1
PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PELAKSANAAN TRACER
STUDY BERDASARKAN METODOLOGI DIKTI
Andy Victor Pakpahan1, Ria Fitriyana2
Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 Email : abang@lpkia.ac.id, fitriyana_ria@yahoo.com2
Abstrak
Dalam menghasilkan lulusan yang dapat diserap oleh dunia kerja, terdapat dua isu yang dihadapi oleh perguruan tinggi. Isu-isu tersebut antara lain adalah mutu dan relevansi antara kompetensi dan kebutuhan pasar. Salah satu tahapan kegiatan yang dapat dilakukan dalam rangka mengetahui kaitan antara kompetensi dengan kebutuhan pasar adalah dengan melakukan pelacakan alumni (Tracer Study). Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan tracer study perlu dilaksanakan dengan terstruktur dan metodologi yang tepat sehingga hasilnya terukur dan dapat diperbandingkan (bencmark). Dalam pengembangan perangkat lunak ini digunakan metodologi Waterfall dengan pendekatan pengembangan sistem terstruktur. Metodologi ini dipilih karena memudahkan dalam pemahaman sistem yang dianalisis. Metodologi ini mendukung konsep dekomposisi, yaitu menggambarkan sistem secara menyeluruh dan memecahnya menjadi sistem yang lebih terperinci. Metodologi ini juga menggunakan alat dan teknik pengembangan sistem yang digunakan dalam penyelesaian skripsi ini. Dalam perancangan sistemnya digunakan beberapa tools yaitu Diagram Alir Data untuk permodelan proses dan pembuatan perangkat lunak menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL sebagai Database Manegement System (DBMS) dan Apache sebagai Web Server.
Kata kunci : Tracer Study, Dikti, Aplikasi Web, php, mysql, apache 1. Pendahuluan
Dalam menghasilkan lulusan yang dapat diserap oleh dunia kerja, terdapat dua isu yang dihadapi oleh perguruan tinggi. Isu-isu tersebut antara lain adalah mutu dan relevansi antara kompetensi dan kebutuhan pasar. Salah satu tahapan kegiatan yang dapat dilakukan dalam rangka mengetahui kaitan antara kompetensi dengan kebutuhan pasar adalah dengan melakukan pelacakan alumni (Tracer Study). Menurut Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan tracer study perlu dilaksanakan dengan terstruktur dan metodologi yang tepat sehingga hasilnya terukur dan dapat diperbandingkan (bencmark). Dengan bervariasinya desain dan metode yang digunakan saat melakukan tracer study tersebut, maka informasi yang dihasilkan pun akan bervariasi. Dan hasilnya pun belum dapat digunakan secara optimal untuk kepentingan institusional khusunya pada saat proses akreditasi dan dapat menimbulkan rendahnya validitas hasil, sehingga diperlukan tracer study dengan sistem, desain, metode, instrumen, dan prosedur standar sehingga dapat memberikan data yang andal dan hasilnya dapat dijadikan banchmark. Adapun identifikasi permasalahan, diantaranya:
1. Desain dan metode tracer study yang bervariasi pada masing-masing fakultas di Perguruan Tinggi menyebabkan informasi yang dihasilkan bervariasi dan belum dapat digunakan secara optimal untuk kepentingan institusional karena rendahnya validitas hasil.
2. Tidak dilakukannya konsolidasi data dari setiap program studi sehingga data alumni tidak tersimpan pada satu sarana penyimpanan data yang
terpusat dan informasi untuk institusional yang dihasilkan terbatas.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut, yaitu membahas langkah-langkah pelaksanaan tracer study dan difokuskan membahas kegiatan yang dilakukan oleh Tim pengembang Sistem IT. Yaitu tim yang bertugas untuk mengembangkan web alumni dan web tracer di dalamnya, mengubah kuesioner menjadi online serta pemeliharaan dan penyediaan database. 2. Dasar Teori
2 sistem terstruktur. Metodologi ini dipilih karena memudahkan dalam pemahaman sistem yang dianalisis. Metodologi ini mendukung konsep dekomposisi, yaitu menggambarkan sistem secara menyeluruh dan memecahnya menjadi sistem yang lebih terperinci.. Oleh karena itu, alat yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem adalah Diagram Konteks (Context Diagram), Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Kamus Data, Gant Chart dan Structure Chart.
3. Hasil Penelitian
Adapun prosedur gambaran umum dari Perangkat Lunak Pelaksanaan Tracer Study berdasarkan metodologi Dikti adalah sebagai berikut :
1. Penetapkan standar pelaksanaan tracer study oleh tim tracer study diantaranya yaitu menetapkan format database untuk pelaksanaan tracer study. Format tersebut diserahkan kepada tim pengembang IT untuk disebarkan kepada program study. Proses penyampaian informasi mengenai format database tracer study ini akan dilakukan oleh tim pengembang IT dengan mengirimkan e-mail kepada seluruh program study. Proses ini dilakukan dengan cara :
a. Membuat user untuk program study, agar dapat mengakses perangkat lunak yang akan dibuat.
b. Melakukan pengiriman mail (broadcast e-mail) yang berisi format database yang harus di-upload serta username dan password yang digunakan untuk login.
2. Upload database alumni berdasarkan tahun akademik yang dilakukan oleh program studi. Database tersebut diambil berdasarkan data mahasiswa yang dinyatakan lulus.
3. Database alumni dari program study yang telah di-upload akan otomatis disimpan ke database tracer study yang telah disediakan oleh tim pengembang IT.
4. Tim pengembang IT akan menerima informasi mengenai program study yang telah meng-upload database alumninya. Dari data tersebut tim pengembang IT memiliki hak akses penuh dalam mengelola data alumni.
5. Setelah seluruh program studi meng-upload database alumninya, tim pengembang IT akan mengecek seluruh database dan akan membuat akun untuk alumni dengan meng-update data alumni. Username dan password yang telah dibuat akan dikirimkan melalui e-mail alumni untuk akses login dalam pengisian formulir tracer study. 6. Pengiriman e-mail (broadcast e-mail) yang dilakukan oleh tim pengembang IT tracer study berisi username dan password yang digunakan untuk login, serta link alamat website untuk pengisian formulir tracer study. Broadcast e-mail ini dilakukan 3 bulan setelah pelaksanaan wisuda. 7. Alumni akan menerima e-mail tersebut, dan login
ke website untuk melakukan pengisian formulir
tracer study. Pada saat mengisi formulir tracer study, alumni akan mengisi formulir berdasarkan status alumni. Status alumni diklasifikasikan menjadi 4, yaitu :
a. Alumni sudah bekerja b. Alumni berwirausaha c. Alumni melanjutkan kuliah d. Alumni belum bekerja
Masing-masing status berisi kuesioner yang berbeda. Setelah pengisian kuesioner dan angket selesai. Maka alumni akan mendapatkan no.registrasi untuk pengambilan ijazah.
8. Alumni juga dapat melakukan pengelolaan profil pribadinya, mulai dari data pribadi, data orang tua, data pekerjaan, dan data lainnya.
9. Setelah alumni melakukan pengisian formulir tracer study, tim pengembang IT akan membuat laporan atas pelaksanaan tracer study. Laporan tersebut berisi informasi status alumni setelah lulus dari perguruan tinggi.
Maka, penjabaran dari entitas yang terlibat dan hubungan antar atribut-atrubunya dalam pembuatan perangkat lunak dapat digambarkan menggunakan conceptual data modeling (CDM) sebagai berikut :
Gambar 1 CDM Perangkat Lunak Pelaksanaan Tracer Study
Adapun Context Diagram dan DFD untuk menjelaskan analisis fungsional Perancangan Perangkat Lunak Pelaksanaan Tracer Study Berdasarkan Metodologi Dikti, yaitu :
Gambar 2 Context Diagram Perangkat Lunak Pelaksanaan Tracer Study
mempunyai Variable characters (255) Characters (1) Variable characters (100) Date Variable characters (3) Variable characters (15) Variable characters (2) Variable characters (2) Variable characters (255) Variable characters (25) Variable characters (100) Variable characters (6) Variable characters (100) Variable characters (16) Variable characters (100) Variable characters (100) Characters (8)
Variable characters (100) Variable characters (255) Variable characters (100) Date Variable characters (3) Variable characters (15) Variable characters (25) Variable characters (100) Variable characters (255) Variable characters (25) Variable characters (100) Variable characters (6) Variable characters (100) Variable characters (16) data_akademik
Variable characters (255) Variable characters (255) Variable characters (255) Variable characters (255) Date Date Decimal Variable characters (255) Variable characters (100) Variable characters (100) organisasi
Variable characters (255) Variable characters (100) Date
Variable characters (10) Variable characters (255) Variable characters (100)
konsentrasi #
okode_konsentrasinama_konsentrasiIntegerVariable characters (255)
user_prodi o o
username_admin password_admin
Variable characters (100) Variable characters (100)
pertanyaan_kuisioner Variable characters (255)
angket Variable characters (255)
status_alumni Variable characters (100)
data_kursus
Variable characters (100) Variable characters (255) Variable characters (2) Date
Variable characters (100) Variable characters (100) Integer Variable characters (100) Variable characters (255) Variable characters (6) Variable characters (16) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Integer
Variable characters (255) Variable characters (255) Variable characters (100)
link_form_tracer_study Sistem Informasi Tracer Study
di Perguruan Tinggi Berdasarkan Metodologi
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan. Super Admin
3 Gambar 3 DFD Level 0 Perancangan Perangkat Lunak
Pelaksanaan Tracer Study
Transformasi model data yang dihasilkan oleh proses analisis menjadi struktur data digambarkan dalam database relational sebagai berikut :
Gambar 4 Database Relasional Perancangan Perangkat Lunak Pelaksanaan Tracer Study
Perancangan antarmuka akan penjabaran komunikasi internal perangkat lunak, antara perangkat lunak dengan sistem di luarnya. Adapun antarmuka yang terbentuk sebagai berikut :
Gambar 5 Rancangan UI Buat User Admin Prodi
Gambar 6 Rancangan UI Upload File Standar
Gambar 7 Rancangan UI Broadcast Prodi
Gambar 8 Rancangan UI Upload Alumni username_admin
sample_data_alumni
kode_prodi upload_data_alumni_valid
kode_prodi
kode_prodi
upload_data_alumni_invalid
no_registrasi_alumni
profil_alumni_valid jawaban_alumni
kode_prodi username_admin_prodi password_admin_prodi alamat_email_admin_prodi
password_admin_prodi
tahun_akademik file_data_alumni tanggal_upload
nrp_alumni nrp_alumni
username_alumni link_form_tracer_study
password_alumni
jenis_laporan
status_alumni
laporan_data_alumni
laporan_data_alumni
kriteria_data_alumni username_alumni
password_alumni
upload_data_alumni_valid format_data_alumni Super Admin : 1
User Prodi user_prodi
1.2 Upload Data
Alumni
alumni : 1
data_akademik : 1 1.4 Kelola Data
Alumni 1.3
Pengecekan Upload Database
1.6 Pengisian Form
Tracer Study
data_organisasi : 1 orang_tua : 1
data_pekerjaan : 1 data_kursus : 1
quesioner angket
1.7 Kelola Profil Pribadi Alumni
1.8 Pembuatan
Laporan
1.1 Kelola Akses
User Admin
status_alumni
Alumni 1.5
Broadcast Email Pemberitahuan Pengisian Form Tracer Study alumni : 2
data_akademik : 2
data_kursus : 2
data_organisasi : 2
data_pekerjaan : 2
data_organisasi : 3
data_kursus : 3
data_pekerjaan : 3 orang_tua : 2
alumni : 3
Super Admin : 2 data_pekerjaan : 4
4 Gambar 9 Rancangan UI Broadcast Alumni
Gambar 10 Rancangan UI Kuesioner Alumni
Dalam perancangan perangkat lunak ini terdapat rangkaian kegiatan/aktivitas secara sequential (berurutan). Berikut ini jadwal perancangan perangkat lunak :
1. Pemilihan dan Pelatihan Personil
Melakukan pemilihan personil, yaitu sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam pelaksanaan implementasi untuk melaksanakan kegoatan-kegiatan seperti input-output data, pemrograman, dan menganalisis sitem yang akan dibangun.
2. Persiapan Instalasi Hardware-Software
Mempersiapkan kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk pembangunan perangkat lunak tracer study di perguruan tinggi sesuai dengan metodologi dari Dikti.
3. Merancang Database
Membuat rancangan database sesuai dengan kebutuhan informasi untuk pelaksanaan tracer study di perguruan tinggi.
4. Pembuatan Perangkat Lunak
Membangun perangkat lunak dari mulai desain interface, prosedur penggunaan perangkat lunak sampai dengan pengkodean.
5. Pengetesan Perangkat Lunak
Pengujian yang dilakukan untuk menilai sejauh mana efektifitas dari perangkat lunak dalam menyelesaikan masah yang ada.
6. Evaluasi Dan Perbaikan Seluruh Struktur Perangkat Lunak
Proses pengetesan disertai perbaikan pearangkat lunak dari hasil pertama agar dapat digunakan secara baik sesuai dengan fungsi seluruh modul perangkat lunak. 7. Dokumentasi Struktur Perangkat Lunak
Pendokumentasian seluruh struktur perangkat lunak agar dapat memudahkan dalam proses perancangan dan perbaikan perangkat lunak. 8. Training
Pelatihan terhadap end-user yang akan mengoperasikan perangkat lunak. Materi pelatihan berupa keuntungan dan kerugian sistem yang baru, cara menggunakan perangkat lunak, dan dokumen-dokumen yang akan digunakan dalam sistem yang baru tersebut.
Berdasarkan kegitan-kegiatan yang telah diuraikan, berikut network planning yang dibuat:
Gambar 11 Network Planning
Adapun Gantt Chart yang dibuat berdasarkan network planning diatas:
Gambar 12 Gantt Chart
4. Kesimpulan
Dari hasil uraian dalam bab-bab sebelumnya mengenai sistem informasi tracer study alumni pada PKN & STMIK LPKIA Bandung berdasarkan metodologi yang telah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. dapat diambil kesimpulan yaitu:
1. Pelaksanaan Tracer Study yang dilakukan berdasarkan metodologi yang telah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan dapat dilaksanakan oleh setiap perguruan tinggi untuk mengetahui outcome pendidikan dalam bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja dan output pendidikan yaitu penilaian diri terhadap penguasaan dan pemerolehan kompetensi. Dengan metodologi ini pelaksanaan tracer study lebih terstrukur sehingga informasi yang dihasilkan terukur, dapat diperbandingkan, dan digunakan secara optimal untuk kepentingan institusional seperti kepentingan akreditasi perguruan tinggi. 2. Pelaksanaan Tracer Study yang dilaksanakan
5 mengetahui outcome pendidikan. Seperti grafik keterserapan alumni, grafik kesesuain pekerjaan dengan bidang kuliah, dll.
DAFTAR PUSTAKA Buku :
Anhar. 2010, Panduan Menguasai PHP dan MySQL Secara Otodidak. Media Kita: Jakarta AS. Rosa, et all. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak.
Informatika: Bandung
HM, Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Andi: Yogyakarta
Ladjamudin, Al-Bahra. 2013, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu : Yogyakarta Jurnal & Internet :
http://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti2/articl e/download/261/412, download tanggal 01 Desember 2014
http://wa2n.staff.uns.ac.id/files/2009/02/01konsepp emrogramaninternet.pdf, download tanggal 15 November 2014
http://www.stmikdb.ac.id/downloads.php?cat_id=1 3&file_id=66, download 07 September 2014 http://www.indotrace.ui.ac.id/images/k2011.pdf,
download tanggal 17 September 2014 http://dikti.go.id/, akses tanggal 07 September 2014 http://www.blog.binadarma.ac.id/ , akses tanggal 8
September 2014
http://www.etunas.com/web/pengertian-mysql.htm, download tanggal 8 September 2014 Dwiartara Loka. Menyelam dan Menaklukan
Samudera PHP
http://www.ilmuwebsite.com, download tanggal 05 Oktober 2014
Fikawati, Sandra. Tracer Study Ui 2010, http://cdc.ui.ac.id/index.php?option=com_ content&task=blogcategory&id=18&Item id=121, akses tanggal 14 September 2014 Sofiyanti Indriasari (2012, Oktober) Sistem
