DEFINISI SISTEM DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem berasal dari kata yunani (ma) dan bahasa latin (systema) yang mempunyai arti suatu susunan yang teratur dari kegiatan - kegiatan yang saling berkaitan dan susunan
prosedur - prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempemudah
kegiatan-kegiatan utama organisasi atau institusi.sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem informasi manajemen (sim) adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambil keputusan.
sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
MACAM-MACAM SISTEM INFORMASI
· sistem reservasi pesawat : digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembeilan tiket
· sistem penjualan kredit : digunakan untuk memantau hutang para pelanggan · sistem biometrik : untuk mencegah orang yang tidak berwenang memasuki fasilitas-fasilitas rahasia atau mengakses informasi yang bersifat rahasia dengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata
· sistem point-of-sale/ pos : diterapkan pada kebanyakan pasar swalayan dengan dukungan pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data. · sistem telemetri / pemantauan jarak jauh : menggunakan teknologi radio misalnya untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau memantau pilar jembatan rel kereta api
· sistem berbasis kartu cerdas / smart card : digunakan oleh juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang ke rumah sakit karena di dalam kartu tersebut terekam data-data mengenai pasien
· sistem layanan akademis berbasis web : mahasiswa memperoleh data-data akademis, daftar mata kuliah baru pada saat semester baru
· sistem electronic data interchange (edi) : pertukaran dokumen antar perusahaan secara elektronis dan data yang terkandung dalam dokumen dapat diperoses secara langsung oleh komputer
· e-government atau sistem informasi layanan pemerintah yang berbasis internet dalam bentuk yang lebih kompleks, si melibatkan banyak user dan memerlukan sarana jaringan yang memungkinkan user yang tersebar di berbagai tempat yang berjauhan dapat berbagi informasi.
kemampuan utama sistem informasi (turban, mclean dan wetherbe, 1999) · melaksanakan komputasi numerik bervolume besar dan kecepatan tinggi.
· menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat dan cepat
· menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses
· memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat
PEMBAGIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
1. Sistem pengolahan transaksi (transaction processing system disingkat tps) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. tugas utama tps adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
3. Sistem pendukung keputusan (spk) / decision support sistem (dss) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh michael s. scott morton dengan
istilah management decision sistem. sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan
memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur.
DEFINISI MANAJEMEN KINERJA
Secara mendasar, manajemen kinerja merupakan rangkaian kegiatan yang dimulai dari perencanaan kinerja, pemantauan / peninjauan kinerja, penilaian kinerja dan tindak lanjut berupa pemberian penghargaan dan hukuman. rangkaian kegiatan tersebut haruslah
dijalankan secara berkelanjutan.
Menurut baird (1986) definisi manajemen kinerja adalah suatu proses kerja dari kumpulan orang- orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, dimana proses kerja ini berlangsung secara berkelanjutan dan terus- menerus.
Menurut direktorat jenderal anggaran (2008), manajemen kinerja merupakan suatu proses strategis dan terpadu yang menunjang keberhasilan organisasi melalui pengembangan performansi aspek-aspek yang menunjang keberadaan suatu organisasi. pada
implementasinya, manajemen kinerja tidak hanya berorientasi pada salah satu aspek, melainkan aspek-aspek terintegrasi dalam mendukung jalannya suatu organisasi.
Menurut dessler (2003:322) definisi manajemen kinerja adalah: proses
mengonsolidasikan penetapan tujuan, penilaian, dan pengembangan kinerja ke dalam satu sistem tunggal bersama, yang bertujuan memastikan kinerja karyawan mendukung tujuan strategis perusahaan.
PANDANGAN DASAR SISTEM MANAJEMEN KINERJA:
bacal (1998) mengungkapkan lima pandangan dasar dalam sistem manajemen kinerja.
1. model integratif untuk kinerja organisasi. pada pandangan ini, manajemen kinerja sebagai suatu struktur sistem integratif yang saling berkesinambungan antar aspek. sehingga,
keberhasilan manajemen kinerja ditentukan oleh keseluruhan aspek yang ada dalam suatu organisasi, tidak ditentukan bagian per bagian.
