LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
FADLI IHSAN M. NIM : 1.05.03.265 TIMY ADHA YUDHASTIRA NIM : 1.05.03.227
ARI ARIANSAH NIM : 1.05.03.260
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
LEMBAR PEGESAHAN
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMUN 15
BANDUNG
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek
Program Strata Satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
FADLI IHSAN M. NIM : 1.05.03.265 TIMY ADHA YUDHASTIRA NIM : 1.05.03.227
ARI ARIANSAH NIM : 1.05.03.260
Bandung, 03 September 2009
Pembimbing Jurusan
Diana Effendi, ST NIP : 41277026013
Pembimbing Lapangan
Dra.Imas Suhaeni NIP : 132044359
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Dadang Munandar SE,M.Si.
iii
Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek dengan judul “SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN PADA SMUN 15 BANDUNG” sebagai salah satu syarat untuk
memenuhi mata kuliah Kerja Praktek pada Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.
Penulisan laporan ini tidak lepas dari dukungan bantuan dan bimbingan berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku rektor Univeritas Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc, selaku dekan Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.
3. Dadang Munandar SE, M.Si, selaku ketua jurusan Manajemen Informatika. 4. Diana Effendi, ST, selaku wali kelas MI-5 sekaligus dosen pembimbing yang
telah banyak memberikan bimbingan, dukungan, dan semangat hingga terselesaikannya laporan ini.
5. Dra. Subdari, M.Pd, selaku Kepala Sekolah SMA Negeri 15 Bandung.
6. Dra. Imas Suhaeni, selaku pembimbing lapangan dalam penyusunan skripsi ini di perpustakaan SMA Negeri 15 bandung.
7. Semua rekan-rekan MI-5 yang telah mendukung penyusunan laporan ini. 8. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak
iv
Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca untuk penyempurnaan karya-karya yang akan datang. Harapan dari penulis, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang menggunakannya.
Bandung, September 2009
v
LEMBAR PENGESAHAN ... i
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR SIMBOL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3
1.3. Maksud dan Tujuan ... 4
1.4. Batasan Masalah ... 4
1.5. Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 5
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1. Konsep Dasar Sistem ... 6
2.1.1. Karakteristik Sistem ... 7
2.1.2. Kebutuhan Sistem ... 8
2.2. Konsep Dasar Informasi ... 10
2.2.1. Kualitas dan Nilai Sistem Informasi ... 10
vi
2.4. Perancangan Sistem Informasi ... 12
2.4.1.Tahap Perancangan Sistem Informasi ... 13
2.5. Metode Pengembangan Sistem ... 15
2.6. Konsep Dasar Perpustakaan ... 15
2.6.1. Fungsi-Fungsi Perpustakaan ... 16
2.6.2. Jenis-Jenis Perpustakaan ... 17
2.6.3. Konsep Dasar Peminjaman dan Pengembalian Buku ... 18
BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 19
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan ... 19
3.2. Struktur Organisasi ... 20
3.3. Deskripsi Kerja ... 21
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK ... 24
4.1. Analisis Sistem ... 24
4.1.1. Analisis Dokumen ... 24
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 26
4.1.2.1. Flow Map ... 30
4.1.2.2. Diagram Kontek ... 34
4.1.2.3. Data Flow Diagram ... 35
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 38
4.2. Usulan Perancangan Sistem ... 39
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 39
4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 39
4.2.2.2. Diagram Kontek ... 43
4.2.2.3. Data Flow Diagram ... 43
4.2.2.4. Kamus Data ... 47
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan / Dirancang ... 50
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 52
5.1. Kesimpulan ... 52
5.2. Saran ... 53
DAFTAR PUSTAKA ... 54
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perpustakaan SMUN 15 Bandung ... 21
Gambar 4.1. Flowmap Prosedur Pendaftaran Anggota Yang Sedang Berjalan . 31 Gambar 4.2. Flowmap Prosedur Peminjaman Buku Yang Sedang Berjalan …. 32 Gambar 4.3. Flowmap Prosedur Pengembalian Buku Yang Sedang Berjalan .. 33
Gambar 4.4. Diagram Konteks Sistem Informasi Perpustakaan Yang Sedang Berjalan ... 34
Gambar 4.6. DFD Level 1 Sistem Informasi Perpustakaan Yang Sedang Berjalan ... 35
Gambar 4.7. DFD Level 2 Proses 1.0 Yang Sedang Berjalan ... 36
Gambar 4.8. DFD Level 2 Proses 2.0 Yang Sedang Berjalan ………... 37
Gambar 4.9. DFD Level 2 Proses 3.0 Yang Sedang Berjalan ………... 37
Gambar 4.10. Flowmap Sistem Informasi Perpustakaan yang Diusulkan ... 42
Gambar 4.11. Diagram Konteks yang Diusulkan ... 43
Gambar 4.12. Data Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan ... 44
Gambar 4.13. Data flow diagram level 2 Proses Pendaftaran yang diusulkan . 45 Gambar 4.14. Data Flow Diagram Level 2 Proses Peminjaman yang Diusulkan ... 45
viii
x
DAFTAR SIMBOL
1. Simbol Flowchart
Simbol Nama
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual maupun
komputer
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Menunjukkan kegiatan manual
Menunjukkan input yang menggunakan keyboard
Menunjukkan input / output menggunakan hard disk
Menunjukkan penyimpanan manual
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama
2. Simbol Data Flow Diagram
Menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran
Menunjukkan penyimpanan data dalam bentuk arsip
Menggambarkan aliran paket data atau informasi
Digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen yang berhubungan dengan
lingkungan
Penyimpanan Menunjukkan penyimpanan data dalamsebuah database
Penyimpanan
3. Simbol Entity Relationship Diagram
Simbol Nama
Entitas
Keterangan
Relasi
Menyatakan himpunan entitas. Segala sesuatu baik yang nyata maupun abstrak
yang datanya akan direkam No
1.
2.
3.
