Laporan Pelaksanaan Magang di Bidang Automasi Pelayanan
(Sirkulasi) Pada Perpustakaan Universitas Indonesia
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang pesat
dalam dasawarsa terakhir ini telah memberikan dampak yang cukup luas
terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik,
dimana pengolahan dokumentasi dan temu baliknya serta pelayanan dilakukan
secara automasi. Disisi lain kita dapat melakukan penelusuran informasi dengan
akses yang tidak terbatas secara global.
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di
semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi
pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi
yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi
informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu
berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual,
perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran
perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi
informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung
yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.
Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan
sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu
pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis,
mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan
membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan,
mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Peranan perpustakaan menjadi semakin penting apabila perpustakaan
tersebut mampu beradaptasi dengan TIK itu, oleh karena itu para pustakawan
yang profesional akan menjadi agen yang menyampaikan informasi itu kepada
perkembangan teknologi maka dikhawatirkan suatu saat akan ditinggalkan
penggunanya.
Menyadari hal tersebut ditas, Perpustakaan USU selalu berupaya
mengadopsi perkembangan TIK. Hal ini tebukti selama dasawarsa terakhir ini
adanya pembaharuan yang terus menerus pada manajemen perpustakaan.
Sejak tahun 1992 automasi telah diterapkan pada sebagian besar kegiatan kerja
perpustakaan. Koleksi bahan pustaka saat ini telah banyak dalam dokumen
elektronik, internet, sehingga para pemakai tidak merasa asing menggunakan
saat ini.
Layanan Sirkulasi merupakan unit penting dalam kegiatan layanan
Perpustakaan. Aktifitas kegiatan pada layanan ini bersifat rutin, dan
membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan
layanan. Hal ini terlihat pada kegiatan transaksi peminjaman dan pengembalian
buku. Kini Perpustakaan sudah banyak yang mengalihkan sistem sirkulasinya
dari manual ke sistem automasi, sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lebih
singkat per transaksi. Mengingat pentingnya peningkatan ketrampilan
pustakawan dalam menjalankan sistem sirkulasi berbasis elektronik tersebut,
Perpustakaan melalui program TPSDP perlu melakukan training kepada
kepada staf yang terkait dengan tugas tersebut ke Perpustakaan Universitas
Indonesia.
Satu hal yang harus disyukuri adalah bahwa Perpustakaan USU tergolong
yang cepat dapat mengadopsi perkembangan terbaru bidang TIK tersebut,
terutama bila dibandingkan dengan perpustakaan lain di Indonesia.
Disisi lain secara umum dapat dikatakan bahwa salah satu hambatan
utama untuk mengembangankan perpustakaan di Indonesia adalah sangat
kecilnya anggaran perpustakaan itu sendiri. Hal ini menjadi sangat menyulitkan
bagi perpustakaan itu untuk mendapatkan dana yang diperlukan. Karena itulah
sangat penting apabila pimpinan perpustakaan lebih kreatif untuk mencari dan
memanfaatkan berbagai peluang meskipun harus dengan cara mengikuti
Program Automasi Sirkulasi ini segera diwujudkan mengingat
Perpustakaan USU telah berhasil memenangkan kompetisi dalam mendapatkan
dana Proyek TPSDP (Technological and Professional Skills Development Sector
Project) yang diselenggarakan Dirjen Dikti dan ADB (Asian Development Bank)
Proyek TPSDP ini akan membantu membiayai pengadaan sarana atau
peralatan yang diperlukan untuk mendukung pengembangan Automasi sirkulasi
tersebut. Dibidang pengembangan SDM, Proyek ini juga akan membiayai
peningkatan keterampilan staf perpustakaan untuk melaksanakan training atau
kursus dibidang teknologi informasi untuk mendukung kelancaran pekerjaan
automasi sirkulasi tersebut.
Dalam kaitan inilah penulis melaksanakan magang terhadap pengalaman
perpustakaan Universitas Indonesia (UI) khusus dalam bidang Automasi Sirkulasi.
1.2. Tujuan Magang
Diharapkan staf yang ditraining mampu memberikan solusi pada berbagai
masalah yang dihadapi selama ini pada sistem sirkulasi pada Perpustakaan USU
yang sudah terautomasi sejak tahun 1993.
1.3 Ruang Lingkup
Mempelajari aplikasi automasi sirkulasi, meliputi transaksi peminjaman,
transaksi pengembalian, dan perpanjangan waktu peminjaman, pemesanan dan
mempelajari hubungan sistem sirkulasi dengan server.
2. SEKILAS TENTANG PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS INDONESIA 2.1 Sejarah
Perpustakaan di lingkungan Universitas Indonesia (UI) berasal dari
fakultas yang masing-masing memiliki perpustakaan. Sejarah mencatat, UI
berdiri dan berkembang dari berbagai fakultas dan lembaga yang memiliki corak
Saat ini UI memiliki 12 Fakultas, yaitu Fakultas Kedokteran (FK), Fak.
Kedokteran Gigi (FKG), Fak. Matematika da Ilmu pengetahuan Alam (FMIPA),
Fak. Tehnik (FT), Fak. Hukum (FH), Fak. Ekonomi (FE), Fak. Ilmu Budaya
(FIB)-dulu Fak. Sastra-, Fak. Psikologi (FP), Fak. Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP),
Fak. Kesehatan Masyarakat (FKM), Fak. Ilmu Komputer (FASILKOM) dan Fak.
Ilmu Keperawatan (FIK) yang masing-masing memiliki perpustakaan.
Selain itu masih ada perpustakaan di beberapa lembaga dan unit kerja.
Konsep tentang perlunya suatu perpustakaan yang terpadu telah diawali dengan
pertemuan pimpinan perpustakaan fakultas pada tanggal 5 Juni 1959.
Pada tanggal 5 Maret 1983, berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan
dan Kebudayaan No. 0130/O/1983 tentang Organisasi dan Tatakerja Universitas
Indonesia dibentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) untuk bidang perpustakaan,
yaitu UPT Perpustakaan Universitas Indonesia yang bersama-sama dengan UPT
lain ikut menunjang program pendidikan.
Kepala UPT Perpustakaan Pusat bertanggung jawab secara langsung
kepada rektor, dan berfungsi sebagai koordinator untuk
perpustakaan-perpustakaan fakultas.
Pada tahun 1987, UPT Perpustakaan Pusat menempati gedung baru yang
terletak di Kampus Baru Depok seluas 5.926 m2. Gedung UPT Perpustakaan
Pusat terdiri atas Gedung A (2 lantai) dan Gedung B (4 lantai). Lokasinya
berdekatan dengan Gedung Rektorat, Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ilmu
Budaya (dulu Fak. Sastra).
2.2 Jenis Layanan Perpustakaan UI • Sirkulasi
Layanan peminjaman buku teks berada di Gd. B lantai 2. Koleksi buku
rujukan, tesis, disertasi, laporan penelitian serta UI-ana hanya dapat
dibaca di tempat baca Perpustakaan UI
• Layanan Rujukan Atau Referensi
Layanan ini bertujuan untuk membantu sivitas akademika UI dalam hal
penelusuran informasi, khususnya bagi mahasiswa yang sedang
mengerjakan tugas akhir atau sedang melakukan penelitian.
Permintaan informasi dapat disampaikan secara langsung atau melalui
• Pelatihan Penelusuran Informasi
Layanan Pelatihan Penelusuran Informasi terdiri dari beberapa paket,
yaitu Paket Dasar dan Paket Lanjutan, yang bertujuan untuk
membantu meningkatkan information skills pengguna. Layanan ini
disediakan untuk seluruh sivitas akademika UI, khususnya mahasiswa
baru dan mahasiswa tingkat akhir. Permohonan untuk mengadakan
pelatihan dapat disampaikan secara langsung atau melalui email
(perpusui@makara.cso.ui.ac.id)
• Pinjam Antar Perpustakaan (PAP)
Bagi mahasiswa, peneliti dan dosen UI sekarang dapat meminjam
buku yang ada di seluru h Perpustakaan Fakultas di lingkungan UI
2.3 Fasilitas Perpustakaan UI
• OPAC (Online Public Access Catalog)
OPAC adalah sarana untuk mencari informasi tentang koleksi yang
ada di perpustakaan dengan menggunakan terminal komputer.
Komputer OPAC tersedia di setiap lantai.
• Akses Internet
Koneksi internet Perpustakaan UI menggunakan JUITA (Jaringan UI
TerpAdu) dan dapat juga melalui Hotspot UI. Layanan internet
tersedia di gedung B lantai 1, tersedia 12 komputer untuk akses
Internet
• Komputer, Scanner dan Backup Data (CDRW)
Mahasiswa dapat menggunakan komputer yang disediakan untuk
membuat tugas-tugas kuliah, scanning gambar/foto, juga dapat
menyimpan data hasil penelusuran ke CD
• Fotokopi
Disediakan sebuah mesin fotokopi di Gd. B lantai 3
• Ruang Diskusi, Kelas dan Seminar
Ruang diskusi, kelas dan seminar dapat digunakan untuk kegiatan
mahasiswa dan kuliah. Ruangan tersebut tersedia di gedung A (2 R.
Kelas) dan gedung B (ruang diskusi di lantai 1, dan ruang seminar di
lantai 3 dengan kapasitas 200 orang).
• Ruang Belajar Khusus
Ruang belajar khusus tersedia di lantai 4 dan dapat digunakan oleh
civitas akademika UI, dilengkapi dengan meja, kursi, filing kabinet
• Locker
Tersedia 30 loker untuk anggota perpustakaan.
• Laboratorium Komputer
Digunakan untuk mengadakan Pelatihan Penelusuran Informasi dan
kegiatan lain yang berhubungan. Tersedia di lantai 2 Gedung B dan
Lantai 1 Gedung A.
2.4 Tujuan Penyelenggaraan Perpustakaan UI
Tujuan penyelenggaraan Perpustakaan UI adalah untuk menunjang
kelancaran pelaksanaan program universitas yaitu Tridharma Perguruan Tinggi
yang mencakup kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat.
Selain hal tersebut di atas perpustakaan berfungsi juga antara lain :
Sebagai penyedia sumber informasi dan sarana pendidikan.
Sebagai pengolah bahan pustaka/informasi
Sebagai unit pelayanan informasi
Sebagai penyebar informasi
Sebagai unit pelestarian dan perawatan bahan pustaka
Perpustakaan UI menyediakan informasi dan fasilitas yang dibutuhkan
oleh seluruh sivitas akademika universitas, baik yang berupa bahan pustaka,
ruang baca, penelusuran informasi (manual dan elektronik) dan pelayanan
fotokopi.
2.5 Sumber Daya Manusia
Status kepegawaian di UPT Perpustakaan dibedakan menjadi dua :
Pustakawan (fungsional), adalah Pegawai Negeri Sipil yang telah diangkat
sebagai pustakawan sesuai dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara nomor: 132/KEP/M.PAN/12/2002 dan Keputusan bersama
Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara
Non-pustakawan (administrasi), yaitu mereka yang berada dalam jalur
non-fungsional dengan kenaikan pangkat reguler setiap 4 tahun.
Pustakawan yang ada di lingkungan UI terhimpun dalam suatu wadah yang
dinamakan Kelompok Pustakawan, yang melaksanakan berbagai kegiatan
kepustakawanan untuk menambah pengetahuan dan meningkatkan
profesionalisme.
Setiap pegawai di Perpustakaan UI didorong untuk mengikuti pendidikan ke
jenjang yang lebih tinggi, misalnya pustakawan yang masih berstatus Diploma
didorong untuk melanjutkan studinya ke S1 Program Perpustakaan. Demikian
juga yang berstatus S1 didorong melanjutkan pendidikan S2.
2.6 Perpustakaan-Perpustakaan Di Lingkungan UI
Di Universitas Indonesia tersebar 14 perpustakan yang terdapat di
fakultas serta lembaga Unit Pelaksana Teknis antara yaitu :
01 - Kedokteran
Ke 14 Perpustakaan tersebut ada beberapa yang sedang dan akan
menerapkan sistem TI dalam pengelolaannya. Bahkan, program
program database yang dibangun Perpustakaan Magister Manajemen
PPS-UI, yang disebut dengan “LONTAR”.
3. AUTOMASI SIRKULASI
Jika pengguna terotorisasi pada modul sirkulasi
maka setelah ia login dan berhasil maka
pengguna tersebut akan ditampilkan modul
sirkulasi.
Di modul sirkulasi, pengguna dapat
menggunakan fungsi-fungsi di bagian sirkulasi.
Adapun fungsi-fungsi tersebut dapat dilihat pada
menu yang ada dibagian kiri halaman.
Menu ini dapat diatur letaknya dengan mendrag
menu tersebut seperti layaknya window biasa.
Adapun penjelasan dari setiap fungsi-fungsi
tersebut adalah sebagai berikut :
3.1. Administrasi koleksi
Menu ini digunakan untuk melakukan administrasi koleksi yang dimiliki
perpustakaan. Adapun pengguna bagian sirkulasi hanya berwenang merubah
status dari koleksi tersebut sedangkan informasi lainnya tidak. Untuk melihat
informasi dari koleksi, pustakawan terlebih dahulu mencari koleksi yang
diinginkannya melalui judul atau pengarang koleksi. Pustakawan kemudian
memilih data yang sesuai lalu menekan tombol “data detil”. Disini pengguna juga
dapat melihat peminjam dan tanggal kembali pinjaman, jika suatu koleksi sedang
3.2. Administrasi Anggota
Menu ini digunakan untuk melakukan administrasi data anggota
perpustakaan. Untuk mencari record data anggota, pustakawan dapat
menggunakan fasilitas pencarian yang tersedia.
Pencarian dapat dilakukan berdasarkan nama anggota atau nomor
3.2.1. Penambahan Data Anggota
Untuk menambah data anggota, pustakawan menekan tombol “tambah”
pada menu administrasi anggota. Form pengisian data akan muncul dan
pustakawan dapat mengisi data anggota baru yang akan ditambah. Setelah
selesai, pustakawan menekan tombol “submit” untuk memasukkan data tersebut
ke dalam basisdata. Jika penambahan data anggota berhasil, akan muncul
pesan “Penambahan anggota berhasil!”
3.2.2. Perubahan Data Anggota
Jika pencarian telah dilakukan dan record telah ditemukan, pustakawan
dapat merubah data tersebut dengan memilih data yang sesuai kemudian
menekan tombol “ubah”. Setelah mengisi perubahan data, pustakawan menekan
tombol “submit” untuk memasukkannya ke dalam basisdata. Jika perubahan data
3.2.3. Penghapusan Data Anggota
Jika pencarian telah dilakukan dan record telah ditemukan, pustakawan
dapat menghapus data tersebut dengan memilih data yang sesuai kemudian
menekan tombol “hapus”. Jika berhasil, maka akan muncul pesan “Data berhasil
dihapus!”
3.3. Sirkulasi
Menu ini digunakan untuk melakukan administrasi koleksi berupa sirkulasi.
Fungsi yang tersedia pada bagian ini adalah peminjaman, pengembalian dan
3.3.1. Peminjaman
Untuk peminjaman, pustakawan terlebih dahulu meletakkan kursor pada
field id- judul kemudian men-scan barcode koleksi agar nomor barcode dapat
muncul dilayar. Setelah itu, pustakawan men-scan kartu anggota pada field
id-anggota.
Lama peminjaman secara default diatur dalam menu administrasi, namun
bisa diubah sesuai kebutuhan. Besarnya denda pun bisa dirubah sesuai
kebijakan perpustakaan. Setelah semua data terisi, pustakawan menekan tombol
“pinjam”.
Jika pada saat yang sama, anggota meminjam beberapa buku maka
untuk buku selanjutnya pustakawan langsung menghapus isian pada id-judul dan
kemudian men-scan barcode koleksi yang lain. Barulah pustakawan menekan
tombol “pinjam”. Untuk menghapus isian yang ada dapat menekan tombol
3.3.2. Pengembalian
Untuk pengembalian, pustakawan dapat melakukannya dengan 2 cara
yaitu melalui id-anggota dan id-koleksi. Jika pengembalian melalui id-anggota,
pustakawan men-scan kartu anggota dan sistem akan menampilkan profil
anggota beserta daftar pinjamannya. Pustakawan kemudian memilih buku yang
ingin dikembalikan lalu menekan tombol “kembali”. Sedangkan jika
pengembalian melalui id-judul, pustakawan men-scan barcode koleksi dan
sistem akan menampilkan profil anggota yang meminjam koleksi tersebut.
Pustakawan dapat langsung menekan tombol “kembali”. Jika mengalami
keterlambatan, sistem akan memberitahu besarnya dana keterlambatan yang
harus dibayar kemudian pustakawan memilih dari denda tersebut langsung
dibayar oleh anggota atau menunda pembayaran tersebut. Untuk membayar
denda yang tertunda, pustakawan dapat melakukannya dengan memasukkan
besarnya denda yang dibayarkan kemudian menekan tombol “bayar”.
Untuk perpanjangan, langkah yang harus dilakukan sama halnya dengan
proses pengembalian. Pustakawan kemudian menekan tombol “perpanjang”
untuk melakukan perpanjangan koleksi. Jika mengalami keterlambatan, sistem
akan memberitahu besarnya dana keterlambatan yang harus dibayar kemudian
pustakawan memilih dari denda tersebut langsung dibayar oleh anggota atau
menunda pembayaran tersebut. Jika koleksi yang akan diperpanjang telah
dipesan oleh orang lain, maka proses perpanjangan koleksi tidak akan bisa
3.3.3. Pemesanan
Untuk pemesanan, pustakawan memasukkan data no panggil koleksi dan
id anggota.
Ketika memasukkan data tersebut maka sistem akan menampilkan profil
koleksi dan anggota. Setelah data tersebut valid, lalu pustakawan menekan
3.4. Pemasukan Data Hari Libur
Menu ini digunakan untuk memasukkan data hari libur. Data ini akan
digunakan sistem untuk menghitung jumlah denda jika terjadi keterlambatan.
3.5. Laporan
Laporan dibagi menjadi 2 yaitu laporan umum dan laporan peminjaman.
Laporan umum digunakan untuk men- generate laporan-laporan yang digunakan
oleh bagian sirkulasi. Adapun laporan-laporan yang tersedia adalah data koleksi
hilang, data anggota, data denda, data anggota yang telah bebas pinjam.
Pustakawan dapat menggunakannya dalam menu laporan dengan memilih jenis
Sedangkan laporan peminjaman digunakan untuk men-generate laporan
peminjaman dalam bentuk grafis. Adapun laporan peminjaman yang tersedia
dikategorikan berdasarkan umum, kelas koleksi, tipe anggota. Pustakawan dapat
menggunakannya dalam menu laporan chart peminjaman dengan memilih
3.6. Perubahan Password
Fasilitas ini digunakan dengan menekan
tombol “Profil Pengguna” pada menu.
Halaman ini digunakan untuk merubah
password dari pengguna sistem.
Pustakawan dapat merubah
passwordnya dengan mengetikkan
password yang lama dan kemudian
mengetikkan password yang baru.
4. PENUTUP
Demikian laporan ringkas dari pelaksanaan pelatihan non-degree dalam
negeri yang diselenggarakan di Perpustakaan UI, yang diselenggarakan di
Kampus UI Depok mulai tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005. Dengan
adanya pelatihan semacam ini penulis dapat langsung mempelajari dari dekat
manajemen Perpustakaan UI pada umumnya dan Automasi Sirkulasi UI secara
spesifik. Sehingga ilmu dan pengalaman ini dapat nantinya diaplikasikan bagi
Perpustakaan USU.
5. KESIMPULAN
Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat dapat
dimanfaatkan untuk mengembangkan manajemen perpustakaan, khususnya
automasi sirkulasi sehingga dapat memperlancar mekanisme proses
pengelolaan perpustakaan, guna terwujudnya pelayanan maksimal bagi
pengguna.
Layanan Sirkulasi merupakan unit penting dalam kegiatan layanan
Perpustakaan. Aktifitas kegiatan pada layanan ini bersifat rutin, dan
membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan
layanan. Hal ini terlihat pada kegiatan transaksi peminjaman dan pengembalian
dari manual ke sistem automasi, sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lebih
singkat per transaksi.
Penyediaan hardware dan software merupakan syarat mutlak dalam
memajukan perpustakaan. Pembangunan sistem operasional perpustakaan
dengan TIK yang baik harus direalisasikan dengan membuat modul-modul kerja
yang saling integrated system, dengan menggunakan program database
standar, dan mudah diimplementasikan secara bersama oleh tim kerja pada
manajemen TI.
Perpustakaan UI dalam hal ini bisa menjadi contoh dalam hal
implementasi dan realisasi pengelolaan sistem berbasis TI.
Daftar Pustaka
1. http://www.lib.ui.ac.id
