RANCANG BANGUN
SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERENCANAAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. JAYA TAMA
Oleh:
Nama : Muhammad Royyan Asrillah NIM : 06.41010.0172
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
v
ABSTRAK
Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan dagang ataupun perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang ataupun jasa.
Sistem persediaan barang dengan metode single moving average, double moving average, exponential smoothing dan economic order quantity merupakan salah satu metode yang dapat menyelesaikan masalah persediaan. Semua metode ini digunakan untuk menghindari kelebihan persediaan yang menimbulkan biaya tinggi dan kekurangan persediaan yang menyebabkan kebutuhan pelanggan tidak terpenuhi. Data penjualan diramalkan menggunakan single moving average, double moving average dan exponential smoothing serta hasil dari peramalan dimasukkan kedalam metode economic order quantity.
Sistem persediaan barang yang dibuat dapat memberikan informasi tentang kondisi persediaan. Kondisi persediaan barang meliputi titik optimal dan reorder point. Kondisi persediaan ini dapat membantu pihak perusahaan dalam menentukan kebijakan pembelian barang dan persediaan untuk periode selanjutnya.
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined. DAFTARISI ... i DAFTAR TABEL ... iii DAFTAR GAMBAR ... 5 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Batasan Masalah... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Manfaat Penelitian ... Error! Bookmark not defined. 1.6 Sistematika Penulisan... Error! Bookmark not defined. BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined. 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined. 2.2 Analisa Sistem ... Error! Bookmark not defined. 2.3 Konsep Dasar Persediaan ... Error! Bookmark not defined. 2.4 Waktu Tunggu (Lead Time) ... Error! Bookmark not defined. 2.5 Titik Pemesanan Kembali ... Error! Bookmark not defined. 2.6 Metode Economic Order Quantity (EOQ) ... Error! Bookmark not defined.
2.7 Metode Single Moving Averages... Error! Bookmark not defined. 2.8 Exponential Smoothing ... Error! Bookmark not defined. 2.9 Metode Double Moving Average... Error! Bookmark not defined. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... Error! Bookmark not defined.
3.5 Perancangan Desain Input dan Output .... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel Supplier ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.2 Tabel Stock Barang ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.3 Tabel DataBarang ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.4 Tabel Pembelian ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.5 Tabel Order Barang ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.6 Tabel EOQ ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.7 Tabel Peramalan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.8 Tabel Penjualan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.9 Tabel Detail Penjualan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.10 Tabel Detail_Pembelian ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.11 Fungsi Obyek Desain Form Supplier ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.12 Fungsi Obyek Desain Form Barang ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.13 Fungsi Obyek Desain Form Penjualan Error! Bookmark not defined. Tabel 3.14 Fungsi Obyek Desain Form PembelianError! Bookmark not defined. Tabel 3.15 Fungsi Obyek Desain Form PeramalanError! Bookmark not defined. Tabel 3.16 Fungsi Obyek Desain Form EOQ ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.17 Fungsi Obyek Desain Form Kondisi Persediaan Error! Bookmark not defined.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1.Model Persediaan dengan Permintaan Tidak PastiError! Bookmark not defined.
Gambar 2.2 Model Persediaan dengan Stok Cadangan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Persediaan Barang Error! Bookmark not defined. Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang .... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.4 Dokumen Flow Persediaan Barang .... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.5 Sistem Flow Pembelian ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.6 Sistem Flow Permintaan Barang ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.7 Sistem Flow Persediaan Barang ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.8 Context Diagram Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang . Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.9 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 1Penjualan... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses 2Analisa Persediaan ... Error! Bookmark not defined.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Analisis persediaan adalah salah satu topik paling populer dalam ilmu manajemen. Salah satu alasannya adalah bahwa hampir semua jenis organisasi bisnis memiliki persediaan. Alasan utama persediaan barang adalah untuk memenuhi permintaan pelanggan atas suatu produk terutama pada usaha ritel. Biasanya sejumlah persediaan disimpan untuk mengantisipasi permintaan pelanggan. Namun, karena permintaan sulit diketahui dengan pasti, sejumlah persediaan yang disebut stok cadangan disimpan untuk memenuhi perubahan yang tidak diharapkan dalam bentuk permintaan yang lebih banyak. Menurut Supranto (1988), situasi bisnis dimana inventori dari suatu jenis barang harus dimasukkan ke dalam stok pada permulaan waktu tertentu. Jumlah permintaan tidak diketahui, tetapi distribusi probabilitasnya diketahui. Untuk penyederhanaan kita menganggap bahwa tidak mungkin dilakukan pemesanan kembali dalam periode tertentu walaupun jumlah yang diminta jauh melebihi yang ada dalam stok.
maka perlu dibangun suatu sistem pembelian dan perencanaan persediaan barang yang berbasis desktop yang akan memberikan informasi tentang jumlah stok barang, informasi detil tentang pembelian barang, informasi tentang penjualan barang,sistem yang akan memberikan informasi yang dapat menentukan stok minimum pemesanan barang kembali dan menentukan waktu pemesanan barang kembali, sistem yang dapat meramalkan barang yang akan laku di periode berikutnya dengan menggunakan 3 metode peramalan yang berbeda, yaitu metode single moving average,metode double moving average, dan metode exponential smoothing. Sedangkan perhitungan yang dapat mengetahui jumlah pesanan yang optimal dengan menggunakan metode EOQ (economic order quantity).Menurut Spyros (2001:4), digunakannya metodesingle moving average dandouble moving average karena metode ini dapat mengatasi adanya suatu trend dengan menghitung rata-rata bergerak yang kedua sebagai dasar dari metode ini sehingga dapat menghitungramalan pada periode mendatang dengan lebih baik. Menurut Jay Haizer (2005:18) Untuk menghitung besarnya jumlah pesanan yang optimum, maka perusahaan dapat menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). Dalam metode EOQ tersebut tingkat persediaan yang optimum dapat tercapai pada saat biaya pemesanan persediaan sama dengan biaya penyimpanan persediaan. Dengan EOQ dapat diketahui jumlah pembelian paling ekonomis yang harus dilakukan pada saat setiap kali pembelian.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan suatu permasalahan,sebagai berikut :
1. Bagaimana merancang dan membangun sistem pembelian dan perencanaan persediaan barang yang mencakup inventori pada CV.Jaya Tama.
2. Bagaimana cara menentukan stok minimum pemesanan kembali suatu barang
dan waktu pemesanan barang kembali.
3. Bagaimana meramalkan barang yang akan laku di periode berikutnya dengan
metodesingle moving average,double moving average, dan exponential smoothing, Kemudian menghitungnya dengan metode EOQ untuk menentukan pemesanan barang yang optimal.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Metode yang digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan serta titik pemesanan kembali adalah model EOQ (Economic Order Quantity).
2. Penentuan peramalan permintaan barang menggunakan metode double moving averages.
3. Perhitungan double moving averages menggunakan periode empat bulanan. 4. Data yang dipergunakan adalah data penjualan pada periode 2010.
5. Sistem ini tidak membahas masalah retur barang dan barang yang kedaluarsa. 6. Sistem persediaan ini meliputi transaksi pembelian, penjualan, stock barang
1.4 Tujuan
Tujuan pembuatan sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Merancang dan membangun sistem informasi Pembelian dan Persediaan barang pada CV. Jaya Tama yang mencakup manajemen inventory beserta laporan.
2. Membuat aplikasi yang dapat menentukan stok minimum pemesanan kembali suatu barang dan waktu pemesanan barang kembali.
3. Membuat aplikasi yang dapat meramalkan barang yang laku dengan metode double moving average, serta mengetahui jumlah pesanan optimal pada tiap periode pemesanan barang dengan menggunakan metode EOQ.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Pengguna Sistem
Memberikan kemudahan untuk setiap pengguna system ini dalam melakukan
kegiatan pengolahan data barang, supplier, peramalan, pembelian, penjualan
dan persediaan.
2. Bagi Manajer Pembelian
Memberikan kemudahan dan menghemat waktu dalam membuat laporan data
barang, transaksi penjualan, pembelian dan persediaan. Dimana pembuatan
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan dari karya tulis tugas akhir yang membahas mengenai latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan
BAB II : LANDASAN TEORI
Berisi penjelasan teori-teori yang digunakan dalam membantu proses analisa dan desain sistem, yaitu landasan teori tentang pengertian sistem informasi, peranan persediaan, biaya-biaya persediaan, waktu tunggu(lead time), titik pemesanan kembali, metode economic order quantity(EOQ), metode single moving average, metode double moving average, metode exponential smoothing, safety stock.
BAB III : PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi tentang proses bisnis sistem pembelian dan perencanaan persediaan barang, analisa sistem dan perancangan sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang dibahas dalam tugas akhir ini.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
BAB V : PENUTUP
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Kristanto (2003:2), sistem adalah kumpulan elemen – elemen dan bekerja sama untuk memproses masukan atau input yang ditunjukkan kepada sistem tersebut dan mengolah input tersebut sampai menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Adapun penjelasan tentang elemen – elemen dari sistem adalah :
a. Tujuan, sistem dapat berupa tujuan usaha, kebutuhan pemecahan masalah, dan lain sebagainya.
b. Batasan, merupakan batasan – batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, yang dapat berupa peraturan – peraturan, permasalahan yang dibahas peralatan, persinil dan lain sebagainya.
c. Penghubung, penghubung merupakan media antara satu subsistem dengan subsistem lain sehingga output (keluaran) dari subsistem akan dapat menjadi input (masukan) bagi subsistem lain.
d. Input (masukan), merupakan bagian yang bertugas untuk menerima data
masukan, dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan data dan jenis pemasukan data.
e. Proses, merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi
yang sesuai dengan keinginan penerima.
f. Output (keluaran) merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem yang
Sedangkan informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pengguna informasi tersebut.
2.2 Analisa Sistem
Menurut Kristanto (2003:5), Analisa sistem adalah seseorang yang memnunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem yang meliputi mempelajari masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan pemakai sistem. Untuk mencapai tujuan dari suatu sistem yang dibuat, dibutuhkan 3 perangkat atau alat yang dapat meningkatkan kenirja dari sebuah sistem sehingga tujuan dari sistem tersebut dapat dicapai. Tiga perangkat tersebut meliputi : perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat manusia. Perangkat keras daat berupa komputer, sedangkan perangkat lunak adalah program. Sedangkan perangkat manusia dapat berupa manajer, analisis sistem, programer dan sebagainya. Dimana ketiga unsur tersebut bersama–sama membangun sistem yang efisien untuk mengatasi masalah yang dihadapi pemakai sistem.
2.3 Konsep Dasar Persediaan
2.3.1 Peranan Persediaan
Pada dasarnya persediaan mempermudah jalannya operasi perusahaan yang dilakukan secara berturut-turut untuk menyediakan barang. Menurut Sujadi Prawirosentono (2000:69), persediaan diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi, antara lain berguna untuk:
1. Mengurangi resiko keterlambatan datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan
untuk menunjang proses produksi perusahaan.
2. Mengurangi resiko penerimaan bahan baku yang dipesan tetapi tidak sesuai
dengan pesanan sehingga harus dikembalikan.
3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat
digunakan seandainya bahan/barang itu tidak tersedia dipasaran.
4. Mempertahankan stabilitas operasi produksi perusahaan, yang berarti menjamin kelancaran proses produksi.
5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi produksi karena ketidakadaan persediaan (Stock Out).
6. Memberikan pelayanana kepada konsumen dengan baik, dimana keinginan konsumen pada suatu waktu dapat dipenuhi dengan memberikan jaminan tetap tersediaanya barang jadi tersebut.
2.3.2 Biaya- Biaya Persediaan
1. Biaya Pembelian
Biaya pembelian dari suatu barang adalah harga beli barang perunit, jika barang tersebut diperoleh dari luar perusahaan / pihak lain.
Biaya pembelian ditentukan oleh: a. Banyaknya barang yang dibeli. b. Harga barang per unit.
2. Biaya Penyimpanan
Biaya persediaan adalah biaya yang diperlukan dalam penyimpanan persediaan. Yang termasuk dalam biaya penyimpanan adalah biaya gudang, asuransi, pajak kakayaan. Biaya modal, penyusutan dan keusangan. Biaya penggudangan lebih terkait langsung dengan besarnya persediaan daripada dengan nilai barang yang dibeli. Jenis biaya-biaya penyimpanan yang lain bisa naik turun mengikuti nilai persediaan. Selain itu, barang yang lebih berharga nilainya dapat membutuhkan tambahan perlindungan dan penjagaan. Oleh karena itu, biaya gudang dan biaya-biaya penyimpanan dinyatakan dengan angka persentase terhadap nilai persediaan.
3. Biaya Pemesanan
Biaya pemesanan adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk memesan barang yang dibeli dari pihak lain. Biaya pemesanan termasuk biaya pengelolaan bagian pembelian, biaya pengiriman pesanan, biaya administrasi yang berkaitan dengan proses pemesanan barang.
4. Biaya Persediaan Pengaman
barang-barang untuk dijual. Persediaan pengaman tidak mencukupi, perusahaan menanggung rugi karena kehilangan kesempatan untuk menjual dan hilangnya kepercayaan pelanggan.
2.4 Waktu Tunggu (Lead Time)
Dalam pengisian kembali persediaan terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama antara saat mengadakan pesanan (order) untuk penggantian / pengisian kembali persediaan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan dimasukkan ke dalam persediaan (stok). Perbedaan waktu inilah yang dinamakan lead time(Gaspersz, 2004).
2.5 Titik Pemesanan Kembali
Reorder point adalah saat titik di mana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu adalah tepat pada saat dibutuhkan.Pemesanan kembali ini perlu dilakukan oleh perusahaan pada setiap periode untuk mencegah terjadinya kekurangan barang. Sehingga aktivitas perusahaan tidak terganggu ( Elwood, 1996 ).
2.6 Metode Economic Order Quantity (EOQ)
titik pemesanan kembali. Ingatlah bahwa titik pemesanan kembali diperlukan untuk mencegah terjadinya kehabisan stok (kekurangan) selama waktu antara melakukan pemesanan dan penerimaan pesanan tersebut.
Titik pemesanan kembali adalah suatu tingkat persediaan yang tetap ada dalam stok yang jumlahnya sama dengan permintaan selama masa waktu yang dibutuhkan untuk menerima pesanan (disebut lead time). Ketika permintaan bersifat pasti, persediaan ini akan berkurang/dihabiskan pada tingkat yang diketahui, sehingga pesanan akan sampai tepat pada saat tingkat persediaan mencapai titik nol (Taylor, 2001).
Walaupun tenggang waktu dapat bersifat konstan, permintaan bersifat tidak pasti, maka tidak mungkin dapat memprediksi secara tepat permintaan yang terjadi pada waktu yang telah ditentukan. Meskipun memiliki titik pemesanan kembali, kekurangan tetap saja terjadi. Sebagai pencegahan terhadap kekurangan ketika permintaan tidak pasti, perusahaan-perusahaan sering menggunakan suatu penyangga (buffer) atas sejumlah persediaan tambahan yang disebut stok cadangan.Terjadinya kehabisan stok ketika permintaan tidak pasti diilustrasikan dengan grafik dalam Gambar 2.1.
waktu 0
Tingkat Pemesanan kembali, R
Tingka
t Pe
rsedia
an
Q
Waktu Tingkat
Pemesanan Kembali, R
T
ingk
a
t
P
er
s
edi
a
an
Stok Cadangan Q
Dalam siklus pemesanan yang kedua, kehabisan stok terjadi karena permintaan melebihi perkiraan, titik pemesanan kembali selama masa tenggang waktu. Titik pemesanan kembali ditentukan sehingga tingkat stok cadangan diperlakukan sama seperti tingkat persediaan nol tanpa stok cadangan.Dengan kata lain, kita tidak ingin persediaan turun lebih rendah daripada tingkat stok cadangan. Namun ketika hal itu terjadi, seperti dalam siklus pemesanan kedua, permintaan tetap dapat dipenuhi.
Gambar 2.2Model Persediaan dengan Stok Cadangan
Hal ini berarti bahwa untuk menentukan biaya tahunan atas stok cadangan, hanya perlu mengalikan biaya pemeliharaan tahunan per unit dengan tingkat stok cadangan, Ss. Total biaya pemeliharaan tahunan stok cadangan = CcSs
Walaupun demikian, biaya ini harus dipertimbangkan terhadap biaya pemeliharaan karena kehabisan stok. Tujuan dari bentuk analisis ini adalah untuk menetukan tingkat stok cadangan yang meminimalisasi jumlah biaya pemeliharaan dan biaya kehabisan stok.
TC = RP + RC / Q + QH / 2 ………(2.1)
Jumlah pesanan pada setiap pembelian (Q) yang optimal akan memperoleh total biaya persediaan (TC) yang minimal. Secara matematis jumlah pesanan yang optimal (Q*) dapat dihitung sebagai berikut :
0 2
2
H Q CR dQ dTC atau H CR Q H CR Q H Q CR 2 2 2 * 2 2
Persamaan untuk kuantitas pembelian optimal :
EOQ = Q* = √2 CR / H ………...(2.2)
H = P f ………..(2.3)
B = RL / N ………..(2.4) Di mana:
H : biaya penyimpanan perunit (Rp). P : harga pembelian (Rp) perunit.
f : biaya penyimpanan perunit yang dinyatakan R : permintaan perbulan (unit).
C : biaya pemesanan setiap pesanan (Rp). dalam persentase.
B : titik pemesanan kembali (unit). L : waktu tunggu (Lead time).
N : banyaknya periode lead time dalam periode permintaan
2.7 Metode Single Moving Averages
Salah satu cara untuk mengubah pengaruh data masa lalu terhadap nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan menentukan sejak awal berapa jumlah nilai observasi masa lalu yang akan dimasukkan untuk menghitung nilai tengah. Untuk menggambarkan prosedur ini digunakan istilah rata-rata bergerak (moving average) karena setiap muncul nilai observasi baru, nilai rata-rata baru dapat dihitung. Rata-rata bergerak ini kemudian menjadi ramalan untuk periode mendatang. Untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya dengan metode 4 bulanan moving average ramalan bulan ke- 5 baru dapat dihitung setelah bulan keempat berakhir demikian seterusnya.
Ft-1 =
N
X X
X
Xt t1 t2.... tN1
………..……….(2.5)
keterangan:
Xt = Data untuk periode ke t
N = Jangka waktu rata – rata bergerak
Perhitungan kesalahan meramal diuraikan dibawah ini: 1. Error = Data rill – Ramalan
ei = Xi – Fi, dimana Xi adalah data periode ke i sedangakan Fi adalah ramalan periodeke t.
2. Mean Absolute Error
Adalah rata – rata absolute dari kesalahan meramal, tanpa mengiraukan tanda positif atau negative. Mean Absolute Error = ∑ | |
(Spyros, 2002).
3. Mean Squared Error
Adalah rata – rata kesalahan meramal dikuadratkan. Mean Squared
Error∑ | |
( Spyros, 2002).
2.8 Exponential Smoothing
Metode exponential smoothing sebenarnya merupakan metode rata-rata bergerak memberikan bobot lebih kuat dari data terkahir daripada data awal. Hal ini menjadi sangat berguna jika perubahan terakhir pada data lebih merupakan akibat dari perubahan aktual (seperti pola musiman) daripada hanya fluktuasi acak saja (dimana dengan suatu ramalan rata-rata bergerak saja sudah cukup).
1. Exponential Smoothing : S1 = α X1 = (1-α) (St+b t-1) ………...(2.6)
2. Estimasi Tren : bt = γ (St+b t-1) + (1- γ)b t-1 …………...(2.7)
Dengan keterangan :
α = konstanta penghalusan untuk data ( 0 <α < 1 )
γ = konstanta penghalusan untuk estimasi tren ( 0 <γ< 1 )
X1 = data yang sebenarnya pada periode t
St = nilai pemulusan
bt = estimasi tren
m = periode peramalan
Ft-m = peramalan untuk m periode mendatang
2.9 Metode Double Moving Average
Rata-rata bergerak ganda (Double Moving Average) adalah suatu metode peramalan yang dilakukan dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari nilai rata-rata bergerak yang kedua tersebut sebagai ramalan untuk periode yang akan datang. Metode ini disebut rata-rata bergerak ganda tersebut karena setiap kali data observasi baru tersedia, angka rata-rata ganda baru dihitung setelah angka rata-rata tunggal dan digunakan sebagai ramalan (Forecast). Untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya dengan metode 4 bulanan moving average ramalan bulan ke- 5 baru dapat dihitung setelah bulan keempat berakhir demikian seterusnya.
Persamaan matematis double moving averages seperti yang dituliskan oleh Spyros (2001) adalah sebagai berikut:
Yt+1 =
N
Y Y
Y
Yt t1 t2.... tN1
………..….(2.9)
M2t=
N
M M
M
Mt t1 t2 .... tN1
……….(2.10)
Persamaan 2.3 digunakan untuk menghitung selisih antara kedua rata-rata bergerak tersebut.
at = 2Mt + M2t ………..…..(2.11)
Persamaan 2.4 adalah faktor penyesuaian tambahan yang mirip dengan slope yang selalu berubah sepanjang suatu serial data.
Ŷt+p = at + btp ………....(2.12)
Persamaan 2.5 digunakan untuk membuat ramalan pada periode n Keterangan :
N = jumlah periode dalam rata-rata bergerak Yt =nilai aktual Y pada periode t
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Permasalahan
Permasalahan utama yang dihadapi CV. Jaya Tama adalah untuk menentukan stok minimum,menentukan jumlah pemesanan barang serta menentukan waktu pemesanan barang kembali, hal itu berakibat sering kehabisan barang pada saat ada pesanan dari konsumen, pembelian barang yang berlebihan juga sering terjadi sehingga terjadi penumpukan barang, waktu pemesanan barang juga belum terjadwal.
Berdasarkanhasilwawancara yang dilakukan dengan pihak perusahaan, bagian pembelian barang pada CV. Jaya Tama sering merasa kesulitan dalam menentukan stok minimum suatu barang yang harus dipenuhi, bagian pembelian juga memiliki masalah dalam menentukan berapa jumlah pesanan barang yang optimal untuk penjualan periode berikutnya, bagian pembelian kesulitan kapan harus menentukan waktu pemesanan barang kembali.
Berdasarkan permasalahan di atas maka dibuat sebuah sistem Pembelian dan Perencanaan Persediaan Barang untuk menentukan stok minimum barang, untuk menentukan waktu pemesanan barang kembali, meramalkan penjualan barang periode berikutnya serta melakukan perhitungan pembelian barang dengan metode EOQ.
bersifat siklus yang berulang secara periodik, ketiga jenis peramalan tersebut juga bisa meramalkan pola barang yang jenisnya musiman ataupun trend.
[image:31.595.89.504.247.699.2]Berikut adalah gambar dari flowchart sistem perencanaan dan persediaan barang.
Pada Gambar 3.1, Dijelaskan bagaimana alur dari peramalan hingga ke perhitungan EOQ, Peramalan yang dipakai adalah data penjualan barang periode tahun 2010.Semua data penjualan mengalami proses peramalan dengan menggunakan metodeSingle moving average, Double moving averages, Exponential smoothing. Menentukan stock minimum dan titik pesan kembali adalah dengan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity).
3.1.1 Hasil Wawancara
Berdasarkan wawancara dengan bagian Pembelian didapatkan fakta-fakta berikut:
1. Menentukan stock barang masih berdasarkan barang yang paling sering terjual,sehingga apabila terjadi pembelian dari customer dalam jumlah banyak,bisa menyebabkan kehabisan stock barang.
2. Sering terjadi keterlambatan melakukan pemesanan barang kembali,karena belum bisa menentukan kapan harus melakukan pemesanan barang,kecuali barang itu stocknya tinggal sedikit.
3. Pembelian barang terkadang berlebihan,sehingga terjadi penumpukan barang
digudang yang menyebabkan penambahan biaya penyimpanan.
3.1.2 Hasil Observasi
3.1.3Dokumen Flow Pembelian
[image:33.595.92.513.282.717.2]Pada dokumen flow pembelian barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dan hasilnya dilaporkan kepada manajer perusahaan. Hasil realisasi dari pengajuan tersebut akan dikirim ke pihak supplier untuk pemenuhan kebutuhan barang, selain itu hasil realisasi pengajuan juga digunakan bagian pembelian untuk melihat perkembangan kinerja perusahaannya. Dokumen flow lama pembelian ditunjukkan pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang
Bagian Pembelian Manajer Supplier
Start
Cek Stock
Stock Ada Ya
End
Data barang yg habis dan prediksi
jumlah untuk periode depan Tidak Data Barang ACC Kebutuhan Target Barang Data Target barang Pemenuhan Data Pesanan Data Pesanan
3.1.4 Dokumen Flow Permintaan
Pada dokumen flow permintaan barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dari permintaan konsumen. Apabila barang ada dibuatkan surat jalan dan bila persediaan tidak ada bagian pembelianmenginformasikan kepada konsumen. Selain itu data barang yang habis dilaporkan kepada manajer perusahaan untuk mendapat persetujuan untuk barang yang diorder ulang. Adapun penjelasan dokumen flow lama permintaan ditunjukkan Gambar 3.3.
Konsumen Bagian Pembelian Manajer
Start End Melakukan Permintaan Barang Melakukan Pengecekan Surat Jalan Data Permintaan Tidak ada Merencanakan Order Barang Pertimbangan Data Order ACC Data Order Membuat Surat Jalan Barang = Permintaan Rekap Permintaan Tidak ada Ya Tidak 2 1 Data Permintan Tidak Ada 2 1 Rencana Data Order Rencana Data Order
Data Order = Sesuai ACC semestara Data Order Pembatal an Data Order Tidak 2 1 ACC Data Order
[image:34.595.95.509.305.726.2]Ya Pembatalan Data Order Data Perminaan barang N N N
3.1.5 Dokumen Flow Persediaan Barang
Dokumen flow rancang bangun sistem persediaan barang ditentukan dari ada tidaknya stock barang yang ada pada CV.Jaya Tama. Apabila terjadi kehabisan stock maka bagian pembelian menyerahkan data barang yang dibeli kepada manajer perusahaan untuk mendapat persetujuan terlebih dahulu. Sedangkan prediksi penentuan stock minimum periode berikutnya masih belum ada kepastian yang jelas. Sehingga untuk planing bulan berikutnya, didasarkan atas data barang yang habis dari bagian pembelian yang disetujui oleh manajer perusahaan. Dokumen flow lama persediaan barang ditunjukkan oleh Gambar 3.4.
Konsumen Bagian Pembelian Manajer
Start
Melakukan Pengecekan
Stock
Jumlah
Permintaan Stock >
Permintaan
Penambahan Stock Tetap
Order Penambahan
Stock 2 kali stock Awal Ya Tidak 2 2 1 Rekap Penambahan Stock Tetap 1 Data Order
ACC Data Order
Data Order ACC
[image:35.595.95.512.323.651.2]End Data Order Rekap Penambahan Stock Tetap N N
3.2 Analisa dan Perencanaan Sistem
Dalam pembuatan perancangan dan desain digunakan model – model yang telah ada. Model – model tersebut antara lain dokumen flow, sistem flow ataupun perancangan hubungan relasi antara tabel. Tahap – tahap yang dilakukan dalam merancang sistem persediaan barang dengan menggunakan Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothingdan economic order quantity ini adalah:
1. Membuat sistem flow peramalan dan persediaan barang dengan menggunakan
metode Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothing dan economic order quantity.
2. Membuat data flow diagram dan diagram berjenjang.
3. Membuat rancangan hubungan relasional antara entitas atau ERD (Entity Relationship Diagram).
3.2.1 Sistem Flow Pembelian
Proses sistem flow pembelian barang dimulai dari bagian pembelian yang melakukan penentuan stock dan jumlah barang yang diorder. Semua data yang berkaitan digunakan untuk penentuan persediaan barang yang dibeli. bagian pembelian juga melaporkan data persediaan yang dibeli kepada manajer perusahaan, untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu manajer perusahaan menentukan target bulan berikutnya berdasarkan data dari bagian pembelian.
Bagian Pembelian Manajer Supplier Start Input Peramalan Periode Input Jumlah Stock Barang Penentuan Stock Penentuan Persediaan 2 Data Persediaan Barang Penentuan Rencana Persediaan Bulan Depan
Penentuan Target Barang Persedian Bulan Depan Data Target Barang Data Pesan Barang Data Pesan Barang End Perode Jumlah Stock Data Stock 2 1 Target Barang 2 1 Data Barang yg
[image:37.595.98.510.83.536.2]Dipesan 3 2 1 Data Pesan Barang Data Stock 1 DataPersediaan Barang N N N N
Gambar 3.5 Sistem Flow Pembelian
3.2.2 Sistem Flow Permintaan Barang
melakukan rekap order pembelian dari data permintaan barang. Adapun penjelasan sistem flow permintaan ditunjukkan Gambar 3.6.
Konsumen Bagian Pembelian Manajer
Start Permintaan Barang Melakukan Pengecekan Barang Barang = Permintaan
Cetak surat Jalan
Surat Jalan Surat Jalan Tidak Data Permintaan Tidak ada Metencanakan Order Barang Rekap RencanaOrder Pembelian 2 Pemrosesan Data Order 2 Hasil Rencana Data Order End Rekap Permintaan tidak ada Ya 2 1 Data Permintaan Tidak Ada 1 Rencana Data Order Rencana Data Order 1 Hasli data Order
N
N
Gambar 3.6 Sistem Flow Permintaan Barang
3.2.3 Sistem Flow Persediaaan Barang
Sistem flow persediaan barang dimulai dari memasukkan jumlah stock
dari peramalan tersebut dimasukkan kedalam EOQ (economic order quantity), hasil dari perhitungan EOQ dilaporkan kepada manajer perusahaan yang digunakan untuk menentukan stock minimum dan titik pemesanan kembali pada bulan berikutnya. Sistem flow terkomputerisasi untuk sistem persediaan barang ditunjukkan oleh Gambar 3.7.
Gambar 3.7 Sistem Flow Persediaan Barang
Konsumen Bagian Pembelian Manajer
Start Permintaan Barang Melakukan Pengecekan Barang Barang > Permintaan Ya Tidak Menentukan
Jumlah Stock Menentukan Jumlah Permintaan Peramalan Menggunakan Single moving average Menentukan Persediaan dengan EOQ dari
Peramalan Penentusn
Persedian Bulan Berikutnya
2
3.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu alat yang digunakan untuk pemodelan atau menggambarkan sistem yang dibuat sekarang. Peracangan sistem dengan menggunakan DFD diawali dengan arus data yang masuk ke dalam proses dan menghasilkan arus data yang keluar dari proses. Setiap proses dilengkapi dengan penjelasan yang lengkap mengenai identifikasi proses dan nama proses. Adapun penjelasan mengenai DFD adalah sebagai berikut:
3.3.1 Context Diagram
Context Diagram merupakan diagram pertama dalam pembuatan rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entitas – entitas yang berhubungan dengan sistem. Context Diagram untuk rancang bangun sistem persediaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Gambar 3.8Context Diagram Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang List Barang ACC Laporan Stoc k Barang
Laporan EOQ Laporan Peramalan
Laporan Penjualan Laporan Pembelian
Stock Barang
Has il EOQ
Has il Peramalan
List Permintaan Barang
List Permintaan Barang Masuk Barang Permintaan
Data Permintaan Barang Nota Peng iriman
Data Order Barang
Data Barang Supplier Data Supplier
0
Rancang Bang un Sistem Pembelian & Perenc anaan
Pada Context Diagram rancang bangun sistem persediaan barang terdapat 4 external entity yaitu supplier, konsumen, bagian pembelian dan Manajer. Masing – masing dari entity memberikan input dan oleh sistem diberikan output yang berupa laporan atau data yang diperlukan. Pada proses persediaan barang dimulai dari penentuan peramalan dan stock barang sehingga didapatkan stock minimum bagi perusahaan.
3.3.2 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang
DFD level 0 adalah decompose dari context diagram. DFD level 0 menggambarkan tiap – tiap proses yang terdapat dalam rancang bangun sistem persediaan barang. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan outputyang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap – tiap proses tersebut membuat hubungan yang saling terkait sehingga membentuk aliran proses yang menggambarkan proses dari rancang bangun sistem persediaan barang. Adapun secara garis besar, DFD level 0 rancang bangun sistem persediaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Pada DFD level 0 terdapat 4 proses utama yaitu : proses penjualan, proses analisa persediaan barang, proses pembelian dan proses pembuatan laporan. Proses penjualan dimulai dari data permintaan oleh konsumen dan stock barang yang keluar dari bagian pembelian. Proses selanjutnya memasukkan data ramalan permintaan barang pada sistem, yang mana hasilnya disimpan dan digunakan sebagai masukkan dalam proses selanjutnya.
metode Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothingdan EOQ (economic order quantity). Hasil dari penentuan persedian barang tersebut dilaporkan kepada manajer perusahaan, dan digunakan untuk penentuan persediaan barang pada bulan berikutnya.
Gambar 3.9 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang
3.3.3 DFD Level 1 Proses Penjualan
DFD level 1 proses penjualan menggambarkan proses cek barang, maintenance penjualan dan rekap penjualan. Proses ini dilakukan dengan input data barang yang diminta oleh konsumen pada periode waktu tertentu. Sedangkan untuk menentukan analisa permintaan dilakukan dengan input data tersimpan
Data Penjualan
Data Peramalan Data Perhitung an Pembelian
Stock Barang
List Barang ACC Data Stock
Laporan Stock Barang Laporan EOQ Laporan Penjualan Laporan Peramalan Data Supplier Detail Supplier Data Pembelian Laporan Pembelian Data Permintaan Order Barang
Nota Peng iriman
Data Order Barang Data Barang Supplier
Data Supplier List Permintaan Barang M asuk
Data Barang Detail EOQ Detail Peramalan Stock Barang Hasil EOQ Hasil Peramalan Data Penjualan Rekap Penjualan
Data Permintaan ada List Permintaan Barang
Barang Permintaan Data Permintaan Barang
Supplier Konsumen Bag ian Pembelian Bag ian Pembeli an Manajer 1 Penjualan
+ 1 Data_Barang
2 Data Penjualan
2 Analisa Persediaan Barang + 3 Peramalan 4 EOQ
5 Data Order Barang
3 Pembelian + 4 Laporan +
6 Data Pembelian
7 Supplier
permintaan konsumen dan data stock barang yang keluar. Semua proses tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 1Penjualan
3.3.4 DFD Level 1 Proses Analisa Persediaan
DFD level 1 proses analisa persediaan menggambarkan proses dari peramalan penjualan dan perhitungan persediaan. Proses peramalan penjualan dimulai dari membaca file tersimpan dari data penjualan. Hasil dari peramalan disimpan oleh bagian pembelian. Sedangkan proses perhitungan persediaan dimulai dari input stock barang dan peramalan penjualan. Output dari proses perhitungan persediaan berupa data economic order quantity dan data order barang. Proses rekap persediaan dimulai dari membaca file terseimpan data economic order quantity. Data dari proses rekap persediaan digunakan sebagai pembanding data peramalan pada periode berikutnya. DFD level 1 proses analisa persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Rekap Data Penjualan
Baca Data Penjualan Rekap Detail Penjualan Baca Data Barang
[Rekap Penjualan] [List Permintaan Barang]
[Data Permintaan ada] [Barang Permintaan]
[Data Permintaan Barang ] Kons umen
Bag ian Pembelia
n
1 Data_Barang
2 Data Penjualan 1.1
Cek Barang
1.2
Maintenence
Penjualan 9 Detail Penjualan
1.3
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses 2Analisa Persediaan
3.3.5 DFD Level 1 Proses Pembelian
DFD level 1 proses pembelian menggambarkan proses dari maintenance,order pembelian dan analisa target barang. Proses maintenance digunakan untuk menyimpan barang yang dimiliki supplier. Sedangkan proses order pembelian dimulai dari input data file tersimpan dari proses analisa persediaan. Proses analisa target barang dimulai dari input file tersimpan permintaan barang dan List barang dari bagian pembelian. Proses analisa target barang memiliki output data stock barang yang digunakan untuk acuan proses order pembelian. DFD level 1 proses analisa persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Rekap Persediaan
Data Barang File EOQ
[Data Barang ] [Detail EOQ]
Has il Peramalan
[Stoc k Barang ] [Hasil EOQ] [Detail Peramalan] [Hasil Peramalan] [Data Penjualan] Bag ian Pembelian 2 Data Penjualan
3 Peramalan
4 EOQ
5 Data Order Barang
Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 3 Pembelian
3.3.6 DFD Level 1 Proses Laporan
DFD level 1 proses laporan adalah hasil yang diperoleh dari proses penjualan, analisa persediaan barang dan pembelian. Laporan – laporan yang dihasilkan berupa laporan pembelian, penjualan, peramalan, economic order quantity dan stock barang. Hasil laporan disampaikan kepada manajer perusahaan, yang mana digunakan untuk pemantauan perkembangan perusahaannya pada periode selanjutnya. Laporan yang dihasilkan sistem memberikan gambaran secara umum kondisi perusahaan, sehingga membantu bagian pembelian melihat tingkat pembelian ataupun penjualan. Penjelasan mengenai proses laporan dapat dilihat pada Gambar 3.13.
File Detail Pembelian Detail Pembelian
Maintence Pembelian
Stock Barang
[List Barang ACC]
[Data Stoc k]
[Data Permintaan] [Data Pembelian] [Nota Peng iriman]
[Data Order Barang ]
[Data Barang Supplier]
[List Permintaan Barang Masuk]
[Pemesanan Barang ] [Detail Supplier] [Data Supplier]
Supplier
Manajer
5 Data Order Barang
1 Data_Barang 6 Data Pembelian
7 Supplier
8 Data Stock Barang
3.1 Maintenence 3.2 Order Pembelian 3.3
Analisa Targ et Barang
Gambar 3.13 DFD Level 1 Proses 4 Laporan
3.3.6 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Pada rancang bangun sistem persediaan barang terdiri dari 4 proses utama yaitu proses penjualan, analisa persediaan barang, pembelian dan proses pembuatan laporan. Masing – masing dari proses utama tersebut dijabarkan kembali kedalam sub proses. Diagram berjenjang berikut ini terlihat dengan jelas masing – masing sub level dari Data Flow Diagram (DFD). Adapun penjelasan gambar diagram berjejang dapat dilihat pada Gambar 3.14.
[Stoc k Barang ] [Laporan Stock Barang]
[Laporan Peramalan]
[Laporan EOQ]
[Laporan Penjualan]
[Data Penjualan] [Data Perhitung an]
[Data Peramalan] [Pembelian] [Laporan Pembelian] [Data Supplier] Manajer 7 Supplier
8 Data Stock Barang 6 Data Pembelian
4 EOQ
3 Peramalan
2 Data Penjualan 4.1 Membuat Laporan Pembelian 4.2 Membuat Laporan Peramalan 4.3 Membuat Laporan EOQ 4.4 Membuat Laporan Penjualan 4.5 Membuat Laporan Stoc k
Gambar 3.14 Diagram Berjenjang Sistem Persediaan Barang
3.4 Pemodelan Basis Data 3.4.1 Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM masih belum tergambar dengan jelas bentuk tabel – tabel penyusun basis data beserta field – field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel – tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau sebuah hubungan, tetapi hubungan tersebut tidak terlihat pada kolom antar tabel tersebut. Pada sebuah Conceptual Data Model sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi kunci atau yang
Maintenance Penjulan 0 Rancang Bangun SistemPersediaan Barang 1.2 1.1
Menjual Barang Persediaan Analisa
barang
Membeli Barang Membuat Laporan
2.1
2.3
3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 4.3 4.4
1 2 3 4
Rekap Penjualan Meramal
Penjualan Mengitung Persediaan Maintenance Pembelian Order
Pembelian Target BarangAnalisa Membuat LaporanPembelian Membuat LaporanPeramalan Membuat Laporan EOQ Membuat Laporan Penjualan
disebut sebagai primery key. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Gambar 3.15 Conceptual Data Model
3.4.2 Physical Data Model
Sebuah Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detil konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program. Aplikasi Physical Data Model sendiri merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model. Pada Physical Data Model tergambar jelas tabel – tabel penyusun basis
Menghasilkan Menghitung Meramalkan Membeli Memiliki Menghasilkan Menyimpan Menjual Memiliki Data_Barang Kode_Barang Nama_Barang Harga_Jual Harga_Beli Biay a_Simpan Biay a_Pesan Lead_Time Periode Data Penjualan Id_Penjualan No_Nota_Jual Jumlah_Total Peramalan Id_Peramalan Januari Pebruari Maret A pril Mei Juni Juli A gus tus September Oktober Nopember Des ember EOQ Id_EOQ Bulan_Ramalan Permintaan EOQ Reorder_Point Total_Cost Data Order Barang Id_OrderBarang Nota_Order Data Pembelian Id_Pembelian NoNota Jumlah_Total_Beli Supplier Id_s upplier Nama_Supplier A lamat Kota Prov ins i Kode_A rea No_Telp No_Hp
data besertafield – fieldyang terdapat pada setiap tabel. Adapun Physical Data Model untuk aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 3.16.
Gambar 3.16 Physical Data Model
3.4.3 Struktur Database
Struktur Database dalam aplikasi ini adalah: 1. Tabel Supplier
Foreign key : -
Fungsi : Untuk Menyimpan data supplier. Tabel 3.1 Tabel Supplier
No Field Data Type Length Description
1 Id_Supplier Varchar 5 Identitas Supplier
2 Nama_Supplier Varchar 20 Nama Supplier
3 Alamat Varchar 40 Tempat Tujuan
4 Kode_Area Varchar 4 Wilayah
5 No.Telpon Integer - Komunikasi
6 No.HP Integer - Komunikasi
7 Kota Varchar 10 Kota Asal
8 Provinsi Varchar 15 Provinsi
2. Tabel Data Stock Barang Primary key : Id_Stock Foreign key : Id_Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data stock barang.
Tabel 3.2 Tabel Stock Barang
No Field Data Type Length Description
1 Id_Stock Varchar 5 Identitas Stock
2 Start Stock Integer - Stock Awal
3 Stock IN Integer - Stock Masuk
4 Stock OUT Integer - Stock Keluar
5 Stock END Integer - Stock Terakhir
3. Tabel Data Barang
Primary key : Id_Barang Foreign key : -
Fungsi : Untuk Menyimpan Data barang.
Tabel 3.3 Tabel DataBarang
No Field Data Type Length Description
1 Kode_Barang Varchar 5 Identitas Barang
2 Nama_Barang Varchar 15 Nama Barang
3 Satuan Varchar 10 Ukuran Barang
4 Harga_Jual Integer - Harga Jual Barang
No Field Data Type Length Description 6 Biaya Simpan Integer - Biaya Penyimpanan
7 Biaya Pesan Integer - Biaya Pemesanan
8 Lead Time Integer - Waktu Tunggu
9 Periode Integer - Banyaknya Permintaan
4. Tabel Pembelian
Primary key : Id_Pembelian Foreign key : Supplier
Fungsi : Untuk menyimpan semua pembelian kepada supplier.
Tabel 3.4 Tabel Pembelian
No Field Data Type Length Description
1 Id_Pembelian Varchar 10 Identitas Pembelian
2 No Nota Integer - Nomer Nota
3 Jumlah Beli Integer - Jumlah Barang
5. Tabel Order Barang
Primary key : Id_Order Foreign key :
Fungsi : Untuk menyimpan semua transaksi order barang.
Tabel 3.5 Tabel Order Barang
No Field Data Type Length Description
1 Id_Order Varchar 10 Identitas Order
2 Nota_Barang Varchar 10 Nota
6. Tabel EOQ
Primary key : Id_EOQ Foreign key : Barang
Fungsi : Untuk menyinpan perhitungan EOQ Tabel 3.6 Tabel EOQ
No Field Data Type Length Description
1 Id_EOQ Varchar 10 IdentitasTarget
3 Reorder_point Integer - Order point
4 Permintaan Integer - Banyak Permintaan
5 EOQ Varchar 10 Hasil EOQ
6 Total_Cost Integer - Total cost
7. Tabel Peramalan
Primary key : Id_Peramalan Foreign key :
Fungsi : Untuk menyimpan semua data .peramalan.
Tabel 3.7 Tabel Peramalan
No Field Data Type Length Description
1 Id_Peramalan Varchar 10 Identitas Peramalan
2 Kode_Barang Varchar 5 Kode Barang
3 Bulan ke 1 Integer - Jumlah Ramalan
4 Bulan ke 2 Integer - Jumlah Ramalan
5 Bulan ke 3 Integer - Jumlah Ramalan
6 Bulan ke 4 Integer - Jumlah Ramalan
7 Bulan ke 5 Integer - Jumlah Ramalan
8 Bulan ke 6 Integer - Jumlah Ramalan
9 Bulan ke 7 Integer - Jumlah Ramalan
10 Bulan ke 8 Integer - Jumlah Ramalan
11 Bulan ke 9 Integer - Jumlah Ramalan
12 Bulan ke 10 Integer - Jumlah Ramalan
13 Bulan ke 11 Integer - Jumlah Ramalan
14 Bulan ke 12 Integer - Jumlah Ramalan
8. Tabel Penjualan
Primary key : Id_Penjualan Foreign key : Barang
Fungsi : Untuk menyimpan transaksi penjualan.
Tabel 3.8 Tabel Penjualan
No Field Data Type Length Description
1 Id_Penjualan Varchar 10 Identitas Penjualan
2 No_Nota_Jual Varchar 5 Nomer Nota
9. Tabel Detail Penjualan
Primary key : Id_Detail Penjualan Foreign key :
Fungsi : Untuk menyimpan semua detail transaksi penjualan.
Tabel 3.9 Tabel Detail Penjualan
No Field Data Type Length Description
1 Id_DetailPenjualan Varchar 10 Identitas Penjualan
2 Kode_Barang Varchar 5 Kode Barang
3 Jumlah Integer - Banyaknya Barang
4 Harga Integer - Harga barang
5 Total Integer - Total Penjulan
10. Tabel Detail Pembelian
Primary key : Id_Detail Pembelian Foreign key : Supplier
Fungsi : Untuk menyimpan semua detail transaksi pembelian kepada supplier.
Tabel 3.10 Tabel Detail_Pembelian
No Field Data Type Length Description
1 Id_Detail_Pembelian Varchar 10 Identitas Pembelian
2 Jumlah_beli Integer - Jumlah Barang
3 Jumlah_total Integer - Total Beli
3.5 Perancangan Desain Input dan Output
3.5.1 Desain Input Form Master Supplier
Desain form master supplier berfungsi untuk menyimpan data supplier seperti nama, alamat, kota dan nomer telpon atau nomer handphone. Supplier merupakan orang yang memberikan dan menyediakan barang kepada perusahaan. Supplier merupakan aspek yang berpengaruh dalam perkembangan perusahaaan sehingga data – data terkait dengan supplier harus disimpan. Semua data supplier tercatat dalam form master supplier sehingga pihak perusahaan mudah dalam pencarian data supplier, yang mana untuk melakukan pemesanan barang. Adapun desain dari master supplier dapat dilihat pada Gambar 3.17.
Gambar 3.17 Form Master Supplier
ditambah 000-baris(row) keberapa dari tabel itu.Contoh: SUPPLIER maka id_supplier = SP0001. Control Kota yang digunakan pada form supplier adalah combobox. Sedangkan controllainnya yang digunakan adalahtextbox.Nama ,alamat, nomer telpon dan HP dari supplierdisimpan pada tabel Master_Supplier. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form master supplier dapat dilihat pada Tabel 3.11.
Tabel 3.11 Fungsi Obyek Desain Form Supplier
No Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Simpan Button Menyimpan data supplier
2 Ubah Button Mengubah data supplier
3 Hapus Button Menghapus supplier
4 Batal Button Membatalkan data supplier
5 Keluar Button Menutup formsupplier
6 Cari Button Mencari data supplier
3.5.2 Desain Input Form Master Barang
Gambar 3.18 Form Master Barang
Tabel 3.12 Fungsi Obyek Desain Form Barang
No Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Simpan Button Menyimpan data barang
2 Ubah Button Mengubah data barang
3 Hapus Button Menghapus barang
4 Batal Button Membatalkan data barang
5 Keluar Button Menutup formbarang
6 Cari Button Mencari data barang
3.5.3 Desain Input Form Penjualan
Desain form penjualan digunakan untuk mengetahui penjualan barang dan jumlah barang yang telah dijual. Adapun desain form penjualan dapat dilihat pada gambar 3.19.
Gambar 3.19 Form Penjualan
adalahdatetimepicker.Control ini digunakan untuk menyimpan tanggal transaksi penjualan secara generate.Controlnama yang digunakan adalah textbox. Digunakan untuk menyimpan nama customer yang melakukan transaksi penjualan. Data barang pada form penjualan menggunakan controlgroupbox. Dalam groupbox terdapat data barang yang meliputi kota, nama barang, ukuran, satuan dan harga, semuanya itu generate langsung.Control Jumlah yang digunakan adalah numericupdown. numericupdown digunakan untuk menambah jumlah barang.Controltotal yang digunakan adalahtextbox. Digunakan untuk barangmenyimpan total harga dari barang. Total barang ini diperoleh dari perkalian textbox harga dengan textbox jumlah. Textbox total dilakukan secara generate. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi penjualan dapat dilihat pada Tabel 3.13.
Tabel 3.13 Fungsi Obyek Desain Form Penjualan
No Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Simpan Button Menyimpan data penjualan
2 + Button Memasukkan data penjualan 3 - Button Membatalkan entry data penjualan
4 Batal Button Membatalkan data penjualan
5 Keluar Button Menutup formpenjualan
6 Cari Button Mencari data barang
3.5.4 Desain Input Form Pembelian
Gambar 3.20 Form Pembelian
barang.Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi pembelian dapat dilihat pada Tabel 3.14.
Tabel 3.14 Fungsi Obyek Desain Form Pembelian
No Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Simpan Button Menyimpan data pembelian
2 + Button Memasukkan data pembelian 3 - Button Membatalkan entry data pembelian
4 Batal Button Membatalkan data pembelian
5 Keluar Button Menutup formpenjualan
6 Cari Button Mencari data barang dan supplier 7 Detail Pembelian Linklabel Menampilkan detil pembelian
3.5.5 Desain Input Form Perhitungan Peramalan
[image:61.595.94.511.281.684.2]Form perhitungan peramalan ini digunakan untuk menghitung rata-rata jumlah barang yang dibeli pada bulan beikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan metode Single moving average, Double moving average & Exponential smoothing. Desain dari perhitungan peramalan dapat dilihat pada Gambar 3.21.
Controlkode peramlan yang digunakan adalah textbox.Kodenyaadalah generate2 (dua) huruf pertama dan ketiga dari nama ramalan yang dimasukkankemudian ditambah 00-baris(row) keberapa dari tabel itu.Contoh: Ramalan, maka kode ramalan= RM0001. Control tanggal yang digunakan adalahdatetimepicker.Control ini digunakan untuk menyimpan tanggal transaksi pembelian secara generate.Id_barang dan nama brang control yang digunakan adalahtextbox.Control ini digunakan untuk menyimpan id barang dan nama barang secara generate.Data barang dan hasil ramalan control yang digunakan adalah groupbox. Digunakan untuk menyimpan data barang dan hasil ramalan secara generate. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi pembelian dapat dilihat pada Tabel 3.15.
Tabel 3.15 Fungsi Obyek Desain Form Peramalan
No Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Simpan Button Menyimpan data peramalan
2 + Button Memasukkan data peramalan 3 - Button Membatalkan entry data peramalan
4 Keluar Button Menutup formperamalan
5 Gridview Linklabel Menampilkan data peramalan
3.5.6 Desain Input Form Perhitungan Economic Order Quantity
Gambar 3.22 Form Perhitungan EOQ
atau titik dimana barang harus dipesan kembali. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi persediaan dapat dilihat pada Tabel 3.16.
Tabel 3.16 Fungsi Obyek Desain Form EOQ
No Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Simpan Button Menyimpan data persediaan 2 Eoq Button Memproses data persediaan 3 + Button Memasukkan data persediaan 4 Batal Button Membatalkan data persediaan
5 Keluar Button Menutup formpersediaan
3.5.7 Desain Input Form Kondisi Persediaan
[image:64.595.93.513.330.690.2]Form kondisi persediaan digunakan untuk melihat stock persediaan apakah dalam kondisi aman atau dalam kondisi kurang. Adapun desain dari form kondisi persediaan ini dapat dilihat pada Gambar 3.23.
Tabel 3.17 Fungsi Obyek Desain Form Kondisi Persediaan
No Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi
1 Ambil Data Button Mengamil data persediaan 2 Update Data Button Konversi data persediaan 3 Tampilkan Button Menampilkan data persediaan 4 Batal Button Membatalkan data persediaan
5 Keluar Button Menutup formpersediaan
Desain Output adalah bagian dari hasil form–form yang dibangun untuk pembuatan program rancang bangun sistem persediaan barang. Semua laporan untuk output program hampir sama, tetapi isi dari laporan itu yang menjadi pembeda. Berikut adalah desain output untuk laporan yang digunakan.
3.5.8 Desain Output Laporan Pembelian
[image:65.595.92.510.322.582.2]Laporan pembelian digunakan untuk menampilkan data barang yang dibeli dari supplier. Desain laporan pembelian barang dapat dilihat pada Gambar 3.24.
3.5.9 Desain Output Laporan Penjualan
[image:66.595.97.512.169.699.2]Laporan penjualan digunakan untuk menampilkan data barang yang telah dijual. Desain laporan penjualan barang dapat dilihat pada Gambar 3.25.
Gambar 3.25 Desain Output Laporan Penjualan
3.5.10 Desain Output Laporan Peramalan
Laporan peramalandigunakan untuk menampilkan data barang, sehingga manager pembelian dapat membuat acuan barang yang dipesan pada periode berikutnya. Desain laporan peramalan barang dapat dilihat pada Gambar 3.26.
3.5.11 Laporan Desain Output Perhitungan EOQ
[image:67.595.94.505.206.536.2]Laporan EOQ digunakan untuk menampilkan data perhitungan barang, yang mana digunakan untuk menetukan titik optimal dan reorder point. Desain laporan EOQ dapat dilihat pada Gambar 3.27
BAB IV
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Kebutuhan Sistem
Implementasi sistem yang dirancang ini ada beberapa spesifikasi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dibutuhkan, sehingga sistem dapat berjalan.
4.1.1 Perangkat Keras
Perangkat keras adalah komponen fisik yang membentuk sistem computer dan mendukung computer dalam menjalankan tugasnya. Perangkat keras yang dibutuhkan sistem adalah sebagai berikut:
a. Processor Pentium IV 512 Mhz, atau diatasnya. b. Memory 256 MB
c. VGA on Board d. Harddisk 80 GB
e. Monitor Super VGA (800 x 600) f. Keyboard + Mouse
4.1.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah komponen non fisik yang digunakan untuk membantu sistem computer untuk menjalankan tugasnya. Perangkat lunak yang dibutuhkan sistem adalah sebagai berikut:
c. Database : SQL Server 2005 Express. d. Power Designer 6 32-bit.
e. Perancangan desain input/output menggunakan Microsoft Office Visio 2007. f. Report menggunakan Crystal Report for Visual Studio .NET 2005.
4.2 Pembuatan dan Implementasi Program
Aplikasi ini dibuat menggunakan Microsoft Visual Basic.NET 2005 dengan database engine Microsoft SQL Server 2005 Express. Source code atau listing program dari aplikasi yang dibuat terdapat pada lampiran.Tahap akhir implementasi program adalah melakukan instalasi kepada komputer admin dan manager pembelian pada CV. Jaya Tama, dengan melakukan pengaturan database dan konfigurasi pada program.
Sistem yang dirancang terdapat dua aplikasi yang disediakan. Aplikasi yang pertama yaitu aplikasi peramalan, aplikasi ini digunakan untuk mengelola dan membantu pihak manager pembelian dalam mengontrol penjualan barang pada CV.Jaya Tama. Sedangkan aplikasi kedua adalah aplikasi persediaan barang dengan menggunakan metode EOQ (economic order quantity). Aplikasi kedua ini membantu manager pembelian dalam mengevaluasi / monitoring stock barang.
4.3 Pengoperasian Program
4.3.1 Form Utama
Aplikasi rancang bangun sistem persediaan barang terdiri dari 6 menu sistem seperti pada Gambar 4.1, dimana menu tersebut terbagi sebagai berikut: a. Menu terdiri dari: login, logout dan exit.
b. Master terdiri dari: barang, supplier dan stock.
c. Transaksi terdiri dari: penjualan, pembelian, peramalan dan persediaan. d. Grafik terdiri dari: grafik penjualan dan pembelian.
[image:70.595.93.513.301.581.2]e. Laporan terdiri dari: penjualan, pembelian, peramalan dan persediaan. f. Sistem terdiri dari: username dan about.
Gambar 4.1 Form Utama
Password sesuai dengan hak akses yang diberikan. Untuk menampilkan form login user harus menekan tombol login sehingga muncul tampilan form seperti Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Form Login
4.3.2 Form Master Barang
Gambar 4.3 Form Master Barang
4.3.3 Form Master Supplier
Gambar 4.4 Form Master Supplier
4.3.4 Form Master Stock
Form master stock merupakan form untuk melakukan pencatatan dan melakukan penyimpanan data stock tersebut. Form master stock dapat dilihat pada Gambar 4.5.
4.3.5 Form User Pengguna
[image:74.595.97.500.248.529.2]Form user pengguna adalah form untuk melakukan penambahan user pengguna untuk aplikasi ini dan juga bisa untuk melakukan penggantian password untuk setiap user yang ingin menggantinya, Form user disini memiliki 2 tingkatan yaitu sebagai user biasa atau sebagai Manager yang bisa melakukan seluruh akses untuk aplikasi ini, Form User Pengguna dapat dilihat pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6 Form User
4.3.6 Form Transaksi Penjualan
Gambar 4.7 Form Transaksi Penjualan
Gambar 4.8 Form Detail Transaksi Penjualan
4.3.7 Form Transaksi Pembelian
laju pembelian barang kepada supplier.Form transaksi pembelian dapat dilihat pada Gambar 4.9. Sedangkan Form detail pembelian ditunjukkan pada Gambar 4.10.
Gambar 4.10 Form Detail Transaksi Pembelian
4.3.8 Form Peramalan
Form peramalan merupakan form untuk melakukan peramalan dan melakukan penyimpanan hasil ramalan tersebut. Form peramalan dapat dilihat pada Gambar 4.11.
4.3.9 Form Economic Order Quantity
[image:78.595.97.501.221.528.2]Form persediaan barang merupakan form untuk melakukan perhitungan permintaan dengan menggunakan metode EOQ (economic order quantity) dan melakukan penyimpanan hasil EOQ. Form persediaan dapat dilihat pada Gambar 4.12, sedangkan Gambar 4.13 adalah gambar detail perhitungan EOQ.
Gambar 4.13 Detail Perhitungan EOQ
4.3.10 Form Grafik Penjualan
Gambar 4.14 Form Grafik Penjualan
[image:80.595.95.511.204.516.2]Sedangkan detail dari masing-masing penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.15.
Gambar 4.15 Form Detail Grafik Penjualan
4.3.11 Form Grafik Pembelian
Gambar 4.16 Form Grafik Pembelian
Sedangkan detail dari masing-masing pembelian dapat dilihat pada Gambar 4.17.
4.3.12 Form Laporan Penjualan
[image:82.595.96.513.191.539.2]Form laporan penjualan merupakan form untuk melihat data penjualan sehingga dapat mengetahui tingkat pendapatan suatu barang. Form laporan penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.18.
Gambar 4.18 Form Laporan Penjualan
4.3.13 Form Laporan Pembelian
Gambar 4.19 Form Laporan Pembelian
4.3.14 Form Laporan Peramalan
Form laporan peramalan berfungsi untuk melihat data hasil ramalan. Form laporan peramalan dapat dilihat pada Gambar 4.20.
4.3.15 Form Laporan Perhitungan Economic Order Quantity
Form laporan perhitungan berfungsi untuk melihat data hasil perhitungan EOQ. Form laporan perhitungan EOQ dapat dilihat pada Gambar 4.21.
Gambar
