KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03

(1)

PMM-PK-PS-03

NO. KELUARAN 05

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi

JAWATAN Wakil Pengurusan _Pengarah

TARIKH 03 JUN 2013 04 JUN 2013

(2)

KAWALAN DOKUMEN

Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur Kawalan Dokumen No.

Prosedur PMM-PK-PS-03

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan

Baru Tarikh Kuatkuasa 1 Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah

c) Nama Wakil Pengurusan

(3)

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan yang dilakukan bagi memastikan dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti diurus dengan teratur dan terkini supaya proses Pemberian Latihan Separa Profesional dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Dokumentasi, Pengawal Dokumen dan pihak-pihak yang terlibat untuk mewujud, menyemak, melulus, meminda, mengedar, mengindeks dan menyelenggara dokumen kualiti dalaman dan data kualiti yang digunakan di Politeknik Merlimau.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti : 4.2.3 3.2 Standard SPK ISO 9001:2008 3.3 PMM-PK-PS-09 : Pengurusan Rekod

(4)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 4.0 DEFINISI

Dokumen Kualiti Merangkumi semua dokumen kualiti dalaman dan sokongan yang digunapakai dalam sistem pengurusan kualiti.

Dokumen Kualiti Dalaman Merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang disediakan dalam bentuk CD.

Dokumen Sokongan Terdiri daripada:

a) Dokumen sokongan dalaman adalah dokumen rujukan yang disediakan oleh Politeknik Merlimau. b) Dokumen sokongan luaran adalah dokumen

rujukan yang disediakan JPP, BPK dan pihak luar seperti Surat Pekeliling Kerajaan, Akta, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain seumpamanya.

Pemegang Dokumen Pegawai-pegawai yang ditentukan di dalam senarai edaran untuk menerima dan menyimpan dokumen. Senarai Induk Dokumen

Kualiti

Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis dokumen yang diguna dan dirujuk dalam sistem pengurusan kualiti.

Senarai Induk Dokumen Kualiti (Dokumen Sokongan Dalaman/Luaran)

Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis dokumen sokongan dalaman/luaran yang diperlukan untuk perancangan dan operasi SPK.

Rekod Pindaan Rekod yang mengandungi maklumat berhubung dengan pindaan yang dibuat ke atas mana-mana dokumen kualiti dalaman yang digunapakai.

JKPD Jawatankuasa Penyelaras Dokumen adalah pegawai-pegawai yang diarah untuk menyelaras penyediaan dan pindaan dokumen kualiti dalaman.

CD Dokumen Kualiti CD yang mengandungi dokumen Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja.

(5)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

5.0

PROSEDUR KERJA

Tanggungjawab Tindakan

Pengarah

A. Penyediaan Manual Kualiti

1. Mengenalpasti dokumen kualiti yang diperlukan bagi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik Merlimau.

2. Mengarahkan Wakil Pengurusan menyediakan Manual Kualiti yang diperlukan.

WP 3. Mengarahkan JKPD menyediakan Manual Kualiti.

JKPD 4. Menyediakan Manual Kualiti yang diperlukan dan mengemukakan kepada WP.

WP 5. Meneliti Manual Kualiti yang disediakan untuk memastikannya lengkap dan betul.

6. Menyerahkan Manual Kualiti kepada Pengarah sekiranya tiada pindaan.

Pengarah 7. Meluluskan Manual Kualiti dan mengarahkan Pengurus Kualiti menyediakan Manual Kualiti dalam bentuk CD.

(6)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

WP

B. Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

8. Mengenalpasti Prosedur Kualiti yang diperlukan bagi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik Merlimau.

9. Mengarahkan Pengurus Kualiti dan JKPD menguruskan penyediaan prosedur kualiti yang diperlukan.

PQ dan JKPD 10. Menyediakan Prosedur Kualiti yang diperlukan dan mengemukakannya kepada WP.

WP 11. Meneliti dan meluluskan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja. Sekiranya bersetuju dengan kandungannya, maka CD Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan dikeluarkan.

PQ dan PPQ 12. Melaksanakan Proses E : Edaran Dokumen Kualiti.

C. Pindaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

WP 13. Menerima cadangan untuk meminda Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja melalui Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3).

14. Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan dan seterusnya mengemukakan kepada Pengarah untuk penelitian lanjut.

(7)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Pengarah 15. Meneliti cadangan pindaan untuk memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak.

a.

Sekiranya tidak setuju dengan cadangan, arahkan WP memaklumkan kepada pencadang.

b.

Sekiranya setuju, memaklumkan kepada WP untuk membuat pindaan.

WP 16. Mengarahkan JKPD meminda dokumen mengikut cadangan pindaan yang telah dipersetujui.

