SISTEM MONITORING DATA ASET DAN INVENTARIS
PT TELKOM CIANJUR BERBASIS WEB
SKRIPSI
Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia
GENTISYA TRI MARDIANI
10107148
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
ABSTRAK
SISTEM MONITORING DATA ASET DAN INVENTARIS PT TELKOM CIANJUR BERBASIS WEB
Oleh:
GENTISYA TRI MARDIANI 10107148
Pengelolaan perangkat di PT Telkom Cianjur merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan, karena perangkat merupakan salah satu aset perusahaan, sehingga data inventaris atas aset tersebut harus selalu dijaga agar dapat memberikan informasi yang jelas dan memudahkan dalam melakukan perawatan. Pengelolaan data perangkat memiliki banyak permasalahan seperti data pendistribusian perangkat kepada karyawan tidak terpantau karena data perangkat belum terorganisasi dengan data karyawan, sehingga apabila karyawan tersebut pindah jabatan atau tidak menggunakan kembali perangkat tersebut, informasi menjadi tidak jelas, kemungkinan adanya duplikasi data, serta menimbulkan ketidaksesuaian data dengan bukti fisik perangkat di lapangan.
Proses untuk menjamin agar data dapat terjaga keakuratan dan kejelasan informasinya sehingga proses rekapitulasi data dan pelaporan data dapat berjalan dengan baik adalah monitoring terhadap data tersebut. Teknik dalam proses monitoring dilakukan dengan cara memeriksa data berdasarkan detil status perangkat, data stok perangkat, data pendistribusian perangkat berdasarkan lokasi kerja, dan dari proses monitoring akan menghasilkan laporan dan menjadi rekapitulasi data di setiap bulan. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah berdasarkan metode analisis terstruktur, dimana
tools yang digunakan untuk memodelkan aliran data adalah DFD (Data Flow Diagram), diagram untuk memodelkan relasi antar data adalah diagram E-R.
Sistem monitoring data aset dan inventaris PT Telkom Cianjur berbasis web ini terdiri dari beberapa hak akses yaitu hak akses sebagai admin oleh bagian LAN&Desktop Support, dan Manajer. Sistem ini mempunyai kelebihan, yaitu aplikasi dapat memudahkan dalam proses pengolahan dan pembuatan laporan data aset dan pengolahan distribusi perangkat kepada karyawan, serta aplikasi mampu mengurangi kemungkinan adanya duplikasi data, sehingga proses monitoring data dapat dilakukan, kejelasan informasi dan kesesuaian antara sumber data dan bukti fisik di lapangan dapat terjaga dan dapat mengurangi masalah yang akan terjadi dan dapat langsung segera mengatasi masalah yang terjadi.
ii
ABSTRACT
PT TELKOM CIANJUR WEB-BASED ASSETS AND INVENTORY DATA MONITORING SYSTEM
By:
GENTISYA TRI MARDIANI 10107148
Devices management is a very important thing to do at PT Telkom Cianjur, because device is one of company assets, so inventory data to those assets must be consistent in order to provide clear information and ease to maintained. Device management has many problems such as employees device distribution which are not monitored because device data are not connected to employees data, when the employees had not been using the devices, the information is not going to be accurate, data duplication possibility, and causes data inconsistent on the field.
Process to ensure data accuracy and data clarity so the recapitulation and reporting data can be carried out properly is monitoring the data. Monitoring process carried out by examine data based on device status, device stock on each work site, device distribution based on work site, and monitoring process will produce report and data recapitulation each month. Analysis method that used to build this system based on structured analysis method, tools are used to model the data flow is DFD (Data Flow Diagram), and ER Diagram to model the data relation
PT. Telkom Cianjur web-based assets and inventory data monitoring system consists of several access rights such admin (LAN & Desktop Support) access right, and manager access right. As the system benefit, this system can facilitate assets processing and report generation and employees device distribution process, as well as data duplication reduction, so data monitoring process can be perform, data clarity and data consistency on the field can be maintained and reduce problem that will occur and address it soon.
xxi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat
dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Sistem
Monitoring Data Aset dan Inventaris PT Telkom Cianjur Berbasis Web”.
Skripsi ini disusun dengan maksud untuk memenuhi syarat kelulusan ujian
akhir Sarjana Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik
dan Ilmu Komputer.
Pada proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan,
dorongan, bimbingan, dan arahan serta dukungan yang sangat berarti dari
berbagai pihak, oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Keluarga tercinta, khususnya almarhumah Mamah yang telah memberikan
kasih sayang dan motivasi yang sangat besar untuk menempuh tugas akhir,
Papah, mba Lia, dan adikku Fesa yang yang telah banyak memberikan
dukungan dalam proses pembuatan tugas akhir.
2. Ibu Mira Kania Sabariah S.T., M.T. selaku pembimbing dan Ketua Jurusan
Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia, atas bimbingan,
arahan, serta sarannya yang sangat membantu dalam pembuatan tugas akhir.
3. Bapak Adam Mukharil Bachtiar, S.Kom selaku reviewer/ penguji 1 atas
xxii
4. Ibu Tati Harihayati M., S.T., M.T. selaku penguji 3 atas sarannya yang
sangat membantu dalam penyempurnaan tugas akhir ini.
5. Bapak Tadjudin, selaku HR PT Telkom Cianjur, yang telah mengizinkan
melakukan penelitian di PT Telkom Cianjur.
6. Bapak Parta Juarsa, Bapak Andriyono H, Bapak M. Syaban, Bapak Indra,
serta Bapak Jamil di divisi IS Area Cianjur yang telah memberikan bantuan,
dukungan, dan data yang sangat dibutuhkan dalam pembuatan tugas akhir.
7. Seluruh pihak PT Telkom Cianjur yang telah memberikan bantuan selama
melakukan penelitian tugas akhir.
8. Ibu Linda Salma A, S.Si, M.T.selaku dosen wali kelas IF-4 angkatan 2007
atas ilmu, bimbingan, dukungan, arahan, serta sarannya.
9. Ibu Nelly Indriani W, S.Si. selaku dosen wali kelas IF-4 angkatan 2007 atas
dukungannya.
10.Sahabat terbaik, Andry Yosua (bang Yos), Suci Rahayu, Ario Prabowo,
Annisa (Icha), Rifka, Yemima, Sumarni, Kiki, Rendi, Wisnu, Bagja, Candra,
Ichsan, Surya, Agi, Randy, yang telah memberikan banyak bantuan,
dukungan, motivasi, waktu, arahan, pelajaran, pengalaman, dan perhatian
yang sangat berarti, serta teman-teman bimbingan ibu Mira, KM IF-4 Rana,
dan semua teman-temanku di kelas IF-4 angkatan 2007 yang tidak bisa
disebutkan satu-persatu, atas perhatian, dukungan, dorongan, dan bantuan
xxiii
11.Bapak Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc selaku rektor Universitas
Komputer Indonesia.
12.Bapak Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia.
13.Seluruh dosen yang telah memberikan ilmunya dan staff UNIKOM yang
telah membantu.
14.Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, karena
keterbatasan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman penulis, oleh karena itu
penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun yang diharapkan sebagai
bahan perbaikan di masa yang akan datang.
Penulis juga berharap semoga kelak skripsi ini dapat bermanfaat bagi para
pembaca dan dapat dijadikan pertimbangan bagi pihak-pihak yang
berkepentingan, Amin.
Bandung, Juni 2011
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang MasalahPT Telkom divisi Sistem Informasi (IS Center) merupakan salah satu
divisi pendukung di lingkungan PT Telkom yang memiliki ruang lingkup
pekerjaan yaitu mengelola perangkat, fasilitas sistem informasi, network, dan
divisi penunjang Telkom. Pengelolaan perangkat yang terdapat di PT Telkom,
khususnya perangkat keras merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan,
karena perangkat merupakan salah satu aset perusahaan yang bersumber dari
sistem pengadaan PT Telkom dan perusahaan lain yang bekerja sama seperti
perusahaan Dell, HP, dan lainnya, sehingga data inventaris atas aset tersebut harus
selalu dijaga agar dapat memberikan informasi yang jelas dan memudahkan dalam
melakukan perawatan.
Pengelolaan data perangkat yang terdapat di PT Telkom Cianjur memiliki
banyak permasalahan seperti data pendistribusian perangkat kepada karyawan
tidak terpantau karena data perangkat belum terorganisasi dengan data karyawan,
sehingga apabila karyawan tersebut pindah jabatan atau tidak menggunakan
kembali perangkat tersebut, informasinya menjadi tidak jelas dan datanya menjadi
tidak akurat, kemungkinan adanya duplikasi data, serta menimbulkan
ketidaksesuaian data dengan bukti fisik perangkat di lapangan. Detil status
perangkat yang rusak, terpakai, maupun cadangan diketahui berdasarkan laporan
dari karyawan, lalu bagian pelaporan memasukkan data laporan karyawan tersebut
2
aktif sehingga menyulitkan dalam proses rekapitulasi data dan pengambilan
keputusan dari pihak PT Telkom Cianjur untuk menyelesaikan masalah status
perangkat tersebut.
Proses untuk menjamin agar data dapat terjaga keakuratan, kejelasan
informasinya dan mengetahui ketepatan dalam pelaksanaan pengambilan
keputusan untuk mengatasi masalah yang terjadi sehingga proses rekapitulasi data
dan pelaporan data dapat berjalan dengan baik adalah monitoring terhadap data
tersebut. Monitoring dilakukan untuk mengetahui dan mengkaji apakah data yang
dilaporkan telah sesuai dengan kenyataan serta untuk mengidentifikasi masalah
yang timbul agar dapat langsung diatasi.
Monitoring dilakukan setiap bulan oleh manajer untuk memastikan
kesesuaian data dan kejelasan informasi terjaga dengan baik sehingga dapat
mengurangi masalah yang akan terjadi dan masalah yang terjadi dapat langsung
segera diatasi. Teknik dalam proses monitoring dilakukan dengan cara memeriksa
data berdasarkan detil status perangkat, data stok perangkat di setiap lokasi kerja,
detil data perangkat yang terintegrasi dengan data karyawan untuk mengetahui
data pendistribusian perangkat, serta memeriksa detil seluruh data perangkat
berdasarkan lokasi kerja dan tanggal masuknya perangkat, dan dari proses
monitoring akan menghasilkan laporan dan menjadi rekapitulasi data di setiap
bulan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka PT Telkom Cianjur divisi IS
3
dengan harapan agar proses monitoring data dilakukan lebih efisien karena dapat
diakses setiap saat oleh karyawan PT Telkom Cianjur.
1.2Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian sebelumnya, masalah yang timbul adalah:
1. Data pendistribusian perangkat kepada karyawan tidak terpantau sehingga
informasi menjadi tidak jelas dan data menjadi tidak akurat, kemungkinan
adanya duplikasi data, serta menimbulkan ketidaksesuaian data dengan
bukti fisik perangkat di lapangan.
2. Dibutuhkannya suatu proses untuk mengkaji apakah data yang dilaporkan
telah sesuai dengan kenyataan serta untuk mengidentifikasi masalah yang
timbul agar dapat langsung diatasi.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan perumusan
masalah yaitu bagaimana membangun sistem monitoring data aset dan inventaris
PT Telkom Cianjur berbasis web untuk mengatasi hal tersebut.
1.3Maksud dan Tujuan 1.3.1Maksud
Maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah untuk membangun sistem
monitoring data aset dan inventaris PT Telkom Cianjur berbasis web dengan studi
4
1.3.2 Tujuan
Adapun tujuan dari membangun sistem monitoring data aset dan inventaris PT
Telkom Cianjur berbasis web adalah:
1. Proses pemantauan terhadap data pendistribusian perangkat kepada
karyawan dapat dilakukan agar keakuratan dan kejelasan informasi
serta kesesuaian antara sumber data dan bukti fisik di lapangan dapat
terjaga.
2. Melakukan proses monitoring untuk memastikan kesesuaian data dan
kejelasan informasi terjaga dengan baik sehingga dapat mengurangi
masalah yang akan terjadi dan dapat langsung segera mengatasi
masalah yang terjadi.
1.4Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah:
1. Aplikasi ini dibangun berdasarkan studi kasus di PT Telkom Cianjur,
termasuk PT Telkom yang berada di daerah-daerah sekitar Cianjur yang
pada awalnya merupakan cabang dari PT Telkom Cianjur, yaitu:
a. PT Telkom Sindanglaya,
b. PT Telkom Sukaresmi,
c. PT Telkom Cikalong Kulon,
d. PT Telkom Cibeber,
e. PT Telkom Sukanagara,
5
2. Sistem pengolahan data
A. Data masukkan pada sistem:
a. Data perangkat
b. Data sumber perangkat
c. Data pemilik perangkat
d. Data status perangkat
e. Data jabatan
f. Data karyawan
B. Pengolahan data pada sistem:
a. Proses pencarian dan pengurutan data berdasarkan detil status
perangkat, data stok perangkat di setiap lokasi kerja, detil data
perangkat yang terintegrasi dengan data karyawan untuk
mengetahui data pendistribusian perangkat, serta detil seluruh data
perangkat berdasarkan lokasi kerja dan tanggal masuknya
perangkat
b. Proses pembuatan laporan seluruh data perangkat yang terdapat di
PT Telkom Cianjur
c. Proses pembuatan laporan distribusi perangkat kepada karyawan
berdasarkan jabatan dan lokasi kerja setiap karyawan
d. Proses pembuatan laporan data detil status perangkat dimana
laporan tersebut berisi jumlah dari setiap status perangkat yang
6
C. Keluaran dari sistem:
a. Laporan seluruh data perangkat dan detil spesifikasi perangkat
yang terdapat di PT Telkom Cianjur.
b. Laporan data karyawan yang terintegrasi dengan data setiap
perangkat yang digunakan berdasarkan jabatan dan lokasi kerja
setiap karyawan.
c. Laporan data status perangkat dimana laporan tersebut berisi
jumlah perangkat yang terpakai, rusak, maupun cadangan.
3. Metode analisis
Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini adalah
berdasarkan metode terstruktur, dimana tools yang digunakan untuk
memodelkan aliran data adalah DFD (Data Flow Diagram), diagram
untuk memodelkan relasi antar data adalah diagram E-R, dan untuk
menggambarkan prosedur yang sedang berjalan adalah dengan
menggunakan flowmap.
4. Proses monitoring dilakukan setiap bulan oleh manajer dan dari proses
monitoring akan menghasilkan laporan dan menjadi rekapitulasi data di
setiap bulan.
5. Aplikasi ini terdiri dari beberapa hak akses yaitu hak akses sebagai admin
oleh bagian LAN&Desktop Support, dan Manajer.
7
1.5Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Tahap pengumpulan data
a. Observasi
Pada tahap ini penulis melakukan observasi langsung untuk
mengklarifikasi data-data yang diperoleh untuk kemajuan dalam
pembuatan tugas akhir.
b. Wawancara
Pada tahap ini penulis melakukan analisis di PT Telkom divisi IS
Center Cianjur dengan melakukan wawancara sesuai dengan batasan
masalah yang ada serta melakukan pengamatan. Pengamatan dilakukan
untuk memperoleh informasi berupa data-data terkait.
c. Studi Literatur
Studi literatur (library research) adalah mengumpulkan data melalui
buku-buku, situs internet, dan catatan kuliah untuk membantu dalam
pembangunan sistem.
2. Tahap pengembangan sistem
Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan
paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang akan dijelaskan pada
8
Rekayasa Dan Pemodelan
Analisis
Coding
Testing
Maintenance Design
Gambar 1.1 Model Waterfall
a. Rekayasa dan Pemodelan Sistem
Bagian dari sistem yang terbesar dalam pengerjaan suatu proyek,
dimulai dengan menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang
diperlukan sistem dan mengalokasikannya kedalam pembentukan
perangkat lunak.
b. Analisis
Tahap menganalisis hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan
proyek pembuatan perangkat lunak.
c. Design
Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang
mudah dimengerti oleh user.
d. Coding
Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah
9
e. Testing
Merupakan tahap pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun.
f. Maintenance
Tahap akhir dimana suatu perangkat lunak yang sudah selesai dapat
mengalami perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan user.
1.6Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan
masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian yang
digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas tentang tinjauan umum perusahaan dan teori-teori
yang melandasi dari pembangunan sistem.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini membahas analisis kebutuhan sistem dan pengguna,
diantaranya yaitu analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan,
analisis basis data, analisis kebutuhan fungsional, dan perancangan sistem
yang dimulai dari perancangan data, perancangan menu, dan perancangan
antar muka program (interface).
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini berisi tentang implementasi dan pengujian sistem yang
10
melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi. Selain
itu juga berisi pengujian program yang dikerjakan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan terhadap hasil penelitian
11
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1Tinjauan Umum PerusahaanTinjauan umum perusahaan merupakan pembahasan mengenai sejarah,
struktur organisasi, serta deskripsi jabatan pada perusahaan yang akan menjadi
tempat dibangunnya sistem ini.
2.1.1Sejarah TELKOM
PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TELKOM) merupakan perusahaan
penyelenggara bisnis T.I.M.E (Telecommunication, Information,
MediaandEdutainment) yang terbesar di Indonesia. Pengabdian TELKOM
berawal pada 23 Oktober 1856, tepat saat dioperasikannya layanan
telekomunikasi pertama dalam bentuk pengiriman telegraf dari Batavia (Jakarta)
ke Buitenzorg (Bogor). Selama itu pula TELKOM telah mengalami berbagai
transformasi. [6]
Transformasi terakhir sekaligus yang disebut dengan NEW TELKOM
Indonesia adalah transformasi dalam bisnis, transformasi infrastruktur,
transformasi sistem dan model operasi dan transformasi sumber daya manusia.
Transformasi tersebut resmi diluncurkan kepada pihak eksternal bersamaan
dengan New Corporate Identity TELKOM pada tanggal 23 Oktober 2009, pada
hari ulang tahun TELKOM yang ke 153. TELKOM juga memiliki tagline baru,
The World in Your Hand.
Sampai dengan 31 Desember 2008 jumlah pelanggan TELKOM tumbuh
12
pelanggan telepon tidak bergerak kabel sejumlah 8,6 juta, pelanggan telepon tidak
bergerak nirkabel sejumlah 12,7 juta pelanggan dan 65,3 juta pelanggan jasa
telepon bergerak.
Sejalan dengan lahirnya NEW TELKOM Indonesia, berbekal semangat
positioning baru Life Confident manajemen dan seluruh karyawan TELKOM
berupaya mempersembahkan profesionalitas kerja, serta produk dan layanan
terbaik bagi pelanggan dan stakeholders.
Sepanjang Tahun 2008, berbagai penghargaan dan sertifikasi telah
diterima oleh TELKOM, baik dari dalam maupun luar negeri antara lain,
Sertifikasi ISO 9001:2000 dan ISO 9004:2000 untuk Divisi Enterprise Service
dari TUV Rheinland International Indonesia; Penghargaan Sistem Kesehatan dan
Keselamatan Kerja (SMK3) dan Kecelakaan Nihil 2008 dari Wakil Presiden RI;
The Best Corporate Image category dalam ajang Most Admired Companies
Awards ke 8 dari Frontier Consulting Group; Juara Umum 2007 Annual Report
Award dari Menteri Keuangan RI; Juara Umum Anugerah Media Humas 2008
dari Bakorhumas CIO of The Year 2008 dalam Hitachi Data System ITInspiration
Awards; dan Penghargaan CEO dan Perusahaan Idaman dari Majalah Warta
Ekonomi.
Saham TELKOM per 31 Desember 2008 dimiliki oleh pemerintah
Indonesia (52,47%) dan pemegang saham publik (47,53%). Saham TELKOM
tercatat di Bursa Efek Indonesia (BEI), New YorkStock Exchange (NYSE),
London Stock Exchange (LSE) dan Tokyo Stock Exchange, tanpa tercatat. Harga
13
kapitalisasi pasar saham TELKOM pada akhir tahun 2008 mencapai Rp 139,104
miliar atau 12,92 % dari kapitalisasi pasar BEI.
Dengan pencapaian dan pengakuan yang diperoleh TELKOM, penguasaan
pasar untuk setiap portofolio bisnisnya, kuatnya kinerja keuangan, serta potensi
pertumbuhannya di masa mendatang, TELKOM menjadi model korporasi terbaik
Indonesia
2.1.2Sejarah Telkom IS Center
IS Center berawal dari proyek Mekanisasi Administrasi Telekomunikasi
(MEKADTEL) pada tahun 1977 yang bertujuan untuk melakukan mekanisasi
terhadap sistem billing.[6]
Pada tahun berikutnya, Bagian Pengolahan Data (OLAHTA) didirikan
dibawah tanggung jawab Direktorat Keuangan c.q. Bagian Keuangan Wilayah
Telekomunikasi. Karena perkembangan bisnis telekomunikasi, dirasakan perlu
untuk mengembangkan Unit Kerja OLAHTA menjadi SUBDITDATA (Sub
Direktorat Pengolahan Data) dibawah kendali BAGOPTEK (Bagian Operasi
Teknik).
Pada tahun 1990-an, saat perubahan era komputasi dari mini komputer
menjadi mainframe, dibentuk PUSTEKSI (Pusat Teknologi Informasi dan Sistem
Informasi). Hingga tahun 1992, PUSTEKSI berada dibawah kendali
DIREKTORAT OPTEK. Selanjutnya, PUSTEKSI berada dibawah
DITPRANTEK. Perkembangan terus berlanjut, dimana Sistem Informasi menjadi
salah satu layanan dukungan dari TELKOM. Berdasarkan Keputusan Direksi
14
salah satu divisi pendukung di lingkungan TELKOM dengan ruang lingkup
Mengelola perangkat dan fasilitas PT Telkom ex. Pusat Teknologi dan Sistem
Informasi (PUSTEKSI), Unit Pengolahan Data Wilayah Usaha Telekomunikasi
(ULAHTA WITEL) dan Unit Sistem Informasi (SISFO DATEL) di seluruh
Indonesia.
Dengan Keputusan Direksi ini, organisasi IS Center sangatlah besar dan
cakupan layanannya meliputi seluruh hardware, software dan data network di
seluruh Indonesia dari DIVRE-I sampai dengan DIVRE-VII. Selanjutnya pada
tanggal 17 Juni 1996, sesuai dengan Keputusan Direksi nomor KD.
28/PS150/SDM-10/96, ruang lingkup IS Center dipersempit karena adanya KSO
(Kerja Sama Operasional) antara beberapa DIVRE dengan pihak ketiga, sehingga
ruang lingkup IS Center hanya mengelola perangkat dan fasilitas sistem informasi
Kantor Perusahaan, Sistem aplikasi SIM dan Pelayanan Divisi Regional Non KSO
dan Divisi Penunjang serta Network System. Seiring berjalannya waktu dan
semakin banyak didirikannya Divisi-divisi baru serta makin berdaya dan besarnya
apresiasi unit-unit kerja di Telkom terhadap sistem informasi, maka ruang lingkup
lingkup IS Center makin menyempit yaitu hanya mengelola perangkat dan
fasilitas sistem informasi Kantor Perusahaan, Sistem Aplikasi SIM dan Pelayanan
Divisi Regional Non KSO dan Divisi Penunjang Telkom. Hal ini sesuai dengan
Keputusan direksi nomor KD. 21/PS150/SDM-10/97 tanggal 16 Mei 1997.
Untuk mengantisipasi terhadap perubahan tantangan lingkungan industri
jasa telekomunikasi Indonesia saat ini dan beberapa tahun kedepan, manajemen
15
mengubah perlakuan terhadap pengelola jasa sistem informasi dari stand-alone
influence menjadi linkage influence. Agar perubahan diatas dapat terselenggara
secara efektif dan efisien, maka dilakukan penataan kembali batasan bisnis dan
bentuk organisasi dari IS Center menjadi Pusat Sistem Informasi Perusahaan
(Telkom IS Center) yang ditetapkan dengan Keputusan Direksi nomor KD.
29/PS150/PRORES-01/2002 tanggal 4 Juni 2002. Tujuan pembentukan Telkom
IS Center ini adalah terbentuknya pengelola jasa system informasi yang terpusat
sehingga menciptakan iklim yang lebih kondusif di dalam mengoptimalkan
dukungan sistem informasi kepada Kantor Perusahaan dan atau Unit-unit Bisnis
lain dalam portofolio Telkom.
Perubahan terakhir terjadi dengan dikeluarkannya kebijakan korporat
melalui KD 34/PS150/CTG-10/2004 perihal Penyelarasan Organisasi Pusat
Sistem Informasi Perusahaan (Telkom IS Center), yang memperluas lingkup
pengelolaan ISC melalui bergabungnya unit-unit pengelola sistem informasi (USI)
di divre-divre. Maka sejak 1 September 2004, Telkom ISC merupakan unit
Pengelola Sistem Informasi Perusahaan secara tersentralisasi dengan membawahi
6 (enam) USI Regional (I, II, III, IV, V dan VI) dibawah Direktur SDM selaku
CIO (Chief of Information Officer).
2.1.3Logo TELKOM
Logo baru TELKOM mencerminkan brand positioning ”Life Confident”
dimana keahlian dan dedikasi akan diberikan bagi semua pelanggan untuk
16
didukung oleh service culture baru yaitu: expertise, empowering, assured,
progressive dan heart.
Logo Telkom dapat dilihat pada gambar 2.1. Sekilas logo bulat dengan
siluet tangan terkesan simple. Simplifikasi logo ini terdiri dari lingkaran biru yang
ada di depan tangan berwarna kuning. Logo ini merupakan cerminan dari “brand
value” baru yang selanjutnya disebut dengan “Life in Touch” dan diperkuat
dengan tag line baru pengganti “committed 2U” yakni “the world in your
hand”.[6]
Gambar 2.1 Logo Telkom
Untuk lebih mengenal logo ini, ada baiknya kita memaknai arti dari
simbol-simbol tersebut.
1. Expertise: makna dari lingkaran sebagai simbol dari kelengkapan produk dan
layanan dalam portofolio bisnis baru TELKOM yaitu TIME
(Telecommunication, Information, Media & Edutainment).
2. Empowering: makna dari tangan yang meraih ke luar. Simbol ini mencerminkan pertumbuhan dan ekspansi ke luar.
17
4. Progressive: kombinasi tangan dan lingkaran. Simbol dari matahari terbit yang maknanya adalah perubahan dan awal yang baru.
5. Heart: simbol dari telapak tangan yang mencerminkan kehidupan untuk menggapai masa depan.
Selain simbol, warna-warna yang digunakan adalah :
1. Expert Blue pada teks Telkom melambangkan keahlian dan pengalaman yang tinggi.
2. Vital Yellow pada telapak tangan mencerminkan suatu yang atraktif, hangat, dan dinamis.
3. Infinite sky blue pada teks Indonesia dan lingkaran bawah mencerminkan inovasi dan peluang yang tak berhingga untuk masa depan.
2.1.4Badan Hukum Instansi
Pada tahun 1991 Perumtel berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero) Telekomunikasi Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 25
18
2.1.5 Struktur Organisasi dan Job Description 2.1.5.1Struktur Organisasi
Secara struktur organisasi, posisi IS Area Cianjur ditunjukkan oleh gambar
2.2 Struktur Organisasi.
2.1.5.2Job description
ISC merupakan unit pendukung sistem informasi bagi unit-unit internal
TELKOM yang berada dibawah kendali Direktur SDM dan Bisnis Pendukung
yang sekaligus menjabat sebagai CIO (Chief of Information Officer). Seluruh
laporan performansi organisasi TELKOM ISC kepada BoD (Board of Director)
ISC
JUDI RIFAJANTORO
SUB UNIT ISDC 3
SUPOMO
IS AREA CIANJUR
JOM IS AREA CIANJUR
PARTA JUARSA
OFF 3 – SUPPORT SPECIALIST
ANDRIYONO H.
TECH. ONSITE LAN TEMPORER
INDRA BUDIMAN O&M LAN&DESKTOP
SUPPORT
A. JAMIL HELPDESK
M. SYABAN
19
dilaporkan melalui DIR SDM (CIO) dan evaluasinya dibantu oleh Asisten Bisnis
Pendukung Direktorat SDM.
Ruang lingkup pengelolaan ISC diperluas melalui bergabungnya unit-unit
pengelola sistem informasi (USI) di divre-divre. Maka, Telkom ISC merupakan
unit Pengelola Sistem Informasi Perusahaan secara tersentralisasi dengan
membawahi 6 (enam) USI Regional (I, II, III, IV, V dan VI).
IS Area Cianjur merupakan salah satu dari USI Regional III yang berada di
provinsi Jawa Barat.
Secara umum IS Center menangani:
1. Data Center,
2. Network and Security,
3. Helpdesk,
4. OSM Application Service,
5. OSS Application Service,
6. dan General Support.
2.2Landasan Teori
2.2.1Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua
atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem).
Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu
20
subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang
terpadu atau terintegrasi (integrated).[7]
2.2.1.1Karakteristik sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan
(goal).[7]
1. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang salaing berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau
bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi anatara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
21
harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan
harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu
kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya
mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari
subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya
dengan melalui penghubung.
5. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk
didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi
22
8. Sasaran Sistem
Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
2.2.1.2Klasisfikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya
adalah sebagai berikut ini.[7]
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem
fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran
atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem
yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang
terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia
adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan
tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagian-bagiannya
dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
23
hubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang
berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya.
2.2.2Konsep Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan
untuk pengambilan keputusan.[7]
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dari kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah
berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada
dan terjadi.
2.2.2.1Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih
lanjut. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan
yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai
input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu
siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information
24
Dasar Data
Output (Information) Proses
(Model)
Penerima
Keputusan Tindakan Input
(Data)
Data (ditangkap)
Hasil Tindakan
Gambar 2.3 Siklus Informasi
2.2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, jalur
komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilan keputusan yang cerdik.[7]
2.2.3.1Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block), blok keluaran (output block) dan blok
teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali
(control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling
25
2.2.4Monitoring
Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi berdasarkan
indikator yang ditetapkan secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan/ program
sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/
kegiatan itu selanjutnya. [1]
Monitoring adalah pemantauan yang dapat dijelaskan sebagai kesadaran
(awareness) tentang apa yang ingin diketahui, pemantauan berkadar tingkat tinggi
dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu yang menunjukkan
pergerakan ke arah tujuan atau menjauh dari itu. Monitoring akan memberikan
informasi tentang status dan kecenderungan bahwa pengukuran dan evaluasi yang
diselesaikan berulang dari waktu ke waktu, pemantauan umumnya dilakukan
untuk tujuan tertentu, untuk memeriksa terhadap proses berikut objek atau untuk
mengevaluasi kondisi atau kemajuan menuju tujuan hasil manajemen atas efek
tindakan dari beberapa jenis antara lain tindakan untuk mempertahankan
manajemen yang sedang berjalan. [5]
Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan
atas objektif program. Memantau perubahan yang fokus pada proses dan keluaran.
Monitoring menyediakan data mentah untuk menjawab pertanyaan sedangkan
evaluasi adalah meletakkan data-data tersebut agar dapat digunakan dan dengan
demikian memberikan nilai tambah. Evaluasi adalah tempat belajar kejadian,
pertanyaan yang perlu dijawab, rekomendasi yang harus dibuat, menyarankan
26
bahan baku untuk bekerja dengan, dan terbatas pada wilayah spekulasi oleh
karena itu Monitoring dan Evaluasi harus berjalan seiring.
Tujuan monitoring:
1. Mengkaji apakah kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan
rencana.
2. Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi
3. Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah
tepat untuk mencapai tujuan kegiatan.
4. Mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh ukuran
kemajuan.
5. Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang
dari tujuan.
2.2.5 Konsep Dasar Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan
(punya relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang
ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk
yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari
field-field yang saling berhuungan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang
lengkap dalam satu record. [8]
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama
fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun tujuan basis
27
menangani data dalam jumlah besar, kebersamaan pemakaian (sharebility), dan
meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data.
2.2.6Konsep Dasar Sistem Basis Data
Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri dari kumpulan file atau tabel
yang saling berhubungan dan memungkinkan beberapa pemakai mengakses dan
memanipulasinya.[8]
2.2.6.1Komponen Sistem Basis Data
Sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras,
(hardware), sistem operasi (operating system), basis data (database), program
aplikasi (application program), Database Management System (DBMS), dan
pemakai (user).[8]
1. Perangkat keras
Perangkat keras (hardware) yang biasanya terdapat dalam sebuah sistem basis
data adalah komputer untuk sistem stand alone, sistem jaringan (network),
memori sekunder yang online (harddisk), memori sekunder yang offline
(disk), dan perangkat komunikasi untuk sistem jaringan.
2. Sistem operasi
Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan sistem komputer,
mengendalikan seluruh sumber daya dalam komputer dan melakukan
operasi-operasi dasar dalam komputer, pengelolaan file, dan lain-lain. Program
pengelola basis data akan aktif (running) jika sistem operasi yang dikehendaki
28
3. Basis Data
Basis data merupakan koleksi dari data yang terorganisasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga data tersebut mudah disimpan dan dimanipulasi.
Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data
dapat memiliki sejumlah objek basis data (seperti tabel, indeks, dan lain-lain).
Selain berisi atau menyimpan data, setiap basis data juga mengandung/
meyimpan definisi struktur.
4. Database Management System (DBMS)
Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan program
aplikasi yang digunakan untuk membuat dan mengelola basis data. DBMS
berisi suatu koleksi data dan satu set program untuk mengakses data. DBMS
merupakan perangkat lunak (software) yang menetukan bagaimana tersebut
diorganisasi, disimpan, diubah, dan diambil kembali. Perangkat lunak ini juga
menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data bersama, dan
konsistensi data.
5. Pemakai (Users)
Users atau pemakai adalah beberapa jenis atau tipe pemakai pada sistem basis
data, berdasarkan cara mereka berinteraksi pada basis data, diantaranya
program aplikasi, pemakai mahir, pemakai umum, dan pemakai khusus.
2.2.7 Entity Relationship Diagram
ERD merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang
disimpan pada sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan antara
29
yang terintegrasi. ERD digunakan oleh perancang sistem untuk memodelkan data
yang nantinya akan dikembangkan menjadi basis data. ERD ini juga merupakan
model konseptual yang dapat mendeskripsikan hubungan antara file yang
digunakan untuk memodelkan struktur data serta hubungan antar data.[8]
ERD terbagi atas tiga komponen, yaitu entitas (entity), atribut (atribute), dan
relasi atau hubungan (relation). Secara garis besar entitas merupakan dasar yang
terlibat dala sistem. Atribut atau field berperan sebagai penjelas dari entitas, dan
relasi atau hubungan menunjukkan hubungan yang terjadi antara dua entitas.
1. Entitas (Entity)
Entitas (entity) menunjukkan objek-objek dasar yang terkait di dalam sistem.
Objek dasar dapat berupa orang, benda atau hal lain yang keterangannya perlu
disimpan dalam basis data.
2. Atribut (Atribute)
Atribut sering juga disebut sebagai properti (property) merupakan
keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai basis
data. Atribut berfungsi sebagai penjelas sebuah entitas.
3. Relasi (Relation)
Relasi atau hubungan adalah kejadian atau transaksi yang terjadi di antara dua
entitas yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data.
2.2.7.1Derajat Relasi (Kardinalitas)
Kardinalitas relasi menunjukkan maksimum entitas yang dapat berelasi
dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas relasi yang terjadi di
30
one), satu ke banyak (one to many), banyak ke satu (many to one), dan banyak ke
banyak (many to many).[8]
1. Satu ke Satu (One to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak
dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap
entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan
satu entitas himpunan entitas A.
2. Satu ke Banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himbungan entitas B, tetapi tidak sebaliknya di mana setiap
entitas pada himpunan entitas berhubungan dengan paling banyak dengan satu
entitas pada himpunan entitas A.
3. Banyak ke Satu (Many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak
dengan satu entitas pada himpunan b, tetapi tidak sebaliknya, di mana setiap
entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu
entitas pada himpunan entitas B.
4. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya, di mana setiap
entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas
31
2.2.8Flowmap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah - langkah dan
urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis
dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil
dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap
mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu
dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.[2]
2.2.9Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan alat pemodelan atau suatu diagram yang
menggambarkan sistem berbasis komputer yang dirancang secara global dan
merupakan suatu diagram alir data tingkat atas, dimana di dalam diagram konteks
ini menggambarkan seluruh jaringan, baik masukan maupun sebuah keluaran
sebuah sistem.[3]
2.2.10DFD
DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisis
maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan kepada pemakai maupun
pembuat program.[3]
a. Arus Data (Data Flow)
Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
32
b. Proses
Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer
dari hasil arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data
yang akan keluar dari proses.
c. Kesatuan Luar ( External Entity)
Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat
berupa orang, organisasi atau sistem lain yang akan memberikan masukan
(input) atau menerima keluaran (output) dari sistem.
d. File
Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir
disimpan dalam file. Aliran data di-update atau ditambahkan ke dalam file.
2.2.11 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data merupakan kumpulan data-data. Kamus data adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data
merupakan tempat penyimpanan definisi dari aliran-aliran data, file-file dan
proses-proses dalam sebuah sistem informasi. Kamus data dapat memberikan
informasi mengenai definisi struktur pemakaian masing-masing elemen, dapat
mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap, dapat menghindari
duplikasi elemen-elemen dan menghindari konflik antara elemen-elemen. Kamus
data berfungsi untuk membantu pelaku sistem untuk mengartikan alokasi secara
detail dan mengorganisasikan semua elemen data yang digunakan dalam sistem
secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar
33
2.2.12Website
Website merupakan webpage beserta homepage, yang merupakan sistem yang
luas dari server yang menawarkan informasi untuk semua orang melalui jaringan.
Informasi tersebut tersebut berupa teks, gambar, suara, dan tipe data link, yang
merupakan navigasi kehalaman lainnya (hyperlink). Homepage merupakan
halaman yang pertama kali muncul ketika pertama kali dibuka,sedang webpage
adalah halaman yang ada pada website.[7]
2.2.13Intranet
Sebuah intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang
menggunakan protokol-protokol internet (TCP/IP), untuk membagi informasi
rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.
Kadang-kadang, istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat,
yakni situs web internal perusahaan. Untuk membangun sebuah intranet, maka
sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun
internet, yakni protokol internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol
lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol Internet
lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang
sering digunakan. [4]
Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah versi pribadi dari
jaringan internet, atau sebagai sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh sebuah
34
2.2.14 PHP
PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor, adalah sebuah bahasa
scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan
bahasa C, Java dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan
utama bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman
web dinamis dengan cepat.[7]
PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat server-side HTML
embedded scripting, di mana script-nya menyatu dengan HTML dan berada si
server. Artinya adalah sintaks dan perintah-perintah yang kita berikan akan
sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal
sebagai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server
dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (Active
Server Pages) dan JSP (Java Server Pages).
2.2.15 MySQL
MySQL adalah sebuah aplikasi Relational Database Management Server
(RDBMS) bersifat open source yang memungkinkan data diakses dengan cepat
oleh banyak pemakai secara bersamaan dan juga memungkinkan pembatasan
akses pemakai berdasarkan privilege (hak akses) yang diberikan. MySQL
menggunakan bahasa SQL (structured query language) yang merupakan bahasa
35
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1Analisis Sistem yang sedang BerjalanAnalisis sistem yang sedang berjalan memberikan gambaran tentang sistem
yang diamati yang saat ini sedang berjalan. Data yang dijadikan bahan uji dan
analisis didapatkan dari hasil analisis sistem lama untuk pembangunan dan
penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.
3.1.1Analisis Masalah
Sistem yang sedang digunakan dalam mengolah data aset dan inventaris di PT
Telkom Cianjur ini masih menggunakan sistem manual yang datanya disimpan ke
dalam Mirosoft Excel, sehingga dalam pengelolaan data memiliki permasalahan
seperti data pendistribusian perangkat kepada karyawan tidak terpantau karena
data perangkat belum terorganisasi dengan data karyawan, apabila karyawan
tersebut pindah jabatan atau tidak menggunakan kembali perangkat tersebut,
informasinya menjadi tidak akurat, kemungkinan adanya duplikasi data, serta
menimbulkan ketidaksesuaian data dengan bukti fisik perangkat di lapangan.
3.1.2Bisnis Proses
Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk
menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis harus memiliki
batasan, masukan, serta keluaran yang jelas. Proses bisnis yang terdapat di PT
Telkom divisi IS Area Cianjur dalam mengelola data aset dan inventaris terdir i
dari proses pengolahan data aset dalam hal ini yaitu data perangkat yang
36
perangkat sewa maka pemilik perangkat yaitu perusahaan lain atau vendor yang
telah memenangkan tender untuk menyewakan perangkat di PT Telkom, namun
jika sumber perangkat berasal dari pengadaan PT Telkom, maka pemilik
perangkat yaitu PT Telkom yang dikelola oleh divisi IS Area Cianjur. Proses
inventarisasi data aset dilakukan oleh bagian LAN&Desktop Support, sebelum
perangkat tersebut didistribusikan kepada karyawan. Pada saat SK Karyawan
dikeluarkan oleh bidang HR maka semua profil tentang karyawan tersebut akan
berubah termasuk perubahan pada perangkat yang digunakannya. Proses
pendistribusian perangkat kepada karyawan dilakukan berdasarkan jabatan yang
dimiliki oleh setiap karyawan di PT Telkom.
Data status perangkat dalam proses inventarisasi data aset ditentukan
berdasarkan status dari perangkat tersebut yaitu terpakai, cadangan, atau rusak.
Status perangkat yang terpakai menunjukkan perangkat yang akan digunakan atau
masih digunakan, sedangkan status perangkat cadangan menunjukkan perangkat
tersebut tidak digunakan karena adanya perubahan jabatan dari karyawan atau
perangkat tersebut merupakan perangkat yang bersumber dari pengadaan di PT
Telkom Cianjur yang digunakan sebagai perangkat cadangan untuk menggantikan
perangkat yang rusak. Data status perangkat yang rusak diketahui berdasarkan
laporan dari karyawan kepada bagian LAN&Desktop Support.
3.1.3 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur yang terlibat dalam sistem ini yaitu prosedur pengolahan data
perangkat, prosedur pendistribusian data perangkat kepada karyawan, prosedur
37
3.1.3.1Prosedur pengolahan data perangkat
Prosedur pengolahan data perangkat menggambarkan proses pengolahan data
perangkat yang dilakukan oleh bagian LAN&Desktop Support. Proses-proses
dalam prosedur pengolahan data perangkat yaitu:
1. Manajer IS Area Cianjur mengajukan nota dinas pengadaan perangkat ke
bagian IT Telkom Pusat untuk kebutuhan pengadaan perangkat
berdasarkan hasil laporan data perangkat dari bagian LAN&Desktop
Support.
2. Manajer IS Area Cianjur akan menerima perangkat beserta berita acara
perangkat dari bagian IT Telkom Pusat sesuai peruntukkan. Berita acara
perangkat digunakan untuk proses pendistribusian perangkat. Sebelum
dilakukan proses pendistribusian perangkat, berita acara diberikan kepada
bagian LAN & Desktop Support untuk dilakukan proses rekapitulasi data.
3. Data di dalam berita acara dimasukkan ke dalam Mirosoft Excel oleh
bagian LAN & Desktop Support menjadi data perangkat.
4. Bagian LAN & Desktop Support dapat melakukan pengubahan status
perangkat yaitu terdiri dari perangkat yang terpakai, rusak, maupun,
cadangan. Status perangkat yang terpakai menunjukkan perangkat yang
akan digunakan atau masih digunakan, sedangkan status perangkat
cadangan menunjukkan perangkat tersebut tidak digunakan karena adanya
perubahan jabatan dari karyawan atau perangkat cadangan tersebut
merupakan perangkat yang bersumber dari pengadaan di PT Telkom
38
yang rusak. Data status perangkat yang rusak diketahui berdasarkan
laporan dari karyawan kepada bagian LAN&Desktop Support.
5. Semua data perangkat akan dibuatkan rekapitulasi data di setiap bulan.
Manajer IS Cianjur Bagian IT Telkom
Pusat LAN & Desktop Support
Nota dinas pengadaan perangkat
Nota dinas pengadaan perangkat
Pengadaan perangkat sesuai
kebutuhan dan peruntukan
Berita Acara Perangkat Berita Acara
Perangkat
Nota dinas yang sudah diproses
A4
Rekapitulasi Data perangkat
A3 Berita Acara
Perangkat
A2
Berita Acara Perangkat
Input data perangkat
Pengolahan Data Perangkat
Pembuatan rekapitulasi data
Data perangkat
.xls
Rekapitulasi data perangkat
.xls
Pencetakan rekapitulasi data
perangkat Pencetakan data
perangkat Data
perangkat
A1 Pengubahan
status perangkat
Keterangan:
A1: Arsip data perangkat A2: Arsip berita acara perangkat A3: Arsip rekapitulasi data perangkat A4: Arsip nota dinas
39
3.1.3.2Prosedur pendistribusian perangkat kepada karyawan
Berikut ini adalah urutan yang terjadi selama proses pencatatan data
pendistribusian perangkat kepada karyawan:
1. Manajer IS Cianjur memberikan nota dinas kepada bagian LAN&Desktop
Support untuk meminta data karyawan PT Telkom Cianjur
2. Bagian LAN&Desktop Support meminta data karyawan dan data
pekerjaan kepada bidang HR. Data karyawan dan data pekerjaan
digunakan untuk proses pendistribusian perangkat
3. Bagian LAN&Desktop Support memasukkan data pendistribusian
perangkat kepada karyawan di PT Telkom Cianjur ke dalam Microsoft
Excel berdasarkan data karyawan dan data perangkat.
4. Data karyawan dan data perangkat yang telah diperbarui akan diarsipkan
40
Manajer IS Cianjur Bidang HR LAN&Desktop Support
Meminta data karyawan dan data pekerjaan
Nota dinas untuk meminta data
karyawan& pekerjaan Nota dinas untuk
meminta data karyawan&
pekerjaan
Memberikan data karyawan dan data pekerjaan
Data karyawan
Data pekerjaan
Nota dinas yang sudah diproses
Data karyawan
Data pekerjaan
A1
A4
Data pendistribusian
perangkat Data
pekerjaan
Data karyawan
A6 A5
Input data pendistribusian
perangkat
Pengolahan data pendistribusian
perangkat
Data distribusi perangkat
.xls
Pencetakan data pendistribusian
perangkat Nota dinas untuk
meminta data karyawan&
pekerjaan
Nota dinas untuk meminta data
karyawan& pekerjaan
Keterangan:
A1: Arsip data perangkat A4: Arsip nota dinas
A5: Arsip data pendistribusian perangkat A6: Arsip data karyawan dan data pekerjaan
41
3.1.3.3Prosedur pelaporan data perangkat
Berikut ini adalah urutan yang terjadi selama proses pelaporan data perangkat
yang terdapat di PT Telkom:
1. Arsip data perangkat digunakan oleh LAN&Desktop Support untuk
membuat rekapitulasi data perangkat dan laporan data perangkat di setiap
bulan
2. Laporan data perangkat dilaporkan kepada Manajer IS Cianjur untuk
dievaluasi
A3
LAN&Desktop Support Manajer IS Cianjur
Laporan Data Perangkat
Laporan Data Perangkat
Evaluasi Laporan
Laporan Data Perangkat yang sudah dievaluasi
A7 A5
Pembuatan Rekapitulasi dan laporan data perangkat
Rekapitulasi Data Perangkat
.xls
Pencetakan laporan data perangkat
Keterangan:
A3: Arsip rekapitulasi data perangkat A5: Arsip data pendistribusian perangkat
A7: Arsip laporan data perangkat yang sudah dievaluasi
42
3.2Analisis Kebutuhan Non Fungsional 3.2.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Berikut ini adalah spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan agar
dapat menjalankan aplikasi secara optimal.
a. Perangkat keras yang dibutuhkan pada sisi server yaitu:
Processor : Intel Pentium IV atau AMD 64,
RAM : berkapasitas minimal 1 Gb.
b. Perangkat keras yang dibutuhkan pada sisi client yaitu:
Processor : berkecepatan minimal 500 Mhz
RAM : berkapasitas minimal 1 Gb
Harddisk : berkapasitasminimal 40 Gb.
Berdasarkan hasil pengamatan spesifikasi perangkat keras yang terdapat di PT
Telkom Cianjur secara keseluruhan spesifikasi perangkat keras tersebut sudah
layak dan mendukung sistem yang akan dibangun.
3.2.2 Anallisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan agar dapat menjalankan aplikasi secara
optimal diantaranya sebagai berikut:
a. Perangkat lunak pada sisi server yang dibutuhkan adalah Windows XP sebagai
sistem operasi, web server menggunakan Wampserver 2.0, MySQL sebagai
database management system, dan mengunakan PHP sebagai bahasa
43
b. Perangkat lunak pada sisi client yang dibutuhkan adalah Windows XP,
Windows Vista, atau Windows 7 sebagai sistem operasi, dan web browser
seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, atau Opera.
c. Perangkat lunak pendukung yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi yaitu
Wampserver 2.0
3.2.3Analisis Jaringan
Sistem monitoring yang akan dibangun merupakan aplikasi berbasis web yang
akan digunakan di jaringan intranet PT Telkom Cianjur. Gambar 3.4 adalah
gambar detil topologi jaringan intranet yang diambil dari aplikasi monitor jaringan
yaitu aplikasi WhatsUp Gold yang berada di server lokal PT Telkom Cianjur.
44
Topologi jaringan yang digunakan di jaringan intranet PT Telkom Cianjur
yaitu topologi star yang terhubung dengan server lokal dan Metro Area Network
PT Telkom Cianjur. Topologi ini masing-masing komputer dalam jaringan
dihubungkan ke pusat dengan menggunakan jalur yang berbeda, maka jika terjadi
gangguan pada salah satu titik dalam jaringan, tidak akan mempengaruhi bagian
jaringan yang lain.
IP Address yang digunakan untuk jaringan intranet di PT Telkom yaitu
termasuk ke dalam kelas A, IP Address yang digunakan di PT Telkom Cianjur
yaitu dimulai dari 10.74.x.x. Angka 10 menunjukkan IP Private kelas A, angka 74
menunjukkan area atau kota PT Telkom, dua x yang terakhir menunjukkan user.
IP Address server yang digunakan untuk menyimpan aplikasi web sistem
monitoring data aset dan inventaris PT Telkom Cianjur ini yaitu 10.74.8.8/ 25.
Berikut ini adalah detil IP Address dari server yang digunakan:
IP Address : 10.74.8.8
Subnet mask : 255.255.255.128
Default gateway : 10.74.8.1
3.2.4 Analisis Pengguna
Pengguna yang akan menggunakan aplikasi ini yaitu Manajer yang memiliki
tanggung jawab untuk memantau seluruh data aset dan pendistribusiannya, bagian
LAN & Desktop Support yang bertugas untuk mengolah data perangkat, data
pendistribusian perangkat, dan data status perangkat, dan mencatat laporan data
status perangkat dari karyawan, membuat laporan dan rekapitulasi data untuk
45
Tabel 3.1 Analisis Pengguna
Pengguna Tanggung Jawab
Hak akses Tingkat Pendidikan
Tingkat Keterampilan
Pengalaman
Manajer Memantau data
aset, memantau data laporan data
Minimal D3 Menguasai
komputer, mengerti dalam menggunakan aplikasi web, menguasai variable input dalam
pengolahan data
Mengguna-kan aplikasi berbasis web
LAN & Desktop Support
Mengelola data aset, mengelola data
pendistribusian perangkat
Mengolah data master, Input data aset, mengelola data
pendistribusi an perangkat, input data status perangkat
Minimal D3 Menguasai
komputer, mengerti dalam menggunakan aplikasi web, menguasai variable input dalam
pengolahan data
Mengguna-kan aplikasi berbasis web
3.3Analisis Pengkodean
Kode yang digunakan dalam pengolahan data aset dan inventaris PT Telkom
Cianjur, yaitu:
a. NIK
999999
Nomor urut karyawan
Tahun lahir karyawan
46
b. Asset Number
XXX9999
Nomor urut perangkat
Nama perangkat
Contoh: CPU0001
3.4Model Data
Model data adalah sekumpulan cara atau peralatan untuk mendeskripsikan
data-data, hubungannya satu sama lain, semantiknya, serta batasan konsistensi.
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang
menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak. ERD
digunakan oleh perancang sistem untuk memodelkan data yang akan
dikembangkan menjadi basis data. Adapun ERD dari sistem monitoring yang
akan dibangun ditunjukkan pada gambar 3.5 Entity Relationship Diagram Sistem
