Pengaruh Media Komunikasi Kantor Terhadap
Keberlangsungan Kegiatan Kantor
Diajukan Sebagai Tugas Besar Manajemen Kantor Semester 4
Oleh Fahrul Rozi (165311041)
Program Studi D3 – Bahasa Inggris Politeknik Negeri Bandung
E-mail: frozi1297@gmail.com
Abstrak
Komunikasi kantor sangatlah penting bagi kegiatan dan produktivitas kantor. Komunikasi menciptakan persamaan persepsi dari komunikator ke penerima / komunikan. Media akan membantu untuk membuat komunikasi lancar. Baik komunikasi langsung maupun komunikasi tidak langsung sangat diperlukan di kantor, tergantung pada kebutuhan masing-masing pihak atau divisi. Kejelasan tujuan dan kesamaan makna dapat meningkatkan kinerja ekspektasi kantor. Untuk lebih jelasnya, media komunikasi kantor memungkinkan perintah atau instruksi, saran, informasi dan sebagainya tersampaikan, sehingga efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan kantor akan terwujud.
Kata Kunci: Komunikasi kantor, media, tujuan.
Abstract
Office communication is very important for the office activities and productivities. Communication creates the same perception from the communicator to the receiver/communicant. It may use media to make it fluent. Both direct communication and indirect communication are necessary in the office, depend on the needs of each party or division. The clarity of purpose and similarity of meaning can improve the performance of office expectations. For more details, office communication media allows command or instruction, suggestions, information and so on to be delivered quickly and clearly, so that the efficiency and effectiveness of the achievement of office goals will be realized.
I.
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Kantor adalah tempat yang sangat peting bagi berlangsungnya kegiatan organisasi atau perusahaan. Kantor juga adalah tempat untuk bertukar informasi dan gagasan dari satu pihak ke pihak lain demi kelancaran dan produktivitas kegiatan organisasi atau perusahaan. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, biasanya memiliki individu-individu dari latarbelakang yang berbeda-beda dan diharuskan untuk saling bekerjasama demi tercapainya tujuan perusahaan. Maka dibutuhkan komunikasi yang baik diantara mereka untuk menghindari kesalahpahaman.
Sebagai seorang pemimpin atau pemilik perusahaan, diperlukan ketelitian dan pemahaman tentang komunikasi kantor. Hal ini bertujuan agar pemimpin atau pemilik perusahaan tersebut mampu menyampaikan tujuan, mengawasi, dan menilai kinerja pegawai sesuai dengan tujuan dan rencana awal perusahaan. Untuk menunjang hal tersebut, diperlukan media komunikasi kantor yang baik. Pengelolaan media komunikasi yang baik akan menghasilkan output yang baik pula.
1.2. Rumusan masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Komunikasi kantor?
2. Apa saja tujuan komunikasi kantor? 3. Apa saja media yang menunjang
komunikasi kantor?
4. Bagaimana peran media komunikasi terhadap kegiatan kantor?
1.3. Tujuan
1. Untuk menjelaskan pengertian dan maksud komunikasi kantor.
2. Untuk menjelaskan tujuan adanya komunikasi kantor
3. Untuk menyebutkan media komunikasi yang menunjang komunikasi kantor.
4. Untuk menjelaskan peran media komunikasi terhadap kegiatan kantor.
II. Kajian Pustaka
bukan hanya tentang pendengar mendengarkan yang disampaikan oleh informan, melainkan adanya pertukaran informasi dan pemahaman antara keduanya.
Menurut Prajudi Atmosudirjo (1982), kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Sedangan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Pengertian media menurut Santoso S. Hamijaya (Ahmad Rohani, Media Instruksional Edukatif, 1997) yaitu semua bentuk perantara yang dipakai orang penyebar ide, sehingga ide atau gagasan itu sampai pada penerima.
Jadi, media komunikasi kantor yaitu alat-alat atau sarana yang menunjang seluruh kegiatan kantor yang berhubungan dengan penyampaian pesan dan interaksi antar perangkat kantor, organisasi, dan perusahaan. Media komunikasi memudahkan kelancaran alur komunikasi dalam kantor. Hal ini dapat berdampak pada keselarasan dan produktivitas kantor.
III. Pembahasan 3.1. Metode
Metode yang penulis gunakan dalam paper tersebut adalah studi pustaka dengan membaca beberapa
literatur dari beberapa sumber seperti buku produk karya dosen, e-book, materi perkuliahan, dan lain-lain.
3.2. Pokok Bahasan
3.2.1. Pengertian Komunikasi Kantor
Menurut William I. Gordon, (Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, 2005) Komunikasi secara ringkas dapat didefinisikan sebagai suatu transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan. Komunikasi dapat dikatakan sebagai kegiatan bertukar informasi atau ide untuk suatu tujuan tertentu. Sedangkan kantor adalah Unit organisasi yang terdiri atas tempat, staff personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan perusahaan (Prajudi Atmosudirjo).
Komunikasi kantor adalah kegiatan penyampaian informasi atau ide baik antar karyawan, manajer, klien, maupun pihak lain di dalam kantor dengan tujuan tertentu. Komunikasi dalam kantor juga memungkinkan adanya persamaan persepsi antara satu pihak dengan pihak lainnya agar terhindar dari segala kesalahpahaman yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan atau organisasi. Komunikasi kantor terbagi menjadi dua, yaitu komunikasi verbal dan juga komunikasi non-verbal.
Dalam komunikasi verbal secara lisan, nada, suara dan emosional pembicara harus diperhatikan karena akan berpengaruh terhadap kata-kata yang dipilih. Juga, komunikasi secara lisan dapat dilakukan secara face-to-face
(langsung). Sedangkan komunikasi secara tulisan tidak perlu dilakukan secara langsung.
Sedangkan komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang dilakukan tidak menggunakan kata-kata (baik lisan maupun tulisan). Biasanya komunikasi non-verbal menggunakan simbol-simbol, seperti bahasa tubuh, isyarat, ekspersi wajah (mimik), dan kontak mata.
3.2.2. Tujuan Komunikasi Kantor 1. Untuk Memberikan Informasi
Komunikasi kantor bertujuan untuk memberikan informasi seputar perusahaan atau informasi lain, baik dari atasan kepada karyawan, dari karyawan kepada atasan, maupun antar karyawan. Informan atau pemberi informasi harus memberikan informasinya dengan jelas agar penerima informasi dapat mengerti dan menerima informasi tersebut dengan baik.
William I Gorden (Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, 2005) menyebutkan bahwa salah satu fungsi komunikasi adalah fungsi informasi / instrumental. Maksudnya hal ini
berfungsi untuk memberitahukan ataupun menerangkan suatu fakta atau informasi.
2. Untuk Membujuk
Komunikasi juga mengandung muatan yang persuasif, maksudnya pembicara menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa informasi dan fakta yang disampaikan akurat dan layak diketahui. Maka, fungsi komunikasi dalam hal ini bertujuan untuk mendorong, mengubah sikap serta keyakinan, dan mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan. [William I Gorden (dalam Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, 2005)]
Singkatnya, komunikasi dapat bertujuan sebagai sarana membujuk. Maksudnya sang pembicara, baik atasan maupun karyawan, bertujuan untuk meyakinkan pendengar untuk percaya ataupun melakukan apa yang dimaksud atau disampaikan.
3. Untuk Mengevaluasi
diberi komentar, masukan, dan apresiasi lainnya.
4. Untuk Memberikan Instruksi
Dengan komunikasi, atasan atau supervisor suatu perusahaan bisa memberikan petunjuk kegiatan kantor kepada para pegawai atau perintah prosedural langsung untuk para pegawai. Juga, komunikasi dapat dimanfaatkan untuk memberikan arahan kepada konsumen terkait produk atau jasa suatu perusahaan.
Menurut Conrad (Tubbs dan Moss, 2005), fungsi perintah/ instruksi berkenaan dengan angota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.
5. Untuk Menyapa
Komunikasi kantor dapat juga bertujuan untuk menyapa. Maksudnya, seluruh perangkat kantor, baik atasan/manajer,
supervisor, staff divisi, dan karyawan, dapat berinteraksi satu sama lain untuk sekedar bertegur sapa ataupun saling bertukar informasi.
3.2.3. Media Komunikasi Kantor 1. Media Informasi
Dalam kegiatan kantor, banyak hal atau media yang dapat menunjang komunikasi kantor yang bersifat informasi agar informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan dimengerti. Contoh media informasi dalam komunikasi kantor adalah memo internal, surat, dan pengumuman langsung yang dapat digunakan ketika akan mengadakan rapat, pertemuan, maupun tugas penting lainnya.
Contoh lainnya adalah telpon kantor, telpon pribadi, atau pun media social yang dapat dimanfaatkan untuk berbicara dengan klien seputar barang ataupun jasa yang ditawarkan. Media informasi lain yang menunjang komunikasi dalam kantor adalah buku pedoman pegawai dan standar operasional kantor. Kedua media tersebut bertujuan memberikan arahan kepada para staff dan pegawai seputar tugas, fungsi, dan tujuan dalam kegiatan perusahaan atau organisasi tersebut.
2. Media Persuasi
memperkenalkan produk, karya, dan jasa agar konsumen, pendengar, dan pelihat merasa tertarik dengan apa yang ditawarkan.
Contoh media persuasif dalam kantor lainnya adalah komunikasi antar perangkat kantor dengan tujuan untuk berkumpul dan salah satu perwakilan karyawan bertindak sebagai penengah untuk menyelesaikan suatu masalah. Contoh lainnya adalah laporan daftar kebutuhan baru untuk perusahaan yang dapat diajukan dari staff ke manajer.
3. Media Evaluasi
Evaluasi kinerja ataupun pencapaian perusahaan sangatlah diperlukan untuk dijadikan gambaran target pencapaian perusahaan selanjutnya. Oleh karena itu media evaluasi memiliki andil penting bagi perusahaan. Manajer ataupun supervisor patut mempertimbangkan berbagai media komunikasi yang bersifat evaluatif.
Contoh dari media evaluasi adalah laporan kegiatan tahunan perusahaan, laporan pengendalian mutu, maupun laporan pertanggungjawaban per periode yang bertujuan untuk dijadikan acuan tentang kesuksesan dan kekurangan perusahaan dalam periode yang ditentukan. Contoh lainnya adalah laporan keuangan yang berfungsi untuk mencegah
kehilangan aset perusahaan dan mengatur keluar masuknya aset perusahaan selama periode tertentu.
Media lainnya adalah arsip prestasi kerja. Manajer dan
supervisor dapat memanfaatkan arsip ini untuk menilai kinerja para pegawai, apakah sudah sesuai standar atau masih belum memenuhi standar, yang selanjutnya akan ditindaklanjuti oleh manajer maupun supervisor.
4. Media Instruksi
Setiap perusahaan ataupun organisasi memiliki petunjuk atau instruksi untuk melakukan kegiatan atau berkenaan dengan penggunaan peralatan. Agar tidak ada kesalahpahaman, manajer ataupun
supervisor perlu membuat media-media instruksi yang mampu mempermudah para karyawannya. Contoh media instruksi adalah buku petunjuk penggunaan alat kantor, seperti prosedur penggunaan dan perawatan mesin fotokopi, mesin produksi, maupun prosedur penggantian atau perbaikan peralatan dan perlengkapan kantor.
5. Media Untuk Menyapa
Untuk meningkatkan keharmonisan dan ketentraman dalam kantor maupun antara perusahaan dan konsumen, maka diperlukan komunikasi-komunikasi yang dapat menimbulkan rasa percaya satu sama lain. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan media komunikasi untuk menyapa. Media untuk menyapa akan sangat bermanfaat demi kepercayaan para karyawan maupun konsumen terhadap perusahaan.
Contoh media untuk menyapa adalah pembicaraan kecil dalam kantor, seperti menanyakan kabar, menanyakan keadaan, dan menanyakan pekerjaan, baik antar karyawan, maupun atasan terhadap karyawan. Atau dapat juga menggunakan kartu ucapan, ucapan di sosial media, maupun pembicaraan langsung tentang hari-hari tertentu, seperti hari-hari ulang tahun, perayaan kesuksesan, dan lain-lain yang dapat meningkatkan kebersamaan seluruh perangkat kantor.
Untuk meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap perusahaan, perusahaan dapat menyebarkan diskon ataupun kupon gratis bagi calon konsumen. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan minat dan kepercayaan konsumen terhadap perusahaan.
3.2.4. Peran Media Komunikasi Kantor terhadap Kegiatan Kantor
Media komunikasi kantor sangat berperan penting dalam kehidupan perusahaan. Penggunaan media komunikasi yang baik akan menciptakan suasana yang baik juga. Komunikasi yang baik dapat menciptakan atmosfir dan budaya baik bagi perusahaan. Tujuannya adalah untuk membentuk persamaan persepsi atau tujuan. Hal ini dapat berdampak terhadap produktivitas kantor.
Juga, media komunikasi mempermudah kerjasama setiap perangkat perusahaan untuk saling bekerjasama sesuai dengan prosedur dan tujuannya. Contohnya, media komunikasi mempermudah kerjasama antara satu divisi dengan divisi lainnya dalam suatu perusahaan. Dengan adanya media komunikasi pula, perusahaan dapat berinteraksi dengan konsumen dengan sangat mudah terkait barang ataupun jasa yang ditawarkan.
media komunikasi dapat juga digunakan sebagai media untuk berdiskusi untuk menentukan keputusan secara musyawarah dan disetujui oleh setiap perangkat kantor.
IV. Kesimpulan dan Saran 4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya, media komunikasi kantor sangat berperan penting terhadap berjalannya kegiatan kantor. Sebagaimana fungsi dari media komunikasi kantor tersebut yaitu untuk media informasi, persuasi, evaluasi, instruksi, dan untuk menyapa. Media komunikasi juga dapat dimanfaatkan dan dioptimalkan oleh seluruh perangkat perusahaan, baik manajer,
supervisor, staff, maupun karyawan sesuai tujuan dan kebutuhan masing-masing.
4.2. Saran
Berdasarkan uraian sebelumnya juga, media komunikasi kantor dapat digunakan sesuai dengan fungsi dan perannya dalam kegiatan kantor. Maka dari itu, manajer dan supervisor perlu mengatur dan merencanakan alur komunikasi dengan baik, dan juga memudahkan setiap karyawan untuk saling berinteraksi sesuai dengan tugas, fungsi, dan alur kegiatan dari satu divisi ke divisi lain, ataupun dari perusahaan ke luar perusahaan (perusahaan lain ataupun konsumen).
Referensi
Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja.
Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Supinah, Pien. 2009. Wawasan komunikasi. Diktat Mata Kuliah Ilmu Komunikasi, Magister Ilmu Komunikasi Universitas Muhammadiyah Jakarta, 16 Mei 2009.
Ahmad Rohani. 1997. Media Instruksional Edukatif. Jakarta: Rineka Cipta.
Tubbs dan Moss, Conrad. 2005. Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT Gramedia.
Taufiqurrahman, Tajri. 2012. Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli. Diunggah pada 21 September 2012.
https://catatankuliahkoe.wordpress
