1 BAB I
PENDAHULUAN
Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah dan turbulen, organisasi hanya akan mampu bertahan dan bertumbuh dalam jangka panjang jika organisasi tersebut mampu melakukan perbaikan yang berkelanjutan dan cepat terhadap proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan. Perusahaan dituntut untuk sempurna dalam proses internalnya. Hal tersebut hanya dapat dicapai jika perusahaan terus-menerus melakukan perubahan untuk perbaikan. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki pola pikir bahwa selalu ada cara yang lebih baik dalam menjalankan bisnis.
Menurut Supriyono (2007) waktu yang digunakan untuk menyelenggarakan proses bisnis menjadi salah satu elemen persaingan sehingga organisasi harus menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah. Hal itu dimaksudkan agar waktu yang dikonsumsi oleh proses bisnis menjadi semakin singkat. Jika suatu proses diselenggarakan dengan singkat, selain penyerahan produk dan jasa kepada pelanggan menjadi semakin cepat, perusahaan juga dapat menghemat biaya. Hal tersebut karena arus prosesnya menjadi semakin pendek. Pendeknya arus proses itu karena penghilangan aktivitas yang tidak bernilai tambah. Jika pemborosan dihilangkan, pelanggan tidak dibebani biaya yang sebenarnya tidak dikonsumsi oleh produk dan jasa yang dibeli. Mulyadi (2007) menyampaikan hal senada dengan Supriyono (2007). Menurutnya, pengurangan biaya hanya dapat dicapai melalui perbaikan terhadap kualitas proses untuk
2 menghasilkan produk dan jasa. Perbaikan pada kualitas proses akan menghasilkan peningkatan keandalan perusahaan sebagai penghasil produk. Peningkatan keandalan tersebut akan mengakibatkan peningkatan kecepatan perusahaan dalam penyerahan produk kepada pelanggan. Perbaikan terhadap kualitas, keandalan, dan kecepatan inilah yang mengakibatkan pengurangan total biaya yang dibebankan pada pelanggan. Jadi, tanggung jawab manajemen perusahaan yakni menemukan strategi untuk memperbaiki kualitas agar mendorong keandalan dan kecepatan proses. Dengan demikian, keunggulan daya saing dapat dicapai.
Untuk mencapai keunggulan semacam itu, perusahaan harus melaksanakan perbaikan berkelanjutan dengan memfokuskan pengelolaan terhadap aktivitas sebab yang menjadi penyebab biaya ialah aktivitas. Pengelolaan yang tepat terhadap aktivitas dalam rangka melaksanakan perbaikan berkelanjutan untuk menciptakan proses dengan biaya yang efektif hanya bisa dilakukan jika perusahaan memiliki informasi yang lengkap mengenai aktivitas-aktivitas yang membentuk suatu proses dan biaya yang ditimbulkan oleh aktivitas tersebut. Informasi tersebut berkenaan dengan aktivitas apa saja yang ada dalam proses, berapa banyak orang yang melakukan aktivitas, waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan aktivitas, dan nilai aktivitas (Hansen dan Mowen, 2000). Untuk mendapatkan informasi-informasi tersebut perusahaan dapat melaksanakan analisis proses bisnis.
Analisis proses bisnis adalah pemecahan proses bisnis ke dalam subproses dan aktivitas serta pengumpulan informasi terperinci tentang aktivitas (Mulyadi, 2011). Dalam analisis proses bisnis dilakukan pemetaan terhadap aktivitas,
3 penggolongan aktivitas ke dalam aktivitas bernilai tambah atau tidak bernilai tambah, pelaksanaan analisis nilai proses, kemudian pengembangan rencana perbaikan terhadap proses dengan cara pengelolaan aktivitas, dan akhirnya penghitungan target pengurangan biaya sebagai hasil dari pengelolaan aktivitas yang diusulkan.
Bab ini akan menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah yang diangkat, pertanyaan, tujuan, motivasi, manfaat, proses, dan sistematika penulisan penelitian ini.
1.1 Latar Belakang Masalah
Proses pengadaan adalah salah satu proses bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan manufaktur. Di dalam proses pengadaan bukan hanya terdapat aktivitas membeli barang dan jasa, melainkan juga aktivitas lain, seperti permintaan pembelian, seleksi pemasok, negosiasi, pembuatan kontrak pembelian, pemantauan pemenuhan order, evaluasi pemasok (Kulkarni dan Kannan, 2011; Mulyadi, 2007), serta pengelolaan sumber daya dan hubungan dengan pemasoknya (Lingdren et al., 2013). Jika aktivitas-aktivitas tersebut dapat diselenggarakan secara efektif, perusahaan akan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam bisnis (Porter, 1985 dalam Telgen dan Sitar, 2001).
