BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Arsip
Arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah organisasi baik organisasi
pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan suatu
lembaga.
Istilah arsip meliputi tiga pengertian,yaitu:
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan;
b. Gedung/ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen;
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau
dokumen.
Barthos (2007:1) menyatakan bahwa:
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Menurut Martono (1990:10) bahwa pengertian “arsip pun bukan terbatas pada surat,
tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disc computer”.
Menurut Lasa HS (2009:316) bahwa “arsip merupakan berkas pranata umum maupu
swasta yang perlu disimpan dengan sistem tertentu secara permanen”.
Arsip menurut Gie yang dikutip oleh Sutarto (1983:68) adalah “suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara tepat ditemukan kembali.
MenurutUU No. 43 tahun 2009 menyatakanbahwa:
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa definisi arsip adalah setiap catatan tertulis baik
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disc komputer yang disimpan secara sistematis dengan sistem tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.
2.1.1 Jenis Arsip
Arsip memiliki penggolongan yang berbeda-beda sesuai dengan fungsinya. Arsip dalam
setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda.Menurut Widjaja
(1986: 101) penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini
ada dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.
c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2.1.2 Peranan Arsip
Setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan
sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 19)
peranan arsip adalah sebagai berikut:
a. Alat utama ingatan organisasi
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
Dari pendapat di atas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses pada setiap kegiatan organisasi atau instansi.
2.1.3 Fungsi Arsip
Wursanto (1991:28) menyebutkan fungsi dan kegunaan arsip/dokumen dapat dibedakan
menjadi dua macam yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:
d. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. e. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.
f. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2.1.4 Alur Hidup Arsip
Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai
dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut memiliki fungsi-fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja.
Bukan hanya manusia dan mahluk hidup lainnya saja memiliki daur hidup, arsip pun
memiliki daur hidup yang menjelaskan tentang siklus arsip tersebut bagi organisasi. Seperti
diketahui bahwa arsip memegang peranan penting dalam kelancaran kegiatan
organisasi/lembaga/institusi yaitu sebagai informasi dan sebagai pusat ingatan.
Martono (1990 : 10) menyebutkan pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip
dalam hidupnya (life cycle). Tahap tersebut ialah, tahap penciptaan (records creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement).
1. Tahap Penciptaan
menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang telah dilakukan organisasi.
2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan
Pada tahap kedua ini arsip mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan. Data dan informasi yang terkandung di dalam arsip diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan kepentingan lainnya. Agar arsip dapat digunakan, arsip yang terdiri dari bermacam-macam tipe dan jenisnya itu perlu dikelola dengan baik dan benar. Arsip perlu diorganisir secara logis dan sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disediakan. Pada tahap kedua ini ada beberapa proses kegiatan yang dilakukan agar arsip dapat disediakan sewaktu-waktu diperlukan. Kegiatan yang dimaksud meliputi: pengurusan surat (mail handling), penataan berkas dan penemuan kembali (filing and retrieval).
3. Tahap Istirahat
Pada tahap istirahat arsip sudah mulai jarang diperlukan organisasi sebagai berkas kerja. Arsip tidak lagi secara terus menerus digunakan, karena urusannya telah selesai. Arsip diperlukan hanya sekali waktu. Pada tahap inilah arsip mulai dipikirkan untuk dikurangi jumlahnya, agar tidak memiliki nilai kegunaan atau menyimpan arsip secara permanen dengan menyerahkan kepada Arsip Nasional.
Tujuan penyusutan arsip antara lain untuk mendapatkan efisiensi dan penghematan
ruangan, peralatan dan tenaga. Tujuan lain adalah:
a. Pendayagunaan arsip sebagai berkas kerja
b. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi
c. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi
Selanjutnya menurut Sedarmayanti (1992:17) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu:
a. Tahap penciptaan arsip. Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
b. Tahap pengurusan dan pengendalian. Merupakan tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
c. Tahap referensi. Merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
d. Tahap penyusutan. Merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.
f. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip in-aktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
g. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
Gambar 1. Siklus Hidup Arsip
Sumber: Sedarmayanti (1992:17)
2.1.5 Klasifikasi Arsip
MenurutSulistyo-Basuki (1992:88) bahwa klasifikasi adalah deskripsi untuk menentukan
subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dan bahas documenter yang digunakan.
Widjaja (1986:133) menyatakan bahwa klasifikasi atau penggolongan merupakan
sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah
penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan
penemuan kembali secara cepat dan mudah saat dibutuhkan.
2.1.6 Penyusutan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang
atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam
peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipandalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Menurut Martono (1994:35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Angka pemakaian b) Jadwal retensi c) Nilai kegunaan arsip d) Pemindahan arsip e) Pemusnahan arsip
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan
apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip.
2.1.7 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip merupakan kegiatan pemusnahan arsip yang dilakukan dalam
memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip
tersebut berguna atau tidaknya. Menurut Sedarmayanti (2003:103) jadwal retensi arsip adalah
”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif)
2.Jangka waktu penyimpanan masing-masing/ sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.
Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah:
1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif 2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
2.2 Kearsipan
Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu.
Menurut Wursanto (1991:216) mengemukakan bahwa:
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Sedangkan Menurut Sedarmayanti (2003) “kearsipan adalah sekelompok pengetahuan
teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perorangan, badan swasta, atau organisasi
pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di kemudian hari”.
Berdasarkan kedua pendapat di atas bahwa Kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di
2.2.1 Tujuan Kearsipan
Kearsipan mempunyai andil yang cukup penting bagi setiap kantor atau lembaga.
Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan
cepat dan tepat
3. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang
kita butuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
7. Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang
perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan
kemasyarakatan.
Barthos (2007:12) menyatakan bahwa “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
bagi kegiatan pemerintahan”.
2.2.2 Sistem Manajemen Kearsipan
Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola,
menyusun, menjaga, merawat arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip merupakan
memori/”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya
manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola sumber ingatan
dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu – waktu diperlukan. Baik organisasi publik maupun swasta perlu atau sangat dianjurkan
untuk mengelola, mengatur arsip ( baik berupa tulisan, film, rekaman, gambar, dan lain
sebagainya) yang mereka terima ataupun yang mereka keluarkan selama kegiatan keorganisasian
Amsyah (1992:4) mengemukakan bahwa:
Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.
Pendapat lain dikemukakan oleh Suraja (2006:62) bahwa:
Manajemen kearsipan merupakan rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.
Sedangkan menurut Patricia dalam Martono (1997:23) bahwa manajemen kearsipan
adalah ”as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate
disposition or permanent storage of a records” (pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara permanen).
Proses dari sistem manajemen kearsipan itu semua menunjukkan daur hidup arsip.
Selama fase proses, input (data, informasi, arsiparis, perlengkapan, uang) diproses melalui sistem dan memberikan output yang berupa arsip.
Selanjutnya Menurut Ricks (1992:14) “manajemen kearsipan merupakan sistem
tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip (life cycle of a records)”. Berdasarkan pendapat di atas bahwa manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan
mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip yang
meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup
arsip.
2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan
Manajemen arsip memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan,
lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan,
pemindahan dan pemusnahan arsip.
Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip relevan dan tepat pada
pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan
pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai
tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:
a. Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien.
b. Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang
mahal ke tempat yang lebih murah.
c. Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor
penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.
Menurut Wursanto (1991:16) Kearsipan adalah “proses kegiatan pengurusan atau pengaturan
arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.
2.2.4 Sumber Daya Manusia
Suatu instansi/organisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi
yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi
instansi/perusahaannya. Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas
pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya.
Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Bank Sumut No.333/2005, untuk mengelola
dokumen/arsip perusahaan secara cepat, tepat, dan bertanggung jawab diperlukan sumber daya
manusia dengan persyaratan sebagai berikut:
a. Pendidikan Diploma Asip/Umum yang pernah mengikuti Diklat Kearsipan/minimal SMA b. Berbadan Sehat
c. Memiliki dedikasi dan loyalitas terhadap tugas
d. Memiliki motivasi untuk menjadi arsiparis/petugas kearsipan e. Memiliki kemampuan dalam pengelolaan dokumen/arsip.
Adapun tugas pokok pengelola dokumen/arsip adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan kegiatan penataan dokumen/arsip b. Melaksanakan pengolahan dokumen/arsip c. Melaksanakan penyimpanan dokumen/arsip d. Melaksanakan kegiatan layanan dokumen/arsip
Tanggung jawab pengelola dokumen/arsip
a. Menjamin terselengaranya kegiatan pengelolaan dokumen/arsip perusahaan secara baik dan benar
b. Bertanggungjawab terhadap keamanan dokumen/arsip baik fisik maupun kebocoran informasi
Pembinaan sumber daya manusia
Untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme sumber daya manusia dalam
pengelolaan dokumen/arsip perusahaan,maka perlu adanya pendidikan dan pelatihan di bidang
kearsipan bagi sumber daya manusia keasipan di lingkungan PT. Bank Sumut
2.3 Arsip Nasional Republik Indonesia
Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat: ANRI) merupakan salah sat
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian diubah menjadi
43/2009 Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan
ini karena
itu ANRI juga berperan sebagai pembina Kearsipa
dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa.
Kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatka
pertanggungjawaban
hilangnya
berbudaya.
Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik
Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga pemerintah
Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di
bawah serta bertanggung jawab kepada Presiden”.
2.3.1 Tugas Pokok
ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan
Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional dan sebagai bukti sejarah perjuangan bangsa”.
2.3.2 Kewenangan
Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik
Indonesia dinyatakan bahwa:
1. Penyusunan rencan
2. Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan pembangunan secara makro
3. Penetapan sistem
4. Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku
2.3.3 Manfaat
ANRI sangatlah berperan penting guna membina dan membenahi kearsipan yang berada
pada organisasi/instansi. ANRI memiliki fungsi menyelamatkan dan melestarikan arsip sebagai
sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi/ instansi.
Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik
Indonesia dinyatakan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai manfaat sebagai
berikut:
a. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan nasional;
b. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis;
c. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui pendidikan dan latihan;
d.Menampung, menyimpan, dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dan Badan-badan lainnya; e. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari
badan-badan swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung jawaban nasional;
f. Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan,penelitian, dan kepentingan umum;
