SISTEM INFORMASI PERGUDANGAN
BERDASARKAN PERAMALAN TIME SERIES
(STUDI KASUS PT. PELANGI ELASINDO)
Disusun oleh
PENFEN FEALTY
H24062502
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
RINGKASAN
PENFEN FEALTY. H24062502. Sistem informasi pergudangan berdasarkan peramalan
time series (Studi Kasus PT.Pelangi Elasindo). Di bawah bimbingan Ir.ABDUL
BASITH M.SC.
Persediaan (inventory) merupakan komponen wajib yang dalam setiap industri, baik dalam industri manufaktur maupun jasa. Keberlangsungan proses produksi dalam suatu sistem produksi ditunjang oleh pengendalian persediaan yang baik. Dua metode pengendalian persediaan yang umum digunakan, adalah pengendalian secara intuitif dan pengendalian berdasarkan angka atau kuantitatif. Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode intuitif juga harus didukung oleh metode kuantitatif.
Peramalan merupakan satu komponen pendukung dalam aktivitas perencanaan, dimana terdapat senggang waktu (lead time) antara suatu peristiwa dengan perencanaan, sehingga dapat diprediksi kapan peristiwa tersebut terjadi dan dapat ditentukan tindakan yang tepat untuk kondisi tersebut. Konsep peramalan dapat digunakan pada berbagai disiplin, tidak terkecuali manajemen persediaan. Metode peramalan merupakan bentuk pengedalian persediaan kuantitatif berdasarkan data historis (time series). Metode peramalan diintegrasikan dengan fungsi manajemen persediaan untuk menunjang pengambilan keputusan dalam menentukan kuantitas persediaan.
PT. Pelangi Elasindo adalah perusahaan yang bergerak di bidang Garmen. Perusahaan memiliki spesialisasi dalam memproduksi produk webbing (Jacquard) dan
shoelace. Penelitian dilakukan khusus pada produk Jacquard dengan alasan memiliki
rasio volume yang besar. Bahan baku utama produk Jacquard adalah Polyester. Polyester terdiri dari berbagai macam ukuran, diantaranya ukuran R150 / 48 dan R150 /48 / 2.
Ruang lingkup yang menjadi kajian penelitian adalah sistem informasi persediaan bahan baku di departemen Gudang (Warehouse) yang terintergrasi dengan program komputer untuk mengelola persediaan bahan baku produksi dan bahan pembantu. Rangkaian aktifitas yang tercakup dalam penelitian adalah sistem penerimaan barang, sistem pengeluaran barang dan estimasi penggunaan barang pada periode selanjutnya. Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi dengan program komputer bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan proses lebih cepat dan tepat.
Pendekatan yang digunakan untuk dalam pembuatan Sistem Informasi Pergudangan (WISPE) adalah melalui pendekatan sistem dengan cara perancangan dengan pendekatan object-oriented. Pengembangan sistem informasi melalui 4 tahapan, yaitu spesifikasi, Rancang bangun, implementasi dan Verifikasi. Proses spesifikasi berupa mengindentifikasian kebututhan sistem. Rancang bangun berupa proses perancangan struktur dan data flow diagram aplikasi. Tahap implementasi menggunakan Visual Basic .Net 2008 dan Microsoft access 2007 untuk menghasilkan aplikasi yang bersifat object-oriented. Perancangan aplikasi dilakukan sedemikian rupa sehingga
Graphic user interface yang dirancang dapat diterima dan menunjang proses kerja (User friendly). Tahap terakhir, yaitu verifikasi merupakan tahap yang terpenting, mengingat
aplikasi juga terintegrasi dengan proses peramalan. Hasil akhir yang diharapkan dari aplikasi WISPE adalah dapat mengelola transaksi penerimaan dan pengeluaran bahan baku, serta kemampuan untuk memprediksi penggunaan bahan baku pada periode berikut, sehingga dapat digunakan sebagai informasi tambahan dalam pengambilan keputusan berkaitan dengan pengisian kembali persediaan. Aplikasi mempertimbangkan metode peramalan yang paling tepat untuk menghasilkan prediksi yang mendekati kondisi yang sebenarnya (dengan persyaratan MSE – Mean Square Error minimum).
SISTEM INFORMASI PERGUDANGAN
BERDASARKAN PERAMALAN TIME SERIES
(STUDI KASUS PT. PELANGI ELASINDO)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
PENFEN FEALTY
H24062502
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Sistem Informasi Pergudangan Berdasarkan Peramalan Time Series (Studi Kasus PT. Pelangi Elasindo)
Nama : Penfen Fealty
NIM : H24062502
Menyetujui Dosen Pembimbing
(Ir. Abdul Basith M.Sc.) NIP : 195707091985031006
Mengetahui Ketua Departemen
(Dr. Ir. Jono M. Munandar M.Sc.) NIP : 196101231986011002
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di kota Bogor provinsi Jawa Barat, pada tanggal 14 April 1989. Penulis anak kedua dari tiga bersaudara pasangan Ang Tiong Kang dan Siu Kim. Penulis menempuh pendidikan dasar sejak tahun 1994 di SD Taman Rejeki Cibinong hingga tahun 2000 dan menamatkan pendidikan menegah pertama di SMP Mardi Yuana Cibinong (sekarang Mardi Waluya Cibinong) pada tahun 2003, serta menyelesaikan pendidikan menengah di SMU Regina Pacis Bogor pada tahun 2006. Kemudian pada tahun yang sama, penulis mendaftarkan diri sebagai mahasiswa di Institut Pertanian Bogor dan Universitas Binus. Namun beruntung, penulis dapat diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB). Pada tahun kedua, melalui program Mayor Minor, penulis diterima di Departemen Manajemen sebagai Program Mayor dan Sistem Informasi sebagai Program Minor.
Pada masa pendidikan menengah atas, penulis pernah mengikuti ekstrakurikuler Karya Ilmiah Remaja (KIR) divisi matematika komputer. Selain itu juga pernah berpartisipasi dalam tim lomba karya ilmiah PLN, sebagai perwakilan SMU Regina Pacis. Ketika melanjutkan perkuliahan, penulis aktif menjadi anggota unit kegiatan mahasiswa Keluarga Mahasiswa Buddhis IPB, dan menjadi tim panitia untuk beberapa acara bakti sosial dan perlombaan.
Penulis memiliki ketertarikan lebih pada hal-hal yang berhubungan dengan teknologi informasi dan bidang ekonomi. Hal ini mendorong penulis untuk mendalami ilmu pengetahuan yang berkaitan. Pengalaman penulis berkisar pada bidang teknik. Sejak tahun 2006, penulis memulai pengalaman kerjanya di sebuah
workshop di daerah Bogor yang berproduksi alat elektronik. Sampai saat ini
penulis yang masih dalam tahap pembelajaran, bekerja di tempat yang sama dan bertanggung jawab sebagai teknisi untuk beberapa jenis mesin, seperti mesin
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul “Sistem Informasi Pergudangan Berdasarkan Peramalan Time Series, Studi Kasus PT. Pelangi Elasindo” sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar kesarjanaan pada Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor.
Penelitian ini penulis lakukan untuk mengeksplorasi lebih lanjut kemampuan penulis, sehingga penulis mampu mempelajari hal-hal baru yang berbeda dari biasanya. Penelitian dilakukan berdasarkan ketertarikan penulis dalam bidang teknologi informasi dan keinginan penulis untuk menghasilkan sesuatu dari penelitian ini untuk orang lain. Walaupun hasil penelitian ini masih memiliki banyak kekurangan, namun diharapkan hasil penelitian ini dapat berguna bagi PT. Pelangi Elasindo.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini, dan penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini. Demikianlah skripsi ini disusun dan semoga apa yang penulis sajikan dapat berguna dan bermanfaat bagi para pembaca untuk menambah bekal ilmu pengetahuan.
Bogor, Agustus 2010
UCAPAN TERIMA KASIH
Dengan segala kerendahan hati, ucapan terima kasih yang tak terhingga, wajib saya berikan kepada:
1. Ir. Abdul Basith M.Sc., selaku dosen pembimbing yang telah dengan sabar memberikan bimbingan, motivasi, semangat dan pembelajaran mengenai banyak hal yang menginspirasi penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulis banyak memperoleh inspirasi baru berdasarkan kehidupan sehari-hari dan buah pikiran beliau.
2. Dr. Ir. Pramono D. Fewidarto, MS, dan Nur Hadi Wijaya, S.TP, MM selaku dosen penguji yang telah memberikan bimbingan dalam pengembangan skripsi.
