Analisis Optimasi Waktu Proyek Menggunakan
Program Evaluation and Review Technique
Imam Safi’i (1), Heribertus Budi Santoso (2)
(1), (2)
Universitas Kediri Jl. Selomangleng No 1 Kota Kediri
(1)
ABSTRAK
Sebuah proyek yang mempunyai perencanaan tidak baik diperkirakan akan muncul banyak resiko dan kesulitan yang dapat menyebabkan kegagalan proyek. 50-80% proyek gagal karena kurangnya penggunaan prinsip teknik pada tahap perancangan. Proyek Injanik adalah proyek yang bergerak pada bidang pengembangan sistem informasi, menyadari bahwa saat pelaksanaan proyek dilakukan secara serampangan, faktor waktu tunda tidak diperhitungkan dengan matang dan perencanaan dilakukan tetapi banyak tidak mengikuti berakibat waktu penyelesaian tidak efisien. Dengan pendekatan metode PERT bertujuan untuk menganalisis teknik penjadwalan proyek sehingga diharapkan mampu memberikan waktu yang optimal penyelesaian proyek.
Pekerjaan dalam proyek dikembangkan menggunakan gantt chart untuk menunjukkan penjadwalan aktivitas dan kerangka waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian setiap kegiatan. Data yang dikumpulkan meliputi waktu optimis, realistis dan pesimistis saat menyelesaikan kegiatan kritis yang membentuk proyek. Data ini dianalisis dengan menggunakan Evaluasi Program dan Teknik Peninjauan (PERT). Diketahui bahwa nilai waktu yang diharapkan (expected time) te pada jalur kritis adalah 142,333 hari dengan nilai varian sebesar 23,44, jadi probabilitas proyek dapat diselesaikan tepat dalam waktu 147 hari adalah 0,8315 atau 83%. Waktu optimal penyelesaian proyek dicari dengan melihat tingkat probabilitas keberhasilan proyek yang maksimal dan tingkat probabilitas kegagalan proyek yang minimal yaitu pada T(d) = 156 hari dengan probabilitas keberhasilan proyek mencapai 99%.
Kata kunci— Manajemen proyek, PERT, waktu proyek
I. PENDAHULUAN
Salah satu pekerjaan paling menantang seoarang manajer dimanapun adalah pada pengelolaannya. Sebuah proyek berskala besar membutuhkan koordinasi berbagai aktivitas di seluruh wilayah organisasi. Yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan adalah bagaimana mengkoordinasikan semua kegiatan proyek, dalam mengembangkan jadwal yang realistis untuk memantau kemajuan proyek (Hillier, et al., 2016). Critical Path Method (CPM) diperkenalkan pada industri konstruksi sekitar tahun 1960 (Chris, 2009). Saat itu teknik yang digunakan masih sangat baru, dan sebagian besar perusahaan konstruksi belum banyak yang menggunakan, terutama organisasi berukuran kecil dan menengah. Organisasi-organisasi ini masih mengandalkan grafik batang dan grafik kemajuan konvensional untuk membentuk dasar perencanaan dan pengendalian konstruksi. Selanjutnya penambahan metode jalur kritis akan menguraikan urutan kegiatan operasi yang diharapkan mengikuti perencanaan manajer proyek (Aribisala, et.al. 2017).
Penerapan Program Evaluation and Review Technique (PERT) dimulai pada tahun 1957 pada proyek Khusus Angkatan Laut yang bekerjasaman dengan perusahan konsultan Booz, Allen dan Hamilton (Rafael Andrew dan Albert Corominas, 1989). Proyek ini merupakan program pengembangan rudal polaris yang memiliki 250 kontraktor utama dan lebih dari 9.000 subkontraktor (Lockyer & James, 2005). Sejak saat itu penggunaan PERT telah banyak digunakan pada industri manufatur, pemerintah, pekerjaan kontruksi, manajemen penelitian, pengembangan produk dan teknologi informasi. Saat ini banyak perusahaan atau instansi pemerintah yang mewajibkan semua insinyur terampil dalam menggunakan PERT untuk menganalisis waktu penyelesaian proyek (Lockyer & James, 2005).
