ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SIKLUS PRODUKSI DI PT X
LAPORAN AKHIR MAGANG
WIRABHAMA KIRANA 0806392464
UNIVERSITAS INDONESIA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SIKLUS PRODUKSI DI PT X
LAPORAN AKHIR MAGANG
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
WIRABHAMA KIRANA 0806392646
UNIVERSITAS INDONESIA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya saya dapat menyelesaikan laporan magang ini. Penulisan laporan magang ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan laporan magang ini, tentunya sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan laporan magang ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Mafrizal Happy, Ak. MBA selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan laporan akhir magang ini;
2. Pihak PT. X dan seluruh rekan kerja yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data-data yang saya perlukan;
3. Orang tua, Ayahanda Hendra Kirana dan Ibunda Dwi Indrawati, serta kakak dan keluarga saya yang telah banyak memberikan bantuan dukungan material dan moral serta mendoakan saya selama ini;
4. Seluruh pihak-pihak lainnya yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu yang telah banyak membantu saya dalam menyelesaikan laporan akhir magang ini.
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga laporan magang ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu akuntasi.
ABSTRAK
Nama : Wirabhama Kirana Program Studi : Akuntansi
Judul : Analisis Sistem Akuntansi Siklus Produksi di PT. X
Sistem informasi memegang peranan penting dalam menghasilkan informasi secara cepat, efektif, dan efisien. Salah satu bentuk informasi yang memegang peranan penting adalah informasi akuntansi, dimana informasi akuntansi dapat meningkatkan daya saing yang dimiliki oleh perusahaan. PT X merupakan perusahaan yang telah berperan penting dalam memajukan dunia otomotif nasional dengan memproduksi berbagai komponen otomotif. Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai sistem informasi dasar dalam sebuah perusahaan mendorong saya untuk menyoroti penerapan sistem informasi akuntasi yang ada pada PT X. Tujuan dari pelaksanaan kegiatan magang di PT. X adalah mendapatkan gambaran sistem informasi akuntansi pada siklus produksi PT X yang telah berjalan saat ini, serta mengidentifikasi kelebihan maupun kekurangan dari sistem yang sedang berjalan tersebut. Dari hasil penelitian ditemukan bahwa prosedur yang diterapkan oleh perusahaan memiliki konsep yang baik, perusahaan menjalankan konsep pull manufacturing dengan disiplin dan tegas, sehingga bisa menekan biaya yang terjadi di dalam perusahaan. Namun demikian, masih terdapat kelemahan dari prosedur-prosedur yang dijalankan dalam siklus produksi tersebut, yaitu kurangnya perhatian terhadap otomatisasi maupun teknologi penunjangnya. Teknologi bar code yang menjadi aktor uzur dalam konsep otomatisasi siklus produksi masih belum diimplementasikan ke dalam semua proses yang terjadi di dalam siklus. Pengembangan dari bar code yaitu Radio Frequency Identification (RFID) yang terbaru belum diimplementasikan oleh PT X. Perusahaan dalam hal ini beranggapan bahwa teknologi dan konsep otomatisasi bagi sistem informasi akuntansi bukan merupakan prioritas dalam perusahaan. Khusus mengenai proses akuntansi biaya yang dimiliki perusahaan, dapat disimpulkan bahwa untuk saat ini perusahaan tidak perlu khawatir tentang sistem akuntansi yang digunakan di PT X dalam hal inefisiensi. Namun untuk beberapa tahun kedepan dimana otomatisasi telah menjangkau seluruh proses dan biaya tidak langsung meningkat, perusahaan perlu melakukan perubahan yang berarti.
Kata kunci:
ABSTRACT
Name : Wirabhama Kirana Study Program : Accounting
Title : Production Cycle Accounting System Analysis in PT. X
Information systems play an important role in generating information quickly, effectively, and efficiently. One form of information is an important role of accounting information, accounting information which may improve competitiveness owned by the company. PT X is a company that has been instrumental in advancing the national automotive world by producing a variety of automotive components. Importance of Accounting Information Systems (AIS) as the basic information system within a company encouraging me to highlight the application of accounting information systems that existed at PT X. The purpose of the implementation of internship at PT. X is getting an overview of accounting information systems in the production cycle PT X which has been running at this time, and identifies the advantages and shortcomings of the current system. From the results of the study found that the procedures adopted by the company has a good concept, the company operates manufacturing pull concepts with discipline and firm, so that it can reduce the cost of that happening in the company. Nevertheless, there are still weaknesses of the procedures carried out in the production cycle, the lack of attention to automation and supporting technologies. Bar code technology into aging actor in the production cycle automation concept is still not implemented in all the processes that occur in cycles. Development of bar code that is Radio Frequency Identification (RFID) has not been implemented by the newest PT X. The company in this case assumes that technology and automation concepts for accounting information system is not a priority in the company. Especially with regard to the accounting process cost the company, it can be concluded that for now the company does not have to worry about the accounting system used in PT X in terms of inefficiency. But for the next few years which has covered the whole process automation and indirect costs increase, companies need to make meaningful changes.
Keywords:
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ……….. i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ……….... ii
HALAMAN PENGESAHAN ………. iii
KATA PENGANTAR ………. iv
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ……… v
ABSTRAK ……… vi
1.2 Rumusan Permasalahan ……… 2
1.3 Tujuan Penulisan Laporan Magang ………... 3
1.4 Ruang Lingkup Laporan Magang ………. 3
1.5 Manfaat Pelaksanaan Program Magang ……… 3
1.6 Tempat dan Waktu Pelaksanan Magang ………... 4
1.7 Pelaksanaan Program Magang ……….. 4
1.8 Metode Penulisan Laporan Magang ………. 5
1.9 Sistematika Penulisan ……… 5
2. LANDASAN TEORI ………. 6
2.1 Sistem Informasi ………... 6
2.2 Sistem Informasi Akuntansi ………... 6
2.3 Sistem Produksi ……….... 9
2.3.1 Perancangan Produk ………. 12
2.3.2 Perencanaan dan Penjadwalan Produksi ……….. 14
2.3.3 Proses Produksi ……….... 20
2.3.4 Sistem Akuntansi Biaya ………... 21
2.3.4.1 Metode Pengumpulan Data Biaya………. 22
2.3.4.3 Metode Akumulasi Biaya ………. 26
2.3.4.4 Laporan yang Dihasilkan ……….. 35
2.4 Teknologi Informasi Sebagai Alat Bantu dalam Siklus Produksi ... 35
2.4.1 Bar Code ……… 36
2.4.2 Radio Frequency Identification (RFID)………... 36
3. PROFIL PERUSAHAAN ………. 39
3.10 Persaingan Dalam Industri ……… 47
3.11. Prosedur Siklus Produksi ……….. 48
3.11.1 Diagram Konteks dan Level 0 ……….... 49
3.11.2 Diagram Level 1 Advanced Product Quality Planning .….... 52
3.11.3 Level 1 Penjadwalan Produksi ……… 63
3.11.4 Level 1 Proses Produksi ……… 70
3.11.5 Level 1 Pengendalian Biaya ………. 74
3.11.6 Level 2 Advanced Product Quality Planning Phase 2 dan Level 3 Prosedur Desain Produksi ………. 81
4. ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PRODUKSI ………. 87
4.1 Analisis Proses Desain Produk ……….. 87
4.1.1. Analisis Bagan Alir Proses Produksi ……….. 88
4.2 Analisis Proses Perencanaan dan Penjadwalan Produksi ………. 89
4.2.1 Analisis Bagan Alir Perencanaan dan Penjadwalan Produksi. 92 4.3 Analisis Operasi Produksi ………. 95
4.4.1 Analisis Data Entry Biaya ………... 99
4.4.2 Analisis Sistem Biaya ……….. 101
4.4.3 Analisis Bagan Alir Proses Pengendalian Biaya ………….. 103
4.5 Analisis Penggunaan Sistem Radio Frequency Identification (RFID) 104 5. KESIMPULAN DAN SARAN ……….. 109
5.1. Kesimpulan ……… 109
5.2. Saran ………... 110
DAFTAR TABEL
Nomor Halaman
2.1 Ilustrasi Master Production Schedule ……… 19
2.2 Ilustrasi Order Produksi ………. 20
2.3 Ilustrasi Material Requisition ……….... 20
2.4 Perbedaan Job Order Costing dengan Process Costing ……… 32
3.1 Prosedur Perencanaan Produksi ……… 59
3.2 Prosedur Penjadwalan Produksi ……… 69
3.3 Prosedur Operasi Produksi ……… 73
3.4 Prosedur Pengendalian Biaya ………. 80
DAFTAR GAMBAR
Nomor Halaman
2.1 Hubungan Sistem Produksi Dengan Sistem Lainnya ………... 9
2.2 Aktivitas Dalam Sistem Produksi ………. 11
2.3 Ilustrasi Pemodelan CAD ………. 13
3.4 Diagram Konteks Siklus Produksi PT.X ………. 50
3.5 DFD Level 0 ………. 51
3.6 DFD APQP Level 1 ………. 58
3.7
Alur Proses kanban Perusahaan ………...
653.8 Kartu Kanban PT X ……….. 65
3.9
DFD Level 1 Penjadwalan Produksi ………
683.10
Level 1 Proses Produksi ….………..
723.11 Laporan Man hour PT X ……….. 77
3.12
Laporan Efisiensi Produksi PT.X ……….
773.13
Standard Manufacturing Cost Sheet
……….
783.14 DFD Level 1 Pengendalian Biaya ... 79
3.15 DFD APQP Phase 2 ... 82
3.16 Level 3 Prosedur Desain Produksi ……… 85
4.1 Bagian Bagan Alir Desain Produksi 1 ……….. 88
4.2 Bagian Bagan Alir Desain Produksi 2 ……….. 89
4.3 Bagian Bagan Alir Perencanaan Produksi 1 ……….. 92
4.4 Bagian Bagan Alir Perencanaan Produksi 2 ……… 93
4.5 Bagian Bagan Alir Perencanaan Produksi 3 ……… 94
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kondisi dunia bisnis saat ini menjadikan persaingan yang semakin ketat antar perusahaan, oleh karena itu perusahaan perlu memaksimalkan sumber daya yang mereka miliki. PT X merupakan perusahaan yang telah berperan penting dalam memajukan dunia otomotif nasional dengan memproduksi berbagai komponen otomotif. PT X memiliki bekal pengalaman selama 35 tahun dan keahlian untuk memproduksi secara efisien dan efektif dan tentunya bekerja sama dengan klien persahaan untuk menyusun rencana yang tepat dalam menghadapi lingkungan yang senantiasa berubah.
Pertumbuhan jumlah kendaraan di Indonesia yang jumlahnya terus meningkat memberi peluang dan tantangan bagi perusahaan di Indonesia yang bergerak di bidang otomotif. Tak terkecuali, perusahaan yang bergerak di bidang produksi body part maupun suku cadang kendaraan, yang kemudian akan digunakan dalam proses perakitan kendaraan di pabrik Indonesia.
Peningkatan permintaan untuk kendaraan di Indonesia dan sejalan dengan meningkatnya produksi di pabrik otomotif membuat banyak perusahaan pembuat body part dan suku cadang untuk bersaing dalam mendapatkan kontrak dengan pabrik otomotif tersebut. Dalam persaingan tersebut pabrik kendaraan otomotif tentu akan memperhitungkan supplier yang memiliki tingkat kualitas yang tinggi untuk mensuplai pabrik dengan suku cadang dan body part yang mereka butuhkan untuk menjamin kepuasan konsumen yang akan menggunakan produk mereka. Di sisi lain perusahaan juga harus memperhatikan dari segi biaya dimana supplier yang dapat memberikan harga yang kompetitif akan menjadi pilihan karena akan menekan biaya untuk membuat sebuah produk otomotif, maka dari itu penting bagi sebuah perusahaan supplier komponen otomotif untuk dapat memberikan kualitas yang tinggi dengan tingkat harga yang kompetitif.
kemenangan dalam persaingan bagi yang memilikinya dan dapat menjadi kekalahan bagi yang tidak memiliki ataupun memiliki namun tidak secara baik dikelola. Hal ini menunjukkan bahwa nilai informasi telah meningkat melalui perkembangan pemanfaatan informasi dan bagaimana informasi tersebut dihasilkan yang berarti bahwa sistem informasi memegang peranan penting dalam menghasilkan informasi secara cepat, efektif, dan dan efisien.
Salah satu bentuk informasi yang memegang peranan penting adalah informasi akuntansi dimana informasi akuntansi dapat meningkatkan daya saing yang dimiliki oleh perusahaan. Peningkatan tersebut dalam penelitian ini lebih berfokus pada kegunaan informasi akuntansi dalam pengambilan keputusan, dimana dengan adanya informasi tersebut pembuat keputusan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam mengurangi biaya atau mengalokasikan biaya dengan lebih tepat. Pentingnya peranan informasi akuntansi dalam pengambilan keputusan tersebut menuntut perusahaan untuk dapat mengembangkan sistem akuntansi yang sophisticated dan sesuai dengan kebutuhan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) lebih khususnya SIA yang menangani akuntansi biaya merupakan mata dan telinga bagi pengambil keputusan untuk melihat proses maupun siklus akuntansi di perusahaan. Sistem inilah yang akan merekam data dari sistem operasional yang diklasifikasikan ke dalam siklus atau jenis transaksi. Hal ini berdampak bahwa output yang disajikan oleh SIA yang baik dan sejalan dengan itu keputusan yang tepat akan membantu perusahaan untuk menekan dan mengatur biaya dengan efektif.
1.2 Rumusan Permasalahan
Pentingnya SIA sebagai sistem informasi dasar dalam sebuah perusahaan mendorong penulis untuk menyoroti penerapan sistem informasi akuntasi yang ada pada PT X. Tanpa SIA siklus produksi yang mumpuni perusahaan tidak akan bertahan di tengah derasnya persaingan usaha di dalam industri tempat perusahan membuka bisnisnya. Oleh karena itu penulis merasa tertantang untuk mengetahui bagaimana proses-proses yang terdapat dalam siklus informasi akuntansi yang dimiliki oleh perusahaan, dan bagaimana kelebihan maupun kekurangan dari sistem tersebut.
1.3. Tujuan Penulisan Laporan Magang
berjalan saat ini
b) Mengidentifikasi kelebihan maupun kekurangan dari sistem yang sedang berjalan tersebut
1.4 Ruang Lingkup Laporan Magang
Pembahasan SIA dapat dilihat dari berbagai sudut dan topik. Pada penulisan ini, penulis memberi batasan sebagai berikut :
Permasalahan akan dibatasi permasalahan analisis sistem informasi akuntansi
untuk siklus produksi pada PT X, yaitu dari proses desain produk hingga proses
akuntansi biaya. Pembatasan lingkup ini dilakukan karena dua hal yaitu: pertama,
PT X dalam operasionalnya sebagian besar berfokus pada siklus produksinya dan
siklus tersebut memberikan total pendapatan perusahaan yang cukup signifikan
karena perusahaan bergerak di bidang manufaktur. Alasan kedua adalah adanya
keterbatasan waktu penulis melakukan program magang di PT X.
Karya tulis ini menggunakan persepktif analisis sistem. Hal ini berarti karya tulis
tidak akan membahas detail teknis seperti implementasi fisik dari analisis sistem.
1.5 Manfaat Pelaksanaan Program Magang
Manfaat yang didapat penulis melalui program magang ini antara lain:
a) Mempraktikkan ilmu yang didapat selama perkuliahan, terutama yang terkait dengan Akuntansi Biaya, Akuntasi Manajemen, dan Sistem Informasi Akuntansi
b) Mendapat pengalaman di dunia kerja, sebagai persiapan untuk terjun ke dunia kerja ketika lulus dari program sarjana
c) Mendapat pengetahuan mengenai produksi dan cara kerja perusahaan manufaktur dan hubungannya dengan sistem informasi akuntansi, dan akuntansi biaya
d) Meningkatkan atau menguasai kemampuan non akademis dan soft skill seperti kemampuan komunikasi, adaptasi, team work, tanggung jawab, dan kepemimpinan Bagi perusahaan tempat magang, manfaat yang didapat dengan menjadi tempat pelaksanaan program magang, antara lain:
b) Menciptakan dan menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan kampus c) Sebagai media seleksi rekrutmen calon karyawan
1.6 Tempat dan Waktu Pelaksanan Magang
Penulis melaksanakan program magang di PT. X yang berlokasi di Bekasi dengan
posisi sebagai
accounting staff(assistant)dan menangani beberapa bagian dari siklus
akuntansi yang dijalankan perusahaan. Penulis menghabiskan sebagian besar waktu
magang untuk menangani jurnal persediaan maupun arus kas untuk persediaan, baik
kas masuk maupun kas keluar.
1.7 Pelaksanaan Program Magang
Dalam pelaksanaan magang, penulis mendapatkan arahan dan bimbingan dari Kepala
Departemen Akuntansi, Wakil Kepala Departemen Akuntansi, serta dari rekan kerja
sesama
accounting staff. Kegiatan magang yang dijalani oleh penulis adalahmembantu para staff akuntansi dalam menjalankan proses akuntansi perusahaan
sehari-hari, dalam hal ini perusahaan menggunakan software akuntansi bernama
Finacct.
Setelah mempelajari cara kerja dari software akuntansi tersebut dan prosedur dalam
menggunakannya, penulis diberi tanggung jawab sesuai desk job yang diberikan oleh
Wakil Kepala Departemen Akuntansi. Berikut adalah rincian kegiatan yang penulis
lakukan selama dalam proses magang:
Melakukan input penjurnalan ke dalam software dan database akuntansi
perusahaan
Melakukan aging schedule pada akun Account Receivable perusahaan
Melakukan proses pengarsipan dokumentasi akuntansi perusahaan seperti bank
masuk, bank keluar, kas masuk, dan kas keluar secara hard copy maupun ke
1.8 Metode Penulisan Laporan Magang
Laporan akhir magang ini dibuat dengan menggunakan metode studi pustaka untuk
teori-teori pendukung dan observasi langsung dalam praktik pencatatan dan metode
persediaaan yang dilakukan oleh PT. X.
1.9 Sistematika Penulisan
Laporan magang ini disusun dengan sistematika sebagai berikut:
BAB 1: Pendahuluan, membahas mengenai latar belakang penulisan laporan
magang, tujuan penulisan laporan magang, manfaat pelaksanaan magang, tempat
dan waktu pelaksanaan magang, pelaksanaan program magang, perumusan dan
pembatasan masalah, metode penulisan laporan magang, dan sistematika
penulisan.
BAB 2: Landasan Teori, membahas teori yang mendasari pembahasan
permasalahan yang ada. Dalam hal ini landasarn teori didasarkan pada jurnal
ilmiah, dan
text bookdari perkuliahan yang selama ini didapatkan penulis
BAB 3: Profil Perusahaan, memberikan gambaran tentang perusahaan dimana
tempat magang dilaksanakan
BAB 4: Pembahasan, membahas mengenai sistem pengukuran biaya perusahaan.
Analisis dilakukan dengan membandingkan sistem biaya yang dilakukan oleh
perusahaan tempat magang melalui kenyataan yang ditemukan dari dokumen dan
laporan keuangan dengan teori yang telah dibahas di Bab 2.
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Informasi adalah produk yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi. Informasi berbeda dengan data, dimana data adalah fakta, angka yang menjadi masukan bagi sebuah sistem informasi. Informasi terdiri dari data yang telah dirubah dan dibuat menjadi lebih bernilai melalui sebuah proses. Informasi secara ideal seharusnya memberi pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.
Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu tujuan atau lebih. Yang dimana untuk mencapai tujuan tersebut akan mengkoordinasi sumberdaya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumberdaya yang dimaksud disini dapat berupa mesin atau tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibicarakan.
Dengan kedua definisi diatas dapat disimpulkan sistem infromasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumberdaya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan (James Hall, 2001)
Akuntansi dan sistem informasi berhubungan sangat erat. Pada dasarnya, akuntansi adalah sebuah sistem infromasi. Tepatnya, akuntansi adalah penerapan dari teori umum informasi untuk masalah-masalah operasi ekonomi yang efisien. Akuntansi juga merupakan bagian besar dari informasi umum yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Dalam konteks ini, akuntansi merupakan bagian dari sistem infromasi umum suatu kesatuan operasional dan juga merupakan bagian dari bidang besar dibawah nama konsep informasi (Evanston, 1966)
Hubungan ini membuat munculnya istilah sistem informasi akuntansi (SIA). Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi formal yang memiliki semua karakteristik seperti tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya (Romney, 2012). Lebih daripada itu, sistem informasi akuntansi suatu perusahaan mempunyai cakupan yang menyeluruh. Sistem ini meluas ke seluruh kegiatan perusahaan dan menyediakan informasi bagi semua pengguna perusahaan.
Yang membedakan sistem informasi akuntansi perusahaan dengan sistem informasi perusahaan secara keseluruhan adalah pada fungsi akuntansinya, dimana fungsi tersebut berkaitan dengan dampak ekonomis dari kejadian-kejadian tertentu terhadap kegiatan dan kesejahteraan perusahaan. Jadi sistem informasi akuntansi hanya menerima data ekonomi dari kejadian-kejadian baik eksteren maupun interen perusahaan yang dinyatakan dalam istilah keuangan. Sama halnya dengan keluaran (output) yang dikeluarkan oleh sistem informasi akuntansi yaitu berupa laporan, ikhtisar, dan keluaran informasi-informasi lain yang juga menggunakan istilah keuangan. Keluaran yang berorientasi pada keuangan ini juga menjadi basis informasi untuk menentukan catatan prestasi (scorekeeping)
Sistem informasi akuntansi dapat dibagi menjadi tiga subsistem (James Hall, 2001) yaitu Transaction Processing System (TPS), General Ledger/Financial Reporting System dan Management Reporting System.
terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah
besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS
merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan
lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh
TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di
perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke
hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama
sekali.
Transaction processing systems
(TPS) berkembang dari sistem informasi manual
untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data
elektronik (
electronic data processing systems)
. Transaction processing systems
mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan,
pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems
menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun
eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji
karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening
keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk
diproses lebih lanjut oleh SIM.
Peran TPS sebagai pusat bagi segala sistem informasi yang ada dalam perusahaan
dapat dilihat dari proes yang dilakukan pada subsistem ini yaitu:
a.
Mengubah kejadian ekonomi menjadi transaksi keuangan
b.
Mencatat transaksi keungan dalam catatan akuntansi
c.
Mendistribusikan informasi keuangan kepada staf operasional untuk
mendukung kegiatan operasional.
2.
General Ledger/Financial Reporting System
adalah dua subsistem yang saling
berhubungan. GLS memproses
summary
dari transaksi siklus yang dihasilkan.
Sedangkan TPS memperbaharui GL
control account. FRS
mengukur dan
melporkan kondisi dan perbuahan sumber daya keuangan untuk kepentingan
pengguna eksternal
3.
Management Reporting System
menyajikan informasi keuangan internal untuk
keperluan pengelolaan organisasi diantaranya berupa anggaran,
variance report,
dan CVP analysis
2.3 Sistem Produksi
Gambar 2.1 Hubungan Sistem Produksi Dengan Sistem Lainnya
(Sumber : Romney, 2012)
Interaksi antara siklus produksi dengan siklus penjualan : Siklus pendapatan disini mempunyai peran sebagai siklus yang memberikan informasi tentang produk yang dipesan dan ramalan (forecast) tentang kuantitas penjualan, informasi ini digunakan oleh bagian produksi sebagai masukan untuk menyusun rencana produksi dan jumlah dari persediaan yang diinginkan (inventory level). Sebagai timbal balik, bagian produksi akan memberi siklus pendapatan informasi-informasi tentang produk apa saja yang telah selesai diproduksi maupun jumlah produk yang siap untuk dijual.
