BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk selalu melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi, mengakibatkan proses pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang. Proses tersebut berkaitan dengan informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi. Maka dari itu pengolahan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisis perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Hal tersebut menuntut pembelajaran Sistem Informasi Manajemen dalam menciptakan, mendistribusikan, dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik.
Sistem informasi dan organisasi memiliki hubungan yang saling terkait satu sama lain. Sistem informasi harus selalu disesuaikan dengan organisasi.Organisasi harus mampu mengoptimalkan sistem informasi sehingga mendapatkan keuntungan dari teknologi-teknologi yang ada. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sanat dipengaruhi oleh faktor mediasi, yaitu lingkungan, kultur, struktur, prosedur baku, proses bisnis, politik, keputusan manajemen, dan peluang. Manajer harus mampu memahami sistem informasi, karena sangat akan mempengaruhi kehidupan organisasi. Manajer perlu memilih sistem apa dan bagaimana yang akan dibangun didalam organisasi.
informasi membuktikan bahwa organisasi tersebut akan gagal menerapkan sistem informasinya.
BAB II
A. Sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut). Fungsi dari Sistem Informasi adalah sebagai berikut:
1. Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.
2. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
3. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis.
4. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global. 5. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria
dan wanita.
6. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.
B. Penerimaan Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem informasi manajemen adalah: menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen; menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan; menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Sistem Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (system informasi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Penerimaan pemakai terhadap sistem teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai kemauan yang nampak didalam kelompok pengguna untuk menerapkan sistem teknologi informasi tersebut dalam pekerjaannya. Semakin menerima sistem teknologi informasi yang baru, semakin besar kemauan pemakai untuk merubah praktek yang sudah ada dalam penggunaan waktu serta usaha untuk memulai secara nyata pada sistem teknologi informasi yang baru (Succi and Walter, 1999 dalam Pikkarainen et al., 2003). Tetapi jika pemakai tidak mau menerima sistem teknologi informasi yang baru, maka perubahan sistem tersebut menyebabkan tidak memberikan keuntungan yang banyak bagi organisasi/perusahaan (Davis, l989; Venkatesh and Davis, 1996 dalam Pikkarainen et al., 2003) menurutnya ada lima karakteristik dalam penerimaan sistem informasi yaitu:
a. Keuntungan relatif/relative advantage (sistem informasi menawarkan perbaikan)
c. Complexity (kemudahan untuk menggunakan atau mempelajari sistem informasi
d. Trialability (kesempatan untuk melakukan inovasi sebelum menggunakan sistem informasi itu)
e. Observability (keuntungan sistem informasi bisa dilihat secara jelas).
Penerimaan system informasi tidak lepas dari manfaat sistem informasi itu sendiri bagi perusahaan yaitu:
a. Mendukung operasi bisnis. Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.
b. Mendukung pengambilan keputusan managerial. Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.
c. Mendukung keunggulan strategis. Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.
Persepsi mengenai karakteristik teknologi ataupun sistem informasi berbeda-beda antar satu individu dengan individu lainnya. Persepsi mereka mengenai teknologi berawal dari proses kognitif dan keyakinan mengenai teknologi. Model TAM sebagaimana diajukan oleh Davis et.al (1989) dan Theory of Reasoned Action Model (TRA) sebagaimana diajukan oleh Ajzen dan Fishbein (1980) telah mendominasi literatur-literatur sistem informasi. Model tersebut menyarankan bahwa pengaruh variabel-variabel dalam model TAM dan TRA dipengaruhi oleh keyakinan individu mengenai manfaat teknologi, Lewis et al (2003).
a. Technology Acceptance Model (TAM)
TAM menjelaskan hubungan antara keyakinan/beliefs (usefulness dan ease of use) dengan sikap/attitude, tujuan lintentions pemakai, serta penggunaan nyata dari sistem. Perceived usefulness didefinisikan oleh Davis et al (1989) sebagai suatu tingkat dimana seseorang percaya bahwa penggunaan sistem secara khusus akan meningkatkan kinerjanya. Sedangkan perceived ease of use didefinisikan sebagai suatu tingkat dimana seseorang percaya bahwa penggunaan sistem secara khusus akan mengarah pada suatu usaha
b. Theory of Reasoned Action (TRA)
dampak/evaluative affect) tentang kinerja dari target suatu tindakan. Subjective norm mengarah pada persepsi seseorang tentang kebanyakan orang yang akan bertanya mengenai apakah dia harus atau tidak melakukan tindakan tersebut (Fishbein & Ajzen, 1975, dalam Leong, 2003
3. Penolakan Sistem Informasi
Menurut Thompson, et. al. (1991), penggunaan sistem infirmasi tergantung dari pengetahuan individu atas manfaat dari sistem informasi. Selain itu, Rahmawati (2008) menyatakan bahwa manfaat sistem informasi dapat dirasakan jika pengguna memahami tentang sistem informasi. Jadi, jika pemakai mengetahui manfaat sistem informasi maka akan menggunakannya dan sebaliknya jika kurang paham atas manfaat sistem informasi atau output sistem informasi tidak sesuai keinginannya maka akan menolaknya. Menurut Triandis (1980), kemanfaatan sistem informasi (PC=Personal computer) dipengaruhi oleh perasaan individu (affecf), norma sosial (social norms), kebiasaan (habit) sehubungan dengan pemakaian computer, konsekuensi individual yang diharapkan (consequencies) dari pemakaian PC, dan kondisi yang memfasilitasi (facilitating conditions) dalam pemakian PC. Pernyataan Jackson, et. al. (1997) dan temuan Triandis (1980) tersebut dapat pula menjadi faktor penolakan untuk menggunakan PC. Hal ini berkaitan kelemahan yang melekat pada individu dan kelemahan sistem informasi itu sendiri. Kelemahan sistem informasi, seperti: kurang fleksibel (contoh, tidak dapat cepat beradaptasi jika ada perubahan perencanaan), pembuatan sistem terkomputerisasi memakan waktu lebih lama, dan biaya pemasangan instalasi tinggi), komputer tidak dapat mendeteksi penyebab kesalahan, hilangnya jejak audit, computer peka terhadap pengaruh lingkungan, dan data yang disimpan mudah rusak
Banyak perusahaan yang menerapkan sistem informasi tetapi tidak berhasil. Kegagalan ini disebabkan adanya politik informasi di dalam organisasi Markus (1981) menyatakan bahwa sistem informasi mempengaruhi distribusi kekuasan di organisasi karena alasan-alasan sebagai berikut ini
a. Pemegang akses informasi dapat mempengaruhi hasil dari keputusan
b. Sistem informasi digunakan untuk alokasi sumber-sumber daya sistem yang dapat mempengaruhi perilaku individu-individu
c. Sistem informasi digunakan untuk sistem pengendalian yang dapat mencegah atau membatasi kegiatan-kegiatan.
d. Sistem informasi menyebabkan kekuasan dan kekuatan karena memberikan kesan kemampuan untuk dapat merubah hasil. Persepsi atau kesan dari memiliki kekuatan akan menimbulkan kekuatan
Markus (1981) juga mengatakan bahwa suatu sistem informasi yang merubah distribusi kekuasaan dan kekuatan di dalam organisasi akan ditolak oleh mereka yang akan kehilangan kekuasaan atau kekuatannya. Penolakan akibat perubahan kekuasan atau kekuatan ini disebut dengan menolak implementasi. Hal ini didasarkan pada kenyataan bahwa kekuasaan dan kekuatan merupakan hal yang penting dari sistem informasi mempunyai peranan terhadap pergeseran kekuasan dan kekuatan tersebut. Oleh karena itu mereka yang merasa kekuasan dan kekuatannya akan tergeser oleh penerapan sistem informasi akan melakukan penolakan. Penolakan dari perubahan akan lebih besar lagi jika sistem informasi digunakan untuk melakukan proses rekayasa ulang (business reengineering). Caldwall (1994) Melakukan survey dan melaporkan bahwa penolakan terhadap perubahan menduduki rangking tertinggi dari halangan yang dihadapi oleh proses rekayasa ulang bisnis
Untuk dapat mengatasi penolakan atas perubahan, maka orang-orang yang menolak penerapan sistem informasi yang baru perlu diidentifikasikan. Ciri-ciri orang yang menolak perubahan adalah sebagai berikut ;
a. Mereka yang selalu menunda-menunda proyek sistem informasi dengan melakukan penolakan demi penolakan untuk membuat proyek tidak jadi dilakukan
b. Mereka yang menyetujui proyek sistem informasi dengan membuat sistem informasi menjadi lebih luas dan lebih rumit dengan harapan akan gagal dengan sendirinya jika diterapkan
c. Mereka yang memegang dan tidak mau melepaskan sumber-sumber daya yang diperlukan untuk membangun dan menerapkan sistem informasi, sehingga proyek sistem informasi tidak dapat dilakukan
6. Mengatasi Penolakan Perubahan
a. Ketika mengenalkan perubahan di dalam suatu organisasi, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa manusia akan berubah sendiri karena mereka diberitahu untuk berubah
b. Jika mereka berubah, kita tidak dapat mengasumsikan bahwa manusia akan berubah sesuai dengan yang diharapkan. Seringkali mereka berubah dengan cara dan hasil yang tidak diharapkan
Terdapat tiga teori untuk mengetahui penyebab adanya penolakan perubahan dan cara mengatasinya terhadap penerapan sistem informasi yang baru
a. Teori Orientasi Sistem
banyak mengandung kesalahan, sistem tampak masih asing bagi mereka. Jika benar yang menjadi penyebab penolakan adalah sistemnya, maka kualitas dari sistem harus diperbaiki dengan cara
Pemakai sistem dilibatkan dalam pengembangan sistem untukmeningkatkan kualitas dari system
Pengetesan sistem harus tuntas dan dilakukan untuk menemukan semuakesalahan
Sosialisasi pengenalan sistem harus dilakukan sebelum diterapkan
Pelatihan penggunaan sistem harus dilakukan supaya memahami sistemlebih lanjut
b. Teori Orientasi Manusia
Teori ini bahwa yang menyebabkan penolakan adalah sikap manusianya bukan sistemnya. Diasumsikan sistemnya sudah baik dan berkualitas tetapi masih tetap ditolak oleh pemakainya.Jika penolakan ini terjadi, untuk mengatasinya maka sikap manusianya perlu dirubah.Teori orientasi manusia konsisten dengan student (1978) yang menjelaskan sikap terhadap perubahan dan cara mengatasinya sebagai berikut ini ;
Manusia tidak akan menolak perubahan sebesar mereka menolak untuk dirubah. Ini merupakan arti bahwa sebenarnya manusia di dalam organisasi mau saja menerima terjadinya perubahan asal mereka memahaminya tanpa dipaksa untuk dirubah
Teori ini menyatakan bahwa penyebab penolakan perubahan adalah bukan manusia atau sistemnya akan tetapi lebih kepada interaksi diantaranya, cara mengatasinya
Meningkatkan penghubung / interface antara sistem dan pengguna
Partisipasi pemakai sistem di dalam pengembangan dan penerapan system
7. Model Adopsi Perubahan a. Lewin / Schein Model
Model ini terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu.
mencairkan kekakuan (ada dua aspek yaitu manciptakan kondisi bahwa perubahan itu dibutuhkan serta menciptakan suasana yang aman)
mengarahkan (ada dua aspek utama yaitu menyediakan informasi tentang arah dari perubahan serta menyediakan dan mengeliminasi pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk menjalankan perubahan),
membekukan kembali (ada dua aspek yaitu mengintegrasikan hasil perubahan ke kegiatan rutin yang akan dilakukan serta memasukkan ke dalam sistem sosial sehingga perubahan dapat diterima secara luas). b. Inovation Adoption Model
Merupakan suatu ide adopsi yang baru bagi individu dan organisasi, terdapat 5 (lima) tahapan dalam mengadopsi inovasi yaitu
Kesadaran, individu dikenalkan pada inovasi
Minat, membuat individu tertarik dan berminat akan inovasi Evaluasi, individu akan menilai dan mengevaluasi
Percobaan, jika dianggap bermanfaat, maka individu akan mencoba Adopsi, memutuskan untuk mengadopsi inovasi tersebut ke kegiatan
mereka secara continue
Beberapa faktor yang berpengaruh terhadap kesuksesan adopsi tergantung dari beberapa faktor, faktor tersebut antara lain
Persepsi dari keuntungan relatif, maksudnya kelebihan yang ditimbulkan jika dibandingkan dengan sistem yang lama
Kompabilitas merupakan tingkat seberapa besar inovasi tersebut konsisten dengan nilai, opini, kelakuan dan pengalaman individu yang akan mengadopsi inovasi
Komunikabilitas merupakan tingkat komunikasi hasil dari inovasi yang dapat disebarkan ke calon pengadopsi inovasi yang lainnya; dan
Juara adalah sifat mau berkorban waktu dan tenaga untuk menerima inovasi dan menyebarkannya
8. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penolakan Sistem Informasi a. Faktor Sosial
Menurut Woon (2004), factor sosial sebagai internalisasi individu dari referensi kelompok budaya subyektif dan mengkhususkan persetujuan antar pribadi bahwa individu telah berinteraksi dengan yang lain pada situasi sosial khusus. Faktor social yang mempengaruhi penolakan pengunaan sistem informasi adalah:
1. Kenyamanan pimpinan atau rekan kerja dalam menggunakan sistem informasi,
2. Pengetahuan tentang sistem informasi dari pihak lain,
3. Arahan atasan atau pimpinan dalam memanfaatkan sistem informasi b. Faktor Kesesuaian Tugas
Kesesuaian tugas berhubungan dengan sejauhmana kemampuan individual menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan kinerja individual dalam melaksanakan tugas (Thompson, et. al., 1991). Faktor kesesuaian tugas yang mempengaruhi penolakan pengunaan sistem informasi adalah
1.
Penggunaan sistem informasi yang baru tidak mempengaruhi kinerja2.
Sistem informasi yang baru tidak memberi kepastian mengenaikemudahan/cepat menyelesaikan pekerjaan dan efektifitas pekerjaan
3.
Menu-menu sistem informasi yang baru lebih merepotkan cara kerja c. Faktor Kondisi yang Memfasilitasi1980). Faktor kesesuaian tugas yang mempengaruhi penolakan pengunaan system informasi adalah
1.
System informasi yang dipakai sudah memadai2.
Sistem informasi yang dipakai dirasa nyaman dan karyawan sudahfamiliar
3.
Mudah peroleh informasi atas sistem yang dipakai dan pimpinanmemperhatikan kinerjanya d. Faktor Affect (Perasaan Individu)
Faktor affect sebagai perasaan gembira, kegirangan hati, kesenangan atau depresi, kemuakan, ketidaksenangan dan benci yang berhubungan dengan individu tertentu dalam pemanfaatan system informasi (Triandis, 1980). Menurut Goodhue (1995), banyak peneliti tidak memisahkan antara komponen affective atau sikap (berkonotasi suka atau tidak suka) dengan komponen kognitif atau keyakinan (informasi tentang suatu obyek, isu atau person). Namun Lucas, et. al. (1988) telah menggunakan komponen kognitif campuran untuk mengukur konstruk sikap tunggal. Saran Bunkrant dan Page (1982), meskipun terdapat justifikasi secara teori mengenai pemisahan kognitif dari komponen affective, namun ketika digunakan untuk pengukuran maka keduanya perlu dipandang sebagai suatu konstruk yang sama. Faktor affec yang mempengaruhi penolakan pengunaan system informasi
1. Rasa menyebalkan dan rasa tidak leluasa dalam bekerja ketika menggunakan system informasi yang baru tidak mempengaruhi kinerja 2. Sistem informasi cocok bagi pembuatnya tetapi belum tentu cocok untuk
organisasi yang lain
3. penggunaan system informasi terasa lebih rumit dan menghambat penyelesaian tugas
e. Faktor Kompleksitas
Kompleksitas adalah tingkat inovasi yang dipersepsikan sebagai sesuatu yang sukar untuk dipahami dan menggunakannya. Faktor kompleksitas yang mempengaruhi penolakan pengunaan system informasi adalah
1.
Penggunaan sistem yang baru lebih menyita waktu dalam bekerja2.
Pemanfaatan system informasi yang baru sulit dimengerti dan dipahami3.
Harus sering bertanya dalam mengaplikasikan dan perlu berkali-kalimencobanya
f. Faktor Konsekuensi Jangka Panjang
Konsekuensi jangka panjang didefinisikan sebagai hasil yang diperoleh dimasa datang, seperti peningkatan fleksibilitas, merubah pekerjaan atau peningkatan kesempatan bagi pekerjaan yang lebih berarti. Faktor konsekuensi jangka panjang yang mempengaruhi penolakan pengunaan system informasi adalah
1. Penggunaan sistem yang baru sebagai tantangan dalam bekerja
2. Sistem informasi yang baru sulit membuat format output yang sesuai kebutuhan dan tidak segera teratasi jika ada problem dalam operasionalnya
3. Menghilangkan kesempatan peroleh tugas yang dirasa sesuai dan sukai
BAB III
KESIMPULAN
baru, semakin besar kemauan pemakai untuk merubah praktek yang sudah ada dalam penggunaan waktu serta usaha untuk memulai secara nyata pada sistem teknologi informasi yang baru. Tetapi jika pemakai tidak mau menerima sistem teknologi informasi yang baru, maka perubahan sistem tersebut menyebabkan tidak memberikan keuntungan yang banyak bagi organisasi/perusahaan
Penggunaan sistem informasi tergantung dari pengetahuan individu atas manfaat dari sistem informasi. manfaat sistem informasi dapat dirasakan jika pengguna memahami tentang sistem informasi. Jadi, jika pemakai mengetahui manfaat sistem informasi maka akan menggunakannya dan sebaliknya jika kurang paham atas manfaat sistem informasi atau output sistem informasi tidak sesuai keinginannya maka akan menolaknya.
Suatu sistem informasi yang merubah distribusi kekuasaan dan kekuatan di dalam organisasi akan ditolak oleh mereka yang akan kehilangan kekuasaan atau kekuatannya. Penolakan akibat perubahan kekuasan atau kekuatan ini disebut dengan menolak implementasi. Hal ini didasarkan pada kenyataan bahwa kekuasaan dan kekuatan merupakan hal yang penting dari sistem informasi mempunyai peranan terhadap pergeseran kekuasan dan kekuatan tersebut. Oleh karena itu mereka yang merasa kekuasan dan kekuatannya akan tergeser oleh penerapan sistem informasi akan melakukan penolakan
DAFTAR PUSTAKA
Petra S.M. Wijaya. 2005. Pengujian Model Penerimaan Teknologi Internet Pada Mahasiswa. Jurnal Riset Akuntansi dan Keuangan, Vol. l, No. l. Februari
Rahmawati, Diana. 2008. “Analisis Faktor-Faktor yang Berpengaruh Terhadap Pemanfaatan Teknologi Informasi.”Jurnal Ekonomi dan Pendidikan, Vol. 5, No. 1, hal. 107-118
Wahyudi, Nanang. 2006, Analisis Pengaruh Kualitas Layanan Terhadap Reputasi
