SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1)
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh : Bodi Pratiktoyudo
10507027
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
PERNYATAAN KEASLIAN
MOTTO
ABSTRAK ... i
ABSTRACK ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR SIMBOL ... xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian ... 1
1.2. identifikasi masalah dan Rumusan Masalah ... 4
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 5
1.3.1. Maksud Penelitian...5
1.3.2. Tujuan Penelitian...5
1.4. Batasan Masalah ... 6
1.5. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Business System Planning ... 8
2.2. proses produk /layanan ... 9
2.3. Proses Sumber Daya Pendukung ... 12
vii
1.2.2.5.
BAB IV
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan ... 26
... 26
2.9. Rencana Penggunaan Arsitektur Informasi ... 16
2.10. BPMN (Business Prosess Managemen Notation) ... 16
2.11. Kelebihan dan Kekurangan BSP ... 17
BAB III OBJEK PENELITIAN DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ... 19
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 19
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 20
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 21
3.2 Metode Penelitian ... 21
3.2.1. Desain Penelitian ... 22
3.2.2. Jenis Dan Metode Pengumpulan Data ... 23
3.2.2.1. Sumber data primer ... 23
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ... 23
3.2.2.3. Metode Analisis ... 24
3.2.2.4. alat bantu analisis dan perancangan ... 24
1. BPMN ... 24
Metodologi BSP ... 25
ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR 4.1.1. Analisis Siklus Hidup Proses Bisnis ... 4.1.2. Proses Sumber Daya Pendukung ... 31
viii
4.2.
BAB V K
... 50
DAFT LAMP 4.1.4. Menghubungkan Proses Bisnis Dengan Organisasi ... 34
Identifikasi Kelas Data ... 35
4.2.1. Validasi Kelas Data ... 37
4.2.2. Definisi Kelas Data ... 37
4.2.3. hubungan kelas data dengan proses ... 38
4.3. Arsitektur Informasi yang diusulkan ... 45
ESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan ... 50 6.2. Saran ...
AR PUSTAKA
atas anugrah dan kuasa-Nya sehingga penulis dapat mengerjakan sampai
menyelesaikan tugas akhir dengan judul “PERANCANGAN ARSITEKTUR
INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODA BUSINESS
SYSTEM PLAN DI MEDICUSS GROUP”.
Dalam menyelesaikan Skripsi ini, penulis mendapatkan bimbingan,
bantuan dan dukungan serta petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis
tidak lupa mengucapkan terima kasih atas segala dukungan dan masukkan dalam
penulisan tugas akhir ini, yaitu kepada :
1. Allah SWT atas semua rahmat dan karuniaNya senantiasa memberi
kesehatan,kelancaran dan kekuatan kepada penulis.
2. Kedua orang tua Ibu dan Ayah ,kakak beserta keponakan saya dan juga
adik terimakasih atas doa dan dorongan yang diberikan serta keikhlasan
yang selalu menjadikan penulis termotivasi.
3. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas
Komputer Indonesia Bandung.
4. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie,. Ir., M.Sc. Selaku Dekan Fakultas Teknik
dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
5. Ketua Prodi Sistem Informasi Syahrul Mauluddin,S.Kom M.Kom.
6. dr. Jossep William, wakil Direktur Medicuss Group yang telah
mengizinkan penulis melakukan penelitian di Medicuss Group.
7. Tono Hartono, S.Si., MT., selaku dosen wali yang telah memberikan
pengarahan dan dorongan selama menjalani perkuliahan di unikom.
8. Ibu Imelda ST., MT selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan support dan sudah sabar membimbing,mengarahkan saya
untuk menyelesaikan skripsi ini.
9. Para staff HRD Medicuss Group ibu yuli selaku pembimbing saat
melakukan penelitian di Medicuss Group
10.Segenap staff dan karyawan Medicuss Group.
11.Teman kelas MI-01 2007 atas semua kebersamaannya memberikan
semangat.
12.Sahabat-sahabat ricky cono, deden jadul, iyan, hamzah, ayu, cindy,
pradhika, fili, wisnu, adhi yang memberikan bantuan maupun dorongan
motivasi.
13.Sahabat UNSKILL FAMILY zaenal zenk, isman komenk, wanna be, eko,
senja, susi, novita, yogi, icank, tian, ali, said, indah yang selalu memberi
support dan ada saat terpuruk dan senang-senang.
14.Semua pihak yang telah membantu dalam melaksanakan kegiatan
penelitian dan penyusunan tugas akhir.
Tidak ada satupun manusia yang diciptakan dengan kesempurnaannya
karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Karena penulis juga hanya
seorang manusia yang kurang sempurna dan tidak luput dari kesalahan. Penulis
menyadari masih banyak kesalahan karena penulis masih dalam tahap belajar dan
v
penulis dan umumnya untuk pembaca serta pihak-pihak lain yang membutuhkan
untuk dijadikan referensi.
Bandung, Januari 2012
DAFTAR PUSTAKA
IBM,october 1978 second edition. “Business system planning”, New York
Kridanto surendro, 2009, “Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi”,
Informatika, Bandung
1.1. LATAR BELAKANG MASALAH
Medicuss Group, adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang
kelompok belajar medis yang bertujuan untuk membantu dokter yang telah
menyelesaikan program profesi guna menghadapi Ujian Kompetensi Dokter
Indonesia.
Medicuss Group menjalankan proses bisnis yang membangun para calon
dokter-dokter muda agar mendapatkan nilai kompetensi sebagai dokter indonesia.
Selain itu, sistem yang berjalan saat ini di medicuss masih kurang adanya
intergerasi antar bagian struktur organisasi yang ada yang menyebabkan
pembagian-pembagian tugas masing-masing bagian masih tidak efektif. Ini
menyebabkan banyaknya redudansi dalam penyelesaian suatu tugas yang
dikerjakan, dengan perkembangan perusahaan yang sekarang terjadi maka sangat
disayangkan jika terjadi adanya tumpang tindih pekerjaan di setiap bagian. Maka
permasalahan yang timbul adalah proses bisnis yang berjalan akan tidak sesuai
dengan visi, misi yang harusnya diterpkan dalam setiap pekerjaan perusahaan.
Sebuah perusahaan akan berjalan dengan baik jika alur data dan proses
bisnis yang dijalani terstruktur dengan baik dan akan mendapatkan hasil
perencanaan dengan baik untuk jangka panjang. Agar apa yang sudah menjadi
landasan pembangunan perusahaan dengan visi dan misi yang sudah dibentuk.
2
Maka sudah selayakna perusahaan medicuss group melakukan perancangan
arsitektur untuk rencana jangka panjang perusahaan dan merencanakan
pembangunan sistem informasi berbasis komputerisasi yang sudah di integrasikan
ke seluruh bagian yang ada di perusahaan.
Perancangan yang sesuai untuk saat ini adalah perancangan arsitektur
informasi dengan metoda Business system plan atau biasa disebut dengan BSP.
Perancangan ini membantu pihak perusahaan Medicuss Group untuk daoat
merumuskan sistem informasi rencana mekanisme kontrol dan untuk
meningkatkan pengguna pengolahan informasi dan data sumber daya yang
diperlukan untuk beberapa tahun mendatang. Hal ini perlu di dukung dengan
tatanan struktur kerja pada organisasi yang sangat berperan dalam menentukan
arah dari tujuan proses bisnis yang jelas dari peruhasaan. Ketika sebuah arsitektur
informasi yang utuh tidak dapat dikembangkan dan diimplementasikan sekaligus
ke dalam suatu perancangan sistem, dengan menyusun prioritas-prioritas
pengembangan sistem-sistem dan basis data. Dengan memutuskan
basis-basis data mana yang seharusnya dibuat dan diimplementasikan pertama kali.
Untuk itu proses ini sangat dibutuhkan untuk membangun kredibilitas bagi
keseimbangan output dari studi BSP itu sendiri.
Salah satu pemecahan masalah yang dapat digunakan dalam merancang
ulang sistem kerjanya adalah perencanaan sistem bisnis (BSP). BSP mampu
mengidentifikasi, menganalisis, merancang atau mendesain proses bisnis yang ada
Kelebihan dari penggunaan BSP adalah untuk memenuhi kebutuhan
terkait dengan data yang telah teridentifikasi dengan baik. Keterkaitan data yang
dibutuhkan, proses bisnis yang ada, dan struktur organisasi dapat tergambar
dengan baik sehingga sistem informasi yang dikembangkan nantinya dapat
benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi karena didukung oleh manajemen level
atas agar sesuai dengan tujuan dan proses bisnis organisasi
Penekanan BSP dalam implementasi sistem informasi harus mendukung
pengambilan keputusan manajemen. Keputusan bisnis yang dibuat untuk berbagai
tujuan, tetapi sebagian dapat dikaitkan dengan baik perencanaan atau kontrol.
Perencanaan, adalah pembentukan dari berbagai misi, tujuan, dan visi, dan itu
terjadi di semua tingkat. Informasi sangat penting untuk pembentukan rencana
yang baik. Kontrol keputusan, yang dibuat untuk memandu kegiatan ke beberapa
tujuan (dengan rencana) implisit atau didefinisikan.
Sistem informasi dapat memberikan pengukuran saat ini atau kondisi yang
sebenarnya kepada pengambil keputusan. Sehingga kita dapat menyelesaikan
perencanaan, pengukuran dan pengendalian siklus dengan sistem informasi yang
berpotensi di bagian internal. Perencanaan dan pengendalian adalah kunci untuk
pengambilan keputusan, sebuah kerangka kerja untuk sistem informasi
berdasarkan kegiatan ini dapat bermanfaat.
Oleh karena itu, saya mengajukan diri untuk melakukan penelitian di
Medicuss Group untuk mengelola data yang ada dan untuk melakukan
4
memberikan rancangan untuk jangka panjang, jangka pendek dan jangka
menengah.
1.2. Identifikasi Masalah Dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dideskripsikan
maka masalah yang dirumuskan adalah bagaimana cara membangun
Perancangan arsitektur informasi dengan metoda BSP pada Medicuss
Group
Adapun identifikasi masalah dan rumusan masalah yang dijadikan
dasar pengembangan perencanaan penataan struktur kerja tersebut, berikut
adalah identifikasi masalah dan rumusan masalah
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan dalam penelitian ini,
maka penulis mencoba untuk mengidentifikasi masalah yang
berkaitan dengan proses bisnis yang terjadi pada Medicuss
Group yaitu:
1. Proses bisnis yang terjadi di Medicuss Group saat ini masih
kurangnya perencanaan yang baik sehingga sistem
informasi yang berjalan kurang berjalan terstruktur dengan
baik
2. Arsitektur informasi antar bagian yang masih belum
terintegrasi dengan baik. Sehingga perancangan bisnis
3. Belum adanya pengaturan data informasi tentang alur data
di Medicuss Group
1.2.2. Rumusan Masalah
1) Bagaimana masalah Proses bisnis yang terjadi di Medicuss
Group
2) Bagaimana perencanaan arsitektur informasi
3) Bagaimana perancangan aplikasi sistem informasi untuk
memaksimalkan aliran data informasi di Medicuss Group
1.3. Maksud dan Tujuan
Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dan tujuan dari
penelitian ini sebagai berikut:
1.3.1 Maksud Penelitian
1) Untuk memberikan rancangan arsitektur informasi dan rancangan
aplikasi sistem informasi bagi perusahaan
2) Untuk mengelola data yang ada dan untuk melakukan perencanaan
arsitektur informasi
1.3.2 Tujuan Penelitian
1) Melakukan analisa terstruktur jika terjadi masalah dalam aliran proses
bisnis dan aliran data yang terjadi saat ini
2) Memberikan rancangan arsitektur informasi dan memberikan
rancangan aplikasi untuk Medicuss Group
3) Memberikan hasil penelitian berupa blueprint rancangan arsitektur,
6
1.4. Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak terlalu luas dan hasil dari penelitian tidak
menyimpang dari topik yang dibahas, maka penulis membatasi masalahan yang
akan dibahas dengan cakupan sebagai berikut :
1. Dalam pembuatan perancangan arsitektur informasi dengan metoda
BSP ini hanya sampai meliputi analisis subsistem prasyarat,
2. Perancangan arsitektur informasi dengan Metoda BSP di Medicuss
Group ini hanya akan membahas lingkup proses pelayanan
pelatihan dan inti divisi yang akan dibahas adalah CSR, HRD, Vice
President, IT
3. Penulis tidak membuat aplikasi sistem informasi yang nantinya di
buat untuk perusahaan Medicuss group. Karena mengingat batas
waktu pengerjaan.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penulis melakukan penelitian yang dilakukan di Medicuss Group,
Jl. Malabar No. 50, Telp. (022) - 61605986 - Bandung. Untuk mengetahui dan
Tabel 1.1 Jadwal PenelitianTahun 2013
No Aktivitas Waktu
Februari Maret April Mei Juni juli
1 Mendefinisikan tujuan-tujuan bisnis 2 Mendefinisikan
proses-proses bisnis
3 Mendefinisikan kelas kelas data 4 Mendefinisikan
arsitektur informasi
5 Melaporkan hasil 6 Seminar
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Business System Planning (BSP)
Business System Planning (BSP) sering disebut sebagai sebuah
pendekatan atau metodologi terstruktur. Metodologi BSP dikembangkan oleh
perusahaan IBM pada tahun 1980. Metodologi ini berkaitan dengan upaya
bagaimana sistem informasi seharusnya distrukturkan, diintegrasikan, dan
diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka panjang. Konsep dasar BSP
dapat dikaitkan dengan tujuan jangka panjang sistem informasi sebuah organisasi
yaitu:
1. Sebuah sistem informasi harus mendukung sasaran dan tujuan bisnis.
2. Sebuah strategi sistem informasi seharusnya mengelola
kebutuhan-kebutuhan dari semua kegiatan manajemen yang ada dalam bisnis.
3. Sebuah sistem informasi seharusnya memberikan konsistensi informasi
dalam organisasi secara keseluruhan.
4. Sebuah sestem informasi seharusnya dapat bertahan jika terjadi
perubahan-perubahan organisasi dan manajemen.
5. Strategi sistem informasi seharusnya diimplementasikan oleh subsistem
dalam arsitektur informasi secara keseluruhan. (2009:75)
8
2.2. Proses Produk/Layanan
Empat tahapan dari contoh ini diasumsikan bahwa terdapat sebuah
kelompok produk utama atau produk-produk yang dikelola melalui proses-proses
bisnis yang sama. Pada kasus organisasi sektor publik dan beberapa organisasi
layanan, ini akan membantu kembali ke tujuan-tujuan untuk sebaik-baiknya
mengidentifikasi produk atau layanan.
Kunci sukses dalam suatu perencanaan, pengembangan dan implementasi
pada arsitektur informasi yaitu dukungan yang efektif dari tujuan bisnis, seperti :
(1) perencanaan dari “atas ke bawah” dengan implementasi dari
“bawah ke atas”;
(2) mengatur data sebagai sumber daya perusahaan;
(3) berorientasi terhadap seluruh proses bisnis;
(4) penggunaan metodologi secara menyeluruh.
10
Gambar 2.1
Analisis dari “atas ke bawah” dan implementasi dari “bawah ke atas”
(Sumber: buku kridanto surendro 2009:81)
Dengan penerapan strategi ini, sistem yang teridentifikasi kemudian
diimplementasikan dalam sebuah bentuk blok-blok penyusun yang bersifat
modular, sementara sisanya tetap konsisten dengan prioritas bisnis organisasi,
ketersediaan dana, dan pertimbangan-pertimbangan jangka pendek lainnya.
Filosofi ini dapat diibaratkan sebagai rancangan rinci. Tahapan 1 dari gambar 2.3
adalah mendefinisi tujuan bisnis, dimaksudkan untuk menjamin
persetujuan/kesepakatan diantara tingkatan eksekutif tentang kemana bisnis akan
berjalan. Tahap2, Mendefinisikan proses bisnis, membuat dasar/landasan utama
jangka panjang dukungan sistem informasi terhadap bisnis. Tahap 3,
mendefinisikan kelas data dapat dilakukan berdasarkan proses-proses yang akan
didukung. Sebuah kelas data adalah kategori utama yang diperlukan oleh
beberapa wilayah proses, seperti penulisan, order, penagihan, distribusi. Tahap ini
menghasilkan sebuah definisi tentang semua data yang perlu dikelola dalam
unit-unit bisnis. Tahap 4, mendefinisikan arsitektur informasi, menjadi sebuah
pernyataan tentang tujuan sistem informasi jangka panjang biasanya berupa
sebuah kelompok wilayah-wilayah sistem informasi yang saling terkait dan data
yang perlu dikelola. Dari arsitektur informasi modul-modul yang tersendiri dapat
diidentifikasi, dijadwalkan, dan dibuat berdasarkan rencana sistem
informasi.(2009:86)
Gambar 2.2 Pendekatan perencanaan sistem informasi secara umum
Mendefinisikan
tujuan‐tujuan bisnis
Tahap 1 Tahap 2
Mendefinisikan
proses‐proses bisnis
Mendefinisikan
kelas‐kelas data
Mendefinisikan
arsitektur informasi
Tahap 3 Tahap 4
12
2.3. Proses Sumber Daya Pendukung
Sebuah sumber daya disebut sebagai sesuatu yang dikonsumsikan atau
digunakan oleh sebuah bisnis dalam mencapai tujuan-tujuannya.
2.4 Arsitektur Informasi
Definisi dari Kridanto Surendro adalah mengenai Arsitektur informasi
merupakan kumpulan kebutuhan bisnis perusahaan, informasi, satuan proses dan
penyatuan yang mengendalikan bisnis serta aturan untuk memilih, membangun
dan memelihara informasi tersebut. (2009:36)
Bagian signifikan dari metodologi BSP adalah pembuatan arsitektur
informasi, yang dapat dibuat dalam modul-modul dan memberikan hasil yang
dapat dinilai bagi bisnis pada setiap langkah. Modul-modul ini secara umum
disebut sebagai sistem informasi. Setiap sistem informasi umumnya terasosiasi
dengan satu atau lebih proses bisnis dan satu atau lebih kelas data, seperti terlihat
pada gambar 2.3.
Perencanaan produk
Gambar 2.3 Contoh arsitektur informasi (Sumber: kridanto surendro2009:87)
Perencanaan produk Perencanaan produk
Perencanaan produk
Perencanaan produk
Perencanaan produk
proyek Tagihan
material
proyek Tagihan
material
proyek Tagihan
material
proyek Tagihan
material
proyek Tagihan
material proyek Tagihan
material
14
2.5 Arsitektur Bisnis
Menurut Kridanto Surendro dalam bukunya arsitektur bisnis
menggambarkan strategi, maksud, fungsi, proses, informasi dan aset bisnis yang
penting untuk memberikan layanan bagi masyarakat, bisnis, pemerintah dan
sebagainya. (2009:35)
Kerangka arsitektur bisnis memberikan struktur untuk pengumpulan detail
mengenai motivasi, organisasi, lokasi, kejadian, fungsi, dan aset yang menentukan
arah perusahaan dari sudut pandang bisnis. Rincian yang terdapat dalam arsitektur
bisnis dapat mendukung pengambilan keputusan bisnis dengan menyediakan
dokumentasi tentang dimana posisi perusahaan berada saat ini dan dimana
perusahaan ingin berada di suatu waktu masa depan. (2009:36)
2.6 Cetak Biru Arsitektur
Cetak biru Arsitektur Enterprise merupakan rincian dinamis untuk
arsitektur-arsitektur yang memanfaatkan proses dan kerangka yang terstruktur.
Cetak biru tersebut mengandung rincian bisnis, informasi, dan teknologi saat ini,
dan yang diusulkan perusahaan untuk masa depan. Sebagai contoh, saat teknologi
baru dibawa kedalam perusahaan dan teknologi lama digantikan, cetak biru
arsitektur harus diperbarui untuk menunjukan adanya perubahan portofolio bisnis
ataupun portofolio teknologi informasi. Cetak biru arsitektur teknologi
menyediakan alat bantu untuk menerapkan teknologi ke dalam perusahaan secara
tepat dan efisien, kekuatan arsitektur menyediakan detai mengenai teknologi
perusahaan yang cepat dan akurat.
2.7 Identifikasi proses bisnis (business process)
Proses mengidentifikasi semua proses bisnis yang terdapat pada suatu
organisasi mutlak harus dilakukan dalam perancangan suatu sistem informasi. Hal
ini diperlukan untuk mendapatkan gambaran secara lengkap dan benar
mengenai hal-hal yang dilakukan oleh sistem pada organisasi yang bersangkutan,
serta mendapatkan pemahaman yang baik dan mendalam mengenai cara kerja
sistem. Termasuk dalam langkah ini adalah juga pengidentifikasian aturan-aturan
bisnis yang menyertai setiap proses bisnis yang terdapat dalam suatu organisasi.
2.8. Mendefinisikan Kelas-Kelas Data
Pendefinisian kelas data merupakan pengelompokan data kedalam
kategori-kategori yang terkait secara logika. Pengelompokan ini membantu bisnis
mengembangkan basis-basis data dengan redundansi minimum dan dalam sebuah
cara yang memungkinkan sistem-sistem ditambah tanpa adanya revisi besar
terhadap basis-basis data. Ketika data harus dikenali sebagai sebuah sumber daya
perusahaan, data berhak mendapatkan perhatian seperti yang direkomendasikan
disini. Ketika kelas-kelas data telah teridentifikasi, kelas-kelas data tersebut
dihubungkan dengan proses-proses bisnis untuk mendefinisikan arsitektur
informasi, dan mereka terkait dengan file-file yang ada untuk membantu dalam
mengembangkan sebuah rencana perancangan sistem.
16
2.9. Rencana Penggunaan Arsitektur Informasi
Arsitektur informasi mengindentifikasi sistem-sistem dan subsistem yang
terkait dengan data yang dibuat, kendalikan, dan gunakan dan yang terkait dengan
proses-proses bisnis yang mendukung. Ini memberikan sebuah pandangan masa
depan dukungan informasi bagi isnis. Penggunaan utama dari subsistem ini adalah
untuk memungkin prioritas-prioritas diberikan kepada subsistem-subsistem
tersebut dan memungkinkan pendefinisian, perancangan, dan pengembangan
dimulai. Juga ketika digunakan dalam gabungan matriks proses bisnis/organisasi,
arsitektur informasi berperan dalam membantu menentukan akuntabilitas
kebijakan data dan tanggung jawab dengan cara menelusuri data kembal dengan
proses dan organisasi yang membuatnya.
Administrasi data juga akan menemukan manfaat arsitektur dengan memahami
secara lebih baik dimana basis data berada, sehingga memberikan bantuan yang
berharga didalam arsitektur basis data. Pemrosesan data terdistribusi juga di
fasilitasi oleh arsitektur informasi yang mana merupakan landasan bagi analisis
distribusi dan penentuan kebutuhan.
2.10. BPMN (Business Process Management Notation)
Proses bisnis bisa dikatakan sebagai sekelompok tugas dan aktivitas yang
saling berhubungan secara logis, dan diatur serta dikoordinasikan supaya bisa
membuat hasil bisnis yang spesifik dan unik. Semua proses bisnis pada intinya
harus bisa mendukung secara optimal proses pengelolaan sumber daya enterprise.
