TATA TUGAS SEKSI KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN
UMUM PEMERITAHAN KOTA MEDAN
Diajukan sebagai salah satu persyaratan
dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md)
KERTAS KARYA
Oleh:
TUTY MARIA NATALIA BR SIMAMORA
NIM : 112201066
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat
dan kasih karunianya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan judul:
“Tata Tugas Seksi Koleksi Pada Perpustakaan Umum Kota Medan”, yang merupakan
salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi DIII Ilmu
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari seluruhnya bahwa isi kertas karya ini masih jauh dari
sempurna karena berbagai keterbatasan yang dihadapi penulis. Namun demikian
selama proses menyusun kertas karya ini, penulis telah banyak menerima sumbangan
moril dan material dari berbagai pihak. Penulis berharap semoga kertas karya ini
bermanfaat bagi kita semua. Teristimewa pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan
terima kasih dengan rasa hormat setinggi – tingginya atas segala dukungan, jerih
payah dan doa restu kedua orang tua yang Penulis sayangi, Bapakku Parningotan
Simamora M. Si dan Mamaku Bertha Purba atas doa dan dukungan yang begitu besar
kepada penulis. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mendapat banyak
bimbingan, dorongan serta bantuan dari berbagai pihak, baik berupa moril maupun
material.
Sehubungan dengan penulisan dan penyelesaian kertas karya ini, penulis
mengucapkan terimakasih kepada:
1. IBU Dra Zaslina Zainuddin M.Pd, selaku Ketua Jurusan DIII Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan selaku dosen pembimbing yang telah petunjuk dan bimbingan
kepada Penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.
2. IBU Himma Dewiyana M.Pd, selaku dosen pembaca kertas karya ini serta dosen
3. Seluruh staf pengajar beserta staf Administrasi Program Studi D-III Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis
selama masa perkuliahan
4. Bapak Drs Januari Pane selaku Kepala Perpustakaan Pemerintahan Kota Medan
yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi
5. Ibu Dra Rohani selaku Kepala Seksi Koleksi Perpustakaan Pemerintahan Kota
Medan dan mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat selesai.
5. Buat abang, kakak iparku Briptu Lambas Bintang M. Simamora/Chenny br Manik
Amd, dan keponakan ku Hizkia P. Kesya br Simamora, Salomo T. Giraldi
Simamora dan Widya N. Lani br Simamora yang telah memberikan keceriaan
untuk penulis sekaligus juga buat adikku Yosua Bresman Simamora dan Elysabeth
Nahomi br Simamora yang tidak pernah lupa untuk memberi semangat kepada
penulis didalam penyelesaian kertas karya ini.
6. Buat keluarga besarku Op Maripin Simamora (+)/br Purba (+) yang telah
memberikan semangat kepada penulis.
7. Spesial buat kekasih tersayang Gurnala Clinton Pakpahan yang senantiasa
mendampingi pada saat susah dan senang, sebagai bagian dalam penuangan
pikiran untuk kertas karya ini serta sebagai motivator semangat.
8. Seluruh teman-teman khususnya angkatan 2011 D-III Perpustakaan yang tidak
bisa penulis sebutkan satu-persatu. Terima kasih atas doa, tawa dan keceriaan
serta tangisan yang telah kalian berikan untukku selama tiga tahun ini, semoga
kenangan indah akan abadi selamanya.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini memiliki banyak kekurangan baik
dari segi isi, bahasa, maupun penulisanya. Maka dari itu penulis mengharapkan
tanggapan, kritikan dan saran yang bersifat membantu demi kesempurnaan kertas
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi
kita semua.
Medan, 17 Juli 2014
Penulis
Tuty Maria Natalia Br Simamora
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR …...………. i
DAFTAR ISI …...……...……….….. iv
DAFTAR GAMBAR ……….. viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penulisan …………...……… 1
1.2. Tujuan Penulisan …..………...………..……….… 2
1.3. Manfaat Penulisan ………...………...………...….. 2
1.4. Ruang Lingkup ………...……… 2
1.5. Metode Pengumpulan Data ………. 3
BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1 Perpustakaan Umum 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum ………..………... 4
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum ………..……...……...…... 5
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum ………...……...………... 6
2.1.4 Ciri-ciri Perpustakaan Umum ……....………...…………...…. 7
2.2 Koleksi Perpustakaan Umum 2.2.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan Umum ………..………... 7
2.2.2 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan Umum ………..….... 9
2.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum ....………..…...……….….… 12
2.3.1 Pembagian Seksi-Seksi dan Tugas Seksi-Seksi pada Perpustakaan Umum ……….……….………….……... 13
2.4 Sistem Layanan pada Perpustakaan Umum ………..…… 14
2.4.2 Close Access ………..…..…...…….………...…….. 17
2.5 Jenis-Jenis Layanan pada Perpustakaan Umum………..………... 19
BAB III TATA TUGAS SEKSI KOLEKSI PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
3.1 Sejarah Perpustakaan Umum Kota Medan …………..….…………... 21
3.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Umum Kota Medan
3.2.1 Tujuan Perpustakaan Umum Kota Medan ………..….………. 22
3.2.2 Fungsi Perpustakaan Umum Kota Medan ………..…….. 22
3.3 Visi dan Misi Perpustakaan Umum Kota Medan
3.3.1 Visi Perpustakaan Umum Kota Medan ………...…. 23
3.3.2 Misi Perpustakaan Umum Kota Medan ………...………..…... 23
3.4 Sarana dan Prasarana Perpustakaan Umum Kota Medan
3.4.1 Sarana Perpustakaan Umum Kota Medan ……… 23
3.4.2 Prasarana Perpustakaan Umum Kota Medan ...………...……. 24
3.5 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kota Medan ………....…….. 25
3.6 Jam Layanan Perpustakaan Umum Kota Medan….….…..…….….…… 27
3.7 Sistem Layanan Perpustakaan Umum Kota Medan ….…...……..…..… 28
3.8 Jenis Layanan Perpustakaan Umum Kota Medan …...…..………...… 29
3.9 Tata Tugas Seksi Koleksi pada Perpustakaan Umum Kota Medan
3.9.1 Pengadaan Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan …….. 29
3.9.2 Pengatalogan Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan ... 30
3.9.3 Perawatan Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan …...…. 31
3.10 Jenis-Jenis Koleksi dan Kendala-Kendala Seksi Perpustakaan Umum
Kota Medan
3.10.1 Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan …..… 32
Medan………... 33
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ………...………. 35
4.2. Saran..……….……….35
DAFTAR PUSTAKA …..……….37
LAMPIRAN 1
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan merupakan sarana tempat terletaknya berbagi informasi dalam
bentuk ilmu pengetahuan, rekseasi atau hiburan yang menjadi kebutuhan hakiki setiap
manusia. Perpustakan biasanya di operasikan atau di biayai oleh sebuah institusi kota
maupun swasta, perpustakaan umum contohnya. Perpustakaan Umum serta segala
yang berperan dalam pelayanan penggunanya, selalu menarik untuk diteliti. Contoh:
Perpustakaan Umum Kota Medan yang memiliki seksi-seksi untuk melaksanakan
tugas pelayanan terhadap penggunanya, adapun beberapa seksi-seksi tersebut adalah:
Seksi Koleksi, Seksi Pembinaan, Seksi Pelayanan dan Tata Usaha. Seksi-seksi ini
memang telah diisi pustakawan yang ditugaskan sebagai kepala seksi dan anggota
seksi untuk melaksanakan tugas yang telah diwajibkan kepala perpustakaan.
Setiap seksi tersebut berada dalam garis komando pemimpin atau kepala
perpustakaan, akan tetapi dalam pelaksanaan tugas setiap seksi dalam perpustakaan
tersebut tidak selalu berjalan mulus, selalu ada kendala-kendala yang dialami
pustakawan dalam pelaksanaan tugasnya.
Seksi-seksi dalam Perpustakaan Umum Kota Medan memang semuanya menjadi
seksi yang vital dalam berjalannya proses pelayanan perpustakaan. Jika satu saja dari
seksi tersebut tidak melaksanakan tugasnya maka proses pelayanan perpustakaan
tidak berjalan sempurna atau bagaimana seharusnya. Akan tetapi pendapat penulis
bahwa seksi koleksi memiliki hal yang menarik untuk diketahui tugasnya dan apa
saja permasalahan yang dihadapi pustawakan dalam melaksanakan tugasnya.
Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik mengangkat judul “Tata Tugas Seksi
1.2 Tujuan Penulisan Tujuan Penulisan adalah
1. Mengetahui tata tugas seksi koleksi pada Perpustakaan Umum Kota Medan.
2. Mengetahui kendala-kendala dalam penerapan teknologi media di
perpustakaan umum kota Medan.
1.3 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penulisan kertas karya ini adalah :
1. Bagi penulis
a. Memahami tugas-tugas yang dilakukan seksi koleksi pada Perpustakaan
Umum Kota Medan.
b. Menambah wawasan dan pengalaman tentang dunia kerja yang akan
penulis hadapi di masa yang akan datang.
c. Sebagai persyaratan dalam mencapai gelar ahli madya sekaligus telah
menyelesaikan pendidikan di ”Universitas Sumatera Utara” Medan.
2. Bagi pembaca
a. Memahami pengertian koleksi.
b. Memahami tugas-tugas yang di lakukan seksi koleksi pada Perpustakaan
Umum Kota Medan.
1.4 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul yang telah dipilih oleh penulis denganrumusan
masalahdidalamnya yang menjadi batasan ruang lingkup penulisan kertas karya
ini adalah observasi di Perpustakaan Umum Kota Medan yang berhubungan
kendala-kendala dalam tata tugas seksi koleksi pada Perpustakaan Umum Kota
Medan.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Mengumpulkan bahan literature dengan mempelajari buku-buku bacaan,
diktat, bahan kuliah dan tulisan ilmiah lainnya yang relevan dengan judul
kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penulis langsung melakukan peninjauan dan pengamatan di Perpustakaan
Umum Kota Medan untuk memperoleh data yang berkaitan dengan Tata
Tugas Seksi Koleksi Pada Perpustakaan Umum Kota Medan. Penulis
mengadakan wawancara langsung kepada pustakawan yang bersangkutan
BAB II
TINJAUAN BAHAN PUSTAKA
2.1Perpustakaan Umum
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum biasanya berasal dari masyarakat dan kembali ke
masyarakat dalam bentuk informasi dan ilmu pengetahuan, seperti yang diungkapkan
oleh Sulistyo-Basuki (1992; 4) perpustakaan umum adalah: “Perpustakaan yang
didanai dari sumber yang berasal dari masyarakat seperti pajak dan retribusi, yang
kemudian dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan”.
Pengertian perpustakaan umum menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000; 3) adalah:
“Perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda kenggotaan dari perpustakaan tersebut”.
Pengertian perpustakaan umum menurut Hermawan dan Zen (2006; 30) adalah: “Perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya”.
Dalam Public Library Manifesto yang dikeluarkan oleh Unesco tahun 1950
antara lain dinyatakan bahwa:
“Public Library should provide services and resources and is the gateway of knowledge for everyone, especially those who are marginalized. Public libraries are available for the general public, by the public and to be enjoyed by the general public ”.
Seperti yang terungkap pada Undang-Undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun
1. Perpustakaan umum diselenggarakan oleh Pemerintah, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota, kecamatan, dan desa, serta dapat diselenggarakan oleh masyarakat.
2. Pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota
menyelenggarakan perpustakaan umum daerah yang koleksinya mendukung pelestarian hasil budaya daerah masing-masing dan memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat.
3. Perpustakaan umum yang diselenggarakan oleh Pemerintah,
pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota, kecamatan, dan desa/kelurahan mengembangkan sistem layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
4. Masyarakat dapat menyelenggarakan perpustakaan umum untuk
memfasilitasi terwujudnya masyarakat pembelajar sepanjang hayat.
5. Pemerintah, pemerintah provinsi, dan/atau kabupaten/kota
melaksanakan layanan perpustakaan keliling bagi daerah yang belum terjangkau oleh layanan perpustakaan menetap.
Sjahrial - Pamuntjak (2000; 30) menyatakan bahwa:
“Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat mempergunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama”.
Pendapat tersebut menunjukkan bahwa perpustakaan umum merupakan
wadah pengetahuan yang mendukung kepentingan masyarakat umum sebagai pusat
informasi.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Umum
Buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992; 6) , ada tiga
jenis tujuan perpustakaan umum sebagai berikut:
1. Tujuan Umum
jangkauan layanan, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.
2. Tujuan Fungsional
Tujuan fungsional dan tujuan khusus Perpustakaan Umum adalah :
1. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca, serta
mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan.
2. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta
memanfaatkan informasi
3. Mendidik masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan
memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna; 4. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri
5. Memupuk minat dan bakat masyarakat
6. Menumbuhkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah
yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat
7. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional yang
menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
3. Tujuan Operasional
Tujuan Operasional Perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta caramencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaluasi keberhasilannya.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Umum
Ada banyak fungsi yang dapat kita temukan dalam Perpustakaan umum,
diantaranya:
1. Merupakan sumber segala informasi,
2. Merupakan fasilitas pendidikan nonformal, khususnya bagi anggota masyarakat yang tidak sempat mendapatkan kesempatan pendidikan formal,
3. Sarana atau tempat pengembangan seni budaya bangsa, melalui buku atau
majalah,
4. Karena keragaman bahan bacaan yang disimpannya, perpustakaan sekaligus
memberikan hiburan bagi pembacanya, dan
5. Merupakan penunjang yang penting artinya bagi suatu riset ilmiah, sebagai
2.1.4 Ciri Perpustakaan Umum
Menurut Sulistyo-Basuki (1991; 46), Perpustakaan Umum memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Dikelola oleh pemerintah daerah kabupaten/kota, kecamatan, desa dan
kelurahan, atau oleh masyarakat atas prakarsa dan keinginan masyarakat setempat (swakarsa),
2. Dengan dukungan dana sendiri (swadana), dan dikelola (swakelola)
oleh masyarakat yang bersangkutan,
3. Koleksinya bersifat umum meliputi seluruh jenis dan cabang Ilmu
pengetahuan dalam sistem DDC antara kelompok 000 999,
4. Pemakainya seluruh lapisan masyarakat, tanpa membedakan latar belakang
pendidikan, usia, agama, etnis, jenis kelamin, strata sosial, ekonomi dan budaya, bahkan pemakainya terutama ditujukan untuk masyarakat yang kurang beruntung ditinjau dari segi ekonomi termasuk para penyandang cacat (disabilities).
2.2Koleksi Perpustakaan Umum
2.2.1 Pengertian Koleksi Perpustakaan Umum
Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam mendirikan
suatu perpustakaan. Dengan adanya paradigma baru dapat disimpulkan bahwa, salah
satu kriteria dalam penilaian layanan perpustakaan melalui kualitas koleksinya.
Dalam buku Pedoman Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literature (1998;
2): ”Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah,
dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan
pengguna akan informasi”.
Sedangkan menurut Ade Kohar (2003; 6): “Koleksi perpustakaan adalah yang
mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan adalah
semua bahan pustaka yang ada sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika dan dapat
digunakan oleh para pengguna perpustakaan tersebut.
Perpustakaan umum adalah perpustakaan dengan variasi penggunanya yang
paling beragam jika dibandingkan dengan jenis perpustakaan lain pada umumnya.
Hal ini tentunya berimplikasi terhadap cakupan keberagaman koleksi yang
dimilikinya.
Sutarno (2006; 37) menyatakan bahwa :
“Perpustakaan umum sering diibaratkan sebagai universitas rakyat,
karena perpustakaan umum menyediakan semua jenis koleksi bahan
pustaka dari berbagai disiplin ilmu, dan penggunaannya oleh seluruh
lapisan masyarakat, tanpa terkecuali”.
Sedangkan dalam Standard Nasional Indonesia (SNI 7495): Perpustakaan
Umum Kabupaten/Kota (2009; 3) diperinci hal-hal yang terkait dengan koleksi
perpustakaan umum sebagai berikut :
1. Koleksi perpustakaan dikembangkan untuk menunjang visi dan
misi, tugas pokok dan fungsi, serta kebutuhan masyarakat.
2. Jenis koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi karya cetak, karya rekam dan bentuk lain yang mengakomodasikan semua kebutuhan masyarakat termasuk kebutuhan penyandang cacat.
3. Perpustakaan umum kabupaten/kota memiliki koleksi buku
sekurang kurangnya 5.000 eksemplar.
4. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi
muatan lokal.
5. Koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan masyarakat.
6. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2% dari jumlah
7. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun.
8. Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi sekurang-kurangnya
setiap3 tahun.
9. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 2 judul surat kabar
terbitan lokal/propinsi dan 2 judu l terbitan nasional.
10. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 5 judul majalah.
Dari uraian di atas, disimpulkan bahwa koleksi dari perpustakaan umum
sangat beragam, artinya dari berbagai jenis (buku maupun non buku), berbagai
disiplin ilmu (pengguna yang beragam) dan juga menyediakan koleksi bahan pustaka
terbitan lokal.
2.2.2 Jenis Koleksi Perpustakaan Umum
Menurut Yulia (1993; 3) ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu :
1. Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti :
A. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar dari Unesco tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
a. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah:
a. Rekaman suara
b. Gambar hidup dan rekaman video
Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya selid, transparansi, dan filmstrip).
d. Bahan Kartografi
Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.
3. Bentuk mikro
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan
mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreader.
Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran
film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm
x148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam
kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran sebesar mikrofis. 4. Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-ROM player, dan sebagainya.
Jenis koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka yang sesuai
dengan keperluan dan mampu dibaca atau didengar dan dimengerti oleh
masyarakat pengguna perpustakaan umum. Setiap bahan pustaka yang
ditempatkan diruang koleksi adalah bahan pustaka yang sudah siap untuk
Menurut Yusuf (1996; 75) berbagai jenis bahan pustaka yang terdapat di
perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
1. Buku teks atau monografi.
2. Buku fiksi.
3. Majalah.
4. Surat kabar.
5. Brosur atau pamflet.
6. Buku referensi.
7. Bahan grafis.
8. Bahan kartografi.
9. Bentuk komputer atau nonbuku.
Selain pendapat di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan
Perpustakaan Umum (2000; 19) diuraikan bahwa: “Koleksi perpustakaan umum
mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, dan surat kabar, bahan
pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan dan lain-lain”.
Dari dua pandangan tentang jenis koleksi perpustakaan umum di atas, dapat
dinyatakan bahwa koleksi perpustakaan umum adalah berupa buku teks, majalah,
surat kabar, bentuk digital dan lain-lain.
Jenis koleksi yang beragam pada suatu perpustakaan umum membutuhkan
penanganan yang baik, agar mampu memenuhi semua jenis koleksi yang dibutuhkan
2.3Struktur Organisasi Perpustakaan Umum
Teori tentang struktur organisasi dewasa ini oleh para peneliti dapat dijadikan
panduan dalam menyusun struktur organisasi perpustakaan secara baik, salah satunya
yang dikemukakan oleh T. Hani Handoko (2003; 169) bahwa :
“Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam satu organisasi”.
Berdasarkan pendapat di atas, diperoleh gambaran bahwa struktur organisasi
perpustakaan umum berguna untuk memperlihatkan pembagian kerja antara
pimpinan dan bawahan. Hal tersebut dapat dilihat dalam kerangka dan susunan
perwujudan pola hubungan-hubungan antara fungsi, bagian, kedudukan, wewenang
tugas, dan tanggung jawab setiap bagian.
