BAB I PENDAHULUAN
1.1 Definisi Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata pustaka, yang berarti kitab atau buku. Setelah ditambah awalan per dan akhiran an menjadi perpustakaan yang artinya kumpulan buku-buku yangkini dikenal sebagai koleksi bahan pustaka. Dalam bahasa Inggris dikenal istilah Library yang berasal dari bahasa latin, yaitu liber atau libri yang artinya buku .Dalam bahasa Belanda disebut bibliothek, Jerman dikenal denganbibliothek, Perancis disebut bibliotheque, Spanol dan Portugis dikenal dengan bibliotheca.
Perpustakaan adalah tempat menyimpan berbagai jenis bahan bacaan. Disitu masyarakat dapat memanfaatkan bacaannya untuk menambah pengetahuan, mencari informasi atau sekadar mendapatkan hiburan . Berbagai jenis koleksi yang tersedia yaitu berupa buku, majalah, surat kabar, bahan audioo visual, rekaman kaset, film.
Oleh karena perkembangan zaman, istilah perpustakaan pun menjadi berkembang, sesuai dengan tugas dan fungsinya. Berdasarkan tugas dan fungsinya saat ini, perpustakaan merupakan tempat menyimpan, mengolah dan mencari informasi, dimana informasi tersebut dapat bernbetuk bahan bacaan tercetak (buku,jurnal,referensi, dan bahan pustaka tercetak lainnya) maupun bahan-bahan dalam bentuk elektronik (electronic book,elektronik jurnal, dan bahan bacaan bentuk elektronik lainnya) Di dalam perpustakaan teresebut ada organisasi dan sistem yang mengatur perjalanan bahan pustaka/informasi mulai dari pengadaan, pengolahan hingga pelayanan dan penyajian kepada pengguna perpustakaan.
Dengan demikian, jelas bahwakoleksi bahan pustaka yang ada diperpustakaan digunakan untuk kepentingan pembaca dan berbeda dengan koleksi bahan pustaka yang ada di toko buku.Buku-buku yang ada di toko buku disajikan kepada konsumen untuk dibeli
dan pemilik toko tersebut akan mendapatkan keuntungan ( berorientasi keuntungan atau profit oriented), sedangkan buku-buku yang ada diperpustakaan disajikan kepada pengguna untuk dimanfaatkan demipencarian ilmu dan informasi, tanpa tujuan menarik keuntungan atau not for profit orientation).
bersifat universal, artinya siapa pun , usia berapa pun, apa pun pekerjaaannya dapat belajar dan mencari informasi di perpustakaan.
1.2 Tugas Perpustakaan
Secara garis besar dapat disimpulkan tugas perpustakaan sebagai berikut : a. Mengumpulkan , menyimpan dan menyediakan informasi dalam bentuk
tercetak ataupun dalam bentuk elektronik dan multimedia kepada pemakai. b. Menyediakan informasi yang dapat diakses lewat internet, namun harus pula menyediakan peraturan-peraturan yang dapat melindungi kepentingan perpustakaan dan keamanam informasi tersebut.
c. Terus memperhatikan kemajuan zaman dan kemajuan teknologi agar keinginan masyarakat dalam mengakses informasi dapat terpenuhi.
d. Harus mampu menjadi jembatan penyedia informasi pada masa lalu, masa kini dan masa depan.
e. Perpustakaan harus terus mencari jalan agar tetap tanggap secara efektif dan inovatif terhadap lingkungan yang beragam dalam memenuhi harapan pengguna.
1.3 Fungsi Perpustakaan 1.3.1 Fungsi Edukatif
perpustakaan dengan mengikuti tata cara dan prosedur yang berlaku diperpustakaan tersebut. Dengan fungsi edukatif ini, perpuistakaan membantu pemerintah, dalam program gemar membaca dan mencerdaskan kehidupan bangsa dengan belajar sepanjang hayat. 1.3.2 Fungsi Informatif
Dengan fungsi informatifnya, perpustakaan dapat dijadikan sarana informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dicari di perpustakaan.Jenis informasi yang akan didapatkan tergantung jenis perpustakaannya (perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah, perpustakaan nasional, atau perpustakaan umum).
1.3.3 Fungsi Penelitian
Sebagai fungsi penelitian , perpustakaan dapat menjadi sumber informasi yang ada di dalam perpustakaan tersebut dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk melakukan penelitian. Berbagai informasi dapat dijadikan dasar untuk proposal penelitian, penunjang penelitian. 1.3.4 Fungsi Kultural
1.3.5 Fungsi Rekreasi
Perpustakaan mempunyai fungsi rekreasi artinya, pengguna dapat mencari koleksi yang bersifat populer dan menghibur. Disamping itu, pengguna dapat menggunakan media audio visual (TV,Video CD) serta koran yang disediakan diperpustakaan tersebut. Untuk beberapa perpustakaan , ada yang menyediakan taman dan mendekorasi ruang perpusatakaan menjadi tempat yang nyaman bahkan ada yang dilengkapi dengan toko buku, warung internet, serta swalayan mini (mini market).
1.4 Jenis Perpustakaan
1.4.1 Perpustakaan Nasional
Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang didirikan oleh suatu negara (biasanya di satu negara hanya ada satu) yang mempunyai fungsi utama untuk menyimpan semua bahan pustaka tercetak terekam, serta multimedia yang diterbitkan oleh negara tersebut dan/atau mengenai negara tersebut.Sebagai contoh, PerpustakaanNasional Republik Indonesia.
1.4.2 Perpustakaan Umum
Perpustakaan Umum adalah jenis perpustakaan yang didirikan oleh masyarakat umum dan dibiayai oleh masyarakat itu sendiri baik secara lansung swadaya maupun tidak langsung seperti melalui pajak. Adapun ciri-ciri dari perpustakaan umum biasanya mempunyai ciri-ciri perpustakaan tersebut terbuka untuk umum, siapa saja boleh masuk, dibiayai dengan swadaya masyarakat.
1.4.3 Perpustakaan Khusus
demikian biasanya perpustakaan ini dapat menerima pemakai dari luarinstansinyawalaupun tentunya dengan layanan yang sangat terbatas. Contoh-contoh perpustakaan khusus antara lain Perpustakaan Sekretaris Negara, Perpustakaan Sekretariat ASEAN.
1.4.4 Perpustakaan Sekolah
BAB II
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
2.1 Pengertian Manajemen
Secara umum manajemen diartikan sebagai pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Manajemen adalah fungsi manajer untuk menetapkan politik kebijaksanaan mengenai apa macam produk yang akan dibuat, bagaimana membiayainya, menyalurkannya, memberikan pelayanan, memilih, serta melatih pegawai faktor yang mempengaruhi kegiatan suatu usaha.
Manajemen telah mengalami 5 tahap perkembangan, yaitu (1) manajemen autoriter (2) manajemen ilmiah (3) manajemen hubungan manusia (4) manajemen berorientasikan hasil (5) manajemen tanggung jawab sosial.
2.2 Fungsi-Fungsi Manajemen
2.2.1 Planning atau Perencanaan
tersebut menyangku pengambilan keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang akan melakukan .Olah karena itu, fungsi perencanaan ini merupakan dasar untuk melakukan fungsi-fungsi manajemen yang lain. 2.2.2 Organizing atau Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah penetapanstruktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-aktivitas yang di butuhkan untuk mencapai tujuan , pengelompokan aktivitas, penugasan kelompoik aktivitas kepada manajer, hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi. Struktur organisasi ini, hanyalah alat untuk pencapaian tujuan.Jadi, organisasi yang efisisen akan dapat menyukseskan pencapaian tujuan suatu kelompok kerja. 2.2.3 Staffing atau Pengisian Jabatan
Staffing atau pengisian jabatan didefinisikan sebagi pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan ,promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan.
