BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4.1 Profil PT Djarum1 4.1.1 Sejarah PT Djarum
Sejarah PT Djarum bermula dari Oei Wie Gwan yang sebelum memiliki Djarum telah berusaha dalam bidang pembuatan mercon Merk Leo. Waktu itu ia mempunyai hubungan dengan para pejuang pada masa kemerdekaan, sehingga tumbuh gagasan membuat rokok untuk konsumsi militer.
Oei Wie Gwan adalah pebisnis yang berasal dari Rembang. Ia mulai mengembangkan bisnisnya yang masih terbilang kecil dan banyak terjun ke lapangan, mulai dari meramu tembakau, saus sampai ke pemasaran. Pada tanggal 21 April 1951, perusahaan rokok Djarum didirikan berbentuk badan hukum sebagai perusahaan perseorangan. Produk yang dihasilkan pun hanya terdiri dari empat merk. yaitu Djarum, Merata, Kotak Ajaib dan Kembang Tanjung yang semuanya merupakan Sigaret Kretek Tangan (SKT). Di tahun 1955, perusahaan mulai memperluas usahanya dengan menambah dua lokasi produksi yang menghasilkan produk Djarum lainnya, yaitu rokok klobot. Adapun pada tahun 1962, terjadi perluasan usaha lagi dengan menambah satu lokasi produksi sehingga produksinya telah mencapai 329 juta batang per tahun.
Perkembangan ini sempat mengalami hambatan. Pada tahun 1963, setelah terjadi perluasan satu lokasi produksi lagi, pabrik terbakar habis dan tahun itu pula Oie Wie Gwan meninggal dunia di Semarang tanpa sempat mengetahui pabriknya telah terbakar dan yang tertinggal hanya di satu lokasi, yaitu di Kliwon, Kabupaten Kudus. Akhirnya seluruh kegiatan dipindahkan ke sana dan tiga tahun kemudian kegiatan produksi dipusatkan di Jetak dan Gribig, Kabupaten Kudus.
Pengggunaan nama Djarum bukan diberikan oleh Oie Wie Gwan, melainkan sudah melekat pada pabrik yang telah dibelinya. Djarum yang dimaksudkan disini adalah djarum pada gramophone pemutar piringan hitam model kuno. Lalu dibawah nahkoda dua saudara Bambang dan Budi Hartono,
terjadi perkembangan usaha mulai tahun 1963. Bersama karyawan-karyawan setia Djarum, mereka membangun sisa-sisa kebakaran hingga mampu melewati masa-masa genting di tahun 1965-1966. Pada tahun 1967, dilakukan perluasan produk sekaligus dilakukan konsolidasi pertama, yaitu dengan masuknya Ir. Julius Hadinata ke Djarum. Sebagai lulusan Belanda, Julius banyak melakukan pembenahan. Mulai ada pembagian tugas yang jelas, mesin-mesin dengan teknologi baru yang didatangkan dari Inggris dan Jerman Barat terutama untuk pengolahan tembakau serta pengangkatan beberapa manajer profesional. Pada tahun itu pula produksi melonjak tiga kali lipat (dilihat dari tahun 1965). Pada tahun 1968, bersama dengan perluasan dua lokasi produksi diperkenalkan produk baru dengan nama Admiral dan VIP Biru. Melalui gebrakan pertama tersebut, total produksi yang berhasil terjual adalah sekitar tiga miliar batang.
Dua tahun kemudian muncul beberapa merk produk baru seperti VIP President, VIP International, VIP Agung, VIP Diplomat, VIP Sultan, Granat dan Nahkoda. Pada tahun 1973, Djarum mulai ambil bagian dalam kegiatan ekspor, antara lain ke Amerika Serikat, Arab Saudi, Jepang, Singapura dan Malaysia.
Pada tahun 1976, mulai terdapat perubahan selera konsumen dengan kegemaran masyarakat akan Sigaret Kretek Mesin (SKM). Djarum pun mengantisipasi perubahan selera konsumen tersebut dengan meluncurkan produk Djarum Filter Special, Djarum Filter Deluxe, Djarum Filter King Size. Dua tahun kemudian disusul dengan peluncuran Djarum Super yaitu rokok kretek filter yang populer hingga saat ini. Pesatnya permintaan konsumen terhadap produk-produk Djarum memacu peningkatan proses mekanisasi seiring dengan peningkatan produksi Sigaret Kretek Tangan (SKT). Kini produk SKM dan SKT Djarum telah menjadi salahsatu pemasok pangsa pasar rokok terbesar di Indonesia. Kesuksesan tersebut membuat Djarum melakukan langkah-langkah pengembangan, seperti peningkatan produksi, kinerja perusahaan dan inovasi produk untuk menjadi yang terbaik dalam industri rokok. Pada tahun 1983, Djarum berubah menjadi PT (Perseroan Terbatas).
4.1.2 Tujuan dan Komitmen Perusahaan
Tujuan perusahaan adalah dwi tunggal artinya selain mencari keuntungan juga memberi keuntungan. Hal ini merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan. Adapun sebagai bentuk komitmen, PT Djarum selalu terdorong untuk memenuhi kebutuhan selera konsumen secara global yang selalu dinamis. Hal ini berarti PT Djarum selalu konsisten dalam menyediakan produk yang berkualitas, selera konsumen ke depan, dan inovasi produk yang berkelanjutan dalam rangka memberikan racikan dan rasa yang unik. PT Djarum percaya bahwa sesuatu hal yang telah dilakukan dengan kemampuan yang tepat dapat membawa sukses perusahaan.
4.1.3 Nilai Inti Budaya Perusahaan
PT Djarum memiliki nilai inti budaya perusahaan yang terdiri dari lima hal, yaitu:
1. Fokus kepada pelanggan
Mendengarkan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cara terbaik yang dapat dilakukan.
2. Profesionalisme
Profesionalisme merupakan suatu sikap dan bukan hanya suatu perangkat kemampuan. Seorang profesional adalah orang yang bekerja dengan sikap yang baik dan melakukannya dengan cara yang terbaik dan juga memiliki perhatian yang serius.
3. Organisasi yang terus belajar
Organisasi yang belajar dari karyawan internal, pelanggan eksternal serta lingkungan sekitarnya secara terus menerus. Belajar adalah kepentingan seluruh jenjang. Dilandasi sikap keterbukaan dan saling percaya sehingga orang berani melakukan perubahan dan percobaan tanpa merasa terancam 4. Satu keluarga
Suatu himpunan orang yang mempunyai pertalian khas dan mau hidup bersama dengan tata cara yang disepakati bersama untuk mencapai satu tujuan.
5. Tanggungjawab sosial
Tanggungjawab sosial adalah peka dan peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan dalam kehidupan berbisnis.
4.1.4 Proses Produksi
Berdasarkan teknik produksinya, PT Djarum mengenalkan dua macam jenis rokok, yaitu Sigaret Kretek Tangan (SKT) dan Sigaret Kretek Mesin (SKM). SKT adalah rokok tidak berfilter yang dibuat dengan menggunakan tenaga manusia mulai dari pembentukan sampai batangan dan pengepakan. Produk yang menggunakan SKT antara lain Djarum 76 dan Djarum Coklat. Sedangkan SKM adalah rokok berfilter yang dibuat dengan menggunakan tenaga mesin dari proses awal sampai akhir. SKM menghasilkan produk rokok seperti Djarum Super, LA Lights, Djarum Black dan Mezzo.
Salahsatu bahan terpenting dalam pembuatan rokok adalah tembakau (nicotiana tabacum L). Berbagai cara untuk menikmati tembakau antara lain dengan dikulum (chewing tobacco), dihirup tembakaunya (snuffing tobacco), dihisap dengan dilinting (roll your own tobacco), dihisap dengan pipa (pipe tobacco), dihisap asapnya yang telah melewati air (water pipe tobacco) dan salahsatu cara yang paling terkenal sampai saat ini adalah dihisap sebagai rokok (smoking cigarette). Smoking cigarette memiliki berbagai variasi bentuk dan rasa sesuai selera sekelompok orang tertentu. Adapun para perokok di Asia menyukai virginia atau oriental blend, bangsa Amerika menyukai American blend, bangsa India menghisap bidis dan bagi bangsa Indonesia terkenal dengan sebutan rokok kretek. Penentuan grade tembakau dilakukan biasanya berdasarkan pengamatan elemen-elemen kualitas dan mengacu pada posisi daun tembakau. Adapun posisi tersebut adalah:
1. Pucuk (tips) 2. Atas (upper leaf) 3. Tengah (middle leaf) 4. Bawah (lower leaf) 5. Samparan (sand leaf)
Selain menggunakan material tembakau, produksi rokok kretek juga memerlukan material cengkeh sebagai bahan bakunya. Penggunaan cengkeh (Syzigium aromaticum L) telah dikenal lebih dari 2000 tahun yang lalu sebagai rempah-rempah, obat dan bahan dasar untuk rokok kretek, serta dalam industri parfum dan pembuatan kandi. Lebih dari separuh hasil cengkeh di Indonesia digunakan untuk kebutuhan bahan baku rokok kretek. Bahan dasar rokok kretek lainnya adalah cigarette paper (kertas tipis pembungkus rokok) dan saus yang sudah diformulasikan untuk dicampurkan kedalam campuran tembakau dan cengkeh. Adapun bahan untuk saus atau ‘casing dan flavor’ (kulit dan rasa) yang digunakan berasal dari bahan dan racikan yang istimewa. Saus tersebut dicampur dengan tembakau dan cengkeh untuk menciptakan rasa yang unik dari Djarum.
Durasi kerja pembuatan rokok dilakukan selama 300 hari dalam 1 tahun. Selama tahun 2007 produksi rokok PT Djarum mencapai + 39,457 milyar batang/tahun dan cukai rokok yang harus dibayar ke negara mencapai lebih dari tujuh triliun rupiah/tahun.
4.1.5 Produk PT Djarum dan Pemasarannya
Pada awal pendirian, Oei Wei Gwan melakukan (pengawasan) pencampuran tembakau, cengkeh dan saus untuk menjaga kualitas rokok kretek yang diproduksi. Hasilnya, rokok-rokok yang diproduksi PT Djarum mampu merebut hati konsumen di pasar rokok.
Berikut adalah merk Djarum yang masih beredar di pasaran: • Kategori SKT (Sigaret Kretek Tangan)
Produk: Djarum Coklat, Djarum 76, dan Djarum Istimewa. • Kategori SKM (Sigaret Kretek Mesin)
Produk: Djarum Super, LA Lights, LA Lights Menthol, Djarum Black, Djarum Black Cappuccino, Djarum Black Tea, Djarum Mezzo, Bali Hai, Djarum Special, Djarum Cherry, Djarum Vanilla, Djarum Splash.
• Kategori SPM (Sigaret Premium Mesin) Produk: Premium International
• Kategori Cerutu
Target market PT Djarum adalah di dalam dan di luar negeri. PT Djarum membaginya dalam empat wilayah Regional Sales Office (RSO) untuk pasar dalam negeri sebagai berikut.
• RSO Jakarta meliputi wilayah Jakarta (pusat), Medan, Bukittinggi, Padang, Batam, Jambi dan Pontianak.
• RSO Bandung meliputi wilayah Bandung (pusat).
• RSO Semarang meliputi wilayah Semarang (pusat), Solo dan Jogjakarta. • RSO Surabaya meliputi Surabaya (pusat), Samarinda, Balikpapan,
Banjarmasin, Manado, Toraja, Makassar, Sorong, Biak, Jayapura dan Timika.
Pasar luar negeri PT Djarum yaitu ekspor rokok ke Eropa, antara lain ke negara Australia, Polandia, Prancis, Spanyol, Portugal, Turki, Yunani, Belgia, Belanda, Luxemburg, Suriname, Hungaria, Jerman, Inggris dan Republik Ceko. Sedangkan untuk pasar Asia meliputi Malaysia, Timor Leste, Brunei, Singapura, Jepang, Korea, Taiwan dan Uni Emirat. Pada pasar Amerika meliputi USA, Kanada, Argentina dan Peru.
Produk yang di ekspor antara lain rokok filter Djarum Original, Djarum Super, Djarum Black, Djarum Lights, LA Lights Menthol, LA Lights, Djarum Deluxe, Djarum Special, Djarum Splash, Bali Hai, D.Vanilla, D.Cherry, D.Menthol, Cigarillos, Gold Seal dan Cerutu Dos Hermanos Churchill, Dos Hermanos Robusto, Dos Hermanos Toro, dan Dos Hermanos Torito. Nilai ekspor rokok PT Djarum untuk tahun 2007 telah mencapai lebih dari US$ 15 Juta Dollar.
4.2 Profil Corporate Communication PT Djarum
PT Djarum mempunyai dua divisi kerja yang mempunyai fungsi dan peran yang sama dengan Public Relations (PR). Salahsatunya adalah Divisi Corporate Communication. Corporate Communication mempunyai tugas membangun hubungan dengan media, pembuatan press release, pembuatan brosur CSR PT Djarum, membuat media internal perusahaan berupa majalah internal yang bernama “Warta Keluarga Djarum” yang terbit setiap tiga bulan sekali, serta membina hubungan baik internal maupun eksternal yang berpusat di Jakarta.
