REALISASI PELAKSANAAN KEGIATAN
UNIT PENJAMINAN MUTU
TAHUN 2014
POLITEKNIK KESEHATAN DENPASAR
UNIT PENJAMINAN MUTU
REALISASI
PELAKSANAAN KEGIATAN DAN ANGGARAN
UNIT PENJAMINAN MUTU
TAHUN 2014
UNIT PENJAMINAN MUTU
POLTEKKES DENPASAR
2015
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadapan Ida Sang Hyang widhi Wase,
Tuhan Yang Maha Esa Laporan Realisasi Kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik
Kesehatan Kemenkes Denpasar tahun 2014 Denpasar dapat terselesaikan
Laporan realisasi kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes
Denpasar tahun 2014 ini memuat latar belakang, tujuan dan manfaat dan pelaksanaan
kegiatan, serta permasalahan dan pemecahannya yang dilengkapi dengan
lampiran-lampiran pendukung.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu
penyelenggaraan kegiatan Unit Penjamin Mutu Politeknik Kesehatan Kemenkes
Denpasar hingga dapat terselenggara sesuai dengan rencana. Semoga laporan ini
bermanfaat untuk kegiatan-kegiatan mendatang dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan Poltekkes Denpasar.
Denpasar, Januari 2015
UPM Poltekkes Denpasar
DAFTAR ISI
BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN………. 4
1. Pengiriman buku Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu ke Jurusan... 4
2. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan UPM tahun 2014 dan Pengumpulan Data PDPT ……… 4
3. Pengiriman hasil diskusi kelompok persiapan akreditasi BAN-PT 6
4. Penyampaian SK TPM dan Tim Audit Mutu Internal …………. 7
5. Pengisian dan Upload data PDPT………. 7
6. Pengiriman surat permohonan akreditasi ke BAN-PT………….. 7
7. Pengiriman data SPMI……….. 9
8. Inventarisasi SOP ………. 9
9. Evaluasi persiapan akreditasi………. 10
10.Pelatihan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan …………. 17
11.Pendampingan pengisian borang ke Jurusan.………. 17
12.Presentasi hasil pengisian borang ……….. 18
13.Pendaftaran akreditasi BAN-PT ke DIKTI……… 18
14.Audit Mutu Internal……….. 18
15.Pengajuan permohonan pendampingan ke Ka Pusdiklatnakes…... 21
16.Kegiatan pendampingan pengisian Borang oleh DIKTI.………… 21
17.Koreksi isian Borang……….. 22
18.Koreksi Evaluasi Diri, dan pengumpulan isian borang.…………. 23
19.Koreksi Evaluasi Diri, dan pengumpulan isian borang.…………. 23
20.Presentasi isian Borang.………. 26
21.Menerima kunjungan UPM Poltekkes Riau………. 26
22.Lokakarya finalisasi borang dan evaluasi diri ………... 27
23.Penyelesaian borang dan evaluasi diri, dan koreksi kelengkapan bukti fisik……….... 29
24.Mengajukan permohonan akreditasi ke BAN-PT……….. 30
25.Mengirim kekurangan berkas pendaftaran………. 31
BAB III PERMASALAHAN DAN PENANGANAN………. 32
A. permasalahan………... 32
B. penanganan………. 32
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Peraturan Pemerintah Nomor: 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan, mengamanatkan bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan
non formal wajib melakukan penjaminan mutu untuk memenuhi atau melampaui
Standar Nasional Pendidikan. Sejalan dengan hal tersebut Undang Undang Nomor 12
tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi pada Pasal 52 menegaskan bahwa: Penjaminan
mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu
Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan (ayat 1); dan dilakukan melalui
penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar Pendidikan
Tinggi (ayat 2).
Poltekkes Denpasar sebagai lembaga pendidikan tinggi wajib melakukan
penjaminan mutu pendidikan. Agar penjaminan mutu pendidikan dapat dilaksanakan,
maka perlu disediakan berbagai perangkat sistem penjaminan mutu.
Penjaminan mutu Poltekkes Denpasar adalah proses perencanaan, penerapan,
pengendalian, dan pengembangan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara
konsisten dan berkelanjutan, sehingga internal stakeholders (mahasiswa, dosen, dan karyawan) dan eksternal stakeholders (masyarakat dan dunia usaha, organisasi profesi, pemerintah) dari Poltekkes Denpasar memperoleh kepuasan.
Menurut Kemenkes RI (tahun 2009) sebelum melakukan kegiatan Sistem
Penjaminan Mutu, insitusi Pendidikan Tenaga Kesehatan perlu melakukan hal-hal
sebagai berikut:
1. Membangun komitmen bersama segenap civitas akademika untuk menerapkan
Penjaminan Mutu di institusi diknakes dalam rangka mewujudkan visi dan misi
institusi
2. Mendapat dukungan Pimpinan Insitusi Pendidikan\
3. Mensosialisasikan ke seluruh jajaran institusi
4. Membentuk Tim Penjaminan Mutu (TPM) yang terdiri dari wakil-wakil
jurusan/prodi dan menyusun uraian tugas serta tata hubungan kerja
5. Mengangkat ketua Tim atau ketua Unit Penjaminan Mutu untuk bertanggung
jawab atas terlaksananya program penjaminan mutu serta bertanggung jawab atas
terlaksanannya audit internal
6. Melaksanakan pelatihan pemahaman sistem penjaminan mutu dan dokumentasi
7. Mengkaji kondisi pendidikan di institusi diknakes (SWOT analisis)
8. Menyediakan sumber daya (SDM, sarana prasarana, dana, dll)
Unit Penjaminan Mutu (UPM) bertugas melakukan penjaminan mutu
pendidikan secara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program
penjaminan mutu yang memiliki target dalam kerangka waktu yang jelas. Untuk dapat
melakukan tugasnya UPM perlu menyusun perangkat dokumen (kebijakan akademik,
dokumen mutu dan dokumen akademik).
B. DASAR HUKUM
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tanggal 8 Juli 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional (Lembaran Negara RI Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan
Lembaran Negara RI Nomor 4301).
2. Undang-undang Nomor 16 tahun 2009 tentang Kesehatan.
3. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.03.05/1.2/03086/
2012 tanggal 26 April 2012 tentang Petunjuk Teknis Organisasi dan Tata Laksana
Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan.
5. Surat Keputusan Bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI dan Menteri
Kesehatan RI Nomor: 14/VII/KB/2011 dan Nomor: 1673/Menkes/SKB/VIII/2011
tanggal 5 Agustus 2011 tentang Penyelenggaraan Poltekkes yang diselenggarakan
Kemenkes.
6. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.03.2.4.1.444.1 tanggal 13 Pebruari
2004 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Politeknik Kesehatan.
7. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 355/E/O/2012 tanggal
10 Oktober 2012 tentang Alih Bina Penyelenggaraan Program Studi pada
Politeknik Kesehatan dari Kementerian Kesehatan kepada Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan.
8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya
Tahun Anggaran 2013.
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
1. Pengiriman buku Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu ke Jurusan
Buku Sistem Penjaminan Mutu yang sempat diproduksi pada akhir tahun 2013
yaitu Buku Kebijakan Mutu dan Manual Mutu, dan Buku Standar Mutu didistribusikan
sebanyak 75 eksemplar buku pada tanggal 3 Januari 2014 sebagai berikut :
a. Direktorat Poltekkes Denpasar masing-masing sebanyak 37 buku
1. Direktur dan para Pembantu Direktur : 4 set
2. Ka Sub Bag ADAK dan Ka Sub Bag ADUM : 2 set
3. BPH Senat : 1 set
4. Ketua Unit/ Koordinator Urusan : 14 set
5. Instansi vertical : 10 set
6. Unit Penjaminan Mutu : 6 set
b. Jurusan di lingkungan Poltekkes Denpasar masing-masing sebanyak 38 buku.
1. Para Ketua Jurusan : 6 set
2. Para Ketua Prodi : 8 set
3. Perpustakaan Jurusan @ 3 set : 18 set
4. Sub UPM Jurusan : 6 set
2. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan UPM tahun 2014 dan Pengumpulan Data PDPT
Rapat persiapan pelaksanaan kegiatan Unit Penjaminan Mutu (UPM) tahun2014
dilaksanakan pada tanggal 22 Januari 2014 dengan peserta: Pudir I, Ka Sub Bag ADAK,
calon Ka Sub Bag ADAK, Ka UPM, Tim Penjaminan Mutu (TPM) Poltekkes Denpasar
dengan agenda sebagai berikut :
a. Persiapan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu di Poltekkes Denpasar tahun 2014
b. Pengumpulan data PDPT (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi)
Hasil :
1) Permintaan Direktur PDPT dikumpulkan lebih awal, karena tanggal 27 Januari mau
dipelajari sebelum rapat 28 Januari di Jakarta.
2) Notulen menjadi syarat untuk pencairan dana rapat, dan notulen akan disebarkan ke
seluruh TPM.
3) Ada beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran tahun 2014:
a) Di wilayah Pudir I yang keluar adalah beasiswa, Risbinakes (18 judul), dan
Pengabmas (termasuk Pengabmas terpadu). Di Jurusan tidak mendapat dana
pengabmas lagi. Oleh karenanya disarankan sebaiknya kegiatan Pengabmas
Jurusan dikoordinir oleh Unit Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (UPPM).
Jurusan membuat proposal ke UPPM seperti pada kegiatan penelitian Risbinakes,
sehingga nilai akhirnya untuk pengabmas bisa mencapai 4 juta per dosen.
b) Dana operasional Unit Penjaminan Mutu (UPM) tahun 2014 tidak muncul. Namun
untuk rapat-rapat bisa bias tetap diselenggarakan, tetapi harus direncanakan berapa
kali rapat yang akan diadakan sehingga dapat dialokasikan karena anggaran rapat
disatukan di masing-masing Pudir.
4) Sudah dibuatkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) UPM. UPM sudah merancang
kegiatan yang tidak membutuhkan biaya seperti memanggil narasumber, akomodasi
dan transport, kecuali ada undangan dari Pusat tentang kegiatan Penjaminan Mutu
yang membutuhkan swadana.
5) Sasaran mutu yang digunakan adalah yang sudah disusun dalam dokumen BLU.
Namun ada beberapa sasaran mutu yang terlalu tinggi, seperti persentase kelulusan.
Direktur menyarankan agar target diturunkan dengan meminta masukan dari Jurusan.
6) Standar Operasional Prosedur (SOP) sudah disahkan dan akan didistribusikan ke
Jurusan/Unit/Urusan.
7) Setiap Jurusan agar setiap awal bulan memonitor pengisian borang 3A dengan
membentuk personil penanggung jawabnya.
8) Rencana mengundang asesor dari DIKTI jika ada anggaran yang bisa diajukan.
9) Evaluasi diri harus diselesaikan sampai Analisa SWOT-nya
10)Penataan dokumen PDPT, NUPN, kelulusan agar dilengkapi dan data SPMI tetap
dilaporkan sesuai jadwal yang ada dari BPPSDM Kesehatan.
11)Perlu diadakan ruang khusus untuk data Penjaminan Mutu termasuk Profil Poltekkes
Denpasar.
12)Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) agar polanya seragam ada contoh dari Politeknik
Negeri Bandung.
13)Yang perlu diperhatikan pada kegiatan-kegiatan penjaminan mutu:
a) Sebelum melakukan audit mutu internal, harus dibuatkan SK TPM dan uraian
tugasnya terlebih dahulu.
b) Tim Pengelola PDPT perlu dilakukan perombakan karena beberapa petugas lama
telah berpindah tugas dan sekaligus dibuatkan SK Tim PDPT.
c) Perlu diadakan pertemuan dengan pengelola PDPT untuk membahas tentang
pengisian PDPT, sehingga terjadi keseragaman cara pengisian PDPT.
14)Pembuatan SOP harus dimasukkan ke dalam SKP masing-masing pegawai agar
memudahkan penyelesaian pembuatan SOP karena dapat ditagih di akhir tahun.
15)SKP untuk dosen berbeda dengan SKP non dosen.
16)Ka.UPM dan Staf Unit Komputer telah berkunjung ke Stikes Bali Wisnu Dharma,
tentang pengisian data PDPT. Dari hasil kunjungan tersebut diketahui bahwa ternyata
ada program yang belum tercopykan, sehingga kita tidak bisa mengupload.
17)Harus Jadwalkan pelatihan pengisian PDPT dan SPMI.
18)Jika PDPT itu wajib, kita harus melapor rutin pada Maret dan September setiap
tahunnya.
19)Berdasarkan SK Alih Bina, dua tahun setelah tanggal SK tersebut ditetapkan, kita
wajib melapor rutin sesuai jadwal.
20)Untuk data dosen tidak tetap yang diperlukan adalah NUPN (Nomor Urut Pengajar
Nasional). Surat permohonan ke jurusan tentang NUPN akan dikirimkan dengan
harapan awal Februari sudah bisa diunggah. Harus diingat bahwa dosen tidak tetap
bukan instruktur.
21)Inventarisasi Pengumpulan data PDPT:
a) JKP... sudah (belum lengkap)
b) JKB...belum
c) JKL...sedang proses
d) JGZ...belum selesai (akan menyusul dalam waktu dekat)
e) JKG...sudah (belum lengkap)
f) JAK...belum selesai (akan menyusul dalam waktu dekat)
3. Pengiriman hasil diskusi kelompok persiapan akreditasi BAN-PT
Hasil diskusi kelompok persiapan akreditasi BAN-PT pada tanggal 3-5 Desember 2013
dilakukan pada tanggal 24 Februari 2014 kepada Pudir II dan III, Ka Sub Bagian ADAK
dan ADUM, Ka Unit Koordinator Urusan serta seluruh Ketua Jurusan di lingkungan
Poltekkes Denpasar.
4. Penyampaian SK TPM dan Tim Audit Mutu Internal
SK TPM (Tim Penjaminan Mutu) dan Tim Audit Mutu Internal didistribusikan
pada tanggal 7 April 2014 kepada Direktur, seluruh Ketua Jurusan, seluruh anggota TPM
dan TIM Audit Internal Poltekkes Denpasar dengan periode sebagai berikut :
a. Keputusan Direktur Poltekkes Denpasar Nomor: DL.02.02/P.01/0709/2014, tentang
Tim Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar tahun 2014 periode 1 Januari sampai dengan
31 Desember 2014
b. Keputusan Direktur Poltekkes Denpasar No: DL.02.02/P.01?0897/2014 tentang Tim
Audit Intenal Poltekkes Denpasar, periode 3 Pebruari sampai dengan 31 Desember
2014
5. Pengisian dan Upload data PDPT
Pengisian data PDPT dilakukan oleh masing-masing Prodi, kemudian
dikirimkankan secara online dalam bentuk softcopy (format xls) kepada Tim PDPT di Direktorat meliputi kurikulum, data kemahasiswaan, data dosen pengajar dan data lulusan.
Selanjutnya data diverifikasi oleh Tim PDPT Direktorat dengan menggunakan program
“Layar biru” yang diberikan oleh Bagian Forlap DIKTI Kemendiknas.