bentuk Surat Permintaan Pembelian (purchase). Sebagai timbal balik dari informasi tersebut siklus pembelian memberikan informasi tentang bahan baku yang telah dibeli dan informasi mengenai biaya overhead pabrik
Interaksi antara siklus produksi dengan sistem manajemen SDM : Bagian produksi akan memberi informasi tentang jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan kepada sistem sumberdaya manusia/penggajian yang sebagai balasannya akan memberikan data tentang ketersediaan dari tenaga kerja dan biaya dari tenaga kerja tersebut
Interaksi antara siklus produksi dengan siklus buku besar dan pelaporan : Informasi yang diberikan kepada siklus buku besar dan pelaporan adalah informasi mengenai harga pokok produksi
Sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan memiliki peranan penting dalam sistem produksi. Perusahaan ketika ingin membuat keputusan tentang komposisi produk, penentuan harga jual produk, perencanaan dan alokasi sumber daya, dan manajemen biaya akan membutuhkan informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu sebagai masukan (input)
Untuk membuat keputusan tersebut tentunya dibutuhkan informasi yang lebih rinci dan jelas tentang biaya produksi dibanding informasi yang dibutuhkan untuk menyusun laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan. Maka dari itu, perancangan sistem produksi seharusnya tidak hanya berfokus pada kebutuhan pelaporan eksternal, melainkan juga untuk membuhi kebutuhan internal manajemen untuk membuat keputusan-keputusan diatas (James Hall, 2001).
operation), dan (d) akuntansi biaya (cost accounting). Hubungan dari aktivitas-aktivitas ini bisa dilihat pada Gambar 2.2
Gambar 2.2 Aktivitas Dalam Sistem Produksi
(Sumber : Romney, 2012)
Tahap pertama dalam suatu sistem produksi adalah merancang sebuah produk. Kegiatan ini mempunai tujuan yaitu untuk merancang sebuah produk yang memenuhi kualitas, lama pengerjaan, dan biaya produksi seperti yang diinginkan oleh pelanggan. Antara tujuan-tujuan tersebut seringkali berbenturan satu sama lain. Sehingga aktivitas ini menjadi suatu hal yang rumit dan perlu mendapat perhatian khusus.
Ada beberapa dokumen yang dihasilkan dari kegiatan ini, diantaranya adalah :
(1) Daftar Kebutuhan Bahan (Bill of Material), sebuah dokumen yang berisi rincian bahan baku, baik spesifikasi, kode, nama, dan kauntitas setiap bahan baku yang akan digunakan dalam produksi
(2) Daftar kegiatan (operation list/routing sheet) dokumen yang berisi ketetapan tenaga kerja dan juga syarat mesin yang akan digunakan untuk membuat produk. Dokumen ini juga menjabarkan secara jelas tahap-tahap yang diperlukan untuk membuat produk.
Dalam aktivitas ini akuntan harus memainkan peranan penting, karena 65% sampai dengan 80% dati total biaya produk ditentukan oleh tahap ini (Romney, 2012). Peran tersebut dalam tahap ini adalah menyediakan atau mendapatkan taksiran biaya yang digunakan untuk membuat setiap jenis rancangan agar mendapatkan kemampuan menghasilkan laba (profitability) dari setiap rancangan tersebut.
Cara yang konvensional untuk mendesain cetakan berdasarkan desain dan pengembangan produk menghabiskan banyak waktu dan biaya yang mahal. Simulasi komputer bisa digunakan untuk proses pengembangan yang cepat sebelum suatu investasi penting dilakukan. (Risdiyono, 2007). Ilustrasi dari pemodelan software CAD ditunjukkan dengan Gambar 2.3
Gambar 2.3 Ilustrasi Pemodelan CAD
(Sumber: AutoCAD)
mesin-mesin yang digunakan pada saat pemesin-mesinan hingga berakhir menjadi sebuah produk seperti yang diiliustrasikan pada Gambar 2.4 di bawah ini.
Gambar 2.4 Simulasi Proses dalam CAM
2.3.2 Perencanaan dan Penjadwalan Produksi
Tahap selanjutnya dari sistem produksi adalah untuk membuat rencana dan jadwal dari aktivitas produksi . Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memastikan produksi dilakukan untuk memenuhi pesanan yang ada menjadi efisien, dan memungkinkan untuk memenuhi permintaan jangka pendek, tanpa menghasilkan jumlah produk yang berlebih. Terdapat 2 metode untuk membuat rencana produksi (Romney, 2012), yaitu :
1. Perencanaan Sumber Daya Manufaktur (Manufacturing Resource Planning/MRP-II). Metode ini merupakan metode yang bertujuan untuk menyeimbangkan antara kapasitas produksi yang saat ini dimiliki perusahaan dengan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi permintaan pembelian yang diramalkan akan terjadi. Istilah lain dari metode ini adalah push manufacturing system, karena barang diproduksi atas dasar ekspektasi permintaan konsumen
menghapuskan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Penggunaaan JIT dimana barang hanya diproduksi untuk merespon permintaan konsumen seringkali disebut dengan pull manufacturing system. Sistem ini memiliki perbedaan dalam hal praktik bila dibandingkan dengan teori nya. Dalam teori sistem ini hanya akan memproduksi suatu barang jika pelanggan telah menempatkan order atas barang tersebut. Namun dalam praktiknya sistem manufaktur JIT ini lebih menjurus kepada metode yang berdasar pada rencana produksi jangka pendek. Artinya, perusahaan akan tetap memproduksi barang dalam jumlah tertentu meskipun belum ada order resmi dari pelanggan,. Hal ini dapat memudahkan pemasok untuk merencanakan skedul produksi sehingga mereka dapat mengirim bahan baku ke perusahaan pada saat dibutuhkan untuk produksi
JIT merupakan filosofi pemanufakturan yang memiliki implikasi penting dalam manajemen biaya. Ide dasar JIT sangat sederhana, yaitu produksi hanya apabila ada permintaan (pull sistem) atau dengan kata lain hanya memproduksi sesuatu yang diminta dan hanya sebesar kuantitas yang diminta. Filosofi JIT digunakan pertama kali oleh Toyota dan kemudian diadopsi oleh banyak perusahaan manufaktur di Jepang .
Bila JIT merupakan suatu filosofi manajemen operasi yang berusaha untuk menghilangkan pemborosan pada semua aspek dari kegiatan-kegiatan produksi perusahaan. Sasaran utama JIT adalah meningkatkan produktivitas sistem produksi atau operasi dengan cara menghilangkan semua macam kegiatan yang tidak menambah nilai bagi suatu produk. Just in Time (JIT) mendasarkan pada delapan kunci utama, yaitu :
penekanan pada pemeliharaan jangka panjang.
JIT memerlukan tambahan pelatihan yang lebih banyak bila dibandingkan dengan sistem tradisional. Karyawan diberi pelatihan mengenai bagaimana menghadapi perubahan yang dilakukan dari sistem tradisional. Bagaimana cara kerja JIT. Apa yang diharapkan oleh JIT dan alat-alat statistik seharusnya diberikan. Tujuan JIT adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui usaha pengendalian biaya, peningkatan kualitas, serta memperbaiki kerja pengiriman. Tetapi ada satu hal yang perlu selalu di ingat ‘ peningkatan daya saing tidak menjamin perusahaan akan survive, tetapi tidak memiliki daya saing menjamin dengan pasti terjadinya bencana.
Terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi penerapan JIT: a. Organisasi Pabrik
Pabrik dengan sistem JIT berusaha untuk mengatur layout berdasarkan produk. Semua proses yang diperlukan untuk membuat produk tertentu diletakkan dalam satu lokasi.
b. Pelatihan/Tim/keterampilan
JIT memerlukan tambahan pelatihan yang lebih banyak bila dibandingkan dengan sistem tradisional. Karyawan diberi pelatihan mengenai bagaimana menghadapi perubahan yang dilakukan dari sistem tradisional. Bagaimana cara kerja JIT. Apa yang diharapkan oleh JIT dan alat-alat statistik seharusnya diberikan.
c. Membentuk Aliran/Penyederhanaan.
Idealnya suatu lini produksi yang baru dapat di setup sebagai batu ujian untuk membentuk aliran produksi, menyeimbangkan aliran tersebut, dan memecahkan masalah awal.
d. Kanbal PullSystem
Kanbal merupakan sistem manajemen suatu pengendalian perusahaan, karena itu kanbal memiliki beberapa aturan yang perlu diperhatikan:
Jangan mengirim produk rusak ke proses berikutnya.
Memproduksi hanya sejumlah proses berikutnya Meratakan beban produksi
Menaati instruktur kanban pada saat fine tuning Melakukan stabilisasi dan rasionalisasi proses. e. Visibiltas / pengendalian visual
Salah satu kekuatan JIT adalah sistemnya yang merupakan sistem visual. Melacaknya apa yang terjadi dalam sistem tradisional sulit dilakukan karena para karyawan mondar-mandir mengurus kelebihan barang dalam proses dan banyak rute produksi yang saling bersilangan. f. Eliminasi Kemacetan
Untuk menghapus kemacetan, baik dalam fase setup maupun dalam masa produksi, perlu dilakukan beberapa pendekatan yang melibatkan tim fungsi silang. Tim ini terdiri dari berbagai departemen, seperti perekayasaan, manufaktur, keuangan dan departemen lainnya yang relevan.
g. Ukuran Lot Kecil Dan Pengurangan Waktu Setup.
Ukuran lot yang ideal bukan ukuran yang terbesar, tetapi ukuran lot yang terkecil. Pendekatan ini pendekatan ini sesuai bila mesin-mesin digunakan untuk menghasilkan berbagai bagian atau komponen yang berbeda yang digunakan proses berikutnya dalam tahap produksi. h. Total Productive Maintance
TPM merupakan suatu keharusan dalam sistem JIT. Mesin-mesin membersihkan dan diberi pelumas secara rutin, biasanya dilakukan oleh operator yang menjalankan mesin tersebut. i. Kemampuan Proses, Statistical Proses Control (SPC) dan Perbaikan
Berkesinambungan.
Kemampuan proses, SPC, dan perbaikan berkesinambungan harus ada dalam pemanufakturan JIT, karena beberapa hal: Pertama, segala sesuatu harus bekerja sesuai dengan harapan dan mendekati sempurna. Kedua, dalam JIT tidak ada bahan cadangan untuk kemacetan perusahaan dan Ketiga, semua kondisi mesin harus bekerja dengan prima.
Dukungan.
yaitu dari semua pihak terutama yang berkaitan dengan kegiatan pembelian, dan khususnya dukungan dari pimpinan. Tanpa ada komitmen dari pimpinan tersebut JIT tidak dapat terlaksana. Mengubah sistem, yaitu mengubah cara mengadakan pembelian, yaitu dengan membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok sehingga perusahaan cukup hanya memesan sekali untuk jangka panjang, selanjutnya barang akan datang sesuai kebutuhan atau proses produksi perubahan kita.
Strategi penerapan Just in Time dalam sistem produksi.
Penemuan sistem produksi yang tepat, yaitu dengan sistem tarik yang bertujuan memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dengan menghilangkan sebanyak mungkin pemborosan. Penemuan lini produksi yaitu dalam satu lini produksi harus dibuat bermacam-macam barang, sehingga semua kebutuhan pelanggan yang berbeda-beda itu dapat terpenuhi. Selain itu lini produksi tersebut dapat menghemat biaya, biaya bahan, persediaan, dan sebagainya.
JIT bukan hanya sekedar metode pengendalian persediaan, tetapi juga merupakan sistem produksi sistem produksi yang saling berkaitan dengan semua fungsi dan aktivitas. Manfaat JIT antara lain :
Mengurangi ruangan gudang untuk penyimpanan barang. Mengurangi waktu setup dan penundaan jadwal produksi
Mengurangi pemborosan barang rusak dan barang cacat dengan mendeteksi kesalahan pada sumbernya.
Penggunaan mesin dan fasilitas secara baik.
Menciptakan hubungan yang lebih baik dengan pemasok. Loyout pabrik yang lebih baik.
Pengendalian kualitas dalam proses.
Dokumen yang digunakan dalam aktivitas ini sebagai berikut:
Dokumen ini memuat waktu pelaksanaan aktivitas produksi serta menentukan jumlah unit produk yang harus dibuat dalam satu putaran produksi. Contoh dari dokumen ini bisa dilihat pada Tabel 2.1
Tabel 2.1 Ilustrasi Master Production Schedule
MASTER PRODUCTION SCHEDULE
harus membuat permintaan pembelian dan dikirimkan ke bagian pembelian agar dilakukan transaksi pembelian bahan jika jumlah persediaan tidak mencukupi kebutuhan.
- Order Produksi (Production Order).
Dokumen ini merupakan sebuah dokumen yang berisi daftar kegiatan yang perlu dilakukan, kuantitas yang diproduksi, dan lokasi pengiriman produk apabila produk tersebut telah seleasi dibuat. Ilustrasi dari dokumen ini dapat terlihat pada Tabel 2.2
Tabel 2.2Ilustrasi order produksi
Operation List for: Create Side Panel
Operation Number Description Machine Number Standard Time
(minutes:seconds)
105 Cut of shape ML 15-12 2:00
106 Corner cut ML 15-9 3:15
124 Turn and shape S28-17 4:00
142 Finish F54-5 7:10
155 Paint P89-1 9:30
(Sumber : Romney, 2012)
- Bukti Permintaan Bahan Baku (Material Requisition).
memperlakukan dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk mencatat konsumsi bahan baku oleh pabrik, seperti yang terlihat di tabel 2.3
Tabel 2.3 IlustrasiMaterial Requisition
Finished Product: DVD Player
Part Number Description Quantity
105 Control Unit 1
125 Back Panel 1
148 Side Panel 2
155 Top/Bottom Panel 2
173 Timer 1
195 Front Panel 1
199 Screw 6
(Sumber : Romney. 2012)
2.3.3 Proses Produksi
Akuntan tidak diharuskan menjadi pakar dalam bidang CIM, yang harus dipahami sebagai seorang akuntan adalah pengaruh CIM terhadap SIA (Romney, 2012). Salah satu pengaruh dari CIM adalah merubah produksi masal (mass production) menjadi produksi yang didasarkan pada permintaan pelanggan (custom order manufacturing).
Setiap perusahaan mempunyai cara-cara yang berbeda dalam melakukan produksi, namun pada akhirnya meskipun cara memproduksinya berbeda, perusahaan harus dapat mengumpulkan informasi penting yang berhubungan dengan produksi tersebut yaitu Konsumsi bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead. Informasi-informasi ini dibutuhkan oleh SIA untuk dapat mengolah data atau masukan tersebut, memprosesnya, dan menghasilkan keluaran yang berupa laporan-laporan yang dibutuhkan.
Terdapat beberapa ancaman yang dapat mengganggu jalannya proses operasi produksi suatu perusahaan, diantaranya adalah :
- Pencurian terhadap persediaan
- Pencurian terhadap aset tetap perusahaan - Kinerja produksi yang rendah
- Investasi yang tidak optimal
- Hilang atau rusaknya persediaan dan aset tetap karena bencana alam
2.3.4 Sistem Akuntansi Biaya
Sistem akuntansi biaya adalah tahap akhir dalam siklus produksi. Tahap ini mempunyai beberapa tujuan, yaitu :
pengendalian kerja dari sebuah kegiatan produksi
2. Menghasilkan informasi yang terperinci dan akurat tentang biaya produksi sehingga bisa menjadi dasar untuk menentukan harga (pricing) dan membantu manajemen untuk mengambil keputusan mengenai bauran produk (product mix) yang akan digunakan oleh perusahaan.
3. Menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menetapkan nilai persediaan dan harga pokok penjualan
Yang harus dilakukan SIA untuk mencapai tujuan-tujuan diatas adalah dengan cara mengumpulkan data biaya yang dikelompokkan ke berbagai kelompok, kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke berbagai obyek biaya baik yang termasuk dalam unit produksi maupun unit organisasi. Pengelompokan data ketika proses mengumpulkan data harus dilakukan dengan hati-hati agar hasil data yang didapat menjadi akurat. Kesalahan dalam mengelompokkan data seringkali terjadi karena terdapat 2 atau lebih data yang sama namun masing-masing dialokasikan dengan cara yang berbeda.
2.3.4.1 Metode Pengumpulan data biaya
Perusahaan dalam mengumpulkan data biaya dapat menggunakan metode sebagai berikut : - Data penggunaan material
berbentuk cairan. Staff persediaan dan staf pabrik harus melakukannya secara online melalui terminal yang disediakan.
