1 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Penggunaan peralatan perkantoran merupakan aspek utama dan sebuah
tuntunan yang tidak bisa ditawar- tawar lagi ketika seorang melangkahkan kaki
untuk memperoleh suatu pekerjaan. Semua itu dibutuhkan suatu ketrampilan dan
harus punya kemauan untuk meningkatkanp engetahuan dan ketrampilan dalam
mengoperasikan peralatan canggih sebagai alat bantu kerja, agar mampu bersaing
di dunia yang semakin canggih saat ini.
Sejalan dengan berkembangnya teknologi informasi saat ini, baik berdampak
positif maupun negatif, tentunya kita tidak mungkin bisa mengelaknya lagi.
Perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat dan perlatan (mesin) kantor
yang dipergunakan semakin canggih, melaju kearah efisiensi kerja. Maka kita
harus mengantisipasinya secara tepat dan cepat agar diperoleh tenaga terampil
yang optimal sesuai bidangnya masing-masing.
Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang
berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai
tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor
(Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat
mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work).
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian teknologi perkantoran?
2. Apa saja teknologi perkantoran di era globalisasi?
3. Apa saja manfaat perkembangan teknologi perkantoran?
4. Apa saja mesin-mesin kantor yang digunakan diera globalisasi?
2 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N 1.3 Tujuan Penulisan Makalah
1. Mengetahui ruang lingkup teknologi perkantoran
2. Mengetahui teknologi perkantoran di era globalisasi
3. Mengetahui manfaat perkembangan teknologi perkantoran
4. Mengetahui mesin kantor yang di gunakan pada era globalisasi
3 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Ruang Lingkup Teknologi Perkantoran
Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan
kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work)
berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work).
Di era globalisasi saat ini, teknologi dalam dunia perkantoran
berkembang sangat pesat, sehingga memberikan pengaruh yang positif
bagi ketenagakerjaan, prosedur kerja, dan hasil kerja dalam dunia
perkantoran itu sendiri. Disamping itu, juga memberikan dampak negatif
yang sangat dirasakan oleh sebagian besar masyarakat.
Berikut adalah manfaat-manfaat yang diperoleh dengan adanya
perkembangan teknologi:
1. Manfaat terhadap ketenagakerjaan, yaitu :
a. Peningkatan mutu tenaga kerja
b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai
2. Manfaat terhadap prosedur kerja, yaitu :
a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan
b. Menyederhanakan prosedur kerja/ memperpendek mata rantai
penyelesaian pekerjaan
c. Memperlancar pekerjaan
4 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N 3. Manfaat terhadap hasil kerja, yaitu :
a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
c. Memenuhi standar mutu tertentu
d.Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis hasil pekerjaan
kantor
Di samping memberikan dampak positif, dengan adanya
perkembangan teknologi perkantoran juga memberikan dampak negatif
yang umumnya sangat dirasakan terutama yang menyangkut
ketenagakerjaan dan penambahan biaya. Dampaknya adalah sebagai
berikut :
1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran
2. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrampilan
tertentu.
3. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan
pemborosan.
4. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang
memerlukan biaya.
2.2 Hubungan Teknologi Informasi dengan Perkantoran
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat
electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan infoemasi
mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin
5 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang
atu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu
buku berukuran sedang. Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap
penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi
antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari
pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua
kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan
dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang
berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat
electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro
elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat
kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan
produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas
komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau
gelombang radio.
Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai
pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat
bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan
6 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N 1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi
sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam
ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan
cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
•\Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks,
terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
•Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan
dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan,
penyimpanan dan pencetakan.
•Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :
•Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
•Menambah kepuasan kerja
•Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output) •Menghemat tenaga
•Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
•Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
•Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.
7 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N •Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
•Memerlukan pelatihan yang memadai
•Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar •Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan
dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan
sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk
mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern,
alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih
yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari
kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti
hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara
penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui
gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang
cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi
makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan
dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan
melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan,
angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin
bertambah jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada
telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos
8 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari
seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik
penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena
informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu
dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks,
faksimile, dan komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan
pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa
tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat
disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian
penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada
gudang arsip dalam bentuk kertas.
2.3 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap
perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu
dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan
berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
9 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor
kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
Mendorong untuk belajar keterampilan baru.
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya.
Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
Implikasi terhadap pemberi kerja.
Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.
Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau
10 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang
dibutuhkan.
Harga teknologi baru ini relatif murah.
Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .
Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
Produktivitas meningkat secara cepat.
Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.
2.4 Ruang Lingkup Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan
orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan
pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula
otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word
processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti
nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut
Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
Para pengguna OA :
11 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan
mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
Sekretaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab
telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, dll.
Tujuan otomatisasi kantor
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan
dan memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan
otomatisasi kantor adalah:
a. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material,
waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
b. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
c. Meningkatkan produksi.
Aplikasi Otomatisasi Kantor 1. Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan
banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang
akan diketik atau dicetak. contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open
12 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N 2. Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan. contoh: yahoo mail, google mail
, dll.
3. Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan
audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi
bentuk audio saat dipanggil.
4. Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil
kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat
13 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik
sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal
pertemuan yang sangat padat.
5. Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama
konfrensi audio yang masih digunakan.
6. Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video.
14 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota
tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan
dipecahkan.
8. Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada
satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.
FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan
dokumen kepada para anggota tim pemecah masalah secara mudah dan
cepat.
9. Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi
dan grafik yang tersimpan.
15 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang
kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas
16 | P e g a t a r M a a j e e T E K N O L O G I P E R K A N T O R A N
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh,
mengolah dan mnyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan system
organisasi. Teknologi imformasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam
pengelolaan kantor yang modern,bahkan bukan hanya dalam kantor saja,semua
bidang sudah banyak membutuhkan.
Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro
elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan kantor
diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan
laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman surat maupun tata laksana
arsip/filing.
Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh
terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat
secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak
yabg positifd maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri.
Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran erat kaitannya
dengan otomatisasi kantor, pekerjaan kantor yang mengalami otomatisasi dengan
teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat
elektronik (electronik mail), voice mail., kalender elektronik (electronik
calendaring), konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi
