NEGARA (PERSERO) CABANG SIDOARJO
PROYEK AKHIR
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SURABAYA
2013
Nama
: VIVIE FRISTHIANSARI
NIM
: 10.39015.0003
Program : DIII (Diploma Tiga)
vi
Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk cabang Sidoarjo meliputi surat masuk, surat keluar, kearsipan, dan lain sebagainya. Arsip merupakan suatu sumber informasi dari berbagai bidang yang akan disimpan pada tempat penyimpanan. Tujuan penulisan laporan Proyek Akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar secara manual dan komputerisasi pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor cabang Sidoarjo, mengetahui pengelolaan kearsipan secara
elektronik filing (e-filing) dengan menggunakan aplikasi Bank BTN dan
mengetahui penanganan dokumen hardcopy menjadi softcopy secara online dengan menggunakan Optical Character Recognition (OCR). Metode penulisan laporan Proyek Akhir ini dilakukan dengan cara studi literatur, observasi dan
interview terhadap narasumber di PT. Bak Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor
cabang Sidoarjo. Dari hasil observasi dan interview, diketahui bahwa penanganan surat masuk dan keluar dilakukan dengan menggunakan sistem manual dan komputerisasi. Sistem alur surat masuk dimulai dari penerima kemudian ditindaklanjuti ke masing – masing unit kemudian diarsipkan. Surat keluar diproses dari mengkonsep surat hingga pengiriman surat keluar. Pengelolaan kearsipan secara elektronik filing (e-filing) menggunakan aplikasi Bank BTN. Penerapan dokumen hardcopy yang akan diubah menjadi softcopy menggunakan
software Optical Character Recognition (OCR), tanpa harus mengetik seperti
aslinya. Software tersebut dapat dilakukan secara online gratis tanpa mendaftar terlebih dahulu.
Kata Kunci: Surat Masuk dan Keluar, Kearsipan, Optical Character Recognition
(OCR).
Management system of incoming mail and outgoing mail at. PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Sidoarj include incoming mail, outgoing mail, filing, and so forth. Archives are source of information from a variety of fields that will be stored in the storage area. The purpose of writing this final project was to determine the procedures for handling incoming and outgoing mail manually and computerized at PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Sidoarjo office,to know the archival management of electronic filing (e-filing) with the use and application of Bank BTN, t know the handling of converting hardcopy to softcopy document using Optical Character Recognition (OCR). The final project report writing method was done by means of literature study, observation and interviews with informants in PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Sidoarjo. From the observation and interview, it was known that the handling of incoming and outgoing mail was done using manual and computerized systems. Incoming mail flow system starts from the recipient and will be followed into the units and finally, it will be archived. Outgoing mail flow system starts from conceptualizing to the delivery of outgoing mail, electronic filing is done using BTN Bank application. Application of hardcopy documents to be converted into softcopy used Optical Character Recognition software (OCR), without having to type as the original. The software can be done online for free without registering first.
Halaman
ABSTRAK ... vi
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah... 3
1.4 Tujuan Laporan... 4
1.4.1 Tujuan Umum ... Error! Bookmark not defined. 1.4.2 Tujuan Khusus ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Manfaat ... 4
1.5.1 Manfaat Bagi Perusahaan ... 4
1.5.2 Manfaat bagi STIKOM Surabaya ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7
2.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan ... 7
2.2 Gambaran Umum Perusahaan ... 10
2.2.1 Visi dan Misi serta Budaya Perusahaan ... 10
2.2.5 Lokasi Perusahaan ... 25
2.3 Gambaran Organisasi Perusahaan ... 26
2.3.1 Tata Letak Ruangan Secara Umum Perusahaan ... 26
2.3.2 Tata Letak Ruangan Sekretaris Perusahaan ... 27
BAB III LANDASAN TEORI ... 28
3.1 Surat ... 28
3.1.1 Pengertian Surat... 28
3.1.2 Tujuan Surat ... 29
3.1.3 Bentuk Surat ... 29
3.1.4 Pengelompokan Surat ... 34
3.2 Surat Masuk dan Surat Keluar ... 40
3.2.1 Pengelolaan Surat Masuk ... 40
3.2.2 Proses Pengurusan Surat Masuk ... 43
3.2.3 Pengelolaan Surat Keluar ... 46
3.3 Kearsipan ... 48
3.3.1 Pengertian Arsip ... 48
3.3.2 Jenis Arsip ... 50
3.3.3 Sistem Pengindeksan ... 51
3.3.4 Pengorganisasian Arsip ... 53
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 58
4.1 Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar ... 59
4.2.1 Arsip Surat Masuk Elektronik Filing (E-Filing) ... 79
4.2.2 Arsip Surat Keluar Elektronik Filing (E-Filing) ... 82
4.3 Menangani Dokumen Hardcopy Menjadi Dokumen Softcopy... 86
BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined.
5.1 Kesimpulan ... 90
5.2 Saran ... 91
DAFTAR PUSTAKA ... 92
Halaman
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi ... 19
Gambar 2.2 Logo PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ... 23
Gambar 2.3 Lokasi Bank Tabungan Negara Sidoarjo ... 25
Gambar 2.5 Ruang Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara ... 27
Gambar 4.1 Contoh Lembar Disposisi Kosong ... 62
Gambar 4.2 Contoh Lembar Disposisi yang sudah Diisi ... 63
Gambar 4.3 Surat masuk ke pihak consumer ... 64
Gambar 4.4 Memo Surat dari Kantor Pusat ... 65
Gambar 4.5 Disposisi beserta surat masuk ke pihak supporting ... 66
Gambar 4.6 Nomor Agenda ... 66
Gambar 4.7 Workflow Alur Surat Masuk ... 67
Gambar 4.8 Aplikasi Bank BTN ... 69
Gambar 4.9 Tampilan awal email masuk ... 70
Gambar 4.10 Email Masuk dari Kantor Cabang keseluruhan... 71
Gambar 4.11 Detail email masuk ... 71
Gambar 4.12 Email Masuk di Print ... 71
Gambar 4.13 Email dalam Microsof Outlook ... 72
Gambar 4.14 Workflow alur surat keluar ... 74
Gambar 4.15 Memo surat keluar ... 78
Gambar 4.16 Buka File Bank BTN... 79
Gambar 4.17 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Masuk ... 80
Gambar 4.21 Gambar tampilan surat keluar ... 83
Gambar 4.22 Gambar Data Baru ... 83
Gambar 4.23 Input Data Surat Keluar... 84
Gambar 4.24 Pencarian data surat keluar ... 85
Gambar 4.25 Penemuan Data Surat Keluar ... 85
Gambar 4.26 Tampilan Awal OCR Online ... 87
Gambar 4.27 Memilih file dan mengupload file ... 88
Gambar 4.28 Pemilihan Bahasa dan Format File ... 88
Gambar 4.29 Mengetik kode dan Recognize... 89
Halaman
Lampiran 1. Ruang Sekretaris Bank Tabungan Negara Cabang Sidoarjo ... 95
Lampiran 2. Area Layanan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) ... 96
Lampiran 3. Surat Ijin Kerja Praktek ... 97
Lampiran 4. Kartu Bimbingan ... 98
Lampiran 5. Form KP – 5 ... 98
Lampiran 6. Form KP – 6 ... 98
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi saat ini, pekembangan otomasi perkantoran sangat
pesat. Organisasi ataupun perusahaan pasti membutuhkan seorang karyawan yang
sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dalam era globalisasi seseorang
dituntut untuk memahami suatu otomasi perkantoran yang modern. Otomasi
perkantoran modern dapat menunjang kinerja karyawan menjadi lebih baik bila
dibandingkan dengan yang dahulu menggunakan sistem perkantoran manual. Oleh
karena itu seorang sekretaris dituntut untuk dapat menggunakan otomasi
perkantoran secara modern. Seseorang sekretaris yang memiliki kemampuan
dalam bidang teknologi informasi khususnya otomasi perkantoran dapat
menyelesaikan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien.
Sekretaris harus tanggap akan tugas dan tanggung jawabnya dalam
memudahkan kinerja pimpinan. Oleh karena itu seorang sekretaris dituntut untuk
melakukan tugas pokoknya seperti membuat jadwal pimpinan, mengelola data
yang masuk termasuk surat, undangan, nota dinas dan mengarsipkannya. Arsip
merupakan salah satu sumber data dalam proses pengambilan keputusan
manajemen. Pengarsipan dilakukan agar informasi dapat tersimpan dengan rapi
sehingga pada saatnya diperlukan, dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Proses pengarsipan data dapat dilakukan secara manual dan komputerisasi.
Masalah pengarsipan dapat timbul dalam hal efektifitas dan efisiensi di
Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo. Sistem pengarsipan yang
dilakukan kurang efisien dalam hal pendistribusian surat masuk. Surat masuk
harus diantarkan kepada Branch Manager (Pimpinan) dan masing-masing bagian
seperti Deputy Branch Manager Comercial (Manajer Komersial), Deputy Branch
Manager Consumer (Manajer Konsumer), Deputy Branch Manager Supporting
(Manajer Pendukung) sedangkan surat keluar juga meminta persetujuan dari
atasan apakah sesuai dengan balasan surat masuk. Jadi surat-surat tersebut tidak
dapat secara langsung diarsipkan oleh bagian sekretaris. Surat tersebut tidak dapat
diarsipkan karena harus menunggu disposisi dari atasan. Jika atasan sedang berada
di ruangan maka akan segera di disposisikan dan secara langsung diberikan pada
bagian masing-masing untuk dicatat dalam komputerisasi dengan Microsoft Excel.
Microsoft Excel berfungsi sebagai pencatat harian surat masuk sesuai dengan
bagian masing-masing. Surat tersebut tidak dapat diarsipkan secara langsung
karena menunggu hasil balasan sesuai dengan bagian masing-masing yang
menerima surat tersebut. Karena lambannya tindakan dalam penangan surat yang
harus menunggu dari bagian lain tersebut, menyebabkan surat tersebut menumpuk
hingga diletakkan di dalam sebuah gudang atau meja kerja. Proses pengarsipan
dilakukan setelah surat tersebut lengkap. Setelah surat lengkap, pengarsipan
dilakukan dengan sistem subyek dan tahun. Dalam hal ini pengarsipan masih
dilakukan secara manual.
Proses pengarsipan secara komputerisasi di bagian sekretaris pada PT.
Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk dilakukan dengan memanfaatkan Microsoft
Excel. Pengarsipan secara terkomputerisasi ini dilakukan dengan tujuan untuk
dilakukan pengarsipan manual, maka untuk mencari data akan sangat menyulitkan
dengan mencari urutan nomor agenda. Namun pemanfaatan Microsoft Excel
masih menimbulkan masalah jika terjadi kerusakan data karena virus, sehingga
solusi lain masih sangat diperlukan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara
manual dan komputerisasi pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
kantor Cabang Sidoarjo ?
b. Bagaimana pengelolaan kearsipan secara elektronik filing (e-filing) dengan
program Aplikasi Bank BTN pada bagian sekretaris PT. Bank Tabungan
Negara (Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo ?
c. Bagaimana pengelolaan pengubahan dokumen hardcopy menjadi softcopy
secara online melalui Optical Character Recognition (OCR) ?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan batasan masalah tersebut adalah sebagai berikut:
a. Penjelasan mengenai sistem penanganan surat masuk dan surat keluar
secara manual dan komputerisasi pada PT. Bank Tabungan Negara
(Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo.
b. Penjelasan mengenai sistem pengelolaan kearsipan secara elektronik filing
(e-filing) dengan program aplikasi Bank BTN pada bagian sekretaris PT.
c. Penjelasan mengenai pengelolaan pengubahan suatu dokumen hardcopy
menjadi softcopy secara online melalui Optical Character Recognition
(OCR).
1.4 Tujuan
Tujuan penulisan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan keluar pada PT. Bank
Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo.
2. Memahami proses pengelolaan kearsipan secara elektronik filing (e-filing)
dengan aplikasi Bank BTN pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero)
Tbk kantor Cabang Sidoarjo.
3. Memahami pengubahan dokumen hardcopy menjadi softcopy secara
online melalui Optical Character recognition (OCR).
1.5 Manfaat
1.5.1 Manfaat Bagi Perusahaan
Dengan adanya mahasiswa Proyek Akhir diperusahaan dapat membantu
dalam proses kegiatan sehari – hari di perusahaan dan memberi
sumbangan pemikiran yang berguna bagi perusahaan.
1.5.2 Manfaat bagi STIKOM Surabaya
1. Laporan proyek akhir ini dapat digunakan sebagai alternatif media bacaan
bagi mahasiswa generasi mendatang, khususnya bagi mahasiswa
Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan pada khususnya sebagai
topik yang sama dan untuk mahasiswa program studi lain sebagai
penambah wawasan ilmu pengetahuan.
2. Sebagai media untuk meningkatkan kerja sama antara perusahaan dengan
STIKOM Surabaya.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Proyek
Akhir sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan membahas tentang latar belakang penulisan Proyek Akhir,
perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika
penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR
Gambaran umum perusahaan membahas tentang tempat dilakukannya
Proyek Akhir yang terdiri dari gambaran umum PT. Bank Tabungan Negara
(Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo, struktur organisasi, makna logo, visi misi
& motto, lokasi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang
Sidoarjo, tata letak ruangan, fungsi arsip.
BAB III LANDASAN TEORI
Landasan teori membahas tentang teori-teori yang berhubungan langsung
dengan prosedur surat masuk dan keluar secara manual dan komputerisasi, sistem
hardcopy menjadi softcopy secara online melalui Optical Character Recognition
(OCR).
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pembahasan membahas tentang hasil-hasil Proyek Akhir berserta
pembahasan dan penjabaran di tempat Proyek Akhir pada bagian sekretaris PT.
Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo.
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas tentang kesimpulan dari permasalahan yang diangkat
7
1.
2.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan
2.1.1 Sejarah PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk
1. 1897 : Berdiri dengan nama Postpaar Bank
2. 1942 - 1945 : Berubah nama menjadi Chokin Kyoku
3. 1950 : Menjadi Bank Tabungan Pos
4. 1963 : Menjadi Bank Tabungan Negara
5. 1968 : Resmi dimiliki Pemerintah (BUMN)
6. 1974 : Pelayanan lebih difokuskan
7. 1989 : Mendapat izin bank umum dan penerbitan obligasi
8. 1992 : Menjadi Persero
9. 1994 : Mendapat izin bank devisa
10.2000 : Ikut program Rekapitulasi
11.2002 : Pinjaman Tanpa Subsidi
Dengan maksud mendidik masyarakat agar gemar menabung, pemerintah
Hindia Belanda melalui Koninklikij Besluit No.27 tanggal 16 Oktober 1987
mendirikan POSTSPAARBANK, yang kemudian terus hidup dan berkembang
serta tercatat hingga tahun 1939 telah memiliki 4 (empat) cabang yaitu Jakarta,
Medan, Surabaya dan Makasar. Pada tahun 1940 kegiatanya terganggu, sebagai
akibat penyeburan Jerman atas Netherland yang mengakibatkan penarikan
tabungan besar - besaran dalam waktu yang relatif singkat (rush). Namun
Tahun 1942 Hindia Belanda menyerah tanpa syarat kepada pemerintah Jepang.
Jepang membekukan kegiatan POSTSPAARBANK dan mendirikan TYOKIN
KYOKU sebuah bank yang bertujuan untuk menarik dana masyarakat melalui
tabungan. Usaha pemerintah Jepang ini tidak sukses karena dilakukan dengan
paksaan. TYOKIN KYOKU hanya mendirikan satu cabang yaitu cabang
Yogyakarta. Proklamasi kemerdekaan RI 17 Agustus 1945 telah memberikan
inspirasi kepada Bapak Darmosoetanto untuk memprakarsai pengambil alihan
TYOKIN KYOKU dari pemerintah Jepang ke RI dan terjadilah penggantian nama
menjadi KANTOR TABUNGAN POS. Bapak Darmosoetanto ditetapkan oleh
pemerintah RI menjadi Direktur yang pertama.
Tugas pertama KANTOR TABUNGAN POS adalah melakukan
penukaran uang Jepang dengan uang Republik Indonesia (ORI). Tetapi kegiatan
KANTOR TABUNGAN POS tidak berumur panjang, karena agresi Belanda
(Desember 1946) mengakibatkan didudukinya semua kantor termasuk kantor
cabang dari KANTOR TABUNGAN POS hingga tahun 1949. Saat KANTOR
TABUNGAN POS diganti menjadi BANK TABUNGAN POS RI, lembaga ini
bernaung dibawah Kementrian Perhubungan. Banyak kejadian bernilai sejarah
sejak tahun 1950 tetapi yang substantive bagi sejarah BTN adalah dikeluarkan UU
Darurat No.9 tahun 1950 tanggal 9 Februari 1950 yang mengubah nama
“POSTSPAARBANK IN INDONESIA” berdasarkan staatblat no.295 tahun 1941
menjadi BANK TABUNGAN POS dan memindahkan induk kementrian dari
Kementrian Perhubungan ke Kementrian Keuangan dibawah menteri Urusan
Bank Sentral. Walaupun dengan UU Darurat tersebut masih bernama BANK
tanggal lahir Bank Tabungan Negara. Nama Bank Tabungan Pos menurut UU
Darurat tersebut dikukuhkan dengan UU No. 36 tahun 1953 tanggal 18 Desember
1953. Perubahan nama dari BANK TABUNGAN POS menjadi BANK
TABUNGAN NEGARA didasarkan pada PERPU No. 4 tahun 1963 tanggal 22
Juni 1963 yang kemudian dikuatkan dengan UU No. 2 tahun 1964 tanggal 25 Mei
1964. Penegasan status BANK TABUNGAN NEGARA sebagai bank milik
Negara ditetapkan dengan UU No. 20 tahun 1968 tanggal 19 Desember 1968 yang
sebelumnya (Sejak Tahun 1964) BANK TABUNGAN NEGARA menjadi BI unit
V. Jika tugas utama saat pendirian POSTPAARBANK (1987) sampai dengan
BANK TABUNGAN NEGARA (1968) adalah gerak dalam lingkup
penghimpunan dana masyarakat melalui tabungan, maka sejak tahun 1974 BANK
TABUNGAN NEGARA ditambah tugasnya yaitu memberikan pelayanan KPR
(Kredit Pinjaman Rumah) dan untuk pertama kalinya penyaluran KPR terjadi
tanggal 10 Desember 1976, karena itulah tanggal 10 Desember diperingati sebagai
hari KPR bagi BTN. Bentuk hukum BTN mengalami perubahan lagi pada tahun
1992, yaitu dengan dikeluarkannya PP No. 24 tahun 1992 tanggal 29 April 1992
yang merupakan pelaksanaan dari UU No.7 tahun 1992 bentuk hukum BTN
berubah menjadi perusahaan perseroan. Sejak itu nama BTN menjadi PT. Bank
Tabungan Negara (Persero) dengan call name bank BTN. Berdasarkan kajian
konsultan independent, Price Waterhouse Cooper, pemerintah melalui Menteri
BUMN dalam surat S-544/M/2000 memutuskan bank BTN sebagai bank umum
2.2 Gambaran Umum Perusahaan
2.2.1 Visi dan Misi serta Budaya Perusahaan
Visi dan misi PT. Bank Tabungan Negara adalah sebagai berikut :
1. Visi
Menjadi bank yang terkemuka dalam pembiayaan perumahan dan
mengutamakan kepuasan nasabah.
2. Misi
a. Memberikan pelayanan unggul dalam pembiayaan perumahan dan
industri yang terkait, serta menyediakan produk dan jasa perbankan
lainnya.
b. Menyiapkan dan mengembangkan sumber daya manusia yang
berkualitas dan profesional serta memiliki integritas yang tinggi.
c. Meningkatkan keunggulan kompetitif melalui inovasi berkelanjutan
sesuai dengan kebutuhan nasabah.
d. Melaksanakan manajemen perbankan yang sehat sesuai dengan prinsip
kehati hatian dan Good Coorperative Government untuk meningkatkan
Shareholder Value.
e. Memperdulikan kepentingan masyarakat dan lingkungan.
3. Budaya Perusahaan (Pola Prima)
1. 6 (Enam) Nilai – Nilai Dasar
a. Pelayanan Prima
b. Inovasi
c. Keteladanan
e. Integritas
f. Kerjasama
2. 12 (Dua Belas) Perilaku Utama
a. Ramah, sopan dan bersahabat
b. Peduli, proaktif dan cepat tanggap
c. Berinisiatif melakukan penyempurnaan
d. Berorientasi menciptakan nilai tambah
e. Menjadi contoh dalam berperilaku baik dan benar
f. Memotivasi penerapan nilai – nilai budaya kerja
g. Kompeten dan bertanggung jawab
h. Bekerja cerdas dan tuntas
i. Konsisten dan disiplin
j. Kompeten dan berdedikasi
k. Tulus dan terbuka
l. Saling percaya dan menghargai
2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang sangat penting alam
suatu lembaga, fungsinya adalah untuk menetapkan wewenang dan tanggung
jawab dari masing – masing anggota atau karyawan. Struktur organisasi terbagi
dalam 3 (tiga) macam, yaitu :
1. Bentuk Garis (Line)
Dalam bentuk organisasi ini kekuasaan dan tanggung jawab ditentukan
berdasarkan garis – garis yang menghubungkannya.
Bentuk organisasi ini hampir menyerupai dengan organisasi berbentuk garis,
hanya saja dalam organisasi ini diperlukan seorang staf. Staf adalah seorang
yang ahli dalam bidangnya yang membantu tugas dari pimpinan.
3. Organisasi Fungsional
Bentuk struktur organisasi ini disusun berdasarkan atas fungsi – fungsi yang
ada dalam organisasi tersebut. Misalnya: fungsi administrasi dan lain-lain.
Disini seorang pimpinan mempunyai hak untuk memerintah semua
bawahannya selama masih berhubungan dengan kerjanya.
Dari macam-macam bentuk organisasi diatas PT. Bank Tabungan Negara
(Persero) Tbk menggunakan bentuk organisasi garis (line) dan staf, dikarenakan
dapat terlihat jelas adanya pembagian tugas kerja dari masing-masing jabatan.
Adapun uraian dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan berdasarkan
struktur organisasi pada PT. Bank Tabungan Negara adalah sebagai berikut :
1. Dewan Komisaris
Adalah Badan pelaksana operasional yang dalam menjalankan tugasnya
dibantu oleh direktur utama serta badan pengawasan dari PT. Bank Tabungan
Negara itu sendiri.
2. Direktur Utama
Adalah badan yang berwenang untuk menentukan apa yang terjadi pada
peraturan perusahaan. Direktur utama merupakan wakil dari PT. Bank
Tabungan Negara dalam menangani suatu masalah yang dihadapi serta
3. Divisi
Adalah inti dari suatu organisasi perusahaan yang bertugas melaksanakan
fungsi utama dari suatu perusahaan.
Di dalam PT. Bank Tabungan Negara, kantor cabang terbagi dalam 4 (Empat)
kelas, yaitu :
1. Kantor Cabang Kelas Utama
Yaitu kantor cabang yang mempunyai jumlah nasabah (Penabung, debitur,
deposan, giran) kurang lebih 500.000 nasabah.
2. Kantor Cabang Kelas I
Yaitu kantor cabang yang mempunyai jumlah nasabah (penabung, debitur,
deposan, giran) kurang lebih 200.000 nasabah tetapi kurang dari 500.000
nasabah.
3. Kantor Cabang kelas II
Yaitu kantor cabang yang mempunyai jumlah nasabah (penabung, debitur,
deposan, giran) kurang lebih 50.000 nasabah tetapi lebih kecil dari 200.000
nasabah.
4. Kantor Cabang Kelas III
Yaitu kantor cabang yang paling kecil karena mempunyai jumlah nasabah
kurang dari 50.000 nasabah.
Kantor cabang juga membawahi kantor yang fungsinya untuk membantu
meringankan tugas dari kantor cabng. Kantor tersebut adalah :
Suatu unit kerja yang diklasifikasikan dibawah kantor cabang, tanggung
jawabnya adalah kepada kantor cabang yang membawahi suatu wilayah
tertentu untuk penerimaan tabungan, angsuran KPR, penerimaan kredit dll.
2. Kantor Kas (Kankas)
Unit kerja yang berfungsi sebagai penerimaan angsuran KPR, tabungan dll.
Wilayah kantor kas lebih kecil dibandingkan dengan kantor cabang pembantu.
3. Tempat Pembayan Angsuran (TPA)
Unit kerja terkecil dibawah klasifikasi kantor kas sebagai perpanjangan loket
kantor cabang yang melaksanakan tugas penerimaan angsuran KPR dan
tabungan.
Setiap organisasi memiliki struktur organisasi yang efisien, tidak terlalu
longgar dan tidak terlalu sempit. Yang dimaksud dengan struktur organisasi
adalah suatu bagan yang memperlihatkan pendelegasian wewenang dari atasan
kepada bawahan. Adapun susunan organisasi dari PT. Bank Tabungan Negara
(Persero) Cabang Sidoarjo. Beserta tugas pokoknya adalah sebagai berikut :
1. Kepala Cabang (Branch Manager)
a. Memimpin kantor cabang ditempat kedudukanya dan bertindak untuk dan
atas nama direksi di dalam maupun di luar pengadilan dalam hubunganya
dengan pihak lain atau pihak ketiga di luar wilayah kerjanya yang
berhubungan dengan usaha bank berdasarkan surat kuasa umum dan surat
kuasa khusus dari direksi.
b. Bertanggung jawab atas kebenaran penyusunan laporan secara berkala
maupun insidentil dan laporan lainnya sehubungan denga fungsi kantor
c. Pengelolaan harta kekayaan bank dan seluruh kegiatan kantor cabang
berdasarkan prinsip-prinsip ketatalaksanaan yang sehat dan tertib sesuai
ketentuan dan prosedur yang ditetapkan direksi.
d. Pelaksanaan dan pengusahaan pembayaran kembali kredit yang diberikan
dengan cara yang dapat di pertanggung jawabkan.
e. Pengawasan terhadap tugas-tugas yang diberikan kepada bawahan dengan
mengadakan evaluasi.
2. Sekretaris
a. Mengatur segala aktivitas manajemen dan administrasinya bagi
kepentingan manajemen cabang.
b. Membantu manajemen dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak luar
cabang.
3. Deputy Branch Manager (DBM) Consumer
Tugas dari DBM Consumer adalah memantau dan melakukan pengawasan
kredit pinjaman dalam jumlah perseorangan. dan memantau tugas – tugas
yang diberikan untuk bawahan serta mengadakan evaluasi. Deputy branch
manager consumer membawahi tiga seksi pokok diantaranya :
a. Mortgage & Consumer Lending
Tugas dari mortgage & consumer lending adalah melakukan peminjaman
terhadap nasabah perseorangan dengan proses pinjaman yang sudah
ditentukan oleh kantor pusat. Mortgage & Consumer Lending sendiri
terpecah menjadi tiga bagian yang terdiri dari loan marketing, customer
b. Consumer Funding & Service
Tugas dari consumer funding & service yaitu melakukan pendanaan
langsung. Consumer funding & service sendiri terdiri dari beberapa bagian
diantaranya adalah consumer funding dan post office marketing.
c. Customer Care
Tugas dari customer care yaitu melakukan pelayanan terhadap nasabah
bank tabungan Negara dan memberikan informasi serta menangani
masalah ataupun pengaduan nasabah.
4. Deputy Branch Manager (DBM) Commercial
Deputy Branch Manager Commercial melakukan pinjaman ataupun
pendanaan dalam jumlah besar. Bagian ini membawahi dua seksi pokok :
1. Housing & Commercial Lending
Tugas dari housing & commercial lending adalah melakukan pinjaman
dalam jumlah besar, pinjaman dalam jumlah besar terdiri dari organisasi,
pendidikan, apartemen yang pinjaman itu sendiri merupakan dari
organisasi besar.
2. Commercial funding & Service
Tugas dari commercial funding & service adalah melakukan pendanaan
langsung.
5. Deputy Branch Manager (DBM) Supporting adalah bagian pendukung dari
semua kegiatan perbankan dan mengontrol semua proses perbankan. Bagian
ini membawahi dua seksi yaitu Assistant Manager Operation dan Accounting
diantaranya adalah teller, transaction processing, general banking
administration, dan loan administration & document.
6. Assistant Manager Operation
Membawahi tiga seksi pokok yaitu :
1. Seksi Pelayanan Teller
a. Melayani transaksi penyetoran dan penarikan rekening nasabah.
b. Melakukan pengadministrasian kas.
c. Melayani transaksi valas.
d. Melakukan proses tunai.
2. Seksi Pelayanan Nasabah
a. Memberikan informasi kepada nasabah.
b. Melakukan penjualan produk.
c. Melayani transaksi pembukuan atau penutupan rekening nasabah.
d. Menerima pelunasan kredit dari nasabah.
3. Seksi Transaction Processing
a. Melaksanakan proses kliring.
b. Melakukan pengentrian data transaksi.
c. Pemeliharaan hardware dan software.
d. Pengadministrasian dana.
e. Proses khusus (buku cek, sertifikat deposito).
4. Seksi Loan Administration
a. Melaksanakan pemrosesan aplikasi kredit.
b. Melakukan dokumentasi kredit
5. Seksi General Banking Administration (GBA)
a. Melaksanakan manajemen personalia
b. Mengelola anggaran dan kesekretariatan
c. Melaksanakan manajemen arsip dan pajak
d. Penyediaan logistik.
e. Pemeliharaan gedung dan keamanan.
7. Accounting Control
1. Mengontrol data transaksi harian.
2. Melakukan pengkajian ketaatan prosedur.
3. Mengelola buku besar cabang dan bukti-bukti pembukuan.
4. Memantau dan memeriksa kegiatan operasi cabang.
5. Memantau dan merekonsiliasi rekening.
Dibawah ini adalah struktur organisasi PT. Bank Tabungan Negara (Persero)
Tbk, yang telah dijelaskan sebelumnya, bagan struktur organisasi ini dalam
STRUKTUR ORGANISASI
Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi
2.2.3 Kegiatan Usaha PT. Bank Tabungan Negara (Persero)
Kegiatan usaha yang dijalankan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero)
meliputi produk dana, kredit dan jasa. Berikut beberapa jenis produk dana, kredit
dan jasa yang ada pada Bank BTN, yaitu :
1. Produk Dana
Produk simpanan yang disediakan oleh PT. Bank Tabungan Negara, yaitu:
a. Tabungan Batara
Tabungan yang diselenggarakan oleh PT. Bank Tabungan Negara
diperuntukan secara perorangan maupun lembaga. Dalam penyetoran
dan penarikannya dapat dilakukan disemua kantor cabang atau kantor
cabang pembantu dan juga bisa dijadikan sebagai suatu persyaratan
dan jaminan kredit.
b. Tabungan e-Batara Pos
Merupakan peremajaan dari produk tabanas batara yang
diselenggarakan bekerjasama dengan PT. Pos Indonesia (Persero)
melalui loket kantor pos yang telah ditentukan.
c. Tabungan Batara Prima
Tabungan yang diselenggarakan yang dimaksudkan untuk
membudayakan kebiasaan menabung dengan sasaran golongan
ekonomi menengah keatas, dimana jika penabung tidak menarik
dananya selama dua bulan maka akan memperoleh bonus bunga.
Selain itu tabungan ini juga merupakan tabungan dengan suka bunga
yang tinggi dan fleksibilitas penarikan serta dilengkapi dengan
fitur-fitur menarik.
d. Tabungan Haji Nawaitu
Merupakan tabungan yang diperuntukan bagi calon jamaah haji dalam
rangka persiapan biaya perjalanan dalam menunaikan ibadah haji.
e. Giro
Merupakan produk simpanan dengan fleksibilitas yang tinggi
penarikannya yang dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan
Cek atau bilyet giro serta media lainnya.
Merupakan simpanan dalam mata uang yang menguntungkan dan
bunga deposito dapat dikapitalisasikan ke dalam pokok dan juga dapat
dipindahbukukan untuk pembayaran angsuran rumah, tagihan rekening
listrik dan telepon. Jangka waktu penempatan bervariasi mulai dari 1,
3, 6, 12 dan 24 bulan serta dapat dijadikan sebagai jaminan kredit
(Kredit Swadana).
g. Sertifikat Deposito
2. Usaha Jasa Bank
Produk jasa yang disediakan adalah :
3. ATM Batara
Merupakan fasilitas layanan kartu bagi nasabah tabungan dan giro
(Rp-Perorangan) di Bank BTN yang memberikan kemudahan bagi nasabah
yang memenuhi berbagai macam kebutuhan transaksi melalui mesi ATM
seperti tarik tunai, pembayaran tagihan dan sebagainya.
4. Kiriman Uang
Merupakan fasilitas jasa pelayanan Bank BTN untuk pengiriman uang
dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing yang ditujukan kepada
pihak lain disuatu tempat (dalam atau luar negeri)
5. Inkaso
a. Dalam Negeri
Merupakan jasa pelayanan Bank BTN untuk melakukan penagihan
kepada pihak ketiga atau inkaso tanpa dokumen ditempat lain di dalam
negeri.
Merupakan jasa pelayanan Bank BTN untuk menagihkan pembayaran
atas suatu warkat atau dokumen berharga kepada pihak ketiga yang
berada di luar negeri menggunakan jasa bank koresponden.
6. Money Changer
Merupakan pelayanan yang di berikan kepada masyarakat yang ingin
menjual atau membeli mata uang asing tertentu, yang mempunyai catatan
kurs pada Bank Indonesia (BI).
7. Safe Deposit Box
Merupakan sarana penyimpanan barang atau surat berharga yang aman
dan terjaga dari resiko kebakaran, bencana alam, dan sebagainya.
8. Bank Garansi
Merupakan pernyataan yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan
nasabah untuk menjamin resiko tertentu yang timbul apabila nasabah tidak
dapat menjalankkan kewajibannya dengan baik kepada pihak menerima
jaminan.
9. SPP Online Perguruan Tinggi
Merupakan layanan Bank BTN bagi perguruan tinggi atau sekolah dalam
menyediakan delivery channel menerima setoran biaya – biaya
pendidikan secara online.
10.Payment Point di Loket Bank BTN
Merupakan fasilitas layanan bagi nasabah untuk memudahkan dalam
membayar tagihan rutin. Pembayaran tagihan yang dapat dilakukan saat
ini adalah :
b. PLN Online (Praktis)
c. GSM pascabayar (Kartu Halo & Matrix)
d. Pajak, Menerima pembayaran pajak secara online dengan Dirjen Pajak
melalui loket Bank BTN untuk PPh dan PPN
11.Usaha Pinjaman atau Kredit
Usaha pinjaman kredit kepada PT. Bank Tabungan Negara, dalam bentuk :
a. Kredit Griya Utama
b. KPR Platinum
c. Kredit Griya Multi
d. Kredit Swa Griya
e. Kredit Swadana
f. Kredit Perumahan Perusahaan
g. Kredit Ringan Batara
h. Kredit Usaha Mikro dan Kecil
i. Kredit Yasa Griya
j. Kredit Pendukung Perumahan
k. Kredit Modal Kerja Kontraktor.
2.2.4 Filosofi Logo Perusahaan
Filosofi Bank Tabungan Negara mengambil pola segi enam. Pola ini
mengambil bentuk sarang lebah, yang menyiratkan adanya kegiatan menabung
pada masyarakat, sebagaimana halnya lebah yang selalu menyimpan madu
perolehannya. Dengan lambang ini, Bank BTN melaksanakan pembangunan
nasional dengan mengerahkan dana masyarakat berbentuk tabungan.
Pola ini juga menyiratkan “atap rumah” yang menjadi citra dan misi utama
Bank BTN sebagai pelaksana KPR (Kredit Pemilikan Rumah) bagi masyarakat.
Bentuk logo dengan huruf kecil melambangkan sikap ramah dan rendah hati,
ramah terhadap semua segmen bisnis yang dimasuki, menunjukan keinginan yang
besar untuk melayani dengan rendah hati (Customer Focus), warna huruf biru tua
yang berarti warna biru melambangkan rasa nyaman, tenanf, dan menyejukan,
warna ini umumnya dipakai oleh institusi bidang jasa.
Warisan luhur, stabilitas (Command, memimpin) dan serius (respect) serta
tahan uji (reliable), dasar pondasi yang kuat, berhubungan dengan kesetiaan, hal
yang dapat dipercaya, kehormatan yang tinggi (trust, integrity). Simbol dari
spesialis (professionalism) bentuk gelombang emas cair sebagai symbol dari
kekayaan finansial di Asia. Lengkungan emas sebagai metamorfosa dari sifat
progresif, pandangan kedepan. Excellence, fleksibilitas serta ketangguhan atas
segala kemungkinan yang akan datang. Warna kuning emas dan warna logam
mulia menunjukan keagungan, kemuliaan, kemakmuran, kekayaan. Menjadikan
kita merasa tajam perhatiaanya, aktif, kreatif dan meriah, warna spiritual dan
2.2.5 Lokasi Perusahaan
Lokasi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo
terletak di Jalan Jenderal Ahmad Yani No. 15 Sidoarjo – Jawa Timur. Tepatnya di
depan Alun – alun kota Sidoarjo.
2.3 Gambaran Bagian Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara
2.3.1 Tata Letak Ruangan Secara Umum Perusahaan
Fungsi Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut:
a. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
b. Sebagai alat komunikasi perusahaan/organisasi.
c. Sebagai pusat dokumentasi.
r
2.3.2 Tata Letak Ruangan Sekretaris Perusahaan
Tugas Pokok bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:
a. Mengelola surat masuk dan keluar.
b. Mengelola arsip.
c. Membuat surat perjanjian, surat keluar, nota dinas.
d. Mengiventariskan peralatan perkantoran dan sebagainya.
2.3.3
28
2.
3.1 Surat
3.1.1 Pengertian Surat
Surat adalah lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis, atau
atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada alamat tertentu
yang memuat informasi. Pengertian lainnya dari surat adalah alat komunikasi
tertulis untuk menyampaikan isi hati atau maksud kepada orang lain. Orang lain di
sini dapat diartikan perseorangan atau badan (organisasi atau instansi). Menurut
Bratawidjaja (1992) Surat – menyurat atau korespondensi dapat dibagi menjadi
dua, yaitu :
a. Korespondensi Eksternal, yaitu surat-menyurat yang ditujukan untuk
instansi di luar instansi sendiri.
b. Korespondensi Internal, yaitu surat-menyurat yang dipergunakan dalam
lingkungan sendiri termasuk antar kantor pusat dengan cabang –
cabangnya atau kantor daerah.
Kelemahan para sekretaris dalam mengkonsep surat biasanya meliputi:
a. Susunan redaksi surat tidak sistematis dan konsisten.
b. Susunan kalimat tidak lengkap sehingga tidak jelas dan menimbulkan
salah tafsir.
c. Susunan kalimat panjang dan berbelit-belit, sehingga sukar dimengerti.
d. Penggunaan tanda baca tidak pada tempatnya.
f. Pemakaian istilah asing yang tidak tepat.
g. Redaksi dan bentuk surat kurang estetik
3.1.2 Tujuan Surat
Untuk memberitahukan atau menyampaikan informasi, penjelasan dan
juga untuk menerima atau mendapatkan informasi dari pihak lain. Pada umumnya
surat mempunyai tiga macam tujuan, yaitu :
a. Menyampaikan informasi.
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat.
c. Menyampaikan informasi sekaligus meminta tanggapan pembaca.
3.1.3 Bentuk Surat
A. Macam-Macam Bentuk Surat
Bentuk surat ialah tata letak bagian-bagian surat. Masing-masing bagian
surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. Ada
berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan
kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Menurut Bratawidjaja (1992)
pada asasnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara mendasar.
Bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi hasil modifikasi atas kedua bentuk dasar
tersebut. Kedua bentuk dasar itu adalah bentuk lurus atau atau bentuk balok (block
style), dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi (indented style). Sedangkan
variasinya yang berdiri di antara keduannya ialah bentuk setengah lurus atau
bentuk setengah balok (semi block style). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh
(full block), bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style) dan bentuk
Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model surat Eropa dan Amerika.
Bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa lama, bentuk lurus (block style)
adalah model Amerika, sedangkan bentuk setengah lurus (semi block style) adalah
model Eropa baru.
Sedangkan bagian dari surat-surat meliputi:
a. Kepala surat (kop surat)
b. Nomor Surat
k. Nama penanda tangan surat
l. Nama jabatan
m. Lampiran
n. Tembusan
o. Singkatan nama atau inisial
Bentuk lurus penuh masih langka pemakaiannya di Indonesia. Namun
akhir-akhir ini menunjukkan bahwa bentuk lurus, frekuensi pemakaiannya pada
sudah umum memakai ketiga-tiganya, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk setengah
lurus. Sementara itu bentuk lekuk dan bentuk alinea menggantung jarang dipakai.
B. Proses Pembuatan Surat
Dalam proses pembuatan surat memiliki langkah-langkah yang harus
sesuai dengan standar yang dimiliki. Menurut Bratawidjaja (1992) Berikut ini
salah satu langkah – langkah dalam proses pembuatan surat adalah:
1. Penggunaan Kertas
a. Kertas jenis HVS singkatan dari Houtory Schrifty dengan ukuran folio =
8,5 x 13; kuarto = 8,5 x 11 dan jenisnya 60 gram, 80 gram.
b. Orion Skin, yaitu sering disebut kertas kulit bawang karena seperti kulit
bawang, jadi tipis tetapi kualitasnya lebih baik daripada HVS karena tidak
mudah sobek.
c. Kertas Doorslag, yaitu kertas tipis yang biasanya untuk mengetik
tembusan surat agar dapat diperoleh tembusan lebih banyak, namun
setelah ada fotocopy, apalagi ada penggandaan dengan komputer kertas
doorslag sudah jarang dipakai.
d. Kertas Koran, yaitu kertas yang biasa juga untuk membuat konsep surat.
2. Pengetikan surat
a. Gunakan kertas yang bersih dan berkualitas baik.
b. Diusahakan agar rapid dan bersih serta tidak ada huruf menumpuk, tetapi
dengan adanya komputer kesalahan huruf dengan mudah dapat dihapus
tanpa alat penghapus (Tip Ex atau karet penghapus).
c. Menceraikan kata atas suku-suku kata harus tepat menurut ketentuan tata
d. Redaksi surat memenuhi syarat estetika.
3. Huruf Mesin
Untuk mesin ketik manual (bukan komputer) ada dua macam huruf:
a. Huruf pica, bentuk hurufnya besar-besar.
b. Huruf elite, bentuk hurufnya kecil-kecil
Karena jenis huruf mesin ketik manual ada dua macam maka hal ini
mempengaruhi penentuan ukuran untuk format surat. Ukuran untuk format surat
dapat diatur sebagai berikut:
a. Margin sebelah kiri untuk huruf pica 15 dan untuk elite 20, sedangkan
margin kanan untuk pica 75 dan untuk elite 80.
b. Margin penulisan tanggal (kecuali bentuk huruf penuh) untuk pica 55 dan
untuk elite 60)
4. Teknik Penulisan Surat yang Baik
a. Perlengkapan
Perlengkapan dapat berupa semacam kertas yang sesuai dengan standar.
Pemilihan kualitas kertas harus juga bagus karena surat akan dikirim
keluar perusahaan maka dari itu penggunaan kualitas kertas harus bagus
dan bersih. Serta perlengkapan alat perkantoran disediakan dalam
pembuatan surat. Alat perkantoran seperti kertas, penghapus, sampul surat
b. Prinsip Dasar Penulisan Surat
a) Ringkas. Hindarilah pemakaian kalimat yang panjang dan berbelit,
gunakanlah kata-kata seminimal mungkin, jelas, isinya tidak
samar-samar dan tidak dapat menimbulkan keraguan bagi penerimanya.
b) Sederhana. Pakailah kata-kata yang sederhana, hindarilah kata-kata
muluk, sehingga mudah dimengerti oleh penerimanya.
c) Ramah tamah dan sopan. Kata-kata yang dipakai selalu bersifat sopan
santun tapi jangan sampai berlebih-lebihan (hormat yang melampaui
batas).
c. Pedoman mengkonsep surat.
a) Sebelum memulai menulis surat, kumpulkanlah terlebih dahulu semua
keterangan dan bahan-bahan yang diperlukan misalnya, mencari surat
di lemari arsip, menelpon orang atau menemui orang tertentu.
b) Jika menulis surat untuk balasan surat yang diterima hendaknya
sebagai pendahuluan menunjuk atau menyebutkan surat yang diterima
itu sehubungan dengan surat Saudara tanggal….. nomor….. membalas
surat Saudara tanggal….. nomor…..
c) Apabila akan menulis surat, tentukanlah dahulu maksud surat itu yaitu
apa yang hendak dikemukakan, ditanyakan dan sebagainya. Setelah itu
tetapkan urutan-urutan dari hal-hal tersebut dengan teratur.
d) Dalam satu surat sebaiknya hanya dipersoalkan satu jenis masalah saja.
Oleh karena pencampuran persoalan dalam satu surat akan
menimbulkan kesulitan baik dalam penyelesaiannya maupun
e) Hindarilah pamakaian singkatan kata-kata kecuali yang sudah lazim
dipakai. Perhatikan penggunaan tanda-tanda baca bagian-bagian surat
dan kalimat.
3.1.4 Pengelompokan Surat
Pengelompokan surat dapat dikelompok ke dalam beberapa kelompok,
yaitu menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran pembaca yang dituju,
isi dan maksudnya, sifatnya, dan urgensi penyelesaiannya (tingkat pentingnya).
Menurut Purwanto (2007) pengelompokan surat tersebut secara lebih rinci dapat
dijelaskan berikut ini :
1. Pengelompokkan Surat Menurut Wujudnya
Surat dapat dikelompokkan menjadi surat bersampul atau tertutup, kartu pos,
warkat pos, memorandum dan nota, telegram dan teleks, dan surat tanda bukti.
a. Surat bersampul
Surat bersampul (surat tertutup adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul
(amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk
menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak
diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya.
b. Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis. Berbentuk kartu
Indonesia. Oleh karena kartu pos berukuran kecil, maka penyampaian
pesan-pesan pada kartu pos tersebut diusahakan yang penting-penting saja.
c. Warkat pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan
amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila akan
membentuk amplop. Sebagaimana diketahui, amplop tersebut sekaligus
berfungsi sebagai lembaran isi surat. Hal inilah yang membedakan warkat
pos dengan surat bersampul.
d. Telegram dan teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari
kata tele yang berarti “ jauh”, sedangkan gram (graf) berarti “ tanda yang
tercetak”. Jadi, telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari
jarak jauh. Ciri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimanya
dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Telegram dapat
dibedakan menjadi dua jenis, yaitu telegram dinas pemerintah
(formulirnya berwarna putih). Teleks (telegrapher exchange) berarti
“pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh”.
e. Memorandum (Memo) dan Nota
Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh
pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat berupa pemberitahuan,
permintaan, atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi).
Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo
tersebut ditujukan, dari siapa, tentang apa, dan tanggal pembuatan atau
f. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai bukti
pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada
pihak lain. Contoh surat tanda bukti yang sering dijumpai, antara lain
faktur, kuitansi, dan tanda terima.
2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu surat pribadi (personal),
surat bisnis (niaga).
1. Surat Pribadi
Surat Pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau
pribadi. Oleh karena bersifat pribadi, maka surat jenis ini tidak memiliki
format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal. Penulisan surat
pribadi tentu saja sangat tergantung dari kemampuan seseorang dalam
mengekspresikan buah pikiran, ide, ataupun gagasan yang ingin disampaikan
kepada pihak lain.
2. Surat Dinas
Surat Dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan
dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Oleh karena
berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan bersifat formal, maka surat dinas
memiliki suatu format penulisan baku. Surat dinas juga merupakan salah satu
alat komunikasi yang sanagt penting dalam kaitannya dengan pengelolaan
administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan,
instansi lainnya dan dari instansi kepada seseorang atau sebaliknya. Contoh
surat tugas, surat memo, surat kuasa dan lain sebagainnya.
3. Surat Bisnis
Surat Bisnis (bussiness letter) atau surat niaga adalah surat yang digunakan
oleh seseorang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan bisnis, seperti
bidang usaha produksi (perusahaan percetakan, perusahaan farmasi,
perusahaan mebel, perusahaan tekstil), perdagangan (perusahaan material
bangungan, perusahaan ritel atau bisnis eceran) dan lain sebagainya. Yang
termasuk surat bisnis, antara lain surat pemberitahuan, surat pemesanan, surat
permintaan informasi dan surat pengaduan. Oleh karena itu, surat bisnis harus
dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas, dan menarik perhatian pembaca,
menggunakan bahasa yang sederhana (mudah dipahami), serta dikelola secara
professional oleh pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang
korespondensi.
3. Pengelompokan surat menurut banyaknya jumlah sasaran pembaca
Surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu surat biasa, surat edaran, dan
surat pengumuman. Masing-masing jenis surat tersebut akan dijelaskan secara
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang
bersifat umum dan bukan bersifat pribadi. Apabila surat biasa tersebut bersifat
terbuka (tanpa amplop) maka orang lainpun dapat dengan mudahnya membaca isi
surat tersebut, misalnya surat pemberitahuan tentang penyelenggaraan workshop
aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan. Namun bila surat biasa
tersebut dimasukkan dalam amplop tertutup, maka sebaiknya orang yang tidak
berhak menerimanya tidak memaksakan diri untuk membuka dan membacanya.
b. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh
seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam
jumlah yang banyak. Komponen penting dalam surat edaran adalah kop surat,
nomor surat, perihal, tanggal pembuatan, isi, nama jelas orang yang berwenang
dalam membuat surat edaran tersebut, dan tembusan yang ditujukan kepada
pihak-pihak terkait.
c. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal
yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi ataupun
masyarakat luas (bila disebarluaskan melalui media massa). Di dalam surat
pengumuman, biasanya terdapat beberapa komponen penting, yaitu antara lain
kop surat, nomor surat, perihal atau hal pengumuman, isi pengumuman, tanggal,
4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
Surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu surat biasa, dan surat
konfidensial
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia) bisa
beramplop atau tanpa amplop. Apabila surat biasa tanpa amplop, maka orang lain
dapat dengan mudah mengetahui apa isi surat tersebut. Namun bila surat biasa
tersebut dimasukkan dalam amplop, maka orang lain tidak boleh dengan
seenaknya membuka surat yang bukan ditujukan kepadanya.
b. Surat Konfidensial (Terbatas)
Surat Konfidensial adalah surat yang isinya rahasia dan terbatas untuk
kalangan tertentu. Artinya, surat tersebut ditujukan untuk pejabat tertentu dan
bukan untuk disebarluaskan dalam suatu organisasi. Contoh surat konfidensial
adalah surat hasil rapat pimpinan, surat hasil penilaian kinerja manajer, dan surat
hasil keputusan wawancara kerja.
5. Pengelompokkan surat menurut urgensi penyelesaiannya
Menurut Purwanto (2007), Pengelompokkan surat menurut urgensi atau
tingkat pentingnya suatu penyelesaian, surat dapat di kelompokkan menjadi tiga
jenis, yaitu surat biasa, surat segera, dan surat kilat.
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau
tidak ada perlakuan khusus atas surat tersebut. Biasanya, surat biasa dibebani
dengan prangko pengiriman biasa atau standar minimal untuk pengiriman surat
b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat
mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak
secepat surat kilat. Surat segera apabila dikirim melalui kantor pos, biaya
perangko pengirimnya sedikit lebih besar daripada perangko untuk pengiriman
surat biasa.
c. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera.
Surat kilat dalam penanganannya memang harus didahulukan daripada surat-surat
yang lainnya. Artinya, surat kilat ini memang memperolah perlakuan khusus
dibandingkan surat-surat yang lainnya.
3.2 Surat Masuk dan Surat Keluar
3.2.1 Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Wursanto (2004), dalam pengelolaan surat masuk perlu
ditetapkan terlebih dahulu bagaimana organisasi pengelolaan surat masuk, dan
bagaimana proses pengelolaan surat masuk. Organisasi pengelolaan surat masuk
adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengelolaan surat masuk, yang terdiri
dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan
unit penata arsip.
Uraian tugas dari masing-masing unit dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Penerima Surat memiliki tugas:
Surat dapat diterima melalui kurir dengan menggunakan buku ekspedisi
atau lembar pengantar. Surat masuk dapat juga dikirim dengan alamat
kotak pos atau PO.BOX. Oleh karena itu, petugas penerima harus
mengambil surat di kotak pos atau PO.BOX di kantor pos.
b. Memeriksa jumlah dan alamat surat.
c. Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar
pengatar surat.
d. Mengantarkan surat kepada unit penyortir.
2. Penyortir surat bertugas:
a. Menerima surat yang diserahkan oleh unit penerima.
b. Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi.
c. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
Menurut sifatnya, surat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat
rahasia, surat penting dan surat biasa. Surat sangat rahasia adalah surat
yang erat hubungannya dengan keamanan organisasi atau perusahaan, dan
apabila surat tersebut sampai jatuh ke tangan orang-orang yang tidak
bertanggungjawab, maka akan dapat membahayakan keamanan organisasi
atau perusahaan. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan
kepentingan martabat pimpinan dan organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab.
d. Membuka surat
Surat-surat penting, surat sangat rahasia, dan surat rahasia tidak boleh
dibuka, sedangkan surat biasa boleh dibuka.
f. Membubuhkan tanda tangan penerimaan pada setiap surat.
g. Mengirim surat dalam keadaan terbuka (untuk surat penting dan biasa) dan
surat yang masih tertutup (sangat rahasia dan rahasia) kepada unti pencatat
berikut sampul suratnya.
3. Pencatat surat bertugas:
a. Menerima dan menghitung secara teliti surat-surat yang dikirim oleh unit
penyortir.
b. Mencatat surat-surat tersebut pada lembar pengantar surat dan kartu
kendali.
c. Menyampaikan surat-surat tersebut dengan dilampiri lembar pengatar dan
kartu kendali ke unit pengarah.
4. Pengarah surat bertugas:
a. Menerima dan meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengatar dan
kartu kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah.
b. Menyampaikan surat-surat tersebut kepada unit pengolah menggunakan
buku pengiriman surat, melalui petugas yang ada pada unit pengarah.
c. Menyimpan arsip kartu kendali (1lembar).
5. Pengolah surat bertugas:
a. Menerima surat.
b. Memproses atau mengolah lebih lanjut surat-surat yang diterima.
c. Memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.
d. Mengendalikan surat-surat yang telah diproses kepada unit pengarah
dan lembat-lembar pengantar surat. Untuk surat-surat sangat rahasia dan
rahasia, yang dikembalikan hanya lembar pengantar saja.
6. Penata arsip bertugas:
a. Menerima surat dari unit pengolah.
b. Menyimpan surat-surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan
sistem kearsipan yang telah dibakukan oleh organisasi atau peurasahaan
yang bersangkutan.
c. Menerima kartu kendali untuk kemudian disimpan pada tempatnya.
d. Mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah, sebagai bukti
bahwa surat-surat tersebut sudah disimpan di unit kearsipan.
3.2.2 Proses Pengurusan Surat Masuk
Menurut Wursanto (2004), menyatakan bahwa pengurusan surat masuk
dibedakan menjadi tiga macam yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat
rahasia atau tertutup, dan pengurusan surat biasa.
1. Pengurusan surat penting
Surat penting adalah surat yang memuat informasi tentang permasalahan
pokok, yang baik secara langsung ataupun tidak langsung akan mempengaruhi
keberhasilan organisasi atau perusahaan. Surat penting memiliki kegunaan cukup
lama, tidak hanya sekali pakai, tetapi berlaku sampai kurun waktu tertentu hingga
permasalahannya selesai dikerjakan.
2. Proses pengurusan surat penting
Pengurusan surat penting dilakukan melalui proses berikut:
b. Unit penerima meneruskan kepada unit penyortir.
c. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat
lampiran dan sampul surat.
d. Unit pencatat menyiapkan kartu kendali rangkap tiga, dan mengisi
kolom-kolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat tersebut. Unit
pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri
kartu kendali rangkap tiga yang telah diisi berserta lembar disposisinya.
e. Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah berikut
kartu kendali dengan memperhatikan:
a) Lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah.
b) Lembar kedua dan ketiga kartu kendali berikut surat dan lampirannya
diteruskan kepada unit pengolah.
f. Unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat penting
tersebut dengan memerhatikan:
a) Lembar ketiga kartu kendali tetap tinggal di unit pengolah surat.
b) Lembar kedua kartu kendali dikembalikan kepada unit pengarah untuk
kemudian diteruskan kepada unit penata arsip. Berikut penjelasan
proses mengenai pengurusan surat penting:
3. Batas waktu penyelesaian surat penting
Pada prinsipnya setiap surat masuk harus diselesaikan dalam batas waktu
tertentu. Demikian juga dengan surat masuk yang memerlukan balasan. Surat itu
sudah harus dibalas dalam batas waktunya tertentu. Batas waktu penyelesaian
surat yang ditetapkan oleh setiap instansi ataupun perusahaan berbeda-beda.
Diluar negeri, misalnya, ada ketentuan yang berbunyi three days rules atau
“aturan 3 hari”. Aturan ini menentukan bahwa setiap surat harus dapat
diselesaikan dalam waktu 3 hari. Jadi, misalnya ada surat yang memerlukan
balasan, dalam batas waktu 3 haru surat tersebut harus sudah dibalas.
4. Pengurusan surat rahasia
Surat rahasia dan surat sangat rahasia biasanya bersampul dua. Kedua sampul,
baik sampul luar maupun sampul dalam, diberi nomor pada sudut bagian atas
sebelah kiri dan diberi cap dinas. Unit penerima, unit penyortir, dan unit pencatat
tidak diperbolehkan membuka sampul surat dalam atau sampul surat kedua.
Pengurusan surat rahasia dan sangat rahasia atau surat tertutup bisa dilakukan
melalui proses berikut:
a. Semua surat masuk termasuk surat rahasia dan sangat rahasia, atau surat
tertutup diterima oleh unit penerima surat.
b. Unit penerima meneruskan surat tersebut kepada unit penyortir berikut
surat-surat yang lain.
c. Unit penyortir meneruskan surat tersebut kepada unit pencatat.
d. Unit pencatat meneruskan surat tersebut kepada unit pengarah dengan
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
e. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang masih dalam keadaan
tertutup berikut lembar pengatar surat rahasia kepada unit pengolah.
f. Unit pengolah menerima surat rahasia tersebut masih dalam keadaan
tertutup berikut lembar pengantarnya.
g. Unit pengolah menandatangani lembar pengatar dan mengembalikan
h. Unit pengolah membuka sampul surat, membaca, serta memproses lebih
lanjut sampai selesai. Proses pengurusan surat rahasia dapat dilihat pada
bagan di bawah ini.
3.2.3 Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Wursanto (2004), Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan
yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada
pihak lain di luar organisasi atau perusahaan. Dalam bagian ini, pembahasan
pengelolaan surat keluar hanya terbatas pada surat dinas. Surat dinas adalah surat
yang dibuat oleh atau untuk kepentingan dinas organisasi atau perusahaan.
Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan
pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga
dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, dan surat biasa.
Pengelolaan tiga macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama.
Perbedaannya terletak pada pengelolaannya. Pengelolaan surat penting dapat
menggunakan kartu kendali, sedangkan pengelolaan surat rahasia dan surat biasa
menggunakan lembar pengantar masing-masing.
Proses pengelolaan surat keluar :
1. Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah adalah
pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian
surat-surat.
2. Konsep surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah. Setelah
selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha atau
3. Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau
sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan
untuk ditandatangani.
4. Setelah surat ditandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan kepada satuan
kerja tata usaha atau secretariat, selanjutnya dilampiri dengan kartu kendali
(untuk surat penting), atau lembar pengatar (untuk surat rahasia dan surat
biasa), yang telah diisi secara lengkap kolom-kolomnya.
5. Surat dinas yang telah ditandatangani diberi nomor, diberi cap dinas, lembar
asli berikutnya lampirannya (bila ada), dan tembusan surat, dikirim ke alamat
tujuan sesuai dengan derajat surat dinas (penting, rahasia, biasa). Kartu
kendali lembar I disimpan di tempat satuan kerja tata usaha atau sekretariat,
yang bertindak sebagai pengarah surat. Sementara itu, lembar kerja ke II dan
lembar ke III dikirim kepada satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip.
6. Oleh satuan kerja pengolah, kartu kendali lembar ke II dank e III
ditandatangani sebagai bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses
dan telah dikirim oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat.
7. Selanjutnya, kartu kendali lembar ke II dikirim kembali oleh satuan kerja
pengolah kepada penata arsip pada satuan kerja tata usaha atau sekretariat.
8. Kartu kendali lembar ke III bersama konsep surat serta arsipnya disimpan di