JKPD 17. Meminda dokumen seperti yang dicadangkan, mencatat nombor pindaan dan tarikh pindaan pada dokumen yang dipinda dan mengemaskini Rekod Pindaan Manual Kualiti (Lampiran 4(i)), Rekod Pindaan Prosedur Kualiti (Lampiran 4(ii)) dan mengemukakan kepada Wakil Pengurusan.

18. Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi 50% daripada muka surat.

WP 19. Mengemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah.

Pengarah 20. Meluluskan pindaan bagi Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti.

21. Menyerahkan dokumen yang telah dipinda dan diluluskan kepada Pengurus Kualiti.

(8)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

PQ 22. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti membuat salinan CD pindaan untuk diedarkan kepada pemegang dokumen yang telah disenaraikan.

PPQ 23. Mengedarkan CD dokumen kualiti yang telah dipinda dan diluluskan kepada pemegang dokumen dan mendapatkan pengesahan penerimaan menggunakan borang Senarai Pengesahan Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 5) serta mengumpulkan semua CD Asal yang diterima oleh Pemegang Dokumen.

24. Mengemaskini status Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang dipinda dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6 (i)).

PQ 25. Menyimpan satu salinan CD asal dan dicop “BATAL”, manakala selebihnya dilupuskan dengan cara mematahkan CD tersebut.

PQ

D. Senarai Induk Dokumen Kualiti

26. Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti yang mengandungi senarai dokumen kualiti dalaman (Lampiran 6(i)) dan dokumen sokongan (Lampiran 6(ii)) yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti serta status terkini dokumen.

TP(A) 27. Mengesahkan penggunaan dokumen sokongan yang digunapakai di Politeknik Merlimau.

(9)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

PQ 28. Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti setiap kali berlakunya perubahan status dokumen.

D. Edaran Dokumen Kualiti

PQ 29. Menyediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti (Lampiran 1).

30. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti menyediakan salinan CD dokumen kualiti mengikut bilangan yang terdapat dalam Senarai Edaran Dokumen Kualiti

PPQ 31. Menyediakan salinan CD dokumen kualiti untuk diedarkan kepada pemegang dokumen.

32. Mencatat nombor salinan terkawal dan melabel SALINAN TERKAWAL di atas CD dokumen kualiti yang telah ditandatangani oleh Pengarah dan Wakil Pengurusan .

33. Mengedar CD dokumen kualiti kepada pemegang dokumen dan mendapatkan Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2).

JKPD

F. Pengurusan Sistem Pengkodan

Manual Kualiti

34. Memberi kod khas kepada Manual Kualiti. Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

(10)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

PMM-MK

Politeknik Merlimau Melaka Manual Kualiti

Prosedur Kualiti PLSP

35. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PLSP. Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

PMM-PK-PLSP-01

Politeknik Merlimau Melaka PK-PLSP berkenaan

Prosedur Kualiti PS

36. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PS. Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

PMM-PK-PS-03

Politeknik Merlimau Melaka PK-PS berkenaan

Borang

37. Memberi kod khas kepada borang-borang kualiti yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti berdasarkan perkara-perkara berikut :

a. Nombor rujukan prosedur kualiti (PK) yang berkenaan.

b. Tarikh kuatkuasa borang.

c. Kod borang diletakkan pada sudut kiri di bawah borang berkenaan

(11)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

Contoh pengkodan borang adalah seperti berikut : PS-03(1) (01-07-09)

PK berkenaan No. Lampiran Tarikh Kuatkuasa

38. Meminda borang dan menukarkan tarikh kuatkuasa borang sekiranya berkaitan.

TP(A)

G. Pengurusan Dokumen Sokongan (Luaran/Dalaman)

39. Mengenalpasti penggunaan dokumen sokongan yang digunapakai di Politeknik Merlimau bagi pelaksanaan SPK.

PQJ (Pentadbiran/JPA) 40. Memberi kod khas kepada dokumen sokongan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti. Contoh pengkodan dokumen sokongan Luaran adalah seperti berikut:

DK/DS/L/A – (1-3)

Dokumen Dokumen Luaran Siri Kawalan No edaran &

Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen

Contoh pengkodan dokumen sokongan Dalaman adalah seperti berikut:

DK/DS/D/B – (1-11)

Dokumen Dokumen Dalaman Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen

(12)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

PQJ (Pentadbiran/JPA) 41. Mengedar dokumen sokongan kepada pemegang dokumen dan mendapatkan Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (lampiran 2).

42. Membuat pelupusan sekiranya dokumen terbatal dengan cara mericih dokumen tersebut. Sekiranya perlu, satu salinan dokumen yang terbatal disimpan di Unit Kualiti.

(13)

ISO 9001:2008

Keluaran 05

Pindaan 00

6.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Tempoh

Simpanan Lokasi Lampiran

1. Senarai Edaran Dokumen

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 1

2. Pengesahan Penerimaan

Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 2

3. Cadangan Pindaan

Dokumen Kualiti 1 Tahun Bilik Kualiti 3

4. Rekod Pindaan Manual

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti

4(i)

5. Rekod Pindaan Prosedur

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 4(ii)

6.

Senarai Pengesahan Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti

2 Tahun Bilik Kualiti 5

7. Senarai Induk Dokumen

Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 6(i)

8.

Senarai Induk Dokumen Kualiti (Dokumen

Sokongan

Dalaman/Luaran)

2 Tahun Bilik Kualiti 6(ii)

8. Salinan Dokumen

(14)

LAMPIRAN 1

SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI

Bil No. Salinan

Terkawal

Pemegang Dokumen

(15)

PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITI

Dokumen Nombor Dokumen/Daftaran Nombor Keluaran Tarikh Kuatkuasa Bil No.

Salinan Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh

Terima

PS-03(2) (06-06-13)

(16)

LAMPIRAN 3

CADANGAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Keluaran Tarikh Kuatkuasa

Bahagian Dokumen Mukasurat

Cadangan Pindaan:

Tandatangan

Pencadang Jawatan

Nama Tarikh

Ulasan Wakil Pengurusan :

Disokong Tidak Disokong

Catatan: Tandatangan Tarikh Ulasan Pengarah : Diluluskan Tidak diluluskan Catatan: Tandatangan Tarikh PS-03(3) (06-06-13)

(17)

LAMPIRAN 4(i)

REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI

Bil Keluaran Mukasurat Tarikh

Kuatkuasa

Keterangan Pindaan Diluluskan Oleh

(18)

LAMPIRAN 4(ii)

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

BIL No. Prosedur

Kualiti

Keluaran / Mukasurat

Tarikh Kuatkuasa

Keterangan Pindaan Diluluskan Oleh

(19)

LAMPIRAN 5

SENARAI PENGESAHAN PENERIMAAN PINDAAN

DOKUMEN KUALITI

Dokumen Nombor Dokumen Nombor Pindaan Tarikh Kuatkuasa Nombor Keluaran Bil No.

Salinan Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh

Terima

P PS-03(5) (06-06-13)

(20)

LAMPIRAN 6 (i)

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Manual Kualiti, PK-PS, PK-PLSP.

Bil Nombor Dokumen Tajuk Bil Keluaran Tarikh Kuatkuasa Bil Mukasurat

Nombor Salinan Terkawal

(21)

LAMPIRAN 6 (ii)

**SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Dokumen Sokongan * Dalaman / Luaran**

(* Potong yang tidak berkenaan)

Bil Nombor Daftaran Tajuk Catatan / Tarikh Berkuatkuasa

(22)

Addendum 1

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA :

Penyediaan Dokumen Kualiti

Tidak setuju Setuju

Kenalpasti dokumen kualiti untuk pelaksanaan SPK.

Arahkan JKPD sediakan Dokumen Kualiti

Sediakan Dokumen Kualiti

Teliti dan serahkan kepada Pengarah jika tiada pindaan

Lulus dan arahkan PQ sediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk CD

Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti

Arahkan PPQ sediakan salinan CD Dokumen Kualiti

Sedia dan edarkan salinan CD Dokumen Kualiti kepada Pemegang Dokumen

Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti

Pengarah / WP WP JKPD WP Pengarah / WP PQ PQ PPQ Pemegang Dokumen Mula Tamat

(23)

Addendum 2

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA :

Pindaan Dokumen Kualiti

Terima Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti.

Teliti, ulas dan kemukakan kepada Pengarah

Memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak

Maklumkan kepada Pencadang

Maklumkan JKPD untuk buat pindaan

Pinda Dokumen seperti yang dicadangkan

Ubah bilangan keluaran jika pindaan lebih 50% daripada mukasurat.

Kemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah

Lulus dokumen yang dipinda dan serahkan kepada PQ

Arahkan PPQ buat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen

Membuat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti

Simpan satu salinan CD Asal & cop ”BATAL” WP WP Pengarah WP WP JKPD JKPD WP Pengarah PQ PPQ PQ Mula Tamat Tidak Ya

(24)

Addendum 3

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA :

PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN

(LUARAN/DALAMAN)

Mula Tamat TP(A) PQJ (Pentadbiran/ JPA) PQJ (Pentadbiran/ JPA) PQJ (Pentadbiran/ JPA) Pemegang Dokumen

Kenalpasti dokumen sokongan untuk pelaksanaan SPK

Beri kod khas kepada dokumen sokongan untuk edaran kepada Pemegang Dokumen

Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti

Edarkan Dokumen Sokongan kepada Pemegang Dokumen

Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti