RENCANA PROGRAM PEMBELAJARAN SMK NEGERI 1 TANGGUL

(1)

RENCANA PROGRAM PEMBELAJARAN

SMK NEGERI 1 TANGGUL

PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER

DINAS PENDIDIKAN

SMK NEGERI 1 TANGGUL

Jalan PB. Sudirman No. 114 Telp. (0336) 441347, Fax (0336) 444493 Tanggul – Jember Website: www.smkn1tanggul.sch.id, E-mail: smkn1tanggul@yahoo.com

MEMBUAT DOKUMEN

KELAS XI/ SEMESTER I DAN II

Standar Kompetensi : Membuat Dokumen

Penyusun :

Siti Junaida

(120412402990)

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kekuatan serta kemudahan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan perangakat pembelajaran ini. Perangkat ini kami susun untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Media Pembelajaran ADP Berbasis TIK yang dibimbing oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.

Kami ucapkan terima kasih kepada Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si., selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu dalam penyusunan perangkat ini, serta kepada teman-teman dan semua pihak yang telah mendukung penyusunan perangkat ini.

Perangkat pembelajaran ini merupakan Rencana Program Pembelajaran (RPP) dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, LP-2: Penilaian Proses, LP-3: Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

Dalam penyusunan makalah ini juga masih banyak kekurangan karena pengetahuan kami yang terbatas, serta kami memohon saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk memperbaiki makalah kami kedepannya.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi teman-teman mahasiswa Universitas Negeri Malang, utamanya mahasiswa Fakultas Ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, Februari 2014 Penyusun

(3)

DAFTAR ISI

halaman

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... ii

Silabus ... 3

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran ... 5

LKS 1 : Definisi Dokumen ... 13

LKS 2 : Definisi Laporan ... 18

LKS 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan ... 26

LKS 4 : Sistematika Penulisan Laporan ... 31

LP 1 : Produk ... 35

LP 2 : Kinerja Proses ... 44

LP 3 : Kinerja Psikomotor ... 47

LP 4 : Pengamatan Perilaku Berkarakter ... 49

(4)

A. SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN

 Standar Kompetensi : Membuat Dokumen  Kompetensi Dasar :

1. Membuat catatan dikte untuk menghasilkan naskah/dokumen 2. Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen

3. Membuat Dokumen 4. Mempproduksi Dokumen

 Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP : Mengidentifikasi

(5)

PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER DINAS PENDIDIKAN

SMK NEGERI 1 TANGGUL

Jalan PB. Sudirman No. 114 Telp. (0336) 441347, Fax (0336) 444493 Tanggul – Jember Website: www.smkn1tanggul.sch.id, E-mail: smkn1tanggul@yahoo.com

SILABUS

Nama Sekolah : SMK NEGERI 1 TANGGUL Standar kompetensi : Membuat Dokumen

Mata Pelajaran : Membuat Dokumen Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen Kelas/ Semester : XI / I

Program Keahlian : Administrasi Perkantoran Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

Materi Pembelajaran Kegiatan pembelajaran Indikator Pencapaian Kompetensi Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar Teknik Bentuk Instrumen Contoh Instrumen Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen 1. Mengidentifikasi macam-macam dokumen 2. Mengidentifikasi kebutuhan dokumen 3. Menjelaskan pengertian, kegunaan, macam-macam, syarat-syarat, bagian-bagian, dan sistematika penulisan laporan Kognitif 1. Produk: a. Menyebutkan macam-macam dokumen b. Menjelaskan pengertian laporan c. Menyebutkan kegunaan laporan d. Menyebutkan macam-macam laporan e. Menyebutkan syarat-syarat laporan f. Menyebutkan bagian-bagian laporan

Tes Tes Tulis

LP-1: Produk 1 x 45’ 1. LKS 1 : Definisi Dokumen a. Pengertian dokumen b. Jenis-jenis dokumen c. Kegunaan dokumen 2. LKS 2 : Definisi Laporan 3. LKS 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan 4. LKS 4 : Sistematika Penulisan Laporan 5. Kunci LKS 1, 2, 3, dan 4 6. LP 1: Produk

(6)

Materi Pembelajaran Kegiatan pembelajaran Indikator Pencapaian Kompetensi Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar Teknik Bentuk Instrumen Contoh Instrumen sistematika penulisan laporan 2. Proses Melaksanakan praktek penyusunan laporan sesuai dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar.

Psikomotor

Mempraktekkan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar hingga suatu kumpulan data mampu menjadi laporan yang informatif dengan tetap memperhatikan syarat-syarat laporan yang berlaku.

Afektif 1. Karakter a. Jujur b. Disiplin c. Kerja keras Tes Tes Pengam atan Asesmen Kinerja Proses Assesmen Kinerja Psikomotor Pengamata n perilaku berkarakter LP-2: Proses LP-3: Psikomotor LP-4: Pengamata n perilaku berkarakter Pembuat 8. LP 3: Psikomotor 9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 11. Tabel Spesifikasi Penilaian 12. Silabus 13. Modul Membuat Dokumen oleh Siti Junaida

14. Modul ”Mengatur Perjalanan Dinas”, oleh Drs. Sutrisno dan Dra. Liyah Tjarlijasih 15. Media Slide Power

(7)

Materi Pembelajaran Kegiatan pembelajaran Indikator Pencapaian Kompetensi Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar Teknik Bentuk Instrumen Contoh Instrumen f. Kreatif

g. Rasa ingin tahu 2. Keterampilan Sosial

a. Memiliki kemampuan bertanya

b. Menyumbang ide atau berpendapat

c. Menjadi pendengar yang baik,

d. Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi mengenai hal-hal baru e. Mampu mengelola informasi. Pengam atan Pengamata n Keterampil an Sosial or) LP-5: Pengamata n Keterampil an Sosial Tanggul, 8 Juli 2013 Mengetahui,

Kepala Sekolah Guru Pengajar

Drs. SUPRAYITNO, M.Pd. SITI JUNAIDA

(8)

B. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 TANGGUL Mata Pelajaran : Membuat Dokumen

Kelas/Semester : XI / I

Materi Pembelajaran : Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen Alokasi Waktu : 1 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Membuat Dokumen

II. Kompetensi Dasar : Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen III. Indikator

A. Kognitif 1. Produk:

a. Menyebutkan macam-macam dokumen b. Menjelaskan pengertian laporan

c. Menyebutkan kegunaan/ fungsi laporan d. Menyebutkan macam-macam laporan e. Menyebutkan syarat-syarat laporan f. Menyebutkan bagian-bagian laporan

g. Menyebutkan sistematika penulisan laporan 2. Proses:

Melaksanakan praktek penyusunan laporan sesuai dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar yang meliputi tahap-tahap berikut:

a. Tahap Persiapan

b. Pengumpulan dan Penyajian Data c. Sistematika Laporan

d. Penulisan Laporan

B. Psikomotor

Mempraktekkan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar hingga suatu kumpulan data mampu menjadi laporan yang informatif dengan tetap memperhatikan syarat-syarat laporan yang berlaku.

(9)

C. Afektif

1. Mengembangkan sikap berkarakter dari seorang pembuat dokumen, meliputi : a. Jujur b. Disiplin c. Kerja keras d. Mandiri e. Tanggung jawab. f. Kreatif

g. Rasa ingin tahu 2. Keterampilan sosial:

a. Memiliki kemampuan bertanya b. Menyumbang ide atau berpendapat c. Menjadi pendengar yang baik,

d. Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi mengenai hal-hal baru e. Mampu mengelola informasi.

IV. Tujuan Pembelajaran

A. Kognitif 1. Produk:

a. Siswa mampu menyebutkan macam-macam dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

b. Siswa mampu menjelaskan pengertian laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

c. Siswa mampu menyebutkan kegunaan/ fungsi laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

d. Siswa mampu menyebutkan macam-macam laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

(10)

e. Siswa mampu menyebutkan syarat-syarat laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

f. Siswa mampu menyebutkan bagian-bagian laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

g. Siswa mampu menyebutkan sistematika penulisan laporan dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

2. Proses

Siswa diminta untuk menyiapkan data-data perjalanan dinas yang telah ditemukan baik dari modul maupun hasil mendownload dari internet serta didukung alat tulis kantor siswa yang tersedia. Siswa ditugaskan untuk dapat melaksanakan praktek penyusunan laporan dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2 : Kinerja Proses. Tata cara tersebut meliputi: tahap persiapan, pengumpulan dan penyajian data, sistematika laporan, dan penulisan laporan.

B. Psikomotor

Disediakan data-data perjalanan dinas yang masih belum diurutkan berdasarkan waktu dan tempatnya sebanyak 5 data berbeda untuk lima kelompok. Siswa ditugaskan untuk menyusun data-data acak tersebut menjadi satu laporan dinas yang baik, benar, dan informatif sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Kinerja Psikomotor.

C. Afektif 1. Karakter:

Proses belajar mengajar tidak hanya berpusat pada guru. Namun siswa juga dituntut aktif berperan serta dalam proses belajar mengajar di kelas. Siswa dinilai membuat kemajuan, apabila siswa mampu menunjukkan karakter pembuat dokumen (administrator) yang jujur, disiplin, kerja

(11)

keras, mandiri, tanggung jawab, kreatif, dan rasa ingin tahu sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

2. Keterampilan sosial:

Siswa dinilai membuat kemajuan, apabila siswa mampu menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, memiliki rasa ingin tahu yang tinggi mengenai hal-hal baru, dan mampu mengelola informasi sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran :

 Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)  Metode Pembelajaran : tugas proyek berupa simulasi pembuatan

dokumen perjalanan dinas yang baik dan benar menggunakan perangkat komputer.

VI. Bahan

 Lembar Kerja Siswa 1, 2, 3, dan 4.

VII. Alat dan Media : Alat terdiri dari :

 Beberapa macam contoh dokumen  Beberapa macam contoh laporan  LCD

Media terdiri dari Slide PowerPoint tentang :

 Pengertian dokumen  Jenis-jenis dokumen  Kegunaan dokumen  Pengertian laporan  Fungsi laporan  Macam-macam laporan  Syarat-syarat laporan

(12)

 Bagian-bagian laporan

 Sistematika penulisan laporan

VIII. Proses Belajar Mengajar A. Kegiatan Awal Kegiatan Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4 a. Pendahuluan

Memeriksa kesiapan siswa dalam belajar (absensi, kebersihan kelas). b. Apersepsi

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat menyebutkan macam-macam dokumen, menjelaskan pengertian laporan, menyebutkan kegunaan laporan, dan menyebutkan macam-macam laporan.

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika melihat atau menemukan fenomena dalam suatu oraganisasi terdapat kegiatan yang telah dilaksanakan organisasi yang bersangkutan namun setelah selesainya kegiatan tersebut tidak dibuatkan laporan pertanggungjawaban yang baik dan benar? (Fase 1 MPK)

2. Guru memberi penjelasan bahwa untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan keterampilan, tetapi juga dibutuhkan kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya berisi hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga menentukan gagasan atau pemikiran penyusun laporan. (Fase 1 MPK)

(13)

B. Inti Kegiatan Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4 Penggalan 1

a. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2-3 siswa.

b. Guru meminta siswa mendiskusikan pengertian dokumen, jenis-jenis dokumen, dan kegunaan dokumen. Guru membagikan LKS 1 tentang Dokumen kepada tiap kelompok. (Fase 2 MPK)

c. Guru memberikan informasi tentang pengertian dokumen, jenis-jenis dokumen, dan kegunaan dokumen. (Fase 3 MPK)

Penggalan 2

c. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2-3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pengertian laporan, fungsi laporan, macam-macam laporan, serta contoh dokumen dan laporan yang baik dan benar. Guru meminta siswa mencatat keterangan yang diperoleh dari internet tersebut. (Fase 4 MPK)

d. Guru membagikan LKS 2 kepada tiap Kelompok. Guru membimbing siswa mengerjakan LKS 2 tentang Laporan. (Fase 5 MPK) C. Penutup Kegiatan Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4

a. Guru membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dari materi yang sudah disampaikan oleh guru dengan mengacu pada Lembar Kerja.

(14)

Kegiatan

Penilaian oleh Pengamat 1 2 3 4

berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

c. Guru memberikan tugas atau Pekerjaan Rumah kepada setiap kelompok.

d. Guru menyampaikan materi yang akan dipelajari pada pertemuan berikutnya kepada siswa.

e. Guru menutup pelajaran.

X. Sumber Pembelajaran

1. LKS 1 : Definisi dokumen (pengertian dokumen, jenis-jenis dokumen, dan kegunaan dokumen).

2. LKS 2 : Definisi Laporan (pengertian laporan, fungsi laporan, dan macam-macam laporan).

3. LKS 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan 4. LKS 4 : Sistematika Penulisan Laporan 5. Kunci LKS 1, 2, 3, dan 4.

6. LP 1: Produk

7. LP 2: Kinerja Proses 8. LP 3: Kinerja Psikomotor

9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter 10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial 11. Tabel Spesifikasi Penilaian

12. Silabus

13. Modul Membuat Dokumen oleh Siti Junaida

14. Modul ”Mengatur Perjalanan Dinas”, oleh Drs. Sutrisno dan Dra. Liyah Tjarlijasih

(15)

Daftar Pustaka

Anynomous. 2013. Syarat-syarat Laporan, (Online), (http://so-aja.blogspot.com/2013/06/syarat-syarat-laporan.html), diakses 21 April 2014, pukul 22.02 WIB.

Wati. 2012. Administrasi Perkantoran-Kegunaan Dokumen, (Online), (http://wati12.blogspot.com/2012/02/kegunaan-dokumen.html), diakses 06 April 2014, 19.34 WIB.

Ratmini. 2011. Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Surakarta: Penerbit Hayati Tumbuh Subur.

Ristia, Yurike. 2012. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi, (Online),

(http://yurikeriestia.blogspot.com/2012/06/prngertian-dokumen-dan-dokumentasi.html), diakses 06 April 2014, pukul 19.40 WIB.

Sutrisno dan Liyah Tjarlijasih. ----. Modul Mengatur Perjalanan Dinas Pemimpin. Jakarta: PT Yudhistira Ghalia Indonesia.

(16)

Nama/Kelompok : _______________________

Kelas : _______________________

Hari/Tanggal : _______________________ No. Presensi : _______________________

Lembar Kerja Siswa 1 : Definisi Dokumen

Tujuan :

1. Dapat memahami pengertian dokumen 2. Dapat mengetahui jenis-jenis dokumen

3. Dapat mengetahui dan memahami kegunaan dokumen.

Alat : LCD

Media terdiri dari :

 Slide PowerPoint tentang :  Pengertian dokumen  Jenis-jenis dokumen  Kegunaan dokumen

 Beberapa macam contoh dokumen (dalam Modul Membuat Dokumen : Laporan, hlm. 19-20)

Rumusan Masalah : Apakah yang dimaksud dengan dokumen?

Langkah – langkah :

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna dokumen dalam konteks administrasi perkantoran.

2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh jenis-jenis dokumen yang sering ditemukan siswa dalam kehidupan sehari-hari. 3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila

dokumen-dokumen yang sudah ada dalam suatu organisasi tidak digunakan sebagaimana mestinya dan tidak disimpan dengan benar.

(17)

Analisis :

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen?

... ... ... ...

2. Menurut pendapat anda dokumen terbagi menjadi berapa jenis? Sebut dan Jelaskan!

... ... ... ...

3. Menurut pendapat anda apa sajakah kegunaan dokumen? Sebut dan Jelaskan! ... ... ... ... ...

Kunci Jawaban Lembar Kerja Siswa 1 :

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen? Jawaban :

Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris document yang berarti dokumen. Beberapa definisi dokumen menurut beberapa ahli diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

(18)

b. Menurut kamus Bahasa Inggris Webster D., dokumen adalah :

1) Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

2) Dokumen melengkapi keabstarakan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah bukti atau tesis.

c. Menurut Ensiklopedi Administrasi, dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

d. Menurut Kamus Kepegawaian, dokumen adalah :

1) Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

e. Menurut Ensiklopedi Umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suati hal.

Dari beberapa definisi mengenai dokumen tersebut maka dapat disimpulkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

2. Menurut pendapat anda dokumen terbagi menjadi berapa jenis? Sebut dan Jelaskan!

Jawaban :

Demikian banyaknya jenis dokumen, oleh karena itu untuk membedakannya dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1) Dari Segi Fungsi

Dari segi fungsi, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai berikut. a. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara

langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis yaitu :

(19)

 Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.  Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya

sudah menurun.

 Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

b. Dokumen Statis adalah dokumen yang secara tidak langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

2) Dari Segi Ruang Lingkup dan Bentuk Fisiknya

Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai berikut.

a. Dokumen Korporal adalah dokumen berupa benda bernilai sejarah, misalnya arca, patung, pakaian adat, uang kuno, keris, dan sebagainya. Dokumen korporal merupakan koleksi musium.

b. Dokumen Literal adalah dokumen yang dicetak, ditulis, direkam, dan digambar, seperti buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita kaset, dan sebagainya. Dokumen literal merupakan koleksi perpustakaan.

c. Dokumen Privat adalah dokumen berupa surat-surat atau arsip, misalnya surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti, laporan dan sebagainya. Dokumen ini disimpan dibagian kearsipan. Dari ketiga macam dokumen tersebut dokumen kantor adala dokumen privat (surat-surat atau arsip). Dokumen privat bersifat tertutup untuk umum, yang tidak berkepentingan tidak boleh meminjam surat atau arsip yang disimpan oleh suatu organisasi tersebut.

3) Dari Segi Pemakaiannya

Dari segi pemakaiannya, dokumen dikelompokkan menjadi empat macam, yaitu sebagai berikut.

a. Dokumen Pribadi adalah surat-surat penting yang berguna untuk kepentingan pribadi, contohnya STTB, akte kelahiran, piagam, KTP, dan sebagainya.

(20)

b. Dokumen Niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam trabsaksi jual-beli.

Contoh :

1. Packing list 4. Kuitansi 2. Surat pengantar 5. Bill of lading 3. Faktur 6. Letter of credit

c. Dokumen Pemerintah adalah surat-surat penting yang dapat dipakai sebagai pembuktian dalam kegiatan pemerintahan.

Contoh :

1. Undang-undang 4. Keputusan Menteri 2. Peraturan Pemerintah 5. Peraturan Daerah

3. Keputusan Presiden 6. Perjanjian kerja sama antarnegara d. Dokumen Sejarah adalah surat-surat atau catatan-catatan penting

sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh :

1. Teks Proklamasi, Teks Pancasila, Teks Sumpah Pemuda. 2. Rekaman film perjuangan.

3. Monumen yang melambangkan peristiwa bersejarah.

3. Menurut pendapat anda apa sajakah kegunaan dokumen? Jawaban :

a. Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya.

b. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen. c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen. d. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.

f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara.

g. Dapat menjamin keutuhan informasi dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

(21)

Nama/Kelompok : _______________________

Kelas : _______________________

Lembar Kerja Siswa 2 : Definisi Laporan

Tujuan

1. Dapat memahami pengertian laporan 2. Dapat memahami fungsi laporan

3. Dapat mengetahui dan memahami macam-macam laporan.

Alat : LCD

Media terdiri dari :

 Slide PowerPoint tentang :  Pengertian laporan  Fungsi laporan

 Macam-macam laporan

 Beberapa macam contoh laporan (dalam Modul Membuat Dokumen : Laporan, hlm. 21-22)

Rumusan Masalah : Apakah yang dimaksud dengan laporan?

Langkah Kerja

1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna laporan dalam konteks administrasi perkantoran.

2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh macam-macam laporan yang sering ditemukan siswa dalam kehidupan sehari-hari.

3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila laporan-laporan yang sudah ada dalam suatu organisasi tidak digunakan sebagaimana mestinya dan tidak disimpan dengan benar.

(22)

Analisis :

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan laporan?

... ... ...

2. Menurut pendapat anda laporan terbagi menjadi berapa macam? Sebut dan Jelaskan!

... ... ...

3. Menurut pendapat anda apa sajakah fungsi laporan? Sebut dan Jelaskan! ... ... ...

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan laporan dan apakah ada hubungan antara laporan dengan komunikasi? Jika ada jelaskan alasannya!

Jawaban :

Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari bawahan kepada atasa atau sebaliknya.

Komunikasi intern organisasi, baik lisan maupun tertulis dapat dilakukan secara:

 Komunikasi vertikal ialah penyampaian warta dari pihak atasan kepada bawahan atau sebaliknya; dan

 Komunikasi horizontal merupakan hubungan penyampaian warta dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain dalam jenjang yang sama.

(23)

Hubungan antara laporan dengan komunikasi yakni komunikasi merupakan bagian dari laporan. Karena tanpa adanya komunikasi yang baik antara komunikator dengan komunikan, sebuah pesan/ informasi penting tidak akan menjadi sebuah laporan yang informatif.

2. Menurut pendapat anda laporan terbagi menjadi berapa macam? Sebut dan Jelaskan!

Jawaban :

Terdapat berbagai jenis laporan yang semuanya tergantung pada jenis klasifikasi yang digunakan.

1) Laporan Ditinjau dari Segi Waktu Penyajian a. Laporan Rutin

Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau laporan periodik. Laporan Rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau triwulan. Contohnya : laporan penjualan produk, laporan pembelian, laporan hasil pelaksanaan tugas rutin.

b. Laporan Insidental

Laporan ini merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal secara tepat. Laporan ini disusun bila ada suatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau ada kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak. Contohnya : laporan hasil penelitian, laporan kegiatan sosial, dan laporan pesaing baru. 2) Laporan Ditinjau dari Segi Penyampaian

a. Laporan Lisan

Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena pelaporan mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pemimpin, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon. Tetapi penting diperhatikan bahwa penyampaian laporan melalui telepon, menurut etiket perkantoran, dirasa kurang sopan. Hal-hal yang dilaporkan dalam laporan lisan hanya bersifat informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang mendetail,

(24)

serta hal-hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh yang vatal.

b. Laporan Tertulis

Laporan yang disampaikan dalam bentuk tertulis, kiranya baik kalau diketik dengan mesin tik atau mesin komputer. Tebal halaman yang diperlukan tergantung dari materi yang ingin disampaikan. Laporan ini bisa berbentuk laporan formal atau informal. Dalam laporan tertulis ini bawahan dapat menggunakan pendapat atau saran dengan leluasa karena tidak berhadapan langsung dengan atasannya.

c. Laporan Visual

Laporan ini merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk gambar, entah itu lukisan, foto, film, atau slide. Apabila dibandingkan dengan laporan tertulis, maka laporan visual memerlukan biaya relatif lebih besar.

3) Laporan Ditinjau dari Segi Bentuknya a. Laporan berbentuk surat

Laporan ini dibuat dalam bentuk surat, sehingga bentuk laporan ini mengikuti format pembuatan surat, baik dari bagian-bagian surat maupun bahasa yang dipakai sesuai dengan bahasa surat. Dengan demikian, bagian-bagian laporan ini akan terdiri dari kop surat, nomor, perihal, tanggal, alamat tujuan, isi surat, salam penutup, nama penanggung jawab, dan tanda tangan.

b. Laporan berbentuk formulir

Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tepat. Dengan demikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan berbentuk formulir digunakan untuk laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penilaian suatu hasil kerja, laporan produksi unit kerja.

c. Laporan berbentuk memorandum

Yaitu laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja, singkat, dan beredar dikalangan intern.

(25)

d. Laporan berbentuk karangan

Laporan dibuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang disampaikan cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya laporan hasil penelitian.

e. Laporan berbentuk naskah

Yaitu laporan panjang yang berwujud naskah diketik rapi. f. Laporan berbentuk buku

Yaitu laporan panjang yang dibuat buku dan penyampaiannya perlu dengan surat pengantar atau memo.

4) Laporan Ditinjau dari Segi Sifat Penyajiannya a. Laporan Informal

Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk memo, surat atau tulisan singkat dan dibuat dengan surat atau tulisan singkat. Pembuat laporan dapat membuat bentuk sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering kali penyajiannya tanpa disertai dokumen-dokumen yang mendukung materi laporan. Laporan informal dapat dibuat dengan dua cara : secara induktif yaitu fakta-fakta atau data-data dikemukakan terlebih dahulu baru kemudian dibuat suatu kesimpulan; kedua, secara deduktif yaitu laporan-laporan dimulai dengan suatu kesimpulan baru diikuti dengan fakta-fakta atau data-data yang mendukung laporan tersebut. Laporan deduktif lebih disukai pembaca laporan, karena mereka lebih beminat untuk membaca kesimpulan terlebih dahulu.

b. Laporan Formal

Lporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti dokumen resmi. Salah satu yang paling penting diperhatikan adalah pembuat laporan harus mampu menginterprestasikan data, agar tidak berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan. Dalam pembuatan kesimpulan, unsur subjektivitas pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan bersifat benar dan objektif.

5) Laporan Ditinjau dari Segi Maksudnya a. Laporan Informatif

(26)

Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan suatu hal. Karena hanya bersifat memberi informasi, maka pelapor tidak memberi analisis.

b. Laporan Rekomendasi

Laporan rekomendasi adalah laporan yang selain menyampaikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam. 6) Laporan Ditinjau dari Segi Studi Kelayakan

Laporan ini dibuat atas dasar permasalahan khusus terhadap suatu program yang akan dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan ini menganalisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Dalam laporan ini disajikan beberapa alternatif solusi pemecahan masalah, dan kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif.

7) Laporan Ditinjau dari Segi Keamanan Isinya a. Laporan Biasa

Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak, maka tidak akan menimbulkan akibat buruk.

b. Laporan Rahasia

Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak mengetahuinya, maka dapat merugikan nama baik seseorang atau instansi atau juga dapat menimbulkan kegelisahan pada segolongan masyarakat.

c. Laporan Sangat Rahasia

Yaitu laporan yang apabila sampai diketahuai oleh pihak yang tidak berhak, maka dapat membahayakan keamanan negara atau menimbulkan kegelisahan masyarakat luas.

8) Laporan Ditinjau dari Segi Kesempurnaan Isinya a. Laporan sementara/ pendahuluan

(27)

Yaitu laporan yang masih bersifat sementara, dalam arti fakta dan data yang termuat beum lengkap tetapi karena sesuatu alasan terpaksa harus disampaikan dengan maksud hanya sebagai gambaran terlebih dahulu atau untuk menguji kelengkapan laporan itu sendiri dengan cara menyampaikannya kepada pihak yang kompeten. b. Laporan akhir (paripurna)

Yaitu laporan yang sudah dianggap memuat fakta dan data yang lengkap sehingga penilaiannya dapat lebih sempurna (sebagai susulan dari laporan sementara).

Laporan akhir dapat juga berarti laporan yang berasal dari laporan sementara tetapi diadakan penyempurnaan-penyempurnaan sesuai dengan kritik-kritik, saran-saran dan tanggapan-tanggapan dari pihak yang kompeten.

9) Laporan Ditinjau dari Segi Jangkauannya a. Laporan Intern

Yaitu laporan yang terbatas untuk pejabat-pejabat dalam lingkungan instansi sendiri.

b. Laporan Ekstern

Yaitu laporan yang disampaikan kepada pejabat atasan diluar instansi sendiri.

10) Laporan Ditinjau dari Segi Jumlah Penerimaannya a. Laporan terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada seseorang beberapa orang tertentu.

b. Laporan tidak terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada banyak orang atau siapa saja dapat membacanya.

11) Laporan Ditinjau dari Segi Luas Lingkupnya a. Laporan Umum

Yaitu laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai semua masalah yang perlu dilaporkan.

(28)

Yaitu laporan yang memberi gambaran secara terperinci mengenai hal yang khusus.

12) Laporan Ditinjau dari Segi Bidang Kegiatannya a. Laporan bidang substansif

Yaitu laporan mengenai bidang tugas pokok atau tugas operasional suatu instansi/ organisasi/ perusahaan.

b. Laporan bidang administratif

Yaitu laporan mengenai bidang tugas-tugas penunjang.

3. Menurut pendapat anda apa sajakah fungsi laporan? Sebut dan Jelaskan! Jawaban :

Laporan memiliki berbagai macam fungsi, adapun fungsi laporan adalah : a. Sebagai sarana komunikasi vertikal, melalui laporan, dari pihak bawahan

dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa ide atau gagasan terhadap suatu permasalahan.

b. Sebagai alat pertanggungjawaban.

c. Sebagai alat untuk memberikan informasi penting. d. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

(29)

Nama/Kelompok : _______________________

Kelas : _______________________

Lembar Kerja Siswa 3 : Syarat dan Bagian-bagian Laporan

Tujuan

1. Dapat memahami dan menyebutkan syarat-syarat laporan 2. Dapat memahami dan menyebutkan bagian-bagian laporan

Alat :

 LCD

 Syarat-syarat laporan  Bagian-bagian laporan

Rumusan Masalah :

Apa sajakah syarat-syarat laporan dan ada berapakah bagian-bagian laporan?

Langkah Kerja

1. Mempelajari dan memahami syarat-syarat laporan dan bagian-bagian laporan sesuai dengan kemampuan pemahaman setiap siswa.

2. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, siswa menganalisis dampak apabila dalam penulisan laporan terdapat satu bagian laporan yang tidak dicantumkan.

Analisis :

1. Apa sajakah syarat-sayarat dari laporan?

... ...

(30)

...

2. Sebut dan jelaskan bagian-bagian laporan!

... ... ...

1. Apa sajakah syarat-sayarat dari laporan? Jawaban :

Adapun syarat-syarat laporan terdiri dari 4 hal, yaitu: a. Objektif

Laporan haruslah objektif. Laporan tidak boleh mengandung pendapat-pendapat pribadi dan tidak dipengaruhi oleh pemikiran penulis. Laporan semata-mata hanya merupakan deskripsi dari kenyataan dan disusun berdasarkan fakta yang spesifik. Penulis hanya sebagai media penyampaian fakta. Apabila tidak objektif, maka laporan akan menjadi sesuatu yang meragukan.

b. Menarik

Laporan harus menarik, baik dari segi topik maupun tampilan. Laporan yang menarik topiknya ditandai dengan pengangkatan topik yang aktual, belum pernah dilakukan, dan dapat bermanfaat untuk masyarakat. Dari segi tampilan, menarik berarti disajikan dengan baik sehingga mempermudah pembaca memahami isi dari laporan.

c. Lengkap

Laporan harus lengkap isinya. Laporan dikatakan lengkap isinya apabila semua bagian-bagian penting dalam laporan ada dan dijelaskan secara gamblang. Sehingga pembaca akan mengetahui detil dari apa yang dilaporkan.

(31)

d. Komunikatif

Laporan harus menggunakan bahasa yang komunikatif sehingga bisa mengomunikasikan permasalahan dengan baik. Bahasa yang komunikatif adalah bahasa yang baik, benar, serta mudah dimengerti. Dengan bahasa yang komunikatif, pembaca tidak akan dibingungkan dengan laporan yang sedang dibacanya sehingga tujuan dari penulisan laporan tercapai.

2. Sebut dan jelaskan bagian-bagian laporan! Jawaban :

 Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu : a. Pendahuluan

Pendahuluan memuat latar belakang dan rumusan masalahnya, tujuan penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup, dan sistematika laporan.

b. Isi laporan dan Pembahasan

Isi laporan sering pula disebut laporan, yaitu bagian yang memuat isi utama, sisi laporan ini akan ditentukan oleh maksud dan tujuan laporan isi laporan informatif akan berbeda sekali apabila dibandingkan dengan laporan rekomendasi, laporan analitis, laporan pertanggung jawaban atau pun laporan studi kelayakan. Apabila pada laporan informatif, isi laporan berupa informasi tertentu yang mengacu pada permasalahan, sedangkan laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan tertentu selain berisi informasi, juga harus didukung data yang valid dan terpercaya guna mendukung rekomendasi yang diberikan.

Suatu laporan bisa mengandung analisis atau tidak. Pada laporan informatif tidak perlu dilakukan analisis. Apabila dalam laporan terdapat bagian analisis, maka ada bagian dan tahapan pemaknaan terhadap informasi suatu data yang didiskripsikan. Dalam memberi penilaian harus didasarkan dan didukung data yang akuratdan argumen yang kuat sehingga rekomendasi yang diberikannya pun dapat dipercaya. Muara dari proses analisis adalah kesimpulan.

(32)

c. Penutup/ kesimpulan

Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis. Tetapi jika sutu laporan mengandung analisis, pada bagian akhir suatu laporan akan dibuat kesimpulan. Kesipulan ini berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi atau pun gabungan dari kesemuanya itu. Pelapor dapat menarik suat kesimpulan jika mereka melakukan analasis atau sebaliknya tanpa analisis, pelapor tidak dapat merumuskan kesimpulan, apabila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan, pelapor harus memberi solusi pemecahan dan yang akan diberikan harus jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan beberapa konsekuensinya.

 Secara lebih terperinci dalam laporan informal, seperti laporan hasil penelitian atau studi kelayakan. Bagian-bagian laporan antara lain terdiri dari:

a. Halaman judul

Halaman ini merupakan bagian dari suatu laporan yang memuat judul laporan, nama pembuat pribadi/kelompok, nama organisasi, dan tahun pembuatan laporan. Judul laporan hendaknya dibuat menarik agar pembaaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan tersebut.

b. Daftar isi

Daftar isi merupakan daftar perincian laporan yang terrdiri dari perincian bab-bab dan sub bab yang ada. Fungsi daftar isiadaah untuk memudahkan pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca langsung dengan melihat pada halaman yang ditulis di daftar isi. Hal ini juga memudahkan bagi pimpinan yang mmpunyai sedikit waktu luana untuk mecari bagian mana yang langsung dikehendaki untuk dibaca. c. Pengantar

Pengantar ditulis untuk menntun dan mengantarkan pembaca untuk memahami isi laporan. Pengantar bisa berisi ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam pembuat laporan.

(33)

d. Abstraks

Abstraks merupakan ringkasan laporan secara keseluruhan dari informasi, data atau fakta dibahas sampai pada suatu kesimpulan dan rekomendasi. Fungi abstraks adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui intisari laporan.

e. Pendahuluan

Pendahuluan merupakan bab darisuatu laporan yang memuat latar belakang masalah, kemudian diformulasikan permaslahannya agar menjadi jelas apa yag sebenarnya akan dibahas dalam laporan, tujuan penulisan laporan, metode pengumpulan data, dan pendekatan yang dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan secara sistematika laporan.

f. Isi laporan dan pembahasan

Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, disusun secara sistemtematis dari bab ke babserta ibahas mendetail. Argumen perlu dikemukakan untuk menunjang pembahasan dalam laporan.

g. Penutup/ kesimpulan

Kesimpuan merupakan catatan dari hasil pembahasan data atau jawaban dari permasalahan yang telah dibahas pada isi laporan.

h. Rekomendasi/saran

Dari kesimpulan yang diberikan, sering diajukan saran atau rekomendasi yang berguna untuk penyempurnaan, peningkatan atau perbaikan atas pelaksaan tugas atau program yang telah dijalankan.

i. Daftar pustaka

Daftar pustaka merupakan sumber data sekunder khususnya dari buku-buku baikyang bersifat teoritis maupun praktis.

j. Lampiran

Bagian lampiran dapat berisi data primer yang diolah, pedoman wawancara, kuisioner, data sekunder, dan dokumen-dokumen atau surat-surat khusus yang mendukung validasi data dan proses penelitian.

(34)

Nama/Kelompok : _______________________

Kelas : _______________________

Lembar Kerja Siswa 4 : Sistematika Penulisan Laporan

Tujuan

1. Dapat memahami dan menyebutkan sistematika penulisan laporan

Alat :

 LCD

 Sistematika Penulisan Laporan

Rumusan Masalah :

Bagaimanakah sistematika penulisan laporan yang baik dan benar?

Langkah Kerja

1. Mengidentifikasi kembali fungsi-fungsi laporan. 2. Mengidentifikasi kembali syarat-syarat laporan. 3. Mengidentifikasi kembali bagian-bagian laporan.

4. Mendiskusikan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar untuk kepentingan dalam organisasi.

5. Mendiskusikan apa dampak apabila organisasi mengabaikan syarat-syarat, bagian-bagian, dan tata cara penyususnan laporan yang baik dan benar dalam menyusun laporan untuk kepentingan organisasi.

(35)

Pengamatan :

Pengamatan difokuskan pada partisipasi siswa dalam mengikuti diskusi kelompok yang meliputi: keaktifan dalam mengemukakan pendapat, partisipasi, kualitas partisipan, kerjasama, dan tanggung jawab tim.

Analisis :

1. Sebutkan beberapa contoh format atau sistematika laporan yang disajikan dalam bentuk naskah!

... ... ...

2. Dengan tetap berpegang pada syarat-syarat laporan, uraikan dan jelaskan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar!

... ... ...

1. Sebutkan beberapa contoh format atau sistematika laporan yang disajikan dalam bentuk naskah!

Jawaban :

Berikut ini merupakan beberapa contoh format atau sistematika laporan apabila disajikan dalam bentuk naskah, yaitu:

1. Laporan Infomatif I. Pengantar II. Isi laporan III. Penutup

2. Laporan Rekomendasi I. Pengantar

(36)

III. Rekomendasi IV. Penutup

3. Laporan Pertanggungjawaban I. Pengantar

II. Isi laporan III. Evaluasi IV. Kesimpulan 4. Laporan Kelayakan

I. Pengantar

II. Rumusan Masalah

III. Alternatif pemecahan masalah dan analisis masing-masing alternatif IV. Evaluasi

V. Rekomendasi

2. Dengan tetap berpegang pada syarat-syarat laporan, uraikan dan jelaskan tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar!

Jawaban :

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan selain harus memperhatikan prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup menentukan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan diakhiri dengan tahap penulisan itu sendiri.

1) Tahap Persiapan

Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti : - Hal apa yang akan dilaporkan?

- Mengapa hal itu dilaporkan? - Kapan laporan akan disampaikan?

- Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung?

(37)

Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan secara jelas mengenai :

- latar belakang dan masalah laporan, - tujuan laporan,

- target waktu laporan,

- data yang relevan untuk disajikan, dan - sumber-sumbernya.

2) Pengumpulan dan Penyajian Data

Merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan data harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder.

Sumber-sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar pertanyaan, dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber-sumber sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas pemimpin dan akomodasi dari hotel, tempat pertemuan, acara, dan transportasi, data yang ada dalam orgaisasi tergantung dari materi yang akan dibahas, misalnya data penting kepegawaian, data keuangan, atau perlengkapan kantor, grafik atau data statistik, program kerja.

Setelah dikumpulkan, kemudian data dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan pendukung atau penunjang.

3) Sistematika Laporan

Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

4) Penulisan Laporan

Pada tahap penulisan laporan, harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

(38)

Nama/ NIS : _______________________ Kelas : _______________________ Hari/Tanggal : _______________________

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 : PRODUK

 Analisis Produk 1a :

1. Deskripsikanlah definisi dokumen sesuai dengan bahasa Anda sendiri?

2. Jelaskanlah perbedaan dokumen dinamis dengan dokumen statis jika dokumen dilihat dari segi fungsinya! Sebutkan pula masing-masing contohnya!

3. Korelasikanlah fungsi dokumen ”memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya” dalam kehidupan sehari-hari. (Deskripsikanlah jawaban saudara secara singkat, padat, dan jelas)!

 Analisis Produk 1b :

 Analisis Produk 1c :

1. Sebut dan jelaskan syarat-syarat dan bagian-bagian laporan!

 Analisis Produk 1d :

1. Deskripsikanlah tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar!

 Kunci Lembar Penilaian Produk 1a

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan dokumen? Jawaban :

(39)

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

2. Jelaskanlah perbedaan dokumen dinamis dengan dokumen statis jika dokumen dilihat dari segi fungsinya! Sebutkan pula masing-masing contohnya!

Jawaban :

Dari Segi Fungsi

Dari segi fungsi, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai berikut. a. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara

langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis yaitu :

 Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.  Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya

sudah menurun.

 Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

b. Dokumen Statis adalah dokumen yang secara tidak langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

3. Deskripsikanlah fungsi dokumen ”memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya” dalam kehidupan sehari-hari. (Deskripsikanlah jawaban saudara secara singkat, padat, dan jelas)!

Jawaban :

Fungsi dokumen ”memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya” dalam kehidupan sehari-hari, aplikasinya yakni:

Dalam fungsi ini pembuatan dokumen ditujukan agar isi dokumen dapat bermanfaat bagi pihak yang memerlukannya. Misalnya saja laporan keuangan, laporan ini dibuat agar pihak-pihak terkait dengan bidang ini dapat

(40)

mengetahui keadaan keuangan selama satu periode tertentu dan agar laporan keuangan ini dapat menjadi pendukung pembuatan keputusan mengenai keuangan perusahaan untuk periode berikutnya.

 Kunci Lembar Penilaian Produk 1b

Jawaban :

Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari bawahan kepada atasa atau sebaliknya.

Komunikasi intern organisasi, baik lisan maupun tertulis dapat dilakukan secara:

 Komunikasi vertikal ialah penyampaian warta dari pihak atasan kepada bawahan atau sebaliknya; dan

 Komunikasi horizontal merupakan hubungan penyampaian warta dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain dalam jenjang yang sama. Hubungan antara laporan dengan komunikasi yakni komunikasi merupakan bagian dari laporan. Karena tanpa adanya komunikasi yang baik antara komunikator dengan komunikan, sebuah pesan/ informasi penting tidak akan menjadi sebuah laporan yang informatif.

Untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan keterampilan, tetapi juga dibutuhkan kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dalam bentuk tertentu tidak hanya berisi hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga menentukan gagasan atau pemikiran penyusun laporan.

 Kunci Lembar Penilaian Produk 1c

1. Sebut dan jelaskan syarat-syarat dan bagian-bagian laporan! Jawaban :

(41)

a. Objektif

Laporan haruslah objektif. Laporan tidak boleh mengandung pendapat-pendapat pribadi dan tidak dipengaruhi oleh pemikiran penulis. Laporan semata-mata hanya merupakan deskripsi dari kenyataan dan disusun berdasarkan fakta yang spesifik. Penulis hanya sebagai media penyampaian fakta. Apabila tidak objektif, maka laporan akan menjadi sesuatu yang meragukan.

b. Menarik

Laporan harus menarik, baik dari segi topik maupun tampilan. Laporan yang menarik topiknya ditandai dengan pengangkatan topik yang aktual, belum pernah dilakukan, dan dapat bermanfaat untuk masyarakat. Dari segi tampilan, menarik berarti disajikan dengan baik sehingga mempermudah pembaca memahami isi dari laporan.

c. Lengkap

Laporan harus lengkap isinya. Laporan dikatakan lengkap isinya apabila semua bagian-bagian penting dalam laporan ada dan dijelaskan secara gamblang. Sehingga pembaca akan mengetahui detil dari apa yang dilaporkan.

d. Komunikatif

Laporan harus menggunakan bahasa yang komunikatif sehingga bisa mengomunikasikan permasalahan dengan baik. Bahasa yang komunikatif adalah bahasa yang baik, benar, serta mudah dimengerti. Dengan bahasa yang komunikatif, pembaca tidak akan dibingungkan dengan laporan yang sedang dibacanya sehingga tujuan dari penulisan laporan tercapai.

 Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu : a. Pendahuluan

Pendahuluan memuat latar belakang dan rumusan masalahnya, tujuan penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup, dan sistematika laporan.

(42)

b. Isi laporan dan Pembahasan

Isi laporan sering pula disebut laporan, yaitu bagian yang memuat isi utama, sisi laporan ini akan ditentukan oleh maksud dan tujuan laporan isi laporan informatif akan berbeda sekali apabila dibandingkan dengan laporan rekomendasi, laporan analitis, laporan pertanggung jawaban atau pun laporan studi kelayakan. Apabila pada laporan informatif, isi laporan berupa informasi tertentu yang mengacu pada permasalahan, sedangkan laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan tertentu selain berisi informasi, juga harus didukung data yang valid dan terpercaya guna mendukung rekomendasi yang diberikan.

Suatu laporan bisa mengandung analisis atau tidak. Pada laporan informatif tidak perlu dilakukan analisis. Apabila dalam laporan terdapat bagian analisis, maka ada bagian dan tahapan pemaknaan terhadap informasi suatu data yang didiskripsikan. Dalam memberi penilaian harus didasarkan dan didukung data yang akuratdan argumen yang kuat sehingga rekomendasi yang diberikannya pun dapat dipercaya. Muara dari proses analisis adalah kesimpulan.

c. Penutup/ kesimpulan

Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis. Tetapi jika sutu laporan mengandung analisis, pada bagian akhir suatu laporan akan dibuat kesimpulan. Kesipulan ini berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi atau pun gabungan dari kesemuanya itu. Pelapor dapat menarik suat kesimpulan jika mereka melakukan analasis atau sebaliknya tanpa analisis, pelapor tidak dapat merumuskan kesimpulan, apabila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan, pelapor harus memberi solusi pemecahan dan yang akan diberikan harus jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan beberapa konsekuensinya.

 Secara lebih terperinci dalam laporan informal, seperti laporan hasil penelitian atau studi kelayakan. Bagian-bagian laporan antara lain terdiri dari:

(43)

Halaman ini merupakan bagian dari suatu laporan yang memuat judul laporan, nama pembuat pribadi/kelompok, nama organisasi, dan tahun pembuatan laporan. Judul laporan hendaknya dibuat menarik agar pembaaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan tersebut.

b. Daftar isi

Daftar isi merupakan daftar perincian laporan yang terrdiri dari perincian bab-bab dan sub bab yang ada. Fungsi daftar isiadaah untuk memudahkan pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca langsung dengan melihat pada halaman yang ditulis di daftar isi. Hal ini juga memudahkan bagi pimpinan yang mmpunyai sedikit waktu luana untuk mecari bagian mana yang langsung dikehendaki untuk dibaca. c. Pengantar

Pengantar ditulis untuk menntun dan mengantarkan pembaca untuk memahami isi laporan. Pengantar bisa berisi ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam pembuat laporan. d. Abstraks

Abstraks merupakan ringkasan laporan secara keseluruhan dari informasi, data atau fakta dibahas sampai pada suatu kesimpulan dan rekomendasi. Fungi abstraks adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui intisari laporan.

e. Pendahuluan

Pendahuluan merupakan bab darisuatu laporan yang memuat latar belakang masalah, kemudian diformulasikan permaslahannya agar menjadi jelas apa yag sebenarnya akan dibahas dalam laporan, tujuan penulisan laporan, metode pengumpulan data, dan pendekatan yang dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan secara sistematika laporan.

f. Isi laporan dan pembahasan

Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, disusun secara sistemtematis dari bab ke babserta ibahas mendetail. Argumen perlu dikemukakan untuk menunjang pembahasan dalam laporan.

(44)

g. Penutup/ kesimpulan

Kesimpuan merupakan catatan dari hasil pembahasan data atau jawaban dari permasalahan yang telah dibahas pada isi laporan.

h. Rekomendasi/saran

Dari kesimpulan yang diberikan, sering diajukan saran atau rekomendasi yang berguna untuk penyempurnaan, peningkatan atau perbaikan atas pelaksaan tugas atau program yang telah dijalankan.

i. Daftar pustaka

Daftar pustaka merupakan sumber data sekunder khususnya dari buku-buku baikyang bersifat teoritis maupun praktis.

j. Lampiran

Bagian lampiran dapat berisi data primer yang diolah, pedoman wawancara, kuisioner, data sekunder, dan dokumen-dokumen atau surat-surat khusus yang mendukung validasi data dan proses penelitian.

 Kunci Lembar Penilaian Produk 1d

1. Deskripsikanlah tata cara penyusunan laporan yang baik dan benar! Jawaban :

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan selain harus memperhatikan prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup menentukan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan diakhiri dengan tahap penulisan itu sendiri.

1) Tahap Persiapan

Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti : - Hal apa yang akan dilaporkan?

- Mengapa hal itu dilaporkan? - Kapan laporan akan disampaikan?

- Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung?

(45)

Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan secara jelas mengenai :

- latar belakang dan masalah laporan, - tujuan laporan,

- target waktu laporan,

- data yang relevan untuk disajikan, dan - sumber-sumbernya.

2) Pengumpulan dan Penyajian Data

Merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan data harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder.

Sumber-sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar pertanyaan, dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber-sumber sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas pemimpin dan akomodasi dari hotel, tempat pertemuan, acara, dan transportasi, data yang ada dalam orgaisasi tergantung dari materi yang akan dibahas, misalnya data penting kepegawaian, data keuangan, atau perlengkapan kantor, grafik atau data statistik, program kerja.

Setelah dikumpulkan, kemudian data dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan pendukung atau penunjang.

3) Sistematika Laporan

Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

4) Penulisan Laporan

Pada tahap penulisan laporan, harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

(46)

Format Lembar Penilaian Produk

No. Analisi Produk Skor Maksimum Skor Asesmen 1. Analisi Produk 1a : - No. 1 - No. 2 - No. 3 5 10 15 2. Analisi Produk 1a : - No. 1 15 3. Analisi Produk 1a : - No. 1 30 4. Analisi Produk 1a : - No. 1 25 Jumlah 100 Malang, 15April 2014

Siswa, Guru Pengajar,

(...) (SITI JUNAIDA) NIM 120412402990

Dosen Pembimbing,

(47)

LEMBAR PENILAIAN 2 : KINERJA PROSES

Proses :

Melaksanakan praktek penyusunan laporan sesuai dengan syarat-syarat dan tata cara penyusunan yang baik dan benar yang meliputi tahap-tahap berikut:

a. Tahap Persiapan

b. Pengumpulan dan Penyajian Data c. Sistematika Laporan

d. Penulisan Laporan

Prosedur :

1. Siapkan data-data perjalanan dinas yang telah anda temukan baik dari modul maupun yang telah didownload dari internet serta didukung alat tulis kantor anda.

2. Siswa melakukan penyusunan laporan perjalanan dinas berdasarkan tata cara penyusnan laporan secara baik dan benar sesuai dengan yang telah dipelajari di awal penjelasan teori hingga menjadi laporan perjalanan dinas yang informatif.

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

(48)

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum

Skor Asesmen Oleh siswa

sendiri Oleh guru

1. Tahap Persiapan : - Kemampuan mengurutkan proses - Kemampuan mengidentifikasi latar belakang pembuatan laporan 5 10

2 Tahap Pengumpulan dan Penyajian Data : - Ketelitian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan 5 5 5 5 3. Sistematika Laporan - Ketelitian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan 5 5 5 5 4 Tahap Penulisan Laporan

- Ketelitian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan 5 5 5 5 5. Penyelesaian dan hasil

- Ketelitian - Kerapian - Kecermatan - Kebenaran - Kecepatan 5 5 5 5 5 Jumlah 100

(49)

Malang, 15April 2014

(...) (SITI JUNAIDA) NIM 120412402990

Dosen Pembimbing,

(50)

LEMBAR PENILAIAN 3 : KINERJA PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan data-data perjalanan dinas yang masih belum diurutkan berdasarkan waktu dan tempatnya sebanyak 5 data berbeda untuk lima kelompok.

2. Tugasi siswa untuk menyusun laporan dinas secara baik dan benar serta informatif.

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum

Skor Asesmen Oleh siswa

sendiri Oleh guru

1 Menyiapkan peralatan yang akan digunakan dalam penyusunan laporan dinas

20 2. Mengidentifikasikan

kemampuan kerjasama dalam kelompok

20 3 Mengidentifikasi hal-hal yang

penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur penyusunan laporan dinas

20

(51)

ketrampilan yang ada dalam penyusunan laporan dinas 5 Mengindentifikasikan kerapian

mulai dari tahap persiapan hingga data-data acak tersebut menjadi satu laporan dinas yang baik, benar, dan informatif

20

J u m l a h 100

Malang, 15April 2014

(...) (SITI JUNAIDA) NIM 120412402990

Dosen Pembimbing,

(52)

LEMBAR PENILAIAN 4 :

FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan perbaikan

C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan

A = Sangat baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No. Rincian Tugas Kinerja (RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 1 Teliti, tekun, cekatan 2 Jujur 3 Loyal 4 Disiplin 5 Dapat dipercaya 6 Dapat menyimpanan rahasia 7 Kreatif-inovatif Malang, 15 April 2014 Pengamat (SITI JUNAIDA) NIM 120412402990

(53)

LEMBAR PENILAIAN 5 :

FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa tersebut menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan perbaikan

C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan

A = Sangat baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No. Rincian Tugas Kinerja (RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 1 Berkomunikasi 2 Bekerjasama 3 Melayani Malang, 15 April 2014 Pengamat (SITI JUNAIDA) NIM 120412402990