Menunjukan adanya hubungan antar sejumlah entitas yang berasal dari
himpunan entitas berbeda
Garis
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Kerja Praktek
Ketersediaan sarana dalam suatu sekolah mempunyai peran penting dalam terlaksananya proses pendidikan. Adapun macam-macam sarana dan prasarana yang di perlukan di sekolah demi kelancaran dan keberhasilan kegiatan proses pendidikan sekolah adalah :
1. Ruang kelas, yaitu tempat siswa dan guru melaksanakan proses kegiatan belajar mengajar.
2. Ruang perpustakaan, yaitu tempat koleksi berbagai jenis bacaan bagi siswa dan dari sinilah siswa dapat menambah pengetahuan.
3. Ruang laboratorium (tempat praktek), yaitu tempat siswa mengembangkan pengetahuan sikap dan keterampilan serta tempat meneliti dengan menggunakan media yang ada untuk memecahkan suatu masalah atau konsep pengetahuan.
4. Ruang keterampilan, yaitu tempat siswa melaksanakan latihan mengenai keterampilan tertentu.
5. Ruang kesenian, yaitu adalah tempat berlangsungnya kegiatan-kegiatan seni. 6. Fasilitas olah raga, yaitu tempat berlangsungnya latihan-latihan olahraga.
2
siswa dapat mengetahui apa yang belum dan ingin diketahui. Banyak ilmu dan informasi yang bisa didapat dari buku-buku yang terdapat di perpustakaan. Perpustakaan juga membantu siswa yang kurang mampu tetapi berkeinginan tinggi untuk belajar, karena siswa dapat meminjam buku pelajaran yang dibutuhkan dari perpustakaan.
Setiap siswa baru maupun siswa lama bisa mendaftarkan diri menjadi anggota perpustakaan di SMUN 15. Dapat dipastikan banyak sekali data perpustakaan yang harus diolah serta diinformasikan dengan tepat waktu, relevan dan akurat seperti data anggota perpustakaan, data buku, data peminjaman dan pengembalian buku, data frekuensi peminjaman buku, data keuangan denda, laporan-laporan yang bersangkutan dengan perpustakaan, dan sebagainya.
Proses-proses pengolahan data yang dilakukan di perpustakaan SMUN 15 Bandung pada umumnya masih manual, seperti pencatatan data anggota, data buku, data peminjaman dan pengembalian. Media penyimpanan data anggota, data buku, data peminjaman dan pengembalian juga masih manual yaitu berupa arsip dokumen. Kesulitan sering timbul dan dirasakan oleh staf perpustakaan dalam mengolah data karena jumlah data yang harus diolah cukup banyak serta proses pengarsipan yang membutuhkan ruang untuk menyimpan dan biaya untuk kebutuhan media penyimpanan.
memungkinkan sistem bebas dari redudansi data, dan juga dapat lebih meningkatkan citra sekolah.
Berdasarkan uraian di atas, timbul ketertarikan untuk melakukan penelitian mengenai pengolahan data yang berlangsung di perpustakaan SMUN 15 Bandung yang selanjutnya data tersebut akan digunakan untuk membuat sistem informasi perpustakaan yang baru untuk memudahkan proses pengolahan data di perpustakaan SMUN 15 Bandung. Oleh karena itu, laporan kerja parktek ini diberi judul : “Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMUN 15 Bandung”.
1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas maka penulis mengidentifikasi masalah-masalah berikut :
1. Bagaimana organisasi fungsi perpustakaan dalam Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMUN 15 Bandung sehingga dapat dijadikan landasan usulan perancangan sistem.
2. Bagaimana formulir-formulir dan dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMUN 15 Bandung sehingga dapat ditemukan kelemahan-kelemahan untuk dijadikan landasan usulan perancangan sistem yang baru.
3. Bagaimana prosedur-prosedur yang digunakan dalam Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMUN 15 Bandung sehingga dapat ditemukan kelemahan-kelemahan untuk dijadikan landasan usulan perancangan sistem yang baru. 4. Bagaimana laporan-laporan yang digunakan dalam Sistem Informasi
4
1.3.Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek
Maksud diselenggarakannya kerja praktek (KP) ini, tidak lain adalah untuk menjawab semua permasalahan berikut :
1. Memenuhi syarat kelulusan mata kuliah kerja praktek program strata 1 jurusan manajemen informatika di Universitas Komputer Indonesia.
2. Mengadakan perbandingan antara teori yang telah didapatkan di bangku perkuliahan dengan keadaan yang sebenarnya pada kehidupan bekerja di SMUN 15 bandung.
Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam melakukan Kerja Praktek (KP) di SMUN 15 bandung adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui organisasi fungsi perpustakaan yang digunakan dalam sistem informasi perpustakaan pada SMUN 15 Bandung.
2. Untuk mengetahui formulir-formulir dan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi perpustakaan pada SMUN 15 Bandung.
3. Untuk mengetahui prosedur-prosedur yang digunakan dalam sistem informasi perpustakaan pada SMUN 15 Bandung.
4. Untuk mengetahui laporan-laporan yang digunakan dalam sistem informasi perpustakaan pada SMUN 15 Bandung.
1.4.Batasan Masalah
Agar masalah dapat dengan mudah dipahami dan terarah, maka dari itu penulis memberikan batasan masalah pada :
2. Sistem informasi yang dirancang hanya meliputi proses peminjaman buku dan pengembalian buku, sekaligus pelaporan.
3. Sistem informasi ini dirancang hanya untuk bagian pelayanan perpustakaan.
1.5.Lokasi Dan Waktu
Jadwal kerja praktek dilaksanakan dari tanggal 1 Juni sampai dengan 30 Juni 2009 yang bertempat di SMUN 15 Bandung, Jl. Sari Manis No. 1 Telp. (022) 2011975 Sarijadi Bandung, Bagian Pelayanan Perpustakaan.
6 BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan suatu sistem, yaitu pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemen sistem. Menurut Jerry Fitz Gerald [JOG99] definisi sistem berdasarkan pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur adalah :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings Jr. [JOG99], definisi prosedur adalah :
“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang akan mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya”.
Menurut Jogiyanto [JOG99], definisi sistem berdasarkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau adalah :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
2.1.1. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto [JOG99], suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
a. Komponen-komponen (Components)
Komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar sistem dan memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan, juga menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environtments)
Lingkungan luar sistem (environtments) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung (interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.
e. Masukan (input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input).
8
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
g. Pengolah (process)
Pengolah (process) adalah suatu kegiatan sesuai dengan prosedur yang dimasukkan, untuk mengubah suatu masukkan menjadi keluaran yang bermanfaat.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goals)
Sasaran (objectives) atau tujuan (goals) adalah suatu keadaan yang diharapkan dan ingin dicapai dari suatu sistem.
2.1.2. Kebutuhan Sistem
Sistem informasi yang baik bukan hanya dinilai dari segi tampilan semata, namun akan dinilai juga bagaimana pola aliran informasi yang dibangun dan diimplementasikan dalam bentuk sistem tersebut. Menurut Budi Sutedjo [BUD02], faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membangun sistem informasi, antara lain :
a. Efisiensi dan efektivitas.
Pola aliran informasi yang dibangun harus sistematis dan sesederhana mungkin, tetapi lengkap dan akurat. Sistem kontrol pada prosedur masukan data harus diperketat agar tidak terjadi kesalahan dalam pemasukan data karena akan berpengaruh terhadap output yang dihasilkan.
b. Prosedur pemasukkan data sesingkat mungkin.
c. Sistem harus dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki. Sumber daya yang dimiliki harus dapat dimanfaatkan oleh sistem seoptimal mungkin seperti memanfaatkan teknologi jaringan dalam mengintegrasikan data dan mendistribusikan informasi.
d. Tren masa depan.
Sistem yang dibangun lebih baik dirancang secara dinamis dan diharapkan dapat beradaptasi dengan perkembangan di masa depan, dengan cara menyerap teknik, model dan teknologi yang mutakhir.
e. Efisiensi pembiayaan.
Pembangunan sistem harus didasari perencanaan dan perancangan yang matang agar menghemat biaya dan tidak mengakibatkan pemborosan. f. Integritas dan keamanan data.
Sistem yang dibentuk harus memenuhi standar integritas dan keamanan data. Data merupakan sumber daya utama bagi terciptanya informasi oleh karena itu perlindungan terhadap data sangat diperlukan.
g. Interaktif.
10
2.2. Konsep Dasar Informasi.
Informasi memiliki peran yang sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi yang berguna lama kelamaan akan menjadi lumpuh dan berakhir. Sumber suatu informasi adalah data.
Definisi informasi menurut Jogiyanto [JOG99] adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima informasi. Jadi, informasi merupakan data yang telah melalui proses pengolahan dan bertransformasi dari input menjadi output dengan melalui suatu proses sehingga memiliki nilai guna atau manfaat yang lebih bagi si pemakai informasi tersebut dalam proses pengambilan keputusan.
2.2.1. Kualitas dan Nilai Informasi
Tidak semua informasi memiliki kualitas yang baik. Oleh karena itu, sudah seharusnya dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar. Menurut Budi Sutedjo [BUD02], kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu :
1. Keakuratan dan teruji kebenaran informasi
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, dan tidak menyesatkan. Kesalahan-kesalahan tersebut dapat berupa kesalahan perhitungan maupun akibat gangguan yang dapat mengubah dan merusak informasi terebut.
2. Kesempurnaan informasi
Kesempurnaan informasi menjadi faktor penting karena kesempurnaan berperan sebagai pendukung faktor pertama diatas, dimana informasi disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan atau pengubahan.
Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.
4. Relevansi
Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi jika informasi tersebut diterima oleh pemakai yang membutuhkan informasi tersebut, dan menjadi tidak berguna jika diberikan kepada pemakai yang tidak membutuhkan informasi tersebut.
5. Mudah dan murah
Kesulitan cara mendapatkan dan besar atau kecil biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan. Jika cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang akan menjadi tidak berminat untuk memperoleh informasi, atau mencari alternatif substitusi informasi tersebut.
Nilai suatu informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkan informasi. Suatu informasi dikatakan bernilai jika memiliki manfaat yang lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkan informasi tersebut. Keuntungan dari sebuah informasi sebagian besar informasi tidak dapat diperkirakan dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitas informasi tersebut.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
12
Pendapat yang pertama menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis [JOG99] :
“Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Pendapat berikutnya menurut Budi Sutedjo [BUD02] menyatakan bahwa : “Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi”.
Suatu sistem informasi harus mampu mendukung para pengelola untuk menganalisis permasalahan, menyajikan kesimpulan dari hasil analisa melalui grafik-grafik dan tabel-tabel. Sistem informasi yang baik memiliki sistematika yang jelas, mulai dari tahap penginputan data, pengolahan data, dan penyajian output yang telah didapat kemudian mendistribusikan, menyimpan data dan informasi.
Sistem informasi adalah suatu kumpulan atau susunan kesatuan dari komponen-komponen yang saling berkaitan, saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengintegrasikan serta mengolah data menjadi suatu informasi, kemudian menyimpan data dan informasi, serta mendistribusikannya ke tiap entitas maupun departemen yang membutuhkan demi mencapai tujuan yang diharapkan dengan baik.
2.4. Perancangan Sistem Informasi
yang harus diperhatikan dalam merancang dan membangun sebuah sistem menurut Budi Sutedjo [BUD02] adalah :
1. Kebutuhan perusahaan, organisasi, atau lembaga, yaitu dengan cara memahami bidang yang akan dikembangkan, sasaran yang dibidik serta media yang akan digunakan.
2. Kebutuhan operator, yaitu kebutuhan operator untuk memperoleh sistem yang mudah dipahami dan dioperasikan serta tampilan yang interaktif. Kebutuhan operator dapat diperoleh melalui proses wawancara atau kuisioner.
3. Kebutuhan pemakai, yaitu keinginan – keinginan dari si pemakai sistem informasi, seperti jaminan keamanan, standarisasi tampilan, kecepatan akses, dan kemudahan dalam pengoperasian.
4. Kebutuhan teknis, yaitu meliputi arsitektur dan konfigurasi sistem. Secara teknis peralatan dan teknologi yang digunakan, termasuk pertimbangan penggunaan peralatan yang tidak standar, seperti peralatan multimedia, kebutuhan interface, database, dan perangkat lunaknya.
2.4.1. Tahap Perancangan Sistem Informasi
Tahap perancangan disebut juga tahap pemecahan masalah, yaitu dengan menyusun suatu algoritma, alur sistem, masukan, prosedur proses, keluaran, dan database. Proses perancangan diperlukan untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang baik, karena dengan rancangan yang tepat akan menghasilkan sistem yang stabil dan mudah dikembangkan di masa mendatang. Berikut ini akan dijelaskan rangkaian atau ruang lingkup sistem yang akan dirancang dengan memanfaatkan alat bantu seperti :
14
Flowmap adalah suatu diagram alir yang menggambarkan bagian-bagian apa saja yang terlibat dalam suatu sistem dan kegiatan apa saja yang dilakukan sistem dimulai dari penginputan sampai menghasilkan output yang dibutuhkan.
2. Diagram Konteks
Menurut Budi Sutedjo [BUD02], diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dalam diagram konteks, sistem dianggap sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci karena yng ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang akan mengaksesnya.
3. Data Flow Diagram
Menurut Budi Sutedjo [BUD02], DFD merupakan peralatan untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukan dari dan ke mana data mengalir serta penyimpanannya. Secara umum, tahapan dimulai dari level 0, 1, 2, dan seterusnya. Level 0 menggambarkan sistem secara global hanya saja disertai dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun semua proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah, yaitu level 1, 2, dan seterusnya, maka proses – proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas.
4. Kamus Data
aliran data dan penyimpanan dalam penggambaran pada data flow diagram, mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, dan menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data yang mengalir dalam sistem tersebut.
2.5. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan yang akan digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan ini. Metode adalah suatu cara atau teknik sistematis untuk mengerjakan sesuatu. Urutan prosedur untuk penyelesaian masalahnya dikenal dengan istilah algoritma. Metode pengembangan sistem yang akan digunakan dalam pembangunan sistem informasi perpustakaan ini adalah pendekatan terstruktur.
Pendekatan terstruktur mengenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur. Tujuan pendekatan terstruktur adalah agar pada akhir pengembangan perangkat lunak dapat memenuhi kebutuhan user, dilakukan tepat waktu, tidak melampaui anggaran biaya, mudah dipergunakan, mudah dipahami dan mudah dirawat.
2.6. Konsep Dasar Perpustakaan
16
kesusastraan, dan kumpulan ktab-kitab. Definisi perpustakaan menurut Tienny Surtienny [TIN02], yaitu :
“Perpustakaan adalah suatu tempat pengumpulan bahan pustaka yang tidak hanya terdiri dari buku, melainkan juga bahan pustaka yang lainnya, baik yang tercetak maupun yang terekam, seperti slide, film, video, disket, dan lain-lain, yang disiapkan menurut sistem tertentu untuk kebutuhan pemakai”.
Secara umum perpustakaan merupakan suatu lembaga atau tempat atau kumpulan bahan-bahan pustaka yang bentuknya dapat berupa buku dan non buku yang diatur sedemikian rupa secara sistematis dengan sistem tertentu agar dapat ditelusuri dan ditemukan dengan cepat dan tepat apabila diperlukan oleh pengguna jasa perpustakaan dalam mencari informasi atau untuk dibaca.
2.6.1. Fungsi-Fungsi Perpustakaan
Sesuai dengan peran perpustakaan sebagai lembaga pemberi layanan informasi dan bahan pustaka, fungsi perpustakaan menurut Tienny Surtienny [TIN02] adalah :
a. Fungsi Pendidikan.
Perpustakaan sebagai sarana pendidikan yang merupakan tempat belajar.
b. Fungsi Informasi.
Perpustakaan sebagai tempat layanan informasi dan sumber informasi, berkaitan erat dengan perpustakaan sebagai pusat informasi.
c. Fungsi Penelitian.
Perpustakaan sebagai tempat melakukan riset atau penelitian, yaitu sebagai penyedia bahan pustaka dan informasi, dan membantu para peneliti dari segala tingkatan pendidikan.
Perpustakaan sebagai sarana pelestarian hasil budaya bangsa yakni bertugas untuk menyimpan dan melestarikan khasanah budaya banga dan meningkatkan nilai serta apresiasi budaya masyarakat.
e. Perpustakaan sebagai tempat untuk mendapatkan inspirasi dan menimbulkan imajinasi serta mendapatkan hiburan.
2.6.2. Jenis-Jenis Perpustakaan
Beragam kebutuhan yang berbeda dari pemakai menimbulkan berbagai jenis perputakaan. Menurut Tienny Surtienny [TIN02], di Indonesia terdapat beberapa jenis perpustakaan, yaitu :
a. Perpustakaan Nasional, yaitu perpustakaan yang dikelola oleh negara atau pemerintah.
b. Perpustakaan Umum, yaitu perpustakaan yang diselenggarakan dan dikelola di tiap Kabupaten dan Kota.
c. Perpustakaan Khusus, yaitu perpustakaan yang dielenggarakan dan dikelola oleh suatu instansi, lembaga, badan, atau organisasi tertentu untuk melayani anggota atau karyawannya.
d. Perpustakaan Perguruan Tinggi, yaitu perpustakaan yang dielenggarakan dan dikelola oleh suatu perguruan tinggi yang melayani mahasiswa, dosen, maupun tenaga non edukatif.
18
2.6.3. Konsep Dasar Peminjaman dan Pengembalian Buku
Kegiatan yang sering berlangsung diperpustakaan adalah kegiatan peminjaman dan pengembalian buku. Menurut Hanun Ningsih [HUN02], peminjaman dan pengembalian buku adalah peredaran atau kegiatan keluar masuknya buku.
Peminjaman buku merupakan kegiatan meminjam buku dari perpustakaan yang dilakukan oleh siswa disertai dengan batas waktu peminjaman yang telah ditentukan. Siswa yang meminjam buku harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan terlebih dahulu, karena dalam meminjam buku siswa harus menunjukan kartu anggota perpustakaan.
19
PROFIL PERUSAHAAN
3.1.Tinjauan Umum Perusahaan
20
3.2.Struktur Organisasi
Struktur organisasi yaitu suatu bentuk, kerangka atau susunan yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang maupun orang-orang tertentu dengan dasar ideologi yang sama dalam suatu kedaulatan kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin. Setiap bagian dalam suatu struktur organisasi mempunyai peranan dan kedudukan masing-masing, dimana peranan dan kedudukan suatu dalam organisasi dapat dilihat deskripsi kerja dari masing-masing bagian.