2.2.4 Controlling atau Pengawasan
Pengawasan atau controlling merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem-sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi aktual dengan standar, menentukan apakah adapenyimpangan serta menetapkan cara memperbaikipenyimpangan tersebut. Fungsi pengawasan ini dilaksanakan oleh setiap pimpinan di semua lini, mulai dari kepala perpustakaan sampai kepada unit terkecil diperpustakaan.Tujuan pengawasan adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan, kemudian diluruskan serta menjaminbahwa kelemahan dan kesalahan tersebut tidak terulang.
2.2.5 Directing atau Pengarahan
BAB III
PERENCANAAN PERPUSTAKAAN
3.1 Perencanaan dan Siklus Perencanaan
3.2 Tujuan Perencanaan
Perencanaan merupakan pengambilan keputusan berdasarkan kemungkinan-kemungkinan pelaksanaan kegiatan yang sudah ditetapkan di dalam target dan sasaran serta informasi lain yang tersedia.
Beberapa alasan dalam membuat perencanaan adalah sebagi berikut : a. Untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan-perubahan
sehingga kita dapat memfokuskan langkah-langkah kita ke arah sasaran dan target yang sudah ditetapkan sebelumnya.
b. Untuk memilih alternatif operasional yang ekonomis. c. Untuk memungkinkan adanya pengawasan.
Perencanaan di perpustakaan memegang peranan penting, karena tuntunan atau guide bagi pimpinan perpustakaan di dalam menjalankan perpustakaanya.Rencana yang di buat oleh perpustakaan hendaknya tidak hanya menjadi sekedar arsip saja.Penyusunan rencana harus didasarkan kepada data dan fakta atau keterangan yang nyata, bukan berdasarkab pada keinginan dan kemauan kita saja.
3.3 Faktor-faktor Dalam Perencanaan 1.3.1 Waktu
panjang biasanya digunakan oleh perpustakaan untuk membuat perencanaan global atau sering disebut dengan master plan.
1.3.2 Pengumpulan dan Analisis Data
Semua perencanaan harus berdasrkan pada data.Semakin akurat datayang digunakan dalam perencanaan maka semakin bagus perencanaan yang di buat, dan semakin pasti rencana tersebut dapat diimplementasikan ke dalam bentuk kegiatan termasuk pengumpulan data secara sistematis mengenai perpustakaan dan pusat-pusat informasi , aktivitasmereka,sumberdaya manusianya, tingkat penggunaan informasi di perpustakaan pada waktu tertentu serta periode tertentu.Dengan kata lain pengumpulan dan analisis data merupakan studi tentang organissai dan aktivitas secara menyeluruh.
1.3.3 Tingkatan Perencanaan
Seluruh penanggung jawab di dalam struktur organisasi perpustakaan dari kepala, kepala bidang, kepala sub bidang sampai ke unit terkecil, sebaiknya terlibat dalam proses perencanaan sehingga seluruh penanggung jawab atas jalannya suatu perencanaan.
1.3.4 Kelenturan atau Fleksibilitas
langkah dalam memenuhi kebutuhanpengguna, hal ini kadang-kadang menyebabkan ketidakberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi, sesuai dengan yang sudah ditetapkan.
1.3.5 Tujuan,Sasaran , da n Target
Tujuan perpustakaan adalah untuk menjadi wadah ilmu sebagai sumber ilmu dan sumber informasi. Sedangkan sasaran dari perpustakaan adalah menyediakan, mengolah, memberikan layanan, memelihara, melakukan layanan bahan pustaka sebagai refernsi, dan melakukan tata usaha perpustakaan. Target adalah suatu nilai kualitatif atau kuantitatif yang menjadi tujuan suatu program kerja.Contoh, membuat program promosi dan pameran perpustakaan dengan target pengunjung sejumlah 10.000 orang atau program kerja perpustakaan yang dilakukan pada tahun tertentu mempunyai target sebagai berikut :
1.Meningkatkan jumlah anggota perpustakaan dari 60% menjadi 75%dari jumlah pengguna potensial.
2.Meningkatkan jumlah pengunjung dari 300 orang per-hari menjadi 600 orang per-hari.
3.Meningkatkan jumlah peminjam dari 30.000 peminjamper-tahun menjadi 75.000 peminjam pertahun.
4.Meningkatkan kualitas pelayanan dengan menambah petugas perpustakaan. 5.Meningkatkan kualitas pelayanan dengan menerapkan teknologi informasi (seperti komputer).
tidak semudah yang dibayangkan, sebab sebagian besar perpustakaan memang dijalankan dengan alokasi SDM maupun sarana dan pra sarana yang sudah “given” atau dijatah.Walaupun demikian perpustakaan tetap harus membuat perencanaan terhadap sumber daya yang dimilikinya. Rencana Kebutuhan SDM dapat dibuat berdasarkan besar kecilnya aktivitas perpustakaan , sedangkan di perpustakaan perguruan tinggi dan sekolah prencanaan kebutuhan SDM ini dapat dibuat berdasarkan jumlah mahasiswa atau siswa.
Manfaat rencana ketenagaan adalah (1)memperbaiki penggunaan sumber daya manusi (2) memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang secara efisien (3) melakukan pengadaan karyawan baru secara ekonomis (4) mengembangkan informasi dasar manajemen personalia untuk membantu kegiatan-kegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya (5) membantu program-program manajemen personalia yang berbeda-beda seperti rencana penarikan dan seleksi.
Kebutuhan ruangan perpustakaan dapat diperhitungkan berdasrkan jumlah kegiatan perpustakaan , bahkan untuk kasus perguruan tinggi dihitung berdasarkan jumlah mahasiswa perguruan tinggi yang bersangkutan.Secara umum, penggunaan gedung tersebut dialokasikan untuk tiga keperluan pokok, yaitu ;
Ruang perpustakaan perlu ditata dengan baik agar pemakai perpustakaan merasa betah menggunakan perpustakaan tersebut.Ada tiga cara dalam menata ruanganperpustakaan, yaitu (1) tata sekat; (2) tata parak dan (3) tata baur. Untuk perpustakaan besar penataannya dapat menggunakan penataan ini, tentunya dengan mempertimbangkan beberapa hal seperti pencahayaan, kemudian pengawasan, tata lampu, sirkulasi udara.
Perabot perpustakaan atau kelengkapan fisik berupa mebeler yang digunakan diperpustakaan dalam rangkamenunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan , sedangkan peralatan perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan proyektor slide, proyektor film, alat pemutar VCD dan DVD.
Aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan perabot dan perlengkapan diperpustakaan , seperti (1) jumlah dan jenis koleksi yang akan dimiliki oleh perpustakaan dalam lima atau sepuluh tahun mendatang. (2) Jangkauan layanan yang akan diselenggarakan pengembangannya lima atau sepuluh tahun mendatang (3) Pada keadaan tertenturuangan pasti dipakai untuk perkantoran /kegiatan administrasi lainnya serta pengembangannya.
BAB.III KESIMPULAN
Dari paparan makalah ini , dapat penyusun simpulkan sebagai berikut :
1.Perpustakaan adalah tempat menyimpan , mengolah, dan mencari informasi dalam berbagai bentuk bacaan (bukuu, jurnal,referens, dana bahan pustaka lainnya).
2.Tugas perpustakaan adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan,menghemas, menyimpan, memberdayakan, dan menyajikan koleksi bahan pustaka kepada pemakai.
3.Fungsi perpustakaan sangatlah beragam, namun secara garis besarnya mempunyai fungsi edukatif,informatif,penelitian,kultural,dan rekreasi.
5.Fungsi-fungsi manajemen adalah planning,organizing,staffing,directing,controlling.
