PED
PEDOOMMAN AN PENPENYELYELENENGGGGARARAAN AAN TTERTIERTIB B ADADMMIINNIISTSTRRASIASI
A.
A.PEPENDAHULNDAHULUANUAN
1.
1.LatLatar ar belbelakangakang
K
Keeuuttuuhhaannddaannkkeessaattuuaannggeerraakkoorrggaanniissaassiitteerrcceerrmmiinnaannttaarraa l
laaiinn ppaaddaa ssiisstteemm tteerrttiibb aaddmmiininissttrraassiiyyaanngg ddiitteerraappkkaann oolleehh or
organiganisassasi i yyang ang berbersangksangkututan. an. DDalalam am upaya upaya mmewewujujudkanudkan si
sissttem em admadmiininissttrrasi yang asi yang dapatdapat mmenunjenunjangang b beerrjjaallaannnnyyaa m meekkaanniissmmeekkeerrjjaaoorrggaanniissaassiididilliinnggkkuunnggaannppeemmeerriinnttaahhaann,,mmaakkaa d diippeerrlluukkaannaaddaannyyaasseeppeerraannggkkaattaattururaannsseebbaaggaaiiususaahhaauunniififikkaassii a attuurraann yyaanngg wwaajjiibb ddiillaakkssaannaakkanan ddaann ddiissososiiaalliissaassiikkaann tteerruuss m meenneerruussagagaarrmmeennjjaaddiittrraaddiissiioorrgaganniissaassiiyyaannggbbaaiikkddaannppoossiittiiff da
dallam am rranangka gka pelpelaksanaksanaaaan n pprrogogrram am ororgaganinisasi sasi guguna na mmenencapcapaiai t
tuujjuuaann.. K
Kecuecualali i ununttuk uk mmememeleliiharhara a keutkeutuhuhan an dadan n kesatkesatuauan n gegerrakak or
orgaganniisasisasi, , adadananya ya sisiststem em adadmmiininiststrraasi si iittu u jjuuga ga uuntntuukk m
meenenegagakkan kkan wwiibbawawa a oorrggananiisasi sasi dadan n ddiisisiplpliin n ororgaganniisasi sasi bbagagii se
se
selluurruuhh ttiinnggkkaattanan oorrggaanniissaassiisseeccaarraa vveerrttiikkaall..OOlleehh kkaarreennaa iittuu t
tererbibittnya nya PPededomoman an PPenenyelyelenenggggararaaaan n TerTerttiib b AAdmdmiininiststrrasiasi m
mererupakupakan an ssuatuatu u jjawawaban aban akakttual ual didittengaengah-h-ttengengahah m
mendeendesaksaknynya a kkepereperlluan uan akan akan adaadanynya a pedompedoman an yyang ang berberllakuaku seca
secarra a NNasiasiononal di lal di liinnggkunkungagan n PPeemmereriintntahahan an ddarari i ttiinngkagkatt P
PeenngguurruusstteerrttiinnggggiissaammppaaiippeenngguurrusustteerrkkeecciillRuRukkuunnTTetetaannggggaa.. 2.
2.PPengeengerrttiianan P
Pededomoman an PPenyelenyelenenggggararaaaan n TerTerttiib Ab Admdmiininiststrrasi asi ((PPPPTATA)) adal
adalah ah serserangkaiangkaian an atatururan man mengeengenai nai penypenyelelenggenggararaanaan or
orgaganinisasi sasi dedengngan an adadmmiininiststrrasi yang asi yang mmeleliipuputti ti tererttiibb ke
kesseekkrreettaarriiaattaann ddaann aattrriibbuuttoorrggaanniissaassiiyyaanngg bbeerrllaakkuu ttuunnggggaall un
unttuk uk semsemua ua ttiingngkatkatan an ororganiganisasi Psasi Pememereriintntahahan an secarsecaraa n
naassiioonnaall.. 3.
3.TTujujuanuan a.
a.MMeemmpeperrmmuudadah h uupapayya a pepemmbibinanaanan, , pepengngeemmbbananggan an dadann p
peemmaannttaauuaannppeellaakkssaananaaannaaddmmiinniissttrraassiiddiisseemmuuaattiinnggkkaattaann o
b. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan organisasi pemerintahan.
c. Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasidikalangananggota.
4.Sasaran
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memilikisasaransebagaiberikut:
a. Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasiyangbarudanberlakusecaranasional.
b. Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasisertadisiplindanwibawaorganisasi.
B.PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
a.Surat
Yang dimaksud dengan surat didalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesanresmiorganisasiyangtertulisdiataskertasyangkhusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasiolehsuatupihakkepadapihaklain.
Macam-macam surat seperti:
Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga/instansiberisihal-halpenting berkenaan dengan kelembagaan/organisasi.
Memo adalah catatan singkatyang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tenang pokok persoalan kedinasan.
Notadinasadalahsuratyangdibuatolehatasankepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antarkaryawan setingkatyang berisicatatan singkattentang tugas.
Surat pengantar adalah surat yang ditujuakan kepada seseorangataupejabatyangberisipenjelasansingkattentang surat,dokumendanataubarang,bahanlainyangdikirimkan. Ketentuansurat-suratyangberlakudandapatdijadikansarana
komunikasiituharusmemenuhiketentuansebagaiberikut:
1)Sistematika Surat Surat menyurat resmi organisasi dengansistimatikasebagaiberikut:
(1)Nomorsurat,disingkatNo.
(2)Lampiransurat,disingkatLamp. (3)Perihalsurat,disingkatHal.
(4)Sialamatsurat,“KepadaYthdst”.
(5)Katapembukaansurat.“Assalamualaikum dst.” (6)KalimatPengantar,“salam silaturrahmidst.
(7)Maksud surat
(8)Kata penutup, “Wallahul Muwaffiq dst”, Wassalamu`alaikum dst”.
(10) Nama Pengurus organisasi beserta jabatan. 2)Bentuk Surat
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus,ditulisdenganbentukBlockStyle,yaituseluruhbentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangansuratberadaditepiyangsama.
3) Jenis Surat
Surat-suratresmiorganisasidikelompokkankedalam dua jenis surat, yakni Umum dari Khusus. Surat umum adalah suratbiasa yang rutin diterbitkan sebagaisarana komunikasi tertulisdikalanganinternalmaupuneksternalorganisasi.Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasanpijakorganisatoris.,jenistersebutdiklasifikasikanke dalam duasifat;interndanekstern.
Seluruhsuratdiketikdiataskertasberukuranfolioberat70 gram dan berkop (kepala surat pemerintahan). Kop berikut amplopberisikan:
(1)Lambang tingkat pemerintahan,
(2)Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi.
5)Nomor Surat
Seluruh suratresmiorganisasidisemua tingkatan memiliki nomoryangterdiriatas:
(1)Nomorurutsurat.
(2)Tingkat dan periode Kepengurusan. (3)Jenissuratdannomorsurat.
(4)Penanda tanganan surat. (5)Bulan pembuatan surat (6)Tahun pembuatan surat. 6)Bahasa surat :
(1)Menggunakan bahasa yang komunikatif, dapat dimengerti artinyaolehpenulissurat
(2)Bahasa baku/resmi, yaitu sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia
b.Stempel
Stempelresmiorganisasiberisi:
(1)Lambangpemerintahandisebelahkiri (2)Tulisandisebelahkananterdiriatas:
• Tingkatankepengurusan, • Namaorganisasitingkatan,
• Nama tempat atau daerah, Seluruh jenis stempel disemua
tingkatan menggunakan tinta stempel(stamp-ink)warna ungu.
c. Buku Agenda
1)Ukuran Buku Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yangdiperlukan.
2) Model Buku Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang digunakankeduanyasebagaiberikut:
Bukuagendasuratkeluar,terdiriataskolom;
• tanggal pembuatan • tanggalpengiriman • Perihalsurat
• KeteranganBukuagendasuratmasuk,terdiriataskolom • Nomor urut penerimaan
• Nomor surat
• Alamatsurat/pengirim
• Tanggal surat; ¬ tanggal pembuatan ¬ tanggal
penerimaan
• Perihalsurat • Keterangan
1)Ukuran Buku Kas Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
2) Model Buku Kas Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model bukukasyangterdiridariataskolom;
(1)Nomor urut penerimaan (2)Uraian sumber kas
(3)Jumlah uang yang diterima (4)Nomor urut pengeluran
(5)Uraian penggunaan kas
(6)Jumlah uang yang dikeluarkan e. Buku Inventaris
1) Ukuran Buku Inventaris
Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan
Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakanmodelbukuyangterdiriataskolom :
(1)Nomor urut. (2)Nama barang. (3)Merk barang.
(4)Tahun pembelian. (5)Jumlah barang (6)Keadaan barang
2.Pedoman Teknis a.Surat
1)Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan
2)Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannyabuatdifileataudiarsip
3)Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atausandiditandaidengantitikdanbukandengangaris. Contoh nomor surat
Nomor:016.PRW-IX.02-007.A-I.01.2002 016 = Nomor urut surat
PRW = kode tingkat Pengurus RW -IX = Periode kepengurusan 02=Jenissuratekstern
-007=Nomorurutsuratjenistersebut
A-I=DitandatanganiKetuadanSekretaris/
B-II=DitandatanganiWakilKetuadanWakilSekretaris 01=Bulanditetapkannyasurat
2012 = Tahun pembuatan surat keterangan
(1)Nomorsurat:diisiberdasarkanurutanpengeluaransurat (2)Tingkat kepengurusan : kode berdasarkan tingkatan
pemerintahan
(3)Jenis Surat dan Nomor urut :
• Internalkhusus,sepertisuratkeputusan ditandaidengan
kode : 01
• Internal Umum,seperti surat-surat biasa selain surat
keputusan,ditandaikode:02
• Eksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi
denganpejabatdll,dipakaikode:03
• Eksternalumum adalahsuratyangbersifatumum,ditandai
dengan kode : 04.
(4)Penandatanganan Surat
• Jika penendatangan surat adalah ketua dan sekertaris,
• Jikapenandatangansuratadalahketuadanwakilsekertaris,
ditandaidenganA-II
• Jika penandatanganan surat adalah wakil ketua dan wakil
sekertaris,ditandaidenganB=II
(5)Bulan Surat Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulandanditulisdenganangkaArab.
(6)Tahun Surat Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahundibuatnyasurat.
Contoh Surat
SENAT MAHASISWA
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI KBM UIN Sunan Gunung Djati Bandung
Sekretariat:Jl.A.H Nasution105.GedungStudyCenterLantai II. Kampus UIN Sunan Gunung Djati Bandung. 14046
No.:004.SEMA-F-III.AI.004.V.2011 Lamp : Satu lembar
Hal:Pemberitahuan KepadaYthPudekIII
Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN SGD Bandung di
Tempat,
Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh
Salam silaturahmi teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksisdalam memperlancaraktifitaskeseharian.Amin
Selanjutnya, sehubungan dengan proseses keberlangsungannya kinerja kepengurusan SEMA-F dakwah dan komunikasi. Dengan ini kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu bahwa demi tewujud dan terlaksanakannya frogr am-frogram kinerjasenatyangmenjadiamanatpadarapatkerja (Raker). Maka dipandang perlu untuk mempersiapkan segala hal yang akan mendukung suksesnya frogram tersebut, kami selaku pengurus mengharapkan dukungan dan partisipasinya
demi tewujudnya kinerja SEMA-F yang optimal dan sesuai dengan harapan.
Demikian suratpemberitahuan inikamibuatatas perhatian dankerjasamanyakamiucapkanterimakasih.
Wallahul Muwafieq ilaa Aqwaamith Tharieq Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh
Bandung, 2 Mei 2011 Mengetahui, Ketua Umum, Sekretaris Umum, Yudi Rahman AnggiAfriliani
4)Seluruh jenis suratkeluaryang dikirim melewatihirarki organisasisecaravertikal,wajibmemberikantembusan. 5)Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman
pada tata cara penomoran surat sebagaimana tercantum diatas.
6)Penandatanganan seluruh jenis aurat- surat harus menggunakan tinta warna hitam.
b.Stempel
(1)Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah – tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.
(2)Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua Umum atau atau Sekretaris Umum.
(3)Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam lambang pemerintahan disebelah kiridan tulisan yang menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan,dengan ukuran yang serasi dan seimbang.
c. Buku Agenda
(1)Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruhjenissurat,baiksuratkeluarataupunsuratmasuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya,makaperludipeliharadandisimpansecarabaik setelahdipergunakan.
(2)Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja,terutama kita sedang membuatsuratatau ketika menerimasuratdariinstansilain.
(3)Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 6 ( enam ) kolom.
• Agenda Surat Keluar
No Urut Tgl. Terima Surat Asal Surat Tgl. Surat Nomor Surat Isi Ringkas Tujuan
Surat Pengirim Penerima Ket.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
• Agenda Surat Masuk
P e n T g l / Disposisi T g l /
t u j u a n (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) ( 8) ( 9) (10) (11) Keterangan:
(1)No.Urut :diisinomorurutsuratmasukdiunitkearsipan (2)Tgl.TerimaSurat:diisitanggalsuratditerimadiunitkearsipan (3)AsalSurat :diisinamaatauinstansipengirim surat (4)TanggalSurat :diisitanggalyangterterapadasurat (5)NomorSurat :diisinomoryangterterapadasurat (6)IsiRingkas :diisiisiringkasdarisurat
(7)TujuanSurat :diisialamattujuanyangterterapadasurat (8)UnitPengolah : diisi unit pengolah tujuan surat setelah
diarahkansesuaidenganisiringkassurat (9)Penerima pengolah
(11)Tgl. :diisitanggalpenerimaan
suratdiunitpengolah(11)Ket.(Keterangan) :diisi hal-halyangtidaktercakupdalam kolom lainseperti suratberupafaks/email, tidakadalampiranataulampiran tidaklengkap.
d.Buku kas
3) Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi,harus tercatatdalam bukuKas,terdiriatas:
(1)Buku Harian (2)Neraca Bulanan (3)Neraca Tahunan
4)Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit).Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uangdisebutsaldo.
5)Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil bendahara,padasetiapjenjangkepengurusanorganisasi. Contoh :
