Dalam konteks SCM, purchasing
(pembelian) dapat didefinisikan sebagai
“the act of obtaining merchandise,
capital equipment, raw material,
services, or maintenance, repair, and
operating supplies in exchange for
money or its equivalent”
Klasifikasi Pembelian
Merchant (Pedagang)
Membeli dengan tujuan menjual kembali
Membeli barang dalam volume besar untuk mengambil
keuntungan dari diskon yang diberikan dan insentif lainnya seperti biaya transportasi dan penyimpanan yang efisien
Konsolidasikan barang, memberikan layanan logistik
Pembeli Industri (Industrial buyer)
Membeli barang mentah (bahan baku) untuk tujuan diolah
Juga membeli layanan,
Aturan Pembelian dalam
sebuah organisasi
Tujuan Utama Kegiatan Pembelian :
1. Menjamin tidak terganggunya aliran bahan-bahan mentah dengan biaya total minimum,
2. Memperbaiki kualitas dari barang yang diproduksi, dan
3. Memenuhi kepuasan pelanggan
Kontribusi pembelian pada
tujuan-tujuan tersebut dengan :
Secara aktif mencari material-material yang lebih baik dan supplier-suplier yang lebih reliabel,
Bekerja dekat dengan suplier-suplier strategis untuk meningkatkan kualitas dari material-material, dan
Proses Pembelian
Pembelian secara manual
Proses lama,
cenderung terjadi kesalahan dikarenakan adanya
aktivitas “data entry” yang berulang pada tiap tahap proses pembelian
Step 1-Daftar permintaan Material/ Pembelian = (Material Requisition (MR))- Barang yang diminta, jumlahnya , dan Tanggal jatuh tempo pengiriman sudah harus jelas.
Step 2- The Request for Quotation (RFQ)- Pembeli
mengidentifikasi pihak-pihak yang dapat menyediakan barang tersebut dan membuat RFQ.
Sistem Pembelian tradisional
manual
Principles of Supply Chain Management: A Balanced Approach by Wisner, Leong, and Tan.
Electronic Procurement (
e-Procurement
)
Step 1- Material user inputs a materials requisition- relevant information such as quantity and date needed.
Step 2- Materials requisition submitted to buyer- at purchasing department (hardcopy or electronically).
Step 3- Buyer assigns qualified suppliers to bid-
Product description, closing date, & conditions are given.
Sistem Pembelian berbasis
internet
Prepares Material Requisition (MR) - input informatioan into computer system
MR is printed out or transmitted electronically
Buyer reviews material requisition
Material user Purchasing Department/ Buyer
Extract and
merges materials requisition data into internet- bases B2B system
Assign suppliers to requisition on B2B system for bidding and spesific closing date and other conditions Collects and
reviews bid submitted by suppliers through internet based B2B system or fax
Selects a supplier based on quality, cost and delivery performance, then issues a purchase order
Purchase order (PO) (electronic or hard copy)
Supplier
Purchase order (PO)
Advantages for the
e-Procurement
System
Time savings
Lebih efisien dalam pemilihan supplier,
permintaan proses PO, dan dalam pembelian berulang
Cost savings
Menjangkau lebih banyak supplier, staff
pembelian yang sedikit, biaya administratif yang lebih rendah, dll
Accuracy
Advantages for the
e-Procurement
System cont...
Real time
Memungkinkan pembeli memberikan penawaran dan supplier
memberikan respon 24 jam 7 hari per minggu
Mobility
Pembeli dapat memberikan penawaran,mengecek status
penawaran, dan berkomunikasi dengan supllier tanpa batasan lokasi geografis dan waktu
Trackability
Audit dapat dilacak dari semua bentuk transaksi dalam bentuk
elektronik
Management
Sistem dapat dirancang untuk menyimpan informasi penting
mengenai supplier
Benefits to the suppliers
Mencangkup lebih mudahnya untuk menerima tawaran
Small Value Purchase Orders
Processing costs can be substantial. Small value purchases should be minimized through:
Procurement Credit Card/ Corporate Purchasing Card
Kartu kredit dengan limit yang ditentukan
Blank Check Purchase Orders
Cek dengan harganya dikosongkan , dengan
keterangan “tidak berlaku untuk jumlah tertentu”,
ketika material dikirimkan supplier memasukan harga pada cek kosong tersebut dan mencairkannya
Small Value Purchase Orders,
cont....
Blanket or Open-End Purchase Orders
Blanket PO - Pembelian dengan pengiriman
berulang pada periode tertentu
Open-End - Dapat dilakukan renegosiasi
mengenai jenis barang tambahan dan
“expiration dates”
Stockless Buying or System Contracting
Perpanjangan dari blanket purchase order
Supplier menyediakan barang kepada
Small Value Purchase Orders,
cont....
Petty Cash
Jumlah kecil uang tunai yang dikelola kasir atau level midmanager
Digunakan untuk pembayaran-pembayaran dengan jumlah yang tidak terlalu besar, sehingga tidak
diperlukan cek
Standardization & Simplification of Materials &
Components
Standarisasi = Material yang sama digunakan untuk beberapa jenis produk
Simplification = Pengurangan jumlah komponen,
Accumulating Small Order to create a
large order
Penggabungan order-order dengan jumlah kecil menjadi satu order dengan jumlah besar
Minimasi biaya transport dan biaya order
Using a Fixed Order Interval for Spesific
Categories of Materials/ Supplies
Mengendalikan order dengan jumlah kecil dengan
Sourcing Decisions: The
Make-or-Buy Decision
Outsourcing -buying materials and components from
suppliers instead of making them in-house. The trend has moved toward outsourcing.
Backward integration refers to acquiring sources of
supply
Forward integration refers to acquiring customer’s
operations.
Sourcing Decisions: The
Make-or-Buy Decision- Cont.
Reasons for Buying or Outsourcing
Cost advantage: Especially for components that are non-vital to the organization’s operations.
Insufficient capacity: A firm may be at or near capacity.
Lack of expertise: Firm may not have the necessary technology and expertise.
Sourcing Decisions: The
Make-or-Buy Decision- Cont.
Reasons for Making
Protect proprietary technology
No competent supplier
Better quality control
Use existing idle capacity
Control of logistics- lead-time
transportation, and warehousing cost
The make-or-buy Break Event
Analysis
Misalkan diketahui data-data sbb:
Jumlah kebutuhan barang 15,000 unit
Cost Make Buy
Fixed Cost Rp 25,000 Rp 500
Break-even analysis
Break event point dicari dengan
mengatur dua pilihan yang tersedia
dengan jumlah yang sama dan
menentukan nilai Q
25,000 + 5Q = 500 + 7Q
7Q – 5Q
= 25,000 – 500
2Q
= 24,500 unit
Total cost at break even point, TC
BE
25,000 + 5 (12,250) = 86,250
Total cost for make option, TC
M
25,000 + 5 (15,000) = 87,250
Total cost for buy option, TC
BSourcing Decisions: The
Make-or-Buy Decision- Cont.
Keputusannya??
Pembelian kurang
dari 12,250 unit,
pilihan untuk
membeli lebih
menarik
Pembelian lebih dari
12,250 unit, pilihan
untuk membuat
lebih menarik,
karena kebutuhan
barangnya 15,000
unit, maka pilihan
untuk membuat
Roles of Supply Base
Supply Base- Daftar supplier yang digunakan oleh
perusahaan untuk memenuhi kebutuhan material, jasa, persediaan, dan peralatan
Perusahaan menekankan strategi konsolidasi jangka panjang dengan aliansi supplier dengan mengurangi
variasi barang yang dibeli, menghasilkan daftar supplier yang semakin kecil.
Supplier sebaiknya dapat memberikan:
Early supplier involvement
Information on the latest trends in materials, processes, or designs
Information on the supply market; price increase, political situations that may threathen supplies or vital material
Capacity for meeting unexpected demand; and
Supplier Selection
Product and process technologies
Willingness to share technologies and information
Communication capability
Location
Service
How Many Suppliers to Use
Reasons Favoring a Single Supplier
To establish a good relationship
Less quality variability
Lower cost
Transportation economies
Proprietary product or process purchaces
Volume too small to split
Reasons Favoring More than One Supplier
Need capacity
Spread risk of supply interruption
Create competition
Information
Dealing with special kinds of business
Purchasing: Centralized vs.
Decentralized
Purchasing Organization dependent on many factors, such as market conditions & types of materials required.
Centralized Purchasing- purchasing department
located at the firm’s corporate office makes all the purchasing decisions.
Decentralized Purchasing- individual, local
Purchasing: Centralized vs.
Decentralized
Advantages-
Centralization
Concentrated volume-
leveraging purchase volume
Avoid duplication
Specialization
Lower transportation costs
No competition within units
Common supply base
Advantages-
Decentralization
Closer knowledge of
requirements
Local sourcing
Less bureaucracy
International Purchasing/Global
Sourcing
Global
sourcing- Opportunity to improve quality, cost, and delivery performance.
Requires additional skills and knowledge to deal with
international suppliers, logistics, communication, political environment, and other issues.
Import broker or sales agent- performs service for a fee.
Import merchant- buys and takes title to the goods.
