TUGAS AKHIR
PEMANFAATAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENINGKATAN PELAYANAN KEMAHASISWAAN
PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RATNA KUSUMANINGRUM 082101086
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi
Program Studi DIII Keuangan
NAMA : RATNA KUSUMANINGRUM
NIM : 082101086
PROGRAM STUDI : DIII KEUANGAN
JUDUL : PEMANFAATAN SISTEM TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM PENINGKATAN PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: ...2010 Dosen Pembimbing
(Syafrizal Helmi, SE, M.Si) NIP. 19760214 200501 1 002
Tanggal: ...2010 Ketua Program Studi DIII Keuangan
(Prof.Dr.Paham Ginting, MS) NIP. 197530519 198403 1 001
Tanggal: ...2010 Dekan
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan karunia pada penulis untuk dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi Diploma-III Jurusan Keuangan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir yang dipilih adalah ”Sistem Pelayanan Kemahasiswaan dan Staf Pengajar pada Ruang Absensi (Ruang Piket) Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini memiliki banyak kekurangan baik dari segi susunan maupun tata bahasa karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Selama proses penyelesaian tugas akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenanlah penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan sekaligus juga sebagai Dosen Pembimbing Penulis.
4. Seluruh Staff Pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 5. Seluruh Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
materil sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir. Juga teristimewa kepada Kakak dan Abang Penulis tersayang Indah Puspitasari,SP dan Arief Prasetyo, SP atas segala dukungan, semangat dan doanya.
7. Kepada teman sepesial penulis Slamat Riady Hasibuan terima kasih atas perhatian, bantuan serta dukungan moril yang telah memotivasi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir.
8. Sahabat-sahabat terbaik penulis yaitu Tuti, Tere,Wulan, Rinda, Winda,Putri, Titik, Niky dan sahabat-sahabat lainnya yang namanya tidak dapat di sebutkan satu per satu yang telah memberikan persahabatan yang indah kepada penulis, serta teman kelompok magang, Winda, Sri, Yenni,Wita.
Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bisa berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah Swt. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, 2010
Penulis,
DAFTAR ISI
HALAMAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR TABEL ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A . Latar Belakang Masalah ... 1
B. Permasalahan... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat penelitian ... 6
E. Rencana Penulisan ... 7
BAB II PROFIL INSTANSI ... 9
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 11
C. Struktur Organisasi ... 12
D. Job Description ... 15
E. Kinerja Usaha Terkini ... 16
F. Rencana Kegiatan ... 17
BAB III PEMBAHASAN... 18
A. Pengertian Sistem Teknologi Informasi……….18
1. Pengertian Sistem ... 18
2. Pengertian Teknologi ... 18
3. Pengertian Informasi ... 21
5. Klasifikasi Sistem Teknologi Informasi ... 30
6. Peran Sistem Teknologi Informasi ... 31
B. Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi dalam Peningkatan Pelayanan Kemahasiswaan Pada FEUSU………32
C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja Di FE USU………...34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 38
A. Kesimpulan ... 38
B. Saran ... 39
DAFTAR GAMBAR
HALAMAN
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara ... 13 Gambar 2.2 Struktur Organisasi
DAFTAR TABEL
HALAMAN
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan………. ………7 Tabel 3.1 Processing Hardware………..26 Tabel 3.2 Perbandingan Kapasitas Disk.………...28 Tabel 3.3 Daftar Pemakaian Sistem
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dari sistem teknologi informasi (STI) telah berkembang dengan sangat pesatnya. Jika diamati setiap satu dekade , terjadi perkembangan yang cukup signifikan dari sistem teknologi informasi (STI). Dimulai dari era akuntansi pada tahun 1950, beranjak ke era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai tahun 1970, menuju ke era jejaring di mulai tahun 1980 sampai ke era jejaring global mulai tahun 1990, sistem teknologi informasi telah banyak sekali mengalami perubahan. Mau tidak mau menyebabkan perubahan-perubahan peran dari sistem teknologi informasi itu sendiri, mulai dari perannya membantu operasi organisasi menjadi lebih efisien sampai ke perannya sebagai alat memenangkan kompetisi. Perkembangan ini juga menyebabkan perubahan-perubahan peran manajer di dalam organisasi.
informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi produksi, sistem informasi keuangan dan lain sebagainya.