PT Wijaya Karya Beton Tbk (Wton) merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang industri beton. Wton memiliki beberapa pabrik beton yang salah satunya berada di Bogor. Salah satu proses yang diselenggarakan untuk menunjang operasional pabrik tersebut ialah proses pengadaan material alam. Pengadaan material alam tersebut bertujuan untuk menjamin ketersediaan
4 material alam yang berupa pasir dan split yang digunakan dalam proses produksi beton. Sebenarnya, untuk memproduksi beton, pabrik membutuhkan berbagai bahan baku utama ataupun pembantu, seperti semen dan besi. Namun, dalam proses pengadaan yang menyeleksi pemasok sampai dengan pembayaran, yang wewenangnya dipegang oleh pabrik hanyalah pengadaan material alam saja. Selain itu, pengiriman material alam ke pabrik frekuensinya paling tinggi dibandingkan dengan bahan baku lainnya. Karena kebijakan pabrik mengharuskan diadakannya pemeriksaan pada saat penerimaan material alam, tentunya frekuensi pengiriman yang tinggi akan menyebabkan konsumsi sumber daya yang tinggi pula dalam aktivitas penerimaan.
Berdasarkan informasi yang terkumpul pada awal penelitian ini diketahui bahwa pabrik melaporkan biayanya berdasarkan kelompoknya. Selanjutnya, pabrik melaksanakan evaluasi biaya berdasarkan laporan tersebut dengan cara membandingkan realisasi biaya dengan anggarannya. Evaluasi dengan cara melihat selisih biaya tersebut menunjukkan bahwa fokus pabrik bukanlah pada penyebab timbulnya biaya yaitu aktivitas. Evaluasi dengan cara yang demikian tidak sejalan dengan konsep perbaikan berkelanjutan yang menekankan perhatian terhadap aktivitas sebagai akar dari biaya. Hanya dengan pengelolaan aktivitaslah biaya dapat dikurangi dan mendatangkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan sedangkan membandingkan realisasi biaya dengan anggarannya tidak akan berdampak pada perubahan konsumsi sumber daya oleh aktivitas.
Selain itu, diketahui juga bahwa kebijakan pabrik mengharuskan untuk diadakannya pemeriksaan mutu dan volume pada saat penerimaan material alam.
5 Aktivitas pemeriksaan material yang datang menurut Supriyono (2007) tidak memberikan nilai tambah pada pelanggan, sebab jika material yang masuk dapat dijamin bermutu tinggi maka aktivitas pemeriksaan tidak diperlukan. Hal ini menunjukkan bahwa dalam proses pengadaan material alam di pabrik masih terdapat aktivitas tidak bernilai tambah, yang artinya proses tersebut masih perlu untuk diperbaiki agar biayanya menjadi efektif. Oleh karena itu, peneliti melakukan analisis proses terhadap pengadaan material alam di pabrik yang bertujuan mengevaluasi aktivitas-aktivitas yang membentuk proses tersebut, menganalisis efektivitas proses, menggali penyebab-penyebab yang menimbulkan ketidakefisienan aktivitas untuk kemudian mencari peluang perbaikan-perbaikan proses dengan cara mengelola aktivitas, dan akhirnya menghitung biaya-biaya berdasarkan aktivitas yang membentuk proses yang selanjutnya digunakan untuk menghitung estimasi target pengurangan biaya yang bisa didapat dari rencana pengelolaan aktivitas yang dibuat.
1.2 Rumusan Masalah
Untuk menghilangkan pemborosan biaya sebuah proses, aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah dalam proses tersebut harus dihilangkan. Apabila aktivitas tidak bernilai tambah berhasil dihilangkan, maka efektivitas biaya proses akan terwujud. Agar perusahaan mampu menghilangkan biaya tidak bernilai tambah dalam proses, maka perusahaan perlu melaksanakan pengelolaan terhadap penyebab timbulnya biaya yaitu aktivitas. Saat ini, diketahui bahwa dalam proses pengadaan material alam di pabrik masih terdapat aktivitas tidak bernilai tambah seperti aktivitas pemeriksaan mutu dan volume. Hal ini menunjukkan bahwa
6 masih terdapat pemborosan dalam proses tersebut, dengan kata lain biaya proses belum efektif oleh karena sumber daya yang ada masih dikonsumsi sebagian untuk melaksanakan aktivitas tidak bernilai tambah. Berdasarkan alasan tersebut, maka penelitian ini melaksanakan analisis proses bisnis pada salah satu proses yang terdapat pada pabrik, yaitu proses pengadaan material alam, guna melaksanakan pengelolaan aktivitas-aktivitas yang terdapat dalam proses tersebut sehingga biaya proses menjadi efektif.
