BAB 1 PENDAHULUAN
Oleh : 0327086504_Usman Gultom, S. Kom, M. Kom
1.1 Latar Belakang Masalah
Seiring berjalannya waktu dan semakin tingginya tuntutan akan layanan pelanggan dalam hal ini layanan yang bermuara pada proses belajar-mengajar di yayasan pendidikan Bethel Indonesia, yang mana hal tersebut memerlukan dukungan dari setiap komponen yang terkait. Mengacu pada hal tersebut di atas, masih ditemukan pada titik-titik tertentu kurangnya dukungan pelayanan yang memadai untuk terlaksananya proses belajar mengajar, hal ini ditemukan pada saran serta komplain dari pelanggan. Untuk menindak lanjuti hal tersebut pihak yayasan dalam hal ini yang diwakili oleh bagian personalia melakukan pembenahan secara administratif. Pembenahan yang dilakukan oleh personalia yang menjadi latar belakang masalah dan menjadi inti utama dari penelitian yang kami lakukan yakni kelemahan dari media monitoring jam kedatangan dan jam kepulangan karyawan (mesin absensi sistem kartu Amano) yang memungkinkan pelaksanaan absen kedatangan dan kepulangan karyawan dapat dilakukan oleh orang yang tidak mempunyai hak dan wewenang.
Tingkat kekuatan peralatan atau Device yang digunakan dalam monitoring jam kedatangan dan kepulangan pegawai / karyawan mempunyai dampak yang sangat luas dalam pelaksanaan proses belajar dan mengajar pada YAYASAN PENDIDIKAN KRISTEN BETHEL, hal tersebut mempunyai dampak atau impact terhadap kuantitas dan kualitas pelayanan terhadap pelanggan kurang memadai.
Salah satu peralatan yang saat ini masih banyak digunakan dalam monitoring kedatangan dan kepulangan pegawai / karyawan adalah peralatan absensi amano adalah sistem monitoring kedatangan dan kepulangan karyawan dengan menggunakan kartu absensi bagi setiap karyawan. Adapun kelemahan dari sistem absensi ini adalah terjadinya penyalah gunaan hak dan kewajiban dalam pelaksanaan absen antar karyawan (absen fiktif), yang mengakibatkan terjadinya jam kerja karyawan yang tidak sesuai dengan jam kerja yang sesuai dengan standar organisasi.
dengan membangun beberapa sekolah, mulai dari sekolah dasar hingga ke tingkat SLTA. Untuk mencapai sasaran yang ingin dicapai perguruan, perlu dilakukan perbaikan-perbaikan secara bertahap untuk contoh kasus saat ini adalah perbaikan sistem absensi kartu amano yang sudah terasa ketinggalan serta sudah kurang mendukung untuk pencapaian sasaran yang ingin dicapai.
1.2 Identifikasi Masalah
Peralatan absensi yang masih menggunakan absensi kartu karyawan, dimana dengan model absen tersebut pelaksanaan absen kedatangan dan kepulangan dapat dilakukan oleh orang lain, kondisi tersebut dapat mengakibatkan :
1. Terjadinya manipulasi jam kedatangan dan kepulangan seorang pegawai / karyawan 2. Total jam kerja harian tidak sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.
3. Pembayaran gaji / honor tidak sesuai dengan total jam kerja nyata.
4. Terjadinya kemungkinan gangguan pada pelayanan proses belajar mengajar.
1.3 Perumusan Masalah
Penelitian ini dilakukan pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel Petamburan Jakarta Pusat, sesuai dengan judul penelitian ini, untuk itu penulis menguraikan rumusan masalah penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana dampak penerapan teknologi informasi “ Mesin Absensi Sidik Jari” terhadap dukungan proses belajar mengajar ?
2. Apakah dengan penerapan sistem ini dapat mendukung pelaksanaan tertib administrasi di bagian kepegawaian ?
3. Apakah Penerapan Sistem ini dapat mendukung pencapaian pemenuhan jam kerja standar bagi setiap karyawan ?
1.4 Batasan Masalah
1.5 Maksud dan Tujuan
Maksud penelitian ini adalah untuk penerapan dan pengembangan ilmu pengetahuan yang telah ditetapkan pada “ STMIK JAYAKARTA”.
Tujuan Penelitian yang dilakukan yaitu :
1. Penerapan sistem monitoring jam kedatangan dan kepulangan pegawai / karyawan menggunakan mesin absensi finger scan pada YAYASAN PERGURUAN BETEL. 2. Dengan pemanfaatan tehnologi finger scan, jam kedatangan dan kepulangan
karyawan dapat dilakukan sesuai dengan kenyataan atau actual time arrival. 3. Pelaksanaan absensi fiktif dapat dihindarkan.
4. Pembayaran gaji / honor sesuai dengan jam kerja nyata. 1.6 Kerangka Pemikiran
Yang menjadi fokus utama dari penelitian ini adalah Manfaat Teknologi Informasi dalam hal ini Mesin Absensi Sidik Jari atau Scan Finger Machine dalam memonitor jam kerja pegawai / karyawan pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel Petamburan Jakarta Pusat. Jam kerja standar yang sudah ditetapkan yayasan adalah dimulai pukul 6.30 WIB sampai dengan pukul 14.30 WIB.
1.7 Metode penelitian
Untuk mendukung dan memudahkan penulis untuk melakukan analisa dalam rangka membangun satu sistem monitoring jam kedatangan serta kepulangan pegawai / karyawan, penulis melakukan penelitian dengan beberapa metode antara lain:
1. Observasi
Dengan melakukan peninjauan dan pengamatan secara langsung ke lokasi objek dilakukannya penelitian ini.
Melaksanakan tinjauan langsung dengan bagian personalia yang bertanggung jawab dalam mengelola data karyawan / pegawai.
2. Studi Kepustakaan
Penulis melakukan pengumpulan data melalui buku-buku referensi di perpustakaan.
1.8 Sistimatika Penulisan
memonitoring kehadiran pegawai / karyawan pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel Jakarta, penelitian ini dibagi dalam lima bab, secara garis besar bab per bab disusun dengan struktur :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini dengan muatan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA
Pada bab ini berisi membahas tentang landasan teori yang digunakan mengenai penggunaan tehnologi mesin absensi sidik jari atau finger scan tinjauan literature yang merupakan rangkuman kritis atas semua literature yang menunjang proses dalam melakukan telaah atas masalah yang diteliti.
BAB 3 ANALISA SISTEM
Menguraikan rangkaian metode / prosedur yang dilaksanakan dalam rangka mendapatkan penyelesaian atas pertanyaan yang ada dalam rumusan masalah penelitian.
BAB 4 PERANCANGAN
Bab ini menguraikan hasil pengolahan data atau teori / model yang dibangun dengan cara sedemikian rupa hingga makna dan kontribusi penelitian disajikan dan dirumuskan dengan jelas.
BAB 5 PENUTUP
BAB 2 KAJIAN PUSTAKA
A. Sistem Monitoring Kehadiran Pegawai / Karyawan A1. Pengertian Sistem
menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen sistem. Sistem yang menekankan pada prosedur menurut (Jogiyanto ; 2005:196): “ Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk penyelesaian suatu sasaran tertentu”.
Sistem yang menekankan pada elemen menurut [Fit81] : “Sistem adalah suatu seri dari komponen-komponen yang saling berhubungan, bekerjasama di dalam suatu kerangka kerja tahapan yang terpadu untuk menyelesaikan, mencapaisasaran yang telah ditetapkan sebelumnya”. Dari kedua definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan namun yang berbeda hanyalah dari segi cara pendekatannya. Secara umum pengertian sistem adalah sekumpulan ketentuan, aturan dan instruksi yang saling berinteraksi atau berhubungan dan saling bekerja sama dalam upaya pencapaian suatu sasaran.
A1.1 Elemen Sistem a. Tujuan
Tujuan dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem
b. Batasan
Dalam mencapi suatu tujuan dari sistem dibutuhkan batasan-batasan suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Kontrol
Kontrol merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa asal ,masukan, frekuensi, masukan data dan jenis masukan.
d. Input / Masukan
Input atau masukan merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk
menerima data dapat berupa asal masukan, frekuensi masukan data dan jenis masukan data.
e. Proses
Proses merupakan bagian yang mengolah data menjadi informasi sesuai dengan keinginan pemakai.
f. Output / Keluaran
Output / keluaran merupakan keluaran atau tujuan dari sistem yang didapat dari input dan proses yang dilakukan.
Dalam suatu sistem yang baik dibutuhkan adanya umpan balik yang tujuannya sebagai perbaikan dan pemeliharaan.
A1.2. Karakteristik Sistem
Sistem mempunyai beberapa macam karakteristik, yaitu : a. Mempunyai Komponen
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak.
b. Mempunyai Batas
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem.
c. Mempunyai Lingkungan atau Environments
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem.
d. Mempunyai Penghubung / Antar Muka atau Interface
Antar komponen penghubung /antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen.
e. Mempunyai Masukan atau Input
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
f. Mempunyai Pengolahan atau Processing
Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.
g. Mempunyai Keluaran atau Output
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
h. Mempunyai sasaran
i. Mempunyai Kendali atau controll
Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing.
j. Mempunyai Umpan Balik atau Feed back
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali atau control sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
Sistem Dapat diklasifikasikan :
1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalah” sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, contoh : Sistem teologia. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, contoh : Sistem Komputer.
2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Sistem Alamiah adalah sistem yangterjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh manusia, contoh : Sistem Rotasi Bumi. Sedangkan Sistem Buatan Manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi manusia dengan mesin, contoh : Sistem Monitoring.
3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probablistic System) Sistem tertentu beroperasi dengan tinkgkah laku yang sudah dapat diprediksi
A2. Monitoring
Bahkan beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan (Iis Prasetyo Juni 2009). Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau monitoring. Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring).
Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin. Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai berikut:
Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.
Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.
Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.
Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.
Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.
supervisi). Monitoring, pengawasan, dan supervisi memiliki perbedaan antara satu dengan yang lainnya. Pengawasan dilakukan terhadap orang-orang yang mengelola program. Supervisi dilakukan terhadap pelaksanaan program, sedangkan monitoring dilakukan terhadap komponen-komponen program. Monitoring selain berkaitan dengan pengawasan dan supervisi, mempunyai hubungan erat dengan penilaian program.
Pengumpulan data atau informasi dalam monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kenyataan yang sebenarnya dalam pelaksanaan program yang dipantau. Sasaran monitoring adalah kelangsungan program dan komponen-komponen program yang mencakup input, proses, output dan outcome. Pihak yang melakukan monitoring adalah pengelola program dan atau tenaga profesional yang diberi tugas khusus untuk memonitor pelaksanaan program. Hasil monitoring digunakan untuk meluruskan atau memperbaiki program. Perbaikan program itu sendiri dilakukan dalam kegiatan supervisi, bukan dalam kegiatan monitoring.
lainnya. Walaupun tekanannya berbeda, keduanya mempunyai arah yang sama yaitu untuk meningkatkan efektivitas program atau sistem (Iis Prasetyo Juni 2009).
A2. Tujuan Monitoring
Secara umum monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program proses pembelajran yang sedang berjalan, dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan program akan segera mempersiapkan kebutuhan dalam pembelajaran tersebut. Kebutuhan bisa berupa biaya, waktu, personel, dan alat. Pelaksanaan program akan mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan, berapa lama waktu yang tersedia untuk kegiatan tersebut.
Dengan demikian akan diketahui pula berapa jumlah tenaga yang dibutuhkan, serta alat apa yang harus disediakan untuk melaksanakan program tersebut. Secara lebih terperinci monitoring bertujuan untuk :
a. Memeriksa kembali strategi pelaksanaan program sebagaimana sudah direncanakan setelah membandingkan dengan kenyataan di lapangan.
b. Menemukan permasalahan yang berkaitan dengan penyelenggaraan program. c. Mengetahui faktor-faktor pendungkung dan penghambat penyelenggaraan
program.
Berdasarkan definisi sistem dan monitoring, dapat disimpulkan Sistem Monitoring adalah suatu sistem yang berfungsi melakukan pengawasan secara teratur dan berkesinambungan untuk memastikan tingkat kesesusaian pelaksanaan sebuah proses. Dari hasil pelaksanaan monitoring dapat diketahui kelemahan serta kelebihan suatu sistem yang diterapkan. Setelah membahas tentang sistem, monitoring, tujuannya serta definisi sistem monitoring berikutnya dilanjutkan pada tahap metode yang akan digunakan dalam pengembangan sistem, dalam hal ini pengembangan sistem monitoring kehadiran karyawan / pegawai pada Yayasan Pendidikan Kristen Bethel.
A3. Metode Pengembangan Sistem
pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem. Telah diuraikan sebelumnya bahwa yang melatar belakangi rencana pengembangan sistem (penelitian) ini adalah hasil evaluasi dari sistem yang sedang berjalan yakni ditemukannya beberapa kelemahan – kelemahan dari sistem tersebut yang dampaknya sangat menggangu proses-proses yang terdapat dalam organisasi / yayasan. Adapun tahapan – tahapan pengembangan sistem dalam SDLC atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah sebagai berikut :
a. Survey dan Perencanaan Sistem (System Planning)
Tahap ini adalah tahap melakukan survey agar mempunyai gambaran mengenai sistem yang sedang berjalan. Perencanaan Sistem merupakan pedoman
untuk melakukan pengembangan sistem, dengan adanya perencanaan sistem, pengembangan sistem diharapkan dapat berjalan dengan baik.
b. Analisis Sistem (System Analysis)
Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem yang diusulkan,menentukan garis batas sistem dan pengumpulan data, menentukan persyaratan hardware dan software serta mengindentifikasi kebutuhan informasi para pemakai sistem. c. Desain Sistem (System Design)
Desain sistem merupakan tahapan untuk mendefinisikan kebutuhan – kebutuhan fungsional mempersiapakan rancang bangun implementasi, menggambarkan sistem yang akan dibentuk serta mengkonfigurasi komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
d. Pembuatan Sistem
Perancangan sistem yang dikembangkan dari desain yaitu termasuk tahap pemograman. Tahap pemograman adalah menterjemahkan skema fisik kedalam struktur database yang akan menjadi sistem final atau akhir. Pada tahap ini dilakukan pembuatan program komputer atau program aplikasi yang baru atau modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya.
e. Implementasi Sistem (System Implementation)
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Adapun langkah – langkahnya antara lain :
Menerapkan rencana implementasi
Melakukan kegiatan implementasi
f. Pemeliharaan Sistem (System Maintenace)
Pada tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan penggunaan dan pemeliharaan sistem database yang baru. Kegiatannya mencakup pemantauan kinerja dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan perlu tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodivikasi (Henry C. Lucas Junior 2010, Structured System Development Life Cycle Method)
Di bawah ini ditampilkan gambar bagaimana tahapan – tahapan dalam SDLC berlangsung.
Gamabar 2.1 Siklus Pengembangan Hidup Sistem atau SDLC
B. Metode Pencatatan Kehadiran Karyawan / Pegawai
khusus untuk mencatat kehadiran dan ketidakhadiran karyawan agar keberadaan karyawan dalam melakukan aktifitas kerja tercatat dengan baik. Banyak cara atau yang lebih dikenal dengan istilah sistem monitoring yang digunakan untuk memonitor pelaksanaan absensi karyawan, dimana semuanya itu bertujuan untuk upaya pencapaian sasaran organisasi secara maksimal.
Sistem Monitoring Kehadiran Pegawai / Karyawan adalah Sistem yang berfungsi mengawasi pencatatan jam kedatangan serta jam pulang kerja karyawan pada suatu kantor pemerintahan maupun swasta. setiap pegawai / karyawan terkait jam kerjanya dimulai dari jam kedatangan dan jam pulang seorang pegawai / karyawan. Dalam suatu instansi baik pemerintah maupun swasta sudah ditetapkan satu sistem yang berlaku mengenai jam kerja seorang pegawai / karyawan, adapun komponen – komponen terkait jam kerja tersebut yaitu : Jam mulai bekerja sampai dengan jam akhir bekerja. Tercapainya standar jam kerja departemen atau perusahaan yang diterapkan, dalam pelaksanaanya harus didukung oleh adanya satu sistem monitoring yang baik didalam pelaksanaan absensi jam kedatangan dan jam pulang pegawai / karyawan serta rasa tanggung jawab yang tinggi dari setiap pegawai terhadap jam kerja setiap hari dari perusahaan. Salah satu sistem monitoring (alat pencatat) kedatangan dan pulang pegawai / karyawan yang popular dan banyak digunakan adalah sistem pencatatan dengan model kartu (kartu ceklok) Amano. Awalnya penggunaan monitoring dengan kartu absensi dirasa cukup efektif yaitu dapat mendukung dalam memonitor waktu kedatangan dan waktu pulang pegawai / karyawan dalam pelaksanaan sistem kerja yang sudah ditetapkan, namun seiring berjalannya waktu ditemukan banyaknya kelemahan yang sangat signifikan dari sistem monitoring ini yang dapat mengganggu serta merugikan instansi atau perusahaan yaitu kemungkinan terjadinya pelaksanaan absen fiktif oleh seorang pegawai dimana kondisi tersebut juga yang menjadi objek dari penelitian yang dilakukan pada Yayasan Perguruan Kristen Bethel.
digunakan dalam memonitor jam kedatangan dan jam pulang pegawai pada saat ini masih menggunakan tehnologi model absen kartu ceklok (konvensional), dimana pola kerja model ini adalah dengan membaca fitur pada kartu absen. Dari pengamatan penulis selama berlangsungnya penelitian ini, pelaksanaan monitoring jam kedatangan dan jam pulang dengan menggunakan mesin kartu absensi terdapat kelemahan yang sangat mendasar dan secara garis besar akan merugikan instansi, yaitu dengan model ini pelaksanaan absensi kedatangan dan absensi kepulangan dapat dilakukan oleh orang yang tidak berkompeten (dengan titip absen), sehingga akan ditemukan jam kerja standar seorang pegawai yang ditetapkan instansi/yayasan tidak sesuai dengan jam kerja nyata di lapangan yang disebabkan oleh lemahnya sistem monitoring jam kedatangan dan kepulangan pegawai / karyawan tersebut, semuanya itu dapat berlangsung disebabkan oleh adanya sisi kelemahan tehnologi yang dimanfaatkan oleh para karyawan / pegawai. Kondisi tersebut bisa menimbulkan dampak pada lemahnya tanggung jawab pegawai / karyawan terhadap pekerjaan, yang berakibat pada terganggunya setiap proses yang ada dalam instansi / yayasan. Dalam rencana perbaikan / pembenahan, selain pembenahan kelemahan dari sisi penggunaan tehnologi, juga perlu membenahi dari sisi sumberdaya manusia (Prof DR H Abdurrahmat Fathoni, M.SI). Salah satu indikator kedisiplinan pegawai, dapat dilihat dengan adanya pemenuhan kehadiran bekerja pada jam kerja kantor yang telah ditentukan, sesuai dengan peraturan yang berlaku dengan melibatkan proses pengendalian kinerja agar berhasil guna dan berdaya guna secara rutin dalam tugasnya sehari-hari di kantor, hal ini dapat dicapai bila ada dukungan yang baik dari setiap komponen-komponen dari sistem kerja yang sudah ditetapkan.
Dari paparan di atas serta pendapat para ahli, bahwa perlu dilakukan suatu pembenahan terhadap kelemahan sistem yang lama dalam hal ini : penggunaan teknologi dalam memonitor jam kehadiran pegawai, pembenahan mental sumberdaya manusia, serta mekanisme-mekanisme yang lain, sehingga tercipta suatu sistem kerja yang baik dan solid, oleh karena itu penulis sesuai dengan judul dari peneliatian ini yaitu Pemanfaatan Teknologi Informasi Untuk Memonitor Jam Kerja Karyawan dalam hal ini alat yang akan digunakan dalam mendukung penelitian ini yakni mesin absensi Sidik Jari atau Finger Scan Machine.
Mesin absensi sidik jari atau scan finger machine adalah mesin absensi dengan teknologi biometrik. Biometrik berasal dari bahasa Yunani yaitu bios artinya hidup dan metron yang artinya mengukur. Dalam dunia teknologi informasi biometrik sangat relevan dengan teknologi yang digunakan untuk menganalisa fisik dan perilaku manusia dalam autentifikasi atau validasi pengguna (wikipedia.org/wiki/Biometrik). Pengidentifikasian dengan biometrik sangat khas, karakteristik yang terukur digunakan untuk mengidentifikasi individu, dua kategori pengidentifikasi biometrik meliputi karakteristik fisiologis dan perilaku. Karakteristik fisiologis berhubungan dengan bentuk tubuh yakni sidik jari, pengenalan wajah, DNA, telapak tangan, geometri tangan dan bau / aroma. Karakteristik perilaku terkait perilaku sesorang.
Dari sekian banyak teknologi biometrik, penggunaan teknologi sidik jari yang paling banyak digunakan disebabkan tingkat akurasinya lebih baik serta harganya relativ lebih murah dari pada teknologi biometrik yang lain. Peralatan ini bekerja dengan metoda mengambil gambar dari sidik jari dan membedakan setiap pola atau alur dari sidik jari tersebut kemudian memutuskan apakah pola alur sidik jari dari gambar yang diambil sama dengan pola alur sidik jari yang ada dalam database yang telah tersimpan pada saat dilakukan endroll (Darma Putra 2009). Beberapa tehnik pembacaan sidik jari oleh mesin absensi sidik jari tersebut, antara lain:
Optis
Dengan tehnik ini, pola sidik jari direkam atau discan dengan menggunakan cahaya. Alat perekam (fingerprint scanner) yang digunakan adalah berupa kamera digital. Tempat untuk meletakkan ujung jari disebut permukaan sentuh (scan area). Di bawah scan area, terdapat lampu atau pemancar cahaya yang menerangi permukaan ujung jari. Hasil pantulan cahaya dari ujung jari ditangkap oleh alat penerima yang selanjutnya menyimpan gambar sidik jari tersebut ke dalam memori.
Kelemahan metode ini adalah hasil scanning sangat tergantung dari kualitas sidik jari, jika kualitas sidik jari miskin (poor) atau luka, maka kualitas hasil pembacaan akan tidak bagus. Kelemahan lain adalah tehnik ini bisa diakali dengan jari palsu. Tapi tehnik ini mempunyai keuntungan mudah dilakukan dan tidak membutuhkan biaya yang mahal.
Ultra Sonik
kulit. Suara frekuensi tinggi tersebut dibuat dengan menggunakan transducer piezoelectric. Setelah itu, pantulan energi tersebut ditangkap menggunakan alat yang sejenis. Pola pantulan ini dipergunakan untuk menyusun citra sidik jari yang dibaca, dimana dengan cara sperti ini, tangan yang kotor tidak menjadi masalah. Demikian juga dengan permukaan scanner yang kotor tidak akan menghambat proses pembacaan.
Kapasitans
Tehnik ini menggunakan cara pengukuran kapasitant untuk membentuk citra sidik jari. Scan area berfungsi sebagai lempeng kapasitor, dan kulit ujung jari berfungsi sebagai lempeng kapasitor lainnya. Karena adanya ridge (gundukan) dan valley (lembah) pada sidik jari, maka kapasitas dari kapasitor masing-masing orang akan berbeda. Kelemahan ini adalah adanya listrik statis pada tangan. Untuk menghilangkan listrik statis ini, tangan harus digrounding.
Thermal
Tehnik ini menggunakan perbedaan suhu antara ridge (gundukan) dengan valley (lembah) sidik jari untuk mengetahui pola sidik jari. Cara yang dilakukan adalah dengan menggosokkan ujung jari (swap) ke scan area. Bila ujung jari hanya diletakkan saja, dalam waktu singkat, suhunya akan sama karena adanya proses keseimbangan.
Demikian beberapa tehnik pembacaan mesin absensi sidik jari, hal ini juga snagat berperan dalam menentukan model yang akan digunakan dalam penelitian (http://masthink.wordpress.com/2012/11/13/teknis-dan-cara-kerja-mesin-sidik-jari-finger-print/).
B.1 Jenis-Jenis Mesin Sidik Jari atau Finger Print. 1a. Magic Pass Fingerprint Access Control
jam masuk kantor, jam istirahat kantor, jam keluar kantor, dan juga waktu untuk kembali bekerja. Pemilik juga dapat mencetak Report yang telah disimpan dengan menggunakan Software. Dengan menggunakan alat ini, system security pemilik perkantoran menjadi lebih efisien. Magic Pass didesain dengan system TCP/IP sehingga dapat diintegrasikan dengan Network. Selain itu cover mesin tersedia dalam berbagai warna sehingga dapat disesuaikan dengan interior rumah / bangunan ( http://www.griyatekno.com/magic-pass-fingerprint-access-control-p-354.html).
Gambar 2.1 Magic Pass Fingerprint Access Control
1b. MesinAbsensi Sidik Jari A-2000
Mesin absensi sidik jari yang dirancang secara khusus sehingga dapat bekerja secara Mobile karena telah di lengkapi internal litium baterai didalamnya dan USB Charger untuk dapat menerima power hanya dari kabel USB saja. Mesin ini tidak memerlukan installasi di dinding dan kabeling yang rumit, tinggal diletakan di meja saja, langsung dapat beroperasi. Mesin ini juga telah dilengkapi dengan kabel usb untuk koneksi ke Komputer.
Fitur-fitur software absensi sidik jari A-2000 :
Pengaturan Karyawan (manage karyawan)
Mengelola shift kerja (mengelola model kerja karyawan)
Perhitungan keterlambatan, pulang cepat, lembur, dan jumlah jam kerja.
Fasilitas mencatat : sakit, ijin, dan cuti, serta koreksi transaksi absensi.
Jangka laporan bisa harian, bulanan, laporan bentuk terperinci, dan rekapituliasi.
Perhitungan Gaji dan Formulanya, serta dapat langsung mencetak Slip Gaji Karyawan.
Tersedia juga Free SDK (Software Development Kit), manual dan contoh source code untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.
Kelebihan-kelebihan Mesin Absensi Sidik Jari A-2000 :
Internal litium baterai, mesin ini telah dilengkapi baterai litium internal, sehingga dapat beroperasi meskipun padasaat kondisi listrik padam.
USB Charger, mesin ini mengunakan port USB untuk input arus listriknya, sehingga selain dari power listrik, mesin ini dapat juga menerima power input dari USB Port yang ada di PC, Laptop bahkan colokan power rokok di mobil. Data absensi dapat ditarik ke komputer, lalu mencetak berbagai macam laporan kehadiran, dan dapat juga digunakan untuk perhitungan laporan pengajian.
1c. Mesin Absensi Sidik Jari Magic Plus Attendance System
Mesin Absensi Sidik Jari Magic Plus Attendance System adalah mesin absensi sidik jari yang menggunakan teknologi biometric yang terbaru, dimana pemaki dapat menggunakan kombinasi Sidik Jari ( fingerprint) atau Password. Peralatan ini didesain baik untuk hotel, apartement, multi family houses, perkantoran maupun untuk sekolah- sekolah. Pemilik juga dapat mencetak laporan atau report yang telah disimpan dengan menggunakan software. Selain dilengkapi dengan text navigator, alat ini juga ini disertai dengan voice navigator untuk memudahkan penggunaan (http://wahanasukses.com/index.php/fingerprint/absensi-sidik-jari.html?
dir=desc&limit=25&mode=list&order=position).
Gambar 2.2 Mesin Absensi Sidik Jari Magic Plus Attendance System
1d. Mesin Absensi Sidik Jari Magic SSF Access Time Attendance
Magic SSF adalah Finger print Reader yang juga dilengkapi dengan USB port. Dengan adanya USB port data absensi sidik jari dapat di simpan (bakck-up) ke media lain dengan mudah. Magic SSF ini didesain baik untuk hotel, apartement, multi family houses, perkantoran maupun untuk sekolah- sekolah. Alat ini juga dilengkapi dengan sensor dan algoritma dalam mengidentifikasikan pengguna yaitu berupa sensor sidik jari dan PIN. Reader ini telah dilengkapi dengan software yang memungkinkan pengguna mencetak berbagai jenis laporat atau report yang berkaitan dengan absensi atau time attendance ( http://www.griyatekno.com/magic-ssf-access-time-attendance-p-408.html)
Gambar 2.3 Mesin Absensi Sidik Jari Magic SSF Access Time Attendance
1e.Mesin Absensi Sidik Jari Nitgen Fingerprint Access Control
kombinasinya. Dengan menggunakan alat ini sistem absensi (Time Attendance) dan akses kontrol pintu menjadi lebih terkontrol dan efisien. Nitgen Access Control didesain dengan system TCP/IP sehingga dapat diintegrasikan dengan Network (http://www.griyatekno.com/nitgen-fingerprint-access-control-p-212.html).
Gambar 2.4 Mesin Absensi Sidik Jari Nitgen Fingerprint Access Control
D. Mengapa Menggunakan Mesin Absensi Sidik Jari atau Finger scan Machine.
Telah diuraikan sebelumnya, bahwa sistem monitoring yang digunakan saat ini yaitu sistem monitoring kehadiran pegawai dengan mesin absensi kartu (ceklok kartu absen) Amano mempunyai kelemahan yaitu dimungkinkan terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan absensi (absensi dilakukan oleh orang tidak berwenang) yang mengakibatkan terjadinya manipulasi jam kedatangan kerja, jam pulang kerja, serta manipulasi total jam kerja harian tidak sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan oleh instansi / perusahaan, dimana semuanya itu dapat mengganggu proses dalam instansi / perusahaan dalam hal ini proses belajar mengajar serta kerugian secara finansial bagi Yayasan Perguruan Kristen Bethel.
teknologi biometrik. Penyimpangan dalam pelaksanaan absensi yang tidak beryanggung jawab tersebut (titip absen) berdampak sangat luas bagi yayasan yaitu pembayaran honor / gaji yang tidak sesuai dengan jam dan beban kerja yang sesungguhnya, serta pencapaian sasaran belajar mengajar yang tidak optimal. Jadi jelas sudah alasan penggunaan sistem monitoring absensi sidik jari atau finger scan yaitu :
1. Dapat menekan terjadinya penyimpangan pelaksanaan absensi pegawai / karyawan
2. Pembayaran gaji / honor pegawai sesuai dengan jam serta beban kerja yang ditetapkan oleh yayasan.
3. Pencapaian sasaran belajar mengajar dapat dilakukan 4. Peningkatan disiplin pegawai dapat dilakukan. 5. Sidik jari sangat unik
6. Dapat mendukung peningkatan produktifitas pegawai / karyawan 7. Tingkat keamanan data sangat baik
Secara keseluruhan alasan penggunaan peralatan mesin absensi sidik jari atau finger scan sebagai jalan keluar atau way out terhadap masalah yang ditemukan dalam penelitian ini. Berikut ini tabel perbandingan kelemahan dan keunggulan antara mesin absensi kartu ceklok dengan mesin absensi sidik jari atau finger scan machine .
E. Perbandingan Finger Scan Machine dengan Mesin Konvensional ( Kartu Ceklok )
Pemanfaatan teknologi informasi “ Mesin Absensi Sidik Jari atau Finger Scan Machine “ merupakan upaya kongkrit dari yayasan untuk memperbaiki sisi kelemahan sistim monitoring yang lama yaitu bahwa total jam kehadiran / kerja per absensi = total jam kerja nyata setiap hari, serta mendidik kedisiplinan pegawai / karyawan dimana semuanya itu bermuara pada perbaikan secara menyeluruh pada proses - prose yang ada, bahkan sistem ini juga dapat digunakan untuk menghitung jumlah honor / gaji serta upah lembur setiap pegawai / karyawan.
F. Tujuan Pemanfaatan Teknologi Mesin Absensi Sidik Jari atau Finger scan Machine Adapun tujuan dari penggunaan teknologi ini adalah :
Tercapainya jumlah jam serta beban kerja pegawai sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh yayasan
Mendorong terciptanya pelayanan pelanggan yang memuaskan
Meningkatkan disiplin pegawai / karyawan
Mendukung pelayanan untuk terciptanya proses belajar – mengajar yang kondusif
Pembayaran gaji / honor pegawai / karyawan yang responsibel
Terciptanya lingkungan kerja yang baik.
Menjamin keamanan data
Alat ini juga dilengkapi dengan sensor dan algoritma dalam mengidentifikasikan pengguna yaitu berupa sensor sidik jari dan PIN, selain itu juga telah dilengkapi dengan perangkat lunak atau software yang memungkinkan pengguna mencetak berbagai jenis laporan atau report yang berkaitan dengan absensi, gaji maupun lembur.
G. Alat Pengembangan
1. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data)
a. Menggambarkan kesatuan luar (external entity)
External entity merupakan batasan yang memisahkan suatu system dengan lingkungan luarnya, dimana sistem akan meminta input dan menghasilkan output pada lingkungan luarnya. External entity dapat berupa :
- Suatu kantor, departemen, di luar system yang dikembangkan.
- Orang atau sekelompok orang pada organisasi diluar system yang dikembangkan.
- Sistem lain
- Penerima akhir laporan. b. Proses
Adalah kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses. Untuk Physical Data Flow Diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau computer, sedangkan untuk Logical Data Flow Diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjuk pada proses dari computer. Suatu proses dapat ditunjukan dengan simbol lingkaran Atau symbol empat persegi panjang tegak dengan sudut – sudutnya tumpul.
c. D ata Flow (Arus data)
Arus data dalam DAD diberi symbol tanda panah, arus data menggambarkan arus data yang mengalir diantara proses, tempat penyimpanan data dan kesatuan luar. Arus data dapat berupa :
- Formulir atau dokumen - Laporan tercetak - Tampilan dilayar
Berguna untuk menyimpan data hasil proses maupun menyediakan data untuk diproses. Data Store dapat berupa :
- File database dalam computer - Arsip atau catatan manual - Tabel acuan manual - Agenda atau buku 2. Entity RelationshipDiagram (ERD)
ERD adalah diagram konseptual yang menjelaskan hubungan antar penyimpanan dalam DAD yang digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data yang sifatnya relative kompleks. Dengan ERD dapat dilakukan pengujian model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan, serta dapat menjawab pertanyaan seperti : Data apa yang diperlukan ?, bagaimana data yang satu berhubungan dengan data lain ? . ERDmenggunakan sejumlah notasi atau symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data.
3. Data Dictionary (Kamus Data)
Kamus data berfungsi untuk mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut :
a. Menjelaskan aliran data dan penyimpanan dalam DAD
b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dank ode pos.
c. Mnedskripsikan komposisi penympanan data
d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran data
e. Mendeskripsikan hubungan detil anatara penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam ERD
O
1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi, arti
2 + Dan
3 ( ) Optional (Boleh ada boleh tidak ada)
4 { } Pengulangan
5 [ ] Memilih salah satu dari sejumlah alternatif
6 ** Komentar
7 @ Identifikasi atribut kunci
8 ! Pemisah sejumlah alat, pilihan antar symbol [ ] Tabel Simbol Kamus Data
H. Basis Data (Data Base)
Basis data adalah merupakan kumpulan darai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Terdapat tiga (3) hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu :
1. Data yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (data base)
2. Simpanan permanen (storage) yang digunakan untuk menyimpan basis data.
Simpanan ini mrupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan dalam sistem informasi berbentuk hard disk.
BAB 3
ANALISA SISTEM
3.1. Profil Yayasan
Yayasan Pendidikan Kristen Bethel Berdiri pada Tahun 1954 dan dipimpin oleh Bapak alm DR. H. L. Senduk, pada awalnya yayasan mengelola sekolah setingkat yang pada saat itu disebut SR atau Sekolah Rakyat. Ada pun yang melatar belakangi pendirian sokolah Kristen pada saat itu adalah desakan kebutuhan pada bidang pendidikan warga sekitar Petamburan khususnya warga golongan ekonomi lemah.
Seiring berjalannya waktu, untuk menampung para lulusan SD, serta bertambahnya jumlah siswa serta meningkatnya minat para orang tua menyekolahkan putra – putrinya pada sekolah Bethel, maka pada tahun 1962 didirikan SMP Kristen Bethel. Karena keterbatasan ruangan kelas yang akan di gunakan dalam proses belajar mengajar dalam operasionalnya dibagi dalam dua sekolah yaitu SMP Kristen Bethel 1 Siang dan SMP Kristen Bethel 2 Pagi. Pada tahun 1976 Yayasan Pendidikan Bethel mendirikan sekolah untuk usia anak – anak 4 – 6 tahun yaitu sekolah TK atau Sekolah Taman Kanak – Kanak.
semakin meningkatnya permintaan untuk tenaga pengajar atau guru sekolah, oleh sebab itu pada tahun 1989 yayasan juga mendirikan sekolah untuk pendidikan guru yaitu SPG. Untuk mengikuti kebijakan pemerintah untuk meningkatkan mutu pendidikan guru pata tahun 1991 yayasan mendirikan program DII – PGSD dan pada saat bersamaan disebabkan adanya perubahan kebijakan pemerintah terhadap sekolah kejujuruan yang mengakibatkan SPGKristen Bethel beralih fungsi menjadi SMA Kristen Bethel. Dukungan pmerintah yang sangat aktif menjadi kekuatan tambahan dalam pengembangan diri, hingga saat ini yayasan pendidikan Pendidikan Kristen Bethel telah mempunya gedung yang cukup kompetitif.
3.1.1. Visi dan Misi Yayasan
Adapun Visi dari Yayasan Pendidikan Kristen Bethel adalah Menjadi lembaga pendidikan Kristen yang dipercaya masyarakat.
Misi dari Yayasan Pendidikan Kristen Bethel adalah :
a. Memeberikan pendidikan yang baik kepada peserta didik aga mandiri, berguna dan mempunyai karakter sesuai dengan iman kristiani.
b. Membantu peserta didik untuk mengalami proses pendidikan yang memampukannya bertumbuh secara utuh sehingga dapat menjankan tugas – tugasnya sebagai manusia yang bertanggung jawab terhadap Allah, manusia dan masyarakat serta dunia secara keseluruhan.
c. Menjadi mitra pemerintah dalam pembangunan nasional dan bidang pendidikan formal mewujudkan cita – cita nasional yaitu terciptanya manusia yang adil, makmur dan sejahtera berdasarkan UUD 1945 dan Pancasila.
3.1.2. Struktur Organisasi
kedinamisan sebuah struktur organisasi. Gibson (2010) menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-unit dalam sebuah organisasi. Menurut pandangan Gibson, kita dapat melihat struktur organisasi sebagai :
a. Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yang bersifat statis. b. Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang besifat dinamis.
Fungsi struktur dalam sebuah organisasi adalah memberikan informasi kepada seluruh manusia yang menjadi anggotanya untuk mengetahui kegiatan atau pekerjaan yang harus ia kerjakan, berkonsultasi atau bertanggung jawab kepada siapa, sehingga proses kerjasama menuju pencapaian tujuan organisasi dapat terwujud sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kejelasan gambaran struktur organisasi akan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mendistribusikan jabatan kepada seseorang yang tepat, sehingga daya guna dan hasil guna dapat terwujud. Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
b. Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang.
c. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas.
dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan.
Berdasarkan pola hubungan kerja dan aktivitas, wewenang serta tanggungjawab, maka bentuk-bentuk organisasi dibedakan sebagai berikut.
1. Struktur Organisasi Lini
Organisasi bentuk garis di ciptakan oleh Henry Fayol. Pada struktur organisasi ini, wewenang dari atasan disalurkan secara vertikal kepada bawahan. Begitu juga sebaliknya, pertanggungjawaban dari bawahan secara langsung di tujukan kepada ataan yang memberi perintah. Umumnya organisasi yang memakai struktur ini adalah organisasi yang masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan spesialisasi kerjanya masih sederhana. Struktur organisasi model ini mempunyai ciri - ciri yaitu kesatuan perintah terjamin; Pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan; Organisasi tergantung pada satu pimpinan.
2. Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda. Struktur ini mempunyai ciri – ciri yaitu tidak menjamin adanya kesatuan perintah, keahlian para pengawas dan pegawai berkembang menuju spesialisasi dan Penghematan waktu dapat dilakukan karena mengerjakan pekerjaan yang sama.
3. Struktur Oranisasi Garis dan Staf
yang bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan dalam organisasi tersebut.
4. Struktur Organisasi Fungsional dan Staf
Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari bermacam-macam struktur organisasi.dengan memakai sistem gabungan ini di mungkinkan memilih, yang menguntungkan di pakai yang merugikan di tinggalkan.
Tujuan dibuatnya struktur organisasi adalah untuk Memperlihatkan pola hubungan antara anggota organisasi dan sarana yang dimiliki agar setiap anggota organisasi mengerti dengan jelas tugasnya, kewajiban, hak dan tanggung jawab. Bagi anggota organisasi, struktur menentukan spesialisasi dengan adanya pembagian kerja, ruang lingkup dan kekuasaan dari posisi anggota organisasi. Struktur organisasi apakah itu berjenjang atau mendatar akan menentukan kepuasan kerja. Selain itu struktur organisasi juga memberikan gambaran mengenai keseluruhan serta proses yang terjadi pada suatu organisasi.
Dan menurut Gibson (2010) bahwa struktur organisasi dapat memudahkan tercapinya tujuan organisasi. Gibson juga mengemukakan mengenai cakupan struktur organisasi yaitu :
1. Pembagian pekerjaan 2. Desentralisasi kewenangan 3. Rentang kendali
4. Formalisasi, dan 5. Departemenisasi.
Gambar 3.1.1 Struktur Organisasi Yayasan Pendidikan Kristen Bethel 3.1.3. Fungsi Setiap Bagian
1. Yayasan dengan fungsi :
a. Menyelenggarakan lembaga pendidikan.
b. Menetapkan visi, orientasi, platform program dan kebijakan sekolah. c. Menyediakan sarana, prasarana dan pembiayaan sekolah.
d. Mengesahkan program dan anggaran sekolah.
e. Mengawasi dan mengendalikan proses pengelolaan sekolah.
f. Menyeleksi, mengangkat dan memberhentikan kepala sekolah serta wakil kepala sekolah.
2. Kepala Sekolah dengan fumgsi :
a. Memimpin pengelolaan sekolah.
b. Merencanakan program dan anggaran sekolah berdasarkan RKS dan RKJM yang ditetapkan oleh pengurus yayasan.
c. Mengorganisir tenaga guru dan pegawai.
d. Mengendalikan pelaksanaan program dan anggaran sekolah.
e. Mengevaluasi pelaksanaan program dan realisasi anggaran sekolah.
f. Mempertanggungjawabkan kondisi, perkembangan, proses dan hasil pelaksanaan program sekolah kepada pengurus yayasan.
3. Bendahara dengan fungsi :
a. Bersama Bendahara Komite Sekolah mengkoordinir dan melaksanakan pengumpulan sumbangan dari orang tua/wali siswa.
b. Mempersiapkan rapat dengan Pengurus Komite Sekolah dan orangtua/wali siswa dlm upaya dukungan dana.
c. Mendayagunakan uang rutin sesuai dengan mata anggaran yang relevan d. Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan uang rutin ke yayasan 4. Sekretaris dengan fungsi :
a. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. c. Menyusun acara pertemuan bisnis.
e. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
3.2 Analisa Sistem Monitoring Yang Sedang Berjalan
Pada saat pengamatan dan penelitian berlangsung terhadap proses monitoring kedatangan serta kepulangan pegawai / karyawan menggunakan mesin absensi kartu ceklok Amano, penulis menemukan beberapa penyimpangan-penyimpangan (kelemahan) dalam pelaksanaan monitoring. Salah satu penyimpangan yang menjadi temuan dilapangan yaitu terjadinya pelaksanaan absensi oleh orang yang tidak berwenang atas nama orang lain, dimana pegawai / karyawan yang diabsen tidak hadir di lingkungan kerja pada saat pelaksanaan proses absensi atau recording time arrival and time of return process, dan telah dilakukan upaya untuk memperbaiki penyimpangan-penyimpangan tersebut yakni melakukan pengarahan terhadap petugas monitoring dan seluruh karyawan, akan tetapi penyimpangan tersebut masih tetap berlangsung, hal tersebut juga dapat terjadi dikarenakan adanya celah (kelemahan) dari sistem pencatatan dengan kartu absensi.
Sebelum dilanjutkan pada langkah implementasi sistem yang baru dikakukan, penulis terlebih dahulu menguraikan bagaimana secara keseluruhan mekanisme kerja sistem monitoring absensi kartu (ceklok kartu) Amano yang sedang beroperasi pada saat penelitian ini dilakukan :
Gambar 3.1.2 Mesin Absen Kartu Ceklok
2. Langkah ke dua, setelah proses absen kedatangan selesai, petugas dari personalia secara manual akan menginput / merecord semua data jam kedatangan karyawan sesuai dengan data yang tertera pada kartu absen.
3. Langkah ke tiga yaitu pada jam pulang kerja, pegawai / karyawan melakukan absensi jam pulang dengan kartu absen pada mesin absen ceklok.
4. Langkah ke empat, pada langkah ini, petugas personalia kembali melakukan record semua data jam pulang pegawai / karyawan sesuai data yang tertera pada kartu abesn.
5. Dengan data jam datang dan jam pulang setiap pegawai / karyawan, bagian personalia akan melakukan kalkulasi jam kerja harian setiap karyawan.
Ga mbar 3.2 Flow Map Proses Yayasan Pendidikan Bethel yang sedang berjalan
3.2.1 DFD yang sedang berjalan Pada Yayasan pendidikan Bethel
Diagram kontek (Contex Diagram) merupakan bagian dari DFD level atas atau DFD level 0 yang hanya terdiri dari proses tunggal yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Dalam gambar diagram kontek di bawah ini menjelaskan 3 entitas luar yang mendukung proses sistem informasi / monitoring absensi.
Berikut gambar diagram kontek Sistem Monitoring Absensi yang sedang berjalan di Yayasan Pendidikan Bethel Petamburan.
KARYAWA N GA JI KEPA LA SDM.
Gambar 3.2.1. Diagram Kontek
Gambar 3.2.2 DFD Level 1
Pada Gambar di atas menjelaskan beberapa proses yang terdapat dalam sistem yaitu : 1. Input data karyawan
2. Proses absensi atau Absency Process
3. Proses mencetak laporan atau Report Printing Process BAB 4
IMPLEMENTASI 4.1 Tujuan Pengembangan Sistem
Tujuan pengembangan sistem monitoring absensi adalah untuk membantu bagian personalia dalam membentuk sebuah sistem monitoring absensi yang kuat dan mapan, dalam upaya meningkatkan kinerja pegawai / karyawan dan mempercepat proses pembuatan laporan yang diperlukan.
1. Melakukan pendataan sidik jari setiap karyawan berdasarkan Nomor Induk Karyawan.
2. Berdasarkan data yang baru, bagian administrasi personalia dapat mengidentifikasi data absensi karyawan / pegawai selama masuk kerja, selanjutnya menjadi dasar pembuatan laporan data absensi untuk diserahkan ke kepala SDM untuk di acc / disahkan.
3. Bagian keuangan / penggajian menerima laporan absensi yang sudah di acc dari kepala SDM.
Gbr 4.1.1 . Flow Map Proses Absensi yang diusulkan 4.2 Gambaran Proses Dari Sistem Monitoring Yang Diusulkan
Perancangan proses sistem monitoring absensi ini yang membedakan dari proses sistem monitoring sebelumnya yaitu :
A DM. SDM
KA RYAWA N PENGGA JIA N KEPA LA SDM.
Karyawan melakukan registrasi atau pendaftaran sidik jari ke bagian Adm. Personalia untuk menindaklanjuti proses pengabsenan. Setelah proses registrasi selesai maka untuk proses absensi selanjutnya, karyawan dapat melakukan absensi sehari-hari dengan sistem monitoring absensi sidik jari dengan mudah dan cepat.
4.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Diagram kontek (Contex Diagram) merupakan bagian dari DFD level atas atau DFD level 0 yang hanya terdiri dari satu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Berikut adalah gambar diagram kontek Sistem Monitoring Absensi yang diusulkan.
Gambar 4.2.1. Diagram Kontek Sistem Monitoring Absensi Baru
Pada gambar Diagram Kontek yang diusulkan ini menjelaskan bahwa terdapat tiga entitas yang mendukung dalam proses sistem monitoring absensi, yaitu :
Yang membedakan dalam proses absensi sebelumnya yaitu karyawan menginputkan Id Karyawan dan Sidik Jari pada sistem monitoring absensi.
Gambar 4.2.1.2 DFD Level 1 Sistem Monitoring Absensi
Pada gambar DFD Level1 menjelaskan beberapa proses dalam proses sistem monitoring absensi yaitu :
1. Proses Id Sidik Jari ID & SIDIK JARI
ID & SIDIK JARI
LAPORAN ABS YG SUDAH DI ACC LAPORAN ABS.UTK
DI ACC.
1.3
DATA ABS. DATA
KARY.
CETAK LAPORAN ID SIDIK JARI
PENGGAJIAN KEPALA SDM
DATA ABSENSI
KARYAWAN 1.2
1.1
DATA KARY.
DATA ABS.
DATA KARY.
2. Proses absensi
Nama arus data : id dan sidik jari Bentuk data : data dan sidik jari
Ja lur/ urutan proses : dari karyawan ke proses 1.1 (Absen dengan sidik jari)
dari proses 1.1 (Absen sidik jari ) ke proses 1.2 ( Data absen) dari proses 1.2 (Data absen) ke proses 1.3 (Membuat Laporan) untuk di acc oleh kepala SDM, Laporan absen yan g sudah di acc diserahkan kebagian penggajian.
4.2.3 Data Input dan Ouput Data input yaitu :
1. Input sidik jari karyawan
Masukan : Id karyawan dan sidik jari karyawan
Proses : Mesin Absensi Membaca dan memvalidasi ID dan sidik jari Keluaran : Data presensi karyawan.
Gambar 4.2.3.1 Input ID dan Sidik Jari Karyawan 2. Proses Absensi Karyawan
Masukan ID : ID karyawan (Dibuat pada saat pendaftaran ID dan sidik jari) Masukan Jari : Sesuai jari yang sudah di enroll sidik jarinya.
Proses : Validasi data absen karyawan
ID :
……… ….
Demikian gambaran secara teoritis proses dari sistem monitoring absensi yang baru, selanjutnya melangkah pada tahap instalasi perangkat keras, perangkat lunak dan bagaiman melakukan pendaftaran sidik jari karyawan / pegawai secara real.
4.2.4 Kebutuhan Sistem
Untuk melakukan instalasi mesin absensi finger scan, dibutuhkan komputer dengan spesifikasi sebagai berikut ini :
1. Hardware PC
- Processor : Pentium IV 2 Ghz
- RAM : 1 GB
- Mainboard : Asus / atau merek lain support Pentium IV
- Hard Disk : 80 GB
- Display Card : External VGA Gforce 128 MB - DVD /CD ROM
- Keyboard + Mouse - Monitor LCD 17 Inch 2. Software
- Sistem Operasi Windows XP SP3 - Microsoft Office 2007
- Aplikasi Finger Scan (Solution Aplication Finger Scan) 3. Solution X103C Finger Scan Machine
Untuk proses instalasi Mesin absensi finger scan, penulis melakukan instalasi dengan asumsi bahwa PC yang dibutuhkan sesuai dengan konfigurasi yang telah diuraikan di atas sudah siap untuk digunakan seperti tampak pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.2.4.1 Arsitektur Mesin Absensi Fingerscan
Adapun langkah-langkah untuk instalasinya adalah sebagai berikut:
a. Persiapkan PC dan Mesin Absensi finger scan, lakukan koneksi menggunakan kabel RS 232, kemudian hidupkan PC dan mesin absensi finger scan.
b. Setelah PC dan mesin absensi finger scan sudah kondisi siap, persiapkan software dari mesin finger scan untuk di install pada PC yang akan digunakan untuk mengolah data absen.
c. Bila hubungan antara PC dengan mesin absensi tidak ada masalah, PC secara otomatis akan mendeteksi mesin absensi finger scan serta melakukan finishing installation sesuai dengan driver bawaan dari Mesin Absensi Finger Scan
Setelah proses instalasi hardware selesai, selanjutnya dilanjutkan pada proses melakukan enroll setiap pegawai / karyawan pada mesin absensi finger scan.
4.2.6 Pendaftaran Sidik Jari Pegawai (Enrollment)
Gambar 4.2.4.2.1 Menu Awal Enroll
Setelah menekan tombol OK, mesin absensi finger scan akan menampilkan Menu untuk registrasi / enroll.
Gambar 4.2.4.2.2 Menu Isian Data Karyawan
Gambar 4.2.4.2.3 Menu Untuk Mengambil Sdik Jari
Selanjutnya input sidik jari sebanyak 3 kali, bila pengambilan sidik jari memperoleh nilai yang bagus, hasil prosesnya akan menampilkan gambar di bawah ini.
Gambar 4.2.4.2.4 Proses Pengambilan Sidik Jari Sukses
Akan tetapi bila pengambilan sidik jari memperoleh nilai kurang bagus, hasil proses akan menampilkan bahwa proses gagal, seperti tampak pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.2.4.2.5 Proses Pengambilan Sidik Jari Gagal
Proses enroll dilakukan sampai seluruh pegawai / karyawan berhasil diambil data sidik jarinya. Setelah proses enroll seluruh karyawan sudah selesai dilakukan, mesin absensi finger scan sudah dapat diaktifkan untuk memonitor jam kedatangan / pulang karyawan dan untuk itu penulis memberikan satu contoh aktifnya monitoring pelaksanaan abesnsi seperti ditampilkan pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.2.4.2.6 Monitoring Presensi Sukses
Dan langkah selanjutnya adalah bagaimana mengelola data absensi karyawan dengan
menggunakan software yang telah disiapkan oleh perusahaan pembuat mesin absensi sidik jari, untuk itu software tersebut perlu di instalasi pada PC yang digunakan.
4.2.7 Instalasi Software Attendance Management
Langkah – langkah menginstall program / aplikasi manajemen absensi
Kemudian tekan tombol next, kemudian centang “ I accept agreement “ dan klik tombol next.
Gambar 4.2.4.3.2 Gambar Melanjutkan Instalasi
Setelah itu proses instalasi akan dilakukan dengan target folder c:\programfiles\att
Gambar 4.2.4.3.3 Menentukan Folder Sasaran
Pastikan target folder yang akan digunakan, bila folder sesuai dengan standart klik next untuk melanjutkan proses instalasi, setelah itu proses instalasi dilanjutkan, proses mengcopy file-file instalsi memerlukan waktu beberapa menit, setelah itu semuanya selesai proses instalasi telah berakhir seperti tampak pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.2.4.3.4 Proses Instalasi Telah Selesai
4.2.8 Mengelola Data Absensi dengan Software Attendance Management.
Untuk melakukan pengelolaan data absensi, terlebih dahulu kita membuka aplikasi Attendance Management, dimana hasil eksekusi aplikasi akan menampilkan menu sperti di bawah ini.
Gambar 4.2.4.2.4.1 Menu Awal Aplikasi
Klik OK untuk melanjutkan proses menuju ke menu utama aplikasi, seperti tampak pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.2.4.2.4.2 Menu Utama Aplikasi Attendance Management
4.2.9 Mengelola Departemen
Langkah Pertama yang dilakukan adalah pembuatan departemen serta mendaftarkan setiap karyawan sesuai dengan departemen mereka masing – masing. Dalam menu utama pilih dan klik “Pengaturan Departemen”, hasil prosesnya menampilakn menu sebagi berikut.
Gambar 4.2.4.2.4.3 Meu Pegatua Depateme
Sebelum kita membuat nama departem, terlebih dahulu kita rubah nama organisasi sesuai dengan nama organisasi / yayasan yang ada, dalam hal ini Yayasan Perguruan Kristen Bethel dan tejadinya proses perubahan nama tersebut dapat kita lihat pada gambar di bawah ini.
Setelah nama organisasi sudah selesai kita buat, langkah berikutnya membuat semua nama departemen yang terdapat pada organisasi / yayasan, adapun nama semua departemen tersebut yaitu :
- Pimpinan Sekolah - Bagian Tata Usaha - Bagian Keuangan - Perpustakaan - Bagian Kurikulum - Bagian Administrasi - Pendidik / guru
Langkah pembuatannya yaitu klik tambah dalam menu “Pengaturan Departemen”, hasilprosesnya menamilkan menu seperti tampak pada gambar di bawah ini.
Dalam menu ini ketikkan nama departemen “Pimpinan Sekolah”, kemudian klik OK.
Hasil prosesnya dapat dilihat pada gambar berikut ini, dimana departemen “Pimpinan Sekolah sudah terdaftar dalam menu pengaturan departemen.
Gambar 4.2.4.2.4.5 Menampilakan Departemen “Pimpinan Sekolah”
Klik “Tambah” untuk mendaftarkan departemen yang lain, hingga seluruh departemen sudah terdaftar dalam menu pengaturan departemen, bahwa semua departemen sudah terdaftar dalam menu dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 4.2.4.2.4.6 Menampilkan Seluruh Departemen Sudah Terdaftar
Setelah seluruh departemen sudah dibuat, perlu mengelola karyawan sesuai departemen masing-masing, Untuk itu melalui menu utama kita pilih dan klik “Karyawan”, dimana hasil proses tersebut akan menampilkan seperti gambar berikut ini.
Gambar 4.2.4.2.6.1 Menu Untuk Mendaftar Karyawan Setiap Departemen
Gambar 4.2.4.2.6.2 Menampilkan karyawan / pegawai yang sudah terdaftar
4.3.1 Mengatur Jam Kerja
Untuk melakukan manajemen jam kerja klik menu “Pengaturan Jam Kerja”, kemudian masuk pada menu “ panduan pengaturan jam kerja “. Dalam menu ini kita menentukan jam masuk / pulang kerja karyawan, pada menu jam masuk / pulanstandard adalah jam 08.30 dan 17.30, untuk itu kita harus sesuaikan ketentuan jam kerja yang berlaku, misalnya untuk Yayasan Pendidikan Bethel untuk jam masuk adalah jam 07.00 dan jam pulang adalah jam 15.00 untuk dalam menu kita masukan jam tersebut, hal ini dapat dilihat pad gambar berikut.
Gambar 4.2.4.2.7.1 Menampilkan Panduan Pengaturan Jam Kerja
Gambar 4.2.4.2.7.2 Menampilkan saat Clock_in dan Clock_out
Klik “Lanjut” untuk melakukan penetuan batas waktu toleransi keterlambatan akan kedatangan, serta toleransi waktu lebih cepat pulang, dalam sistem ditentukan masing-masing 10 menit dari jam kedatangan dan jam cepat untuk pulang. Setting tersbut dapat dilihat dalam gambar berikut.
Gambar 4.2.4.2.7.3 Menampilkan Bats Toleransi Keterlambatan
Gambar 4.2.4.2.7.4 Menampilkan Proses Akhir Penentuan Jam Kerja Karyawan
Klik “Finish” unutk mengakhiri proses dan menampilkan semua hasil setting yang sudah dilakukan.
Gambar 4.2.4.2.7.5 Menampilkan Hasil Pengaturan Jam Kerja
4.3.2 Download Data Presensi Karyawan
Setelah setting jadwal kerja secara keseluruhan sudah dilakukan, serta monitoring pelaksaksanaan absensi kerja (baik untuk jam kedangan maupun jam untuk pulang) sudah berjalan secara normal dengan mesin absensi finger scan, perlu dilakukan pemindahan data jam kedatangan serta jam pulang karyawan dari mesin absensi finger scan ke komputer yang digunakan dalam pengolahan data absensi. Sudah dijelaskan sebelumnya bahwa model koneksi antara komputer dengan finger scan adalah menggunakan kabel data port serial RS 232, sehingga pada saat mengaktifkan komunikasi pilihan kita adalah dengan komunikasi menggunakan RS 232 (pilihan ada 3 yaitu dengan RS 232, dengan USB port dan menggunakan kabel UTP RG45).
Adapun langkah yang dilakukan untuk pemindahan data absensi karyawan adalah dari Menu Utama Attendance Management atau manajemen absensi yakni pilih dan klik download data presensi ( ini dapat dilakukan dengan kondisi koneksi mesin absensi dengan komputer berjalan dengan baik ), hasil prosesnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
4.3.3 Masa Peralihan Sistem
Masa ini adalah masa awal difungsikannya sistem monitoring absensi finger scan, yang akan memonitor pelaksanaan absensi kedatangan karyawan dan saat karyawan pulang, akan tetapi untuk sementara sistem monitoring absensi yang lama yaitu absensi model ceklok kartu amano tetap difungsikan untuk mendukung operasional sistem yang baru yaitu sistem monitoring absensi finger scan. Hal ini juga untuk memberikan kepada karyawan untuk secara perlahan dapat menyesuaikan diri dengan sistem monitoring yang baru. Akan tetapi setelah sistem monitoring yang baru sudah berfungsi dengan baik, sebaiknya sistem lama segera di nonaktifkan serta disimpan sebagai backup.
Setelah sistem monitoring yang baru sudah berfungsi dengan baik, perlu ada tindakan antisipasi kemungkinan terjadinya gangguan pada sistem, khususnya gangguan pada mesin absensi finger scan, oleh sebab itu sebaiknya harus disiapkan mesin absensi finger scan cadangan yang akan mem backup mesin absensi utama. Selain Backup hardware juga dilakukan backup dari software / aplikasi yang sudah disetting dan yang sedang digunakan.
BAB 5 PENUTUP
1. Kesimpulan
Dengan berakhirnya penelitian tentang Pemanfaatan Teknologi informasi Untuk Memonitor Jam Kerja Karyawan Pada Yayasan Pergururan Kristen Bethel dalam rangka perbaikan pelaksanaan jam kerja real, serta meningkat disiplin kerja kepada setiap pegawai / karyawan, oleh karena itu dapat disimpulkan :
a. Dengan sistem monitoring absensi finger scan dapat meningkatkan produktifitas karyawan.
b. Pelaksanaan jam kerja karyawan dapat dilakukan secara optimal. c. Dapat meminimalkan penyimpangan pelaksanaan
d. Pengeluaran keuangan dari sisi gaji dapat diseimbangkan dengan jam kerja real karyawan.
f. Efsiensi biaya dalam proses pelaksanaan absensi dapat dilakukan g. Terciptanya data jam kerja karyawan secara real.
2. Saran
Setelah melihat pola operasional dari sistem ini, penulis menyarankan untuk :
a. Memberi pelatihan kepada staff personalia mengenai sistem monitoring absensi finger scan, terlebih tentang sistem monitoring biometrik pada umumnya.
b. Karena sistem memproses data cenderung meningkat, sebaiknya menggunakan komputer dengan kemampuan hardware yang tinggi.