Tren teknologi informasi saat ini sudah berbasis jaringan internet dan semua terakses tanpa batas waktu dan ruang. Implementasi sistem informasi berbasis teknologi informasi dalam bidang tertentu juga sudah sangat tertinggal apabila hanya sekedar membuat otomatis tetapi belum dapat bersinergi antara suatu sub sistem informasi dengan sub sistem informasi lainnya. Analoginya seperti halnya kita sehari-hari dirumah tidak akan dapat hidup tanpa berkomunikasi dengan lingkungan, (biasa hal ini dalam teknologi informasi dikenal dengan enterprise system yang terintegrasi). Apabila kerangka pikir pengguna di level manajemen atas dan menengah sudah berusaha untuk ideal dalam mewujudkan sistem informasi yang saling bersinergi tentunya pengembangan-pengembangan sistem di institusinya.
informasi yang bersifat retail untuk suatu instansi yang seharusnya perlu mengakomodir kebijakan-kebijakan manajemen lokal sehingga memaksa kebijakan atau peraturan lokal tersebut hilang karena merujuk software yang baru yang sebenarnya tidak cocok.
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek pelanggan dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang ada. Banyak perusahaan menggunakan sistem berlandaskan komputer pada tingkat yang paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. Juga banyak perusahaan jasa yang menjual program-program atau data khusus kepada bermacam pemakai.
Salah satu kegiatan departemen komputer yang paling penting adalah mendesain sistem informasi. Pendesain sistem informasi, berkerja dengan para pemakai untuk menciptakan prosedur-prosedur, isi dan struktur file (arsip), alogaritma pengolahan serta tahap- tahap konversi ( perubahan ). Seluruh sistem informasi berlandaskan komputer dalam organisasi biasanya dijalankan mengikuti aturan tertentu.
Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau yang memiliki arti bagi pemakainya untuk kegunaan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi/perusahaan. Informasi berasal dari sumber – sumber internal maupun lingkungan. Suatu pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan dan tulisan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen – elemen komputer, elemen – elemen non – komputer, atau kombinasinya.
Sistem informasi merupakan komponen pendukung proses manajemen dalam organisasi/perusahaan. Dengan penanganan/penerapan sistem informasi yang terkelola dengan baik, maka akan mendukung produktivitas kerja karyawan menjadi lebih baik.
Dalam mengelola perusahaan, diperlukan berbagai jenis informasi guna mendukung berbagai proses pengambilan keputusan, baik oleh manajemen puncak, manajer berbagai bidang fungsional, dan penyelenggaraan kegiatan operasional.
tersebut berbeda dari satuan kerja ke satuan kerja yang lain, namun pada tingkat tertentu terdapat kesamaan jenis informasi yang dibutuhkan itu.
Oleh karena itu, diputuskan penulisan Tugas Akhir dengan pembahasan mengenai PEMANFAATAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENINGKATAN PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
B. Permasalahan
Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.
Adapun perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu:
“Bagaimana Penerapan dan Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi Dalam Peningkatkan Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :
2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi USU. 3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar
dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya.
4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi peneliti atau rekan-rekan mahasiswa yang akan membahas masalah dengan topik yang sama. D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah :
1. Bagi peneliti, dapat melatih dan berfikir secara ilmiah serta menambah wawasan pengetahuan di bidang manajemen pelayanan.
2. Bagi Fakultas Ekonomi, dapat memberikan informasi dan sebagai bahan pertimbangan atau evaluasi yang bermanfaat dalam Sistem Pelayanan selanjutnya guna peningkatan kwalitas pelayanan dimasa datang.
3. Bagi kalangan akademis, dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu pengetahuan tentang kwalitas pelayanan, di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
ditempat yang sama, yaitu pada Universitas Sumatera Utara sehingga diharapkan menghasilkan penelitian yang lebih sempurna dan teruji.