Setiap proses bisnis harus bisa menghasilkan nilai tambah terhadap hasil dari
proses bisnis yang dilakukan sebelumnya.
BPMN merupakan alat bantu (tool) berupa notasi gambar untuk
menggambarkan atau memvisualisasikan bagaimana proses bisnis yang sedang
berlangsung dalam bentuk diagram proses bisnis.
2.11. Kelebihan Dan Kekurangan BSP
Berikut ini adalah beberapa kebihan dan kekurangan BSP jika dibandingkan
dengan metodologi lain:
a) Kelebihan:
1. Struktur BSP lebih lengkap dan rapi dalam menyatakan
keterkaitan antara organisasi dengan sistem informasi yang
diharapkan
2. Kebutuhan terkait dengan data yang telah teridentifikasi
dengan baik
3. Keterkaitan data yang dibutuhkan, proses bisnis yang ada, dan
struktur organisasi dapat tergambar dengan baik
4. Sistem informasi yang dikembangkan dapat benar-benar
sesuai dengan kebutuhan organisasi karena didukung oleh
manajemen level atas agar sesuai dengan tujuan dan proses
bisnis organisasi
18
b) Kekurangan :
1. Ketergantungan akan dukungan manajemen level atas sangat
tinggi. BSP akan memberikan identifikasi kebutuhan sistem
informasi secara baik, tepat dan lengkap hanya jika didukung
oleh manajemen atas pada organisasi
2. Kurang tergambar interaksi dengan pengguna detail
3. Karena sistem ditujukan pada kebutuhan organisasi, dan
kurang fokus pada interaksi dan keinginan pengguna akhir
maka kemungkinan penolakan oleh pengguna akhir dalam
pelaksanaannya cukup besar. Jadi dibutuhkan tekanan dari
manajeen atas agar pengguna akhir mau mengoperasikan
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis merupakan penguraian bagian-bagian atau komponen-komponen
sistem untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang muncul, serta mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan dibangun.
4.1.1. Analisis Siklus Hidup Proses Bisnis
Metodologi siklus hidup proses bisnis akan digunakan dengan cara
menguraikan langkah-langkah awal hingga akhir dari proses bisnis yang berjalan,
seperti dimulai dari proses survei pasar hingga proses merencanakan kegiatan
kurikulum. Masing-masing proses tersebut merupakan tingkatan perencanaan pada
siklus hidup proses produk dan pelayanan, kemudian akan dilanjutkan dengan
menguraikan pada proses-proses pada tingkatan pengelolaan, pemeliharaan, dan
penghapusan. Seperti dijelaskan pada tabel 3.1. berikut
28
29
Tabel 4.1. Tingkatan Siklus Hidup Proses Bisnis
Tingkatan Siklus Hidup
Perencanaan Pengelolaan Pemeliharaan penghapusan
Survei pasar Analisis
kebutuhan Perencanaan bisnis Desain &
pengembangan kurikulum uji kedokteran
1. Pemantauan kurikulum 2. Pengendalian
kurikulum
Penerapan kurikulum lama
Penerimaan calon peserta
1. Daftar ulang peserta
2. Penjadwalan
Pengevaluasian hasil pelatihan setiap periode
Peserta yang lulus setiap periodenya
Penerimaan pengajar
1. Penjadwalan 2. Perencanaan
materi
Evaluasi hasil pengajaran
penggajian
Perekrutan karyawan
1. Keahlian 2. Gaji
Produktivitas
Merencanakan kegiatan pendukung pelatihan
1. Fasilitas 2. Inventaris
pendukung pelatihan
1. Pengendalian kegiatan pelatihan 2. Administrasi
kegiatan
Hasil identifikasi tingkatan siklus hidup merupakan panduan untuk
menggambarkan aliran proses produk dan pelayanan yang terjadi. Dalam hal ini
kategori yang dipilih sebagai pelaku pelayanan dari proses bisnis pada tingkatan
siklus hidup adalah bagian pemasaran, administrasi, pengajar, peserta, CSR dan
manajemen yang terlibat secara langsung pada proses produk dan pelayanan.
Sedangkan pengguna dari produk dan pelayanan adalah peserta dan pengajar. Berikut
hidup, menggunakan metode analisis BPMN (Business Process Management
Notation).
Gambar 4.1 Aliran produk dan pelayanan
Deskripsi dari masing-masing proses yang digambarkan pada aliran proses
produk & pelayanan yang dilakukan oleh bagian-bagian terkait:
1. Pemasaran :
Melakukan proses bisnisnya mengenai perkembangan pendidikan uji
kompetensi kedokteran dan menganalisis kebutuhan kelulusan uji kompetisi
untuk menghasilkan para dokter yang kompetitif
31
a) Melakukan survei kurikulum ke berbagai universitas dan apa saja
yang dibutuhkan
b) Menganalisis kebutuhan para peserta akan menempuh uji
kelulusan kompetensi kedokteran untuk bisa melakukan praktek di
rumah sakit.
2. Manajemen
Pihak manajemen melakukan proses bisnisnya mengenai perencanaan bisnis dan
mengendalikan proses bisnis dan pelatihan yang sedang berlangsung.
a) Tujuan adanya perencanaan bisnis ini adalah untuk menentukan
sasaran bisnis yang diharapkan untuk perusahaan.
b) Pihak manajemen memantau kegiatan pelatihan agar tetap sesuai
dengan tujuan bisnis yang diharapkan.
c) Pihak manajemen melakukan pengendalian kegiatan pelatihan
serta mengevaluasi pelatihan agar mengetahui sejauh mana hasil
dari perencanaan awal & untuk mendapatkan apa yang harus
diperbaiki untuk periode selanjutnya
3. CSR (Corporate Social Responsibility)
Bagian CSR program adalah membuat desain dan pembuatan soal yang
a) Merencanakan kegiatan pendukung pelatihan agar
menambahketerampilan dan meningkatkan kemampuan peserta
pelatihan
b) Menginventarisasi pendukung pelatihan yang akan berjaan untuk
kebutuhan para peserta pelatihan
c) Mengevaluasi kegiatan pelatihan setelah diakhir periode masa
pelatihan peserta dan menyesuaikan dengan visi dan misi perusahaan
agat tetap sejalan.
