DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ……… i
KATA PENGANTAR ……… ii
DAFTAR ISI ……… iv
DAFTAR TABEL ……… vii
DAFTAR GAMBAR ……… viii
DAFTAR SIMBOL ……… ix
DAFTAR LAMPIRAN ……… xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ……… 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ……… 2
1.2.1 Identifikasi Masa ……… 2
1.2.2 Rumusan Masalah ……… 2
1.3 maksud dan Tujuan Kerja Praktek ……… 3
1.3.1 Maksud kuliah Kerja Praktek ……… 3
1.3.2 Tujuan Kuliah Kerja Praktek ……… 3
1.4 Metode Kerja Praktek ……… 3
1.5 Kegunaan Kerja Praktek ……… 4
1.6 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek ……… 4
1.6.1 Lokasi Kegiatan Kerja Praktek ……… 4
BAB II LANDASAN TEORI BAB III PROFILE PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ……… 19
DAFTAR TABEL
1. Jadwal Kegiatan Kerja Praktek ………. 5
DAFTAR GAMBAR
3.1 Struktur Organisasi ………. 22 4.1 Flowmap Pembuatan Sistem Informasi pengeluaran barang
material
………. 28
4.2 Diagram Kontek Flowmap PembuatanSistemInformasi pengeluaranbarang material
……….
29
4.3 DFD Pembuatan Sistem Informasi pengeluaran barang material
……….
30
4.4 Flowmap Proses Pembuatan Sistem Informasi pengeluaran barang materia
4.6 DFD Proses Pembuatan Sistem Informasi pengeluaran barang material
DAFTAR PUSTAKA
-Zulkifli Amsyah, 2003. Informasi Manajemen, MLS : Jakarta.
-Davis Gordon B, 1994. Management System Information,PT. Midas Surya Grafindo : Jakarta.
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Kerja Praktek (KP) yang harus dilakukan / dilaksanakan oleh mahasiswa mempunyai tujuan untuk memenuhi salah satu syarat mendapatkan nilai dari mata kuliah Kerja Praktek pada
semester tu juh. Selain itu.
Kerja Praktek juga bermanfaat bagi UNIKOM dan perusahaan dimana penulis melaksanakan kerja praktek, manfaat tersebut yaitu terciptanya kemitraan yang baik antara UNIKOM dengan perusahaan dan adanya masukan yang bermanfaat yang dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan yang sesuai dengan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis selama melaksanakan kerja praktek.
PT. HEN JAYA adalah tempat dimana penulis melaksanakan kerja praktek, PT. HEN JAYA adalah suatu perusahhan yang bergerak dalam bidang ELECTRICAL CONTRACTOR dan MECHANICAL yang berlokasi di jalan H. KURDI I no14 bandung.
Selama ini PT.HEN JAYA menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel sebagai media pembuatan laporan material pada perusahaan. Microsoft Office Excel yang digunakan untuk membuat laporan sangat berguna karena dalam pembuatan laporan pengeluaran material data yang dimasukan yaitu data yang telah failed karena data tersebut ada pula yang telah mendapatkan diskon dan juga kena PPN.
2 Kondisi Perusahaan PT. HEN JAYA saat ini sedang berkembang karena pada saat ini PT. HEN JAYA sedang melaksanakan proyek besar di dalam kota dan diluar kota.
Cara Pengeluaran barang yang dilakukan PT.HEN JAYA yaitu dengan melihat apa kebutuhan dilapangan lalu memesan barang ke supplier sehingga cara pengeluaran barang yaitu melalui supplier. Jenis barang yang dikeluarkan oleh PT. HEN JAYA dan Supplier yaitu berupa kabel, alat Genset,AC,dll.
Alasan saya kerja praktek di PT. HEN JAYA dikarenankan adanya usulan dan Relasi teman.
1.2 Identifikasi dan RumusanMasalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
a. Pembuatan laporan pengeluaran material dilakukan secara sederhana yaitu masih menggukan Microsoft excel.
b. Pembuatan laporan ini terus berjalan karena laporan di buat sesuai kebutuhan material dilapangan.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang ada di identifikasikan masalah diatas, masalah– masalah yang terjadi adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan laporan pengeluaran barang material pada PT. HEN JAYA masih menggunakan excel.
3 1.3 Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek
1.3.1 Maksud Kuliah Kerja Praktek
Maksud dari kerja praktek yaitu ingin menganalisa dan membuat laporan Pengeluaran barang material yang terjadi.
1.3.2 Tujuan Kuliah Kerja Praktek
Berdasarkan latar belakang diatas, maka tujuan penyusunan laporan kerja praktek adalah :
1. Untuk memberikan solusi-solusi dalam membuat laporan pengeluaran barang material pada PT. HEN JAYA.
1.4 Metode Kerja Praktek
Metode yang dilakukan dalam membuat laporan Kerja Praktek yaitu dengan metode Semi Block Release yaitu, penelitian yang dilakukan pada waktu tertentu dalam jangka waktu satu bulan, Dimulai sejak 01 Agustus sampai dengan 31 Agustus 2010. Adapun teknik dalam pengumpulan datadiantaranya :
1. Field Research, dimana dalam mencari informasi penulis melakukan (interview) kepada pembimbing di perusahaan dan juga kepada bagian- bagian yang terkait secara langsung dilapangan.
4 1.5 Kegunaan Kerja Praktek
Dengan adanya kerja praktek ini penulis berharap dapat memberikan manfaat bagi penulis sendiri, penulis selanjutnya ataupun bagi Instansi
dimana Penulis melakukan kerja praktek. 1. Bagi Penulis
Mengetahui bagaimana alur pembuatan laporan pengeluaran material 2. Bagi Instansi
Membantu Program Kerja perusahaan yang sedang berjalan atau pun yang belum berjalan.
3. Bagi UNIKOM
Di UNIKOM kita telah mempelajari tentang bagaimana cara menganalisis suata perusahaan sehingga alur kerja pada perusahaan tersebut dapat kita pahami.
1.6 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek 1.6.1 Lokasi Kegiatan Kerja Praktek
Penulis melakukan kuliah kerja praktek pada bagian pembuatan laopran pengeluaran barang material di PT. HEN yang berlokasi di jalan H. KURDI I No.14 Moh.Toha-Bandung 40243 Phone : (022) 5206600, 5206792, 91204398 atau Fax : (022)5208216.
1.6.2 Waktu kegiatan Kerja Praktek
5 Tabel 1
Time Schedule Kerja Praktek
No. Aktivitas Tahun 2010 Bulan
Juni Juli Agustus September Oktober 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan KP x
2 Pelaksanaan KP
x x x x
3 Pengumpulan Data
x x
4 Penyusunan & Bimbingan KP
x x x
5 Pengumpulan KP
6 Tabel 2
Aktivitas Kerja Praktek Kerja Praktek
No. Hari Waktu Keterangan
1. Senin s/d Kamis 08.00-16.30 WIB Aktivitas Kerja Praktek
12.00-13.00 WIB Istirahat Kerja Praktek
2. Jum’at 08.00-16.30 WIB Aktivitas Kerja Praktek
11.00-13.00 WIB Istirahat Kerja Praktek
3 Sabtu 08.00-14.00 WIB Istirahat Kerja Praktek
12.00-13.00 WIB Istirahat Kerja Praktek
BAB II
LANDASAN TEORI
1.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :
1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen-komponen secara teratur.
Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Yang dimaksud prosedur disini adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
Sedangkan pengertian sistem yang menekankan pada komponennya adalah kumpulan-kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut William S. Davis :
Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang telah diatur membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.
Menurut Indriyono Gitosumarno :
“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang berhubungan satu sama
lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukum -hukum tertentu”. Menurut Dj. A. Simarmata :
“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan yang mempunyai kegiatan fungsional satu sama lain”.
Menurut H.A. Harding :
“Sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang bersama-sama bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan untuk menghasilkan output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk mengoptimalkan faktor-faktor dan sifat-sifat tertentu”.
Menurut Gordon B. Davis :
“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu
susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
Menurut S. Prajudi Atmasudiro:
1.1.1 Elemen Sistem
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1.1.2 Karakterisitik Sistem
Suatu SISTEM mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai : 1. Komponen Sistem (components)
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (enviroments)
dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari system
4. Masukan Sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran
5. Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem
6. Pengolahan Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi
7. Sasaran Sistem (objectives) atau Tujuan Sistem (goal)
1.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat dikelompokkan atau di klasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system), sistem abstrak terbentuk dari gagasan-gagasan atau konsep-konsep saling berkaitan. Sistem fisik didefinisikan sebagai suatu sistem yang unsur-unsur pendukungnya secara fisik dapat dilihat atau dirasakan dan memiliki keterkaitan antara satu unsur dengan unsur lainnya.
2. Deterministik sistem adalah sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/diketahui dengan pasti.
3. Probabilistik sistem adalah sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).
4. Sistem terbuka adalah sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. 5. Sistem tertutup adalah sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami
2.2 Pengertian Informasi
Menurut Andri Kristanto dalam bukunya yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi
dan Aplikasinya” mendefinisikan bahwa : “Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima”.
Menurut Tata Sutabri dalam bukunya yang berjudul “Analisa Sistem Informasi” yang dimaksud dengan Informasi bahwa : “Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah”.
Sedangkan menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi
Akuntansi” mendefinisikan suatu informasi adalah : “Informasi merupakan data yang telah
diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”.
Berdasarkan penjelasan diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pemrosesan data yang lebih berdaya guna bagi pihak yang membutuhkan uantuk proses pengambilan keputusan.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Definisi sistem informasi menurut James Hall dalam bukunya yang berjudul “ Sistem
Informasi Akuntansi” adalah : “Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal
dimana data dikimpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”.
“Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik pisik maupun non pisik yang berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang lebih berarti dan berguna”.
Berdasarkan definisi – defini diatas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalahrencangan prosedur yang saling berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan suatu innformasi yang dapat digunakan oleh para pemakai.
1.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya
Metode adalah suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. 1.4.1 Metode pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :
1. Mengenali kontroversi. 2. Menimbang klaim alternatif. 3. Membentuk penilaian.
Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem : Tahap I : Usaha Persiapan
3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan. Tahap II : Usaha Definisi
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu. Tahap III : Usaha Solusi
Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif. 7 : Mengevaluasi solusi alternatif. 8 : Memilih solusi terbaik.
9 : Menerapkan solusi terbaik.
10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.
1.4.2 Metode Pengembangan Sistem
Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan : 1. Metodologi Pemecahan Fungsional (Functional Decomposition Methodologies)
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitem subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan diterapkan.
Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah : 1. HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)
2. SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement) 3. Information-Hiding
2. Metodologi Orientasi Data (Data Oriented Methodologies)
Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu : a. Data-flow oriented methodologies
Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari system kedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-laku logika modulo-modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
1. SADT (Structured Analisys and Design Techniques) 2. Composite Design
3. SSAD (Structured Sistems Analysis and Design) b. Data structure oriented methodologies
Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya. Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
1. JSD (Jackson’s Sistems development) 2. W/O (Warnier / Orr)
3. Prescriptive Methodologies
1.4.3 Alat Bantu Analisis 1. Flow Map
Mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).
Diagram sistem prosedur merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menentukan dokumen yang teñibat, bagian yang membuat dokumen dan menerima dokumen, menentukan proses dan dokumen tersebut.