2. fokus pada proses dan hasil. manajemen kinerja menjadi suatu sistem yang tidak hanya berorientasi pada hasil (pandangan tradisional). proses menjadi salah satu aspek penunjang yang penting dalam penentuan hasil yang baik.
3. keterlibatan pihak yang berkaitan dalam pencapaian tujuan. pekerja sebagai subyek utama yang melakukan proses bisnis organisasi secara langsung. maka dari itu, keterlibatan pihak yang berkaitan (pekerja) menjadi penunjang dalam pencapaian tujuan organisasi.
4. penilaian kinerja objektif dan mengena pada sasaran. manajemen kinerja mencakup penilaian kinerja objektif dan sesuai dengan sasaran tiap bagian organisasi yang berkaitan. akhirnya, hal ini berpotensi pada dampak positif dari penilaian kinerja yang sukses dan terstruktur.
5. evaluasi dan pembelajaran antara atasan dan bawahan. manajemen kinerja yang baik mampu menyediakan suatu hasil evaluasi kinerja terukur. hasil evaluasi dapat memberikan informasi pada pihak terkait (atasan maupun bawahan). informasi mengenai hasil evaluasi dapat menjadi sarana pembelajaran dan penentu tindakan perbaikan di masa mendatang.
TAHAPAN MANAJEMEN KINERJA:
tahapan manajemen kinerja menurut williams (1998), terdapat empat tahapan utama dalam pelaksanaan manajemen kinerja. tahapan ini menjadi suatu siklus manajemen kinerja yang saling berhubungan dan menyokong satu dengan yang lain.
1. tahap pertama: directing/planning. tahap pertama merupakan tahap identifikasi perilaku kerja dan dasar/basis pengukuran kinerja. kemudian, dilakukan pengarahan konkret terhadap perilaku kerja dan perencanaan terhadap target yang akan dicapai, kapan dicapai, dan bantuan yang akan dibutuhkan. indikator-indikator target juga didefinisikan di tahap ini. menurut khera (1998), penentuan target/goal akan efektif bila mengadopsi smart. smart merupakan singkatan dari spesific, measureable, achievable, realistic, dan timebound (dalam ilyas, 2006, p. 28). sebuah target harus jelas apa yang akan dicapai dan bagaimana mencapainya
keberhasilannya. target harus memungkinkan untuk dicapai, tidak terlalu rendah atau berlebihan (achievable), masuk akal dan sesuai kondisi/realita (realistic), serta jelas sasaran waktunya (timebound).
2. tahap kedua: managing/supporting. tahap kedua merupakan penerapan monitoring pada proses organisasi. tahap ini berfokus pada manage, dukungan, dan pengendalian terhadap jalannya proses agar tetap berada pada jalurnya. jalur yang dimaksudkan disini adalah kriteria maupun proses kerja yang sesuai dengan prosedur berlaku dalam suatu organisasi.
3. tahap ketiga: review/appraising. tahap ketiga mencakup langkah evaluasi.
evaluasi dilakukan dengan flashback/review kinerja yang telah dilaksanakan. setelah itu, kinerja dinilai/diukur (appraising). tahap ini memerlukan dokumentasi/record data yang berkaitan dengan obyek yang dievaluasi.
evaluator harus bersifat obyektif dan netral agar didapat hasil evaluasi yang valid.
4. tahap keempat: developing/rewarding. tahap keempat berfokus pada pengembangan dan penghargaan. hasil evaluasi menjadi pedoman penentu keputusan terhadap action yang dilakukan selanjutnya. keputusan dapat berupa langkah perbaikan, pemberian
reward/punishment, melanjutkan suatu kegiatan/prosedur yang telah ada, dan penetapan anggaran.
TUJUAN MANAJEMEN KINERJA:
Adapun tujuan dari manajemen kinerja adalah (williams, 1998; armstrong & baron, 2005; wibisono, 2006):
1. mengatur kinerja organisasi dengan lebih terstruktur dan terorganisir. 2. mengetahui seberapa efektif dan efisien suatu kinerja organisasi.
3. membantu penentukan keputusan organisasi yang berkaitan dengan kinerja organisasi, kinerja tiap bagian dalam organisasi, dan kinerja individual.
4. meningkatkan kemampuan organisasi secara keseluruhan dengan perbaikan berkesinambungan.
5. mendorong karyawan agar bekerja sesuai prosedur, dengan semangat, dan produktif sehingga hasil kerja optimal.
manajemen kinerja yang efektif akan memberikan beberapa hasil, diantaranya adalah: -tujuan yang jelas bagi organisasi dan proses yang benar untuk mengidentifikasi,
-integrasi antara tujuan secara luas yang dibuat oleh manajemen senior dengan tujuan masing-masing pekerja.
-kejelasan yang lebih baik mengenai aspirasi dan tujuan organisasi. -pelaksanaan dialog berkelanjutan antara manajemen dengan pekerja. -pengembangan lingkungan yang lebih terbuka.
-perusahaan dapat mencapai hasil yang diinginkan. - mendorong pengembangan pribadi.
PENGGUNA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN : · manajer tingkat atas
ä merupakan tingkat perencanaan strategis.
ä diisi oleh direktur dan para wakil direktur. ä bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan.
ä menetapkan arah kebijaksanaan, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operasional oraganisasi secara umum, serta menetapkan pedoman interaksi dengan lingkungannya.
ä memerlukan informasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi pada periode waktu tertentu.
· manajer tingkat menengah
ä diisi oleh manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi. ä berada pada tingkat pengendalian manajemen.
ä bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan department, wilayah, produk, atau divisi.
ä merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian, dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup tanggung jawabnya.
ä memerlukan informasi berdasarkan divisinya. · manajer tingkat bawah
ä berada pada tingkat pengendalian operasional.
ä bertanggung jawab atas pelaksana rencana dan sasaran operasional
ä membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur, dan pedoman yang telah ditetapkan serta mengendalikan transaksi harian.
robert l. katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. ketiga keterampilan tersebut adalah: 1. keterampilan konseptual (conceptional skill)
manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau
konsepnya itu. proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. oleh karena itu, keterampilan
konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja. 2. keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga
keterampilan kemanusiaan. komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. keterampilan teknis (technical skill)
keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM ORGANISASI
manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. sistem informasi ini sangat
dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan atau kegiatan,
menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.
Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan
telekomunikasi) di sisi yang lainnya. perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin
membuat rencana ke depan. aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.
Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya.
pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu. sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.
Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.
bagaimana sistem informasi digunakan dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet:
komunikasi dan kolaborasi.
akses data dan informasi.
partisipasi dalam diskusi.
supply informasi.
hobi atau bersenang-senang (entertainment).
pertukaran transaksi bisnis.
Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. kemampuan ini dapat digunakan untuk
mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:
Organisasi semakin ramping.
organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis manajemennya.
Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.
dampak positif :
sistem informasi dapat menjalankan kalkulasi atau perhitungan lebih cepat.
sistem informasi membantu perusahaan belajar lebih banyak mengenai pola-pola
pembeliandan kesukaan-kesukaan pelanggan
memberi efisiensi melalui layanan seperti atm, telepon, atau pesawat udara
terkontrol-komputer dan pelabuhan-pelabuhan udara.
sistem informasi memberi kemajuan dalam bidang kesehatan seperti pembedahan,
radiology, dan monitoring pasien.
internet mendistribusikan informasi secara cepat ke jutaan orang di seluruh penjuru
dunia.
dampak negatif :
dengan mengotomasi aktivitas yg biasanya dikerjakan oleh manusia, maka system
informasi dapat mengeliminasi pekerjaan / mata pencarian
sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan rincian data
pribadi seseorang yang berarti melanggar privasi
sistem informasi digunakan dibanyak aspek kehidupan sehari-hari shg dapat
menghentikan bisnis dan layanan transportasi, melumpuhkan komunitas, dan hubungan personal.
penggunan sistem informasi secara berlebihan dapat mengakibatkan stress tubuh dan
masalah-masalah kesehatan lainnya.
internet dapat digunakan untuk mendistribusikan produk-produk bajakan seperti
perangkat lunak, buku, artikel, dan property intelektual lainnya.
MANFAAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM SUATU PERUSAHAAN meningkatkan efisiensi operasional, investasi di dalam teknologi sistem informasi
dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.dengan
memperkenalkan inovasi dalam bisnis,penggunaan atm. automated teller
machinedalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. dengan adanya atm, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen
perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
membangun sumber-sumber informasi strategis,teknologi sistem informasi
memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia
