Informasi Dokumen
- Penulis:
- Vivie Fristiansari
- Sekolah: Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Surabaya
- Mata Pelajaran: Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
- Topik: Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Bagian Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Cabang Sidoarjo
- Tipe: proyek akhir
- Tahun: 2013
- Kota: Sidoarjo
Ringkasan Dokumen
I. PENDAHULUAN
Bagian ini menjelaskan latar belakang pentingnya pengelolaan surat masuk dan keluar dalam organisasi, khususnya di PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Cabang Sidoarjo. Dalam era globalisasi, otomasi perkantoran menjadi sangat penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Sekretaris diharapkan memiliki kemampuan dalam menggunakan teknologi informasi untuk mempermudah tugas-tugas administratif. Proses pengarsipan yang baik menjadi krusial agar informasi dapat diakses dengan cepat saat dibutuhkan. Oleh karena itu, laporan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang prosedur pengelolaan surat secara manual dan komputerisasi, serta pengelolaan kearsipan secara elektronik.
1.1 Latar Belakang Masalah
Latar belakang masalah menguraikan tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan surat di PT. Bank Tabungan Negara, termasuk ketidakefisienan sistem manual yang menyebabkan penumpukan surat. Dalam konteks pendidikan, hal ini mengajarkan mahasiswa pentingnya pengelolaan informasi yang baik dan penggunaan teknologi modern dalam administrasi. Dengan memahami masalah ini, mahasiswa dapat merumuskan solusi yang relevan untuk meningkatkan sistem pengelolaan surat di organisasi.
1.2 Perumusan Masalah
Perumusan masalah berfokus pada tiga pertanyaan utama terkait prosedur pengelolaan surat dan kearsipan di PT. Bank Tabungan Negara. Ini memberikan kerangka kerja bagi penelitian dan analisis lebih lanjut, serta membantu mahasiswa dalam memahami bagaimana menyusun pertanyaan penelitian yang efektif dan relevan. Pemahaman ini adalah keterampilan penting dalam penelitian akademis dan dapat diterapkan dalam berbagai konteks.
1.3 Pembatasan Masalah
Pembatasan masalah menetapkan fokus penelitian pada pengelolaan surat masuk dan keluar serta sistem kearsipan. Ini membantu mahasiswa memahami pentingnya fokus dalam penelitian untuk mendapatkan hasil yang lebih mendalam dan terarah. Pembatasan yang jelas juga penting dalam penulisan akademik untuk menjaga konsistensi dan relevansi topik yang dibahas.
1.4 Tujuan Laporan
Tujuan laporan menjelaskan apa yang ingin dicapai melalui penelitian ini, yaitu memahami prosedur pengelolaan surat dan kearsipan. Ini memberikan mahasiswa pemahaman tentang pentingnya menetapkan tujuan yang jelas dalam penelitian. Tujuan yang spesifik dan terukur membantu dalam merancang metodologi yang tepat dan mengevaluasi hasil penelitian.
1.5 Manfaat
Manfaat penelitian ini bagi perusahaan dan institusi pendidikan dijelaskan, termasuk bagaimana laporan ini dapat digunakan sebagai referensi bagi mahasiswa. Ini mengajarkan mahasiswa untuk melihat nilai praktis dari penelitian mereka dan bagaimana hasil penelitian dapat memberikan kontribusi positif bagi dunia nyata, serta memperkuat hubungan antara akademisi dan praktik industri.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan memberikan panduan tentang struktur laporan. Memahami sistematika penulisan adalah keterampilan penting dalam akademik, karena membantu mahasiswa menyusun laporan secara terorganisir dan logis. Ini juga mengajarkan mereka tentang pentingnya penyampaian informasi secara jelas dan sistematis dalam dokumen akademik.
II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bagian ini memberikan informasi tentang PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk, termasuk sejarah, visi, misi, dan struktur organisasi. Memahami konteks perusahaan di mana penelitian dilakukan sangat penting bagi mahasiswa, karena ini memberikan latar belakang yang diperlukan untuk analisis yang lebih dalam. Hal ini juga mengajarkan mahasiswa tentang pentingnya memahami lingkungan organisasi dalam penelitian dan praktik bisnis.
2.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan
Sejarah perusahaan memberikan wawasan tentang bagaimana PT. Bank Tabungan Negara berkembang dari masa ke masa. Ini mengajarkan mahasiswa tentang pentingnya sejarah dan evolusi organisasi dalam konteks bisnis. Memahami sejarah perusahaan membantu mahasiswa untuk lebih menghargai nilai-nilai dan budaya yang ada dalam organisasi saat ini.
2.2 Gambaran Umum Perusahaan
Gambaran umum perusahaan mencakup visi, misi, dan budaya perusahaan. Ini sangat penting untuk memahami tujuan strategis perusahaan dan bagaimana mereka beroperasi. Mahasiswa dapat belajar bagaimana visi dan misi perusahaan memengaruhi keputusan bisnis dan perilaku organisasi, serta pentingnya budaya perusahaan dalam mencapai tujuan.
2.3 Gambaran Bagian Sekretaris
Gambaran bagian sekretaris menjelaskan peran dan tanggung jawab sekretaris dalam organisasi. Ini memberikan mahasiswa pemahaman tentang fungsi administratif yang penting dan bagaimana peran ini mendukung kinerja keseluruhan organisasi. Mahasiswa belajar tentang pentingnya keterampilan organisasi dan komunikasi dalam posisi sekretaris.
III. LANDASAN TEORI
Bagian ini membahas teori-teori yang relevan dengan pengelolaan surat dan kearsipan. Memahami landasan teori sangat penting dalam penelitian akademis, karena memberikan kerangka konseptual untuk analisis. Ini juga membantu mahasiswa dalam mengembangkan pemikiran kritis dan menerapkan teori dalam praktik.
3.1 Surat
Pengertian surat dan berbagai bentuk serta tujuan surat dibahas di sini. Ini penting untuk memahami komunikasi tertulis dalam konteks bisnis. Mahasiswa belajar bagaimana menyusun surat dengan baik dan memahami peran surat dalam komunikasi organisasi.
3.2 Surat Masuk dan Surat Keluar
Proses pengelolaan surat masuk dan keluar dijelaskan, termasuk prosedur dan tantangan yang dihadapi. Ini memberikan mahasiswa wawasan praktis tentang bagaimana surat dikelola dalam organisasi dan pentingnya sistem yang efisien untuk pengelolaan surat.
3.3 Kearsipan
Pembahasan tentang pengarsipan mencakup pengertian, jenis arsip, dan sistem pengindeksan. Ini mengajarkan mahasiswa tentang pentingnya pengarsipan yang baik untuk mendukung pengelolaan informasi dalam organisasi. Mahasiswa belajar tentang teknik pengarsipan yang efisien dan bagaimana mengakses informasi dengan cepat.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian ini menyajikan hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di PT. Bank Tabungan Negara. Ini adalah bagian penting dari laporan yang menunjukkan penerapan teori dalam praktik. Mahasiswa belajar bagaimana menganalisis data dan menarik kesimpulan dari hasil penelitian mereka.
4.1 Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
Pengelolaan surat masuk dan keluar di PT. Bank Tabungan Negara dijelaskan secara rinci. Ini memberikan wawasan tentang bagaimana sistem pengelolaan surat yang ada berfungsi dan tantangan yang dihadapi. Mahasiswa belajar tentang pentingnya sistem yang efektif untuk mendukung komunikasi dan administrasi dalam organisasi.
4.2 Pengelolaan Kearsipan
Proses pengelolaan kearsipan, termasuk penggunaan sistem elektronik filing, dibahas di sini. Ini mengajarkan mahasiswa tentang teknologi yang digunakan dalam pengelolaan informasi dan bagaimana teknologi dapat meningkatkan efisiensi. Mahasiswa belajar tentang pentingnya kearsipan yang baik dalam mendukung pengambilan keputusan.
4.3 Menangani Dokumen Hardcopy Menjadi Dokumen Softcopy
Proses pengubahan dokumen hardcopy menjadi softcopy menggunakan Optical Character Recognition (OCR) dijelaskan. Ini memberikan mahasiswa pemahaman tentang pentingnya digitalisasi dalam pengelolaan informasi. Mahasiswa belajar tentang alat dan teknik yang digunakan untuk meningkatkan aksesibilitas informasi.
V. PENUTUP
Bagian penutup menyajikan kesimpulan dari hasil penelitian dan saran untuk pengembangan lebih lanjut. Ini penting untuk memberikan gambaran umum tentang temuan utama dan bagaimana penelitian dapat diterapkan dalam praktik. Mahasiswa belajar bagaimana menyusun kesimpulan yang jelas dan memberikan rekomendasi yang bermanfaat.
5.1 Kesimpulan
Kesimpulan merangkum hasil penelitian dan menegaskan pentingnya pengelolaan surat dan kearsipan yang efisien dalam organisasi. Ini mengajarkan mahasiswa tentang pentingnya merangkum informasi kunci dan menyampaikannya dengan jelas dalam laporan.
5.2 Saran
Saran untuk pengembangan lebih lanjut memberikan panduan tentang langkah-langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan sistem pengelolaan surat dan kearsipan. Ini mengajarkan mahasiswa tentang pentingnya memberikan rekomendasi yang praktis dan berbasis pada temuan penelitian mereka.
Referensi Dokumen
- Korespondensi Bisnis Untuk Sekretaris Perusahaan ( Bratawidjaja, Thomas Wiyasa )
- Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf ( Haryadi, Hendi )
- Manajemen Administrasi Perkantoran ( Nuraida, Ida )
- Korespondensi Bisnis Modern ( Purwanto, Djoko )
- Manajemen Administrasi Perkantoran Modern ( Sukoco, Munir Badri )
- Administrasi Perkantoran Modern ( The Gie Liang )
- Kompetensi Sekretaris Profesional ( Wursanto, Ignatius )