Perpustakaan umum sebagai salah satu unit lembaga teknis daerah
kabupaten/kota, merupakan wadah penyedia sumber informasi pada satuan
kabupaten/kota. Struktur organisasi perpustakaan secara makro akan
menggambarkan kedudukan perpustakaan pada organisasi pemerintahan
kabupaten/kota, sehingga kegiatan kerja sebuah perpustakaan umum tidak diatur
semata-mata untuk kepentingan perpustakaan umum itu sendiri, namun juga untuk
mendukung rencana kerja lembaga induk dari perpustakaan umum.
Yusuf (1996; 37) menyatakan bahwa :
tata kerja perpustakaan umum ditetapkan bahwa, perpustakaan umum diselenggarakan Pemda Dati II dan kecamatan sebagai cabangnya”.
Struktur organisasi perpustakaan umum di Indonesia dapat dilihat pada
gambar berikut :
Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan Umum
Sumber : Yusuf (1996; 38)
Dari uraian dan skema di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi
perpustakaan secara luas membutuhkan wadah dan diorganisasikan secara baik agar
berjalan dengan teratur. Dengan demikian perpustakaan umum membentukstruktur
organisasi yang seimbang dan sesuai dengan perencanaan operasional kerja.
2.3.1 Pembagian Seksi dan Tugas Seksi-Seksi pada Perpustakaan Umum 1. Kepala Perpustakaan
Kepala Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksaan kebijakan daerah di bidang
pengelolaan perpustakaan daerah.
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
perlengkapan, urusan rumah tangga, protokol, perjalanan dinas dan ketatalaksanaan dinas.
3. Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan
Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan kebijakan dan petunjuk teknis di bidang akuisisi dan pengolahan data perpustakaan serta melaksanakan kegiatan akuisisi dan pengolahan bahan pustaka.
4. Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan
Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan, penyusunan kebijakan dan petunjuk teknis dibidang pelayanan perpustakaan, referensi, pembuatan katalog, perawatan dan pengamanan bahan pustaka serta menyelenggarakan pelayanan perpustakaan umum daerah.
5. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan
Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan kebijakan dan petunjuk teknis di bidang pengembangan perpustakaan dan pengembangan koleksi bahan pustaka.
6. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas dan tanggung jawab membantu sebagian tugas Kepala Kantor dalam melaksanakan kegiatan teknis sesuai dengan keahlian, ketrampilan dan spesialisasinya masing-masing dan bersifat mandiri berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang jabatan fungsional.
2.4Sistem Layanan Pada Perpustakaan Umum
Pemilihan sistem layanan perpustakaan perlu memperhitungkan dan
mempertimbangkan beberapa hal sebelum menerapkan sistem tersebut karena sangat
berpengaruh terhadap mekanisme kerja perpustakaan. Menurut Darmono (2001; 137)
ada 5 (lima) pertimbangan dalam menentukan sistem layanan yang akan digunakan,
yaitu :
1. Pertimbangan tingkat keselamatan koleksi perpustakaan.
2. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan dari koleksi. Untuk koleksi pandang dengar dan bentuk mikro pada umumnya layanan yang diberikan bersifat tertutup.
4. Luas gedung perpustakaan. Pada umumnya perpustakaan yang sangat menempati gedung sangat luas dengan tenaga pengelola yang relatif terbatas cenderung menggunakan sistem terbuka dan sebaliknya.
5. Rasio antara jam layanan dengan jumlah staf perpustakaan. Setiap sistem layanan memiliki beberapa kelebihan tetapi juga memiliki kekurangan.
Berdasarkan uraian di atas, sistem pada perpustakaan ditentukan berdasarkan
pertimbangan yang matang pada aspek : koleksi, keselamatan koleksi, ketenaga
kerjaan, jam layanan. Setelah mempertimbangkan aspek tersebut barulah sistem
dapat di tentukan
2.4.1 Open Access
Perpustakaan umum identik dengan jumlah pengguna yang banyak dan
beragam.Untuk mendukung kegiatan kerja, dibutuhkan sistem layanan yangsesuai
dengan keadaan tersebut.
Menurut Darmono (2001; 139) yang menyatakan bahwa pengertian sistem
layanan terbuka adalah : “Sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara
langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang
dikehendakinya dari jajaran koleksi perpustakaan”.
Pendapat lain tentang sistem layanan terbuka dikemukakan oleh Sutarno
(2004; 114) bahwa yang dimaksud dengan sistem layanan terbuka adalah :
“Perpustakaan membuka kesempatan seluas-luasnya secara bebas dan tertib bagi
pengunjung dengan menyediakan sarana temu kembali berbentuk kartu katalog atau
pun akses lainnya”.
Dari kedua pengertian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem layanan
terbuka adalah sistem layanan yang memberikan kesempatan “sebesar-besarnya dan
sebebas-bebasnya” kepada pengguna untuk mencari kebutuhan informasi yang
diinginkan pada jajaran koleksi dengan bantuan perangkat perpustakaan
Banyak perpustakaan menggunakan jenis sistem layanan ini pada
perpustakaan, sebab sistem ini lebih mengutamakan pengguna perpustakaan atau
berorientasi pengguna dan petugas layanan perpustakaan umum relatif tidak terlalu
sibuk, sebab pemakai dapat mencari dan bebas memilih buku/bahan pustaka. Hal ini
sesuai dengan pendapat Sutarno (2004; 114) yang menyatakan bahwa : “Untuk
perpustakaan umum yang memiliki jumlah koleksi yang cukup banyak serta pemakai
perpustakaan yang bervariasi dapat menggunakan sistem layanan terbuka”.
Untuk melaksanakan pelayanan dengan sistem terbuka Sutarno (2004; 114)
menyatakan bahwa :
“Ada beberapa hal yang patut diperhatikan bagi pengguna sistem layanan terbuka yang dapat mengurangi nilai keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan: Sistem keamanan perpustakaan karena kemungkinan buku hilang lebih banyak dan pengawasan sedikit lebih sulit. Selain itu, suasana tenang menjadi agak terganggu serta petugas layanan yang harus lebih sering memperhatikan susunan buku-buku di rak”.
Sedangkan menurut Larasati (1994; 91) jenis sistem pelayanan terbuka lebih
menguntungkan karena :
1. Peminjam mempunyai kesempatan untuk menjajaki sepintas isi buku, apakah sungguh buku itu yang dikehendakinya.
2. Peminjam dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab agar ikut menjaga terpeliharanya buku perpustakaan.
3. Peminjam dapat belajar menggunakan kartu katalog dan mencari sendiri di rak mana buku yang ditunjuk oleh kartu katalog.
4. Dengan kebebasan tersebut pengguna menjadi puas dan karenanya
kebiasaan mengunjungi perpustakan, kesenangan membaca buku akan terbina.