3. Mr. Tosan, selaku pemilik PT. Pelangi Elasindo, Mr. Tho selaku manajer operasional pergudangan dan pihak-pihak yang telah bersedia membantu penulis dalam pengumpulan data dan memberikan informasi-informasi mengenai perusahaan. Terima kasih telah membantu banyak dan memberikan
support dalam pengembangan tugas akhir ini.
4. Papa dan mama, terima kasih atas dukungan dan kesabaran yang telah diberikan tanpa henti, bukan hanya untuk menunjang tugas akhir saja, tetapi juga dalam membesarkan dan mendidik penulis. Terima kasih telah memberi kesempatan untuk melanjutkan studi ke jenjang perguruan tinggi. Penulis menyadari, tanpa beliau berdua, mustahil bagi penulis untuk bisa menjadi sekarang. Begitu banyak pengorbanan yang beliau berikan kepada penulis, dari kecil hingga dewasa. Pengorbanan serta kasih sayang yang tak terhitung dan tak terhingga banyaknya.
5. Diana Lestari. Terima kasih atas dukungan dan motivasi yang diberikan dalam segala hal. Terima kasih atas bantuannya dalam pembuatan powerpoint dan penyempurnaan tugas akhir ini.
6. Teman-teman dari departemen Manajemen, teman-teman kelas A21 angkatan 43 dan tetangga-tetangga di Perwira 99. Terima kasih telah mengisi masa-masa kuliah penulis selama empat tahun .
7. Semua pihak yang mustahil saya sebutkan satu per satu, yang telah berjasa kepada saya. Kiranya Tuhan YME membalas kebaikan mereka.
Akhirnya atas bantuan, bimbingan dan pengarahan serta dorongan yang diberikan semoga mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Esa. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini, dan penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini.
DAFTAR ISI
Halaman RINGKASAN
RIWAYAT HIDUP iii
KATA PENGANTAR iv
UCAPAN TERIMA KASIH v
DAFTAR ISI vii
DAFTAR TABEL ix DAFTAR GAMBAR x DAFTAR LAMPIRAN xi I. PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Tujuan Penelitian 3
1.3 Ruang Lingkup Penelitian 3
1.4 Manfaat Penelitian... 3
II. TINJAUAN PUSTAKA 4
2.1 Manajemen Persediaan 4
2.2 Sistem Pengisian Kembali Persediaan 7
2.2.1 Metode Deterministik 8
2.2.2 Metode Probabilistik 11
2.3 Sistem Informasi Persediaan 14
2.4 Peramalan 16
2.4.1 Metode Perataan 21
a. Metode Rata-Rata Sederhana 21
b. Metode Rata-Rata Bergerak tunggal 21 c. Metode Rata-Rata Bergerak ganda 22
2.4.2 Metode Pemulusan Eksponensial 22
a. Metode Pemulusan Eksponesial Tunggal 23 b. Metode Pemulusan Eksponensial Ganda 24
2.5 Ketepatan Metode Peramalan 25
III. METODOLOGI PENELITIAN 26
3.1 Kerangka Pemikiran 26 3.2 Pendekatan Sistem 27 3.3 Formulasi Permasalahan 28 3.4 Tata Laksana 29 3.4.1 Pengamatan Sistem 29 3.4.2 Pendefinisian Masalah 30 3.4.3 Kajian Pustaka 30
3.4.4 Pengumpulan Data dan Informasi 30
3.4.5 Perancangan Sistem 30
3.4.6 Implementasi Sistem 30
3.4.7 Verifikasi Sistem 30
IV. PENGAMATAN SISTEM 31
4.1 Keadaan Umum Perusahaan 31
4.2 Sistem Informasi Perusahaan 32
4.3 Deskripsi Sistem 34
4.4 Analisa Kebutuhan Informasi... 35
4.5 Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak... 36
4.6 Kebutuhan Tenaga... 37
4.7 Analisis Input dan Output Sistem... 38
4.8 Pemeliharaan Sistem... 39
4.9 Rancang Bangun Sistem... 39
4.9.1 Struktur Sistem 39
4.9.2 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) 40
V. HASIL DANPEMBAHASAN 47
5.1 Perancangan Sistem Informasi Pergudangan 47 5.2 Implementasi dan Verifikasi Sistem 50
5.2.1 Implementasi Aplikasi WISPE 50
5.2.2 Verifikasi WISPE – Simulasi Peramalan 58 5.2.3 Verifikasi WISPE – Model Deterministik 60 5.2.4 Verifikasi WISPE – Model Probabilistik 65
VI. KESIMPULAN DAN SARAN 68
6.1 Kesimpulan 68
6.2 Saran 69
DAFTAR PUSTAKA 70
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Susunan aset perusahaan manufaktur tipikal ... 4
2. Skenario peramalan ... 20
3. Pemakaian Polyester R 150 / 48 ... 59
4. Komponen biaya penyimpanan persediaan ... 61
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Model persediaan EOQ ... 9
2. Kurva biaya total sebagai fungsi dari kuantitas pemesanan ... 9
3. Model invetori realistis... 12
4. Persediaan pengaman vs tingkat pelayanan ... 13
5. Model sistem informasi manajemen ... 15
6. Perbedaan hubungan eksplanatoris dan hubungan deret waktu ... 18
7. Ragam pola data ... 19
8. Kerangka kerja penelitian ... 29
9. Skema proses pemesanan (order) produk PT. Pelangi Elasindo ... 34
10. Skema sederhana Input-Output sistem ... 38
11. Struktur sistem pada Sistem Informasi Pergudangan PT. Pelangi Elasindo (WISPE) ... 40
12. Diagram Aliran Data tingkat konteks ... 41
13. Diagram Aliran Data tingkat 0... 42
14. Diagram Aliran Data tingkat 1 untuk proses (6) kalkulasi penggunaan barang ... 43
15. Diagram Aliran Data tingkat 1 untuk proses (7) simulasi peramalan penggunaan barang ... 44
16. Diagram Aliran Data tingkat 1 untuk proses (8) model Deterministik .... 45
17. Diagram Aliran Data tingkat 1 untuk proses (9) model Probabilistik ... 46
18. Skema penerimaan order PT. Pelangi Elasindo ... 47
19. Tampilan awal aplikasi WISPE ... 51
20. Tampilan awal Form Transaction ... 52
21. Tampilan Form Transaction pada mode OUT ... 53
22. Tampilan Form Transaction pada mode IN ... 53
23. Tampilan Form Items ... 54
24. Tampilan awal Form Forecast ... 55
25. Tampilan Form Forecast, dengan ringkasan penggunaan barang jenis R150/48 (POL001) ... 55
26. Tampilan Form Forecast, menentukan metode peramalan... 56
27. Tampilan Form Forecast, hasil simulasi peramalan... 57
28. Tampilan Form Forecast, rekomendasi metode peramalan ... 58
29. Hasil simulasi dengan metode peramalan Simple Average ... 60
30. Persyaratan model persediaan EOQ ... 63
31. Tampilan awal analisis EOQ ... 63
32. Tampilan hasil analisis EOQ ... 64
33. Tampilan akhir analisis EOQ dan peramalan ... 64
34. Tampilan awal model Probabilistik ... 66
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman 1. Tabel Pemakaian Benang Polyester 150/48 R. White (Mitra Agung) ... 69 2. Tabel Pemakaian Benang Polyester 150/48/2 R. White (ex Indorama)... 74 3. Tabel Distribusi Normal (Z) ... 82
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem produksi merupakan kumpulan dari sistem yang saling berinteraksi dengan tujuan mentransformasikan input produksi menjadi output produksi. Sistem produksi mencakup keseluruhan rangkaian kegiatan yang diperlukan untuk menghasilkan output berupa produk, berikut hasil sampingannya. Dalam menunjang sistem produksi yang telah direncanakan, sebuah pabrik memerlukan kepastian ketersediaan input produksi yang mencakup persediaan bahan baku (inventory), mesin, tenaga kerja, modal, dan informasi, sehingga sistem produksi dapat bekerja tanpa hambatan. Untuk setiap komponen input, diperlukan usaha perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian guna menjamin input yang tersedia mampu menunjang keberlangsungan proses yang telah terencana.
Pengendalian persediaan bahan baku termasuk dalam tahap perencanaan produksi, dan berhubungan langsung dengan departemen pergudangan (warehousing). Pada sebagian perusahaan kegiatan pengendalian persediaan bahan baku masih dilakukan secara intuitif, dimana perencanaan pengadaan bahan baku berdasarkan pada perkiraan pribadi (intuitif) baik dalam memperkirakan jumlah pengadaan maupun kemungkinan keperluan di masa depan. Metode intuitif digunakan karena kepraktisannya dalam implementasi. Metode ini cukup sederhana dalam praktiknya, sehingga biaya yang digunakan tidak terlalu besar dan cenderung lebih cepat. Namun dikarenakan metode ini bersifat individual dan subjektif, maka pengambilan keputusan sangat bergantung pada manajemen inti atau pemilik perusahaan.