4. Peserta
Kegiatannya:
a) Melakukan pendaftaran untuk bisa mengikuti pelatihan
b) Melakukan pendaftaran ulang dan memenuhi persyaratan yang sudah
ditentukan
c) Para peserta akan mendapatkan informasi jadwal dari pihak
perusahaan setelah melakukan pendaftaran ulang
5. Pengajar:
a) Melakukan proses wawancara kompetensi dengan pihak manajemen
untuk menjadi staf pengajar nantinya.
b) Melakukan penjadwalan dan ikut dalam penyusunan dan perancangan
materi pelatihan
c) Mengevaluasi hasil penilaian pelatihan selama proses pelatihan yang
33
6. Administrasi
a) Melakukan administrasi bagi peserta yang melakukan daftar ulang
b) Membantu pihak manajemen dalam pembuatan jadwal bagi para
peserta dan pengajar, dan juga absensi kehadiran.
c) Membantu memenuhi fasilitas yang dibutuhkan dan fasilitas
pendukung untuk pelatihan.
d) Mengadministrasikan hasil-hasil laporan pelatihan peserta yang
dilakukan selama studi berlangsung.
4.1.2. Proses Sumber Daya Pendukung
Tahap ketiga yang dilakukan dalam penentuan proses bisnis adalah
mengidentifikasi sumber daya pendukung yang mempengaruhi ke dua tahap
sebelumnya. Sumber daya pendukung tersebut menggambarkan
elemen-elemen yang mempengaruhi jalannya proses bisnis sehingga mencapai tujuan
atau sasaran yang diharapkan dan sesuai dengan visi dan misi. Ada empat
dasar sumber daya pendukung yang ditetapkan dalam BSP, yaitu :
1. Pengajar
2. Peserta
3. CSR
Dengan penerapan keempat sumber daya pendukung ini cukup memenuhi
kebutuhan informasi untuk mendapatkn sebuah daftar proses yang komprehensif.
Dengan cara mengkaitkan proses sumber daya pendukung dengan tingkatan siklus
hidup. Seperti
dijelaskan pada tabel 4.1 dibawah ini:
Tabel 4.1 Proses sumber daya pendukung
Sumber daya Tingkatan Siklus Hidup
Perencanaan Pengadaan Pemeliharaan penghapusan
1. Tenaga kerja
1. perencanaan pengajar
1. Penerimaan staf pengajar
2. Penempatan dan penjadwalan dosen
3. Pengembangan
diri
1. Evaluasi kehadiran pengajar 2. Evaluasi hasil
akhir pelatihan 3. Evaluasi hasil
pelatihan 4. Evaluasi
tingkat pendidikan
Masa tugas berkahir
2. Uang 1. perencanaan
biaya kegiatan
1. biaya penggajian pengajar
2. biaya peningkatan mutu
1. pengelolaan keuangan akutansi anggaran
Hutang
3. bahan 2. perencanaan
kebutuhan kurikulum
3. design & pengembangan materi
4. penyusunan kegiatan pelatihan
1. Evaluasi hasil kegiatan pelatihan
Penerapan kurikulum lama yang sudah tidak dibutuhkan
4. Fasilitas Perencanaan
perlengkapan inventaris pendukung bimbingan
Pengelolaan fasilitas pelatihan dan kantor
1. Pengendalian kegiatan pelatihan 2. Administrasi
35
4.1.3. Pengelompokan Proses
Proses-proses yang telah diidentifikasi dari ketiga sumber yaitu
perencanaan strategis dan, Produk/layanan utama, dan sumber daya
pendukung akan digabungkan dalam suatu kelompok proses kunci.
Adapun proses kunci yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan bisnis
2. Analisis organisasi
3. Kontrol manajemen
4. Perencanaan bisnis
5. Penelititan &
perkembangan pasar
6. penentuan kurikulum
7. penjadwalan
8. absensi
9. pembuatan soal
10.rencana kegiatan
11.pendaftaran
12.perencanaan biaya
13.akutansi anggaran
14.personel planning
15.recruitment /
development
16.penggajian
17.penelitian internal /
4.1.5. Menghubungkan Proses Bisnis dengan Organisasi
Apabila proses-proses bisnis telah disetujui, mereka dapat
menghubungkan struktur organisasi dari bisnis untuk membantu
mengidentifikasi aktor-aktor tambahan yang dapat melengkapi matriks ini.
Untuk menghubungkan dengan fungsi bisnis detail dapat disajikan dalam
bentuk matriks entitas ke fungsi. Matriks ini sering disebut matriks RCU.
C untuk create, “U” untuk update dan “R” sebagai reference/read. “R”
difungsikan sebagai entitas yang hanya mempunyai keterkaitan dalam
proses tetapi tidak terlibat dalam pembuatan proses. “C” Create adalah
difungsikan untuk entitas yang bertanggung jawab utama dan pembuatan
keputusan dalam sebuah proses bisnis.” U” update/user entitas yang
berfungsi hanya terlibat sebagai pengguna atau mempunya keterkaitan
dalam proses untuk menghasilkan create. Sesuai dengan tabel diagram
matriks berikut:
37
Tabel 4.3 Matriks proses/organisasi yang berjalan
4.2. Identifikasi Kelas Data
Ketika proses-proses yang mendukung bisnis telah diidentifikasi, langkah
berikutnya adalah mengidentifikasi dan mengelompokkan data yang dibuat, dan
digunakan oleh proses-proses tersebut. Kelas data diidentifikasi dengan melihat
relasi antara sumber daya bisnis dengan tipe data. Kelas data tersebut akan
divalidasi dengan menggunakan informasi yang menjadi masukan (input) atau
keluaran (output) pada proses bisnis. Langkah-langkah yang dilakukan dalam
penentuan kelas data tersebut terdiri atas 4 tahap yaitu:
(1) identifikasi kelas data,
(2) validasi kelas data,
(3) definisi kelas data,
(4) hubungan kelas data dengan proses.
Berikut analisis hubungan antara tipe data dengan sumber daya bisnis :
Tabel 4.2 Hubungan Tipe Data Dengan Proses Bisnis
Tipe data
Sumber daya bisnis
Data inventaris Data Transaksi Data
perencanaan
Data
rekapitulasi / pelaporan
Calon perserta Peserta 1. Pendaftaran
peserta 2. Registrasi
daftar ulang
Jumlah calon peserta
Peserta bimbingan yang diterima
jadwal Jadwal Penjadwalan
kegiatan dan pelatihan
Jumlah waktu dan ruang yang tersedia
Jadwal yang digunakan
Peserta Mahasiswa dan
pembayaran pelatihan
1. Daftar hadir peserta 2. Evaluasi hasil
pelatihan
Jumlah peserta yang lulus
Peserta yang lulus untuk periode berikutnya
Laporan hasil program pelatihan tiap periode
Pengajar 1. Staf
pengajar 2. Pendidikan
terakhir 3. Status
pengajar
1. Penerimaan 2. Masa tugas
mengajar
Jumlah pengajar yang dibutuhkan
Daftar staf pengajar
Karyawan 1. Karyawan
2. Penggajian
3. Analisis jabatan dan performance
1. Penerimaan staf karyawan 2. Pemberhentian
karyawan
1. Jumlah karyawan yang dibutuhkan 2. Beasiswa
pendidikan
Hasil analisis jabatan dan performance
39
Perlengkapan 1 Perlengkapan 2 Perawatan
1. Pembelian perlengkapan pelatihan dan kantor
Jumlah perlengkapan atau peralatan baru yang dibutuhkan
Perlengkapan yang dapat digunakan
Keuangan Pembukuan 1. Penerimaan
4.2.1. Validasi Kelas Data
Proses validasi kelas data adalah penentuan pembuatan atau penggunaan
data untuk setiap proses. Validasi kelas data melibatkan pembuatan rangkaian
input-proses-output, seperti gambar tabel berikut :
No .
Masukan Kelas Data
Proses Keluaran Kelas
Data
1 Calon peserta 1. Pemasukan data
pendaftaran 2. Validasi formulir
pendaftaran
Peserta yang diterima
2 Jadwal 1. Pemasukan data
peserta dan pengajar
Penjadwalan
3 Peserta 1. Pembayaran
pendaftaran pelatihan
2. Kehadiran kegiatan pelatihan
1. Daftar penilaian hasil pelatihan
4 Kurikulum 1. Memasukan data
kegiatan pelatihan 2. Memasukan silabus 3. Pembuatan soal
ujian
1. Daftar kurikulum 2. Soal ujian
kelulusan
Tabel 4.2.1. Rangkaian Input - Proses - Output
4.2.2. Definisi Kelas Data
Sebagai langkah terakhir, mendefinisikan setiap kelas data berikut
bagian data pendukungnya karena merupakan dasar pembentukan
arsitektur informasi dan lebih membantu dalam aktivitas-aktivitas yang
mengikuti studi BSP. Berikut adalah tahap pendefinisian kelas data dengan
cara mengelompokkan data dari setiap masukan kelas data atau keluaran
kelas data yang menjadi calon kelas data:
Tabel 4.2.2 Definisi kelas data
Kelas Data Bagian Data
Calon peserta 1. Nama (peserta, orang tua,
wali)
2. Alamat (domisili sekarang, orang tua)
3. Status (agama, gol darah, gender) 4. Data kuliah (IPK) 5. Kegiatan (organisasi) Registrasi calon peserta 1. Nim dan nama peserta
2. Status pembayaran
Registrasi peserta 1. Status pembayaran
2. Nim dan nama
3. Informasi penjadwalan pelatihan
4.informasi penempatan kelas 5.transkrip nilai kelulusan dan ijin surat praktek kedokteran
Kurikulum 1. materi pelatihan
2. proses pelatihan 3. praktek pelatihan 4. data pendukung
4.2.3. Hubungan Kelas Data Dengan Proses
Hubungan kelas data dengan proses dapat membantu menjelaskan
definisi dan isi baik kelas data maupun proses akan memberikan sebuah
41
dasar bagi pengembangan arsitektur ini nantinya. Berikut hubungan kelas
data dengan proses dalam matriks:
kelas data
perencanaan Keuangan
Fasilitas
Administra
si
ruangan/kelas kurikulum
peserta pengajar
calon peserta
fasilitas pendukung
biaya
karyawan pengelolaan
Gambar 4.2.3 Hubungan kelas data dengan proses Proses
recruitmen/development C U
Penggajian U U C C
penelitian internal / external U C
kelas data
perencanaan keuangan
fasilitas
administrasi ruangan/kelas kurikulum
peserta pengajar
calon peserta
fasilitas pendukung
biaya
karyawan pengelolaan
Gambar 4.2.4. Pengelompokan Proses/Kelas Data Proses
perencanaan bisnis C U U
analisis organisasi C U U
kontrol manajemen U C U U
perencanaan pemasaran C C U U U U
Perencanaan
penentuan kurikulum C U C U
penelitian internal dan external
U C
43
kelas data
perencanaan keuangan
fasilitas
administrasi ruangan/kelas kurikulum
peserta pengajar
calon peserta
fasilitas pendukung
biaya
karyawan pengelolaan
Proses
Gambar 4.2.5. Penentuan aliran data
rencana kegiatan U U U U C
penelitian internal dan external
U C
kelas data
perencanaan keuangan
fasilitas
Administra
si
ruangan/kelas kurikulum
peserta pengajar
calon peserta
fasilitas pendukung
biaya
karyawan pengelolaan
Proses
perencanaan bisnis C U U
analisis organisasi C U U
kontrol manajemen U C U U
perencanaan pemasaran
Gambar 4.2.6. Aliran Data
C C U U U U
penelitian internal dan external
U C
45
4.3. Arsitektur Informasi Yang Diusulkan
Arsitektur informasi adalah penyajian grafis perencanaan sumber
daya dalam rangka jaminan jangka panjang bagi suatu bisnis. Hal tersebut
merupakan “blue print” dalam pengembangan sistem informasi pada saat
ini dan masa yang akan dating.
kelas data
perencanaan keuangan
fasilitas
Administra
si
ruangan/kelas kurikulum
peserta pengajar
calon peserta
fasilitas pendukung
biaya
karyawan Pengelolaan
Proses
perencanaan bisnis
Gambar 4.3 Arsitektur Informasi Yang Diusulkan MANAJEMEN
PELATIHAN & PELAYANAN
penelitian internal dan external
proses
perencanaan bisnis analisis o
r
perencanaan pemasaran
Perencanaan
penentuan kurikulum
Penjadwalan
absensi
pembuatan soal rencana kegiatan pendaftaran
perencanaan biaya akutansi anggaran personel planning
recruitmen/developmen
t
penggajian
penelitian internal dan
external
kelas data Perencanaan Keuangan Fasilitas Administrasi
Gambar 4.3.1 Penataan Ulang Arsitektur Informasi Dalam Persepsi Proses
Bisnis Ruangan/kelas
Kurikulum Peserta Pengajar
calon peserta fasilitas PELAYANAN
47
Arsitektur Informa
si Dalam Pe
rsepsi Pros
*) recruitment *)perencanaan
karyawan KELAS DATA:
Peserta Pengajar Calon peserta Fasilitas pendukung Biaya
PROSES BISNIS: Perencanaan biaya Rencana kegiatan Akutansi anggaram Personel planning Recruitmen/developmen
KELAS DATA: Perencanaan
PROSES BISNIS: Perencanaan KELAS DATA:
Karyawan penggajian
PROSES BISNIS: Penggajian
Penelitian internal dan eksternal
PELATIHAN & PALAYANAN
*) fasilitas *)kurikulum KELAS DATA:
Ruang/kelas Kurikulum Pendaftaran
PROSES BISNIS: Penjadwalan Absensi
Pembuatan soal
perencanaan Pelatihan & pelayanan
Gambar 4.2.3. Arsitektur Informasi dalam persepsi basis data
manajemen
Karyawan kurikulum
Perencanaan karyawan Recruitmen
t Fasilitas
SISTEM INFORMASI
Karyawan
49
PELAYANAN PERENCANAAN FASILITAS PERAMAL
AN
BISNIS PERENCANAAN PEMASARAN PERSONEL PLANING
Gambar 4.2.4 Analisa Subsistem Prasyarat
Dari tabel diatas dapat dijelaskan bahwa berdasarkan analisa subsistem
prasyarat dapat dilihat bahwa hal yang perlu dipertimbangkan dan terlebih dahulu
untuk dilakukan perbaikan demi perancangan bisnis yang dijalani oleh Medicuss
Group dapat terintegrasi dengan baik dan membantu pihak perusahaan dan
khususnya pihak bagian IT di medicuss dapat membuatkan aplikasi-aplikasi yang
sudah dirancang dan nantinya dibangun.
SEMUA SUBSISTEM
APLIKASI SISTEM INFORMASI
X
PENGEMBANGAN APLIKASI PELAYANAN
X
PELAYANAN PELATIHAN X
FASILITAS X
PENGEMBANGAN BISNIS X
ANALISA KARYAWAN X
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. KESIMPULAN
Proses bisnis yang terjadi di Medicuss Group saat ini masih kurangnya
perencanaan yang baik sehingga sistem informasi yang berjalan kurang berjalan
terstruktur dengan baik. Dengan arsitektur informasi antar bagian maka akan
terintegrasi dengan baik. Sehingga perancangan bisnis untuk masa depan akan
terstruktur dengan baik.
Dengan arsitektur informasi yang diusulkan ini maka proses bisnis akan
mampu memberikan informasi yang bermanfaat dan berguna untuk
perkembangan bisnis dimasa mendatang bagi Medicuss Group.
Dengan adanya hasil analisa subsistem prasyarat dalam metoda BSP yang
sudah dibuat ini bisa memudahkan pihak perusahaan untuk membuat apa yang
terlebih dahulu yang harus dibuat dan menjadi prioritas utama dalam pembenahan
sistem informasi perusahaan agar lebih terstruktur dan terintegrasi.
6.2. Saran
Dalam penyelesaian akhir untuk metode BSP dibutuhkan usulan
rancangan aplikasi. Yang digunakan untuk mempemudah perusahan melakukan
alur proses bisnis dan integrasi antar bagian. Berdasarkan dari hasil analisa dan
perancangan arsitektur informasi ini masih sangat memungkinkan untuk
dikembangkan lagi. Agar perancangan sistem ini nantinya akan bisa dibangun
51
sebuah sistem informasi sesuai dengan yang diusulkan dan dapat bekerja dan
berfungsi secara optimal, ada beberapa saran pembuatan aplikasi yang penulis
dapat berikan untuk pengembangan bisnis bagi pihak medicuss group antara lain :
1. Online test, online test ditujukan untuk para peserta yang nantinya akan
ada ujian melalui online test untuk lebih mengefektifkan para peserta
melakukan ujian dan cepat mengetahui hasil dari ujian yang sudah diikuti
2. Media interaktif antara pengajar dengan para perserta ini dibuat untuk
lebih mengembangkan sistem kepelatihan dengan menggunakan teknologi
video conference secara langsung untuk proses belajar mengajar.
3. Library online, ini dibuat untuk mempermudah para peserta dan alumni
medicuss yang sudah terdaftar pada sistem untuk mendapatkan referensi