Usai data dinyatakan valid, maka data disiapkan untuk di upload ke situs forlap
PDPT milik DIKTI. Pengisian dan upload data PDPT TA 2012-1, 2012-2, 2013-1
dilaksanakan pada tanggal 10-11 April 2014, dengan cara langsung mentransfer data
melalui LAN (Local Area Network) ke server milik DIKTI di Jakarta. Dari Tim PDPT yang ditugaskan untuk upload data adalah Ka UPM (M. Choirul Hadi, SKM, M.Kes) dan
Ka Unit Komputer (Tri Aditya Permana, S.Kom).
6. Pengiriman surat permohonan akreditasi ke BAN-PT
Surat permohonan akreditasi ke Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
(BAN-PT) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dilaksanakan pada tanggal 21 April
2014. Permohonan yang diajukan adalah untuk mengakreditasi Institusi Poltekkes
Kemenkes Denpasar Yang terdiri dari 6 Jurusan dengan 10 Program studi yaitu 6 Prodi
D-III dan 4 Prodi D-IV dengan ijin penyelenggaraan/ akreditasi yang diperoleh sebelumnya
sebagai berikut :
NO PRODI KODE PRODI
AKREDITASI KETERANGAN
1 D-III Keperawatan 14401 A Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01797/2010 tanggal 19 Agustus 2010
2 D-IV Keperawatan 14301 A Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01100/2011 tanggal 20 Juni 2011
3 D-III Kebidanan 15401 B Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01798/2010 tanggal 19 Agustus 2010
4 D-IV Kebidanan 15301 B Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01102/2011 tanggal 20 Juni 2011
5 D-III Kesehatan/ Keperawatan Gigi
12402 A Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III /3/02602/2010 tanggal 23 Desember 2010 6 D-III Gizi 13411 A Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat
Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/02601/2010 tanggal 23 Desember 2010 7 D-IV Gizi 13311 A Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat
Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01104/2011 tanggal 20 Juni 2011
8 D-III Kesehatan Lingkungan
13451 A Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01800/2010 tanggal 19 Agustus 2010
9 D-IV Kesehatan Lingkungan
13351 A Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01106/2011 tanggal 20 Juni 2011
10 D-III Analis 13453 B Berdasarkan surat Keputusan Kepala Pusat
Kesehatan Pendidikan dan Pelatihan tenaga Kesehatan Kementerian Kesehatan Nomor:HK.06.01/III/ 3/01108/2011 tanggal 20 Juni 2011
7. Pengiriman data SPMI
Data SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) dikirim pada bulan Mei-Juni 2014
secara online oleh masing-masing Prodi/ Jurusan di lingkungan Poltekkes Denpasar
langsung ke Pusat Pendidikan dan latihan Tenaga kesehatan (Pusdiklaty Nakes) Badan
PPSDM Kesehatan di Jakarta.
8. Inventarisasi SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat oleh Unit/Urusan/Jurusan di
lingkungan Poltekkes Denpasar dilakukan selama kurun waktu 2013 diinventarisir oleh
UPM pada tanggal 09 Mei 2014. Inventarisasi data SOP yang efektif diberlakukan di
lingkungan Poltekkes Denpasar terhitung tanggal 12 Nopember 2013 sebagai berikut :
NO INSTITUSI/JURUSAN JUMLAH SOP
1. Direktorat Poltekkes Denpasar: a. Unit Penelitian dan Pengabmas b. Unit Penjamin Mutu
c. Unit Komputer
d. Unit Lab dan Bengkel Kerja e. Urusan Perencanaan dan Informasi f. Unit Pemeliharaan dan Perbaikan g. Pengadaan Barang dan Jasa h. Urusan Umum
n. Unit Promosi dan Kerjasama o. Urusan Akademik
2. Jurusan Keperawatan 64
3. Jurusan Kebidanan 22
4. Jurusan Keperawatan gigi 77
5. Jurusan Kesehatan Lingkungan 24
6. Jurusan Gizi 159
7. Jurusan Analis Kesehatan 11
9. Evaluasi persiapan akreditasi Berbagai kegiatan yang telah dilaksanakan
selama beberapa waktu dilakukan evaluasi untuk mengukur kesiapan Poltekkes Denpasar
dilaksanakan pada 22 April 2014 yang terdiri dari 3 kegiatan:
a. Sosialisasi pengisian borang BAN-PT
Ketua Jurusan Gizi yang mengikuti Workshop pengisian Borang
BAN-PT/LAM-PT Kes di Makasar pada taanggal 2-4 April 2014 ditugaskan untuk yang menyampaikan
tentang:
1) Surat Edaran Dirjen DIKTI No: 194/E.E3/AK/2014 tentang Ijin Penyelenggaraan
dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) yang mengharuskan semua prodi
untuk mendaftarkan diri agar diakreditasi BAN-PT sebelum 10 Agustus 2014
2) Tahapan Akreditasi
3) Info Penilai akreditasi : selama LAM-PT Kes belum terbentuk, akreditasi dilakukan
oleh BAN-PT
4) Pengalaman Poltekkes Semarang tentang kiat-kiat yang dijalani dalam pengisian
standar 1-7 dan saat visitasi Assesor BAN-PT
5) Mengingatkan agar semua Prodi di Poltekkes Denpasar agar menyiapkan secara
intensif pengisian Borang BAN-PT dan melengkapi dengan bukti fisik serta
mendokumentasikannya.
b. Pemaparan hasil evaluasi
Hasil evaluasi kondisi masing-masing Jurusan dan Direktorat tentang
permasalahan yang masih dihadapi pasca audit yang disampaikan oleh Ka UPM
mendiskusikan tentang penyamaan persepsi tentang penyelesaian berbagai
permasalahan yang ditemui dalam audit mutu internal, di antaranya:
1) Perlu adanya instruksi dari Direktorat tentang tata cara pengelolaan data yang
berkaitan dengan pemenuhan borang BAN-PT, misalnya teknis sosialisasi visi misi,
dan penyelenggaraan uji publik pada visi misi Prodi maupun Direktorat.
2) Penyampaian informasi tentang langkah kerjasama (MoU) dengan berbagai pihak,
dan memberi kesempatan untuk membuka pintu kerjasama dengan pihak luar, baik
dalam skala lokal, regional, nasional, bahkan internasional.
3) Dalam menyusun MoU perlu dituliskan secara spesifik tentang obyek kerjasama,
Jurusan/ Prodi yang akan melaksanakan kerjasama, serta pemenuhan hak dan
kewajiban dalam pelaksanaan MoU.
4) Kualitas sinyal internet di Jurusan masih belum bagus, karena sering mati atau
hilang sinyalnya.
c. Tindak lanjut hasil evaluasi
1) Persiapan audit internal dengan mengadakan Rapat pada tanggal 18 Maret 2014 dengan
agenda :
a) Persiapan instrumen audit internal
Instrumen berdasarkan standar yang ada di borang 3A dan 3B. Untuk memudahkan
audit dibuatkan check list pertanyaan berdasarkan standar tersebut. Tim Penjaminan
Mutu yang terdiri dari 8 orang yaitu Ketua dan Sekretaris serta 6 TPM jurusan
bertugas melengkapi check list tersebut, dengan pembagian tugas sebagai berikut :
(1) Standar 1 : M. Choirul Hadi
(2) Standar 2 : Yenny Moviana
(3) Standar 3: Sagung Agung Putri
(4) Standar 4 : Endang SP. Rahayu
(5) Standar 5 : Cok Dewi dan Putu Erawati
(6) Standar 6 : I.A. Eka Padmiari
(7) Standar 7 : Made Bulda Mahayana
Kelengkapan dan perbanyakan form disiapkan oleh Sekretaris TPM, dan selanjutnya
dilakukan pertemuan seluruh auditor sebelum pelaksanaan audit .
a. Rencana kerja audit internal sebagai berikut :
Standar 3 drg. Sagung Agung Putri D, Mkes Standar 6 I Nyoman Gejir, S.SiT, Mkes
Standar 5 I Ketut Aryana, BE, SST, Msi
Standar 6 I Nyoman Mastra, SKM, SPd, Msi
Standar 4 Ns I Nyoman Ribek, SKep, MPd
Standar 5 drg. Ratih Larasati, Mkes
3. Jumat, 25 April 2014 JKL Tim A
Standar 1 M Choirul Hadi, SKM, Mkes
Standar 6 NLP Sri Erawati, SSiT, MPH
Standar 4 VM Endang Sri PR, S.Kp, M.Pd*)
Standar 3 AA Nanak Antarini, SST, MP
Standar 5 Ni Ketut Somoyani, SST, Mbiomed
Standar 2 Ni Ketut Ratmini, S.SiT, Mkes
Standar 6 Nengah Runiari, SKp, Mkep, SpMat
Standar 7 Ns I Wayan Suardana, Skep, Mkep
4. Jumat, 25 April 2014 JAK TIM B
Standar 1 AA Gde Raka Kayanaya, SST, M.Kes
Standar 2 Yenny Moviana, MND
Standar 3 Ni Nyoman Suindri, S.SiT, M.Keb
Standar 4 Ns I Nyoman Ribek, SKep, MPd
Standar 5 Ida Ayu Eka Padmiari, SKM, M..Kes
Standar 5 drg. Ratih Larasati, M.Kes
Standar 6 Ni Komang Wiardani, SST, M.Kes
Standar 6 I Nyoman Gejir, S.SiT, M.Kes
Standar 5 I Ketut Aryana, BE, SST, Msi
b. Penetapan Tim Auditor Mutu Internal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Di saat menjadi auditee tidak bertugas menjadi auditor
2) Satu hari dilaksanakan 1 atau 2 kegiatan audit
3) Tim auditor dibagi menjadi 2 tim
2) Pengumpulan form checklist audit mutu internal dilaksanakan pada tanggal 3 April 2014 dengan agenda sebagai berikut:
a. Penyamaan persepsi form check list unt 7 standar di borang BAN-PT
b. Persiapan rapat dgn seluruh auditor internal
Hasil :
(1) Kegiatan audit internal ini untuk melihat kesiapan Poltekkes Denpasar
menghadapi akreditasi BAN-PT 2015. Untuk itu formulir yang digunakan agar
dapat mengukur seberapa besar kesiapan masing-masing Jurusan dan
Direktorat. Hasil audit internal semester ini diharapkan dapat memunculkan
nilai yang didapat sesuai pedoman di buku 6 Borang BAN-PT. Selain itu agar
perbaikan berkelanjutan berjalan, formulir yang digunakan juga dapat
menemukan akar masalah dari temuan yang ada di Jurusan dan Direktorat.
(2) Karena rangkaian kegiatan wisuda dilaksanakan pada 23-24 April 2014,
sehingga jadwal audit 23 April 2014 untuk Jurusan Keperawatan dan Jurusan
Keperawatan Gigi diundur menjadi 28 April 2014.
(3) Hasil diskusi menyepakati untuk kelengkapan form audit yang harus disiapkan:
a) Form 1 Kelengkapan dokumen audit dan form 2 Check list audit untuk 7
standar dilaksanakan oleh TPM sesuai tugas yang ditetapkan pada rapat 18
Maret 2014.
b) Pada form 2 kolom pertanyaan boleh menggunakan kalimat pertanyaan
atau pernyataan
c) Form 3 Ringkasan temuan dan form 4 Deskripsi temuan disiapkan oleh
sekretaris.
d) Form rekapitulasi penilaian sesuai borang BAN-PT disiapkan oleh
sekretaris
(4) Sudah terkumpul form 1 dan atau form 2 untuk standar 1, 2, 4, 5, dan 6, dan
yang belum standar 3 dan 7.
(5) Semua standar dibuatkan form 1 dan 2 nya.
3) Penyamaan persepsi penilaian dan penggunaan instrumen yang dilaksanakan tanggal
11 April 2014 dengan agenda sebagai berikut :
a. Pembagian kelompok auditor
b. Pengiriman jadwal
Hasil :
(1) Jadwal audit internal telah disampaikan kemasing-masing jurusan
(2) Akan dilakukan monitoring terhadap hasil audit internal dan hasil evaluasi dari
masing-masing Jurusan dan Direktorat
(3) Akan diadakan pertemuan dengan pimpinan untuk membahas permasalahan
yang ditemukan pada audit yang lalu terutama masalah dana yang akan dihadiri
oleh Pudir, Ka.Sub Bag , Kajur, TPM, Unit dan Urusan
(4) Menetapkan pengumpulan inventaris permasalahan audit dan evaluasi diri
Rabu, 16 April 2014
(5) Hasil workshop pengisian borang BAN-PT 3A dan Evaluasi Diri di Makassar
yang diikuti oleh Kajur Gizi akan disosialisasikan.
(6) Pada saat audit, auditor jurusan yang mendapat jadwal audit tidak bertugas
sebagai auditor tetapi sebagai auditee
(7) Jurusan akan membahas form 1 dan 2 semua standar untuk borang 3A,
Direktorat akan membahas form 1 dan 2 semua standar untuk borang 3B
4) Penjadwalan ulang rencana audit internal dilaksanakan pada tanggal 4 Juni 2014
dengan agenda sebagai berikut:
a) Penyampaian hasil kajian check list penilaian
Pembahasan cheklist borang penilaian dilakukan secara berkelompok :
No PENANGGUNG JAWAB SPMI BAN-PT
1 M.Choirul Hadi Standar Identitas Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran
serta strategi pencapaian
2 Yenny Moviana Standar Isi dan
Standar Pengelola
1. Tata pamong, kepemimpinan 2. Sistem pengelolaan dan
penjamin mutu
3 Sagung Dwiastuti Standar
Kompetensi dan Lulusan
Kemahasiswaan dan lulusan
4 V.M.Endang S.P.Rahayu Standar dosen dan
tenaga
6 I.A.Eka Padmiari Standar
Prasaranadan
b) Persiapan rapat dengan seluruh auditor internal direncanakan rabu tanggal 18
Juni 2014 jam 09.00 s/d 15.00 Wita
5) Sosialisasi rencana audit internal (tim audit internal) dan pembahasan borang
penilaian dilaksanakan pada tanggal 18 Juni 2014 dengan hasil sebagai berikut :
a. Acara rapat auditor bersamaan dengan acara pembukaan workshop kurikulum
di Jurusan Kepeawatan, sehingga pembukaan rapat diundur menjadi jam 10.00
wita
b. Peserta mempelajarai borang penilaian audit yang sebelumnya sudah dikonsep
oleh TPM, sambil menunggu waktu
c. Arahan Direktur berdasarkan pertemuan dengan Badan PPSDM dengan
Direktur Poltekkes diseluruh Indonesia, diantaranya mengenai penanda
tanganan komitmen para Direktur Poltekkes untuk memberikan perhatian lebih
pada :
1) Leadership
2) Manajemen dosen
3) Manajemen keuangan
4) Manajemen SDM
5) Manajemen simak BMN
6) Target PNBP
7) Proses belajar mengajar
d. Tuntutan untuk pendaftaran sipensimaru secara online harus segera diwujudkan
e. Bila Polekkes ingin menjadi institut, tidak diperbolehkan menghilangkan
pendidikan vokasi yang sudah ada
f. Poltekkes kemenkes akan distrata dan Kajur akan ditunjuk oleh Direktur
g. Direktur harus mengawasi dosen yang tugas belajar atau ijin belajar
h. Mahasiswa tidak diperkenankan membawa Hp pada saat masuk kedalam kelas
saat pelajaran mulai
i. Informasi dari Ka.Badan PPSDM tentang rendahnya angka kelulusan uji
kompetensi beberapa Poltekkes, akibat dari tingkat kesulitan soal yang tidak
rasional, karena:
1) Soal yang diuji belum pernah diajarkan
2) Adanya beberapa dosen Poltekkes yang mengajar di PTS dicurigai
mengajarkan soal-soal uji kompetensi kepada mahasiswa PTS tetapi tidak
menyampaikan kepada mahasiswa Poltekkes
j. Ka Badan PPSDM juga mengingatkan kepada Direktur Poltekkes untuk
mengawasi para dosen yang mengajar di PTS, bila terjadi pelanggaran :
1) Berikan peringatan I
2) Berikan peringatan II
3) Berhentikan tunjangan dosennya
4) Dimutasi ke Poltekkes lain yang kekurangan dosennya
5) Bila Kajur tidak memberikan tindakan maka Kajur yang akan diberikan sanksi
k. Sosialisasi dengan pemutaran film dari komisi pemberantasan korupsi tentang
komitmen untuk tidak korupsi dan menolak gratifikasi
l. Melakukan kajian terhadap penilaian audit mutu internal dengan membagi tim
auditor menjadi 7 sub kelompok sesuai dengan tugas masing-masing dalam 7
standar BAN-PT yang akan dipakai
m. Mengkaji jadwal pelaksanaan audit 4-8 Agustus 2014 dengan hasil merubah
posisi drg. Ratih Larasati dari auditor menjadi auditi pada saat audit didirektorat
12 Agustus 2014
n. Mendistribusikan salinan Permendikbud no 49/2014 tentang satndar nasional
pendidikan kepada jurusan melalu sub UPM untuk digandakan dan dijadikan
acuan
6. Persiapan akhir audit internal dilakukan tanggal 10 Juli 1014 dengan hasil :
a. Jadwal audit akan bergeser berhubungan dengan cuti panjanghari raya Idul Fitri,
menjadi tanggal 5 Agustus 2014, untuk JKP yang rencana akan mulai tanggal 5
agustus diundur menjadi tanggal 13 Agustus setelah audit di Direktorat
b. Foramat penulisan borang sudah diseragamkan, form yang akan digunakan untuk
audit internal adalah form 1 s/d 4
10. Pelatihan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan
Pelatihan Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan diselenggarakan Poltekkes
Depasar bekerjasama dengan Inspektorat Jendral Kementerian Kesehatan pada tanggal
21 – 24 Juli 2014. Sebagai narasumber adalah Hery Saputra, SKM, M.Kes yang
memberikan materi: 1) Lingkungan pengendalian; 2) Penilaian Risiko; 3) Kegiatan
Pengendalian; 4) Informasi dan Komunikasi; dan 5) Pemantauan.
Ka UPM beserta para kepala unit dan koordinator urusan, beserta para pimpinan
Poltekkes Denpasar (Ketua Jurusan, Ka Sub Bag, dan Pembantu Direktur) mengikuti
kegiatan ini sebagai peserta yang diundang oleh Pudir II.
11. Pendampingan pengisian borang ke Jurusan
Kegiatan pendampingan pengisian Borang III A di Jurusan dilakukan atas inisiatif
UPM dengan mengajak para kepala unit dan koordinator urusan. Pendampingan
dilakukan dengan melakukan kunjungan ke Jurusan untuk memberikan berbagai data
dan informasi yang diperlukan untuk mengisi Borang III A selama 3 hari dengan jadwal
sebagai berikut:
No JURUSAN/ PRODI HARI/ TANGGAL J A M 1. Kebidanan Jumat, 18 Juli 2014 09.00 – 11.30 Wita 2. Kesehatan Lingkungan Jumat, 18 Juli 2014 13.30 – 15.30 Wita 3. Keperawatan Senin, 21 Juli 2014 09.00 – 12.00 Wita 4. Keperawatan Gigi Senin, 21 Juli 2014 13.00 – 15.00 Wita
5. Gizi Selasa, 22 Juli 2014 09.00 – 12.00 Wita
6. Analis Kesehatan Selasa, 22 Juli 2014 13.00 – 15.00 Wita
12. Presentasi hasil pengisian borang
Hasil pengisian borang dipresentasikan pada tanggal 4 Agustus 2014 pada saat
rapat TPM, dan dikoreksi oleh penanggung jawab masing-masing standar dari TPM.
13. Pendaftaran akreditasi BAN-PT ke DIKTI
Pendaftaran akreditasi BAN-PT ke DIKTI pada tanggal 7-8 Agustus 2014 sebagai
berikut :
a. Penugasan dengan Surat Tugas Direktur Poltekkes Denpasar Nomor: KP01.02/
P.02/5468/2014 terhadap Pudir I dan Ka. UPM.
b. Pendaftaran yang dilakukan dengan memperoleh tanda terima pendaftaran.
c. Setelah mendapatkan surat tanda terima pendaftaran selanjutnya dilaporkan ke
Pusdiklatnakes (via Ka Bid Pendidikan bu Yuyun dan Ka Bid Pengendalian Mutu bu
Trini)
14. Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal (AMI) dilakukan di 6 Jurusan dan Direktorat Poltekkes
Denpasar dilaksanakan pada tanggal 5 - 22 Agustus 2014 berjalan sesuai rencana dengan
temuan berbagai permasalahan yang di masing-masing standar dari masing-masing
Jurusan, selanjutnya akan dilakukan perbaikan yang didampingi oleh masing-masing
auditor, dengan rekapan jadwal perbaikan per standar masing-masing jurusan sebagai
berikut:
Km Wiardani mg ke2 Sept
Km Wiardani
Nov Km Wiardani Nym Suindri 05-Sep Nym Suindri Nym Suindri tdk isi Nym Suindri
Km Wiardani Km Wiardani
Standar 5 Cok Dewi mg ke2
15. Pengajuan permohonan pendampingan ke Ka Pusdiklatnakes
Permohonan pendampingan pengisian borang BAN-PT ke Ka Pusdiklatnakes
Badan PPSDM Kesehatan pada tanggal 18 Agustus 2014, permohonan diajukan agar
bias dibantu satu orang pendamping yang berkompeten di bidangnya.
16. Kegiatan pendampingan pengisian Borang oleh DIKTI
Kegiatan diawali dengan sosialisasi yang dilaksanakan pada tanggal 25 Agustus
2014, pemberitahuan pengumpulan isian borang dan evaluasi diri untuk kegiatan
pendampingan dengan narasumber DIKTI pada tanggal 8-10 September 2014.
Kegiatan diawali dengan permintaan kepada seluruh Jurusan dilingkungan
Poltekkes Denpasar untuk menyiapkan isian borang dan evaluasi diri, baik hardcopy
maupun softcopy. Pendampingan dilakukan oleh narasumber Prof. Dr. Bambang Wiratmadji, MS, MCN, PhD, SpGK dan Ibu Syafdewi, SKp, MKep dari Pusdiklatnakes
(Bidang Pengendalian Mutu BPPSDMK Kemenkes RI), dimana setiap Prodi Jurusan
melakukan presentasi borang kemudian dikoreksi dan diberi masukan oleh narasumber.
Adapun hasil kegiatannya sebagai berikut :
a. Hari Senin tanggal 8 September 2014 : Jumlah peserta sebanyak 60 peserta.
1) Pembukaan oleh Direktur Poltekkes Denpasar
2) Penyampaian materi Sistem Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi dari
Narasumber BAN-PT Prof. Dr. Bambang Wiratmaji, MS, MCN, PhD, SpGK dan
Ibu Syafdewi, SKp, MKep dari Pusdiklatnakes Bidang Pengendalian Mutu
BPPSDMK Kemenkes RI. (materi terlampir).
3) Acara dilanjutkan dengan pembahasan standar 1 sampai dengan standar 3 isian
borang 3A dari Prodi DIII Jurusan Keperawatan oleh narasumber dan tanya
jawab/diskusi dari Prodi /Jurusan/Pimpinan/Ka Unit/Koord. Urusan/Tim
Penjaminan Mutu.
b. Hari Selasa tanggal 9 september 2014
1) Lanjutan pembahasan standar 3 sampai dengan standar 7 isian borang 3A prodi
DIII Jurusan Keperawatan.
2) Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan Evaluasi Diri Jurusan Kebidanan.
3) Kegiatan berikutnya adalah pembahasan isian borang 3B (Direktorat).
c. Hari Rabu tanggal 10 September 2014
1) Diskusi dan penyelesaian borang 3A semua prodi DIII di lingkungan Poltekkes
Denpasar dan borang 3B serta Evaluasi Diri.
2) Semua Prodi DIII sudah mengumpulan hard copy (6 Prodi). Borang 3B masih
menunggu data dari masing-masing Ka Unit dan Koord.
3) Selanjutnya semua isian borang akan dikirimkan ke narasumber untuk dikoreksi
lebih lanjut sebelum dikirimkan ke DIKTI sebagai lampiran kelengkapan
pendaftaran akreditasi BAN-PT.
17. Koreksi isian Borang
Koreksi isian Borang dilakukan pada tanggal 24 September 2014. Setelah adanya
pendampingan pengisian borang kemuadian dilakukan koreksi isian borang berdasarkan
masukan dari Prof. Bambang Wiratmaji, dimana hasil dari kegiatan sebagai berikut :
a. Kegiatan dimulai dengan memberikan tugas untuk mengoreksi pada Tim TPM
yaitu Bu Ratmini dan Bu Aryani mengoreksi standar 5, Bu Wilan standar 3, Pak
Ketut Suardana standar 2.
b. Untuk standar 1, SK pendirian jurusan gunakan SK pendirian Poltekkes SK
Menkes Kessos No. 1207/MENKES/SK/2001 tanggal 12 Nopember 2001 tentang
Pembentukan Poltekkes.
c. SK Operasional prodi gunakan SK Alih Bina dari Kemendikbud No. 355/E/2014
tanggal 10 Oktober 2012.
d. Penulisan di isian borang masih belum seragam, yang diminta oleh borang adalah
menggunakan font arial 11.
e. Masih ada ketidaksesuaian data antara isian borang 3A dan 3B, terutama untuk
standar 4, 6 dan 7.
f. Karena masih belum selesai koreksinya sampai sore maka kegiatan agar
diteruskan kepada petugas TPM teruskan dan dikumpulkan via email UPM paling
lambat Senin 29 September 2014.
g. Setelah semua koreksian per standar terkumpul, UPM akan merekapitulasi
koreksian per standar menjadi per prodi lengkap 7 standar, dan akan mengirimkan
kembali ke jurusan/prodi untuk diperbaiki.
h. Task force kegiatan yang harus dilakukan dalam persiapan akreditasi BAN-PT Poltekkes Denpasar tahun 2015 (terlampir)
18. Koreksi Evaluasi Diri, dan pengumpulan isian borang
Koreksi Evaluasi Diri, Pengumpulan isian borang 3A, 3B yang telah diperbaiki,
pengecekan bukti fisik dan lampiran isian borang dilaksanakan pada tanggal 3 Oktober
2014 dengan hasil sebagai berikut:
a. Ada beberapa permasalahan yang muncul seperti :
1) JKB belum punya renstra D3 dan D4
2) Di standar 6 juga masih ada yang tertinggal tabelnya atau tidak lengkap.
b. Masukan dari Tim perlu dilakukan lagi pertemuan untuk memperbaiki isian borang
sesuai masukan dari tim.
c. Mekanismenya pertemuan perbaikan borang akan dilakukan sebagai berikut :
1) Feed back ke jurusan
2) Perbaikan
3) Ka Prodi presentasi
4) Finalisasi
d. Mekanisme perbaikan Evaluasi Diri :
1) Feed back ke jurusan
2) Perbaikan
3) Ka Prodi presentasi
4) Finalisasi
e. Untuk pendampingan pengisian borang prodi DIV dimulai minggu ke 3 dan ke 4
Januari 2015. Selain itu petugas pengisi borang perlu dibuatkan SK Direktur.
f. Permasalahan penting di standar 2 : struktur organisasi di prodi di ortala tidak ada
g. Masih ada prodi yang belum lengkap bukti fisiknya.
19. Koreksi isian borang, evaluasi diri, dan pengumpulan isian borang
Koreksi isian borang, koreksi evaluasi diri, pengumpulan isian borang 3A, 3B
yang telah diperbaiki, pengecekan bukti fisik sebagai lampiran isian borang dilaksanakan
tgl 10 Oktober 2014 dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
a. File yang dikumpul ada 2 yaitu :isian borang 3A/3B dan evaluasi diri, jangan dibuat
file per bab, tapi dijadikan satu file saja.
b. Cover mengikuti contoh cover Universitas Hang Tuah
c. Untuk Evaluasi Diri, format mengikuti format contoh Universitas Hang Tuah.
d. Pengesahan ED, tanggal pengesahan 1 Oktober 2014, di kata pengantar yang tanda
tangan Direktur.
e. Tim penyusun prodi :
1) Penanggung jawab : Kajur
2) Ketua : Ka Prodi
3) Wakil Ketua : Ka Sub UPM
4) Sekretaris : Sekjur
5) Anggota :
a) PJ Standar 1
b) PJ standar 2
c) PJ standar 3
d) PJ standar 4
e) PJ standar 5
f) PJ standar 6
g) PJ standar 7
f. Tim penyusun direktorat :
1) Penanggung jawab : Direktur
2) Ketua : Pudir I
3) Wakil Ketua : Ka Sub UPM
4) Sekretaris : Kasub bag ADAK
5) Anggota :
a) PJ Standar 1 : Pudir II .... BPH senat, Kasub bag Adum, Ur. PI
b) PJ standar 2 : Pudir II .... BPH senat, Kasub bag Adum, Ur. PI
c) PJ standar 3 : Pudir II .... Ur. Kemahasiswaan
d) PJ standar 4 : Pudir II .... Ur. Kepegawaian
e) PJ standar 5 : Pudir II .... Ka Sub Bag Adak, Ur. Akademik
f) PJ standar 6 : Pudir II .... Ka Sub Bag Adum, U. Lab, Ur.Umum, Ur. Keuangan
g) PJ standar 7 : Pudir II .... UPPM + U. Promosi dan kerjasama
g. Inventarisasi ED :
1) JKP...belum
2) JKB...sudah, tapi perlu direvisi lagi
3) JKG... sudah, tapi perlu direvisi lagi
4) JGZ... sudah
5) JKL... sudah
6) JAK...belum
h. Presentasi Ka Prodi :
1) JKP... 20 Oktober 2014
2) JKB... 21 Oktober 2014
3) JGZ... 22 Oktober 2014
4) JKG... 24 Oktober 2014
5) JKL... 27 Oktober 2014
6) Direktorat....28 Oktober 2014
7) JAK... 31 Oktober 2014
i. Peserta yang terlibat :
1) Direktur
2) Pudir I, II, III
3) TPM
4) ADUM, ADAK
5) BPH Senat
j. Peserta :
1) Di Direktorat :
a) Direktur dan Pudir I, II, III
b) TPM
c) ADUM, ADAK
d) BPH Senat
e) Ka Unit dan Koord. Urusan
2) Di Jurusan :
a) Direktur dan Pudir I, II, III
b) TPM
c) ADUM, ADAK
d) BPH Senat
e) Kajur
f) Sekjur
g) Semua dosen dan tenaga kependidikan
20. Presentasi isian Borang
Presentasi isian Borang 3A dan 3B pada 20 Oktober sampai dengan 5 November 2014
Adapun jadwal kegiatan sebagai berikut :
NO PRODI TGL
/WAKTU
TEMPAT
1 Jurusan Keperawatan 20 Okt 2014 09.00-selesai
4 Jurusan Keperawatan Gigi 27 Okt 2014 09.00-selesai
Jurusan Keperawatan Gigi
5 Jurusan Kesehatan Lingkungan 03 Nop 2014 09.00-selesai
Jurusan Kesehatan Lingkungan
6 Jurusan analis Kesehatan 04 Nop 2014 09.00-selesai
Jurusan analis Kesehatan
7 Direktorat 05 Nop 2014
09.00-selesai
Direktorat
a. Kegiatan presentasi isian borang dilakukan dimasing-masing jurusan dan
dipresentasikan oleh Ka Prodi atau Ketua Jurusan masing-masing dan didampingi
oleh masing- masing penanggung jawab standar dari TPM Poltekkes , Direktur, Pudir
Poltekkes Denpasar.
b. Bila terjadi kesalahan dan permasalah yang muncul maka langsung dikoreksi dan
dikasi masukan oleh TIM dari Poltekkes
c. Pelaksanaan kegiatan ini tidak dapat berlangsung sesuai jadwal yang telah ditetapkan
TPM karena ada benturan dengan kegiatan Pengabmas danproses belajar mengajar
maka pelaksaannya menjadi :
1) Untuk Jurusan Keperawatan, Jurusan Kebidanan, Jurusan Gizi ,Jurusan Analis
Kesehatan dan Direktorat tetap sesuai jadwal
2) Jurusan Kepeawatan Gigi jadwal awal tanggal 27 Oktober berubah menjadi
tanggal 3 Nopember 2014, Jurusan Kesehatan Lingkungan jadwal awal tanggal 3
Nopember berubah menjadi tanggal 4 Nopember 2014
21. Menerima kunjungan UPM Poltekkes Riau
Kunjungan UPM Poltekkes Riau Pada tanggal 6 Nopember 2014 yang terdiri dari
Ka UPM Poltekkes Riau beserta 2 orang Staf dan Ka Unit Humas Poltekkes Riau dengan
agenda kegiatan yaitu studi banding Unit Penjamin Mutu Poltekkes Kemenkes Riau
dengan Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar. dengan tujuan :
a. Ingin mengetahui lebih jelas tentang audit internal dan tindak lanjut yang telah
dilakukan oleh Poltekkes Denpasar
b. Ingin mengetahui pelaksanaan Akreditasi D4 BAN-PT
c. Ingin mengetahui tentang Dokumentasi, sistem pendokumentasian, dan hasil
pendokumentasian Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar
d. Ingin mengetahui SOP yang telah dimiliki oleh Poltekkes Denpasar
Kegiatan yang dilakukan yaitu :
a. Diskusi :
1) Pada saat audit dari BPKP, Poltekkes Riau diminta harus ada SPI untuk
mencegah ada kebocoran dana walaupun belum BLU, bagaimana dengan
poltekkes Denpasar?..
Poltekkes Denpasar juga belum ada SPI karena belum BLU. Audit Internal
Poltekkes Denpasar sesuai dengan SPMI borang, dan dilaukan 2 kali dalam
setahun, hasil audit dilaporkan untuk mengetahui peningkatan kwalitas dari
jurusan, dan didokumentasi dalam bentuk laporan dari masing-masing kegiatan
2) Standar Operasional Prosedur Poltekkes Denpasar dibuat di Direktorat dan
masing-masing jurusan tergantung kebutuhan dari jurusan tersebut. SOP tersebut
kemudian diinventaris di Jurusan sebagai panduan operasional dan bukti fisik dari
SOP jurusan tersebut dan juga diinventarisasi di UPM Poltekkes Denpasar
b. Setelah diskusi selesai selanjutnya rombongan studi banding melihat dokumen arsip
inventaris Unit Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar, melihat cohtoh SOP, laporan
audit internal yang telah dilakukan oleh Poltekkes Denpasar.
22. Lokakarya finalisasi borang dan evaluasi diri
Lokakarya finalisasi borang dan evaluasi diri Poltekkes Denpasar yang
dilaksanakan pada tanggal 13-15 Nopember 2014 . Kegiatan di hadiri oleh setiap
penganggung jawab standar dari borang di masing-masing jurusanm Ketua jurusan,
Ka.Prodi, TPM Poltekkes, Direktur, Pudir, Ka.Sub.Bag ADAK dan ADUM, Ka.Unit,
Koordinator Urusan Poltekkes Denpasar. Kegiatan peserta ini merupakan
penyempurnaan pengisian borang yang sudah diperbaiki setelah koreksi TPM pada saat
presentasi di Jurusan masing-masing . Dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
a. Hari Pertama
Palaksanaan kegiatan lokakarya dimulai dengan membagi peserta menjadi 7
kelompok sesuai dengan jumlah standar yaitu dari standar 1 sampai dengan standar 7.
Masing-masing kelompok berjumlah 7 orang yaitu 6 orang penanggung jawab standar
dari masing-masing jurusan dan 1 orang dari penanggung jawab standar dari Tim
Penjamin Mutu Poltekkes Denpasar sebagai konsultannya. Peserta mengisi borang
selain konsultasi dengan Tim Penjamin Mutu yang mendampingi penanggung jawab
standar, juga bisa saling bertukar informasi dengan penangung jawab masing-masing
jurusan sehingga lebih memudahkan dalam penyempurnaan pengisian borang
akreditasinya. Akhir kegiatan hari pertama semua kelompok masih dalam proses
pengisian borang
b. Hari Kedua
Hari kedua peserta melanjutka pengisian borang dan diprint masing-masing standar
untuk kemudian di periksa oleh penanggung jawab standar dari Tim Penjamin Mutu
Poltekkes. Sampai akhir kegiatan peyelesaian borang sebagai berikut :
1) Standar 1 : Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
2) Standar 2 : Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
3) Standar 3 : Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
4) Standar 4 : Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
5) Standar 5 : Jurusan Analis Kesehatan belum selesai pengisian sedangkan jurusan
yang lain telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi oleh TPM
6) Standar 6 : semua jurusan telah selesai pengisian selanjutnya akan dikoreksi
oleh TPM
7) Standar 7 : Jurusan Analis Kesehatan, Kesling, JKP, JKB belum selesai
pengisian sedangkan jurusan yg lain telah selesai pengisian selanjutnya akan
dikoreksi oleh TPM
c. Hari Ketiga
Kegiatan hari ketiga dimulai dengan pemeriksaan borang akreditasi yang sudah diprint
masing-masing standar dari seluruh jurusan oleh Tim Penjamin Mutu Potekkes, jika
ada kesalahan kemudian diberikan masukan oleh TPM untuk kemudian diperbaiki oleh
penanggung jawab standar dari masing-masing jurusan. Jurusan yang borang
akreditasinya sudah selesai diperiksa TPM kemudian diprint dan selanjutnya
mengerjakan Evaluasi dari masing-masing standar . sampai akhir kegiatan , penyelesain
yang sudah dilakukan sebagai berikut :
1) Standar 1 :
a) Jurusan Analis Kesehatan dan Jurusan Kesehatan Lingkungan masih dalam
Proses Perbaikan sedanfkan Jurusan Yang Lain borang teah selesai dikerjakan
b) Evaluasi Diri dalam proses penyelesaian
2) Standar 2 :
a) Borang akreditasi seluruh jurusan telah selesai dikerjakan
b) Jurusan Gizi telah selesai mengerjakan Evaluasi Diri, sedangkan jurusan yang
lain masih dalam proses penyelesaian
3) Standar 3 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
4) Standar 4 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
5) Standar 5 :
a) Jurusan Kesehatan Lingkungan, Jurusan Keperawatan Gigi dan Jurusan Analis
Kesehatan borang Masih dalam proses penyelesaian
b) Evaluasi Diri seluruh Jurusan masih dalam proses penyelesaian
6) Standar 6 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri seluruh jurusan masih dalam proses penyelesaian
7) Standar 7 :
a) Borang akreditasi sudah dapat diselesaikan oleh seluruh jurusan
b) Evaluasi Diri seluruh jurusan masih dalam proses penyelesaian
23. Penyelesaian borang dan evaluasi diri, dan koreksi kelengkapan bukti fisik
Penyelesaian borang dan evaluasi diri , koreksi kelengkapan bukti fisik borang 3A
dan koreksi umum borang 3A dan 3B dilakukan pada tanggal 19,21, 28 Nopember 2014.
