BAHAGIAN A: Mengenal pasti reka bentuk organisasi Danconmair Sdn.Bhd
REKA BENTUK PENGORGANISASIAN
Menurut Roy H Autry, reka bentuk organisasi adalah satu proses yang membincangkan manusia, proses, struktur dan sistem diselaraskan untuk membolehkan setiap ahli untuk melanjutkan bukan sahaja pertumbuhan individu dan kejayaan, tetapi bahawa mereka bersama-pekerja atau ahli-ahli pasukan juga. Struktur akan menguatkan komunikasi dan pertukaran maklumat di kalangan ahli pasukan. Sistem akan menggalakkan setiap individu untuk menjadi lebih bertanggungjawab dan bebas. Jika setiap orang yang berjaya dalam peranan baru mereka, anda telah dinaikkan prestasi keseluruhan pasukan. Secara umunya, organisasi yang ditubuhkan tanpa hieraki atau struktur akan memberikan kesulitan dari segi perhubungan dan menjejaskan operasi organisasi secara keseluruhannya. Oeh itu, menjadi tangunggjawab seorang pengurus untuk merekabentuk organisasi dan strukturnya sebelum menjalankan operasi organisasi. Bagi Dancomair Sdn.Bhd mengamalkan penjabatan organisasi mengikut fungsian, iaitu seperti ditujukkan dibawah.
Dancomair Engineering Sdn.Bhd
Jabatan informasi dan teknologi
Jabatan pengudangan dan logistik
Jabatan Pengeluaran
Jabatan pembelian
Jabatan sumber manusia
Jabatan akauntansi
Jabatan pengawalan kualiti
Jabatan pemasaran
Bagi jabatan pengudangan dan logistik pula terbahagi kepada 2 bahagian iaitu bahagian eksekutif pengudangan dan kerani logistik. Eksekutif pengudangan berperana menyelesaikan aktiviti-aktiviti seperti penghantaran stok , pengeluaran permintaan pembelian oleh eksekutif, pengiktirafan permintaan pembelian, pemberitahuan kepada jabatan pembelian, dan memberi isu perintah kepada pembekal adalah dikelaskan dalam bidang pengudangan. dan kerani logistic berperanan menjalankan aktiviti-aktiviti dalam jabatan seperti pemastian kualiti inventori, menyemak varians stok, menempah stok, dan pengantian stok dikelaskan dalam satu kelompok. Unit-unit yang dibahagi daripada bahagian eksekutif pengudangan ialah pembantu pengudang dan pemandu forllift berperanan menjalankan aktiviti yang disenaraikan tadi.
Pengurus atasan perlu menentukan rekabentuk dan struktur organisasi yang sesuai bagi sesebuah organisasi. Ini kerana, struktur organisasi yang baik dapat mencapai objektif dan misi yang telah ditetapakan. Pengurus perlu bijak membuat keputusan mereka bentuk organisasi supaya organisasi berada dalam keadaan yang baik pada masa jangka panjang.
Terdapat banyak kelebihan menggunakan penjabatan jenis fungsian antaranya mudah membuat penyeliaaan. Ketua jabatan mudah menyelia pekerja bawahan kerana ketua dan pekerja akan melakukan tugas yang sama. Pengetahuan dan pengalaman kerja yang sama memudahkan penyeliaan dijalankan secara berkesan. Selain itu, organisasi
Pengurus Urusan
Pengurus Jabatan
Pengudangan Dan Logistik
Eksekutif Pengudangan Kerani Logistik
dapat menggalakkan penggemblengan kepakaran khusus disamping dapat meningkatkan kecekapan pekerja. Hal ini akan membolehkan kos aktiviti diminimumkan di samping dapat mengekalkan tahap kualiti perhidmatan yang ditawarkan.
Penjabatan mengikut fungsian melibatkan pengelompokan aktiviti atau tugas mengikut fungsi atas organisasi perniagaan, iaitu informasi dan teknologi, pengeluaran, pembelian, pengudangan dan logistik, akauntansi, sumber manusia, pengawalan kualiti, pemasaran, dan perkhidmatan. Antara kebaikan penjabatan organisasi mengikut fungsian adalah mudah membuat penyeliaan, pengurus akan mudah menyelia pekerja bawahan kerana pengurus dan pekerja akan melakukan tugas yang sama. Pengetahuan dan pengalaman kerja yang sama memudahkan penyeliaan berjalan dengan berkesan.
Reka bentuk organisasi adalah proses dimana pengurus memilih dan mengurus aspek strtuktur dan budaya organisasi supaya organisasi boleh mengawal aktivitinya untuk mencapai maklumat yang telah ditetapkan seperti :
1. Mengimbangi Pembezaan dan Integrasi– Pembezaan adalah proses menwujudkan dan mengawal pembahagian sumber manusia atau darjah pengkhususan di dalam organisasi manakala integrasi pula adaah satu proses mengkoordinasi pelbagai tugas fungsian dan jabatan supaya mereka boleh bekerjasama dan tidak mempunyai tujuan atau maklumat yang berbeza. Seperti yang berikut :
Hieraki Kuasa
Ditentukan mengikut rantaian kuasa dan pelaporan. Hanya membezakan jumlah kuasa yang dimiliki oleh individu. Menunjukkan siapa yang melapor kepada siapa dan ia mengkoordinasi pelbagai peranan organisasi (organizational roles).
Hubungan Langsung
Peranan perhubungan (Liason Roles)
Pengurus tertentu diberi tanggungjawab untuk berhubung antara subunitnya dengan subunit lain di dalam organisasi. Ia dilakukan apabila keperluan berkomunikasi antara subunit meningkat dan perlu membina hubungan yang mendalam (in-depth relation).
Pasukan Khas(Task Forces)
Satu bentuk jawatakuasa sementara sahaja untuk menyelaraskan aktiviti atau menyelesaiakan masalah yang timbul dalam organisasi. Menghantar wakil untuk menjadi jawatankuasa dalam pasukan khas ini. Contohnya: jabatan pemasaran.
Pasukan
Ditubuhkan apabila isu atau masalah wujud didalam organisasi menjadi sesuatu rutin atau berterusan. Dikenali sebagai jawantankuasa tetap.
Integrasi peranan
Tujuannya untuk menyelaras aktiviti dua atau lebih fungsian/bahagian, berkongsi maklumat dan pengetahuan dalam pencapaian matlamat. Biasanya pengurus kanan yang ditugaskan dan melapor kepada pengurus atasan.
Integrasi Bahagian
Dibentuk untuk menyelaras aktiviti pelbagai fungsian atau jabatan.
2. Mengimbangi Pemusatan dan Pemencaran– Pemusatan adalah dimana keputusan banyak dibuat oleh pihak pengurusan atasan kerana mereka mempunyai kuantiti yang banyak manakala subordinat hanya menerima arahan dan tanggungjwab melaksanakan tugas. Bagi pemencaran pula keputusan dibuat oleh pengurus pertengahan bagi keputusan operasi dan keputusan strategik oleh pengurus atasan.
adalah satu reka bentuk organisasi yang banyak mengamalkan kompromi dikalangan ahlinya.
4. Mengkoordiansi Organisasi Secara Formal atau Tidak Formal- Organisasi formal boleh digunakan sebagai mekanisme kawalan manakala organisasi tidak formal boleh digunakan sebagai alat memotivasikan individu di dalam organisasi.
5. Memilih Struktur Mekanistik dan Organik – struktur mekanistik direka untuk mendorong manusia bergelagat dalam cara yag boleh dijangka manakala struktur organic adalah satu bentuk struktur ang fleksibiliti supaya individu di dalam organisasi berusaha untuk berubah dan menyesuaikan diri mereka terhadap perubahan.
Kepentingan Organisasi
o Memberi kelebihan persaingan kepada organisasi.
o Meningkatkan kebolehan organisasi mengurus kepelbagaian.
o Meningkatkan kebolehan organisasi mencipta dan menghasilkan keluaran baru.
o Memberi organisasi pelauang mengawal persekitarannya.
o Dapat menyelaras dan memotivasikan pekerja dengan lebih baik.
o Membantu organisasi membangunkan dan melaksanakan strateginya. Kesimpulannya