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perpustakaan SMUN 15 Bandung.
3.3.Deskripsi Kerja
Deskripsi kerja (job description) yaitu pemaparan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap bagian dalam organisasi. Berikut fungsi dari masing-masing bagian dalam organisasi Perpustakaan SMUN 15 Bandung :
1. Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan yang ada di SMUN 15 Bandung.
2. Pembantu Kepala Sekolah Kurikulum sebagai penanggung jawab kegiatan yang berhubungan dengan pendidikan dan kepustakaan.
3. Kepala Perpustakaan sebagai penanggung jawab kegiatan yang ada di Perpustakaan. Kepala Perpustakaan bertanggung jawab atas :
22
b. Seleksi bahan pustaka.
c. Membuat rencana program kerja perpustakaan. d. Pemberian Surat Bebas Perpustakaan.
e. Bekerjasama dengan guru mata pelajaran, wakil kepala sekolah dan Kepala Sekolah dalam rangka meningkatkan kualitas Perpustakaan.
4. Bagian Teknis yang terdiri dari bagian pembinaan atau pengadaan bahan pustaka, bagian pengolahan, dan bagian perawatan. Tugas Bagian Teknis meliputi :
a. Mengadakan pembinaan dan pengadaan koleksi perpustakaan.
b. Melaksanakan pengadaan atau pemeliharaan buku-buku sesuai dengan anggaran yang telah diajukan.
c. Melaksanakan kegiatan pencatatan atau penginventarisasian pada buku induk.
d. Pengklasifikasian bahan pustaka dan memberi kode buku. e. Membuat kelengkapan buku-buku.
f. Membuat kartu katalog judul, pengarang dan subyek.
g. Pengaturan dan penyusunan kartu katalog serta buku pada rak buku. h. Pemeliharaan dan perbaikan koleksi yang rusak.
i. Pendataan atau pengecekan ulang yang dilakukan setiap setahun sekali. 5. Bagian Pelayanan yang terdiri dari bagian layanan sirkulasi, layanan rujukan,
dan layanan membaca. Tugas Bagian Layanan meliputi : a. Membuat administrasi baru Perpustakaan.
b. Penerimaan anggota baru Perpustakaan.
e. Memotivasi siswa dalam upaya menarik minat baca.
f. Mengadakan kerjasama yang baik secara internal maupun eksternal, baik dalam hal pengadaan koleksi maupun dalam upaya pembinaan minat baca. g. Melaksanakan kegiatan pelayanan kepada siswa yang akan
24 BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1.Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai suatu proses penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen sistem dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan yang akan dilakukan pada sistem tersebut. Analisis sistem yang berjalan merupakan suatu gambaran tentang sistem yang diamati yang sedang berjalan saat ini, sehingga kelebihan dan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan dapat diketahui. Analisis sistem yang berjalan juga dapat memudahkan dalam perancangan sistem yang baru.
4.1.1. Analisis Dokumen
Tabel 4.1. Dokumen-dokumen yang digunakan.
Formulir pendaftaran anggota perpustakaan.
Formulir yang digunakan siswa untuk menuliskan data diri dalam proses pendaftaran.
Bagian Pelayanan. 2. Kartu Anggota Deskripsi
Fungsi
Sumber : :
:
Kartu anggota perpustakaan.
Kartu yang digunakan sebagai identitas yang menyatakan siswa tersebut terdaftar sebagai anggota perpustakaan.
Bagian Pelayanan.
3. Kartu Pinjaman Deskripsi Fungsi
Sumber : :
:
Kartu peminjaman buku.
Sebagai media peminjaman yang digunakan oleh anggota ketika akan meminjam buku.
Buku induk pendaftaran anggota perpustakaan.
26
Laporan Keanggotaan Tahunan.
Laporan periode tahunan yang berisi informasi mengenai jumlah anggota yang terdaftar.
Buku Catatan Peminjaman.
Sebagai media pencatatan data transaksi peminjaman.
Buku Catatan Denda Perpustakaan.
Sebagai media pencatatan data keuangan denda keterlambatan pengembalian buku. Bagian Pelayanan.
Buku Catatan Buku Perpustakaan Yang Hilang.
Sebagai media pelaporan informasi buku-buku yang hilang.
Bagian Pelayanan.
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Setiap siswa yang ingin meminjam buku di Perpustakaan SMUN 15 Bandung harus menjadi anggota perpustakaan terlebih dahulu. Prosedur pendaftaran anggota perpustakaan di SMUN 15 Bandung adalah sebagai berikut :
bukti bahwa siswa tersebut adalah siswa yang sah dan melengkapi persyaratan-persyaratan formulir.
2. Setelah formulir dan persyaratan telah lengkap, siswa menyerahkan formulir kepada bagian pelayanan untuk diproses.
3. Bagian pelayanan mencatat data anggota baru ke dalam buku induk.
4. Petugas bagian pelayanan menggunakan data anggota dari buku induk untuk membuat kartu anggota sebagai kartu identitas anggota perpustakaan untuk siswa dan kartu peminjam yang akan digunakan pada saat meminjam buku. 5. Petugas menyerahkan kartu anggota dan kartu pinjaman pada siswa. Kartu
anggota dan kartu pinjaman berlaku selama siswa tersebut terdaftar sebagai siswa SMUN 15 Bandung (3 tahun).
6. Formulir Pendaftaran yang sudah diproses digunakan petugas untuk membuat 2 rangkap Laporan Keanggotaan Pertahun (LKP), satu untuk kepala perpustakaan yang kemudian laporan tersebut diarsipkan dan satu untuk kepala sekolah.
7. Petugas bagian pelayanan mengarsipkan formulir-formulir pendaftaran.
Siswa yang sudah terdaftar sebagai anggota perpustakaan sekolah diperbolehkan meminjam buku yang dibutuhkan. Bahan pustaka yang dapat dipinjamkan adalah bahan pustaka yang telah selesai diproses di bagian teknis terutama di bagian pengolahan bahan pustaka. Yang termasuk bahan pustaka yang telah diproses adalah :
1. Bahan pustaka yang sudah diberi nomor induk dan dicatat di buku induk. 2. Bahan pustaka yang sudah diberi nomor klasifikasi dan sudah dibuatkan kartu
28
3. Bahan pustaka yang sudah diberi perlengkapan buku, serta sudah diberi cap perpustakaan.
Peminjaman buku dari perpustakaan memiliki ketentuan tersendiri, baik jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam, lama waktu peminjaman, dan sebagainya. Berikut ketentuan-ketentuan yang harus dipatuhi oleh anggota :
1. Buku yang dipinjam maksimal 3 eksemplar. 2. Waktu peminjaman buku selama 1 minggu.
Perpustakaan SMUN 15 Bandung menerapkan sistem peminjaman menggunakan kartu pinjaman. Setiap siswa yang telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan diberi kartu pinjaman yang berisi data anggota dan data peminjaman untuk digunakan ketika siswa akan meminjam bahan pustaka. Ada beberapa tahap atau prosedur yang harus dilakukan oleh siswa agar dapat meminjam buku di Perpustakaan SMUN 15 Bandung. Prosedur peminjaman buku adalah sebagai berikut :
1. Siswa datang ke perpustakaan dengan membawa kartu pinjaman.
2. Siswa mengisi daftar hadir yang diletakan tepat di meja di samping pintu masuk.
3. Siswa membawa buku yang akan dipinjam ke bagian pelayanan untuk dicatat dan menyerahkan kartu pinjaman.
4. Petugas bagian pelayanan mencatat data semua buku yang akan dipinjam ke buku peminjaman perkelas.
5. Petugas menulis tanggal pengembalian buku di slip tanggal yang ditempel di
cover buku bagian belakang.
7. Petugas menyimpan kartu pinjaman milik anggota di kotak tempat penyimpanan kartu pinjaman yang tersedia.
8. Petugas menggunakan data peminjaman dari buku peminjaman perkelas untuk membuat 2 rangkap laporan peminjaman setiap akhir semester.
Setelah meminjam, anggota harus mengembalikan buku tersebut ke perpustakaan. Selain ketentuan yang berlaku dalam prosedur peminjaman buku, ada beberapa ketentuan lain yang harus diperhatikan terutama pada proses pengembalian buku. Berikut ketentuan-ketentuan pengembalian buku yang harus dipatuhi oleh anggota :
1. Keterlambatan pengembalian buku pinjaman dikenakan denda sebesar Rp. 200,- per hari per buku.
2. Kerusakan atau kehilangan buku yang dipinjam merupakan tanggung jawab penuh peminjam dengan cara memperbaiki atau mengganti dengan buku yang sama atau diganti dengan uang seharga buku tersebut.
Ada beberapa tahap atau prosedur yang harus dilakukan oleh siswa untuk mengembalikan buku di Perpustakaan SMAN 2 Bandung. Prosedur pengembalian buku adalah sebagai berikut :
1. Siswa membawa buku yang akan dikembalikan ke perpustakaan disertai dengan membawa kartu anggota perpustakaan.
2. Siswa memperlihatkan kartu anggota kepada petugas bagian pelayanan perpustakaan.
30
4. Setelah data ditemukan, petugas memeriksa kelengkapan buku yang akan dikembalikan.
5. Petugas memeriksa tanggal pengembalian buku apakah anggota terlambat mengembalikan buku atau tidak. Jika tidak, petugas memberi paraf pada kolom yang disediakan di buku peminjaman untuk memberi tanda bahwa buku tersebut sudah dikembalikan. Jika terlambat, siswa dikenakan denda sesuai dengan ketentuan perpustakaan.
6. Petugas mencatat data denda di buku keuangan denda perpustakaan.
7. Petugas mencoret judul buku dan tanggal pengembalian di kartu pinjaman, menandakan bahwa buku sudah dikembalikan.
8. Petugas menyerahkan kembali kartu pinjaman yang telah diberi tanda kepada siswa.
9. Petugas membuat 2 rangkap laporan buku yang hilang (LAP. BYH) pertahun.
4.1.2.1. Flow Map
Dari penjabaran prosedur pendaftaran diatas, dibuat flowmap atau diagram alir untuk menunjukan arus alir dokumen dalam proses pendaftaran. Berikut ini flowmap
Gambar 4.1. Flowmap Prosedur Pendaftaran Anggota Yang Sedang Berjalan.
32
buku di Perpustakaan SMUN 15 Bandung yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.2.
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMUN 15 BANDUNG
Kepala Sekolah a. BP : Buku Peminjaman b. LPB : Laporan Peminjaman Buku 2
LPB A
34
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan pola penggambaran sistem secara umum yang berfungsi untuk menggambarkan memperlihatkan interaksi antara sistem informasi tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dalam diagram konteks, sistem dianggap sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah interaksi sistem dengan lingkungan yang akan mengakses sistem tersebut.
Diagram konteks memiliki kelompok pemakai, baik pihak internal maupun pihak eksternal organisasi yang biasa disebut entitas luar. Diagram konteks memberikan gambaran seperti apa hubungan interaksi antara entitas luar dengan sistem, hubungan tersebut digambarkan dengan aliran data yang mengalir dari lingkungan luar sistem ( entitas luar ) ke dalam sistem atau sebaliknya.
Ada 2 entitas luar yang terlibat dalam sistem perpustakaan yaitu anggota, dan Kepala Sekolah. Fungsi dari diagram konteks adalah untuk memperjelas gambaran mengenai interaksi yang berlangsung di dalam sistem secara umum. Untuk memberi gambaran yang lebih jelas mengenai sistem perpustakaan yang sedang berjalan di Perpustakaan SMUN 15 Bandung, berikut diagram konteks Sistem Informasi Perpustakaan di SMUN 15 Bandung :
4.1.2.3. Data Flow Diagram
DFD merupakan peralatan atau perangkat yang digunakan untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukan dari dan ke mana data mengalir serta media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data tersebut.
Fungsi dari DFD atau data flow diagram adalah untuk lebih memperjelas gambaran mengenai sistem tersebut terutama aliran data dalam sistem tersebut. Pada umumnya tahapan dimulai dari level 0, 1, 2, dan seterusnya. Level 0 menggambarkan sistem secara global, DFD Level 0 biasa disebut juga diagram konteks. Tahapan Level 1 menggambarkan sistem secara global, hanya saja disertai dengan menggambarkan database yang akan menampung aliran data, namun semua proses hanya digambarkan sebagai sebuah sistem secara umum dan tidak terinci. Setiap penurunan ke tahapan yang lebih rendah, yaitu level 2 dan seterusnya, maka proses-proses tersebut akan diuraikan lebih rinci dengan spesifikasi yang lebih jelas. Gambaran yang lebih jelas mengenai aliran data dalam sistem perpustakaan yang sedang berjalan di Perputakaan SMUN 15 Bandung akan ditampilkan dalam bentuk DFD sebagai berikut :
36
Proses-proses yang digambarkan pada DFD Level 1 diatas masih secara umum, yaitu proses 1 pendaftaran, proses 2 peminjaman dan proses 3 pengembalian. Perincian apa saja yang dilakukan pada setiap proses diatas akan digambarkan pada DFD Level 2. Proses 1 adalah proses pendaftaran siswa untuk menjadi anggota perpustakaan, perincian dari proses pendaftaran digambarkan pada DFD Level 2 proses 1.0 berikut ini :
Gambar 4.7. DFD Level 2 Proses 1.0 Yang Sedang Berjalan.
Gambar 4.8. DFD Level 2 Proses 2.0 Yang Sedang Berjalan.
Proses 3 adalah proses pengembalian buku, termasuk didalamnya proses pencarian data peminjaman, pengecekan tanggal kembali, pencatatan data denda keterlambatan, penyimpanan data, dan pembuatan laporan buku yang hilang. Perincian dari proses 3 yaitu pengembalian buku digambarkan pada DFD Level 2 proses 3.0 berikut ini :
38
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Pembahasan analisis sistem diatas memaparkan bahwa aktivitas pengolahan data yang berlangsung pada sistem yang sedang berjalan di Perpustakaan SMUN 15 Bandung masih menggunakan cara manual, seperti :
1. Pengolahan data anggota masih menggunakan pencatatan. Data anggota masih dicatat dalam buku Induk Anggota, data dalam kartu anggota masih dicatat langsung dalam kartu anggota.
2. Data sirkulasi dicatat dalam buku peminjaman dan diarsipkan dalam bentuk buku peminjaman.
3. Proses penyampaian informasi mengenai buku-buku yang tersedia di perpustakaan masih manual dengan cara langsung mencari di rak-rak buku sementara pengguna tidak mengetahui pasti buku tersebut tersedia atau tidak. 4. Proses perhitungan denda keterlambatan pengembalian buku di perpustakaan
pun masih manual dengan cara menghitung menggunakan kalkulator untuk memproses data yang berupa hitungan.
5. Proses pembuatan laporan sebenarnya sudah terkomputerisasi, namun belum otomatisasi. Isi laporan harus diinputkan terlebih dahulu dengan menggunakan aplikasi excel, kemudian dicetak.
4.2.Usulan Perancangan Sistem
Setelah analisis sistem dilakukan, selanjutnya penulis membuat suatu tahap perancangan sistem. Dimana perancangan sistem digambarkan mengenai rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu bahasa pemprograman. Dalam perancangan suatu sistem tidak terlepas dari hasil analisis, karena dari hasil analisis sistem baru dapat dibuat suatu perancangan sistem.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari pembuatan perancangan sistem ini adalah untuk mengatasi kekurangan–kekurangan yang ada pada sistem sebelumnya yang sedang berjalan sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, efisien serta pembuatan laporan yang akurat.
Proses yang akan dirancang juga bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat diperbaiki. Mengurangi kesalahan yang biasa disebabakan oleh manusia (human error) dan memperlancar proses operasional. Mempercepat proses pembuatan laporan dan menjaga keamanan data perusahaan. Perancangan proses ini mencakup flowmap, diagram konteks, data flow diagram, dan kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
40
perancangan prosedur ini akan dibuat flowmap yang akan menggambarkan prosedur yang akan berlangsung pada sistem yang diusulkan.
Prosedur pendaftaran, peminjaman dan pengembalian buku pada sistem yang sedang berjalan di perpustakaan SMUN 15Bandung masih kurang efektif. Pada prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan, siswa harus meminta formulir pendaftaran ke perpustakaan terlebih dahulu kemudian diproses untuk menjadi anggota perpustakaan. Hal tersebut memungkinkan tidak semua siswa terdaftar sebagai anggota perpustakaan karena mungkin saja ada beberapa siswa yang malas untuk mendaftar. Lebih baik pelajar yang sudah resmi terdaftar sebagai siswa SMUN 15secara otomatis terdaftar juga sebagai anggota perpustakaan di sekolah tersebut.
Siswa mengisi formulir pendaftaran anggota perpustakaan yang diserahkan kepada siswa beserta formulir pendaftaran siswa ketika siswa melakukan daftar ulang, kemudian formulir-formulir tersebut diserahkan ke bagian tata usaha sekolah beserta persyaratannya seperti foto dan lain-lain. Setelah itu siswa cukup hanya menunggu kartu anggota selesai dicetak dan dibagikan kepada setiap anggota yang bersangkutan. Dokumen yang akan diterima dan digunakan siswa untuk transaksi di perpustakaan cukup kartu anggota saja agar tidak mempersulit siswa, artinya kartu pinjaman tidak diperlukan lagi. Formulir pendaftaran anggota perpustakaan yang telah diterima oleh bagian tata usaha kemudian diserahkan pada perpustakaan untuk diproses.
Proses transaksi pada sistem yang sedang berjalan menggunakan kartu pinjaman sebagai alat untuk transaksi peminjaman buku. Prosedur yang diusulkan untuk proses peminjaman buku yaitu agar lebih efisien maka alat yang digunakan untuk melakukan transaksi di perpustakaan adalah hanya kartu anggota.
kartu identitas saja dan kartu pinjaman hanya digunakan untuk transaksi saja. Kedua fungsi tersebut bisa disatukan dengan menggunakan kartu anggota saja, sehingga pihak sekolah tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mencetak kartu pinjaman.