Metode pengendalian persediaan selain metode intuitif, adalah metode kuantitatif. Metode pengendalian persediaan kuantitatif memanfaatkan data-data kuantitatif untuk memperkirakan jumlah pemesanan barang dan penggunaan bahan baku secara optimal. Pengendalian persediaan bahan baku dengan pendekatan kuantitatif sudah umum digunakan dan dapat diaplikasikan untuk perusahaan jasa maupun manufaktur. Dengan pendekatan kuantitatif, metode pengendalian persediaan yang dapat digunakan terdiri dari beberapa metode. Setiap metode memiliki ciri dan kompatibilitas tersendiri, disesuaikan dengan
bidang dan kondisi perusahaan. Pengembangan metode pengendalian persediaan secara kuantitatif tentu saja menyebabkan penambahan biaya baru bagi perusahaan untuk membiayai fasilitas pendukung. Namun pengembangan metode ini tetap dilakukan karena dirasakan semakin banyaknya komponen pertimbangan yang dihadapi perusahaan dalam menentukan keputusan. Pada pengembangan metode pengendalian persediaan kuantitatif, unsur intuitif juga masih terkandung di dalamnya. Hal ini dikarenakan pengendalian persediaan kuantitatif yang dikombinasikan dengan kemampuan intuitif yang baik menghasilkan keputusan yang lebih tepat dan presisi.
Pengembangan sistem pengendalian persediaan kuantitatif dilaksanakan dengan mengembangkan sistem pengendalian persediaan terkomputerisasi. Pengembangan sistem pengendalian persediaan terkomputerisasi yang tergolong ke dalam sistem informasi persediaan, merupakan perkembangan dalam teknologi terkini dalam manajemen persediaan. Komputerisasi manajemen persediaan pekerjaan dengan media kertas digantikan dengan teknologi digital. Dengan teknologi komputer pekerjaan pencatatan dan penyimpanan data diharapkan dapat dilakukan dengan lebih baik. Untuk mencapai efisiensi perusahaan, salah satu faktor penentunya adalah diperlukan kepastian mengenai kelancaran informasi mengenai bahan baku yang ada. Oleh karena itu, dengan mengembangkan sebuah sistem informasi persediaan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi pengelolaan persediaan, seperti analisis pengisian kembali persediaan, maka diharapkan efisiensi perusahaan dapat meningkat. Analisis pengisian kembali bertujuan untuk mengelola persediaan yang ada, baik bahan baku, bahan setengah jadi maupun barang jadi dapat berada pada titik optimum. Titik optimum persediaan diperoleh berdasarkan karakteristik barang, yang dalam hal ini digunakan data penggunaan dan pengisian barang. Data-data ini dapat diperoleh dari departemen pergudangan perusahaan.
1.2 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Menganalisis sistem pengendalian persediaan pada Departemen pergudangan PT. Pelangi Elasindo.
2. Memberikan rekomendasi sistem pengendalian persediaan yang dapat mendukung aktivitas sistem persediaan barang pada Departemen pergudangan 3. Mengembangkan sistem pengendalian persediaan pada departemen
pergudangan, berupa aplikasi komputer 1.3 Ruang Lingkup
Penelitian ini akan mempelajari dan mengkaji sistem manajemen persediaan pada Departemen pergudangan di PT. Pelangi Elasindo. Ruang lingkup kegiatan penelitian dibatasi pada pengadaan bahan baku, pengeluaran bahan baku untuk masuk ke produksi, dan pemesanan kembali bahan baku. Sedangkan ruang lingkup bahan baku yang diteliti mencakup bahan baku yang digunakan dalam lini produksi Jacquard, khususnya Polyester dengan ukuran 150/48 dan 150/48/2. Pengembangan sistem informasi terbatas pada rangkaian aktifitas sistem persediaan barang pergudangan yang berkaitan dengan produk Jacquard. Rangkaian aktifitas mencakup sistem penerimaan bahan baku, sistem pengeluaran bahan baku dan simulasi peramalan penggunaan persediaan pada selanjutnya. Seluruh rangkaian aktifitas ini merupakan faktor penentu dalam pengelolaan persediaan bahan baku pergudangan, sehingga harus didukung sistem informasi terkomputerisasi guna menjamin ketepatan informasi persediaan. 1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan pengalaman penulis mengenai sistem manajemen persediaan pergudangan melalui pendekatan sistematis dalam memecahkan permasalahan pengendalian persediaaan. Hasil penelitian berupa aplikasi komputer diharapkan dapat menunjang efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam menjalankan kegiatan produksi.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Persediaan
Persediaan adalah komponen wajib dalam setiap perusahaan dalam perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa. Menurut Agus Ristono (2009) persediaan merupakan barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa yang akan datang. Persediaan mengakomodasi keinginan perusahaan untuk meredam ketidakpastiaan yang mungkin terjadi. Ketidakpastian umumnya terjadi akibat adanya pemintaan yang bervariasi yang tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dengan produk berikutnya dan waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Atas pertimbangan inilah, persediaan bahan baku diambil sebagai satu-satunya cara untuk meredam ketidakpastian bahan baku dan produk jadi.
Komposisi persediaan terhadap aset total perusahaan dalam suatu perusahaan beragam, bergantung pada jenis dan bidang perusahaan. Untuk pengadaan dan penyimpanan barang diperlukan biaya yang tidak sedikit. Biasanya biaya paling besar berasal dari nilai persediaan dan biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20-40 persen dari harga barang (Indrajit, 2003). Berikut dilampirkan tabel susunan asset umum dari suatu perusahaan manufaktur :
Tabel 1. Susunan aset perusahaan manufaktur tipikal
Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa porsi persediaan (inventory) dalam sugatu perusahaan cukup besar dan memerlukan perhatian lebih bagi manajemen perusahaan. Hal ini apabila tidak dikelola dengan optimal maka akan menimbulkan kerugian.
Manajemen persediaan (inventory control) merupakan kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal (Indrajit, 2003). Secara teknis, manajemen persediaan berkaitan dengan penetapan jumlah persediaan, menentukan jumlah pemesanan barang dan penetapan jadwal pemesanan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupakan pertanyaan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan.
Manajemen persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Persediaan bermanfaat untuk memastikan kelancaran produksi dan penjualan. Dengan menetapkan persediaan pada kuantitas yang berlebihan akan sama kondisinya dengan menetapkan persediaan pada kuantitas minimum atau kurang, yaitu menimbulkan biaya tak terduga yang seharusnya tidak akan terjadi apabila persediaan berada pada level optimum. Biaya tak terduga yang muncul akibat persediaan yang berlebih akan menimbulkan 3 jenis biaya (Ristono, 2009) , yaitu
1. Biaya penyimpanan di Gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya.
2. Resiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka resiko kerusakan barang semakin tinggi
3. Resiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan “out
of date” atau kadarluasa.
Perusahaan perlu menetapkan jumlah optimum persediaan sesuai dengan karakteristik barang, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi terjamin dan di sisi lain tidak menyebabkan biaya persediaan yang berlebihan. Hal ini menyebabkan perusahaan memperoleh keuntungan karena perusahaan dapat memenuhi seluruh permintaan yang datang.
Fokus dari kegiatan pengelolaan persediaan adalah memperkirakaran jumlah persediaan yang tepat dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang, dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan. Oleh karena itu, menurut (Ristono, 2009) tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut : 1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat
(memuaskan konsumen)
2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan:
a. Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong menjadi langka sehingga sulit untuk diperoleh)
b. Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan
3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan
4. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar.
5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement (lokasi) tidak besar-besaran, karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar
Barang persediaan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis. Berikut klasifikasi umum barang persediaan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) :
1. Bahan baku (raw material)
2. Bahan setengah jadi (semi finished products) 3. Barang Jadi (finished products)
4. Barang umum dan suku cadang (general materials and spareparts) 5. Barang untuk proyek (work in progress)
6. Barang dagangan (commodities)
Sedangkan menurut Ristono (2009) untuk perusahaan manufaktur, barang persediaan hanya diklasifikasikan menjadi 3, yaitu :
1. Bahan Baku dan bahan penolong 2. Bahan setengah jadi
2.2 Sistem Pengisian Kembali Persediaan
Setiap perusahaan memiliki sistem pengendalian persediaan yang mengelola persediaan pada titik tengah, dimana biaya persediaan berada pada tingkat minimum namun perusahaan tetap mampu menangani permintaan konsumen. Persediaan barang akan berkurang karena digunakan pada proses produksi. Tingkat penggunaan bahan baku tentu saja bervariasi, sesuai dengan tingkat permintaan konsumen. Pengisian kembali dilakukan untuk menambah kembali persediaan. Namun pengisian kembali perlu disesuaikan dengan tingkat penggunaan persediaan yang tidak selalu bersifat konstan.
Persoalan utama yang dihadapi dalam sistem pengisian kembali persediaan adalah berapa banyak harus disediakan dan kapan persediaan itu dilakukan. Sistem yang tepat dalam pengisian kembali, perlu mempertimbangkan berbagai kondisi kebutuhan atau permintaan barang. Atas dasar ini, berbagai model perhitungan telah dikembangkan. Secara garis besar, terdapat dua model utama dalam manajemen persediaan (Ristono, 2009), yaitu :
1. Model persediaan independen
Perhitungan dengan model ini bersifat bebas, tidak tergantung pada waktu atau jumlah permintaan barang lain. Model ini biasanya diaplikasikan untuk pembelian persediaan dimana permintaannya bersifat kontinyu dari waktu ke waktu dan bersifat konstan. Pemesanan pembelian dapat dilakukan tanpa mempertimbangkan penggunaan produk akhirnya.
2. Model persediaan dependen
Permintaan dependen adalah jenis permintaan barang yang waktu dan jumlahnya tidak bebas berdiri sendiri, tetapi bergantung pada waktu atau jumlah permintaan barang lain. Biasanya permintaan jenis ini ditemui pada perusahaan perakitan, dimana suatu produk rakitan jadi adalah hasil suatu rakitan komponen atau barang yang lebih kecil.
Model persediaan independen merupakan model yang lebih mudah untuk dimplementasikan karena lebih sederhana dan variabel yang terlibat tidak terlalu banyak. Model independen dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu :
1. Model Deterministik
Model ini menganggap semua variabel telah diketahui dengan pasti, yaitu jumlah permintaan, biaya penyediaan barang dan waktu pemesanan.Model ini berfokus pada penentuan jumlah yang paling ekonomis.Salah satu model yang paling popular adalah model jumlah pemesanan ekonomis (Economic
Order Quantity, EOQ)
2. Model Probabilistik
Model probabilistik berbeda dengan model deterministik, variabel yang digunakan dalam perhitungan tidak bersifat tetap dan pasti. Variabel yang sering digunakan, antara lain jumlah permintaan, waktu permintaan dan waktu pemesanan.
2.2.1 Model Deterministik (Economic Order Quantity )
Model economic order quantity atau EOQ merupakan model pengendalian perediaan paling sederhana. Namun dikarenakan sifatnya yang
robust, model ini termasuk model yang paling banyak digunakan, bahkan
model ini merupakan model pengendalian persediaan yang digunakan oleh sebagian besar perangkat lunak pengendali persediaan yang tersedia komersial. EOQ bekerja berdasar logika sederhana, yaitu makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, persediaan rata akan semakin kecil, sehingga biaya dalam bentuk biaya penyimpanan barang akan makin kecil pula. Namun dengan semakin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, maka biaya pemesanan akan semakin besar pula (Indrajit dan Djokopranoto, 2003). EOQ bertujuan untuk mencari nilai tengah , dimana biaya pemesanan dan biaya penyimpanan berada pada posisi minimum.
Gambar 1. Model persediaan EOQ
Gambar 2. Kurva biaya total sebagai fungsi dari kuantitas pemesanan
Pada Gambar 2. terlihat bahwa jumlah pemesanan ekonomis atau EOQ tercapai ketika biaya pemesanan sama dengan biaya penyediaan. Titik EOQ ini dapat diperoleh melalui perhitungan matematika berikut :
(1) (2) (3)
Dimana :
EOQ = Jumlah Pemesanan Ekonomis
CO = Biaya pemesanan barang per tahun
Ch = Biaya penyimpanan per unit
n = Frekuensi pemesanan dalam 1 tahun
P = Biaya pemesanan per pesanan
A = Harga pemakaian barag setiap tahun
C =Biaya Penyediaan barang ( dalam persen)
Model EOQ, diluar kepraktisan yang dimiliki, juga memiliki beberapa kriteria yang harus dipenuhi guna memastikan ketepatan perhitungan agar nilai yang diperoleh benar. Kriteria, atau asumsi yang digunakan pada model EOQ adalah (Heizer dan Render, 2010) :
1. Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen
2. Waktu tunggu, yakni waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan, diketahui dan konstan
3. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain, persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada suatu waktu.
4. Tidak tersedia diskon kuantitas
5. Biaya variable hanya biaya untuk menyiapkan atau melakukan pemesanan (biaya penyetelan) dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu (biaya penyimpanan atau membawa). Biaya-biaya ini telah dibahas pada bagian sebelumnya
6. Kehabisan persediaan (kekurangan persediaan) dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat
Apabila salah satu dari asumsi tersebut berubah akibat perubahan harga atau biaya, maka nilai EOQ yang telah dihitung tidak dapat lagi digunakan dan harus melakukan perhitungan kembali.
2.2.2 Model Probabilistik
Model deterministik pada umumnya menggunakan asumsi permintaan konstan dan pasti. Pada beberapa jenis produk atau bahan baku, asumsi ini tidak berlaku, karena permintaan terhadap suatu produk ditentukan oleh pasar yang cenderung berubah-ubah. Apabila permintaan terhadap suatu produk bersifat dinamis, atau berubah-ubah, maka model persediaan yang digunakan juga perlu bersifat probabilistik atau stokastik. Model persediaan probabilistik digunakan jika permintaan akan produk tidak diketahui, namun dapat dispesifikasikan dengan distribusi probabilitas.
Model probabilistik ini dianggap sukses apabila tidak terjadi penjualan yang hilang akibat kehabisan persediaan. Untuk itu, dalam pembuatan kebijakannya, manajemen perlu menjaga tingkat pelayanan yang cukup dalam menghadapi permintaan yang tidak pasti. Tingkat pelayanan (service level) adalah probabilitas perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Tingkat pelayanan berbanding terbalik dengan probabilitas kehabisan persediaan. Permintaan yang tidak pasti meningkatkan kemungkinan kehabisan persediaan. Untuk meredam kemungkinan kehabisan persediaan, salah satu kebijakan dan metode yang dapat dipilih adalah dengan menyediakan unit-unit tambahan dalam persediaan. Hal ini melibatkan penambahan sejumlah unit persediaan sebagai penyangga sampai jumlah reorder point tercapai.
Komponen yang menpengaruhi ketidakpastian dalam pengendalian persediaan cukup beragam. Namun dari beberapa variabel yang ada, yang paling berpengaruh adalah permintaan dan lead time. Variasi yang ada berakibat pada ketidakteraturan jumlah persediaan. Metode persediaan pengaman mengakomodasi ketidakteraturan ini. Persediaan pengaman juga dibutuhkan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan selama pemesanan ulang dilakukan dalam kasis dimana permintaan aktual melebihi permintaan yang diharapkan, atau lama lead time melebihi dari lead time yang diharapkan. Stok pengaman memiliki dua efek dalam sebuah biaya tetap, yaitu mengurangi biaya persediaan habis pakai dan meningkatkan biaya pengaman.
Gambar 3. Model invetori realistis
Gambar 3. Menunjukkan tiga siklus dari sebuah sistem persediaan. Dalam siklus pertama, permintaan selama lead time sangat baik dalam
stockout. Pada siklus kedua, permintaan selama lead time tidak kurang dari
yang diharapkan dan pemesanan ulang diterima sebelum stok pengaman tercapai. Dalam siklus ketiga, permintaan selama lead time lebih baik dari yang diharapkan, namun persediaan pengaman cukup untuk menyerap permintaan. Kebutuhan akan persediaan pengaman penting karena peramalan atau pendugaan kurang sempurna dan para pemasok terkadang salah untuk mengirimkan barang dengan tepat waktu. Ini untuk mencegah dua ketidaktentuan yang tidak menguntungkan :
1. Suatu tingkat lebih tinggi dalam pemakaian dari pada yang diramalkan 2. Suatu keterlambatan pengiriman atau penyerahan barang.
Jumlah persediaan pengaman untuk setiap perusahaan maupun produk berbeda-beda, bergantung pada biaya yang ditimbulkan jika terjadi kehabisan persediaan dan biaya penyimpanan persediaan tambahan. Namun, biaya-biaya ini pada praktiknya sulit untuk terdeteksi oleh manajer. Oleh karena itu, seorang manajer mungkin memutuskan untuk mengikuti kebijakan menjaga persediaan pengaman yang cukup untuk memenuhi tingkat pelayanan pelanggan yang telah ditentukan. Dengan mengasumsikan bahwa permintaan selama lead time (periode pemesanan ulang) mengikuti kurva normal, hanya mean dan standar deviasi yang diperlukan untuk menentukan kebutuhan persediaan untuk tingkat pelayanan yang ditentukan.
Berikut persamaan yang dapat digunakan untuk menentukan reorder point dan persediaan pengaman, dengan asumsi permintaan bersifat variable dan lead time konstan.
(4) (5)
Dimana :
Gambar 4. Persediaan pengaman vs tingkat pelayanan
Parameter tingkat pelayanan ditentukan berdasarkan kebijakan perusahaan. Nilai tingkat pelayanan berkisar antara 99 persen sampai 50 persen. Dimana 50 persen atatu 0,5 merupakan kebijakan tanpa persediaan pengaman, karena apabila tingkat pelayanan 50 persen maka nilai Z adalah 0 (nol). Nilai Z ditentukan berdasarkan tabel Z (Lampiran 3). Hubungan antara stok pengaman dan tingkat pelayanan ditunjukkan pada Gambar 4.. Semakin tinggi tingkat pelayanan maka semakin tinggi pula tingkat persediaan pengaman. Tingkat pelayanan pelanggan secara langsung mempengaruhi persediaan pengaman tetapi tidak mempengaruhi persediaan aktif. Model Probabilistik yang akan digunakan mengasumsikan bahwa permintaan bersifat variable dan lead time yang digunakan relative konstan. Sedangkan pendekatan biaya kehabisan barang tidak memungkinkan dilakukan karena keterbatasan perusahaan dalam mendeteksi biaya.
2.3 Sistem Informasi Manajemen
Informasi berkembang dengan cepat dan lingkungan eksternal perusahaan berubah ke arah yang lebih dinamis. Perkembangan informasi ini mengharuskan manajer perusahaan untuk memperimbangkan lebih banyak variabel dalam menentukan keputusan. Beban kerja para manajer berkembang menjadi semakin besar pula, mereka harus menyederhanakan beban kerja yang dimiliki dan membedakan jenis-jenis keputusan yang biasanya dibuat, antara keputusan yang bersifat dinamis dan bersifat statis. Keputusan yang bersifat dinamis seperti penetapan strategi pemasaran di masa depan tidak dapat dihasilkan melalui perhitungan matematika sederhana melainkan memerlukan berbagai penilaian subjektif. Namun untuk keputuan yang bersifat statis dan rutin, seorang manajer dapat menyederhanakannya ke dalam bentuk yang lebih terstruktur, sehingga mampu meminimalisir waktu proses dan penilaian subkjektif.
Sistem Informasi manajemen merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai, khususnya manajer, dengan kebutuhan yang serupa (Mcleod, 1996). Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan alat bantu bagi manajer perusahaan dalam mengidentifikasi dan memahami masalah. SIM menggabungkan teknologi informasi dengan manajemen perusahaan sehingga mampu memberi peningkatan kinerja perusahaan.
Sistem informasi manajemen bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan (Mcleod, 1996). Informasi yang dikelola SIM merupakan informasi yang mampu “menceritakan” mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan pada sebuah perusahaan atau subsistem perusahaan. Informasi ini berupa laporan periodik, laporan khusus, dan hasil dari simulasi matematika. Dengan informasi ini, manajer mampu mempertimbangkan apa keputusan yang akan diambil.
Sistem informasi manajemen secara umum terdiri dari 3 komponen yang tergabung dalam satu sistem dan berinteraksi dengan pemakai, yaitu Perangkat
lunak penulis laporan, Model matematika dan Database. Model SIM yang dikembangkan oleh Mcleod (1996) ditunjukan pada Gambar 2.2.
Berdasarkan Gambar 5. model SIM dimulai dari database yang berisi data yang berasal dari sumber lain (contoh :Sistem Informasi Akuntansi). Database menghasilkan output berupa laporan periodik atau khusus, melalui proses perangkat lunak dan simulasi matematika. Output database digunakan oleh pemecah masalah organisasi atau pemakai (manajer) untuk menyelesaikan masalah.
Gambar 5. Model sistem informasi manajemen (Mcleod , 1996)
Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program-program yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Laporan periodik adalah laporan yang disiapkan sesuai jadwal tertentu, sebagai contoh adalah analisis penjualan bulanan menurut karyawan. Laporan khusus adalah laporan yang disiapkan bila sesuatu yang luar biasa terjadi. Kejadian luar biasa dapat diartikan sebagai hal negatif, sebagai contoh laporan kecelakaan, atau sesuatu yang umum, seperti jawaban atas database query. Hasil pelaporan khusus berfokus pada kejadian saat ini.
Perangkat kedua model SIM, yaitu model matematika, merupakan penggambaran suatu fenomena atau disebut entitas, melalui perhitungan matematika. Model matematika dapat dikelompokan ke dalam tiga dimensi (Mcleod, 1996), yaitu :
1. Model Statis dan Dinamis
Model statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel. Model statis berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu. Sedangkan Model dinamis sebaliknya, yaitu menyertakan waktu sebagai variabel dan menggambarkan perilaku entitas dari waktu ke waktu.
2 Model Probabilistik atau Deterministik
Model probabilistik menyertakan variabel peluang dalamnya. Sedangkan model deterministik tidak dipengaruhi oleh probabilita.
3 Model Optimisasi atau Suboptimisasi
Model optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif. Sedangkan Model suboptimisasi merupakan model yang memproyeksikan hasil dari serangkaian keputusan yang dimasukkan. Perbedaan model suboptimisasi dengan optimisasi adalah pada model suboptimisasi, manajer yang menentukan solusi terbaik, berbeda dengan model optimisasi yang menghasilkan pilihan solusi terbaik secara langsung. 2.4 Peramalan (Forecasting)
Peramalan merupakan satu komponen pendukung dalam aktivitas perencanaan, dimana terdapat waktu tunggu (lead time) antara perencanaan hingga terjadinya suatu peristiwa, sehingga dapat diprediksi kapan peristiwa tersebut terjadi dan dapat ditentukan tindakan yang tepat untuk kondisi tersebut.. Peramalan memiliki dua batasan penting, yaitu bahwa peramalan tidak selalu bermanfaat secara langsung bagi para manajer dan pihak lainnya. Hal ini dikarenakan walaupun hasil peramalan itu tepat, nilainya kecil dalam membantu organisasi untuk menyadari kemungkinan tentang hal yang diramalkan atau untuk mncapai sukses yang lebih besar. Kedua, diperlukan pembedaan antara komponen eksternal dan internal perusahaan. Kedua komponen tersebut berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan. Peramalan mempunyai peranan langsung pada komponen eksternal, yaitu hal-hal yang berhubungan dengan ekonomi nasional,
pemerintah, pelanggan dan pesaing. Sedangkan komponen internal dipengaruhi oleh pengambilan keputusan perusahaan (Makridarkis et al.1999)。
Peramalan dalam praktiknya telah dilakukan dalam berbagai disiplin ilmu dan terbukti dapat menunjang bidang tersebut, seperti peramalan cuaca, sistem ekonomi makro, sistem astronomi dan masih banyak bidang lain. Menurut Makridarkis, semakin luasnya penggunaan peramalan diakibatkan oleh beberapa faktor, antara lain :
1. Meningkatnya kompleksitas organisasi dan lingkungan. Hal ini menjadikan semakin sulit bagi pengambil keputusan untuk mempertimbangkan semua faktor secara memuaskan.
2. Meningkatnya ukuran organisasi, sehingga bobot dan kepentingan suatu keputusan meningkat pula. Hal ini juga meninbulkan lebih banyak keputusan yang memerlukan teknik peramalan khusus dan analisis yang lengkap. 3. Lingkungan eksternal dan internal dari kebanyakan organisasi telah berubah
dengan cepat.
4. Pengambilan keputusan telah semakin sistematis yang melibatkan justifikasi tindakan individu secara eksplisit. Peramalan formal merupakan salah satu cara untuk mendukung tindakan yang akan diambil.
5. Pengembangan metode peramalan dan pengetahuan yang menyangkut aplikasinya telah lebih memungkinkan adanya penerapan secara langsung oleh para praktisi daripada hanya dilakukan oleh para teknisi ahli.
Disiplin ilmu Peramalan (Forecasting) mencakup sejumlah besar metode yang dapat digunakan. Setiap metode peramalan memiliki karakteristik dan fungsi masing-masing. Sulit untuk menggunakan satu metode peramalan untuk memprediksi setiap peristiwa dengan kondisi yang berlainan. Setiap metode peramalan memiliki kriteria keadaan yang sesuai untuk menghasilkan peramalan yang akurat dan menunjang pengambilan keputusan yang tepat. Wheelright dan Makridarkis mengembangkan teknik peramalan yang bekerja berdasarkan situasi peramalan. Situasi peramalan sangat beragam dalam (1) horizon waktu peramalan, (2) tipe pola data, (3) faktor yang menentukan hasil sebenarnya dan berbagai aspek lainnya. Dalam menghadapi situasi peramalan yang sangat beragam seperti
ini, dikembangkan beberapa teknik peramalan. Teknik-teknik ini dibagai menjadi dua jenis, yaitu :
1. Teknik Kuantitatif
a. Deret Berkala (time series) b. Metode Kausal (Eksplanatoris) 2. Teknik Kualitatif
a. Metode Eksploratoris b. Metode Normatif
Teknik kuantitatif dapat dilakukan apabila berada dalam 3 kondisi , yaitu : 1. Tersedia informasi tentang masa lalu
2. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik
3. Dapat diasumsikan bahwa beberapa aspek masa lalu akan terus berlanjut di masa datang (assumption of continuity)
Teknik peramalan kuantitatif dikelompokkan menjadi 2 kelompok besar, yaitu peramalan deret berkala (time series) dan peramalan ekspalanatoris. Kedua pendekatan ini saling melengkapi dan dimaksudkan untuk jenis penggunaan yang berbeda. Peramalan ekplanatoris mengasumsikan adanya hubungan sebab dan akibat di antara masukan dengan keluaran dari suatu sistem. Metode ini berfokus pada menemukan hubungan sebab dan akibat dengan mengamati output sistem (baik menurut waktu maupun dengan mempelajari contoh yang mewakili sistem serupa) dan menghubungkannya dengan input yang bersangkutan. Sedangkan peramalan deret berkala memperlakukan sistem sabagai kotak hitam (black box) dan tidak ada usaha untuk menemukan faktor yang berpengaruh pada perilaku sistem.
Gambar 6. Perbedaan hubungan eksplanatoris dan hubungan deret waktu Hubungan Sebab dan Akibat Input Sistem Output Proses Bangkitan Input Sistem Output 1. Hubungan Eksplanatoris
Peramalan dengan menggunakan metode deret waktu didasarkan pada pendugaan masa depan yang dilakukan berdasarkan nilai masa lalu dari suatu variabel dan/atau kesalahan peramalan di masa lalu. Tujuan metode peramalan deret waktu seperti itu adalah menemukan pola dalam deret data historis dan mengekstrapolasikan pola dalam deret data tersebut ke masa depan. Menurut Makridakis, Wheelwright dan McGee (1992), langkah penting dalam memilih suatu metode deret waktu yang tepat adalah dengan mempertimbangkan jenis pola datanya. Pola data dapat dibedakan menjadi empat, yaitu :
Tabel 2. Skenario Peramalan
Sumber : Makridakis, Wheelwright, Mcgee, 1992
Secara umum, skenario peramalan dijelaskan pada Tabel 2. Pada tahap awal ditentukan titik acuan yang disebut titik referensi. Kemudian dilakukan evaluasi tentang masa depan dengan menggunakan data masa lalu. Setelah dipilih suatu model peramalan, dilakukan pencocokan terhadap data yang diketahui (melalui pemilihan parameter dan inisialisasi prosedur secra bijaksana) sehingga diperoleh nilai taksiran yang sesuai. Pada tahap selanjutnya, berdasarkan nilai hasil taksiran sebelumnya terhadap nilai yang sebenarnya terjadi dapat dianalisa ketepatan model, dilihat dari perhitungan nilai kesalahan (forecasting error).
2.4.1 Metode Perataan (Average)
Metode perataan merupakan metode peramalan yang paling sederhana. Metode perataan menggunakan data historis masa lalu dengan cara yang sangat sederhana dalam meramalkan periode mendatang. Metode perataan meliputi :
a. Metode rata-rata sederhana atau Nilai tengah (mean)
Metode rata-rata sederhana diawali dengan menentukkan titik T (titik referensi). Data sebelum titik T adalah Kelompok inisialisasi dan sisanya sebagai kelompok pengujian (Tabel 2.). Kemudian metode rata-rata sederhana mengambil rata-rata-rata-rata dari semua data dalam kelompok inisialisasi.
(7)
(8) dst
Forecast Error : (9)
Asumsi dasar metode rata-rata sederhan untuk mencapai nilai optimal adalah :
1. Data tidak menunjukkan adanya tren
2. Data tidak menunjukkan adanya unsur musiman
Metode ini memiliki kelemahan apabila proses yang mendasari mengalami peningkatan (step function), maka nilai tengah yang digunakan sebagai ramalan untuk periode mendatang tidak dapat merespon adanya perubahan tersebut.
b. Metode Rata-rata bergerak tunggal (Single Moving Average)
Metode rata-rata bergerak tunggal merupakan pengembangan lebih lanjut dari rata-rata sederhana. Moving average menentukkan sejak
awal berapa jumlah nilai observasi masa lalu yang akan dimasukkan untuk menghitung nilai tengah. Jumlah titik data dalam setiap rata-rata tetap konstan dan observasi yang dimasukkan adalah yang paling akhir.
(10)
(11) Dst
Kelemahan yang dimiliki metode ini hampir sama dengan metode rata-rata sederhana, yaitu metode ini tidak mampu bekerja dengan tren. c. Metode Rata-rata bergerak ganda (Double Moving Average)
Metode rata-rata bergerak ganda berbeda dengan dua metode sebelumnya. Metode ini dikembangkan guna mengatasi adanya tren secara lebih baik. Dasar dari metode ini adalah menghitung rata-rata bergerak yang kedua. Rata-rata bergerak “ganda” ini merupakan rata-rata bergerak dari rata-rata-rata-rata bergerak ( Makridakis, Wheelwright, Mcgee, 1992). (12) (13) (14) (15) (16)
2.4.2 Metode Pemulusan (smoothing) eksponensial
Merode pemulusan eksponensial berkembang dari dari metode rata-rata. Metode pemulusan eksponensial menambahkan pembobotan dalam setiap periode observasi yang menurun secara eksponensial terhadap
nilai observasi yang lebih tua. Nilai yang lebih baru memperoleh pembobotan yang lebih besar dibandingkan dengan nilai observasi yang lebih lama. Metode pemulusan eksponensial terdiri dari setidaknya dua jenis, yaitu tunggal dan ganda. Dalam kasus rata-rata bergerak, bobot yang dikenakan pada nilai-nilai observasi merupakan hasil sampingan dari sistem MA tertentu yang diambil. Tetapi dalam pemulusan eksponensial, terdapat satu atau lebih parameter pemulusan yang ditentukan secara eksplisit dan hasil pilihan ini menetukan bobot yang dikenakan pada nilai observasi. a. Pemulusan Eksponensial Tunggal (Single Exponential Smoothing)
Fokus pada metode ini adalah untuk menemukan nilai α (pembobotan) yang meminimumkan MSE pada kelompok data pengujian. Komponen yang termasuk dalam perhitungan peramalan periode selanjutnya mencakup nilai α (pembobotan), Nilai observasi terakhir dan nilai peramalan periode sebelumya (terakhir). Persamaan umum pemulusan eksponesial adalah sebagai berikut :
(17)
Persamaan diatas menjelaskan bahwa peramalan periode Ft+1
berdasarkan atas pembobotan observasi terakhir, dengan suatu nilai pembobotan (α) dan pembobotan ramalan yang terakhir sebelumnya (Ft).