Setelah lokarkarya finalisasi borang dan evaluasi diri, maka selanjutnya dilakukan
evaluasi kegiatan . dengan hasil akhir kegiatan sebagai berikut :
a. Semua Jurusan sudah menyerahkan Borang, Evaluasi Diri dan Lampiran A termasuk
Softcopy
b. Softcopy jurusan masih banyak yang belum teratur,
1) masih ada lampiran ijazah yg bolak balik scannya
2) Penomoran borang belum teratur, hendaknya dibuat sesuai dengan nomor dan butir
lampiran permintaan borang
Semua harus segera diperbaiki dan disetor ke UPM
c. Inventarisasi
1) JKP : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
2) JKB : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
3) JGZ : Hard copy sudah terkmpul dan softcopi borang dan ED belum terkumpul
4) JKG : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
5) JKL : Hard copy dan softcopi borang dan ED sudah terkumpul
6) JAK sampai pagi tadi belum mengumpulkan baik hard maupun Softcopy
Dari hasil koreksi akhir dihimbau agar semua borang dan evaluasi diri segera diperbaiki
baik soft dan hard copy dan segera diserahkan ke UPM untuk digandakan dan dijilid,
sehingga pada tanggal 4 dan 5 Desember 2014borang sudah dapat dikirim BAN-PT
Kemendikbud Jakarta untuk didaftarkan akreditasi
24. Mengajukan permohonan akreditasi ke BAN-PT
Pengajuan permohonan akreditasi ke BAN-PT Kementerian Pendidikan dan kebudayaan
Jakarta pada tanggal 4-5 Desember 2014 dengan surat tugas Nomor: KP.01.02/P.02/
8361/2014. Petugas yang mengajukan permohonan adalah Pudir I, Ka UPM, dan Staf
UPM, dengan hasil kegiatan sebagai berikut :
a. Hari I, Kamis 3 Desember 2014 :
Melakukan pendaftaran akreditasi BAN-PT di Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, tetapi setelah berkas pendaftaran di cek ternyata ada kekurangan berkas
lembaga ( borang 3 B ) Poltekkes untuk masing-masing Prodi sebanyak 3 rangkap,
dari himbauan petugas penerima pendaftaran (bp. Maman) berkas tersebut nanti boleh
dikirim menyusul, untuk sementara berkas Poltekkes Denpasar dari ke enam Prodi
didaftarkan dulu akreditasi BAN-PT.
b. Hari II, Jumat 4 Desember 2014 :
1) Menyerahkan bukti pendaftaran akreditasi di BAN-PT Jurusan Kerawatan dan
Jurusan Kebidanan Poltekkes Denpasar ke Lembaga Akreditasi Mandiri Perguruan
Tinggi Kesehatan ( LAM-PT Kes ) . untuk Informasi yang diterima dari Bapak
Aditya bahwa bukti pendaftaran tidak usah disetor ke LAM-PT Kes tetapi akan
diminta pada saat dilakukan visitasi. Dan biaya akreditasi untuk masing-masng
Prodi sebesar Rp. 87.000.000,00 (delapan puluh tujuh juta rupiah). Biaya ini akan
digunakan untuk memfasilitasi Prodi sebelum dilakukan visitasi, dimana akan ada
fasilitasi dari LAM-PT Kes selama 1 tahun yang akan dilakukan setiap triwulan.
Kegiatan berupa pendampingan dan bimbingan dalam pengisian borang sampai
Prodi dalam pengisian borangnya benar, tetapi jika Prodi sudah benar dalam
pengisian borangnya dalam triwulan I ada dalam 4 bulan maka akan segera
dilakukan visitasi.
2) Akreditasi di LAM-PT Kes, untuk Jurusan Keperawatan ditangani oleh Bapak
Aditya, sedangkan untuk Jurusan Kebidanan ditangani oleh ibu Liana.
25. Mengirim kekurangan berkas pendaftaran
Kekurangan berkas pendaftaran akreditasi ke BAN-PT Kemendikbud Jakarta
dikirim pada tanggal 10 Desember 2014. Berkas yang dikirim yaitu borang 3B sebanyak
18 buku untuk melengkapi pendaftaran masing-masing jurusan yaitu setiap jurusan
kekurangan 3 borang 3B.
BAB III
PERMASALAHAN DAN PENANGANAN
A. PERMASALAHAN
Beberapa permasalahan yang dirasakan mempengaruhi jalannya pelaksanaan
kegiatan Unit Penjaminan Mutu dalam tugasnya menjadi motor penggerak pelaksanaan
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM PT) adalah
1. Berlangsungnya proses transisi kepemimpinan di Poltekkes Denpasar yang
berlangsung cukup panjang mempengaruhi suasana psikologis para Pimpinan dalam
proses pelaksanaan kegiatan SPM PT. Terjadi beberapa kali perubahan jadwal dalam
pelaksanaan suatu kegiatan, karena pejabat yang bersangkutan sedang mengikuti
proses pemilihan Direktur, baik secara langsung maupun tak langsung.
2. Keterlibatan dosen sebagai Tim Penjaminan Mutu dan menjadi pejabat struktural
cukup berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan SPM PT. Tuntutan penyelesaian
suatu borang oleh seorang penanggung jawab terkadang berlangsung bersamaan
waktunya dengan tugas yang harus dikerjakan dalam suatu proses belajar mengajar.
3. Pemahaman para pengisi Borang cukup menghambat, di satu sisi ketersediaan
informasi atau institusi rujukan masih belum efektif dalam memberikan jawaban.
B. PENANGANAN
Penanganan terhadap permasalahan yang muncul adalah selalu dan sering
melakukan koordinasi dengan unit/ urusan terkait yang setingkat, serta melakukan
konsultasi dengan pejabat yang lebih atas.
BAB IV
PENUTUP
Unit Penjaminan Mutu dengan Tim berhasil merealisasikan 26 kegiatan dari
semula yang membuat 12 rencana kegiatan. Bertambahnya kegiatan ini karena
melaksanakan beberapa kegiatan yang berkembang karena permintaan dari Jurusan
maupun instruksi dari Pimpinan.
Pelaksanaan kegiatan bisa berjalan baik, sebagai hasil semangat kebersamaan
dalam koordinasi dengan teman sejawat maupun komunikasi dengan semua yang terlibat
dalam pelaksanaan suatu tugas.