- Data biaya tenaga kerja langsung
Mendapatkan data biaya tenaga kerja langsung dapat menggunakan 2 metode, yang pertama adalah dengan menggunakan job time ticket, dokumen ini yang merekam jumlah waktu dari setiap tenaga kerja atas tugas kerja spesifik yang telah ia kerjakan. Untuk menambah efisiensi dalam memperoleh data ini dapat digunakan kartu identifikasi yang dilengkapi dengan bar code, dimana karyawan akan menggunakan kartu itu pada terminal yang disediakan untuk memberi informasi tentang apa dan berapa lama pekerjaan yang sudah dilaksanakan oehnya. Kecepatan perolehan data menggunakan kartu identifikasi dengan bar code jauh lebih cepat dibadingkan menggunakan job time ticket
- Data penggunaan mesin dan peralatan
2.3.4.2 Penentuan Sistem Biaya
Persediaan merupakan bagian yang signifikan dari aset lancar perusahaan karena persentasenya cukup tinggi dari total aset lancar. Oleh karena itu, penentuan jumlah biaya yang diakui sebagai aset menjadi salah satu isu penting dalam akuntansi persediaan. Yang tidak kalah pentingnya, persediaan juga dapat mempengaruhi besarnya laba. Salah saji nilai aset dalam laporan keuangan dapat
berdampak pada kesalahan pengambilan keputusan.
Sebagai contoh adalah nilai persediaan yang disajikan dalam laporan keuangan lebih tinggi dari nilai yang seharusnya dilaporkan. Penyajian overstated ini dapat dideteksi dari proses penyajian yang tercantum dalam laporan keuangan. Akibat kelebihan penyajian tersebut, nilai harga pokok produksi menjadi lebih rendah dari nilai yang seharusnya dilaporkan (understated). Harga pokok produksi yang terlalu rendah akan berakibat pada penyajian laba yang lebih tinggi dari seharusnya untuk jumlah yang sama
Mengacu pada kerangka dasar penyajian laporan keuangan, penyajian laba yang lebih tinggi berdampak pada penyajian informasi yang menyesatkan dan tidak andal sehingga merugikan pengambil keputusan. Dengan demikian, saat ini salah satu hal yang difokuskan dalam akun persediaan adalah bagaimanakah menentukan harga pokok penjualan yang dilaporkan dalam laporan laba rugi komprehensif. Di sini metode penentuan biaya produksi memegang peranan karena untuk menentukan harga pokok penjualan dibutuhkan data dari harga pokok produksi.
langsung, dan biaya overhead pabrik produk atau jasa (Blocher, et. al. 1999). Product costing berguna untuk penentuan biaya produk atau jasa dan pengukuran persediaan, perencanaan manajemen, pengendalian biaya, dan evaluasi kinerja, dan pengambilan keputusan stratejik dan operasional. Keputusan-keputusan stratejik ini di antaranya:
menentukan harga jual produk atau jasa
menilai dampak keuangan dari penambahan atau penghapusan produk, divisi atau suatu bagian dalam perusahaan
memutuskan untuk membuat sendiri atau membeli barang yang akan dijual mengevaluasi kinerja produk, jasa, atau divisi
Beberapa istilah yang penting dan harus menjadi pertimbangan dalam pemilihan sistem biaya: Cost object, yaitu objek yang akan diukur jumlah biayanya, misalnya produk berupa
barang dan jasa
Direct cost, yaitu biaya terkait objek tertentu yang dapat langsung dibebankan secara ekonomis karena penambahan satu unit objek produksi mutlak harus mengeluarkan tambahan biaya
Indirect cost, yaitu biaya terkait objek tertentu yang tidak bisa langsung dibebankan secara ekonomis karena pengeluaran biaya tersebut bisa saja tidak hanya ditujukan untuk produksi satu objek tertentu sehingga untuk membebankannya menggunakan metode alokasi
Cost pool, yaitu pengelompokkan item-item biaya tidak langsung yang dihubungkan menjadi dasar alokasi biaya tidak langsung.
2.3.4.3 Metode Akumulasi Biaya
Jenis-jenis akuntansi biaya yang umum digunakan oleh sebuah perusahaan ada 2, yaitu harga pokok pesanan (job-order-costing) dan sistem penentuan harga pokok proses (process costing).
Job order costing
Dalam sistem
job order costing, objek biaya adalah satu atau beberapa unit produk
berbeda yang disebut job. Produk dan jasa bisa dihitung per unit, misalnya tipe mesin
khusus dibuat untuk pelanggan, dan dapat juga untuk beberapa produk yang
sama-sama memiliki karakteristik khusus. Setiap job ini biasanya membutuhkan jumlah
sumber daya yang berbeda. Karena setiap produk dan jasa yang dihasilkan unik dan
dapat dibedakan dengan jelas, biaya-biaya diakumulasikan secara terpisah pada setiap
produk. Pendekatan umum langkah-langkah job costing adalah sebagai berikut :
1.
Identifikasikan job yang dipilih untuk menjadi objek biaya. Job tersebut
berdasarkan dokumen sumber yaitu catatan asli yang mendukung entri jurnal
dalam sistem akuntansi, salah satunya di antaranya adalah job cost record (job
cost sheet), yaitu catatan dan akumulasi biaya yang dibebankan ke job tertentu,
dimulai saat job tersebut mulai dikerjakan.
2.
Identifikasikan biaya langsung dari job, yaitu:
Direct materials. Dokumen yang dibutuhkan untuk mengeluarkan material
yang dibutuhkan untuk produksi keluar dari gudang yaitu material-requisiton
record yang mengandung informasi biaya material langsung yang digunakan
untuk job tertentu dan di dalam departemen tertentu.
biaya tersebut dimasukkan ke dalam indirect manufacturing cost dan
menjadikomponen dari manufacturing overhead cost pool yang dialokasikan
ke job.
3.
Pilih dasar alokasi biaya yang digunakan untuk mengalokasikan biaya tidak
langsung ke job. Biaya tidak langsung (indirect costs) adalah biaya yang
diperlukan untuk produksi namun tidak dapat ditelusuri ke job tertentu, misalnya
biaya supervisi, perbaikan dan perawatan mesin, dan sarana produksi lainnya.
Biaya-biaya tersebut harus dialokasikan ke seluruh job melalui cara yang
sistematis. Perusahaan sering menggunakan lebih dari satu basis alokasi biaya
untuk mengalokasikan biaya tidak langsung karena indirect costs yang berbeda
dihasilkan dari cost driver yang berbeda.
4.
Identifikasikan biaya tidak langsung yang terasosiasikan dengan setiap dasar
alokasi biaya. Kelompok-kelompok biaya tidak langsung ini sulit dicatat langsung
pada individual job. Manajer pertama kali mengidentifikasikan dasar alokasi biaya
kemudian mengidentifikasi biaya-biaya yang terkait padam setiap dasar alokasi
biaya tersebut. Oleh karena itu, manajer harus memahami terlebih dahulu cost
driver yaitu penyebab mengapa biaya tersebut muncul (misalnya setup mesin,
memindahkan material, dan mendesain job) sebelum biaya yang terasosiasi
dengan setiap cost driver ditentukan.
5.
Hitung tarif (
rate) per unit dari setiap dasar alokasi biaya yang digunakan untuk
mengalokasikan biaya tidak langsung ke job. Untuk setiap
cost pool,
actual indirect costs ratedihitung dengan membagi total actual indirect costs (langkah 4)
dengan
total actual quantitydari dasar alokasi biaya (langkah 3). Actual
manufacturing overhead rate = Actual manufacturing overhead cost Actual total
quantity of cost-allocation base
7.
Hitung total biaya dari setiap job dengan menjumlahkan biaya langsung danbiaya
tidak langsung yang telah ditempatkan pada masing-masing job. Dengan
demikian, dapat diketahui gross margin dari setiap job dengan mengurangkan
total penjualan (revenue) dengan total biaya per job. Manajer dapat menggunakan
perhitungan gross margin untuk membandingkan profitabilitas dari setiap job
yang berbeda untuk mendapatkan pemahaman mengapa beberapa job memiliki
profitabilitas yang rendah.
Job costing mencatat arus biaya perolehan persediaan yaitu saat:
akuisisi material dan input manufaktur lainnya,
konversi berbagai macam input menjadi barang setengah jadi (
work-in-process),
konversi menjadi barang jadi; dan enjualan barang jadi tersebut. Job costing juga
membebankan biaya periodik seperti biaya marketing yang dikeluarkan.
Job costing
memiliki peran stratejik untuk perusahaan di antaranya:
Pilihan perusahaan memilih strategi low cost atau diferensiasi. Jika strategi
diferensiasi yang dipilih, perusahaan lebih sesuai menggunakan job costing
karena manajemen berfokus pada critical success factor. Dengan metode ini,
penelusuran biaya secara teliti ke dalam masing-masing produk yang unik dan
terdiferensiasi sangat mungkin dilakukan.
Keputusan perusahaan tentang dasar alokasi overhead. Isu stratejik dalam
metode job costing adalah pembagian overhead yang terlalu tinggi atau terlalu
rendah jika perusahaan menghasilkan produk yang harganya ditentukan
berdasarkan dua kondisi, yaitu pasar atau kontrak. Manajer cenderung untuk
menentukan biaya terlalu tinggi dalam kondisi kontrak dan terlalu rendah jika
produknya akan dilempar ke pasar dengan memilih dasar alokasi overhead
yang memungkinkan tercapainya tujuan tersebut.
Process Costing
Dalam sistem ini, objek biaya adalah sekumpulan unit produksi dan jasa yang identik
dan diproduksi secara massal. Pada setiap periode, sistem process costing membagi
total keseluruhan biaya produksi dengan total unit barang atau jasa yang diproduksi
sehingga diperoleh biaya per unit. Dengan kata lain, biaya per unit adalah rata-rata
biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit barang atau jasa pada periode
tertentu. Dalam process costing muncul satu istilah yang harus dipahami yaitu
unitekuivalen. Unit ekuivalen adalah jumlah yang ditentukan atau diturunkan dari unit
output yang:
Mengambil kuantitas dari setiap input (faktor produksi) dari setiap unit yang
selesai diproduksi atau dalam unit yang belum selesai diproduksi dalam work in
process (WIP)
kuantitas input Perhitungan unit ekuivalen diperlukan ketika seluruh unit fisik
output tidak secara seragam diselesaikan selama periode akuntansi.
Hansen dan Mowen (2007) mendefinisikan lima langkah dalam sistem process
costing:
1.
Membuat ringkasan arus unit fisik output. Tujuannya adalah untuk melacak unit
fisik produksi. Unit fisik adalah jumlah satuan unit yang berada dalam tiap tahap
produksi. Analisis dilakukan dengan membuat daftar arus fisik yang terdiri atas
unit yang masuk di awal dengan unit yang keluar menjadi barang akhir dan WIP
akhir.
2.
Menghitung output dalam unit ekuivalen. Setelah mendapat informasi unit fisik
barang, unit ekuivalen dihitung dengan mengalikan unit fisik dengan persentase
penyelesaian tahap produksi di departemen tersebut. Perbedaan metode weighted
average dengan FIFO adalah unit ekuivalen WIP awal tidakdihitung sebagai
bagian dari total unit ekuivalen, hanya unit ekuivalen periode saat ini saja yang
dihitung. Sementara weighted average menghitung seluruh unit ekuivalen yang
masuk dalam tahap produksi karena menghitung kembali sisa unit ekuivalen dari
pekerjaan periode sebelumnya dimasukkan menjadi unit periode ini.
3.
Menghitung total manufacturing cost. Seluruh biaya yang dikeluarkan pada
periode ini dalam rangka menghasilkan produk dihitung untuk selanjutnya dibagi
dengan total unit ekuivalen. Perlu diingat bahwa biaya yang dikeluarkan untuk
persediaan awal harus dikecualikan dari perhitungan manufacturing cost periode
ini.
5.
Membuat rincian rekonsiliasi biaya dengan menyiapkan production report.
Laporan ini menunjukkan total biaya yang dibebankan ke dalam produksi periode
ini. Selain itu, laporan ini juga memberikan informasi biaya WIP awal, persediaan
barang jadi, dan WIP akhir sekaligus memberikan informasi biaya yang ditransfer
ke departemen berikutnya atau ke gudang.
Gambar 2.6 Alur Biaya Process Costing
Process costing memiliki beberapa peran strategis bagi perusahaan di antaranya:
- Apabila strategi yang digunakan perusahaan adalah cost leadership dan biaya overhead sangat kompleks, perusahaan sebaiknya menggunakan sistem biaya proses berdasarkan aktivitas yang dapat memberikan informasi yang berguna bagi manajemen.
dasar untuk melakukan alokasi overhead dan (2) pembagian selisih overhead secara merata. Manajer mungkin saja terdorong untuk membebankan biaya terlalu tinggi untuk produk-produk yang berdasarkan biaya melalui pemilihan dasar alokasi atau metode pembagian selisih overhead untuk dapat mencapai hasil yang diinginkan.
- Penyediaan ’customer value’ yang baik merupakan strategi bisnis lain untuk mencapai keunggulan kompetitif. Pendekatan yang bisa digunakan adalah value chain analysis dalam process costing. Perusahaan dapat bekerja sama dengan supplier dalam rangka memperbaiki efisiensi penjadwalan produksi.
Perbedaan antara sistem job order costing dan process costing dapat dilihat pada Tabel 2.5 di bawah ini :
Tabel 2.4 Perbedaan Job Order Costing dengan Process Costing
Process Costing Job Order Costing
1. Pada satu periode, banyak job berbeda dikerjakan sekaligus, dengan setiap job-nya yang berbeda-beda
2. Akumulasi biaya berdasarkan masing-masing job
3. Job cost sheet adalah dokumen kunci untuk mengontrol akumulasi biaya berdasarkan job.
1. Satu jenis produk diproduksi dengan basis berkelanjutan atau pada periode yang memiliki kebutuhan produkis yang panjang. Tiap unit identik.
2. Akumulasi biaya berdasarkan masing-masing departemen.
(Sumber : Diterjemahkan dari Blochen, et.al., 2006)
Activity Based Costing (ABC)
Activity Based Costing merupakan metode yang menerapkan konsep-konsep akuntansi aktivitas untuk menghasilkan perhitungan harga pokok produk yang lebih akurat. Namun dari perspektif manajerial, sistem ABC menawarkan lebih dari sekedar informasi biaya produk yang akurat akan tetapi juga menyediakan informasi tentang biaya dan kinerja dari aktivitas dan sumber daya serta dapat menelusuri biaya-biaya secara akurat ke objek biaya selain produk, misalnya pelanggan dan saluran distribusi. Pengertian ABC Sistem yang lain juga dikemukakan oleh Hansen and Mowen (1999), sebagai suatu sistem kalkulasi biaya yang pertama kali menelusuri biaya ke aktivitas kemudian menuju produk.
Pengertian akuntansi aktivitas menurut Brimson (1991) adalah:
“Suatu proses pengumpulan dan menelusuri biaya dan data performan terhadap suatu aktivitas perusahaan dan memberikan umpan balik dari hasil aktual terhadap biaya yang direncanakan untuk melakukan tindakan koreksi apabila diperlukan.”
Gambar 2.7 Alur Alokasi Biaya Sistem Biaya ABC
(Sumber: Jan Emblemsvag, 2000)
Activity-Based Costing (ABC) adalah suatu sistem informasi akuntansi yang mengidentifikasi berbagai aktivitas yang dikerjakan dalam suatu organisasi dan mengumpulkan biaya dengan dasar dan sifat yang ada dan perluasan dari aktivitasnya. ABC memfokuskan pada biaya yang melekat pada produk berdasarkan aktivitas untuk memproduksi, mendistribusikan atau menunjang produk yang bersangkutan.
Sistem ABC timbul sebagai akibat dari kebutuhan manajemen akan informasi akuntansi yang mampu mencerminkan konsumsi sumber daya dalam berbagai aktivitas untuk menghasilkan informasi biaya produk secara akurat. Hal ini didorong oleh:
Persaingan global yang tajam yang memaksa perusahaan untuk cost effective
Advanced manufacturing technology yang menyebabkan proporsi biaya overhead pabrik dalam product cost menjadi lebih tinggi dari primary cost.
Adanya strategi perusahaan yang menerapkan market driven strategy
Kelemahan sistem akuntansi biaya tradisional:
Akuntansi biaya tradisional dirancang hanya menyajikan informasi biaya pada tahap produksi.
Alokasi biaya overhead pabrik hanya didasarkan pada jam tenaga kerja langsung atau hanya dengan volume produksi.
Ada diversitas produk, dimana masing-masing produk mengkonsumsi biaya overhead yang berbeda beda.
Facility sustaining activity cost --- biaya yang berkaitan dengan aktivitas mempertahankan kapasitas yang dimiliki perusahaan. Misal biaya depresiasi, biaya asuransi, biaya gaji pegawai kunci.
Product sustaining activity cost --- biaya yang berkaitan dengan aktivitas penelitian dan pengembangan produk dan biaya untuk mempertahankan produk untuk tetap dapat dipasarkan. Misal biaya pengujian produk, biaya desain produk
Batch activity cost --- biaya yang berkaitan dengan jumlah batch produk yang diproduksi. Misal biaya setup mesin.
Unit level activity cost ---- biaya yang berkaitan dengan besar kecilnya jumlah unit produk yang dihasilkan. Misal biaya bahan baku, biaya tenaga kerja
2.3.4.4 Laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi biaya pada umumnya berupa laporan kontrol dan laporan harga pokok produksi. Penjelasan dari kedua laporan tersebut bisa dilihat di bawah ini :
Laporan Kontrol (Control Report)
Laporan ini bertindak sebagai bukti bahwa transaksi tidak hilang selama proses. Sistem akuntansi biaya umumnya menggunakan laporan ini untuk mengihktisarkan seluruh pesanan, atau untuk menampilkan kelompok produk yang ditambahkan atau dikeluarkan dari persediaan produk yang diproses. Selain daripada itu laporan ini juga menampilkan bahan baku dan tenaga kerja yang ditambahkan ke dalam proses.
Laporan Harga Pokok Produksi (Production Cost Report)
2.4 Teknologi Informasi Sebagai Alat Bantu dalam Siklus Produksi
Untuk membuat sistem informasi akuntasni siklus produksi, sebuah organisasi atau entitas dapat memanfaatkan beberapa teknologi, diantaranya adalah teknologi bar code dan Radio Frequency Identification (RFID).
2.4.1 Bar Code
Barcode merupakan sejenis kode yang mewakili data atau informasi tertentu. Kode berbentuk batangan balok dan berwarna hitam putih ini, mengandung satu kumpulan kombinasi batang yang berlainan ukuran yang disusun sedemikian rupa. Kode ini dicetak di atas stiker atau di kotak bungkusan barang. Kode tersebut akan dibaca oleh Barcode Reader, yang akan menterjemahkan kode ini kedalam data / informasi yang mempunyai arti. Di supermarket, barcode reader ini biasanya digunakan oleh kasir dalam pencatatan transaksi oleh customer.
Tidak ada satu standard dari kode batang ini, justru terdapat bermacam-macam standard yang
digunakan untuk berbagai keperluan, industri, maupun berdasarkan tempat digunakannya.
Semenjak 1973, Uniform Product Code [UPC ] diatur oleh Uniform Code Council, sebuah
organisasi industri, yang menyediakan suatu standard bar code yang digunakan oleh
toko-toko ritel. Penemu sistem barcode ini adalah Joe Wodland.
Beberapa barcode standar telah dikembangkan selama beberapa tahun, yang biasa disebut
dengan Simbologi. Simbologi yang digunakan tentunya berbeda untuk aplikasi yang berbeda.
Semisal ketika kita menggunakan huruf miring ataupun tebal, dimaksudkan untuk memperjelas makna tertentu pada teks. Simbologi yang berbeda, seperti “sandi berbentuk batang”, digunakan untuk aplikasi yang berbeda pula. Ketika kita mencetak barcode, kita akan bisa membaca makna sandinya, selama kita menggunakan sandi yang sama, dan dalam
spesifikasi yang diatur dalam standar barcode.
Radio Frequency Identification (RFID) atau Identifikasi Frekuensi Radio adalah sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. Label atau kartu RFID adalah sebuah benda yang bisa dipasang atau dimasukkan di dalam sebuah produk, hewan atau bahkan manusia dengan tujuan untuk identifikasi menggunakan gelombang radio. Label RFID terdiri atas mikrochip slikon dan antena. Label yang pasif tidak membutuhkan sumber tenaga, sedangkan label yang aktif membutuhkan sumber tenaga untuk dapat berfungsi.
Teknologi RFID menjadi jawaban atas berbagai kelemahan yang dimiliki teknologi barcode yaitu selain karena hanya bisa diidentifikasi dengan cara mendekatkan barcode tersebut ke sebuah reader, juga karena mempunyai kapasitas penyimpanan data yang sangat terbatas dan tidak bisa deprogram ulang sehingga menyulitkan untuk menyimpan dan memperbaharui data dalam jumlah besar untuk sebuah item. Salah satu solusi menarik yang kemudian muncul adalah menyimpan data tersebut pada suatu silikon chip, teknologi inilah yang dikenal dengan RFID. Kontak antara RFID tag dengan reader tidak dilakukan secara kontak langsung atau mekanik melainkan dengan pengiriman gelombang electromagnet. Berbeda dengan smart card yang biasa dipakai di kartu telepon atau kartu bank yang juga menggunakan silikon chip, kode-kode RFID tag bisa dibaca pada jarak yang cukup jauh.
RFID sudah banyak digunakan pada pabrik sangat bermanfaat untuk mendukung
rantai manajemen dan pengendalian persediaan. RFID dapat mengidentifikasi objek
secara otomatis, RFID dapat diprediksi akan mengganti barcode yang telah terlebih
dahulu dikenal, Menurut Weis “
One familiar optical barcode is the Universal Produck Code (UPC) yang didesain pada tahun 1973 dan banyak di gunakan padabanyak produk untuk konsumen. Kemajuan produksi dari silikon membuat RFID
berharga murah. Sistem RFID terdiri dari Tag frekuensi Radio atau Transponder dan
Tag reader atau receiver. Tag reader meminta isi yang dipancarkan oleh signal RF.
Menurut Arianto (-), teknologi RFID bergantung pada transmisi data nirkabel melalui
medan elektro magnetik. Jantung teknologi ini adalah perangkat yang dinamakan
dilengkapi dengan sebuah antena mini. RFID tag bisa dibaca dengan sebuah reader
yang dikendalikan komputer tanpa harus membutuhkan direct line-of-sight seperti
halnya pembaca barcode. Jangkauan reader ini bisa mencapai satu meter.Supaya
informasi yang tersimpan di chip bisa dibaca, reader memancarkan medan frekuensi
elektro magnetik yang diterima oleh antena mini di RFID tag. Melalui hubungan
elektronis ini, data yang tersimpan bisa dibaca, diproses dan diedit. Tenaga chip
terintegrasi ini dipasok melalui medan frekuensi radio yang dipancarkan oleh reader,
sehingga RFID tidak membutuhkan sumber tenaga yang terpisah.
Menurut Wilkinson (-), penyederhanaan integrasi perangkat-perangkat RFID dengan aplikasi-aplikasi bisnis berbiaya terjangkau menjadikan perusahaan-perusahaan dapat memperoleh banyak manfaat bisnis dari RFID.
BAB 3
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum PT X
PT. X berdiri tahun 1978 yang didirikan oleh Hartawan Setjodiningrat dengan visi dan optimisme untuk pengembangan produk baru dalam bidang Teknologi Poliuretan. Perusahaan berstatus National Private Company (bersifat nasional ) yang memiliki arti ruang lingkup kerjanya hanya melayani seluruh perusahaan di indonesia. Sejak tahun 1978 Perusahaan telah terlibat dalam eksplorasi , penelitian dan pengembangan aplikasi otomotif dari plastik dan poliuretan. Perusahaan adalah pemimpin industri dalam OEM (Original Equipment Manufacturer / Pabrik Pembuatan Peralatan Asli) berusaha untuk memuaskan klien melalui kebijakan cooperate (kerja sama) atas kualitas tinggi, dengan biaya rendah cepat dalam berbeda yang disesuaikan dengan keinginan dari pelanggan, berikut adalah produk yang sedang atau pernah diproduksi oleh PT X :
