h a l a m a n | 1
Analisis Model Konseptual tentang “KNOWLEDGE MANAGEMENT”
[Kajian Literatur Karya Charles Despres & Daniele Chauval]1 Oleh:
Uwes Anis Chaeruman
Prolog
Knowledge Management (KM) sebagai suatu konsep/teori dan praktek, tidak dapat dipungkiri lagi telah menjadi isu sentral dan telah menjadi era baru dalam dunia manajemen, ekonomi global saat ini. Despres dan Chauval menjelaskan bahwa salah satu indikator melonjaknya perhatian terhadap Knowledge Management adalah meningkatnya artikel-artikel tentang KM sejak tahun 1988 – 1999, seperti digambarkan sebagai berikut:
[ABI/INFORM Database, 1988 – 1999] Tabel di atas menunjukkan bahwa perhatian terhadap Knowledge Management dalam era manajemen dan ekonomi global melonjak pesat sejak tahu 1995 ke atas. Mengacu pada hal ini, Despres dan Chauval mencoba menganalisis model-model konseptual Knowledge Management yang diajukan oleh beberapa pakar. Tentu saja para pakar tersebut, mengkonstruksi konsep KM secara bervariasi menurut perspektif tacit dan explicit knowledgenya masing-masing berdasarkan serangkaian pengalaman dan penelitian yang panjang. Masing-masing ada yang mengkonstruksikan modelnya secara sederhana dan ada pula yang rinci dan kompleks.
Dalam hal ini, Despress dan Chauval menganalisis sepuluh model konseptual KM yang diungkapkan oleh beberapa pakar dan sekaligus praktisi. Dari kesepuluh model yang diungkapkan Despres dan Chauval tersebut, penulis mencoba mengklasifikasikannya kedalam
1 Semua tulisan ini mengacu pada Despres, Charles and Chauval, Daniele, “Knowledge Horizons: The Present and
The Promise of Knowledge Management”, (Boston, Oxford, Auckland, Johannesberg, Melbourne, New Delhi:
Butterworth Heinemann, 200), hal. 55 – 83.
3 6 2 3 20 28 22 44 107 273 698 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998
h a l a m a n | 2 dua kategori, menurut persepsi penulis sendiri, yaitu kategori sederhana dan kategori kompleks sebagai berikut:
No. Model Konseptual KM Sederhana Model Konseptual KM Kompleks 1. Model SECI (Nonaka, dkk) Model N-Form Organization (Hedlund) 2. Model OK Net (Carayannis) Model Three Pillars of KM (Wiig)
3. Model Intelectual Capital (Edvinsson) Model Intellectual Capital Management (Van Burren)
4. Model Ecology of KM (Snowden) Model Knowing and Knowledge (Earl) 5. Model Taxonomy of KM (Despres &
Chauval)
Model Knowledge Management Processes (Inkpen & Dinur)
Unsur-Unsur Knowledge Management
Dalam bagian akhir bukunya, sebenarnya, Despres dan Chauval membahas tentang unsur-unsur Knowledge Management mengacu pada kesepuluh model tersebut. Unsur-unsur tersebut meliputi: waktu, bentuk dan jenis pengetahuan, ruang social, konteks, transformasi dan dinamika, penghubung dan media, dan budaya pengetahuan. Namun, karena Bahasa Inggris bukanlah bahasa ibu, penulis agak sulit memahami maksudnya. Oleh karena itu, penulis mencoba mengklasifikasikan unsur-unsur KM tersebut ke dalam suatu konstelasi yang menurut penulis mudah untuk dipahami. Unsur-unsur KM, menurut penulis dapat diidentifikasi kedalam beberapa aspek, yaitu apa, siapa, bagaimana, dan dimana.
Apa; adalah acuan tentang obyek sentral yang dikelola dalam KM. Bicara obyek KM
maka terdiri dari dua jenis, yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Walapun beberapa pakar menamakannya dengan istilah berbeda, seperti articulated knowledge (Model N-Form Organization, Hedlund) untuk pengetahuan eksplisit atau knowing (Model Knowling and Knowledge, Earl dan Model OK Net, Carayannis) untuk pengetahuan (knowledge). Obyek sentral ini, pada akhirnya akan menjadi asset intelektual, modal intelektual dan menjadi human capital bagi organisasi (Model Edvinsson, Model Snowden, Model Van Buren).