Selain pendapat di atas, Darmono (2001; 139) menyatakan bahwa: “Terdapat
keuntungan dan kelemahan dalam penerapan jenis sistem pelayanan terbuka pada
Keuntungan sistem layanan terbuka :
1. Pemakai dapat mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendakinya dari jajaran koleksi.
2. Pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tnggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3. Pemakai akan merasa puas karena ada kemungkinan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga pustakawan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan, sehingga bisa diberi tanggung jawab di bagian lain.
Kelemahan sistem layanan terbuka :
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak menjadi kacau, ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah di cabut dari jajaran rak tidak dikembalikan kembali secara tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar mobilitas pengguna lebih lancar.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai ekses seperti peningkatan tingkat kehilangan dan kerusakan.
Uraian di atas, mengemukakan bahwa sistem layanan terbuka memberikan
kontribusi yang cukup besar dalam meminimalisasi tenaga dan jumlah pustakawan
yang terlibat langsung dalam temu balik sumber informasi dan sesuai dengan
keinginan pengguna perpustakaan (user oriented).
2.4.2 Close Access
Selain sistem layanan terbuka, sistem layanan tertutup juga masih sering
digunakan, terutama bagi perpustakaan yang memiliki kendala dalam hal jumlah
tenaga perpustakaan, jumlah koleksi yang sedikit, dan ruangan yang tidak
Menurut Darmono (2001; 139) pengertian sistem pelayanan tertutup adalah:
“Sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan
mengambil sendiri bahan pustaka di perpustakaan”.
Keuntungan dan kelemahan dalam penerapan jenis sistem pelayanan tertutup
pada perpustakaan, yakni :
Keuntungan sistem layanan tertutup :
1. Jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas pustakawan yang boleh masuk ke jajaran koleksi.
2. Kemungkinan terjadinya kehilangan atau robek bahan pustaka dapat ditekan karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung ke jajaran koleksi.
3. Ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena mobilitas di daerah koleksi tidak padat.
4. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
Kelemahan sistem layanan tertutup :
1. Dalam menemukan bahan pustaka, pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku, dan jumlah halaman.
2. Judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga bisa saja judul yang sudah dipilih tetapi ternyata bukan buku tersebut yang diinginkan oleh pengguna perpustakaan.
3. Pemakai tidak mungkin melakukan browsing di jajaran rak sehingga pamakai tidak mungkin menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang diperlukannya.
Dari uraian di atas, penerapan jenis sistem layanan tertutup berguna sebagai langkah antisipatif dalam menekan angka tingkat kehilangan bahan pustaka dan secara umum koleksi lebih terjaga. Selain memiliki keuntungan penerapan sistem layanan tertutup juga memiliki kekurangan dalam hal kepuasan pengguna perpustakaan.
2.5 Jenis Layanan pada Perpustakaan Umum
Jenis-Jenis layanan pada Perpustakaan Umum, antara lain:
1. Sirkulasi
2. Internet access
3. Reader Advisitory
4. Layanan Referensi
5. Layanan anak-anak dan remaja
6. Meeting room
7. Mobile Library
8. TBM (Taman Bacaan Masyarakat)
Berikut adalah penjelasannya :
1. Sirkulasi merupakan layanan utama yang dimiliki oleh hampir seluruh
perpustakaan tujuannya adalah untuk menyediakan koleksi yang up to date
untuk dipinjamkan ke pengguna. Pada perpustakaan umum, koleksi yang banyak
di pinjam antara lain: fiksi (novel) populer / booming. Sirkulasi juga bisa
bentuk peminjaman buku, CD, dan DVD.
2. Internet access adalah layanan internet WIFI gratis yang diberikan perpustakaan
kepada para pengguna demi kepuasan pelayanan dan memudahkan para
pengguna untuk mendapatkan informasi selain dari perpustakaan.
3. Readers advisory merupakan rekomendasi atau saran yang diberikan kepada
pengguna terhadap koleksi yang ingin mereka baca, baik pada koleksi fiksi dan
4. Layanan Referensi lebih fokus pada layanan konsultasi karena koleksi yang ada
diruangan referensi tidak bisa dipinjam .
5. Layanan anak-anak dan remaja sengaja diciptakan untuk memberi kenyamanan
bagi pengguna perpustakaan umum khususnya anak-anak. Karena dengan
berbeda nuansa dan layout ruangan sehingga pengguna merasa betah
berlama-lama diperpustakaan.
6. Meeting Room adalah ruang pertemuan yang digunakan bagi para pengguna
berkumpul baik itu dalam satu komunitas atau bukan.
7. Mobil Library (perpustakaan keliling) adalah salah satu bentuk layanan
perpustakaan yang sangat kreatif. Karena masyarakat tidak perlu jauh-jauh
untuk berkunjung ke perpustakaan bagi daerah tempat tinggalnya sangat susah
menjangkau ke perpustakaan. Dengan adanya Mobil Library ini membantu
masyarakat untuk mencukupi informasi yang dibutuhkan masyarakat.
8. TBM adalah Taman Bacaan Masyarakat yang fungsinya juga sama-sama
BAB III
TATA TUGAS SEKSI KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN
UMUM KOTA MEDAN
3.1Sejarah Perpustakaan Pemerintah Kota Medan
Perpustakaan Kota Medan, berdiri tahun 1972 sesuai dengan Surat Keputusan
Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27
Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan
dengan tujuan dan fungsi sebagai berikut :
a. Mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Daerah Kotamadya Medan
b. Tujuan dan fungsi Pusat Perpustakaan Umum tersebut adalah
1. Menghimpun bahan-bahan dokumentasi daerah, terutama bahan-bahan
yang dianggap perlu diketahui masyarakat luas, berupa karya-karya tertulis
sehingga dapat dimanfaatkan bagi pembangunan daerah Kotamdya Medan
dalam segala bidang, seperti hasil-hasil seminar, simposium,
musda,keputusan-keputusan/ peraturan pemerintah daerah, pidato-pidato
dalam upacara resmi, dan lain sebagainya.
2. Memberikan pelayanan berupa penyediaan bahan-bahan pendidikan dan
bahan lainnya sehingga bermanfaat bagi pembinaan mental spritual dan
pembinaan kewarganegaraan atas landasan dasar negara Pancasila.
3. Memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, pelajar, mahasiswa
dalam memenuhi kebutuhan akan sumber-sumber ilmiah dan untuk
mengetahui kesulitan sumber pelajaran sesuai dengan kurikulum Sekolah
Dasar sampai Perguruan Tinggi, dalam rangka meningkatkan mutu
4. Menyediakan tempat, dimana semua lapisan masyarakat dapat mengikuti
perkembangan negara dan dunia dalam segala bidang, dari koran-koran,
majalah-majalah dan brosur-brosur, dan menyediakan bacaan hiburan yang
bernilai paedagogis, sehingga bermanfaat bagi perkembangan jiwa
anak-anak dan generasi yang akan datang.
5. Membimbing, mengawasi serta mengkoordinir perpustakaan-perpustakaan
umum yang diadakan diberbagai pelosok dalam wilayah kotamadya Medan
3.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Pemerintahan Kota Medan
Sesuai dengan Peraturan Walikota Medan No.49 Tahun 2012 tentang Rincian
Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perputakaan Kota Medan.
3.2.1 Tugas Pokok:
Tugas Pokok Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan adalah
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan
daerah di bidang Perpustakaan.
3.2.2 Fungsi:
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan.
b. Pemberian dukungan atas penyelanggaraan pemerintahan daerah di
bidang perpustakaan.
c. Pembinaan dan Pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan
3.3 Visi dan Misi Perpustakaan Pemerintahan Kota Medan
3.3.1 Visi
Mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk
masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta buku.
3.3.2 Misi
a. Meningkatkan kuliatas dan kuantitas Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan
Khusus dan Perpustakaan Masyarakat
b. Mewujudkan masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku
c. Meningkatkan partisipasi masyarakat terhadap keberadaan Perpustakaan.
3.4 Sarana dan Prasarana Perpustakaan Pemerintahan Kota Medan 3.4.1 Sarana Perpustakaan Pemerintahan Kota Medan
Pengertian sarana dan prasarana dalam perpustakaan adalah Sarana
merupakan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk
mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses pelayanan dan prasarana
sendiri mempunyai pengertian segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselengaranya pelayanan.
Dalam pelayanannya Perpustakaan Umum Kota Medan memiliki
sarana dan prasarana sebagai penunjang kualitas pelayanan terhadap pengguna
perpustakaan tersebut, adapun sarana dan prasarananya yaitu sebagai berikut:
Tabel 1: Daftar Sarana pada Perpustakaan Umum Kota Medan
NO SARANA JUMLAH SATUAN
1 Rak Buku 58 Buah
3 Meja Kaca 4 Buah
4 Meja Kayu Besar 9 Buah
5 Kursi 86 Buah
6 Komputer Pengguna 12 Unit
7 Komputer Katalog 2 Unit
8 Komputer Sirkulasi 2 Unit
9 Komputer Simulasi 7 Unit
10 Pendingin Ruangan 7 Unit
11 CCTV 8 Unit
12 Monitor CCTV 2 Unit
13 Loker Penitipan Tas 2 Buah
Sumber : Perpustakaan Pemko Medan
3.4.2 Prasarana Perpustakaan Umum Kota Medan
a. Bangunan Perpustakaan
Berdasarkan hasil observasi penulis pada staf pustakawan Perpustakaan
Umum Kota Medan bahwa luas bangunan total dari Kantor Perpustakaan Umum
Kota Medan adalah seluas 450 m², yang terdiri dari ruang kepala dan staf
3.5 Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kota Medan
Gambar 2: Struktur organisasi Perpustakaan Umum Kota Medan
Dari struktur diatas terlihat jelas bahwa kepala perpustakaan membawahi
segala operasional yang dilakukan oleh tata usaha, seksi pelayanan, seksi koleksi dan
seksi pembinaan. Tenaga perpustakaan yang dimiliki oleh Perpustakaan Umum Kota
Medan berkisar Sembilan belas orang. Perpustakaan dipimpin dan dijalankan oleh
kepala perpustakaan dan dibantu oleh 4 (empat) divisi yang masing-masing memiliki
kepala seksi dan anggota dan 4 (empat) divisi tersebut adalah :
a.Tata Usaha
b.Pelayanan
c.Koleksi
Tabel : Daftar pegawai Perpustakaan Umum Kota Medan
NO Nama Pendidikan Jabatan
1 Januari Pane S1 Administrasi Pemerintah Kepala Perpustakaan
2 Taufik Lubis S1 Manajemen Kepala Tata Usaha
3 Nurhayati D3 Hukum Kepala Seksi Pelayanan
4 Rohani Lubis S1 IAIN Kepala Seksi Koleksi
5 Sarah Emma Bangun S1 Hukum Perdata Kepala Seksi Pembinaan
6 Huller Sinaga S1 Ilmu Hukum Staff Seksi Pelayanan
7 Habibah Lubis D3 Ilmu Perpustakaan Staff Seksi Pelayanan
8 Tuti Jusmaini SLTA IPS Staff Seksi Pelayanan
9 Chairil Ansari S1 Ilmu Perpustakaan Staff Seksi Koleksi
10 Heddiana Hutagaol SMEA Tata Buku Staff Seksi Koleksi
11 Novita Lubis S1 Ilmu Perpustakaan Staff Seksi Koleksi
12 Elfrida Sijabat S1 Ilmu Perpustakaan Staff Seksi Pembinaan
13 Thamrin Siregar STM Mesin Staff Seksi Pembinaan
14 Netti SMA Biologi Staff Seksi Pembinaan
15 Mutia Syahputri S1 Ilmu Administrasi Negara Staff Tata Usaha
16 Syahfrida Hasibuan S1 Manajemen Staff Tata Usaha
18 Rehulina Girsang D3 Keungan dan Perbankan Staff Tata Usaha
19 Maskot Siregar SMA Staff Tata Usaha
20 M. YUSUF SD Pegawai Jaga Malam
21 Juliansyah SMA Pegawai Kebersihan
22 Miftah Khulzannah D-3 Ilmu Perpustakaan Tenaga Teknis
23 Chairunisa Barus SMA IPA Tenaga Teknis
24 Faisal Murshadi S1 Komputer Tenaga Teknis
25 Anna Rumandang S1 Hukum Tenaga Teknis
26 Rina Adriana S1 Pendidikan Islam Tenaga Teknis
27 Mhd Husni SMA IPS0 Tenaga Teknis
28 Susianti S2 Ekonomi Islam Tenaga Teknis
29 Selfi Dameyanti S1 Pendidikan Tenaga Teknis
30 Yenni S1 Pendidikan Islam Tenaga Teknis
31 Ima Hasnah S1 Ilmu Administrasi Negara Tenaga Teknis
Sumber : Perpustakaan Pemko Medan
3.6 Jam Layanan Perpustakaan Umum Kota Medan
Perpustakaan Umum Kota Medan dibuka untuk umum pada setiap hari kerja
dengan jam layanan seperti berikut:
Jumat : 07.30 – 17.30 WIB
Sabtu : 07.30 – 13.00 WIB
3.7 Sistem Layanan pada Perpustakaan Umum Kota Medan
Sistem layanan pada Perpustakaan Umum Kota Medan yang diberikan adalah
layanan terbuka atau Open Acces sehingga pengunjung baik anggota maupun yang
non-anggota dapat mencari, memilih dan membaca buku yang diperlukannya sendiri.
3.8 Jenis Layanan pada Perpustakaan Umum Kota Medan
Jenis-Jenis layanan pada Perpustakaan Umum Kota Medan, antara lain:
1. Sirkulasi
2. Internet access
3. Layanan Referensi
4. Layanan anak-anak dan remaja
5. Meeting room
6. Mobil Pintar
Berikut adalah penjelasannya :
1. Sirkulasi.
Pada Perpustakaan Umum Kota Medan ada beberapa jenis kegiatan dalam
sirkulasi yaitu: peminjaman peminjaman buku, CD, dan DVD,
pengembalian dan perpanjangan.
2. Internet access.
Internet akses pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah
sebgaipenunjang dalam pertumbuhan pengunjung pada Perpustakaan
Umum Kota Medan.
Layanan Referensi pada Perpustakaan Umum Kota Medan berisi tentang
UU, Kamus, Ensiklopedia, Peraturan-peraturan Pemerintah Kota Medan.
4. Layanan anak-anak dan remaja.
Layanan anak-anak dan remaja pada Perpustakaan Umum Kota Medan
dipergunakan sangat baik karena adanya buku-buku bergambar, IBM
(Permainan Simulasi) anak-anak, Permainan sehingga anak-anak yang
mengunjungi Perpustakaan Umum Kota Medan tidak bosan.
5. Meeting Room.
Meeting Room pada Perpustakaan Umum Kota Medan dipergunakan
apabila ada event yang dilaksanakan Perpustakaan Umum Kota Medan,
seperti Try Out Se-Kotamadya Medan yang dilaksanakan baru-baru ini.
6. Mobil Pintar (Perpustakaan Keliling).
Mobil Pintar (Perpustakaan Keliling) yang dimiliki Perpustakaan Umum
Kota Medan berjumlah 5 unit yang memiliki jadwal 2 x Seminggu keliling
ke sekolah-sekolah dan ke-Kecamatan yang ada di Kota Medan.
3.9 Tata Tugas Seksi Koleksi Pada Perpustakaan Umum Kota Medan
Dalam tata tugas seksi koleksi pada Perpustakaan Umum Kota Medan,
banyak sekali kegiatan yang dilakukan untuk menunjang perkembangan
perpustakaan tersebut, tugas seksi koleksi pada Perpustakaan Umum Kota
Medan yaitu Pengadaan dan Pemeliharaan buku, Pengatalogan, Pemeliharaan
dan Pelestarian buku.
3.9.1 Pengadaan Koleksi Perpustakaan Umum
Pengadaan koleksi merupakan proses awal dalam mengisi
perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan
adalah untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.
Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Umum Kota Medan
1. Pembelian.
2. Sumbangan atau bantuan.
3. Hadiah
4. Pertukaran
Metode yang digunakan dalam pengadaan koleksi pepustakaan adalah sangat
beragam, hal ini berhubungan dengan kapasitas layanan dan hubungan perpustakaan
dengan penyedia sumber-sumber informasi.
Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa kegiatan pengadaan koleksi dapat
dilakukan dengan beberapa cara, antara lain Pembelian, Sumbangan atau bantuan,
Hadiah, Pertukaran. Pertukaran yang dilakukan Perpustakaan Umum Kota Medan
dengan perpustakaan ataupun pribadi, dengan prinsip saling menguntungkan.
3.9.2 Pengatalogan Koleksi Pada Perpustakan Umum Kota Medan
Tugas pengatalogan di Perpustakaan Umum Kota Medan dibagi menjadi
beberapa tugas yaitu:
a. Pembuatan Nomor Kelas.
b. Pengetikan Label
Buku yang sudah di kelas kemudian mengetik label sesuai dengan nomor
kelas yang sudah ditentukan.
c. Melabel
Melabel disini yaitu menempel nomor kelas yang sudah di ketik dan di
tempel dengan menggunakan perekat dan untuk menempel label buku tersebut
menggunakan alat pengukur yang sudah di tentukan Perpustakaan Umum
Kota Medan.
d. Menyampul
Buku yang sudah dilabel, kegiatan selanjutnya yaitu menyampul.
Menyampul disini bertujuan untuk merawat buku baru yang sudah dilabel.
e. Penempelan kertas magnet dan Stempel
Untuk melindungi bahan pustaka Perpustakaan Umum Kota Medan,
Perpustakaan Umum Kota Medan membuat kertas magnet di halaman
tertentu sesuai peraturan Perpustakaan Umum Kota Medan, dan memberikan
cap stempel. Pemberian cap stempel pada bahan pustaka Perpustakaan
Umum Kota Medan dibagi 2 yaitu Stempel inventarisasi dan Stempel
kepemilikan.
3.9.3 Perawatan Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan 1. Merawat buku yang rusak
Petugas yang ada di seksi pelayanan memeriksa buku-buku yang rusak
yang ada di rak buku maupun buku yang di kembalikan pengguna
perpustakaan dan setelah terkumpul buku-buku yang tidak layak pakai
Kegiatan Perawatan yang dilakukan seksi koleksi Perpustakaan Umum Kota
Medan disini meliputi:
a. Penyampulan buku
b. Pengeleman
c. Pengetikan kembali nomor kelas buku
d. dll
3.10Jenis-jenis koleksi dan Kendala-Kendala Seksi Koleksi di Perpustakaan Umum Kota Medan
3.10.1 Jenis-jenis koleksi pada Perpustakaan Umum Kota Medan
Koleksi yang ada di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah bersifat umum.
Umum di sini bersifat merata, baik dalam sebaran dan cakupan bidang ilmunya
maupun penggunaannya. Hampir seluruh bidang ilmu atau bidang studi disegala
tingkatannya tersedia di Perpustakaan Umum Kota Medan. Segala jenis sumber
informasi dari tingkat paling bawah (dasar) sampai dengan tingkat paling tinggi
tersedia di Perpustakaan Umum Kota Medan. Pengguna dari tingkat sekolah dasar
sampai dengan pengguna dari masyarakat peneliti dan perguruan tinggi dilayani di
Perpustakaan Umum Kota Medan.
Jenis-Jenis Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan yaitu
1. Koleksi Referensi, sumber informasi bersifat sekunder.
2. Koleksi Dewasa/Umum, koleksi berisi informasi dalam berbagai disiplin
ilmu, terdiri dari buku teks dan penunjang.
3. Koleksi Remaja/Anak, koleksi umum terdiri dari buku fiksi dan nono
fiksi.
4. Koleksi Serial, sumber informasi mutakhir dari terbitan berkala atau
Jumlah Koleksi yang ada di Perpustakaan Umum Kota Medan yaitu 5.128
buah.
Sistem klasifikasiyang digunakan adalah menggunakan system Dewey
Decimal Classification (DDC) 22 sebagai berikut:
000 Komputer, informasi dan referensi umum Karya Umum
100 Filsafat dan psikologi
200 Agama
300 Ilmu sosial
400 Bahasa
500 Sains dan matematika
600 Teknologi
700 Kesenian dan rekreasi
800 Sastra
900 Sejarah dan geografi
Jenis koleksi buku yang ada di Perpustakaan Umum Kota Medan dengan
Perpustakaan Umum Kota Medan Cabang dan mobil pintar hampir sama hanya saja
jumlah eksemplar buku yang ada di Perpustakaan Umum Kota Medan Cabang dan
Mobil Pintar maksimal 2 eksemplar.
3.10.2 Kendala-kendala Tata Tugas Seksi Koleksi Pada Perpustakaan Umum Medan
Perpustakaan Umum Kota Medan sulit melayani pengguna atau user dalam hal
koleksi dikarenakan kurangnya kemampuan informatif dari pustakawan sendiri untuk
mewadahi apa yang dibutuhkan oleh penggguna. Sehingga pengguna cenderung
kecewa pada pelayanan koleksi pada perpustakaan umum.Akibatnya semakin
menurunnya minat berkunjung dan pencarian kebutuhan informasi pengguna di
Perpustakaan Umum Kota Medan.
Pengadaan bahan koleksi dengan cara pembelian sendiri yang dilakukan
1. Penerimaan bahan koleksi yang telah di pesan dengan tepat waktu karena
pembelian dari Pulau jawa, jarak tempuhnya jauh.
2. Memesan bahan koleksi dengan cara online Perpustakaan Umum Kota Medan
harus terlebih dahulu meneliti situs mana saja yang dapat dipercaya dalam
bisnis online karena zaman sekarang banyak sekali penipuan.
3. Perpustakaan Umum Kota Medan ingin menambahkan koleksinya dengan
bahan koleksi bersumber terbitan pemerintah mengalami kendala dalam
pemesanan karena jumlah bahan koleksi terbitan pemerintah sangat sedikit.
Pengadaan bahan koleksi dengan cara hadiah yang dilakukan Perpustakaan
Umum Kota Medan memiliki kendala yaitu :
1. Sumbangan dari pemerintah biasanya tidak sesuai dengan yang
dibutuhkan oleh perpustakaan.
2. Harus melakukan pendekatan terlebih dahulu terhadap pihak pemerintah
atau lembaga yang akan memberikan sejumlah bahan koleksi agar tidak
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpula
Perpustakaan Umum memberikan layanan kepada warga masyarakat baik yang
datang maupun jarak jauh tanpa membeda-bedakan kalangan di masyarakat. Layanan
diberikan tujuannya untuk memberi kepuasan kepada para pengguna agar pengguna
betah dan nyaman saat berada di perpustakaan.
Perpustakaan Umum Kota Medan yang memiliki pengguna dari berbagai macam
elemen, dan tingkat kebutuhan akan informasi yang berbeda-beda membuat
perpustakaan umum lebih mengoptimalkan layanannya dengan membuat berbagai
macam layanan yang dapat menarik pengguna untuk datang ke perpustakaan.
Beberapa unsur untuk meningkatkan statistik pengunjung yaitu dengan
melakukan kebijakan koleksi sesuai dengan prosedur yang berlaku dan melihat
kondisi perpustakaan itu sendiri. Guna mengetahui koleksi apa saja yang perlu dibina
maka perlu dilakukan survey ke pengguna perpustakaan untuk mengetahui jenis
koleksi apa saja yang perlu ditingkatkan dan tidak perlu untuk di gunakan lagi, hal
tersebut sangat efektif untuk menarik minat pengunjung datang ke perpustakaan baik
itu umum ataupun desa.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan beberapa saran
sebagai berikut:
1. Seksi koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan seharusnya mengadakan
kebutuhan buku yang dibutuhkan oleh pengguna sebagai acuan untuk
melakukan pengadaan bahan pustaka.
2. Seksi Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan seharusnya lebih aktif
melakukan kerja sama pertukaran buku dengan instansi negeri ataupun
swasta maupun itu bersifat perguruan tinggi mengingat pengguna
Perpustakaan Umum Kota Medan yang berasal dari semua kalangan.
3. Untuk menarik minat pengunjung dan kecintaan masyarakat terhadap
perpustakaan, hendaknya perpustakaan berperan aktif mengadakan
kegiatan-kegiatan atraktif, misal berupa penyuluhan, perlombaan, diskusi,
seminar dan sebagainya.
4. Pelayanan terbuka (open access) seharusnya dilakukan tidak hanya untuk
masyarakat yang berada di daerah Kota Medan atau untuk masyarakat
yang memiliki KTP atau Kartu Pelajar yang berada di daerah Kota Medan
DAFTAR PUSTAKA
Ade Kohar, 2003. Teknik Penyusunan Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan : Suatu Implementasi Studi Retrospektif. Jakarta Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta : BPFE.
Hermawan, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika Kepustakawanan: Suatu
Pendekatan Terhadap Profesi dan Kode Etik Pustakawan Indonesia. Jakarta: Sagung Seto.
Pemerintahan Republik Indonesia. 2000. Pedoman Umum Penyelenggaraan
Perpustakaan Umum. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Pemerintahan Republik Indonesia. 1992. Buku Panduan Penyelenggaraan
Perpustakaan Umum. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Pemerintah Republik Indonesia. 2007. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43
Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, Jakarta
Rusina Sjahrial-Pamuntjak. (2000). Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia. ---. 1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia. Sutarno NS. 2006. Perpustakaan dan Masyrakat. Jakarta : Sagung Seto. Standard Nasional Indonesia (SNI 7495). 2009. Perpustakaan Umum
Kabupaten/Kota. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Unesco. 1950. National Libraries: Their Problems and Prospect. Paris: Unesco Yusuf, Taslimah. 1996. Manajemen Perpustakaan Umum. Jakarta: Universitas
Terbuka.
Yulia, Yuyu. 1993. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka. Fungsi Perpustakaan Umum. 2014 http://colinawati.blog.uns.ac.id/ (diakses tanggal
17 Juni 2014)
Perpustakaan Umum Kota Medan. 2014. http://perpustakaan.pemkomedan.go.id/