2. Diagram Kontek
Diagram konteks disebut juga model konteks, merupakan tingkat tertinggi dari diagram aliran data, dalam diagram konteks menggambarkan batasan sistemsebagai suatu lingkaran dengan dikelilingi oleh entitasentitas luar/external entity.
Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem.
Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Context diagram menggaris bawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:
1. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.
2. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.
3. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
4. Batasan antara sistem kita dan lingkungan.
Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran control penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.
3. Data Flow Diagram
apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan.
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Kelebihan utama pendekatan aliran data, yaitu:
1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem.
2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem.
3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram aliran data.
4. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.
Disamping itu terdapat kelebihan tambahan, yaitu :
1. Dapat digunakan sebagai latihan yang bermanfaat bagi penganalisis, Sehingga bisa memahami dengan lebih baik keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan subsistem. 2. Membedakan sistem dari lingkungannya dengan menempatkan batas-batasnya. 3. Dapat digunakan sebagai suatu perangkat untuk berinteraksi dengan pengguna. 4. Memungkinkan penganalisis menggambarkan setiap komponen yang digunakan
dalam diagram.
dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. DFD levelled menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi.
Dalam DFD levelled akan terjadi penurunan level dimana dalam penurunan level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi proses yang jelas. Jadi dalam DFD levelled bisa dimulai dari DFD level 0 kemudian turun ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan hanya dilakukan bila perlu. Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level x harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1 yang mendefinisikan proses pada level x tersebut. Proses yang tidak dapat diturunkan/dirinci lagi dikatakan primitif secara fungsional dan disebut sebagai proses primitif.
2.5 Perangkat Lunak Yang Digunakan
Microsoft office excel
BAB III
PROFILE PT.HEN JAYA
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
PT. HEN JAYA diawali dengan berdirinya sebuah Comanditer yaitu CV.
HEN JAYA pada tahun 1986. Mengawali usahanya dalam bidang perdagangan dan jasa kelistrikan, telekomunikasi. Seiring dengan pertumbuhan aktifitas dan tuntutan dunia usaha maka perlu didirikanlah sebuah Perseroan Terbatas yaitu: PT. HEN JAYA pada tahun 2004 yang bergerak di bidang usaha pelayanan yang terkait.
Dalam kenyataan di lapangan jasa kelistrikan sering terkait dengan bidang jasa Elektronik dan jasa Mekanikal antara lain :
Untuk Pekerjaan Elektronik:
1. Jasa pekerjaan Sound System
2. Jasa pekerjaan Telephone dangan system PABX 3. Jasa pekerjaan Deteksi Dini Kebakaran / Fire Alarm 4. Jasa pekerjaan Kamera Pengamat / CCTV
5. Jasa pekerjaan Jaringan Antena TV / MATV 6. Jasa pekerjaan Jaringan Komputer dan IT (LAN)
Untuk Pekerjaan Mekanikal:
b. Instalasi Air Kotor c. Instalasi Air Panas
2. Jasa pekerjaan Instalasi Hydrant dan Splinker lengkap dengan Instalasi Pompa-pompa air pendukung.
3. Jasa pekerjaan Instalasi Pemasangan Diesel Genset lengkap dengan Instalasi peredam ruangan.
4. Jasa pekerjaan Instalasi Air Conditioning.
Pada akhir-akhir ini PT. HEN JAYA telah menyelesaikan beberapa proyek yang berkaitan dengan seluruh jenis jasa pekerjaan tersebut diatas, antara lain:
1. Pekerjaan Elektromekanik GI 150 KV Mranggen – Jawa Tengah pada tahun 2005 – 2005 senilai Rp. 1.715.081.000,-
2. Pekerjaan Stringing/Penarikan Kawat dan Pengelasan, Pondasi serta Erection Tower SUTT 150 KV Mempewah – Singkawang pada tahun 2006 – 2007 senilai Rp. 2.272.850.000,-
3. Pekerjaan Pemasangan Lampu PJU Tersebar di 187 Desa – Bekasi pada tahun 2007-2007 senilai Rp. 1.817.872.000,-
4. Pekerjaan Rehabilitasi, Relokasi, Penataan dan Peningkatan PJU dalam Wilayah Kota Cimahi – Bandung pada tahun 2007 – 2007 senilai Rp. 1.425.000.000,-
5. Pembangunan Hotel Arion Swiss Bell – Bandung pada tahun 2007 - 2008 senilai Rp. 4.070.000.000,-
7. Pembangunan Hotel Amalia – Lampung pada tahun 2008 - 2009 senilai Rp. 7.595.166.260,-
8. Pembangunan Galeri Indosat – Palembang pada tahun 2008 - 2009 senilai Rp. 3.960.000.000,-
9. Pembangunan Rumah Sakit Mulia Insani Tangerang Barat – Tangerang tahap I (pertama) pada tanggal 3 Juni 2009 – 3 September 2009 senilai Rp. 13.980.027.798,- 10.Pengadaan & Pemasangan MDP STO Bandung-Kopo,Sukabumi,Cicalengka & Karya
Mulya Cirebon, Telkom Prov. Jawa Barat pada tanggal 12 Agustus 2009 – 09 Desember 2009 senilai Rp. 935.000.000,-
Adapun pekerjaan saat ini yang sedang kami lakukan adalah sebagai berikut :
1. Pembangunan Rumah Sakit Mulia Insani Tangerang Barat – Tangerang tahap II (kedua) pada tanggal 04 Januari 2010 – 04 April 2010 senilai Rp. 1.143.000.000,-
2. Pemabangunan Hotel Carrcadine Jl. Suniaraya – Bandung pada tanggal 01 Januari 2010 – 01 Juli 2010 senilai Rp. 12.980.000.000,-
Sebagai bahan informasi mengenai perusahaan untuk diteliti, bersama ini pula kami lampirkan data-data pendukung.
Visi : "Cepat, Cerdas dan Cermat "
Misi :
1. Memberikan jasa dalam bidang konstruksi elektrikal secara professional dan estetik. 2. Peningkatan kinerja Perusahaan dalam rangka peningkatan keuntungan dan nilai
tambah bagi customer.
3. Memberikan layanan yang terbaik dan kompetitiv. Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI)
Tugas Pokok dan Fungsi PT.HEN JAYA adalah melayani Electrikal dan Mekanikal yaitu bidang perdagangan dan jasa kelistrikan.
a. Tugas Pokok
Melakukan Pemasangan dan melayani Electrikal dan Mekanikal
Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, PT.HEN JAYA mempunyai fungsi: 1. perdagangan dan jasa kelistrikan, telekomunikasi.
3.2. Struktur Organisasi PT. HEN JAYA
Gambar 3.1
Manejer utama
Manejer mutu
Direktur HRD Direktur Teknik
Manejer purchasing Manejer
keuangan
Manejer gudang
Manejer umum
Manejer estimasi
Manejer planing
1. Direktur utama 2. Direktur Mutu:
a. Sub.Bagian Manager Purchasing;
b. Subbagian Engineering & Pelaksana Proyek; 3. Direktur HRD:
a. Manager Umum; b. Manager Keuangan; c. Manager Estimasi; 4. Manager Umum: a. Staff Purchasing; b. Management Proyek; 5. Manager Planning & Control; a. Staff Purchasing;
b. Staff Estimasi;
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANG
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan lain ditahap selanjutnya. Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan, kesempatan–kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan–kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikan. Analisis sistem meliputi survei dan analisis terhadap sistem informasi yang sedang berjalan. Tahap ini akan menentukan informasi yang diperlukan oleh para pengguna dari sistem yang baru, disamping juga persyaratan teknis dari sistem itu sendiri.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, antara lain :
1. Indentify yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analysis yaitu menganalisis sistem.
4.Report yaitu membuat laporan hasil analisis.
Pada tahapan analisis ini, penulis mencoba menganalisis system yang ada pada Bagian Pembuatan laporan pengeluaran material. Untuk mengidentifikasi dan memberikan solusi terhadap masalah yang ada, pertama penulis mencoba menganalisa menggunakan metode analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency and Service).
Analisis Performance (Kinerja)
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu organisasi. Untuk membuat laporan pengeluaran barang material pada PT. HEN JAYA menggunakan Microsoft office excel untuk pembutan laporan dimana Microsoft office excel memiliki kekurangan dan kelebihannya diantarannya:
- Kelebihan :
a. Data yang diimputkan dilakukan secara otomatis b. Lebih mudah digunakan
c. Fasilitas telah ada dalam aplikasi tersebut - Kekurangan :
a. Penyusunan harus teliti
b. Penyusunannya harus diulang kembali karena perbedaan proyek beda laporan. Analisis Information ( Informasi)
dalam jumlah yang besar. Pada kenyataanya, terlalu banyak informasi merupakan suatu masalah besar.
Pada sistem lama, Informasi laporan tidak akurat karena informasi yang disampaikan sangat terbatas. Informasi kurang tepat waktu dalam artian informasi tidak up to date dan sering terlambat karena keterbatasan dalam menyampaikan Analisis Economy (Ekonomi)
Nilai ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persolan ekonomi tidak berjalan Karena keterlambatan laporan maka pengeluaran tersendak dilapangan Karena biaya biaya material mahal . Oleh karena itu, untuk memperoleh keuntungan yang maksimal perlu adanya penghematan atas biaya yang dikeluarkan. Pada sistem lama, analisis yang dilakukan pada sistem pembuatan laporan pengeluaran material secara ekonomis dapat dilihat dari segi pembuatan yang selalu berulang-ulang. Sehingga waktu yang terpakai cukup lama.
Analisis Control (Pengendalian)
Sistem pengendalian pada suatu sistem dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja system pengendalian keluaran material.
Analisis Efficiency (Efisiensi)
Analisis Services (Pelayanan)
Fokus Analisis Pelayanan adalah pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan kemudahan untuk memperoleh informasi. Pada system lama aplikasi yang disebarkan tidak begitu diperhatikan, sehingga informasi jadi terabaikan.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen adalah analisis yang dilakukan terhadap dokumen yang ada pada sistem yang berjalan, hal ini dilakukan untuk mengetahui isi tentang informasi yang akan disampaikan oleh dokumen tersebut.
1. Data laporan pengeluaran
Sumber : Engineering & Pelaksana Proyek Tujuan : untuk mengetahui pengeluaran Fungsi : Informasi berita pengeluaran
Isi : Nama Barang, Tanggal, Jumlah Barang. Copy : 1 Rangkap
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan Pada Pembuatan laporan pengeluaran barang material
1. Barang yang dibutuhkan dipesan terlebih dahulu ke supplier berdasarkan perintah Engineering & Pelaksana Proyek .
2. Supplier memberikan faktur dan barang ke Engineering & Pelaksana Proyek
3. Engineering & Pelaksana Proyek menggunakan barang untuk keperluan proyek dan memvalidasi faktur yang diberikan oleh supplier.
4. Faktur yang telah divalidasi diberikan ke manejer umum
5. Manejer umum membuat laporan pengeluaran barang material sebanyak 3 rangkap
6. 3 rangkap laporan tersebut 2 rangkap di berikan ke manejer mutu untuk dijadikan laporan proyek keseluruhan dan 1 rangkap di arsipkan
7. Manejer mutu membuat laporan pengeluaran barang keseluruhan selama proyek 8. Dan laporan pengeluaran barang diberikan ke direktur utama.
4.1.2.1.Flow Map
Flowmap adalah diagaram yang menunjukkan aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar didalam suatu sistem.
Flowmap dibuat untuk menggambarkan aliran – aliran dokumen yang mengalir dalam sebuah sistem, sehingga dalam perancangan sistem yang baru ,kita harus mempelajari flowmap dulu, agar kita mengetahui dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam sebuah perancangan sistem baru.
Engineering dan Pelaksana proyek Supplier Manejer Umum Manejer Mutu Direktur Utama
4.1.2.2 Diagram Kontek
Diagram konteks adalah model atau gafik yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan sistem. Untuk dapat menggambarkan diagram konteks, terlebih dahulu data dideskripsikan sehingga data apa saja yang akan di butuhkan oleh sistem dan dari mana sumber data, serta informasi apa saja yang akan dihasilkan aleh sistem tersebut dan kemana informasi tersebut akan diberikan.
Berdasarkan flowmap diatas maka dapat digambarkan diagram konteks seperti berikut ini :
0.
Sistem informasi pengeluaran
barang material Direktur Utama
Data barang, faktur
Data barang
Laporan pengeluaran barang material
4.1.2.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan penjelasan yang lebih mendetail dari diagram konteks Adapun gambaran dari data flow diagram terdapat pada gambar berikut ini :
3.
DFD Proses Pembuatan Laporan pengeluaran barang material
4.1.3 Evaluasi Sistem yang diusulkan
Dari prosedure sebelumnya seringkali melakukan pembuatan laporan bila barang sudah dipakai dilapangan , hal tersebut dilakukan apabila ada barang yang dibutuhkan seharusnya kita harus melihat terlebih dahulu apa yang dibutuhkan dilapangan sehinga laporan yang kita buat terlebih dahulu sebelum barang datang sehingga kita tinggal memasukan harga saja bila barang datang beserta tanggal., media pembuatan laporan menggunakan Microsoft office exxel sebagai media , dimana Microsoft office excel memiliki kekurangan diantarannya:
a. Kita harus selalu membuat ulang laporan atau menambahkan laporan yang baru.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Usulan yang saya berikan yaitu sebaiknya dalam membuat laporan dalam agar lebih baik menggunakan delfi karena data yang kita buat akan tersesun dalam data base dan dapat dilihat oleh siapapun tanpa harus kita membuat laporan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Dengan menganalisis dan mengevaluasi sistem informasi yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan program aplikasi dengan menggunakan sistem yang lebih baik sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
membutuhkan waktu yang agak lama.skenario yang kami usulkan dalam pembutan sistem informasi pengeluaran barang material :
.
a. Engineering & Pelaksana Proyek mengambil from pemesanan di manejer umum b. Engineering & Pelaksana Proyek mengisi from pemesanan dan mengembalikan ke
manejer umum
c. Manejer umum memvalidasi data pemesanan bila data valid manejer umum memberikan from ke supplier
d. Supplier memberikan faktur dan barang ke Engineering & Pelaksana Proyek e. Engineering & Pelaksana Proyek menggunakan barang untuk keperluan proyek
dan memvalidasi faktur yang diberikan oleh supplier. f. Faktur yang telah divalidasi diberikan ke manejer umum
g. Manejer umum membuat laporan pengeluaran barang material sebanyak 3 rangkap h. rangkap laporan tersebut 2 rangkap di berikan ke manejer mutu untuk dijadikan
laporan proyek keseluruhan dan 1 rangkap di arsipkan
4.2.2.1.Flow Map
Gambar 4.4
4.2.2.2.Diagram Kontek
0.