α merupakan perhitungan dari (1/N), dimana N merupakan bilangan positf, sehingga nilai α berkisar antara 0 (nol) sampai 1(satu). Penjabaran persamaan di atas dengan mensubstitusikan komponen F dapat dilihat sebagai berikut :
𝐹𝑡+1 =∝ 𝑋𝑡+ 1−∝ ∝ 𝑋𝑡−1 + 1−∝ 𝐹𝑡−1 (18) 𝐹𝑡+1 =∝ 𝑋𝑡+∝ 1−∝ 𝑋𝑡−1 + 1−∝ 2𝑋 𝑡−1 (19) 𝐹𝑡+1 =∝ 𝑋𝑡+∝ 1−∝ 𝑋𝑡−1 + 1−∝ 2𝑋 𝑡−1+ 1−∝ 3𝑋𝑡−1+ … + 1−∝ 𝑁−1𝑋𝑡−(𝑁−1)+ 1−∝ 𝑁𝑋𝑡−𝑁 (20)
Persamaan diatas juga dapat dituliskan dengan susunan sebagai berikut :
(21)
atau
(22)
Dimana et merupakan kesalahan peramalan, (nilai sebenarnya dikurangi
ramalan) untuk periode t. Pada persamaan terakhir, jelas terlihat pola yang lebih mudah dimengerti bahwa pemulusan eksponensial tunggal merupakan ramalan yang lalu ditambah suatu penyesuaian untuk kesalahan yang terjadi pada ramalan terakhir. Penentuan nilai α guna mencapai nilai yang optimal, diperlukan beberapa percobaan (trial). Semakin besar nilai α (mendekati 1) maka ramalan yang baru akan mencakup penyesuaian kesalahan yang besar pada ramalan sebelumnya. b. Pemulusan Eksponensial Ganda
Pemulusan Eksponensial linear dari Brown berdasarkan pemulusan eksponensial tunggal. Pada metode pemulusan eksponensial tunggal sebelumnya terlihat dengan jelas bahwa ketika menenmui unsur tren, nilai pemulusan yang diperoleh tertinggal dari data yang sebenarnya.Oleh karena fakta ini, Brown memasukkan komponen baru dalam mengaktualisasi perhitungan. Pemulusan eksponensial linier dari Brown terdiri dari komponen pemulusan eksponensial tunggal, pemulusan eksponensial ganda dan perbedaan antara nilai pemulusan tunggal dan ganda. Persamaan pemulusan eksponensial linier Brown dapat ditunjukkan sebagai berikut :
(23) (24) (25)
(26) (27)
Dimana S’t adalah nilai pemulusan eksponensial tunggal dan S’’t adalah
nilai pemulusan eksponensial ganda. m adalah jumlah periode ke muka yang diramalkan. Pada tahap inisiasi untuk menyederhanakan perhitungan, diasumsikan bahwa nilai S’t dan S’’t sama dengan Xt atau
dengan menggunakan suatu nilai rata-rata dari beberapa nilai pertama sebagai titik aktual
2.5 Ketepatan Metode Peramalan
Pemilihan metode peramalan yang tepat sangat penting untuk dilakukan.Setiap metode peramalan memliki karakteristik dan kriteria tertentu untuk menghasilkan laporan yang maksimal dan tepat. Sebagai contoh , metode peramalan moving average akan tepat digunakan apabila data periodik yang diperoleh memiliki kecenderungan stasioner, namun tidak relevan apabila data memiliki tren. Parameter ketepatan yang digunakan untuk mengidentifikasi ketepatan metode peramalan, antara lain Mean Error (ME) , Mean Absolute Error (MAE) , Mean Squared Error (MSE), Mean Absolute Precentage Error (MAPE) dan Standard Deviation of Error (SDE).
𝑀𝐸 = 𝑒𝑖 𝑛 𝑛 𝑖=1 (28) 𝑀𝐴𝐸 = |𝑒𝑖| 𝑛 𝑛 𝑖=1 (29) 𝑀𝑆𝐸 = 𝑒𝑖2 𝑛 𝑛 𝑖=1 (30) 𝑆𝐷𝐸 = 𝑛𝑖=1𝑒𝑖2 (𝑛−1) (31) 𝑀𝐴𝑃𝐸 = |𝑃𝐸𝑖| 𝑛 𝑛 𝑖=1 (32)
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Kerangka Pemikiran
Pengelolaan rantai pasok merupakan salah satu indikator kinerja perusahaan manufaktur. Pada perusahaan manufaktur, pengelolaan rantai pasok berada dibawah pengawasan departemen pergudangan. Isu utama dalam pengelolaan rantai pasok adalah akses informasi dan kemampuan perusahaan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan perusahaan dalam memperoleh keuntungan dipengaruhi oleh kinerja perusahaan dalam mengakomodasi kedua isu ini.
Dalam lingkup pengendalian rantai pasok, yang di dalamnya termasuk pengendalian persediaan, perusahaan sering menemui kendala mengenai estimasi penggunaan bahan baku. Pengendalian persediaan mencakup bahan baku, bahan setengah jadi dan barang jadi. Kebijakan perusahaan dalam mengalokasikan bahan baku menentukan kesinambungan proses produksi. Kebijakan ini menentukan juga biaya yang dikeluarkan perusahaan. Kondisi kekurangan dan kelebihan persediaan akan menyebabkan biaya tersendiri. Biaya ini akan dapat diminimalisir dengan melakukan pengendalian persediaan. Selain pengendalian kuantitas optimal persediaan, perusahaan juga menghadapi isu lain, seperti waktu pemesanan dan jumlah permintaan bulan selanjutnya.
Pada penelitian ini akan dilakukan pengembangan sistem pengendalian pergudangan yang mengintegrasikan sistem pengendalian persedian dan fungsi pengambilan keputusan berdasarkan peramalan tren yang terjadi sebelumnya. Pengembangan sistem berfokus pada pengendalian persediaan bahan baku yang berhubungan dengan produk Jacquard. Sistem akan digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh departemen untuk mengelola persediaan dan mendukung akurasi pengambilan keputusan.
Sistem pengendalian pergudangan akan mengintegrasikan fungsi peramalan dan manajemen persediaan. Fungsi peralaman merupakan pengembangan lebih lanjut dari penelitian sejenis. Fungsi peramalan merupakan salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang diakibatkan oleh pola perubahan permintaan pasar. Pola perubahan permintaan pasar merupakan karakteristik individual setiap produk. Manajemen persediaan berfungsi unuk mengelola persediaan yang dimiliki perusahaan, melalui perhitungan matematis. Model perhitungan yang digunakan adalah model perhitungan
probabilistik. Model perhitungan probabilistik merupakan model pengendalian persediaan yang mengasumsikan bahwa permitaan tidak diketahui. Berbeda dengan model deterministik dimana permintaan untuk sebuah produk diasumsikan tetap dan pasti.
3.2 Pendekatan Sistem
Menurut Jogiyanto (1989) konsep dasar sistem dapat dijelaskan berdasarkan 2 pendekatan, yaitu berdasarkan prosedur dan berdasarkan komponen atau elemennya. Berdasarkan prosedur, sistem didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu. Sedangkan berdasarkan komponen atau elemennya, sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Permasalahan yang dihadapi dalam menganalisis sistem adalah kompleksitas sistem yang terdiri atas
subsistem-subsistem dan elemen-elemen pendukung. Untuk mengakomodasi
kemungkinan jumlah elemen yang dikaji terlalu kompleks, diperlukan lebih dari satu metode spesifik. Namun analisa ini akan menjadi tidak efisien dan memboroskan energi serta sumber daya yang ada. Oleh karena itu diperlukan suatu kerangka pikir, yaitu pendekatan sistem atau system approach.
Pendekatan sistem (system approach) merupakan serangkaian langkah penyelesaian masalah yang memastikan bahwa masalah tersebut pertama-tama dipahami, kemudian berdasarkan pada informasi yang dimiliki, solusi alternatif dipertimbangkan dan diakhiri dengan pelaksanaan salah satu solusi alternatif. Pendekatan sistem menurut McLeod (1996), dapat dilakukan melalui 3 tahap, yaitu Tahap persiapan, tahap pendefinisian dan tahap pemecahan masalah.
Pendekatan sistem, dimulai dari proses dimana manajer memandang sebuah perusahaan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem. Manajer melakukan eksplorasi dimulai dari tingkatan tertinggi, yaitu sistem, kemudian dilanjutkan ke subsistem-subsistem yang berada dibawahnya. Eksplorasi yang dilakukan manajer bertujuan untuk menganalisis dan mendefinisikan masalah yang ada. Tahap kedua ini disebut tahap pendefinisian masalah.
Tahap terakhir dalam pendekatan sistem menurut McLeod (1996) adalah tahap pemecahan masalah. Tahap ini berusaha melakukan pengembangan berdasarkan informasi dari dua tahap sebelumnya, sehingga dihasilkan solusi yang memungkinkan pemecahan masalah. Berbagai alternatif solusi dikembangkan dalam tahap ini, kemudian
setiap alternatif solusi dievaluasi, sampai menggerucut menjadi satu solusi alternatif yang pada akhirnya akan digunakan sebagai solusi pemecah masalah
3.3 Formulasi Permasalahan
Sistem informasi pergudangan merupakan pengintegrasian fungsi pengendalian persediaan (warehouse) dan perencanaan pembelian persediaan (purchasing). Pengendalian persediaan yang efektif menunjang penggunaan sumber daya yang efisien dan mencegah pemborosan biaya akibat kekurangan atau kelebihan persediaan. Tidak tersedianya bahan baku tertentu pada saat produksi dapat menghambat keberlangsungan proses produksi dan tertundanya (atau bahkan hilang) kesempatan penjualan produk. Penerapan kebijakan yang baik mempertimbangkan kemungkinan-kemungkinan ini dan mampu menentukan jumlah optimal persediaan sesuai dengan kebutuhan.