4.2.2.1. Flow Map
42
Gambar 4.10. Flowmap Sistem Informasi Perpustakaan yang Diusulkan
Keterangan :
FP : Formulir pendaftaran anggota perpustakaan. KA : Kartu Anggota Perpustakaan.
Lap. KP : Laporan Keanggotaan Pertahun.
LD : Arsip Lap. Denda.
4.2.2.2. Diagram Konteks
Pada halaman berikut adalah diagram konteks dari sistem informasi perpustakaan yang diusulkan :
SISTEM
Lap. KP : Laporan Keanggotaan Pertahun Lap. PB : Laporan Peminjaman BUku
Gambar 4.11. Diagram Konteks yang Diusulkan
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan suatu media yang digunakan untuk
menggambarkan aliran data yang mengalir pada suatu sistem informasi. DFD Sistem informasi perpustakaan yang diusulkan terdiri dari beberapa bagian, berikut data flow diagram selengkapnya :
44 Lap. KP : Laporan Keanggotaan Pertahun Lap. PB : Laporan Peminjaman Buku Lap. Denda : Laporan Denda
KA, Buku
KA, KD
Gambar 4.12. Data Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan
Gambar 4.13. Data flow diagram level 2 Proses Pendaftaran yang diusulkan
Dibawah ini adalah data flow diagram level 2 proses peminjaman dari sistem informasi perpustakaan yang diusulkan :
ANGGOTA
Gambar 4.14. Data Flow Diagram Level 2 Proses Peminjaman yang Diusulkan
46
Gambar 4.15. Data Flow Diagram Level 2 Proses Pengembalian yang Diusulkan
Pada halaman berikut adalah data flow diagram level 2 proses pengembalian dari sistem informasi perpustakaan yang diusulkan :
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus data merupakan sebuah daftar yang tersusun dari elemen data yang berhubungan dengan sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di
diagram flow data. Isi dari kamus data tersebut meliputi :
1. Nama, yakni nama sebenarnya dari data yang terdapat pada data flow diagram.
2. Alias, yaitu nama lain yang digunakan untuk masukan pertama.
3. Aliran Proses, yaitu arus aliran data dari entitas eksternal ke proses, proses satu ke proses lain, proses ke media penyimpanan atau sebaliknya.
Berikut ini adalah kamus data yg di ambil dari data flow diagram Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Bandung yang diusulkan:
Nama Arus Data Alias
Kartu identitas anggota perpustakaan
Proses 1.2 – Anggota, Anggota – Proses 2.1, Proses 2.2 – Anggota, Anggota – Proses 3.1, Proses 3.2 - Anggota.
No. Anggota, Nama Anggota, Alamat Rumah, Kelas.
Nama Arus Data Alias
Sumber data anggota perpustakaan Tata Usaha – Proses 1.1
48
Nama Arus Data Alias
Laporan Keanggotaan Pertahun Proses 4.0 - Kepala Sekolah
No. Anggota, Nama Anggota, Alamat Anggota, Kelas, Jenis Kelamin.
Nama Arus Data Alias
Anggota – Proses 2.1, Proses 2.2 – Anggota, Anggota – Proses 3.1.
No. Induk Buku, Judul Buku.
Nama Arus Data Alias
Data anggota perpustakaan
Proses 1.1 – File Anggota – Proses 1.2, File Anggota – Proses 2.1 – Proses 2.2.
No. Anggota, Nama Anggota, Alamat Rumah, No. Telp, Kelas, Jenis Kelamin, Status Peminjaman.
Nama Arus Data Alias
Nama Arus Data Data Peminjam Buku
Proses 2.2 – File Peminjaman, No. Pinjaman, No. Anggota.
Nama Arus Data Alias
Data Detail Pinjaman
Data Detail Peminjaman Buku
Proses 2.2 – File Detail Pinjaman, File Detail Pinjaman – Proses 3.1.
No. Pinjaman, No. Induk Buku, Tgl. Pinjam, Tgl. Kembali.
Nama Arus Data Alias
Laporan Peminjaman Buku Per Semester Proses 4.0 – Kepala Sekolah.
No. Pinjaman, No. Anggota, Nama Anggota, No. Induk Buku, Tgl. Pinjam, Tgl. Kembali.
Nama Arus Data Alias Data Pengembalian Buku Proses 3.2 – File Pengembalian.
No. Pinjaman, No. Induk Buku, Tgl. Pengembalian, Status Pengembalian.
50
Data Pemasukkan Uang Denda
Proses 3.2 – File Detail Pengembalian - Proses 3.3.
No. Pinjaman, No. Anggota, Tanggal Pembayaran, Lama Keterlambatan, Banyak Buku, Jumlah Uang Denda.
Nama Arus Data Alias Proses 3.2 – Anggota.
No. Pinjaman, No. Anggota, Tgl. Pembayaran, Jumlah Buku, Keterlambatan, Jumlah Denda.
Nama Arus Data Alias
Laporan Pemasukkan Uang Denda Proses 4.0 – Kepala Sekolah.
No. Pinjaman, No. Anggota, Tanggal Pembayaran, Lama Keterlambatan, Banyak Buku, Jumlah Uang Denda.
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan / Dirancang
Berdasarkan analisis dari sistem informasi penjualan sepeda motor yang diusulkan, terdapat beberapa keunggulan yang dapat disimpulkan dalam pelaksanaan sistem tersebut.
1. Untuk melakukan pemesanan konsumen tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan informasi karena pencarian data dapat dilakukan dengan segera karena adanya database.
2. Proses pengecekan data barang dilakukan secara on-line jaringan internal (Local Area Network) tanpa harus datang ke bagian gudang.
3. Proses pencarian data dan penggunaan data kembali dapat dilakukan dengan segera apabila terjadi komplain pelanggan.
4. Pembuatan Surat Pesanan, Kwitansi, Surat Jalan, dan Laporan Penjualan berasal dari sumber data yang sama (database) karena adanya aplikasi
multiuser yang mengelola database tersebut sehingga kesalahan-kesalahan dapat diminimalkan.
5. Penumpukan arsip dapat ditanggulangi karena disimpan ke dalam database, sehingga memudahkan dalam pencarian dan penggunaan kembali data arsip tersebut.