Sistem informasi pengeluaran barang material
Supplier Direktur Utama
Data barang, faktur
Data barang
Laporan pengeluaran barang material
Manajer Umum
From pemesanan,from valid From yang sudag di,isi
Gambar 4.5
Diagram komteks Proses Pembuatan system informasi pengeluaran barang material yang
4.2.2.3.Data Flow Diagram
DFD Proses Pembuatan Pembuatan system informasi pengeluaran barang material yang
4.2.2.4.Kamus Data
1. Nama Arus Data :from Pemesanan
Alias : -
Aliran Data :manejer umum-mengisi from-supplier
Struktur Data :nama barang,jumlah barang,tanggal pemesanan
2. Nama Arus Data :data barang
Alias : -
Aliran Data :supplier-pemesanan barang,-pembutan faktur,-pemesanan barang-supplier,-pembuatan faktur-arsip data barang
Struktur Data : nama barang, jumlah barang,no faktur
3. Nama Arus Data :faktur
Alias : -
Aliran Data :supplier-pemesanan barang,-pembuatan faktur-validasi faktur,-pembuatan laporan-faktur,-pembuatan laporan keseluruhan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan dan uraian yang telah dikemukakan penulis mulai dari bab pertama sampai bab terakhir yaitu berkaitan dengan inti permasalahan yang terletak pada pembuatan laporan pengeluaran barang material maka dapat diambil kesimpulan :
Bahwa dengan adanya sistem informasi pengeluaran barang material maka semua pengeluaran barang yang dilakukan oleh perusahaan akan direkap oleh yiap divisi untuk arsip pengeluaran.
Dengan adanya Sistem Informasi menentukan penegeluaran barang dari tahap awal sampai akhir, diharapkan pemakai dapat mendapatkan informasi yang lebih lengkap tentang proses pengeluaran barang material.
5.2. Saran
Adapun saran–saran yang diberikan agar sistem informasi yang telah dibangun dapat berfungsi dengan baik adalah sebagai berikut :
SISTEM INFORMASI PENGELUARAN BARANG MATERIAL PADA
PT. HEN JAYA
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Strata 1 Jurusan Manajemen Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
Oleh :
Nama : Wawan kurniawan Nim : 10507271
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim,
Allhamdulillahi Rabbil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan ke Hadirat Illahi
Rabbi Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan laporan kerja praktek yang berjudul “SISTEM
INFORMASI PENGELUARAN BARANG MATERIAL PADA PT.HEN JAYA” .
Penyusunan laporan ini dimaksudkan untuk melengkapi pendidikan Strata 1 pada Program Studi Manajemen Informatika di Universitas Komputer Indonesia.
Penyusun menyadari, sebagai seorang mahasiswa yang masih perlu banyak belajar dalam penulisan laporan Kerja Praktek, bahwa laporan Kerja Praktek ini masih jauh dari sempurna dan banyak memiliki kekurangan baik dari segi isi, sistematika, maupun penyajiannya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang ada relevansinya dengan penyempurnaan laporan Kerja Praktek ini sangat penyusun harapkan. Agar laporan Kerja Praktek ini menjadi lebih baik dan berdaya guna di masa yang akan datang.
1. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia. 2. Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira, M.Sc. , selaku Dekan Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia.
3. Dadang Munandar, S.E., M.Si. , selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.
4. Citra Noviyasari, S.Si, MT. , selaku dosen wali kelas MI - 6 dan pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk mengarahkan serta membimbing penyusunan laporan ini. 5. Dayu Irawan Suharto, ST selaku pembimbing kerja praktek di PT. HEN JAYA yang
telah meluangkan waktunya untuk mengarahkan serta membimbing penyusunan laporan ini.
6. Ibu, Ayah, Adik dan kakak tercinta kami, atas dukungan moril maupun materiil serta iringan doa yang selalu menyertai sehingga dapat memudahkan penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
7. Anak - anak MI – 6 yang telah mendukung dan menbantu dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini.
8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, semoga Allah SWT membalas segala amal kebaikan dengan balasan yang lebih baik.
Penulis menyadari segala kekurangan dalam penulisan laporan ini, karena itu penulis menerima saran dan kritik dari pembaca agar dapat menjadi lebih baik. Mohon maaf atas segala kekurangan dan kekhilafan penulis selama melaksanakan dan menyusun laporan kerja praktek ini. Penulis berharap Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan bagi penulis
sendiri khususnya. Bandung, Oktober 2010
Penulis