1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah diatas, maka pertanyaan penelitian ini adalah bagaimana rencana pengelolaan aktivitas yang dapat digunakan untuk perbaikan proses pengadaan material alam di pabrik agar biaya proses menjadi efektif?
1.4 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk
1. mengevaluasi aktivitas-aktivitas yang digunakan dalam pelaksanaan proses pengadaan material alam di pabrik;
2. mengetahui efektivitas siklus proses pengadaan material alam di pabrik dengan mencari tahu proporsi waktu yang dikonsumsi oleh aktivitas tidak bernilai tambah dalam proses tersebut;
3. mencari peluang-peluang perbaikan proses melalui penyusunan rencana pengelolaan aktivitas yang mengacu pada prinsip-prinsip dalam JIT pembelian;
7 4. memberikan gambaran pada manajemen berapa estimasi pengurangan biaya yang bisa didapatkan sebagai hasil dari rencana perbaikan pada proses.
1.5 Motivasi Penelitian
Pengelolaan aktivitas dapat mendatangkan manfaat untuk mempersingkat waktu siklus proses sebab aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah dihilangkan atau dikurangi. Hilangnya atau berkurangnya aktivitas yang tidak bernilai tambah dalam proses akan menghilangkan pemborosan biaya. Apabila pemborosan biaya dapat dihilangkan atau dikurangi, laba perusahaan akan meningkat. Oleh karena itu, motivasi penelitian ini ialah agar melalui pelaksanaan analisis proses bisnis, proses pengadaan material alam di pabrik diselenggarakan dengan hanya menggunakan aktivitas-aktivitas yang bernilai tambah. Dengan demikian, waktu siklus proses menjadi lebih singkat dan pemborosan biaya dalam proses tersebut dapat dihilangkan atau dikurangi.
1.6 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi berupa masukan bagi manajemen pabrik tentang bagaimana memanfaatkan informasi lengkap mengenai aktivitas untuk menyusun rencana perbaikan berkelanjutan pada proses bisnis yang ada di perusahaan, bukan hanya pada proses pengadaan material alam saja. Dengan mengetahui bagaimana tahap-tahap perencanaan perbaikan berkelanjutan pada proses pelaksanaannya diharapkan akan mendorong manajemen perusahaan agar lebih termotivasi untuk terus memperbaiki
aktivitas-8 aktivitas yang ada dalam setiap proses. Dengan demikian, pengurangan biaya dapat terwujud. Akhirnya, hal tersebut akan memberikan keunggulan daya saing bagi perusahaan.
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut. Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan penelitian, motivasi penelitian, manfaat penelitian, proses penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Bab ini membahas landasan teori, yang mencakup definisi proses pengadaan, konsep efektivitas biaya, hierarki aktivitas, analisis proses bisnis, cara menghitung target pengurangan biaya, konsep manajemen sediaan, dan penelitian terdahulu.
Bab III Latar Belakang Kontekstual Objek Penelitian
Bab ini membahas objek penelitian, yakni PPB Wika Beton di Bogor. Pokok-pokok yang dibahas, anta lain sejarah dan profil perusahaan, visi dan misi, produk dan bahan baku yang digunakan, struktur organisasi, dan uraian jabatan yang berkaitan dengan proses pengadaan material alam.
Bab IV Rancangan Penelitian
Bab ini membahas metode yang digunakan dalam penelitian ini. Dalam metode penelitian ini disajikan tentang jenis penelitian, sumber data, cara pengambilan data, dan teknik analisis data.
9 Bab V Pemaparan Temuan
Bab ini berisi temuan-temuan fakta dalam investigasi kasus penelitian ini. Hal tersebut yang digunakan untuk menjawab pertanyaan penelitian.
Bab VI Analisis dan Diskusi Hasil
Bab ini memuat pembahasan hasil temuan fakta dalam investigasi kasus yang didasarkan pada landasan teori yang disusun. Pembahasan tersebut bertujuan untuk menjawab pertanyaan penelitian dan mencari simpulan yang dapat digunakan untuk mengukur sejauh mana tujuan penelitian dapat dipenuhi.
Bab VII Simpulan dan Rekomendasi
Bab ini membahas simpulan, rekomendasi, dan keterbatasan penelitian berdasarkan hasil analisis dan pembahasan pada bab sebelumnya.