E. Rencana Penulisan
Jadwal Survei / Observasi
1. Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini .
Tabel 1.a
Jadwal Survei / Observasi
O
KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
Persiapan Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
Keterangan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 1 November 2010 - 22 November 2010
Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 bab yang setiap bab nya terdiri dari beberapa sub bagian.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi dan peranan sistem informasi terhadap peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. . Departemen Akuntansi
Sedangka n Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar .2.2 Struktur Organisasi FE USU Dekan :
Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec Nip.19550810 198303 1 004
Pembantu Dekan I : Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,Ak Nip.19750408 200212 1002
Pembantu Dekan II: Drs. H. Arifin Lubis, MM,Ak Nip. 19560101 198203 1 005
Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE,Msi Nip.19670607 199303 1 002
Kasubbag.Akademik : Fepty Aniar,SE
Kasubbag. Keuangan Eka Juliani, SE
Kasubbag. Perlengkapan M. Simba Sembiring SE,
MSi
Kasubbag Kemahasiswaan
D. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan Bagian.
2. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan ( RKAT ) sub bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
g. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. h. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. F. Rencana Kegiatan
1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan semester ganjil Tahun Ajaran 2010/2011.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2010/2011.
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.
b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.
d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sistem Teknologi Informasi 1. Pengertian Sistem
Menurut beberapa ahli pengertian sistem antara lain : a. JohnMcManama(1988)
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien b. C.W.Churchman.(1990)
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
c. J.C.Hinggins(1987)
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
d. Edgar FHuse dan James L.Bowdict(1990)
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
2. Pengertian Teknologi
Pengertian Teknologi sebenarnya berasal dari kata Bahasa Perancis yaitu “La Teknique“ yang dapat diartikan dengan ”Semua proses yang dilaksanakan
dimaksudkan dengan sesuatu tersebut dapat saja berupa benda atau konsep, pembatasan cara yaitu secara rasional adalah penting sekali dipahami disini sedemikian pembuatan atau pewujudan sesuatu tersebut dapat dilaksanakan secara berulang (repetisi).
Teknologi dalam arti ini dapat diketahui melalui barang-barang, benda-benda, atau alat-alat yang berhasil dibuat oleh manusia untuk memudahkan dan menggampangkan realisasi hidupnya di dalam dunia. Hal mana juga memperlihatkan tentang wujud dari karya cipta dan karya seni (Yunani techne) manusia selaku homo technicus. Dari sini muncullah istilah
“teknologi”, yang berarti ilmu yang mempelajari tentang “techne” manusia. Tetapi pemahaman seperti itu baru memperlihatkan satu segi saja dari kandungan kata “teknologi”. Teknologi sebenarnya lebih dari sekedar penciptaan barang, benda atau alat dari manusia selaku homo technicus atau homo faber. Teknologi bahkan telah menjadi suatu sistem atau struktur dalam
prosedur agar memperluas dan memperbaiki kondisi manusia atau paling tidak memperbaiki efisiensi manusia pada beberapa aspek.
Defenisi lainnya (digunakan dalam ekonomi) adalah teknologi yang dilihat dari status pengetahuan kita yang sekarang dalam bagaimana menggabungkan sumber daya untuk memproduksi produk yang diinginkan (dan pengetahuan kita tentang apa yang bisa diproduksi. Oleh karena itu,kita dapat melihat perubahan teknologi pada saat pengetahuan teknik kita meningkat.
Teknologi berasal dari istilah teckne yang berarti seni atau keterampilan menurut dictionary of science teknologi adalah penerapan pengetahuan teoritis pada masalah-masalah praktis
Untuk membatasi pengertian teknologi yang laus, maka pengertian teknologi dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Teknologi sebagai barang buatan
Tidak ada manusia yang sempurna,semua pasti memiliki kelemahan. Kelemahan yang ada pada diri manusia itu kemudian diminimalisir dengan adanya teknologi agar kelemahan yuang dimiliki manusia pun menjadi sedikit berkurang. Tetapi barang- barang buatan tidak hanya terbatas pada kelemahan manusia saja tetapi sesuatu yang belum terpikirkan
b. Teknologi sebagai kegiatan manusia
Kegiatan membuat dan menggunakan pasti tidak pernah terlepas dari ilmu membuat produk dan ilmu mengkonsumsi. Ilmu tersebut merupakan kumpulan dari pengetahuan yang didapat manusia dari berbagai sumber d. Teknologi sebagai kebulatan system
Pembahasan yang bulat dan menyeluruh akan tercapai kalau teknologi ditinjau dari suatu segi sistem. Ini berarti teknologi dibahas sebagai suatu kebetulan atau unsur- unsur yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam lingkungan sistem itu sendiri.
3. Pengertian Informasi
Ada beberapa pengertian informasi diantaranya:
1. Menurut H.M. Yogianto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur pengertian informasi sebagai berikut:
“informasi merupakan data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang
mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata serta terasa
bagi keputusan saat itu atau keputusan yang akan datang.”
2. Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen memberikan pengertian informasi sebagai berikut:
”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berguna dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam
Informasi yang berkualitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu :
1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, jelas maksudnya karena pada saat penyampaian dari pengirim ke penerima kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak informasi.
2. Tepat waktu (Timeliness)
Informasi datang ke penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (Relevance)
Informasi yang diterima harus bermanfaat. 4. Lengkap
Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun informasi yang tertinggal.
5. Mengurangi ketidakpastian
Informasi yang diterima bisa memberikan kepastian dari beberapa kemungkinan yang ada.
4. TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI
Machine Human
Hardware Programs Data Procedures People
[image:32.595.137.461.121.284.2]Instructions Actors
Gambar-3.1. Lima komponen sistem informasi
Penulis hanya akan membahas salah satu dari kelima komponen sistem informasi yaitu Computer hardware yang meliputi input hardware, processing hardware, storage hardware, dan output hardware.
1. INPUT HARDWARE
Input hardware digunakan untuk mentransmisikan data ke processing dan storage hardware. Peralatan yang paling populer untuk memasukkan data yaitu kombinasi antara keyboard dan layar monitor. Layar monitor dianggap sebagai bagian dari input hardware karena digunakan untuk memeriksa apakah data yang akan dimasukkan telah diketik. Di samping jenis input hardware di atas, terdapat juga input hardware lainnya yaitu mouse, scanner, voice recognition device, hardwriting recognition device, machine data input (mis : modem), light pen, dan bar code reader.
Mouse digunakan sebagai interface titik dan click. Pergerakan mouse menghasilkan suatu gerakan yang berhubungan dengan pointer pada layar
monitor. Pada umumnya mouse digunakan dalam aplikasi yang berorientasi grafis, misalnya Windows produksi Microsoft.
Scanner digunakan untuk mentransformasikan image grafis atau text ke dalam data computer. Transformasi text dapat menghemat dari pekerjaan retyping sedangkan transformasi image grafis dipakai untuk membaca logo atau simbol grafis untuk aplikasi desktop publishing.
Voice recognition device dipakai untuk memasukkan suara manusia ke dalam signal interpreter. Kebanyakan voice systems yang digunakan sekarang mempunyai vocabulary yang kecil dan harus dilatih untuk mengenal kata-kata tertentu. Caranya, seseorang membacakan sebuah daftar kata-kata yang biasa digunakan sehingga signal interpreter dapat menetapkan polanya. Misalnya pekerja menyebut box yang mereka bawa. Voice input diperlukan karena tangan pekerja sibuk dan tidak dapat mengetik atau memanipulasi peralatan ketik input device lainnya.
Handwriting recognition device digunakan untuk memasukkan data dengan cara menulis pada pad elektronis yang sensitif. Karakter-karakter tersebut dikenali dan dimasukkan ke dalam sistem komputer, biasanya suatu sistem PC (personal computer).
2. PROCESSING HARDWARE
Processing hardware meliputi peralatan yang bertugas untuk menghitung, membandingkan dan melaksanakan instruksi-instruksi khusus. Dalam CPU (Central Processing Unit) terdapat control unit, ALU (Arithmetic Logic Unit), dan system memory yang kadang-kadang disebut main memory. Control unit mengambil instruksi-instruksi dari system memory dan menterjemahkannya. ALU melaksanakan instruksi yang telah diterjemahkan. System memory digunakan untuk menyimpan instruksi data dan instruksi program. Untuk menghubungkan CPU dengan peralatan komputer lainnya digunakan data bus atau processor channel. Processor channel terdapat pada mother board, mempunyai expansion slots yang berfungsi untuk menghubungkan dengan peralatan tambahan seperti floppy disks, plotters, printers, mouse, modem, multimedia, dll.
Ada dua jenis dasar processor memory, yaitu ROM (read only memory) yang bersifat non-volatile dan RAM (random access memory) yang bersifat volatile (isi RAM akan hilang jika power off).
[image:35.595.106.538.316.507.2]Processing hardware dapat dikelompokkan dalam tiga kategori, yaitu mainframe computer, minicomputer, dan microcomputer. Tetapi sekarang pengelompokan ini sudah agak kabur karena sering terjadi overlap di antara pengelompokan tersebut. Untuk mudahnya dapat kita lihat tabel berikut ini.
Tabel 3.1 Processing Hardware
Type Application Speed
Memory Size
Number of Con-current Users
Mainframe Enterprise Information Systems
10 -
100+MIP S
32-500 MB Hundreds
Minicomputer Workgroup & Small
Enterprise System
4 – 40+ MIPS 24-25 MB Dozens
Microcomputer Personal Computing
0.5 –
20+MIPS
0.5-100+M B
1 or dozen in LAN
10 kali lebih cepat atau lebih daripada CISCs processor. Beberapa vendor besar seperti IBM, Compaq, Hewlett-Packard, dan Digital Equipment Corporation (DEC) sedang mengembangkan komputer yang bekerja menggunakan RISCs processor.
3. STORAGE HARDWARE
RAM dipakai untuk menyimpan data atau program yang sedang aktif diproses. RAM tidak dapat dipakai sebagai storage hardware karena kapasitas RAM terbatas dan RAM bersifat volatile, dimana data akan hilang jika sistem shut down. Sebagai penggantinya dipakai external magnetic media untuk menyimpan data dan program yang sedang tidak aktif diproses. Ada dua jenis magnetic storage hardware yaitu disk dan tape.
[image:36.595.154.469.608.726.2]Disk storage banyak digunakan sebagai medium storage dalam industri sistem informasi. Disk storage terdiri atas tracks dan sectors yang merupakan tempat menyimpan data secara magnetik. Data dibaca dan direkam dengan menggunakan read/write heads. Berikut dapat dilihat perbandingan kapasitas disk pada tabel di bawah ini :
Tabel 3.2 Perbandingan Kapasitas Disk
Type Size Capacity
Diskette 5-1/4 inches 1.2 MB Diskette 3-1/2 inches 1.4 MB Stacked Disk –
Microcomputer
5-1/4 inches 100-1000 MB Stacked Disk –
Minicomputer and Mainframe Computer
10-15 inches
Tape storage merupakan storage yang berbentuk magnetic tape. Keuntungannya yaitu harganya relatif lebih murah, sedangkan kerugiannya yaitu data hanya dapat diakses secara berurutan.
Jenis storage hardware lainnya adalah optical storage hardware. Keuntungan optical disk ialah mempunyai kapasitas yang tinggi, compact, dan durable storage. Sedangkan kerugiannya : sulit untuk merubah data, dan lebih mahal. Ada tiga macam optical storage hardware, yaitu :
CD-ROM (compact disk - read only memory), populer digunakan pada
multimedia. Optical storage data direkam dengan menggunakan laser untuk membakar lekukan kecil pada permukaan metal master disk. Selanjutnya seperti
audio CD, hanya dapat dibaca dan tidak dapat dipakai untuk merekam lagi.
WORM (write-once/read-many) optical disk, merupakan disk yang hanya
dapat ditulisi sekali kemudian hanya dapat dibaca dan tidak dapat dipakai untuk merekam lagi. WORM device dipakai untuk memelihara satu record permanen yang penting dari seluruh data. Misalnya proses transaksi pada jaringan keuangan.
Erasable optical disks, dapat dibaca dan ditulisi.
4. OUTPUT HARDWARE
bulanan. Page printers mencetak per halaman, seperti mesin photo copy dan biasanya menggunakan laser untuk menghasilkan printed character.
Klasifikasi berikutnya yaitu impact printers dan nonimpact printers. Impact printers memukul kertas saat mencetak sehingga lebih berisik, misalnya dot matrix printer memukul pita karbon untuk menghasilkan cetakan pada kertas. Sedangkan nonimpact printers menggunakan sitem photoelectric untuk mencetak karakter, misalnya laser printer.
Bit-mapped printer bekerja atas dasar pengalamatan pada setiap dot yang membentuk baris dan kolom halaman kertas. Setiap dot pada halaman kertas dapat diset on (printed) atau off (not printed). Keuntungannya : dapat mencetak karakter dan gambar dengan mulus, tetapi kerugiannya : komputer harus mengirim lebih banyak instruksi dan data ke printer untuk mengcover data dan alamat setiap dot.
Output device lainnya adalah voice output, plotter dan layar monitor. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, layar monitor dapat juga digolongkan sebagai input device. Plotter mempunyai fungsi yang lebih rumit sehingga dapat digunakan untuk membuat grafik, diagram, peta, microfiche, dan microfilm.
5. Klasifikasi Sistem Teknologi Informasi a. Menurut Fungsi Sistem
b. Menurut Ukuran c. Klien-Server
• Embeded IT System
Contoh, Sistem VCR (Video Casette Recorder) untuk merekam tayangan televise
• Dedicated IT System
Contoh, system ATM, khusus untuk melakukan transaksi keuangan bagi nasabah bank
• General Purpose IT System
Contoh, personal computer, yang dapat digunakan untuk apa saja b. Menurut Ukuran
• Mikrokomputer
Komputer untuk komputasi skala kecil sebagai client • WorskStation
Computer yang seperti PC tetapi memiliki kemampuan lebih baik dari PC, misalnya mendukung memory sampai 8 GB
Contoh, IBM RS/6000 44P model 270 • Mini computer
Computer yang dipakai skala menengah sebagai server. Contoh, untuk Perbankan IBM AS/400
6. Peran Sistem Teknologi Informasi
• Efisiensi : Pengolahan Transaksi (TPS) dan Process Control System (PCS) • Efektivitas : SIM, DSS, GIS, EIS ( Menyediakan informasi bagi para
• Komunikasi : Menerapkan OAS ( Office Automation Systems) yang mengintegrasikan pengguna system teknologi informasi termasuk oara manager secara elektronik, e-mail, chat
• Kolaborasi : video conference, teleconference.
• Kompetitif : Meningkatkan daya kompetisi, menggunakan SIS (Strategic Information Systems)
B. Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi Dalam Peningkatan Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pada Fakultas ekonomi secara jelas saat ini seluruh aktivitas kerja para pegawai telah memanfaatkan sistem teknologi informasi yang mencakup tentang pemanfaatan penggunaan komputer, printer, scanner, mesin fotocopy dan lainnya yang memiliki kapasitas mutu yang baik sehingga, proses kerja pegawai di setiap bagian pada Fakultas Ekonomi semakin optimal.
Oleh karena itu penulis ingin memaparkan pemanfaatan sistem teknologi informasi yang digunakan oleh para pegawai disetiap unit kerja Fakultas Ekonomi mencakup dengan jumlah computer, printer, dan sistem pendukung lainnya sehingga akan terlihat bahwa apakah pemanfaatan sistem teknologi informasi ini berjalan dengan efektif dan efisien atau tidak.
[image:41.595.52.549.333.758.2]Berikut adalah daftar jumlah sistem teknologi yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Table 3.3 Daftar Pemakaian Sistem Teknologi Di Fakultas Ekonomi USU Tempat Jenis Internet Pentium AntiVirus Jumlah Kondisi Ruang Baca
FE USU
Komputer Printer CPU
terpasang 3 Tidak ada 3 1 3 Kurang baik Baik Kurang Baik Kajur Diploma Komputer Printer CPU
Tidak ada 4 Ada 3
2 3 Baik Baik Baik Ruang Absensi (Piket) Komputer Printer CPU
Tidak ada 3 Tidak ada 1 0 1 Baik - Baik Ruang PBM/ Perlengka pan Komputer Printer CPU
Terpasang 3 Tidak ada 1 0 1 Kurang Baik - Baik Ruang Tata Usaha (PD 2) Komputer Printer
Terpasang 4 Ada 8
4 Baik Baik Ruang Pendidika n (PD 1) Komputer Printer CPU
Terpasang 4 Ada 15
11 15 Baik Baik Baik Ruang Kemahasi swaan (PD3) Komputer Printer CPU
Terpasang 4 Ada 6
4 6
Baik Baik Baik Ruang E.P Komputer
Printer CPU
Terpasang 4 Tidak ada 4 2 4 Baik Baik Baik Ruang Akuntansi Komputer Printer
Terpasang 4 Tidak Ada 6 4
Ruang Manajemen
Komputer Printer CPU
Terpasang 4 Tidak Ada 7 4 7
Baik Baik Baik
Sistem teknologi informasi yang digunakan di FE USU pada tiap unit kerjanya biasanya komputer yang tersedia digunakan untuk mencetak
undangan kegiatan seminar, lokakarya, atau pun kegiatan rutin yang dilakukan FE USU. Untuk pelayanan kemahasiswaan pihak FE USU per unit kerjanya, untuk setiap departemennya sistem teknologi yang ada seperti komputer digunakan untuk mentranskip nilai mahasiswa, mendata mata kuliah yang diambil mahasiswa, membuat laporan tentang segala kegiatan kerja per unit bagian, membuat daftar-daftar mahasiswa baru, membuat absensi mahasiswa. C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di
Fakultas Ekonomi USU
Sistem informasi akan sangat mendukung perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan dalam sistem informasi perusahaan/organisasi, maka produktivitas perusahaan akan meningkat.
Model aliran kerja (workflow) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan
untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.
kemampuan seorang pegawai/karyawan dalam mengerjakan dan menyalesaikan pekerjaanya dengan baik sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. Para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.
Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan informasi dan komunikasi yang efektif, sehingga efisiensi kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.
Gambar 3.2. Komponen – Komponen Sistem Informasi Sumber : Pengantar Sistem Informasi.2006
Gambar 3.1 tersebut mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem informasi.
Sum ber Da ya S oftw are Program dan P rosed ur Sum ber Day a H
ardw are Me sin da n Me dia
Media Komunikasi dan Dukungan Jaringan
Sumber Daya Jaringan
S um be r D ay a D ata D as
ar D ata d an Pe ng eta hu an Sumb er D
aya Man
usia
Pema kai A
khir da n Ahli
SI
Pengendalian Kinerja Sistem
Input Sumber Daya Pemroses-an data Ke Output Produk Infor
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
1. Sistem informasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara mengakses situsatau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian
pendidikan/bagian akedemik.
2. Peranan sistem informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan
informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administarasi program akademik. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.
3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.
B. SARAN
2. Alat-alat informasi dan komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam organisasi.
3. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan lembaga-lembaga dan intuisi perguruan tinggi dalam program informasi dan komunikasi terutama dalam pola distribusi.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto, 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.
Indrajit Eko Richardius, 2000. Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi, Jakarta: PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia
Jogiyanto,2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi Khrisbianto Andi, 2005. Sistem Informasi . Bandung : Informatika
Nasimullah,M.Saleh.2001.Pengantar Teknologi Sistem Informasi.-23298079 EL-670. JAR.KOMP : Model dan Analisis,( http: //
