasi untuk mengelola

tugas-tugas terkait benefit. Mencakup tunjangan kesehatan dan kesejahteraan, dengan kemungkinan untuk mendefinisikan manfaat baru, menurut jenis, penyedia dan beberapa aspek lainnya. Menetapkan manfaat kepada karyawan yang dilakukan dengan berbagai cara, antara lain individual, kebijakan atau lainnya.

• Recruitment Module – Solusi komprehensif untuk keseluruhan

(77)

Modul ini juga memungkinkan para profesional HR untuk menghasilkan template dan dokumentasi untuk merampingkan seluruh proses perekrutan.

• Performance Module – Membantu perusahaan dalam penilaian

kinerja karyawan dengan mengkomunikasikan key performance indicator atas setiap pekerjaan kepada karyawan agar dipahami

sehingga mereka mampu mencapai target yang diharapkan perusahaan.

b. OpenERP

OpenERP merupakan solusi ERP open source yang terdiri dari modul :

• CRM - Memungkinkan untuk menyesuaikan siklus penjualan

perusahaan, statistik kontrol dan perkiraan serta pengaturan otomatisasi pemasaran untuk meningkatkan kinerja penjualan

• Accounting - Mendukung operasi keuangan perusahaan.

• Point of Sale – Mengelola outlet penjualan dengan lebih mudah.

• Project Management – Memantau dan mengatur proyek

(78)

• Warehouse Management – Mengelola penyimpanan dalam

lokasi internal, lokasi eksternal, persediaan pelanggan, supplier, dan perusahaan.

• Human Resources – Mengatur pengelolaan asset terbesar

perusahaan yaitu karyawan.

• Purchase – Membuat dan memantau purchase order,

mengontrol informasi tentang supplier dan sebagainya.

• Manufacturing – Merencanakan dan mengontrol rantai

persediaan melalui berbagai aplikasi dalam modul ini.

• Marketing – Mengotomatisasi dalam pengiriman email ke

pelanggan tetap dan mendorong pelanggan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan.

• Invoicing – Membuat tagihan kepada pelanggan dan melakukan

pembayaran kepada supplier.

• Application Builder – Fitur ini digunakan untuk melakukan

penyesuaian terhadap modul dalam OpenERP agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

• Payroll - Mengelola data karyawan dalam perusahaan,

mencetak slip gaji, mengatur kontrak, dan mendapatkan laporan penyesuaian.

(79)

Pada modul Human Resources terdapat fitur-fitur sebagai berikut :

• Track Time and Attendances – Menyimpan timesheet, mengecek

waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas, mengontrol karyawan dan biaya proyek.

• Follow Recruitment – Memantau proses perekrutan untuk

memfasilitasi evaluasi. Selain itu juga untuk mencari dan mengakses database CV.

• Reporting – Memberikan laporan yang komprehensif mengenai

timesheet karyawan dan cuti karyawan dalam single dashboard.

• Plan Periodic Evaluation – Mengatur rencana evaluasi untuk

karyawan dan memantau evaluasinya. Menentukan langkah-langkah melalui wawancara dan memantau perkembangan.

• Manage Your Employees – Menginput data penting tentang

karyawan dan mengontrol semua informasi penting dalam Address Book.

• Centralizing Your Expenses – Menyajikan penggunaan biaya

(80)

• Manage Leave Requests – Memudahkan karyawan dalam

pengajuan cuti dengan mengajukannya kepada manajer untuk disetujui dan divalidasi.

Pada modul Purchase terdapat fitur-fitur sebagai berikut :

• Automated Propositions – Menampilkan rencana pembelian

berdasarkan ketersediaan barang, penjualan dan sebagainya.

• Control Receptions – Mengontrol penerimaan atas pembelian

barang yang dilakukan.

• Personalized Analysis – Menganalisa kinerja supplier

menggunakan laporan yang fleksibel terhadap : keterlambatan pengiriman, potongan harga dan sebagainya.

• Follow Your Suppliers - Memantau perubahan dan transaksi

terkait dengan supplier dalam Address Book.

• Create Your Products – OpenERP menyediakan fasilitas untuk

(81)

c. SAP Business All-in-One

SAP Business All-in-One adalah solusi yang sesuai untuk perusahaan menengah yang sedang membutuhkan perangkat lunak komprehensif. Perangkat lunak ini merupakan solusi yang terintegrasi, terjangkau, dan dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan - baik sekarang dan di masa depan. SAP Business All-in-One memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

• Enterprise Resource Planning – Secara efektif mengatur

keuangan, penjualan dan layanan, pengadaan dan pembelian, pengembangan dan manufaktur produk, sumber daya manusia, layanan perusahaan, dan analisa bisnis.

• Support for Best Practice – Memberikan manfaat dalam hal

praktik terbaik yang dimiliki oleh SAP dan dari pengalaman SAP selama 35 tahun dengan pelanggan di lebih dari 25 jenis industri di seluruh dunia

• Technology Platform – Memberikan fondasi dengan cepat dan

biaya yang efektif sebagai tambahan pada solusi yang sudah ada dalam bisnis perusahaan yang selalu tumbuh dan mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan.

(82)

Business Intelligence (BI), dan fungsi lain setiap saat apabila ada

perubahan kebutuhan.

Fitur yang terdapat pada SAP Business All-in-One, yaitu:

• Accounting and financials – Membantu dalam membuat laporan

keuangan yang akurat dan mengintegrasikan semua transaksi operasi di perusahaan.

• Sales and service – Memenuhi permintaan pelanggan,

mendukung proses pemesanan sampai pembayaran, dan menyediakan layanan after-sales.

• Procurement and logistics execution – Mengendalikan biaya

dan mengelola sumber dan siklus pengadaan.

• Inventory management – Melacak jumlah, nilai, dan perubahan

persediaan secara real time.

• Human capital management – Mengelola perubahan staf dan

mempermudah proses penggajian.

• Product development and manufacturing – Meningkatkan

proses siklus hidup produk dan operasi manufaktur..

• Reporting and analytics – Merencanakan, mengukur, dan

mengontrol proses di perusahaan.

• Corporate services – Mengurangi biaya administrasi;

(83)

Di dalam modul Human Capital Management pada SAP Business All-in-one terdapat key feature :

• Global HR and Payroll - Menu ini berfungsi untuk menginput

informasi administrasi karyawan, mengatur organizational management, mendukung proses global employment, mengelola

informasi kompensasi dan benefit karyawan serta penggajian.

• Scheduling and Deployment - Menu ini berfungsi untuk

mengatur jam kerja karyawan baik dalam hal kehadiran, absen atau izin, dan jadwal kerja.

• Workforce Planning and Analytics – Dalam menú ini,

perusahaan akan dibantu dalam perencanaan sumber daya manusia berdasarkan kebutuhan dan prioritas.

• HCM Services Delivery – SAP Business All-in-One juga

menyediakan fasilitas untuk karyawan dan manager dalam mengakses modul HCM yaitu berupa employee portal dan manager portal.

• Talent, Performance Succesion Management – Menu ini

mendukung proses bisnis berupa performance management.

• Recruiting & On-Boarding – Menu ini berfungsi untuk

mendukung proses perekrutan karyawan baru.

• Learning Solution – Dalam menu ini, departemen HR akan

(84)

4.3.3.1. Analisa Usulan Sistem ERP

Untuk menentukan software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka dibuat analisa atas Kebutuhan sistem (Need), User Friendly, Economic Scale terhadap bobot kepentingan dari

masing-masing kriteria.

Kriteria kebutuhan sistem (Need) diperoleh dari hasil analisa yang dilakukan terhadap aktivitas pada proses baru yang diusulkan. Sedangkan kriteria User Friendly dan Economic Scale didapatkan dari hasil pencarían informasi melalui media Internet.

Bobot dibuat berdasarkan skala kepentingan dari seluruh kriteria sistem yang dipakai, bobot penilaiannya adalah sebagai berikut:

4 : Sangat penting

3 : Penting

2 : Cukup Penting

1 : Pendukung

Kebutuhan sistem (Need) berdasarkan kebutuhan yang bisa didukung oleh sistem dengan parameter:

(85)

3 : Tidak sama tetapi esensi nya sama

2 : Ada tetapi berbeda

1 : Tidak ada / tidak sesuai sama sekali

User Friendly adalah kriteria tampilan sistem dengan parameter

sebagai berikut:

4 : Sangat setuju

3 : Setuju

2 : Kurang setuju

1 : Tidak setuju

Economic Scale merupakan kriteria penilaian biaya yang

diperlukan untuk penggunaan sistem. Parameter yang digunakan adalah:

4 : Murah

3 : Terjangkau

2 : Mahal

(86)

Tabel 4.39. Usulan Sistem

OrangeHRM OpenERP SAP Business

All-in-One Kebutuhan Sistem (Need) (50%) Bobot Score Hasil Score Hasil Score Hasil - Pencarian dan akses database

applicant

4 4 16 4 15 4 16

- Penyimpanan data applicant 4 4 16 4 16 4 16

- Penyimpanan data karyawan 4 4 16 4 16 4 16 - Pemberian informasi hak &

kewajiban karyawan

3 2 6 1 3 4 12

- Update database karyawan 4 4 16 4 16 4 16

- Pembuatan PR 4 1 4 1 4 4 16

- Pembuatan PO 4 1 4 4 16 4 16

- Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke dalam sistem

3 1 3 4 12 4 12

- Penyimpanan data supplier 4 1 4 4 16 4 16

- Update stok 3 1 3 4 12 4 12

- Pembuatan laporan Asset & Inventoriy

3 1 3 1 3 4 12

Total Score Need : 91 129 151

A 45,5 64,5 75,5

User Friendly (25%)

- Tampilan menarik 3 4 12 2 6 2 6

Economic Scale (25%)

- Biaya lisensi 4 4 16 4 16 2 8

- Biaya training 3 3 9 3 9 2 6

- Biaya instalasi 4 4 16 4 16 2 8

- Biaya maintenance/customization 3 3 9 1 3 2 6

Total Score Economic Scale 50 44 28

C 12,5 11 7

T O T A L (A+B+C) 70 83.75 88.5

Keterangan perhitungan:

(87)

dibagi dengan persentase dari User Friendly (25%) dan C didapat dari Total Score Economic Scale pada setiap kolom hasil yang dibagi dengan persentase dari Economic

Scale (25%).

4.3.3.2. Menu yang Digunakan Sesuai Dengan Kebutuhan Sistem

Menu yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan (need) yang telah dijelaskan pada tabel 4.38 adalah sebagai berikut :

a. OrangeHRM

• Pembuatan struktur organisasi pada OrangeHRM terdapat dalam Menu AdminÆCompany InfoÆCompany Structure.

• Pencarian dan akses database applicant pada OrangeHRM terdapat dalam Menu RecruitmentÆApplicantÆSearch.

• Penyimpanan data applicant pada OrangeHRM terdapat dalam Menu RecruitmentÆApplicant.

• Penyimpanan data karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu PIMÆAdd Employee.

• Pemberian informasi hak & kewajiban karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu BenefitsÆHealth Saving Plans.

• Update database karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam

Menu PIMÆEmployee List.

(88)

• Pembuatan PO tidak didukung oleh OrangeHRM.

• Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke dalam sistem tidak didukung oleh OrangeHRM.

• Penyimpanan data supplier tidak didukung oleh OrangeHRM.

• Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak didukung oleh OrangeHRM.

• Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh OrangeHRM.

b. OpenERP

• Pencarian dan akses database applicant pada OpenERP terdapat dalam Menu RecruitmentÆApplicants.

• Penyimpanan data applicant pada OpenERP terdapat dalam Menu RecruitmentÆApplicants.

• Pemberian informasi hak & kewajiban tidak didukung oleh OpenERP.

• Update database karyawan pada OpenERP terdapat dalam Menu Human ResourcesÆEmployee.

• Pembuatan PR tidak didukung oleh OpenERP.

• Pembuatan PO pada OpenERP terdapat dalam Menu Purchase

(89)

• Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke dalam sistem pada OpenERP terdapat dalam Menu ProductÆProduct.

• Penyimpanan data supplier pada OpenERP ada pada Menu Address BookÆ Suppliers.

• Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak didukung oleh OpenERP.

• Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh OpenERP.

c. SAP Business All-in-One

Menu yang dijelaskan berikut ini merupakan menu dalam SAP R/3 yang diasumsikan menyerupai SAP Business All-in-One karena tidak tersedia nya informasi yang dibutuhkan mengenai menu dalam SAP Business All-in-One :

• Pembuatan struktur organisasi pada SAP Business All-in-One terdapat dalam menu Human ResourcesÆOrganizational ManagementÆOrganizational PlanÆOrganizational and Staffing.

(90)

• Penyimpanan data applicant pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesÆPersonnel ManagementÆRecruitmentÆApplicant Master DataÆInitial Data Entry.

• Pemberian informasi hak & kewajiban pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesÆPersonnel ManagementÆAdministrationÆHR Master DataÆ Maintain.

• Update database karyawan pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesÆPersonnel ManagementÆAdministrationÆHR Master DataÆ Maintain.

• Pembuatan PR pada SAP Business All-in-One terdapat dalam LogisticÆMaterials ManagementÆPurchasingÆPurchase RequisitionÆCreate.

• Pembuatan PO pada SAP Business All-in-One terdapat dalam LogisticÆMaterials ManagementÆPurchasingÆPurchase OrderÆCreate.

• Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke dalam sistem pada SAP Business All-in-One terdapat dalam LogisticÆMaterials ManagementÆMaterial MasterÆCreate.

(91)

• Penyimpanan data pemakaian peralatan/perlengkapan tidak didukung oleh SAP Business All-in-One

• Pembuatan laporan Asset & Inventory pada SAP Business

All-in-One terdapat dalam Information SystemÆLogisticÆInventory ManagementÆMaterialÆStock.

4.3.3.3. Sistem ERP yang Dipilih

Berdasarkan hasil analisa ketiga sistem ERP yang sesuai yaitu OrangeHRM, OpenERP, dan SAP Business All-in-One dan dilihat dari ketiga aspek yang dinilai (need, user friendly, economic scale) maka sistem ERP yang diusulkan adalah

OpenERP.

Pemilihan sistem OpenERP dinilai paling sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Walaupun OpenERP menempati posisi kedua namun OpenERP dipilih karena memberikan fitur-fitur yang cukup lengkap khususnya untuk mendukung Departemen Human Resources dan Sub Departemen General Affair dibandingkan dengan OrangeHRM. Selain itu

(92)

4.3.3.4. Usulan Solusi untuk Kebutuhan yang Tidak Didukung Sistem

Pada OrangeHRM dan OpenERP terdapat kebutuhan yang tidak bisa didukung oleh sistem. Maka sebagai solusinya, diusulkan sebagai berikut :

Tabel 4.40. Usulan Solusi

OrangeHRM Solusi

1. Pembuatan PR Mengimplementasi ERP opensource yaitu Compiere. Compiere merupakan opensource ERP yang cukup terkenal

dan memiliki fitur yang baik. Compiere dinilai cocok untuk menyertai OrangeHRM karena memang Compiere tidak memiliki modul HCM.

2. Pembuatan PO

3.Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke dalam sistem 4. Penyimpanan data supplier

5. Update stok

6. Pembuatan laporan asset dan inventory

OpenERP Solusi

1. Pemberian informasi hak dan kewajiban karyawan

Menambah field baru dalam database karyawan dengan melakukan kustomisasi.

2. Pembuatan PR Menambah fitur baru dalam menu Purchase Management dengan

melakukan kustomisasi.

(93)

OrangeHRM memang memiliki kekuatan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan dalam membantu mengatur sumber daya manusia. Namun yang dihadapi saat ini adalah Departemen Human Resources PT Estetika Se Laras juga menaungi General Affair yang bertugas melakukan pembelian atas kebutuhan perlengkapan maupun peralatan. Itulah sebabnya untuk mengatasi kekurangan dari OrangeHRM dibutuhkan perangkat lunak lain yang diusulkan yaitu Compiere. Compiere merupakan perangkat lunak ERP open source yang cukup banyak digunakan oleh perusahaan menengah yang mengimplementasikan ERP. Compiere memiliki modul Quote to Cash, Requisition to Pay, Supply Chain Management, Customer

Relationship Management, Performance Analysis. PT Estetika

saat ini sudah memiliki sistem informasi akuntansi yaitu Zahir. Oleh karena itu jika perusahaan memilih untuk mengimplementasikan OrangeHRM dan diikuti dengan Compiere, maka akan diperlukan waktu yang lebih banyak. Perusahaan harus memperhitungkan proses perubahan dari sistem akuntansi lama dalam hal ini Zahir ke Compiere.