Sistem informasi pergudangan sebagai perencana pembelian, berfungsi sebagai sistem pengambilan keputusan untuk menentukan jumlah bahan baku yang seharusnya dipesan. Sistem informasi pergudangan menggunakan informasi yang diperoleh dari data penggunaan bahan baku, kemudian menyimulasikan data tersebut untuk memperoleh tren pengggunaan persediaan bahan baku. Hasil dari simulasi ini berupa kuantitas dari bahan baku yang akan diperlukan pada periode mendatang. Integrasi fungsi pengendalian persediaan dan perencanaan pembelian memungkinkan akses informasi yang lebih cepat serta terjaminnya data historikal, sehingga data yang terdahulu dapat diakses kembali oleh pihak yang berkepentingan, seperti manajer operasional dan manajemen puncak untuk keperluan penentuan kebijakan dalam membuat jadwal pembelian bahan baku.
Gambar 8. Kerangka Kerja Penelitian
3.4 Tata Laksana
Tata laksana penelitian dilakukan berdasarkan kerangka pemikiran, Gambar 8. Tata laksana penelitian terdiri dari 7 langkah, yaitu :
1. Pengamatan Sistem
Pengamatan sistem perusahaan untuk memperoleh gambaran umum sistem perusahaan. Pengamatan sistem mengidentifikasi elemen-elemen lingkungan dan subsistem-subsistem yang ada di dalam perusahaan. Pengamatan sistem dilakukan dengan metode diskusi dan observasi lapangan.
ANALISA KEBUTUHAN FORMULASI MASALAH IDENTIFIKASI MASALAH PERMODELAN SISTEM PEMBUATAN PERANGKAT LUNAK VERIFIKASI MODEL IMPLEMENTASI EVALUASI MODEL SESUAI ? YA SESUAI ? SELESAI YA TIDAK TIDAK
2. Pendefinisian Masalah
Pendefinisian masalah dilakukan dengan menganalisis bagian-bagian sistem melalui tahapan : mengevaluasi standar, membandingkan output sistem dalam suatu urutan tertentu, melakukan evaluasi manajemen, melakukan evaluasi manajemen, melakukan evaluasi pengolahan informasi, mengevaluasi masukan dan sumber daya input, mengevaluasi proses trasformasi dan mengevaluasi sumber daya output. 3. Kajian Pustaka
Kajian pustaka dilakukan untuk memeperoleh teori dan teknik-teknik yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Pengumpulan Data dan Informasi
Pengumpulan data dilakukan melalui pengumpulan dokumen-dokumen yang memiliki relevansi dengan pengembangan sistem informasi pengendalian persediaan dan pembelian. Teknik wawancara dilakukan terhadap pihak-pihak terkait, antara lain manajer operasional dan staf administrasi perusahaan.
5. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan proses penggabungan pengetahuan yang diperoleh melalui kajian pustaka serta informasi yang diperoleh dari pihak perusahaan. Perancangan sistem dilakukan sedemikan rupa sehingga mampu mengakomodasi kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
6. Implementasi Sistem
Implementasi sistem diawali dengan melakukan modeling atau permodelan sistem dan dilanjutkan ke pembuata perangkat lunak. Pembuatan perangkat lunak berserta database menggunakan Microsoft Visual Studio 2008, sebagai code builder dan compiler, serta Microsoft Access sebagai pengolah basis data.
7. Verifikasi Sistem
Verifikasi Sistem dilakukan untuk menguji kesesuaian sistem dalam melakukan transformasi dan kebutuhan perusahaan (client). Input yang dimasukkan ke dalam sistem diharapkan mampu memberikan output dan laporan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
IV. PENGAMATAN SISTEM
4.1 Keadaaan Umum Perusahaan
PT. Pelangi Elasindo merupakan salah satu perusahaan lokal yang bergerak di industri aksesori produk garmen. Perusahaan telah berdiri sejak 1983 dan berlokasi di daerah perindustrian Kalideres. Produk yang dihasilkan PT. Pelangi Elasindo, antara lain webbing, tali sepatu, aksesori sepatu dan aksesori garmen. Lini produk utama PT. Pelangi Elasindo adalah webbing dan tali sepatu. Porsi penjualan terbesar berkisar antara kedua produk tersebut. Dalam hal penjualan, PT. Pelangi Elasindo memiliki jaringan penjualan yang cukup besar. Partner kerja perusahaan yang cukup terkemuka antara lain, PT. Adidas Shoes Indonesia dan PT. Nike Indonesia. Kedua perusahaan ini bekerja sama pada produk shoelace dan beberapa aksesori lainnya.
Bahan baku yang dipasok oleh perusahaan berdasarkan jenis antara lain Polyester, Latex, Nilon, Katun, dan lain-lain. Berdasarkan jenis, bahan baku yang dimiliki tidak terlalu beragam, namun untuk setiap jenis benang memiliki ukuran yang berbeda-beda, sehingga tipe dan jenis persediaan menjadi sangat beragam. Bahan baku yang digunakan perusahaan dipasok dari berbagai pemasok, baik dari pabrik maupun yang melalui distributor.
Dalam mengendalikan ragam persediaan dan memudahkan pembelian, perusahaan umumnya hanya memasok benang dengan warna yang netral saja, yakni putih dan hitam. Pemilihan warna putih dikarenakan warna ini merupakan warna dasar yang dapat ditransformasikan menjadi warna apa saja, sehingga cenderung tidak beresiko. Sedangkan warna merah, biru, hijau dan lain-lain memiliki resiko tidak terpakai akibat permintaan yang berbeda-beda. Warna selain putih dan hitam dapat diperoleh perusahaan melalui proses pewarnaan. Perusahaan saat ini sudah memiliki divisi Pewarnaan, dimana proses pengubahan warna benang hanya dilakukan ketika perusahaan memperoleh order, dengan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan. Dengan ini perusahaan mampu melakukan effisiensi produksi. Sebelumnya perusahaan mengunakan system
Departemen pergudangan PT. Pelangi Elasindo telah memperoleh sertifikat ISO 9001. Sertifikasi ini tentunya juga berpengaruh pada praktik pengelolaan persediaan yang ada di departemen pergudangan. Penyimpanan barang dalam gudang dilakukan secara teratur, terbagi berdasarkan kategori, jenis dan ukuran barang. Untuk setiap barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang, operator akan melakukan pencatatan dan pengklasifikasian barang. Pengklasifikasian dilakukan dengan pemberian dua jenis label, yaitu label FIFO/LIFO dan label warna. Pengklasifikasian dilakukan untuk memastikan barang dapat digunakan sesuai dengan umur penggunaannya. Sedangkan pencatatan dilakukan oleh operator untuk administrasi departemen. Pencatatan dilakukan 2 kali, yaitu pada kertas persediaan dan pada papan persediaan. Kertas persediaan berfungsi untuk mencatat dan menyimpan data penggunaan barang, baik untuk pengisian maupun pengeluaran barang. Papan persediaan mencatat setiap jenis barang yang diletakkan pada suatu rak, mencakup jumlah pengisian, pengeluaran, sisa barang dan lokasi peletakan barang. Papan persediaan diletakkan di setiap rak. Dengan data yang tercaup dalam papan persediaan, tugas pencarian barang dapat lebih cepat.
Kebijakan pengendalian persediaan lain, antara lain dalam menghindari kehabisan persediaan, manajemen menetapkan persediaan pengaman untuk setiap jenis barang. Jumlah persediaan pengaman untuk setiap jenis barang berbeda, bergantung pada tingkat penggunaan barang. Sebagai contoh, untuk Polyester 150/48 ditetapkan persediaan pengaman sebanyak 3.000 Kg.
4.2 Sistem Informasi Perusahaan
Sistem Informasi perusahaan PT. Pelangi Elasindo sudah mengandalkan teknologi intranet dan internet guna menunjang perusahaan. Penggunaan teknologi informasi yang ada masih tergolong sederhana. Untuk melaksanakan komunikasi data antar departemen, perusahaan menggandalkan surat elektronik (e-mail) dan jaringan intranet. E-mail digunakan untuk melakukan aktifitas pemesanan, pemberitahuan dan koreksi antar departemen. Sedangkan jaringan internet digunakan untuk melakukan browsing dan komunikasi dengan pihak eksternal perusahaan.