Proyek pengembangan sistem informasi di Universitas Kadiri Kediri dengan sebutan nama proyek Injanik menyadari bahwa saat pelaksanaan proyek dilakukan secara serampangan, faktor waktu tunda tidak diperhitungkan dengan matang. Perencanaan dilakukan tetapi banyak tidak mengikuti berakibat waktu penyelesaian tidak efisien. Menurut Cynthia (2000) dalam artikel yang ditulis oleh Aribisala, et.al. (2017) mengatakan bahwa sebagian besar organisasi yang melakukan pengerjaa proyek tidak selesai tepat waktu dikarenakan pihak eksekutif tidak memiliki akses terhadap rencana dan jadwal proyek secara realtime. Sebuah proyek yang mempunyai perencanaan tidak baik diperkirakan akan muncul banyak resiko dan kesulitan yang dapat menyebabkan kegagalan proyek. 50-80% proyek gagal karena kurangnya penggunaan prinsip teknik pada tahap perancangan (Paul, 2000). Sebuah studi kasus pada proyek Injanik ini menggunakan pendekatan metode PERT untuk mengetahui teknik penjadwalan proyek sehingga diharapkan mampu memberikan total waktu yang optimal penyelesaian proyek.
II. METODOLOGI
Uraian pekerjaan dalam proyek Injanik dikembangkan menggunakan gantt chart untuk menunjukkan penjadwalan aktivitas dan kerangka waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian setiap kegiatan. Asumsi yang dibuat dalam penjadwalan gantt chart adalah ada beberapa kegiatan yang bergantung pada aktivitas lainnya, kegiatan pendahulu harus diselesaikan terlebih dahulu secara berurutan dengan perkiraan waktu kegiatan telah dibuat (Aribisala, et.al. 2017). Tabel 1 adalah daftar dari tahapan dalam kegiatan proyek serta kegiatan pendahulu yang didapat dari hasil
gantt chart.
Tabel 1 Daftar Kegiatan, Kegiatan Pendahulu, Waktu Realistis, Optimistis, dan Pesimistis
Kegiatan Kod e Pendahul u Waktu Realistis (hari) Waktu Optimistis (hari) Waktu Pesimistis (hari) Survei Lokasi A - 5 4 7
Identifikasi Kebutuhan Hardware B A 7 5 8
Perencanaan Anggaran Kebutuhan C B 7 4 10
Pengembangan Proposal Proyek D C 25 14 30
Pemindahan Ruang Server E D 4 2 7
Pembelian Perangkat F D 6 5 8
Migrasi Server Hosting Website G D 10 7 15
Penerapan Instalasi Jaringan H E, F 16 10 20
Konfigurasi HUB, APN & Swicth I H 3 2 6
Migrasi Data J I 30 30 31
Pembuatan SIAKAD K H 40 15 41
Pembuatan Aplikasi Pendukung L K 17 15 20
Pemasangan Provider Internet M G, H 7 4 9
Penerapan Instalasi OS pada server N K, M 4 3 5
Penerapan Instalasi OS pada PC O J, N 3 2 4
Penerapan Hak Akses P O 16 13 19
Penerapan Koreksi Akhir Q P 2 1 5
Persetujuan Koreksi Akhir R Q 4 2 6
Testing Sistem dan Jaringan S R 12 10 15
Setelah mengetahui penjadwalan pada setiap aktivitas kegiatan pada gantt chart dilakukan identifikasi diagram jaringan PERT, setiap kegiatan aktivitas diwakili dengan sebuah node dan ketergantungan digambarkan dengan anak panah diantara node pada jaringan AON (Clifford F.Gray dan Erik W. Larson, 2007). Diagram jaringan proyek seperti yang terlihat pada gambar 1.
Gambar 1 Diagram Jaringan Proyek
Memasukkan waktu optimistis, waktu paling mungkin, dan waktu pesimistis pada tabel yang
diperoleh dari data yang tersedia dilapangan serta pengalaman melakukan kegiatan proyek tersebut sehingga didapatkan waktu penyelesaian yang diharapkan serta nilai variannya dengan model analisis PERT (Cage & Ronald, 2002).
te =
(1)
dimana te adalah waktu penyelesaian untuk setiap aktivitas, (a) waktu optimis, (m) waktu
realistis dan (b) waktu pesimistis. te atau taksiran waktu penyelesaian kegiatan mewakili
persentil ke-50; oleh karena itu kemungkinan bahwa taksiran itu benar adalah 50%, sedangkan varian sebuah kegiatan adalah akar rata-rata penyimpangan atau deviasi pengukuran terhadap mean atau rata-ratanya (Siswanto, 2007). Nilai variasi kegiatan (v) dengan rumus sebagai berikut :
v = ( ) (2)
Selanjutnya mencari jalur kritis (Critical Path) dengan mengidentfikasi waktu mulai dan waktu selesai untuk setiap aktivitas kegiatan dengan menggunakan proses two-pass sehingga didapatkan nilai slack. proses two-pass terdiri atas forward pass dan backward pass untuk menentukan jadwal waktu untuk tiap kegiatan. ES (earlist start) dan EF (earlist finish) selama forward pass. LS (latest start) dan LF (latest finish) ditentukan selama backward pass. Kegiatan pada slack = 0 disebut sebagai kegiatan kritis dan berada pada jalur kritis. Jalur kritis adalah jalur yang tidak terputus melalui jaringan proyek (Jay Heizer & Barry render, 2006). Nilai Slack didapat dengan rumus matematis sebagai berikut :
Slack = LS – ES atau Slack = LF – EF (3) Tahap terakhir adalah menganalisis probabilitas waktu penyelesaian proyek (Z) dengan menggunakan rumus sebagai berikut:
Z = (4)
dimana T(d) adalah waktu target proyek dan (te) adalah waktu yang diharapkan (expected time)
pada jalur kritis, sedangkan (S) adalah standar deviasi. PERT menggunakan varians kegiatan jalur kritis untuk membantu menentukan varians proyek keseluruhan dengan menjumlahkan varians kegiatan kritis ∑(v). Standar deviasi proyek (S) dihitung dengan rumus :
S = √ (5)
nilai (Z) selanjutnya akan dicari dari nilai Ztabel pada tabel distibusi normal untuk mencari besaran
persentase peluang keberhasilan proyek selesai pada waktu target T(d) dengan asumsi :
Jika T(d) ≥ te = Ztabel + 0,500 Jika T(d) ≤ te = 0,500 - Ztabel
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil tabulasi analisis didapatkan nilai waktu yang diharapkan, variasi setiap kegiatan, nilai ES (earlist start) EF (earlist finish), LS (latest start) LF (latest finish), nilai Slack seperti terlihat pada tabel 2.
Tabel 2 Hasil Tabulasi Analisis Jalur Kritis Kode Kode pendahulu Waku yang diharapka n (hari) Variasi kegiatan ES EF LS LF Slack Jalur kritis A 5,167 0,25 0 5,167 0 5,167 0 Ya B A 6,833 0,25 5,167 12 5,167 12 0 Ya C B 7 1,00 12 19 12 19 0 Ya D C 24 7,11 19 43 19 43 0 Ya E D 4,167 0,25 43 47,167 45 49,167 2 Tidak F D 6,167 2,78 43 49,167 43 49,167 0 Ya G D 10,333 9,00 43 53,333 83,667 94 40,66 Tidak H E, F 15,667 0,11 49,167 64,833 49,167 64,833 0 Ya I H 3,333 0,11 64,833 68,167 72,333 75,667 7,5 Tidak J I 29,167 1,00 68,167 97,333 75,667 104,83 7,5 Tidak K H 36 0,44 64,833 100,83 64,833 100,83 0 Ya L K 18,833 0,44 100,83 119,66 123,5 142,33 22,66 Tidak M G, H 6,833 0,69 64,833 71,667 94 100,83 29,16 Tidak N K, M 4 0,25 100,83 104,83 100,83 104,83 0 Ya O J, N 3 0,25 104,83 107,83 104,83 107,83 0 Ya P O 16 1,00 107,83 123,83 107,83 123,83 0 Ya Q P 2,333 7,11 123,83 126,16 123,83 126,16 0 Ya R Q 4 0,25 126,16 130,16 126,16 130,16 0 Ya S R 12,167 2,78 130,16 142,33 130,16 142,33 0 Ya
Dari tabulasi tabel 2 bisa diketahui jalur kritis pada proyek tersebut yaitu kegiatan A-B-C-D-F-H-K-N-O-P-Q-R-S, dengan waktu yang diharapkan (expected time) te pada jalur kritis adalah 142,333 hari dengan jumlah varian pada jalur kritis adalah sebesar 23,44. Sedangkan T(d) atau waktu target proyek yang diinginkan adalah 147 hari, maka probabilitas penyelesaian proyek dapat dihitung sebagai berikut:
Z =
=
= 0,9638 Dengan: S = √ = 4,842dengan nilai Z sebesar 0,9638; maka Ztabel dapat ditentukan dengan menggunakan tabel distribusi normal adalah sebesar 0,3315. Selanjutnya menentukan probabilitas (%) proyek selesai pada waktu target T(d) dapat dihitung:
T(d) ≥ te = Ztabel + 0,500 = 0,3315 + 0,500 = 0,8315 atau 83%
Jadi probabilitas proyek dapat diselesaikan tepat dalam waktu 147 hari adalah 0,8315 atau 83%, dan probabilitas kegagalan proyek sebesar 17%. Dalam mencari waktu optimal penyelesaian proyek dengan asumsi mendapatkan tingkat probabilitas keberhasilan proyek yang maksimal agar tingkat probabilitas kegagalan semakin minimal, maka diperlukan simulasi seperti pada tabel 3.
Tabel 3 Probabilitas Waktu Penyelesaian Proyek No T(d) Nilai Z Probabilitas Keberhasilan Probabilitas Kegagalan 1 147 0,3315 83% 17% 2 149 0,4147 91% 9% 3 151 0,4633 96% 4% 4 153 0,4868 98% 2% 5 156 0,4920 99% 1% IV. PENUTUP
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan diketahui bahwa nilai waktu yang diharapkan (expected time) te pada jalur kritis adalah 142,333 hari dengan nilai varian sebesar 23,44, jadi probabilitas proyek dapat diselesaikan tepat dalam waktu 147 hari adalah 0,8315 atau 83%. Waktu optimal penyelesaian proyek dicari dengan tujuan melihat tingkat probabilitas keberhasilan proyek yang maksimal dan tingkat probabilitas kegagalan proyek yang minimal yaitu pada T(d) = 156 hari dengan probabilitas keberhasilan proyek mencapai 99%.
Dsini ditegaskan probabilitas keberhasilan proyek akan menjadi semakin tinggi jika waktu penyelesaian proyek ditetapkan lebih lama dari te dan probabilitas kegagalan proyek akan menjadi semakin tinggi jika waktu penyelesaian proyek ditetapkan lebih cepat dari te.
DAFTAR PUSTAKA
Aribisala A, et al., 2017 ―Analysis of an Engineering Project Using Program Evaluation and Review Technique‖, FUOYE Journal of Engineering and Technology, Volume 2. Department of Mechatronics Engineering, Federal University Oye-Ekiti, Ekiti State, Nigeria
Cage, T and Ronald, B (2002). Blueprint for project recovery: A project management guide for complete
process for getting derailed projects back on track, New York, AMACOM
Chris, March (2009). Operations management for construction, Oxon, New York, Spon press Clifford F. Gray dan Erik W. Larson., 2007, Manajemen Proyek, Yogyakarta.
Heizer, Jay dan Barry Rander. 2006. Operations Management Buku 2 edisi ke tujuh. Penerbit Salemba Empat
Cynthia, W.K, 2000, Project insight, four common reasons why projects fail,
http://www.projectinsight.net/white-papers/four-common (Diakses 4 juli 2017).
Hillier Lieberman, 2016, Project management with PERT/CPM. https: //www.coursehero.com/file /11252233/Hillier Lieberman (diakses 4 Juli 2017)
Lockyer, K.G and James, G., 2005, Project Management and Project Network Techniques, New Jersey, Prentice Hall
Paul, Dorsey, 2005, Top ten reasons why system projects fail. https://www.hks.harvard.edu/m-rcbg/ethiopia/Publications/Top10ReasonsWhySystemsProjectsFail (diakses 2 april 2017)
Rafael, A. and Albert C., 1989) ―Success 92: A DSS for scheduling the Olympic games‖, Journal of
Interfaces, Vol 4, No 8, pp 1-12.