Corporate Communication PT Djarum merupakan organisasi setara Departemen dengan tugas utama mengelola image corporate dan komunikasi program CSR PT Djarum. Corporate Communication bertanggung jawab langsung kepada Chief Operating Officer. Posisi ini sebagaimana juga berlaku untuk organinasi setara departemen lainnya seperti Internal Audit, Strategic Affairs, Public Affairs. Struktur ini membuat Corporate Communication dapat berkomunikasi langsung dengan manajemen dan secara langsung dapat berkoordinasi dengan departemen lain tanpa harus melalui banyak hambatan strukutural.
Perkembangan Corporate Communication PT Djarum dapat dilihat dalam tiga fase perkembangan. Corporate Communication pada awal terbentuknya merupakan salahsatu fungsi kerja yang dijalankan di bawah koordinasi Head of Corporate Communication yang dijabat oleh seorang Senior Marketing Manajer. Rangkap jabatan oleh Senior Marketing Manajer ini hanya karena alasan kecakapan personil pemangku jabatan dan bukan menjadikan fungsinya sebagai bagian dari Marketing Departement.
Pada perkembangangan selanjutnya Corporate Communication mandiri menjadi sebuah unit organisasi khusus yang dipimpin oleh seorang Head of Corporate Communication. Dalam fase kedua perkembangannya, Corporate Communication berfokus pada pengelolaan komunikasi eksternal perusahaan, baik dalam hal image maupun komunikasi program CSR. Head of Corporate Communication juga terlibat dalam kegiatan operasional pelaksanaan CSR PT Djarum. Tidak ada pemisahan yang tegas antara kegitan komunikasi dan kegiatan operasional CSR PT Djarum. Meski tugas utama Corporate Communication
adalah komunikasi eksternal namun beberapa pelaksanaan tugasnya juga bersinggungan dengan fungsi komunikasi internal.
Penentuan standar Pedoman Identitas Perusahaan berupa panduan logo dan aplikasi warna perusahaan serta pelaksanaan pengadaan materi komunikasi perusahaan seperti kalender perusahaan, memo, dan sebagainya merupakan sebagian dari fungsi komunikasi internal perusahaan yang telah dijalankan pada saat itu.
Pada fase terakhir, Corporate Communication PT Djarum berfokus pada kegiatan komunikasi. Bila pada fase sebelumnya Head of Corporate Communication turut terlibat dalam operasional pelaksanaan kegiatan CSR, pada fase ini Corporate Communication memiliki lingkup tugas spesifik, yaitu mengelola image corporate dan komunikasi dari program CSR PT Djarum. Pelaksanaan operasional CSR menjadi lingkup tugas unit kerja baru bernama Corporate Affairs (yang kemudian berubah nama menjadi Public Affairs). Melalui pemisahan ini Corporate Communication diharapkan dapat memberikan kontribusi lebih besar dalam pengelolaan image perusahaan.
Adapun visi dan misi dari divisi Corporate Communication PT Djarum, sebagai berikut.
1. Membangun image dan reputasi korporasi Djarum periode jangka panjang. 2. Mengelola platform komunikasi yang konsisten untuk semua komunikasi
program-program Djarum Bakti berdasarkan personality corporate Djarum.
3. Menyampaikan komunikasi korporasi Djarum yang mudah ditangkap oleh target audience Djarum.
Tugas dan fungsi Divisi Corporate Communication terkait external communication adalah melakukan komunikasi dan informasi dengan menyajikan kegiatan CSR (Corporate Social Responsibility) Djarum sesuai dengan program-program Djarum Bakti untuk publik/masyarakat luas melalui media cetak maupun media elektronik. Selain itu membina hubungan baik dengan pihak-pihak Media Pers maupun asosiasi-asosiasi yang terkait dengan kegiatan pendidikan, olahraga, dan lingkungan. Hubungan baik yang selalu dibina oleh PT Djarum yaitu dengan media televisi, baik terhadap wartawan maupun stasiun TV. Hal ini terlihat jelas
dari banyaknya iklan yang dibuat oleh PT Djarum yang selalu eksis di layar televisi. Adapun PT Djarum juga sering melakukan asosiasi dengan beberapa universitas tertentu melalui bentuk kegiatan pendidikan dan lingkungan. Hal tersebut sejalan dengan salahsatu nilai inti PT Djarum yaitu dalam rangka bakti perusahaan kepada negeri.
Pada tahun 2008, peran komunikasi dari Corporate Communication PT Djarum dalam komunikasi internal perusahaan diperluas dengan masuknya pengelolaan media internal dalam ruang lingkup perannya. Media internal di PT Djarum sebelumnya berada dibawah koordinasi HRD Departement. Atas dasar alasan bahwa komunikasi eksternal perusahaan tidak bisa dipisahkan dengan komunikasi internal perusahaan dan pengampuan dalam departemen yang berbeda dapat memperlambat kecepatan komunikasi yang ada, maka segala hal berkenaan dengan pengelolaan media internal menjadi tanggung jawab Corporate Communication.
Media internal PT Djarum terdiri atas Corporate Portal dan majalah cetak “Warta Keluarga Djarum”. Corporate Portal merupakan internal web yang menjadi pusat informasi dan aplikasi layanan karyawan (employee service). Aplikasi layanan karyawan yang dimaksud antara lain adalah: layanan kepersonaliaan (cuti, medical claim, performance appraisal), layanan kendaraan, dan lain-lain. Adapun yang dimaksud dengan Pusat Informasi adalah NAE (News, Announement, Event) yang berkaitan dengan corporate, pusat dokumen departmen-departemen, dan employee handbook.
“Warta Keluarga Djarum” merupakan satu-satunya media inggriya yang diterbitkan tiga bulan sekali dan diberikan kepada seluruh karyawan Djarum. Penerbitannya selain ditujukan untuk menyampaikan informasi kepada karyawan tentang dinamika yang terjadi di dalam perusahaan maupun diluar perusahaan (informasi industri) juga untuk menyuburkan nilai inti perusahaan (core values), yaitu satu keluarga yang merupakan salahsatu nilai yang ditekankan. Sehingga tujuan penerbitan tersebut secara otomatis akan mempengaruhi rubrikasi, redaksional dan gaya bahasa yang digunakan.
4.2.1 Struktur Organisasi Corporate Communication PT Djarum Struktur organisasi Corporate Communication PT Djarum, sebagai berikut.
Gambar 3 Struktur organisasi Corporate Communication PT Djarum
Berikut tugas masing-masing bagian divisi Corporate Communication PT Djarum.
1. Head of Corporate Communication, bertugas untuk:
a) memberikan rekomendasi berkaitan dengan usaha peningkatan citra perusahaan.
b) mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengembangkan sumber daya manusia di organisasi Corporate Communication agar berjalan dengan baik
c) memutuskan program-program Corporate Communication. 2. Corporate Communication Manager, bertugas untuk:
a) menjaga dan meningkatkan citra positif perusahaan dengan membina hubungan baik kepada media / pers.
b) menyelesaikan isu – isu yang berkaitan dengan citra perusahaan. Head of Corporate Communication Corporate Communication Manajer Corporate Communication Officer Corporate Communication Creative Corporate Communication Staff
c) membuat dan mengontrol budget.
3. Corporate Communication Officer bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi kegiatan-kegiatan program komunikasi yang berhubungan dengan citra perusahaan.
4. Corporate Communication Staff bertugas untuk melakukan administrasi kegiatan Corporate Communication.
5. Corporate Communication Creative bertugas untuk memastikan materi/konsep komunikasi sesuai dengan Corporate Identity.
4.3 Majalah Internal “Warta Keluarga Djarum”
4.3.1 Latar Belakang dan Konsep Majalah Internal “Warta Keluarga Djarum”
Kelahiran “Warta Keluarga Djarum” (WKD) berangkat dari keadaan PT Djarum yang merupakan perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak (lebih dari 7000 orang) yang tersebar di berbagai lokasi di Indonesia (terdapat lebih dari 60 kantor cabang penjualan dan puluhan unit kerja di Kota Kudus. Tersebarnya karyawan dengan fungsi/rutinitas sehari-harinya yang beragam membuat kesempatan mengetahui lebih jauh tentang apa yang terjadi di dalam perusahaan di luar kesehariannya semakin minim. Semua karyawan disibukkan dengan aktivitas masing-masing. Sebagai bagian dari perusahaan, setiap karyawan harus diupayakan mendapatkan informasi tentang arah perusahaan dan dinamika perusahaan yang terjadi sehingga tetap merasa sebagai bagian dari keluarga besar perusahaan. Di lain pihak, manajemen membutuhkan media yang secara massal dapat menjangkau karyawan untuk menyampaikan arah perusahaan dan dinamika perusahaan. Pemahaman akan arah perusahaan dan dinamika perusahaan diharapkan membuat karyawan bangga terhadap perusahaanya karena karyawan dapat saling belajar terhadap kemajuan yang dicapai oleh bagian-bagian lain.
Keberadaan media internal disadari penuh tidak akan menggantikan komunikasi organisasi yang terstruktur (komunikasi superior-subordinat, komunikasi antar departemen). Sangat disadari bahwa “Warta Keluarga Djarum” hanya akan menyampaikan informasi yang bersifat umum bukan hal-hal yang strategis. Pemilihan nama Keluarga dalam “Warta Keluarga Djarum” tidak bisa
dilepaskan dari kultur kekeluargan yang merupakan ciri khas budaya perusahaan yang telah lama berkembang di PT Djarum. Penggunaan kata Keluarga dalam “Warta Keluarga Djarum” juga secara langsung mempengaruhi pemilihan gaya bahasa dan konten. Adapun konsep dari “Warta Keluarga Djarum” adalah majalah internal yang bisa dinikmati disaat santai dan juga bisa dinikmati keluarga karyawan. Pemilihan gaya bahasa ini ternyata membawa imbas pula bahwa “Warta Keluarga Djarum” menjadi bacaan keluarga karyawan, terutama karyawan yang berada di daerah.
“Warta Keluarga Djarum” dibuat sebagai media untuk membantu menginternalisasikan budaya perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi karyawan Djarum dalam peran dirinya mewujudkan misi dan visi perusahaan. “Warta Keluarga Djarum” menjadi sarana untuk bonding karyawan sebagai bagian dari keluarga besar Djarum dan menjadi kebanggaan bagi keluarga karyawan. Hal ini dirasakan terutama bagi karyawan yang berada jauh dari pusat-pusat informasi.
Sebagai media internal perusahaan yang terbit setiap tiga bulan sekali, “Warta Keluarga Djarum” bertugas menjalankan fungsi berikut.
1. Menyajikan informasi mengenai :
a. langkah yang diambil perusahaan dalam mewujudkan misi dan visinya.
b. hal yang dapat membantu pengembangan diri karyawan dalam menjalankan peran aktifnya di dalam perusahaan.
2. Mendorong internalisasi nilai inti (core value) Djarum.
3. Memfasilitasi terciptanya komunikasi organisasi yang efektif antara manajemen-karyawan dan karyawan-karyawan.
Adapun sesuai dengan panduan keredaksian dijelaskan bahwa dalam menyajikan informasi, “Warta Keluarga Djarum” memegang prinsip berikut.
1. Informasi disajikan dengan mengakomodasikan kepentingan dua pihak (manajemen dan karyawan).
2. Merefleksikan realitas dinamika kehidupan perusahaan.
3. Mengedepankan komunikasi dialogis dan menghindarkan diri dari cara penyampaian formal-instruksional (indoktrinisasi).
4.3.2 Tujuan dan Manfaat Majalah Internal “Warta Keluarga Djarum”
Maksud atau tujuan pembuatan Majalah “Warta Keluarga Djarum” (WKD) sebagai berikut.
1. “Warta Keluarga Djarum” merupakan salahsatu sarana komunikasi internal perusahaan.
2. “Warta Keluarga Djarum” merupakan sebuah saluran komunikasi bertugas menyebarkan informasi, sharing knowledge, dan mendorong terjadinya internalisasi budaya perusahaan kepada seluruh karyawan.
3. “Warta Keluarga Djarum” menjadi salahsatu pilihan bagi upaya sosialisasi perkembangan aktual perusahaan (termasuk diantaranya kebijakan manajemen).
4. Selain itu, “Warta Keluarga Djarum” bertugas membuka ruang yang memungkinkan terjadinya komunikasi dialogis antara manajemen-karyawan dan manajemen-karyawan-manajemen-karyawan.
Adapun manfaat pembuatan majalah “Warta Keluarga Djarum” adalah sebagai berikut.
1. Sebagai media komunikasi untuk mengetahui perkembangan perusahaan dan dinamika yang terjadi.
2. Sebagai sarana untuk mendapatkan pengetahuan/wawasan baru di luar aktivitas kantor yang dapat bermanfaat bagi kehidupan pribadi dan keluarganya.
4.3.3 Rubrikasi Majalah Internal “Warta Keluarga Djarum”
Konten majalah internal “Warta Keluarga Djarum” dibagi ke dalam dua rubrik utama, yaitu rubrik tetap dan rubrik tidak tetap. Berikut merupakan penjelasan dari setiap rubrik:
I. Rubrik Tetap 1. Daftar Isi
a) Deskripsi: Tinjauan isi majalah dengan rujukan nomor halaman. Pada laporan utama dan topik-topik unggulan (topik yang
diperkirakan memiliki daya tarik lebih) disertai foto/image dan resume.
b) Tujuan: Pembaca mendapat gambaran singkat mengenai isi majalah. 2. Dari Redaksi
a) Deskripsi: Berisikan uraian singkat tentang laporan utama dengan memberikan alasan rasional pemilihannya sebagai topik utama disertai uraian singkat tentang topik-topik lain yang disajikan.
b) Tujuan: Pembaca mendapat gambaran singkat mengenai isi majalah sekaligus mendapat gambaran akan pentingnya isu tersebut. 3. Fokus
a) Deskripsi: Mengupas secara mendalam dan komprehensif mengenai isu yang dipilih sebagai laporan utama.
b) Tujuan: Pembaca mendapatkan gambaran mendalam tentang isu yang diangkat, memahami maknanya bagi diri dan organisasi sekaligus mampu menentukan sikap.
4. Berita Kita
a) Deskripsi: Memaparkan dinamika organisasi di ranting.
b) Tujuan: Pembaca mendapatkan gambaran tentang dinamika yang terjadi di ranting sehingga menumbuhkan sense of belonging antar karyawan.
5. Gado-gado
a) Deskripsi: Laporan kegiatan-kegiatan diluar kegiatan rutin organisasi, kegiatan karyawan/keluarga yang bersifat non management/informal.
b) Tujuan: Merangsang pembaca untuk mengembangkan aktivitas sosial dan kekeluargaan.
6. Jeda
a) Deskripsi: Berisikan artikel-artikel di luar keorganisasian PT Djarum. Dapat berupa catatan perjalanan wisata/tempat bersejarah, resensi buku, atau tinjauan budaya.
b) Tujuan: Merangsang pembaca untuk mengembangkan sisi humanis dalam dirinya
7. Curah Pikir
a) Deskripsi: Menyajikan artikel kiriman pembaca (opini) yang menggagas topik/fonomena aktual di internal PT Djarum atau di luar PT Djarum yang memiliki implikasi terhadap perusahaan.
b) Tujuan: Merangsang karyawan untuk berpikir kritis dan berani mengungkapkan ide-idenya.
8. Lintas Berita
a) Deskripsi: Menampilkan berita foto yang merekam kegiatan-kegiatan di lingkungan PT Djarum dengan disertai caption photo yang berupa cerita/keterangan singkat mengenai kegiatan tersebut.
9. Kesehatan
a) Deskripsi: Menyajikan info atau tips-tips kesehatan.
b) Tujuan: Meningkatkan kesadaran pembaca terhadap kesehatan. 10. Tips
a) Deskripsi: Menyajikan kiat-kiat/tips yang bermanfaat bagi peningkatan kinerja/keterampilan karyawan PT Djarum.
b) Tujuan: Pembaca dapat meningkatkan kinerjanya melalui cara-cara sederhana dan pembelajaran dalam waktu singkat.
11. Quis
a) Deskripsi: Menyajikan kuis yang memuat hal-hal yang berkaitan dengan PT Djarum.
b) Tujuan: Menginternalisasikan hal-hal yang berkaitan dengan PT Djarum melalui cara yang lebih fun.
II. Rubrik Tidak Tetap 1. Yang Tak Terlupa
a) Deskripsi: Cerita pengalaman karyawan yang berkaitan dengan aktivitas kerjanya di Djarum.
2. Cermin
a) Deskripsi: Berisikan artikel yang menggagas strategi, kinerja organisasi/merek dari perusahaan lain (di luar Djarum) yang dianggap dapat dijadikan perbandingan/bahan refleksi bagi Djarum.
b) Tujuan: Merangsang pembaca untuk terus belajar dan berani melakukan otokritik.
3. Berita Industri
a) Deskripsi: Menyajikan berita tentang perkembangan terakhir issue seputar industri rokok.
b) Tujuan: Memahami kejadian seputar industri sehingga pembaca mengetahui apa saja yang terjadi secara makro.
4.3.4 Struktur dan Tugas Redaksi Majalah Internal “Warta Keluarga Djarum” Struktur Redaksi Majalah “Warta Keluarga Djarum” sebagai berikut.
Peran dan tanggungjawab redaksi majalah “Warta Keluarga Djarum”, antara lain:
1. Pemimpin Redaksi
Pemimpin redaksi biasanya bertugas untuk mengendalikan organisasi, keredaksian, pembiayaan operasional “Warta Keluarga Djarum”. Adapun pekerjaan dan tanggungjawab utamanya terdiri dari hal-hal berikut.
1. Memberikan pengarahan mengenai strategi komunikasi/rencana isi tahunan.
2. Mengendalikan aspek keredaksian yang meliputi penyajian berita, penentuan liputan, pencarian fokus pemberitaan, penentuan topik, pemilihan berita utama (head line).
3. Memonitor proses kerja penerbitan.
4. Membuat perencanaan biaya/budget untuk satu tahun penerbitan.
Selain itu, pekerjaan dan tanggungjawab tambahannya adalah memantau feedback/respon pembaca terhadap “Warta Keluarga Djarum”. Adapun seorang pemimpin redaksi mempunyai wewenang untuk: (1) memutuskan perubahan tema tampilan artistik, dan (2) memutuskan perubahan/penambahan/penghapusan rubrik.
2. Redaktur Pelaksana
Redaktur Pelaksana bertugas unuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan harian (day to day activity) penerbitan. Pekerjaan dan tanggungjawab utama redaktur pelaksana adalah sebagai berikut.
1. Membuat perencana isi berdasarkan arahan strategi komunikasi/rencana isi tahunan dari pemimpin redaksi.
2. Mengendalikan tugas keredaksian yang diberikan oleh pemimpin redaksi. 3. Mengelola aspek keorganisasian yang meliputi pembuatan job description,
tahapan (alur) kerja dan mekanisme kerja.
4. Melakukan pengkoordinasian proses keredaksian. 5. Melakukan pengkoordinasian proses pra cetak. 6. Melakukan pengkoordinasian proses cetak.
Adapun pekerjaan dan tanggungjawab tambahan seorang redaktur pelaksana yaitu memantau feed back/respon pembaca terhadap “Warta Keluarga Djarum”. Selain itu, redaktur pelaksana mempunyai wewenang untuk melakukan hal-hal sebagai berikut.
1. Mengusulkan strategi komunikasi/rencana isi tahunan.
2. Mengajukan usulan peliputan, fokus pemberitaan, topik/berita utama (head line), tajuk/editorial.
3. Mengusulkan perubahan tema tampilan artistik. 4. Memutuskan perubahan tampilan artistik.
5. Mengusulkan perubahan/penambahan/penghapusan rubrik. 3. Kontributor
Tugas seorang kontributor adalah mengkoordinasikan kegiatan keredaksian di daerah tugasnya serta melakukan kegiatan jurnalistik di daerah. Pekerjaan dan tanggungjawab utamanya adalah sebagai berikut.
1. Melakukan kegiatan jurnalistik di daerah tugasnya yang meliputi pencarian, penulisan dan melakukan pengiriman berita kepada redaktur pelaksana.
2. Mengkoordinasikan kontributor dalam kegiatan jurnalistik/keredaksiannya.
3. Menerima karya tulis (jurnalistik) dari pembaca, koresponden dan mengirimkannya pada redaktur pelaksana.
4. Mengkoordinasikan sirkulasi/distribusi majalah di lingkup tugasnya. Adapun pekerjaan dan tanggung jawab tambahan seorang kontributor yaitu memantau feedback/respon pembaca terhadap “Warta Keluarga Djarum”. Seorang kontributor mempunyai wewenang untuk: (1) mengusulkan strategi komunikasi/rencana isi tahunan, dan (2) mengajukan usulan peliputan, fokus pemberitaan, topik/berita utama (head line).
4. Koresponden
Seorang koresponden biasanya melakukan kegiatan jurnalistik berupa pencarian, peliputan dan penulisan berita yang terjadi di daerah tugasnya. Pekerjaan dan tanggungjawab utamanya sebagai berikut.
1. Melakukan pencarian, peliputan dan penulisan berita yang terjadi di daerahnya dan mengirimkannya kepada koresponden atau redaktur pelaksana.
2. Menerima karya tulis (jurnalistik) dari pembaca dan mengirimkannya pada kontributor atau redaktur pelaksana.
3. Memantau peristiwa-peristiwa di daerahnya yang memiliki newsworthy dan menginformasikan pada redaktur daerah untuk dilakukan follow up. Adapun pekerjaan dan tanggungjawab tambahan seorang koresponden adalah memantau feedback/respon pembaca terhadap “Warta Keluarga Djarum”.
