BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR
4.1 Analysis Document 4.1.1 The Task
4.1.1.1 Purpose
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dirancang dengan tujuan untuk mempermudah kegiatan penggajian dan pengupahan di perusahaan yang dilakukan rutin setiap bulan agar lebih efisien dan efektif, dan juga mendukung pengendalian internal terhadap penggajian dan pengupahan baik pengendalian dari sistem yang terkomputerisasi maupun pengendalian secara manual. Sistem ini dimulai dari pencatatan kehadiran karyawan, pembayaran gaji dan upah kepada karyawan dimana perhitungan gaji staff, upah mekanik, dan insentif sales dilakukan secara otomatis, sampai pada membuat jurnal untuk penggajian dan pengupahan. Selain itu, sistem juga dilengkapi dengan kontrol dari sistem untuk cuti karyawan dan berbagai tunjangan agar fasilitas ini hanya dapat diberikan kepada karyawan yang berhak menerimanya. Sistem ini juga mencakup sebagian kecil dari kegiatan personalia, khususnya yang berhubungan dengan penggajian, seperti: pengangkatan karyawan, mutasi karyawan yang berpengaruh terhadap gaji karyawan, dan pemberhentian karyawan dimana ada perhitungan untuk uang pensiun, uang penghargaan masa kerja, atau uang pesangon yang menjadi hak karyawan. Hasil dari sistem ini berupa berbagai dokumen dan laporan yang berguna dalam kegiatan penggajian dan pengupahan.
4.1.1.2 System Definition
System Definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor adalah sebagai berikut:
1. Functionality
Sistem ini berguna untuk memberikan kemudahan dalam kegiatan penggajian dan pengupahan, seperti absensi, permohonan cuti, menghitung gaji staff, upah mekanik, upah karyawan borongan, upah service advisor, upah lembur, insentif sales, kenaikan gaji, berbagai tunjangan untuk karyawan, pembuatan jurnal, juga termasuk mutasi karyawan, dan pemutusan hubungan kerja.
2. Application Domain
Pengguna dari sistem ini adalah HRD Head, Finance Manager, Operational Director, Sales Manager, Business Development(Data Analyst), masing-masing Division Head, dan karyawan.
3. Condition
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini dibuat berdasarkan usulan/saran untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor. Sistem ini harus terintegrasi dengan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan pengupahan. Sistem ini hanya dapat dijalankan oleh orang-orang yang memiliki hak otorisasi.
4. Technology
Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa personal computer (PC) dengan penambahan device seperti printer. Diperlukan PC yang terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN)
5. Objects
Objek dari sistem ini antara lain: karyawan, gaji, upah, absensi, cuti, lembur, transaksi servis, transaksi penjualan, tunjangan, dan transaksi pembayaran.
6. Responsibility
Sistem ini merupakan alat yang efisien, efektif dan dapat diandalkan untuk pencatatan pekerjaan yang dilakukan mekanik dan sales untuk mendapatkan upah dan insentif, dan juga untuk menghitung seluruh komponen gaji dan upah untuk karyawan, serta menyediakan informasi berupa laporan mengenai penggajian dan pengupahan.
4.1.1.3 Context
Gambar 4.1 berikut ini menjelaskan proses dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang diusulkan.
Bagian Finance HRD
Sales Manager Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan
Direktur Operasional
Bagian Business Development Karyawan
Menginput data karyawan baru, karyawan yang dimutasikan, karyawan yang mendapat surat peringatan,
karyawan yang berhenti, karyawan yang tidak hadir kenaikan gaji, bonus, tunjangan,
uang makan, dan membuat daftar gaji karyawan
Surat Peringatan Surat Pengangkatan Karyawan Surat Pemberhentian Karyawan
Surat Mutasi Surat Perintah Lembur
Surat Kenaikan Gaji
Surat Peringatan Surat Mutasi Surat Perintah Lembur
Surat Kenaikan Gaji
Surat Pengangkatan Karyawan Surat Pemberhentian Karyawan
Ditandatangani
Surat Pengangkatan Karyawan Surat Pemberhentian Karyawan
Menginput data service yang dilakukan oleh mekanik
dan karyawan borongan Menginput data penjualan salesman Sistem meminta approval
untuk Daftar Gaji&Upah dan untuk kenaikan gaji
Approve/reject daftar gaji&upah, dan kenaikan gaji
Mencetak Slip Gaji&Upah, membuat daftar no. rekening, membuat cek untuk transfer gaji&upah
Daftar no. rekening dan Cek $ Bank Bukti Transfer Mengisi absen (Finger Scanner)
Menginput permohonan cuti
Kepala Divisi Menginput data lembur karyawan Sistem meminta approval
permohonan cuti karyawan
Approve/reject permohonan cuti Sistem meminta approval untuk permohonan lembur
Approve/reject permohonan lembur $ VISIO CORPOR ATION
Berbagai laporan mengenai karyawan maupun penggajian P
ay to
$
Slip gaji dan upah
Gambar 4.1 Rancangan Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diusulkan
Problem Domain
Rancangan sistem penggajian dan pengupahan yang diusulkan ini dimulai pada saat karyawan baru diterima bekerja di perusahaan, maka kepala HRD akan memasukkan seluruh data mengenai karyawan baru tersebut kedalam sistem. Sistem akan menyimpan data tersebut dan membuat Surat Kontrak Kerja yang harus ditandatangani oleh Direktur Operasional dan diberikan kepada karyawan dan tembusannya diberikan kepada Finance Manager yang bertanggung jawab dalam pembayaran gaji dan upah karyawan. Setelah dinilai kinerjanya baik, maka karyawan dapat diangkat menjadi karyawan tetap. Kepala HRD akan mengubah status karyawan kontrak menjadi karyawan tetap dan mencetak Surat Pengangkatan Karyawan.
Pada saat masuk kerja dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan cara mengetikkan NIK karyawan tersebut pada komputer yang tersedia khusus untuk absensi. Tiap akhir bulan, sistem akan membuat rekap absensi tiap karyawan dengan menghitung jumlah keterlambatan karyawan, jumlah tidak masuk kerja dengan berbagai alasan. Dari absensi ini, sistem akan menghitung secara otomatis jumlah insentif kehadiran, uang transport, dan uang makan yang berhak diterima oleh karyawan tiap bulan. Selain itu, karyawan juga berhak mengajukan permohonan cuti dengan mengisi Leave Transaction pada sistem. Sistem akan meminta approval dari masing-masing kepala divisi atas pengajuan cuti ini. Jika pengajuan cuti ini diterima maka sistem akan mengurangi jumlah hak cuti karyawan.
Jika dibutuhkan, perusahaan berhak meminta karyawan untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur ini masing-masing kepala divisi mengisi Overtime Transaction pada sistem. Sistem akan meminta approval dari kepala HRD atas pengajuan lembur. Jika pengajuan lembur diterima maka sistem akan menghitung
jumlah jam lembur yang diperoleh dari jam karyawan melakukan clock out pada absensi untuk pembayaran uang lembur.
Perusahaan juga akan memberikan bonus ataupun kenaikan gaji bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Kepala HRD bertanggung jawab untuk mengisi data kenaikan gaji dan sistem akan meminta approval dari Direktur Operasional atas kenaikan gaji karyawan. Jika diterima maka sistem akan mengupdate gaji pokok karyawan yang bersangkutan.
Untuk penggajian, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi dengan potongan untuk Jamsostek.
Untuk masalah pengupahan, penghitungan upah mekanik, karyawan borongan (Body&Paint Mechanic), dan Service Advisor tergantung dari berapa banyak service yang dikerjakan oleh mereka. Bagian Business Development bertanggung jawab untuk menginput data service yang dilakukan oleh karyawan-karyawan tersebut kedalam sistem dan sistem akan menghitung secara otomatis jumlah upah karyawan tersebut setiap bulan ditambah dengan tunjangan maupun tambahan pembayaran lainnya dan dikurangi dengan potongan untuk Jamsostek.
Selain itu, perusahaan juga memberikan insentif untuk salesman yang melakukan penjualan mobil, aksesoris, maupun asuransi mobil. Semua data mengenai penjualan yang dilakukan oleh salesman diinput oleh Sales Manager kedalam sistem. Sistem akan menghitung insentif salesman secara otomatis.
Tiap akhir bulan, kepala HRD akan membuat transaksi payment untuk tiap karyawan. Sistem akan meminta approval dari Direktur Operasional atas daftar gaji dan upah yang sudah dibuat. Jika daftar gaji dan upah tersebut diapprove, maka Finance
Manager dapat mencetak slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan dan juga membuat daftar no. rekening dan jumlah gaji karyawan beserta cek yang diserahkan kepada bank untuk mentransfer gaji ke rekening karyawan. Saat slip gaji dan upah dicetak, sistem akan membuat jurnal pembayaran gaji untuk masing-masing karyawan serta mencetak berbagai laporan penggajian.
Selama karyawan bekerja, jika dibutuhkan maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian yang lain maupun divisi yang lain, baik itu berupa promosi, mutasi maupun demosi. Promosi dan demosi terhadap karyawan akan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Kepala HRD akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan kedalam sistem dan sistem akan mengupdate data divisi atau posisi karyawan dan juga mengupdate gaji pokok karyawan serta membuat Surat Mutasi karyawan yang harus diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan.
Jika karyawan melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan maka perusahaan berhak memberikan Surat Peringatan (SP). Kepala HRD akan memasukkan data pelanggaran karyawan kedalam sistem dan sistem akan membuat Surat Peringatan. Sistem juga akan menghitung jumlah surat peringatan yang diterima masing-masing karyawan dan jika seorang karyawan mendapatkan tiga buah Surat Peringatan maka sistem akan memberikan peringatan untuk memecat karyawan yang bersangkutan.
Pemutusan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan dapat terjadi karena tiga hal yaitu: karyawan mengundurkan diri, dipecat dari perusahaan, atau pensiun. Karyawan berhak mendapatkan uang penghargaan masa kerja, uang pesangon, uang pensiun, dan uang pisah jika memenuhi syarat-syarat dalam peraturan kerja bersama. Sistem akan menghitung secara otomatis untuk termination payment ini. Sistem juga akan memberikan peringatan jika karyawan sudah harus pensiun dari pekerjaan, baik
karena usia sudah mencapai 55 tahun maupun karena sudah bekerja diperusahaan selama 25 tahun. Jika ada karyawan yang berhenti bekerja maka kepala HRD akan memasukkan data kedalam sistem dan sistem akan mengubah status karyawan menjadi non-aktif serta membuat Surat Pemberhentian Karyawan dan Surat Referensi Kerja bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Surat-surat ini akan ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada Finance Manager untuk membayarkan gaji atau upah karyawan tersebut beserta termination payment yang berhak diterima karyawan.
Application Domain
Sistem penggajian dan pengupahan yang dibuat bertujuan untuk mendukung tugas-tugas dari kepala HRD, bagian Business Development, bagian Sales dan Finance Manager dalam kaitannya dengan penggajian dan pengupahan.
Berikut ini adalah fungsi utama dari application domain sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor, antara lain sebagai berikut:
1. Membuat pendataan karyawan baru
2. Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan 3. Membuat pendataan karyawan yang di PHK 4. Membuat surat peringatan
5. Transaksi cuti 6. Absensi
7. Surat perintah lembur
8. Membuat transaksi tunjangan 9. Transaksi kenaikan gaji karyawan
10. Membuat transaksi penjualan salesman 11. Membuat transaksi service mechanic 12. Membuat transaksi service Service Advisor 13. Membuat transaksi service B&P Mechanic 14. Membuat transaksi pembayaran gaji staff 15. Membuat transaksi pembayaran upah mekanik 16. Membuat transaksi pembayaran upah SA
17. Membuat transaksi pembayaran upah B&P mechanic 18. Membuat transaksi pembayaran gaji salesman 19. Approve payroll register
20. Mencetak slip gaji dan upah
4.1.2 The Problem Domain 4.1.2.1 Clusters
Model sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu employee, payment, mutation, termination. Gambar 4.2 berikut ini adalah model sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.
EMPLOYEE PAYMENT MUTATION TERMINATION
4.1.2.2 Structure
Gambar 4.3 dibawah ini menunjukkan structure dari “employee”, dimana “employee” memiliki hubungan generalisasi dengan “salesman”, “service advisor”, “body&paint mechanic”, dan “mechanic”. Bentuk generalisasi ini menunjukkan perbedaan perlakuan penghitungan gaji dan upah atas karyawan-karyawan tersebut.
division position employee 1..*1 1 1..*
salesman service advisor body&paint mechanic mechanic
Gambar 4.3 Struktur dari “employee”
Gambar 4.4 dibawah ini menunjukkan structure dari “payment” dimana “payment details” memiliki hubungan aggregasi dengan “payment transaction”. Sedangkan “subsidy”, “overtime”, “SA service”, “mechanic service”, “body&paint service”, “sales car”, “sales insurance”, dan “sales accessories” adalah komponen-komponen untuk perhitungan gaji dan upah karyawan dan memiliki hubungan asosiasi dengan “payment details”.
PaymentTransaction
Payment Details subsidy
overtime
Body&paint service Sales Insurance Sales Car
Mechanic Service SA Service 1 1..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* Sales Accessories 1 0..*
Gambar 4.4 Struktur dari “payment”
Gambar 4.5 dibawah ini memperlihatkan structure dari ”mutation” yang digunakan untuk mencatat mutasi karyawan.
mutation
Gambar 4.5 Struktur dari “mutation”
Gambar 4.6 dibawah ini menunjukkan structure dari ”termination” dimana class ”termination” memiliki hubungan asosiasi dengan ”warning letter” yang menunjukkan bahwa termination dari employee juga tergantung dari berapa banyak warning letter yang diterima
warning letter termination
1..3 1
Gambar 4.7 dibawah ini menggambarkan struktur lengkap dari keseluruhan class yang ada dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.
Hubungan antara ”employee”, ”position”, ”division”, serta ”mutation” terjadi ketika karyawan ditempatkan dalam posisi atau divisi tertentu dan mutasi karyawan juga menyebabkan berubahnya posisi atau divisi yang ditempati karyawan.
Hubungan antara ”employee”, ”warning letter”, dan ”termination” terjadi ketika kepala HRD membuat surat peringatan kepada karyawan. Jika jumlah surat peringatan = 3 maka karyawan harus di pecat. Selain itu, hubungan ini juga terjadi ketika ada karyawan yang ingin mengundurkan diri atau sudah memasuki masa pensiun.
Hubungan antara ”employee”, ”absence”, dan ”payment transaction” terjadi pada saat karyawan melakukan absensi, dimana absensi karyawan berpengaruh terhadap pembayaran insentif kehadiran dan uang transport kepada karyawan.
Hubungan antara ”employee” dan ”leave transaction” terjadi ketika karyawan mengajukan permohonan cuti dan sistem akan mengurangi jatah cuti karyawan yang terdapat dalam atribut dari “employee”.
Hubungan antara ”employee” dan ”salary upgrade” terjadi pada saat kepala HRD membuat transaksi kenaikan gaji karyawan yang akan mengubah data gaji pokok karyawan.
Hubungan antara ”employee”, ”subsidy”, dan ”payment details” terjadi ketika kepala HRD membuat transaksi tunjangan kepada karyawan yang menyebabkan bertambahnya payment detail kepada karyawan tertentu.
Hubungan antara ”employee”, ”overtime”, dan ”payment details” terjadi ketika kepala divisi membuat transaksi lembur maka sistem akan menghitung upah lembur dan menambahkannya ke ”payment details” sebagai tambahan gaji atau upah karyawan.
Hubungan antara ”salesman”, ”sales car”, ”sales insurance”, “sales insurance”, dan “payment details” terjadi ketika Sales Manager membuat transaksi penjualan mobil, aksesoris, maupun asuransi mobil. ”Sales car”, ”sales insurance”, dan “sales insurance” akan mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh masing-masing salesman, sedangkan “payment details” akan menghitung total insentif untuk masing-masing sales.
Hubungan antara “service advisor”, “SA service”, dan “payment details” terjadi ketika bagian Business Development membuat transaksi service yang dilakukan oleh service advisor. “SA service” akan mencatat penjualan yang dilakukan oleh service advisor, “service advisor” akan menghitung rata-rata upah mekanik yang berada dibawah service advisor tersebut, sedangkan “payment details” akan menghitung total upah masing-masing service advisor.
Hubungan antara “B&P mechanic”, “B&P service”, dan “payment details” terjadi ketika bagian Business Development membuat transaksi service yang dilakukan oleh B&P mechanic. “B&P service” akan mencatat jumlah panel yang dikerjakan oleh B&P mechanic, “B&P mechanic” adalah objek yang melakukan service panel, sedangkan “payment details” akan menghitung total upah masing-masing B&P mechanic.
Hubungan antara “mechanic”, “mechanic service”, dan “payment details” terjadi ketika bagian Business Development membuat transaksi service yang dilakukan oleh mechanic. “Mechanic service” akan mencatat transaksi service yang dilakukan oleh
mechanic, “Mechanic” adalah objek yang melakukan service terhadap kendaraan, sedangkan “payment details” akan menghitung total upah masing-masing mechanic.
Hubungan antara “payment transaction” dan “journal transaction” terjadi pada saat Finance Manager mencetak slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan. Ketika transaksi pembayaran gaji dan upah dilakukan maka “journal transaction” secara otomatis akan membuat jurnal pembayaran gaji dan upah kepada masing-masing karyawan.
PaymentTransaction Payment Details absence subsidy overtime body&paint service
sales car sales insurance sales accessories SA service mechanic service leave transaction 1 1..* 0..* 1 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* division position employee 1..* 1 1 1..* mutation warning letter termination 1 1 1 0..* 1..* 1 1 0..* 0..* 1 0..* 1 0..* 1 0..* 1 1..* 1 1..* 1 0..3 1 1..3 1
salesman service advisor body&paint mechanic mechanic
1 0..* 1 0..* 1 0..* salary upgrade 1 0..* journal transaction 1..* 1 1 0..1 2 1
Gambar 4.7 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
4.1.2.3 Classes and behaviour
Employee
Class ”Employee” menggambarkan event dimana dapat merekrut karyawan baru, mengupdate data-data karyawan, menghitung jumlah keterlambatan dalam sebulan, menghitung sisa cuti, menghitung surat peringatan, mengubah status employee, dan mencetak Surat Kontrak Kerja dan Surat Pengangkatan Karyawan. Berikut ini adalah gambar class ”employee” dan pola behaviournya.
+direkrut() +menghitung() +mengubah() +mencetak() -NIK : String -Name : String -Address : String -Phone : String -Sex : Boolean -Religion : String -Marital Status : String -JamsostekNo : String -DivisionCode : String -Position Code : String -DirectReport : String -Join Date : Date -BirthDate : Date -BaseSalary : Integer
-NumberOfChildren : Integer -EmployeeStatus : String
-Employee Active Status : Boolean -BankAccount : Integer -LateCurrentMonth : Integer -LeaveRemainLastYear : Integer -LeaveRemainCurrentYear : Integer -WarningLetter : Integer -WorkingShift : String Employee
Gambar 4.8 Class “Employee”
Active / direkrut / menghitung / mengubah / berhenti kerja Terminated
/ mengubah employee active status
/ mencetak surat pengangkatan karyawan
Operations Attributes Direkrut NIK, Name, Address, Phone, Sex, Marital Status,
Jamsostek No, Division Code, Position Code, Direct Report, Join Date, Birth Date, Base Salary, Jumlah Tanggungan, Employee Status, Employee Active Status, Bank Account, Working Shift, Religion.
Menghitung Late Current Month, Leave Remain Last Year, Leave Remain Current Year, Warning Letter
Mengubah Address, Phone, Marital Status, Division Code, Position Code, Direct Report, Base Salary, Jumlah Tanggungan, Employee Status, Employee Active Status, Working Shift
Mencetak NIK, Name, Address, Birthdate, Sex, Direct Report, Base Salary, Division Code, Position Code, Join Date
Tabel 4.1 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Employee”
Salesman
Class ”Salesman” turunan dari class Eemployee” yang berarti class “Salesman” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class “Salesman” menggambarkan event dimana dapat melakukan penjualan mobil, asuransi mobil, dan aksesoris mobil. Berikut ini adalah gambar class ”salesman” dan pola behaviournya.
+melakukan penjualan()
Salesman
Gambar 4.10 Class “Salesman”
Active / direkrut / menghitung / mengubah / berhenti kerja Terminated
/ mengubah employee active status / melakukan penjualan
Operations Attributes Melakukan penjualan Date, Sales No, NIK, Name, Car Code, Car
Name, Car Point, Car Quantity, Car Overprice, Car Counter, Car Overdue, Payment Type, Insurance Counter, Insurance Amount, Accessories Amount, Accessories Overprice
Tabel 4.2 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Salesman”
Service Advisor
Class ”Service Advisor” turunan dari class “Employee” yang berarti class “Service Advisor” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class ”Service Advisor” menggambarkan event dimana dapat melakukan penjualan member, spooring, balancing, recycle AC, poles, dll. Berikut ini adalah gambar class ”Service Advisor” dan pola behaviournya.
+melakukan penjualan()
+menghitung rata-rata upah mekanik() -MechanicNIK : String
-MechanicName : String -MechanicWage : Integer
-Mechanic Wage Average : Integer Service Advisor
Gambar 4.12 Class “Service Advisor”
Active / direkrut / menghitung / mengubah / berhenti kerja Terminated
/ mengubah employee active status / melakukan penjualan
Gambar 4.13 Statechart Diagram Kelas “Service Advisor”
Operations Attributes Melakukan penjualan Date, Service No, NIK, Name, Total Sales
Body&Paint Mechanic
Class ”Body&Paint Mechanic” turunan dari class “Employee” yang berarti class “Body&Paint Mechanic” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class ”Body&Paint Mechanic” menggambarkan event dimana dapat melakukan service panel. Berikut ini adalah gambar class ”Body&Paint Mechanic” dan pola behaviournya.
+melakukan service panel()
Body&Paint Mechanic
Gambar 4.14 Class Body&Paint “Mechanic”
Active / direkrut / menghitung / mengubah / berhenti kerja Terminated
/ mengubah employee active status / melakukan service panel
Gambar 4.15 Statechart Diagram Kelas “Body&Paint Mechanic”
Operations Attributes Melakukan service panel Date, Service No, NIK, Name, Quantity
Tabel 4.4 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Body&Paint Mechanic”
Mechanic
Class ”Mechanic” turunan dari class “Employee” yang berarti class “Mechanic” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class ”Mechanic” menggambarkan event dimana dapat melakukan service mobil. Berikut ini adalah gambar class ”Mechanic” dan pola behaviournya.
+melakukan service()
Mechanic
Gambar 4.16 Class “Mechanic”
Active / direkrut / menghitung / mengubah / berhenti kerja Terminated
/ mengubah employee active status / melakukan service
Gambar 4.17 Statechart Diagram Kelas “Mechanic”
Operations Attributes Melakukan service Date, Payment No, NIK, Name
Tabel 4.5 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Mechanic”
Division
Class ”Division” menggambarkan event dimana dapat menambah divisi, mengubah division head, dan menghapus divisi yang ada. Berikut ini adalah gambar class ”Division” dan pola behaviournya.
+menambah() +mengubah() +menghapus() -DivisionCode : String -DivisionName : String -DivisionHeadNIK : String -DivisionHeadName : String Division
Active / menambah divisi
/ mengubah division head
/ menghapus divisi
Gambar 4.21 Statechart Diagram Kelas “Division”
Operations Attributes Menambah Division Code, Division Name, Division Head NIK, Division Head
Name
Mengubah Division Head NIK, Division Head Name Menghapus Division Code
Tabel 4.7 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Division”
Position
Class ”Position” menggambarkan event dimana dapat menambah posisi, menghapus posisi yang ada, mengubah position head dan salary range serta menghitung salary median. Berikut ini adalah gambar class ”Position” dan pola behaviournya.
+Menambah() +Menghitung() +Mengubah() +Menghapus() -PositionCode : String -PositionName : String -PositionHeadNIK : String -PositionHeadName : String -SalaryUpperBound : Integer -SalaryLowerBound : Integer -SalaryMedian : Integer Position
Active / menambah posisi
/ mengubah position head, salary upper&lower bound
/ menghitung salary median
/ menghapus posisi
Gambar 4.23 Statechart Diagram Kelas “Position”
Operations Attributes Menambah Position Code, Position Name, Position Head NIK, Position Head
Name, Salary Upper Bound, Salary Lower Bound Menghitung Salary Median
Mengubah Position Head NIK, Position Head Name, Salary Upper Bound, Salary Lower Bound
Menghapus Position Code
Tabel 4.8 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Position”
Absence
Class ”Absence” menggambarkan event dimana dapat mengisi absen, mengecek keterlambatan, mengecek shift karyawan, mencetak rekap absensi, dan mengisi alasan ketidakhadiran karyawan. Berikut ini adalah gambar class ”Absence” dan pola behaviournya.
+mengisi absen()
+mengisi ketidakhadiran karyawan() +mengecek() +mencetak() -Date : Date -NIK : String -Name : String -ClockIn : Date -ClockOut : Date -Late : Boolean -Shift : String -NotWorkingType : String Absence
Active
/ mengisi absen / mengisi ketidakhadiran karyawan / mencetak Absence
/ mengecek
Gambar 4.25 Statechart Diagram Kelas “Absence”
Operations Attributes Mengisi absen Date, NIK, Name, Clock In, Clock Out
Mengisi ketidakhadiran karyawan
NIK, Name, Not Working Type
Mengecek Late, Shift
Mencetak Date, Division, Position, NIK, Name, Late, Not Working Type
Tabel 4.9 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Absence”
Leave Transaction
Class ”Leave Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi cuti, mengecek hak cuti karyawan, mengecek sisa cuti karyawan, menghitung lama cuti karyawan, meminta approval dari kepala divisi, mengurangi hak cuti, diterima, dan ditolak. Berikut ini adalah gambar class ”Leave Transaction” dan pola behaviournya.
+membuat()
+mengecek hak cuti() +mengecek sisa cuti() +menghitung()
+meminta approval() +mengurangi hak cuti() +diterima() +ditolak() -Date : Date -LeaveTransactionNo : Integer -NIK : String -Name : String -FromDate : Date -ToDate : Date -LeaveTypeCode : String -LeaveTypeName : String -LeaveTypeRange : Integer -ApprovalStatus : Boolean LeaveTransaction
Active / membuat transaksi cuti
/ mengecek hak cuti
/ mengecek sisa cuti
/ meminta approval
Waiting Reject
/ ditolak
Approve / diterima
/ menghitung lama cuti
/ mengurangi hak cuti
Gambar 4.27 Statechart Diagram Kelas “Leave Transaction”
Operations Attributes Membuat Date, Leave Transaction No, NIK, Name, From Date, To Date,
Leave Type Code, Leave Type Name, Leave Type Range Mengecek hak cuti NIK, Name, Join Date
Mengecek sisa cuti NIK, Name, Leave Remain Last Year, Leave Remain Current Year
Menghitung From Date, To Date, Leave Type Range Meminta approval Approval Status
Mengurangi hak cuti NIK, Name, Leave Remain Last Year, Leave Remain Current Year
Diterima Approval Status
Ditolak Approval Status
Tabel 4.10 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Leave Transaction”
Subsidy Transaction
Class ”Subsidy Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi tunjangan, mengecek hak menerima tunjangan, mengubah data tunjangan, dan menghapus data tunjangan yang ada. Berikut ini adalah gambar class ”Subsidy Transaction” dan pola behaviournya.
+membuat transaksi tunjangan() +mengubah()
+mengecek hak menerima tunjangan() +menghapus() -Date : Date -SubsidyTransactionNo : Integer -NIK : String -Name : String -SubsidyCode : String -SubsidyName : String -SubsidyValue : Integer SubsidyTransaction
Gambar 4.28 Class “Subsidy Transaction”
Active / membuat transaksi tunjangan
/ menghapus
/ mengecek hak menerima tunjangan
Approve
Reject
/ berhak terima tunjangan
/ belum berhak terima tunjangan atau jatah tunjangan habis / mengubah
Gambar 4.29 Statechart Diagram Kelas “Subsidy Transaction”
Operations Attributes Membuat transaksi tunjangan Date, Subsidy Transaction No, NIK, Name,
Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value Mengubah Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value Mengecek hak menerima tunjangan Date, NIK, Name, Subsidy Transaction No, Join
Date
Menghapus Subsidy Code
Overtime
Class ”Overtime” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi lembur, menghitung waktu lembur karyawan, meminta approval dari HRD, diterima, ditolak, dan mencetak surat perintah lembur. Berikut ini adalah gambar class ”Overtime” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung() +meminta approval() +diterima() +ditolak() +mencetak() -Date : Date -OVTTransactionNo : Integer -NIK : String -Name : String -Division : String -Position : String -OVTDate : Date -OVTDuration : Integer -OVTType : String -Job : String -ApprovalStatus : Boolean Overtime
Gambar 4.30 Class “Overtime”
Active / membuat transaksi lembur
Waiting
/ meminta approval dari HRD
Reject / ditolak
Approve / diterima
/ menghitung jam lembur karyawan
/ mencetak surat perintah lembur
Operations Attributes Membuat Date, OVT Transaction No, NIK, Name, OVT Date, OVT Type,
Job, Division, Position
Menghitung NIK, Name, Clock In, Clock Out, OVT Duration Meminta approval Approval Status
Diterima Approval Status
Ditolak Approval Status
Mencetak Date, OVT Transaction No, NIK, Name, OVT Date, Job Tabel 4.12 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Overtime”
Salary Upgrade
Class ”Salary Upgrade” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi salary upgrade, mengecek tanggal kenaikan gaji terakhir, menghitung kenaikan gaji karyawan, mengupdate base salary dan mencetak pemberitahuan kenaikan gaji. Berikut ini adalah gambar class ”Salary Upgrade” dan pola behaviournya.
+membuat() +mengecek() +menghitung() +mengupdate() +mencetak() +meminta approval() +diterima() +ditolak() -TransactionNo : Integer -Date : Date -NIK : String -Name : String -PreviousSalary : Integer -LastDateSalaryUpgrade : Date -PercentageOfSalaryUpgrade : Decimal -CurrentSalary : Integer -Reason : String -ApprovalStatus : Boolean Salary Upgrade
/ mengecek tanggal kenaikan gaji terakhir
Updated
/ mengupdate base salary / menghitung gaji sekarang
Active / membuat transaksi salary upgrade
Waiting
/ meminta approval dari HRD
Reject / ditolak
Approve / diterima
/ mencetak
Gambar 4.33 Statechart Diagram Kelas “Salary Upgrade”
Operations Attributes Membuat Transaction No, Date, NIK, Name, Previous Salary, Percentage Of
Salary Upgrade, Reason
Mengecek NIK, Name, Last Date Salary Upgrade
Menghitung Previous Salary, Percentage Of Salary Upgrade, Current Salary Mengupdate NIK, Name, Base Salary
Meminta approval Approval Status
Diterima Approval Status
Ditolak Approval Status
Mencetak Date, Transaction No, NIK, Name, Percentage Of Salary Upgrade, Current Salary, Division Name, Position Name
Tabel 4.13 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Salary Upgrade”
Sales Car
Class ”Sales Car” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan mobil, menghitung jumlah point penjualan mobil, menghitung car overprice, menghitung car overdue, menghitung jumlah insentif, dan mengubah point dan overdue. Berikut ini adalah gambar class ”Sales Car” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung() +mengubah() -Date : Date -SalesNo : Integer -NIK : String -Name : String -CarCode : String -CarName : String -CarPoint : Integer -CarQuantity : Integer -CarOverprice : Integer -CarType : Boolean -CarCounter : Boolean -PaymentType : Boolean -BuyerType : Boolean -CarOverdue : Integer -PaymentStatus : Boolean -IncentivesAmount : Integer Sales Car
Gambar 4.34 Class “Sales Car”
Active / membuat transaksi penjualan mobil
/ menghitung car overdue
Not get incentives
Get Incentives Payment Status
/ belum lunas
/ lunas
/ menghitung car point, car overprice, incentives amount
/ transaksi selesai
/ transaksi selesai / mengubah car point, car overdue
Gambar 4.35 Statechart Diagram Kelas “Sales Car”
Operations Attributes Membuat Date, Sales Car No, NIK, Name, Car Code, Car Name, Car Point, Car
Quantity, Car Overprice, Car Counter, Car Type, Payment Type, Buyer Type, Payment Status
Menghitung Car Point, Car Quantity, Car Overprice, Car Overdue, Incentives Amount
Mengubah Car Point, Car Overdue
Sales Insurance
Class ”Sales Insurance” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan asuransi mobil, menghitung jumlah insentif. Berikut ini adalah gambar class ”Sales Insurance” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung() -Date : Date -SalesNo : Integer -NIK : String -Name : String -PaymentType : Boolean -InsuranceCounter : Boolean -NetProfit/Loss : Integer -IncentivesAmount : Integer Sales Insurance
Gambar 4.36 Class “Sales Insurance”
Active
/ membuat transaksi penjualan insurance / transaksi selesai / menghitung
Gambar 4.37 Statechart Diagram Kelas “Sales Insurance”
Operations Attributes Membuat Date, Sales Insurance No, NIK, Name, Payment Type, Insurance Counter,
Net Profit/Loss Menghitung Incentives Amount
Tabel 4.15 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Sales Insurance”
Sales Accessories
Class ”Sales Accessories” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan aksesoris mobil, menghitung jumlah insentif. Berikut ini adalah gambar class ”Sales Accessories” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung() -Date : Date -SalesNo : Integer -NIK : String -Name : String -TotalSales : Integer -Overprice : Integer -IncentivesAmount : Integer Sales Accessories
Gambar 4.38 Class “Sales Accessories”
Active
/ membuat transaksi penjualan accessories / transaksi selesai
/ menghitung
Gambar 4.39 Statechart Diagram Kelas “Sales Accessories”
Operations Attributes Membuat Date, Sales Accessories No, NIK, Name, Total Sales, Overprice
Menghitung Incentives Amount
Tabel 4.16 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Sales Accessories”
SA Service
Class ”SA Service” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan oleh SA dan menghitung jumlah upah. Berikut ini adalah gambar class ”SA Service” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung() -Date : Date -ServiceNo : Integer -NIK : String -Name : String -TotalSales : Integer -WageAmount : Integer SA Service
Active
/ membuat transaksi service SA / transaksi selesai / menghitung
Gambar 4.41 Statechart Diagram Kelas ”SA Service”
Operations Attributes Membuat Date, Service No, NIK, Name, Total Sales
Menghitung Wage Amount
Tabel 4.17 Penjelasan Behavioural Pattern Class “SA Service”
Body&Paint Service
Class ”Body&Paint Service” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi BP Service dan menghitung jumlah upah. Berikut ini adalah gambar class ”Body&Paint Service” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung() -Date : Date -ServiceNo. : Integer -NIK : String -Name : String -Quantity : Integer -WageAmount : Integer Body&PaintService
Gambar 4.42 Class “Body&Paint Service”
Active
/ membuat transaksi BP Service / transaksi selesai / menghitung
Operations Attributes Membuat Date, Service No, NIK, Name, Quantity
Menghitung Wage Amount
Tabel 4.18 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Body& Paint Service”
Mechanic Service
Class ”Mechanic Service” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi service mekanik dan penjualan sparepart dan oli, dan menghitung jumlah upah. Berikut ini adalah gambar class ”Mechanic Service” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung() -Date : Date -ServiceNo : Integer -NIK : String -Name : String -ServiceAmount : Integer -SparepartSales : Integer -OilSales : Integer -WageAmount : Integer Mechanic Service
Gambar 4.44 Class “Mechanic Service”
Active
/ membuat transaksi service mekanik / transaksi selesai / menghitung
Gambar 4.45 Statechart Diagram Kelas “Mechanic Service”
Operations Attributes Membuat Date, Service No, NIK, Name, Service Amount, Sparepart Sales, Oil
Sales
Menghitung Wage Amount
Payment Transaction
Class ”Payment Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi payment, menghitung total pembayaran gaji dan upah, meminta approval dari Direktur Operasional, diterima, ditolak, membuat daftar gaji, dan membuat slip gaji. Berikut ini adalah gambar class ”Payment Transaction” dan pola behaviournya.
+membuat() +menghitung()
+membuat daftar gaji()
+meminta approval dari Dir. Op.() +diterima()
+ditolak()
+mencetak slip gaji() -Date : Date
-PaymentNo : Integer -NIK : String
-Name : String
-Pay Method : Boolean -TotalPayment : Integer -ApprovalStatus : Boolean
Payment Transaction
Gambar 4.46 Class “Payment Transaction”
Active / membuat transaksi payment
/ menghitung total payment
Waiting
/ meminta approval dari Dir. Operasional
Reject / ditolak
Approve / diterima
/ membuat daftar gaji
/ mencetak slip gaji
Operations Attributes Membuat Date, Payment No, NIK, Name, Pay Method
Menghitung Total Payment
Membuat daftar gaji Date, Payment No, NIK, Name, Division Name, Position Name, Total Payment
Meminta approval Approval Status
Diterima Approval Status
Ditolak Approval Status
Mencetak slip gaji Date, NIK, Name, Division, Position, Total Payment Tabel 4.20 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Payment Transaction”
Payment Details
Class ”Payment Details” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi payment, menghitung total gaji/upah, menghitung insentif kehadiran, menghitung uang transport, menghitung uang makan, menghitung uang lembur, menghitung total tunjangan, menghitung pembayaran Jamsostek, mengisi bonus, menghitung termination payment, dan menghitung total payment. Berikut ini adalah gambar class ”Payment Details” dan pola behaviournya.
+membuat transaksi payment() +menghitung gaji/upah()
+menghitung insentif kehadiran() +menghitung uang transport() +menghitung uang makan() +menghitung uang lembur() +menghitung total tunjangan()
+menghitung pembayaran Jamsostek () +mengisi bonus()
+menghitung total payment() +menghitung termination payment() +menghitung pembayaran atas cuti() -PDCode : String
-PDType : String -PDAmount : Integer
PaymentDetails
Active
/ membuat transaksi payment
/ menghitung gaji/upah
/ menghitung insentif sales
/ menghitung insentif kehadiran / menghitung total tunjangan
/ mengisi bonus
/ menghitung uang transport,uang makan
/ menghitung uang lembur / menghitung jamsostek
/ menghitung total payment
Gambar 4.49 Statechart Diagram Kelas “Payment Details”
Operations Attributes
Membuat PD Code, PD Type, NIK, Name
Menghitung gaji/upah NIK, Name, Mechanic Wage Amount, SA Wage Amount, BP Wage Amount, Base Salary, Sales Incentives Amount
Menghitung insentif kehadiran NIK, Name, Late, Not Working Type Menghitung uang transport NIK, Name, Not Working Type Menghitung uang makan NIK, Name, Not Working Type
Menghitung uang lembur NIK, Name, OVT Duration, OVT Type
Menghitung total tunjangan NIK, Name, Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value
Menghitung pembayaran Jamsostek
NIK, Name, Jamsostek No, PD Type Mengisi bonus NIK, Name, PD Type
Menghitung termination payment
NIK, Name, uang jasa, uang pension, uang pesangon Menghitung pembayaran atas
cuti
NIK, Name, Leave Type, Leave Range
Menghitung total payment NIK, Name, Total Upah Mekanik, Total Upah SA, Total Upah BP Mekanik, Total Gaji Sales, Total Gaji Staff, Late, Not Working Type, OVT Duration, OVT Type, Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value, PD Type
Journal Transaction
Class ”Journal Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat jurnal pembayaran gaji, membuat jurnal alokasi beban gaji. Berikut ini adalah gambar class ”Journal Transaction” dan pola behaviournya.
+membuat transaksi pembayaran() +membuat jurnal() -JournalDate : Date -AccountNo : Integer -AccountName : String -NIK : String -Name : String -Amount : Integer -DebitOrCredit : String Journal Transaction
Gambar 4.50 Class “Journal Transaction”
Active / membuat transaksi pembayaran
/ membuat jurnal
/ transaksi selesai
Gambar 4.51 Statechart Diagram Kelas “Journal Transaction”
Operations Attributes Membuat transaksi
pembayaran
Date, Payment No, NIK, Name
Membuat jurnal Journal Date, Division, NIK, Name, Account No, Account Name, Amount, Debit Or Credit
Mutation
Class ”Mutation” menggambarkan event dimana dapat mengubah posisi atau divisi karyawan, dapat dipromosikan, dapat didemosikan, dapat dimutasikan, mengupdate base salary, dan mencetak surat mutasi. Berikut ini adalah gambar class ”Mutation” dan pola behaviournya.
+membuat() +dipromosikan() +didemosikan() +dimutasikan() +mengupdate() +mencetak() -Date : Date -MutationNo. : Integer -NIK : String -OldPositionCode : String -NewPositionCode : String -MutationType : String -OldDivisionCode : String -NewDivisionCode : String -OldBaseSalary : Integer -NewBaseSalary : Integer -DirectReport : String Mutation
Gambar 4.52 Class “Mutation”
Active / membuat transaksi mutasi
Promoted Demoted Mutated / dipromosikan / didemosikan / dimutasikan
/ mengupdate division, position, base salary, direct report
/ mengupdate division, position, base salary, direct report
/ mencetak surat mutasi / mencetak surat mutasi
/ mencetak surat mutasi
/ mengupdate position, division, direct report
Operations Attributes Membuat Date, Mutation No, NIK, Mutation Type
Dipromosikan NIK, Name, Division Code, Position Code, Base Salary Didemosikan NIK, Name, Division Code, Position Code, Base Salary Dimutasikan NIK, Name, Division Code, Position Code
Mengupdate Old Base Salary, New Base Salary, Old Division Code, New Division Code, Old Position Code, New Position Code, Direct Report
Mencetak Date, Mutation No, NIK, Mutation Type, Old Division Code New Division Code, Old Position Code, New Position Code, New Base Salary
Tabel 4.23 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Mutation”
Warning Letter
Class ”Warning Letter” menggambarkan event dimana dapat membuat peringatan untuk karyawan, menghitung jumlah surat peringatan tiap karyawan, membuat signal jika jumlah surat peringatan = 3, dan mencetak surat peringatan. Berikut ini adalah gambar class ”Warning Letter” dan pola behaviournya.
+membuat()
+menghitung surat peringatan() +membuat signal() +mencetak() -Date : Date -DocumentNo : Integer -NIK : String -Name : String -DivisionCode : String -PositionCode : String -Fault : String -Status : String Warning Letter
Active / membuat surat peringatan
/ menghitung surat peringatan
Terminated / membuat signal
/ mencetak surat peringatan
Gambar 4.55 Statechart Diagram Kelas “Warning Letter”
Operations Attributes Membuat Date, Document No, NIK, Name, Division Code,
Position Code, Fault
Menghitung surat peringatan NIK, Name, Warning Letter, Status Membuat signal NIK, Name, Warning Letter
Mencetak Date, Document No, NIK, Name, Division Code, Position Code, Fault, Warning Letter
Tabel 4.24 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Warning Letter”
Termination
Class ”Termination” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi termination, mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK, menghitung uang jasa, menghitung uang pensiun, menghitung uang pesangon, menghitung uang pisah, mengurangi jumlah karyawan, dan mencetak Surat Pemberhentian Karyawan dan Surat Referensi Kerja. Berikut ini adalah gambar class ”Termination” dan pola behaviournya.
+membuat transaksi termination()
+mengecek hak menerima tunjangan PHK() +menghitung()
+mengubah employee active status() +mencetak() -Date : Date -TerminationNo. : Integer -NIK : String -Name : String -TerminationType : String -Reason : String -WorkingPeriod : Integer -UangJasa : Integer -UangPensiun : Integer -UangPesangon : Integer -TotalTerminationPayment : Integer Termination
Gambar 4.56 Class “Termination”
Active / membuat transaksi termination
/ mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK
/ menghitung termination payment
Update / mengubah employee active status
/ mencetak surat pemberhentian karyawan
Gambar 4.57 Statechart Diagram Kelas “Termination”
Operations Attributes
Membuat Date, Termination No, NIK, Name,
Termination Type, Reason
Mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK NIK, Name, Join Date, Warning Letter,
Menghitung Uang Jasa, Uang Pension, Uang
Pesangon, Total Termination Payment, Working Period
Mengubah status karyawan NIK, Name, Employee Active Status
Mencetak Date, Termination No, NIK, Name,
Address, Position, Join Date, Working Period
4.1.2.4 Event
Berikut ini adalah event table dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
Direkrut Menghitung Mengubah Mencetak Melakukan penjualan Melakukan service Membua
t tr
ansaksi
Menambah Menghapus Mengisi Mengecek Memin
ta ap
proval
Diter
ima
Ditolak Mengurangi hak cuti Mengupdate Membuat daftar gaji Membua
t ju
rnal
Dipromosikan Didemosikan Dimutas
ikan Membuat signal Employee + * * + Salesman + * * * Service Advisor + * * * Body&Paint Mechanic + * * * Mechanic + * * * Division * + + Position * * + + Absence + + * Leave Transaction * + * + + + + Subsidy Transaction * + * * Overtime * + + + + +
Direkrut Menghitung Mengubah Mencetak Melakukan penjualan Melakukan service Membua
t tr
ansaksi
Menambah Menghapus Mengisi Mengecek Memin
ta ap
proval
Diter
ima
Ditolak Mengurangi hak cuti Mengupdate Membuat daftar gaji Membua
t ju
rnal
Dipromosikan Didemosikan Dimutas
ikan Membuat signal Salary Upgrade * + + * + + + + Sales Car * * + Sales Insurance * + Sales Accessories * + SA Service * + Body&Paint Service * + Mechanic Service * + Payment Transaction * + + + + + * Payment Details * + * Journal Transaction + * Mutation + + * * * * Warning Letter * + + + Termination * + + + *
4.1.3 The Application Domain 4.1.3.1 Usage
4.1.3.1.1 Overview
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor terdapat tujuh aktor yang menggunakan sistem ini, antara lain : Employee, HRD Head, Division Head, Sales Manager, Finance Manager, Operational Director, dan Business Development. Use case diagram dapat dilihat dalam gambar dibawah ini.
Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
HRD Membuat pendataan karyawan baru Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan Surat Perintah Lembur Membuat Surat Peringatan Membuat transaksi tunjangan Absensi Membuat pendataan karyawan yang diPHK EMployee Membuat transaksi pembayaran gaji staff Transaksi kenaikan gaji karyawan Operational Director Finance Manager Division Head Transaksi cuti Membuat transaksi service mekanik Membuat transaksi penjualan salesman
Bagian Business Development Sales Manager Membuat transaksi pembayaran upah mekanik Membuat transaksi pembayaran upah SA Membuat transaksi pembayaran upah BP Mechanic Membuat transaksi pembayaran gaji sales Membuat transaksi service SA Membuat transaksi service BP Mechanic Approve payroll register Mencetak slip gaji&upah
Gambar 4.58 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
ACTOR
USE CASE Employee HRD Head Division Head Sales Manager Business Development Finance Maanger Operational Director
Membuat pendataan karyawan baru X
Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan X Membuat pendataan karyawan yang di PHK X
Membuat surat peringatan X
Transaksi cuti X X
Absensi X X
Surat perintah lembur X X
Membuat transaksi tunjangan X
Transaksi kenaikan gaji karyawan X X
Membuat transaksi penjualan salesman X
Membuat transaksi service mechanic X
Membuat transaksi service Service Advisor X
Membuat transaksi service B&P Mechanic X Membuat transaksi pembayaran gaji staff X
Membuat transaksi pembayaran upah mekanik X Membuat transaksi pembayaran upah SA X Membuat transaksi pembayaran upah B&P
mechanic
X
Membuat transaksi pembayaran gaji salesman X
Approve payroll register X
Mencetak slip gaji dan upah X
Tabel 4.27 Actor Table Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
4.1.3.1.2 Actors
Berikut ini adalah actor description dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor
Employee Tujuan
Karakteristik
Employee bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana employee dapat melakukan absensi dengan cara melakukan finger print dan data absensi tersebut langsung masuk ke dalam sistem. Employee juga dapat mengajukan permohonan cuti secara langsung dengan cara mengisi leave transaction pada sistem. Selain itu, employee dapat melihat data pribadi dan informasi sisa cuti mereka dalam master employee tetapi tidak mempunyai hak untuk mengubah data yang ada.
Employee yang dapat mengakses sistem hanyalah employee yang berstatus aktif bekerja di perusahaan.
Tabel 4.28 Definisi aktor Employee
HRD Head Tujuan
Karakteristik
HRD Head bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab menginput data karyawan baru, karyawan yang dimutasikan, karyawan yang diPHK, membuat surat peringatan, mengisi data karyawan yang tidak hadir, meng-approve surat perintah lembur, membuat transaksi tunjangan, membuat transaksi kenaikan gaji karyawan, dan membuat transaksi pembayaran gaji dan upah karyawan.
HRD Head haruslah orang yang cukup teliti karena dia yang menangani seluruh kegiatan Human Resource di perusahaan, antara lain merekrut, melakukan penilaian kinerja, menaikkan gaji, memberikan bonus, melakukan pembayaran gaji, dan melakukan PHK terhadap karyawan.
Division Head Tujuan
Karakteristik
Division Head bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab untuk membuat surat perintah lembur bagi karyawan yang berada pada divisi yang ia tangani, selain itu ia juga bertanggung jawab untuk melakukan approval terhadap permohonan cuti karyawan.
Division Head adalah orang yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan dan karyawan dalam divisinya masing-masing. Selain itu, dia bertanggung jawab untuk membantu HRD Head menilai kinerja karyawan yang berada di divisinya.
Tabel 4.30 Definisi aktor Division Head
Sales Manager Tujuan
Karakteristik
Sales Manager bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana Sales Manager bertanggung jawab untuk menginput transaksi penjualan dari salesman agar dapat menghitung total insentif untuk masing-masing salesman.
Sales Manager adalah orang yang bertanggung jawab dalam penjualan mobil, asuransi mobil, dan aksesoris mobil. Dia juga bertanggung jawab untuk mengatur semua salesman yang ada di perusahaan, membuat target penjualan untuk masing-masing salesman dan menilai kinerja salesman.
Business Development Tujuan
Karakteristik
Business Development bertindak sebagai aktor dalam sistem ini dimana Business Development bertanggung jawab untuk menginput seluruh transaksi service yang dilakukan oleh mekanik, service advisor, dan body&paint mechanic agar dapat menghitung total upah untuk masing-masing karyawan bengkel ini.
Business Development haruslah orang yang dalam teliti menginput data service karyawan bengkel karena itu akan mempengaruhi pembayaran kepada karyawan bengkel.
Tabel 4.32 Definisi aktor Business Development
Finance Manager Tujuan
Karakteristik
Finance Manager bertindak sebagai aktor dalam sistem ini dimana Finance manager bertanggung jawab untuk mencetak slip gaji dan upah untuk pembayaran gaji dan upah karyawan melalui bank
Finance Manager adalah orang yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan termasuk pembayaran gaji dan upah karyawan. Oleh karena itu, Finance manager haruslah orang yang teliti dalam melakukan berbagai transaksi pembayaran agar tidak merugikan perusahaan.
Operational Director Tujuan
Karakteristik
Operational Director bertindak sebagai aktor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab untuk melakukan approval terhadap kenaikan gaji karyawan dan payroll register. Operational Director berhak untuk me-reject kenaikan gaji karyawan maupun payroll register jika dianggap tidak sesuai.
Operational Director adalah orang yang bertanggung jawab dalam keseluruhan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu, Operational Director haruslah orang yang teliti dan peka agar dapat membuat keputusan-keputusan yang tepat dan tidak mudah di bohongi oleh bawahannya.
Tabel 4.34 Definisi aktor Operational Director
4.1.3.1.3 Use Case
Berikut ini adalah usecase spesification dari use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.
Membuat Pendataan Karyawan Baru Use Case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Employee dari menu Master pada menu bar, untuk meng-input data karyawan baru.
2. Sistem akan menampilkan Form Employee
3. Untuk mengisi data karyawan yang baru, maka Kepala HRD memilih tombol ”Add New”
4. Kepala HRD mengisi data karyawan baru pada TabControl Employee dan TabControl Working History
5. Setelah semua data terisi Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam database
6. Untuk mencetak Surat Kontrak Kerja, Kepala HRD memilih tombol “Print Working Contract”
7. Jika karyawan dinilai baik kinerjanya, maka karyawan tersebut dapat diangkat menjadi karyawan tetap dengan cara mengubah status karyawan menjadi karyawan tetap dan mencetak Surat Pengangkatan Karyawan dengan memilih tombol ”Print Employment Letter”
Surat Pengangkatan Karyawan, Surat Kontrak Kerja
Add New, Delete, Save, Print Working Contract, Print Employment Letter, Close
Membuat Pendataan Karyawan yang Dimutasikan Use Case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Employee dari menu Master pada menu bar, untuk meng-input data karyawan yang akan dimutasikan.
2. Sistem akan menampilkan Form Employee
3. Kepala HRD memilih TabControl Mutation, kemudian memilih tombol ”Add New”.
4. Sistem akan menampilkan Mutation Letter Number yang baru 5. Kepala HRD mengklik nama karyawan akan dimutasikan pada
DataGrid, maka data karyawan yang lama muncul dalam GroupBox Last Data.
6. Kepala HRD mengisi Mutation Type, divisi atau posisi yang baru, dan base salary yang baru (jika ada) dari karyawan yang akan dimutasikan
7. Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan data mutasi karyawan kedalam database.
8. Sistem akan menampilkan data history promosi, mutasi, dan demosi karyawan.
9. Untuk mencetak Surat Mutasi Kepala HRD memilih tombol ”Print Mutation Letter”
Surat Mutasi
Add New, Save, Print Mutation Letter, Update
Membuat Pendataan Karyawan yang DiPHK Use Case
Objects
Functions
1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Employee dari menu Master pada menu bar, untuk meng-input data karyawan yang diPHK atau mengundurkan diri.
2. Sistem akan menampilkan Form Employee
3. Kepala HRD memilih TabControl Termination, kemudian memilih tombol ”Add New”.
4. Sistem akan menampilkan Termination Letter Number yang baru
5. Kepala HRD memilih nama karyawan akan berhenti pada DataGrid
6. Kepala HRD mengisi Termination Type dan Reason
7. Sistem akan menampilkan Working period, Special Subsidy, Pension Subsidy, dan Termination Subsidy secara otomatis sesuai dengan hak karyawan yang dilihat dari masa kerja karyawan tersebut.
8. Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan data karyawan yang berhenti kedalam database
9. Untuk mencetak Surat Pemberhentian Karyawan, Kepala HRD memilih tombol “Print Termination Letter”
10. Untuk pembayaran gaji/upah serta termination payment maka Kepala HRD memilih tombol “Termination Payment”. Form Payment yang sesuai dengan posisi karyawan akan muncul. Total termination payment secara otomatis akan muncul dan diakumulasikan dengan total pembayaran gaji/upah karyawan. Surat Pemberhentian Karyawan, Termination Payment, Surat Referensi Kerja
Add New, Save, Cancel, Termination Payment, Print Termination Letter, Print Reference Letter
Membuat Surat Peringatan Use Case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Warning Letter dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat surat peringatan
2. Sistem akan menampilkan Form Warning Letter
3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat surat peringatan yang baru
4. Sistem akan menampilkan Document No yang baru secara otomatis
5. Kepala HRD mengisi data untuk membuat surat peringatan 6. Kepala HRD memilih nama karyawan yang akan diberikan surat
peringatan dengan memilih tombol ”Find” atau mengetik NIK dari karyawan yang bersangkutan.
7. Sistem akan menampilkan status surat peringatan ke berapa yang diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.
8. Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan data surat peringatan ke dalam database
9. Untuk mencetak Surat Peringatan maka Kepala HRD memilih tombol ”Print Warning Letter”
Surat Peringatan
New, Save, Delete, Close, Print Warning Letter
Transaksi Cuti Use Case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat Karyawan memilih Leave Transaction dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat permohonan cuti.
2. Sistem akan menampilkan Form Leave Transaction
3. Karyawan memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi cuti yang baru
4. Sistem akan menampilkan Leave Transaction No yang baru secara otomatis
5. Karyawan mengisi semua data permohonan cuti antara lain: NIK, Name, Leave Type, From Date, To Date
6. Sistem akan mengecek hak cuti dan sisa cuti karyawan, jika karyawan tidak mempunyai hak cuti atau sisa cutinya sudah habis maka karyawan tidak dapat mengambil cuti.
7. Jika karyawan mengambil cuti hamil, ijin meninggalkan pekerjaan dengan upah penuh, atau cuti besar maka sistem akan menghitung Leave Range dan To Date secara otomatis.
8. Setelah semua data terisi, Karyawan memilih tombol Add To List untuk memasukkan data ke dalam DataGrid, kemudian memilih tombol Save untuk menyimpan data tersebut ke dalam database.
9. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Karyawan hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali
10. Sistem akan memberi peringatan kepada Division Head bahwa ada permohonan cuti yang harus di approve.
11. Jika Division Head mengapprove permohonan cuti tersebut maka sistem secara otomatis akan mengurangi jatah cuti karyawan
Cuti
New, Add to list, Delete, Save, Close, Approve, Reject Tabel 4.39 Spesifikasi use case ”Transaksi Cuti”
Absensi Use Case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat Karyawan mengisi absensi pada Form Attendance List
2. Karyawan mengisi NIK kemudian memilih tombol “Clock In” untuk mencatat jam masuk karyawan
3. Jika karyawan terlambat dari jam yang telah ditetapkan maka sistem secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan yang akan berpengaruh pada insentif kehadiran karyawan
4. Ketika pulang dari kantor maka karyawan kembali memasukkan NIK dan memilih tombol “Clock Out” untuk mencatat jam keluar karyawan.
5. Jika karyawan melakukan Clock Out lebih cepat dari jam yang ditetapkan maka sistem akan mencatat bahwa karyawan tersebut pulang lebih awal.
6. Nama-nama karyawan yang tidak mengisi absensi akan secara otomatis tercatat dalam Form Not Working Employee
7. Kepala HRD bertugas untuk mengisi alasan ketidakhadiran karyawan tersebut dengan membuka Form Not Working Employee tiap hari setelah jam kantor berakhir
Absensi
Clock In, Clock Out
Surat Perintah Lembur Use Case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat Kepala Divisi memilih Overtime Transaction dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat transaksi lembur karyawan
2. Sistem akan menampilkan Form Overtime Transaction
3. Kepala Divisi memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi lembur yang baru
4. Sistem akan menampilkan Document No yang baru secara otomatis
5. Kepala Divisi mengisi data seperti dari divisi mana, nama karyawan, posisi, tanggal pelaksanaan lembur, tipe lembur. 6. Jika semua data sudah terisi maka Kepala Divisi memilih tombol
“Add to list” untuk memasukkan data lembur tersebut kedalam DataGrid, kemudian membuat transaksi lembur untuk karyawan lainnya jika masih ada.
7. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Kepala Divisi hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali
8. Jika sudah selesai membuat transaksi lembur maka Kepala Divisi memilih tombol “Save” untuk menyimpan semua transaksi lembur ke dalam database.
9. Sistem akan memberi peringatan kepada Kepala HRD bahwa ada transaksi lembur yang harus diapprove.
10. Jika transaksi lembur di approve oleh Kepala HRD maka sistem secara otomatis akan mencatat jam lembur karyawan dengan melihat jam keluar karyawan untuk menghitung uang lembur karyawan yang bersangkutan.
11. Jika transaksi lembur sudah diapprove maka kepala divisi dapat mencetak Surat Perintah Lembur untuk diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.
Surat Perintah Lembur
New, Add to list, Print, Save Delete, Close, Approve, Reject Tabel 4.41 Spesifikasi use case ”Surat Perintah Lembur”
Membuat Transaksi Tunjangan Use Case
Objects Functions
1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Subsidy Transaction dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat transaksi tunjangan.
2. Sistem akan menampilkan Form Subsidy Transaction
3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi tunjangan yang baru
4. Sistem akan menampilkan Subsidy Transaction No yang baru secara otomatis
5. Kepala HRD mengisi NIK dengan mengklik tombol ”Find” untuk mencari nama karyawan yang menerima tunjangan atau dengan mengetikkan NIK karyawan yang bersangkutan, juga memilih Subsidy Name dan mengisi Subsidy Value untuk tunjangan tertentu seperti tunjangan pengobatan dan rumah sakit 6. Sistem akan mengecek apakah karyawan yang bersangkutan
berhak atas tunjangan tersebut dengan melihat dari Join Date dan juga data tunjangan yang sudah diambil.
7. Jika semua data sudah terisi maka Kepala HRD memilih tombol ”Add to list” untuk memasukkan data tunjangan tersebut untuk sementara ke dalam DataGrid, kemudian Kepala HRD dapat membuat transaksi tunjangan untuk karyawan lainnya.
8. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Kepala HRD hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali
9. Jika semua transaksi tunjangan sudah selesai dibuat maka Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan semua transaksi tunjangan yang sudah dibuat ke dalam database.
Tunjangan
Find, New, Add to list, Save, Delete, Close