Siapa; adalah acuan tentang aktor pelaksana daripada KM tersebut dalam proses
implementasinya. Aktor pelaksana tersebut adalah agregasi sosial yang meliputi individu (dalam dan luar organisasi, kelompok/komunitas (dalam dan luar organisasi), dan organisasi itu sendiri. Secara eksplist terlihat pada model SECI-Nonaka, model Earl, model N-Form,
Bagaimana; adalah acuan tentang bagaimana proses obyek dan aktor pelaksana KM
memperoleh dan mentrasnformasi pengetahuan. Nonaka menamakannya dengan dinamika interaksi (interaction dynamic). Penulis menamakannya sebagai mekanisme untuk memperoleh dan menghasilkan/menciptakan pengetahuan secara terus menerus. Dalam semua model membahas bagaimana proses aktifitas atau interaksi yang sebaiknya terjadi, tapi tidak semua secara eksplisit menjelaskan bagaimana peran teknologi dalam mendukung proses tersebut. Misal, bagaimana pengetahuan tacit dikonversi menjadi tacit lain (sosialisasi menurut Nonaka, penciptaan kompetensi
h a l a m a n | 3 menurut Snowden, atau not knowing what you know dan not knowing what you don’t know menurut Earl yang diadaptasi oleh Carayannis), dari tacit menjadi eksplisit, dari eksplisit menjadi eksplisit, dan dari eksplisit menjadi tacit dengan berbagai istilah. Contoh lain, upaya bagaimana KM diperoleh dan diciptakan, secara eksplisit Snowden menjelaskan melalui: 1) pemetaan pengetahuan, 2) penciptaan kompetensi, 3) pengembangan system modal intelektual (pengelolaan pengetahuan eksplisit) dan 4) pengelolaan pengetahuan tacit. Artinya, semua model membahas bagaiman, tapi tidak secara eksplist menyebutkan bentuk konkritnya. Sementara menegenai bagaimana peran teknologi, khususnya teknologi computer dan internet/intranet, secara eksplisit hanya dibahas oleh beberapa model seperti: model Despres & Chauval (dengan istilah groupware, virtual learning, dll), dan model Snowden (provide insfrastructure support).
Dimana; adalah acuan tentang ruang atau tempat dimana dinamika interaksi atau
aktifitas perolehan dan penciptaan pengetahuan terjadi. Hampir semua model menjelaskan level ruang sosial dimana aktifitas terjadi, yaitu level individu, kelompok, organisasi dan lintas organisasi. Model yang menjelaskan ruang atau tempat dimana interaksi pengetahuan terjadi adalah model Nonaka-Konno (Model SECI yang diadaptasi, 1998) yang mengistilahkannya dengan Ba (originating Ba, Interacting Ba, Cyber Ba, dan Exercising Ba). Mengenai ruang ini, secara implisit semua model menjelaskan bahwa interaksi pengetahuan dapat terjadi secara face-to-face, real time (synchronous), maupun tidak real time (asynchronous) melalui dunia maya (cyber world).
Jika digambarkan kedalam suatu matriks, maka unsur-unsur batasan konseptual tentang KM menurut para pakar adalah sebagai berikut:
Model/Unsur Apa Siapa Bagaimana Dimana
SECI (Nonaka, Takeuchi, Konno) Tacit knowledge Explicit Knowledge Individu, kelompok, konteks Sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, internalisasi Originating Ba (Face-to-Face), Interacting Ba (Peer-to-Peer), Cyber Ba (Group-to-Group), Exercising Ba (On the Site) N-Form Organization (Hedlund) Tacit Knowledge Articulated Knowledge Individu, kelompok kecil, organisasi, lintas organisasi Artikulasi dan internalisasi (refleksi), Ekstensi dan Penyesuaian (dialog), Asimilasi dan diseminasi (impor dari dan ekspor
pengetahuan ke lingkingan)
h a l a m a n | 4
Model/Unsur Apa Siapa Bagaimana Dimana
Knowing and Knowledge (Earl) Tacit Knowledge Articulated Knowledge Individu, kelompok, organisasi, lintas organisasi Inventorisasi (pemetaan penegtahuan), auditing (assessment), sosialisasi, pemebrian pengalaman (experiencing) Implisit OK Net (Carayannis) State of Knowledge and state of Knowing (knowledge dan meta knowledge) Implisit Knowledge creation, Knowledge securing, knowledge distribution, Kniowldge retrieval Implisit Three Pillars of KM (Wiig) Knowledge, tidak secara eksplisit menjelaskan tacit, explicit atau yang lainnya. Implisit, semua stakeholders Survey dan kategorisasi, kodifikasi, evaluasi dan penghargaan, menciptakan aktifits terkait, sinkronisasi aktifitas terkait, penanganan dan penggunaan , peningkatan dan distribusi pengetahuan. Implisit Inteelctual Capital (Edvinsson) Human Capital (Human resources, intellectual asset, intellectual property), Bussines Asset (Complementary Aset), Structural Capital (organizational asset, intangible asset),
h a l a m a n | 5
Model/Unsur Apa Siapa Bagaimana Dimana
Ecology of KM (Snowden) Explicit/tacit knowledge, knowledge asset, trust, decision Semua stakeholders, implisit Knowledge mapping, competency creation, tacit knowledge management, intellectual capital system Implisit Knowledge Management Process (Inkpen & Dinur) Tacit knowledge Explicit knowledge Individu, kelompok, organisasi Mainly tacit (business process improvement), tacit mediated by experience (leadership), highly tacit (innovation), tacit to explicit by experiment (decision support) Implisit Intelectual Capital Management (Van Buren) Intellectual capital (human capital, innovation capital, process capital, customer capital)
Implisit Define, create, capture, share, use intellectual capital Implisit Taxonomy of KM (Despres & Chauval) Tacit Knowledge Explicit Knowledge Individu, kelompok, organisasi Scan-map, capture-create, package-store, share-apply, transform-innovate Implisit: on site dan virtual
Dianalisis oleh Uwes A. Chaeruman (2011) dari Despres dan Chauval (2000)
Analisis terhadap Salah Satu Model Konseptual KM
Terkait dengan makalah singkat ini, penulis hanya ingin menjelaskan dan menganalisis satu model konseptual KM yang sudah dianalisis oleh Despres dan Chauval. Mudah-mudahan penulis lain memnahas tema yang berbeda. Model tersebut adalah model Ecology of Knowledge Management (Snowden). Mengapa model ini yang dipilih? Karena model ini adalah salah satu model yang sederhana dan mudah dipahami dari kesepuluh model yang diungkapkan dalam Bab 3 buku karya Despres dan Chauval ini.
Model Ecology of Knowledge Management (Snowden)
Model konseptual ini dikembangkan oleh David Snowden, Direktur IBM’s Institute for Knowledge Management. Menurutnya, konsep dan implementasi Knowledge Management mempertimbangkan empat unsur utama, yaitu: pengetahuan tacit dan eksplisit, asset
h a l a m a n | 6
pengetahuan, kepercayaan, dan ketertentuan dan ketidaktertentuan keputusan relatif
terhadap (1) tujuan; dan (2) hubungan sebab akibat.
Premis yang mendasari mengapa Snowden lebih menekankan pada sistem pengetahuan yang berorientasi tindakan (action-oriented knowledge system) sehingga Ia mencantumkan unsur kepercayaan pada saat mengambil keputusan relatif dengan menyatakan bahwa, “Nilai suatu pengetahuan datang dari “exercise” (tindakan), bukan dari eksistensi dari pengetahuan tersebut. Benar juga. Pengetahuan tidak akan ada gunanya kalau hanya “idle”, terdokumentasikan, tapi tidak diimplementasikan. Kalau dalam konteks orang islam, “Ilmu tanpa amal akan sia-sia”. Ibarat pepatah yang mengatakan, “Idea without action is
daydreaming [ide tanpa aksi hanyalah mimpi di siang bolong]”.
Snowden, menganjurkan bahwa dalam melaksanakan proses Knowledge Management, maka organisasi harus mampu mengelola empat aktifitas transisi sebagai berikut:
1. Berbagi (sharing) pengetahuan eksplisit melalui sistem dan struktur; 2. Berbagi (sharing) pengetahuan tacit melalui mekanisme psikososial;
3. Mentransformasi (transforming) pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit melalui dokumentasi pengetahuan;
4. Melepas (releasing) pengetahuan tacit melalui kepercayaan (trust) penuh tanpa syarat dan dinamikanya.
Secara konseptual, Snowden memodelkan Knowledge Management kedalam sautu diagram sebagai berikut:
Mengacu pada diagram di atas, menurut hemat penulis, ada satu tahap pertama dan utama, yaitu pemetaan pengetahuan, dan tiga tahap yang dapat berjalan secara paralel,
Pemetaan Aset Unit A Pemetaan Aset Unit B Pemetaan Aset Unit … Tacit Eksplisit
Identifikasi orang kunci
Identifikasi atau menciptakan komunitas Dapatkah dibuat eksplisit? YA TDK Haruskah dibuat eksplisit? TDK YA
Identifikasi dan ciptakan artifak Berikan dukungan infrastruktur Retensi dan penggantian strategi Pemberdaya an strategi manajemen
Sistem Kapital Intelektual
Pengelolaan Pengetahuan Tacit Pemetaan Pengetahuan
h a l a m a n | 7 yaitu: a) penciptaan kompetensi; b) pengembangan sistem modal/kapital intelektual; dan c) manajemen pengetahuan tacit. Keempatnya dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tahap Pertama dan Utama: Pemetaan Pengetahuan
Tahap pertama dan utama adalah memetakan pengetahuan (baik yang bersifat tacit maupun eksplisit) yang diperlukan oleh semua unit dalam organisasi. Beberapa pengetahuan tacit yang dimiliki organisasi kemudian diidentifikasi apakah dapat dikonversi menjadi pengetahuan eksplisit atau tidak. Jika YA dan memang HARUS, maka lanjut ke tahap pengembangan sistem kapital intelektual. Jika TIDAK, maka lanjut ke tahap penciptaan kompetensi.
Tahap Penciptaan Kompetensi
Jika mengacu pada konsep KM menurut Nonaka dan Takeuchi, maka tahap ini dapat dikatakan sebagai tahap sosialisasi atau konversi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan tacit lain. Tahap ini dilakukan ketika pengetahuan tacit memang tidak bisa dikonversi menjadi pengetahuan eksplisit. Ini menunjukkan bahwa, Snowden menganggap bahwa ada kalanya pengetahuan tacit tidak bisa dikonversi menjadi eksplisit walaupun dapat disahring antar sesame anggota organisasi. Tahap ini dilakukan dengan cara mengidentifikasi orang-orang kunci dan menciptakan komunitas praktisi.
Tahap Pengembangan Sistem Modal Intelektual
Penulis memahami tahap ini sebagai tahap manajemen pengetahuan eksplisit. Snowden menamakannya dengan sistem modal/kapital intelektual. Tahap ini dilakukan ketika: 1. Pengetahuan tacit DAPAT dan HARUS dikonversi menjadi pengetahuan tacit; dan 2. Organisasi memiliki pengetahuan-pengetahuan eksplisit yang memang perlu
dibuatkan sistem pengelolaan pengetahuan eksplisit sebagai modal/kapital intelektual.
Ketika modal intelektual (pengetahuan eksplisit) ini perlu dikelola, maka suatu organisasi perlu mengidentifikasi dan menciptakan aneka bentuk dan jenis artifak untuk mendokumentasikan pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut. Dan tidak hanya itu, perlu juga mengembangkan dukungan infrastruktur agar semua anggota organisasi memperoleh akses yang mudah, cepat dan akurat terhadap berbagai bentuk artifak tersebut.
Tahap Pengelolaa Pengetahuan Tacit
Jika kita lihat diagram di atas, maka tahap ini lebih pada upaya untuk mengelola upaya-upaya penciptaan kompetensi (pengetahuan tacit). Dalam pengelolaan pengetahuan tacit ada dua hal yang dilakukan, yaitu: 1) mempertahankan dan memodifikasi atau mengganti strategi-strategi upaya penciptaan kompetensi (pengetahuan tacit); dan 2) pemberdayaan pengelolaan strategi.
Satu hal yang menarik dari model ini, dan tidak ada pada model KM yang lain adalah adanya satu unsur yang dinamakan TRUST (kepercayaan penuh, tanpa syarat). Empat tahap yang dijelaskan di atas berbicara tentang bagaimana terjadinya sharing
h a l a m a n | 8 pengetahuan eksplisit [pemetaan pengetahuan], sharing pengetahaun tacit [penciptaan
kompetensi dan pengelolaan pengetahuan tacit] dan transformasi pengetahuan eksplisit
melalu pendokumentasian yang tepat [sistem capital/modal intelektual]. Bagaimana selanjutnya? Maka selanjutnya adalah releashing atau tindakan nyata (aplikasi) dari seorang individu ketika megambil keputusan relatif terhadap tugas dan fungsinya untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah organisasi. Maka pada moment ini, percayakan pada dirinya (individu) untuk melaksanakanyan dengan sepenuh kepercayaan, tanpa syarat. Sayang, masalah TRUST ini tidak dibahas lebih jauh oleh Depres dan Chauval. Mungkin harus membaca buku aslinya yang ditulis oleh Snowden itu sendiri. Penulis tidak bisa bicara banyak untuk hal ini.
Contoh Ilustratif:
Suatu perusahaan otomotif, terdiri dari dua unit, yaitu unit pemasaran dan unit produksi. Agar perusahaan dapat berkembang, “survive” dan “sustain”, maka tahap pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi pengetahuan tacit dan eksplisit yang diperlukan bagi kedua unit tersebut [pemetaan penegtahuan]. Katakanlah, unit pemasaran memerlukan pengetahuan strategi ampuh meyakinkan calon pembeli, maka diperlukan: 1) orang-orang berpengalaman dan teladan dalam bidang pemasaran [tacit knowledge], 2) buku, artikel, jurnal, teori, video, simulasi, SOP dan bentuk pengetahuan ekplisit terbaik lainnya dari pakar maupun praktisi [explicit knowledge].
Pertanyaan berikutnya adalah, apakah berbagai pengetahuan tacit tersebut perlu dieksplisitkan? Jika TIDAK, maka perlu dibentuk model-model penciptaan kompetensi dan manajemen pengetahuan tacit. Misal, untuk menciptakan kompetensi (pengetahuan tacit) tentang strategi ampuh mengggaet calon pembeli, maka dikumpulkanlah para “outstanding sales person” untuk sharing [penciptaan kompetensi]. Snowden menamakan hal ini sebagai mekanisme
psikososial. Bentuk-bentuk strategi penciptaan pengetahuan ini tentunya dapat
bervariasi, seperti dialog mingguan, membentuk forum diskusi via website, acara “penghargaan dan temu dialog rahasia dan trik pemasaran dengan salesman/girl teladan mingguan” dan lain-lain [strategi penciptaan kompetensi]. Berbagai strategi tersebut, dalam prakteknya dapat dipertahankan dan diberdayakan (empowered) jika terbukti berhasil dan tidak terasa monton, atau dimodifikasi untuk tetap mempertahankan motivasi, gairah dan kemenarikan, atau bahkan diganti dengan strategi baru [pengelolaan pengetahuan tacit].
Jika pengetahuan-pengetahuan tacit DAPAT dan HARUS diekspilsitkan, maka perlu dikodefikasi, didokumentasikan kedalam berbagai bentuk penuangan/pengemasan explicit knowledge yang tepat seperti buku, simulasi (aplikasi software simulasi), standar operating procedure (SOP), model cara para sales teladan meyakinkan pelanggan dalam bentuk video, dan lain-lain [pengembangan system modal/kapital intelektual]. Tidak hanya berhenti disini, perusahaan/organisasi juga perlu mengembangkan infrastruktur atau semacam
h a l a m a n | 9 system yang memungkinkan semua anggota organisasi memiliki akses yang cepat, tepat, mudah, dan akurat terhadap berbagai format kemasan pengetahuan ekplisit tersebut. Misal, jika dikemas dalam bentuk buku, maka perlu dipikirkan dan dikembangkan buku yang seperti apa? Buku saku, manual guide? Bagaimana anggota organisasi dapat memperolehnya? Apakah terdapat rak-rak penyimpan di setiap ruangan kerja, atau ditempatkan di ruang khusus semacam learning center? Jika dikemas dalam bentuk video, apakah dapat diakses via handphone/PDA para karyawan, streamed via intranet kantor, dikemas dalam DVD yang dapat dilihat via DVD player di learning center organisasi? [identifikasi dan penciptaan aneka format artifak dan dukungan
