Pada bab ini akan dibahas mengenai Analisis Sistem Perusahaan, Analisis Permasalahan, Analisis Kebutuhan, Desain Sistem, Desain Tabel Database, Diagram Desain Menu, Desain Interface. Masing – masing akan dijelaskan seperti dibawah ini
3.1. Analisis Sistem Perusahaan
Setelah melakukan serangkaian survei dan wawancara dengan PT Kompas Agung, maka dapat disimpulkan secara garis besar proses bisnis PT Kompas Agung saat ini adalah sebagai berikut :
● Proses produksi
Bagian produksi memiliki resep yang tetap untuk setiap barang produksi.
Setiap resep diperhitungkan untuk 1 ball barang produksi. Proses produksi dilakukan setelah menerima permintaan produksi dari bagian penjualan. Dari permintaan produksi tersebut, bagian produksi membuat daftar kebutuhan bahan baku sesuai dengan resep yang ada.
● Proses pembelian
Untuk melakukan proses pembelian, masing – masing departemen mengajukan form permintaan pembelian. Setelah itu bagian pembelian akan mengajukan form Purchase Order berdasarkan form permintaan pembelian yang ada untuk dipesan ke supplier.
● Proses retur pembelian
Retur pembelian terjadi jika bahan baku yang diterima dari supplier sudah dalam keadaan rusak. Jika terjadi retur pembelian, maka PT Kompas Agung akan menghubungi supplier yang bersangkutan via telepon atau via fax.
Setelah itu bahan baku pengganti akan dikirim ketika supplier mengirim bahan baku pesanan PT Kompas Agung yang berikutnya.
● Proses penjualan
Dalam proses penjualan, customer memesan barang via telepon atau via fax, kemudian PT Kompas Agung akan memberitahukan tanggal pengiriman
barang kepada customer. Jika customer setuju dengan tanggal pengiriman barang yang diajukan PT Kompas Agung, maka bagian produksi akan membuat daftar kebutuhan bahan baku. Bagian pembelian PT Kompas Agung akan melakukan pembelian bahan baku sesuai daftar kebutuhan bahan baku.
Setelah bahan baku tersedia, bagian produksi akan memproduksi barang sesuai dengan pesanan customer, kemudian barang akan dikirimkan kepada customer.
● Proses retur penjualan
Retur penjualan terjadi jika barang yang diterima customer sudah dalam keadaan rusak. Jika terjadi retur penjualan, maka customer akan menghubungi PT Kompas Agung via telepon atau via fax, kemudian PT Kompas Agung akan mengganti barang yang baik ke customer. Barang pengganti akan dikirimkan ke customer sewaktu PT Kompas Agung mengirim barang pesanan pembelian customer yang berikutnya.
3.2. Analisis Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi oleh PT Kompas Agung saat ini banyak disebabkan oleh proses-proses yang saat ini masih dikerjakan secara manual.
Berikut ini adalah permasalahan yang sering dihadapi PT Kompas Agung :
● Dalam proses pembelian, bagian pembelian seringkali melakukan kesalahan dalam pembelian bahan baku, sehingga terjadi kelebihan atau kekurangan bahan baku ketika melakukan pembelian ke supplier.
● Dalam proses produksi, bagian produksi juga kesulitan dalam menentukan kebutuhan bahan baku yang diperlukan. Setiap kali ada produksi, bagian produksi selalu menghitung berapa jumlah kebutuhan bahan baku yang diperlukan. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan dalam pemesanan bahan baku, sehingga terjadi kekurangan bahan baku atau kelebihan bahan baku.
● Dalam proses penjualan, PT Kompas Agung seringkali melakukan kesalahan dalam pencatatan jumlah stok barang, sehingga data stok barang seringkali tidak sama dengan jumlah stok barang di gudang.
3.3. Analisis Kebutuhan
Dari permasalahan yang ada, PT Kompas Agung membutuhkan beberapa hal yang dapat menunjang proses produksi, proses pembelian, dan proses penjualan sehingga dapat berjalan lebih efisien, yaitu:
• Komputerisasi untuk proses penjualan dan pembelian, sehingga data dan informasi dari proses tersebut dapat ditampilkan secara cepat dan akurat.
• Komputerisasi untuk proses produksi, sehingga bagian produksi lebih mudah dalam menentukan kebutuhan bahan baku.
• Kebutuhan untuk dapat mengetahui harga pokok penjualan (HPP) suatu barang.
• Kebutuhan untuk dapat mengetahui jumlah stok bahan baku dan stok barang secara akurat, sehingga aliran keluar dan masuk bahan baku dan barang dapat diketahui dengan jelas.
3.4. Desain Sistem
Pada tugas akhir ini akan dibuat sistem untuk mengatasi kebutuhan PT Kompas Agung yang meliputi proses pembelian, penjualan, dan produksi. Pada proses pembelian akan dilakukan pencatatan bahan baku yang dibeli, nama supplier, jumlah bahan yang dibeli. Pada transaksi penjualan akan dilakukan pencatatan data barang yang dijual, data customer. Pada proses produksi akan dilakukan pencatatan detail proses produksi seperti data bahan yang dikeluarkan untuk proses produksi serta data barang yang dihasilkan dari proses produksi.
Langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah perancangan sistem yang bertujuan memberikan gambaran kepada user tentang sistem yang akan dibuat. Perancangan sistem yang baru dimulai dengan perancangan database, yang dimulai dengan pembuatan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram), yang akan dilanjutkan dengan perancangan program aplikasinya.
3.4.1. Desain Data Flow Diagram (DFD)
Sebelum melakukan desain dan proses coding/pemrograman, dalam uraian berikut ini akan digambarkan dan dijelaskan desain sistem yang dirancang
sedemikian rupa sebagai perwujudan sistem yang nantinya akan dimplementasikan pada PT Kompas Agung. Desain sistem produksi yang diwujudkan dalam bentuk DFD (Data Flow Diagram) yang terbagi ke dalam beberapa level. Pembuatan DFD dari sistem akan dimulai dari Context Diagram, yang kemudian akan dilanjutkan dengan pembuatan DFD level 0, 1, 2, dan seterusnya sampai arus data yang hendak digambarkan jelas.
● Context diagram
Laporan Baku Laporan Pembelian Laporan Barang
Laporan Penjualan Laporan Produksi
Data Input Kebutuhan Baku
Data PP
Data Retur Pembelian Data PO
Data Kirim Baku Data Input Retur Penjualan
Data Input Penjualan
Sistem 1
Informasi PT Kompas
Agung
+
Customer
Manajer
Supplier
Departemen
Gambar 3.1. Context diagram sistem produksi, pembelian, dan penjualan
Context Diagram di atas dengan menggambarkan hubungan dari sistem produksi, pembelian dan penjualan yang akan dirancang. External entity yang berhubungan dengan sistem produksi, pembelian, dan penjualan adalah customer, supplier, departemen, serta manajer.
Berdasarkan context diagram diatas, proses pembelian dapat dijelaskan bahwa setiap order ke supplier dilakukan oleh masing – masing departemen.
Dimana untuk melakukan purchase order, masing – masing departemen harus membuat form permintaan pembelian, kemudian bagian pembelian akan melihat masing – masing form permintaan pembelian untuk membuat form purchase order ke supplier. Dengan adanya sistem informasi pembelian ini, memudahkan bagian pembelian dalam membuat form purchase order (sehingga tidak ada form permintaan pembelian yang tertinggal), selain itu juga memudahkan dalam monitoring pemenuhan purchase order, penerimaan bahan baku serta penentuan harga pokok penjualan (HPP).
Pada proses penjualan, PT Kompas Agung akan menerima order dari customer, kemudian PT Kompas Agung akan memberitahu tanggal pemenuhan order dari customer tersebut. Jika customer setuju akan tanggal pemenuhan order, maka selanjutnya akan dikerjakan oleh bagian produksi. Dengan adanya sistem informasi penjualan, maka akan memudahkan bagian penjualan dalam pencatatan stok barang, transaksi penjualan, penentuan harga pokok penjualan (HPP). Selain itu bagian penjualan juga dibantu dengan adanya estimasi forecasting penjualan dengan metode moving average.
Pada proses produksi, akan dibuat daftar kebutuhan bahan baku yang diperlukan, sehingga masing – masing departemen dapat membuat form permintaan pembelian untuk pemenuhan kebutuhan bahan baku masing – masing departemen. Dengan adanya sistem informasi produksi ini, bagian produksi akan sangat terbantu dalam perencanaan kebutuhan bahan baku, sesuai permintaan produksi oleh bagian penjualan, sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dalam penentuan kebutuhan bahan baku.
● DFD level 0
Data Order Produksi Barang
Laporan Pemenuhan PO Laporan Baku Laporan Pembelian
Laporan Barang Laporan Penjualan
Laporan Produksi
Data Input Jumlah Barang Yang DiRetur Penjualan Data Input Jumlah Barang Yang Dijual Data Jumlah Barang Yang Ada
Data Input Jumlah Barang Setelah Produksi
Data Input Retur Penjualan Data Input Penjualan
Data Jumlah Baku Save Data Input Kirim Baku
Data Input Kebutuhan Baku
Data Retur Pembelian Data PO
Data Kirim Baku
Data PP
Customer
Supplier
Departemen
Manajer
1
Pembelian
+
2
Produksi
+
T Baku
3
Penjualan
+
T Barang
4
Pembuatan Laporan
Gambar 3.2. DFD level0 sistem produksi, pembelian, dan penjualan
DFD level 0 merupakan hasil decomposition dari context diagram, dimana pada DFD level 0 yang ditunjukkan oleh gambar 3.2, akan ditunjukkan
secara garis besar ada empat proses yang terjadi pada sistem, yaitu proses pembelian, produksi, penjualan, dan pembuatan laporan.
Proses pembelian melibatkan external entity supplier dan departemen.
Pada proses pembelian ini, masing – masing departemen harus membuat form permintaan pembelian terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan bahan baku.
Bagian pembelian akan melihat form permintaan pembelian yang ada, kemudian akan dibuat form purchase order untuk dipesan ke supplier.
Sedangkan proses produksi melibatkan external entity departemen, di mana proses produksi membutuhkan bahan baku sesuai dengan pesanan barang customer. Bagian produksi akan membuat daftar kebutuhan bahan baku untuk dipesan melalui masing – masing departemen, sehingga proses produksi dapat dilakukan.
Dalam proses penjualan, PT Kompas Agung bekerja dengan sistem job order. Jika customer order barang, maka PT Kompas Agung akan menentukan tanggal pemenuhan barang tersebut dapat dipenuhi oleh PT Kompas Agung.
Setelah terjadi kesepakatan, maka bagian penjualan akan menghubungi bagian produksi, untuk melakukan produksi sesuai dengan order yang diterima dari customer.
Pembuatan laporan dilakukan setelah proses-proses di atas terjadi, dengan mengambil data-data dari data store yang ada untuk digunakan dalam pembuatan laporan produksi, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan barang, laporan bahan baku, laporan pemenuhan purchase order. Laporan yang dibuat diberikan kepada manajer untuk keperluan evaluasi.
● DFD level 1 proses pembelian
Update Data Baku
Data Input Keluar Baku Data Baku Produksi
Data Input Kirim Baku
Data Input Retur Pembelian Data Input PO
Data Input PP
Data Retur Pembelian Save Data Input Kirim Baku
Data PO
Data Kirim Baku Data PP yang di PO
Data PP
Supplier Departemen
T Baku
1
Permintaan Pembelian
2
Purchase Order
3
Penerimaan Baku
4
Retur Pembelian
T PP
T PO
T Retur Pembelian T Kirim Baku
5
Pengeluaran Baku
T Keluar Baku
Gambar 3.3. DFD level1 proses pembelian
Pada DFD level ini sebelum transaksi pembelian dilakukan, masing – masing departemen membuat form permintaan pembelian, selanjutnya bagian pembelian akan membuat form purchase order, yang berguna sebagai nota pemesanan kepada supplier yang diinginkan. Pembelian bahan baku akan
dilakukan setelah bagian produksi menginformasikan bahwa ada order dari customer, dengan perincian daftar kebutuhan bahan baku untuk produksi. Selain itu, pembelian bahan baku juga dilakukan jika persediaan bahan baku sudah mencapai titik ROP (Reorder point).
Pengiriman bahan baku oleh supplier akan diterima oleh PT Kompas Agung bagian penerimaan bahan baku, dan mengubah jumlah stok bahan baku, serta meng-input kan data store TkirimBaku, sehingga bagian penerimaan baku mengetahui bahan baku apa saja yang belum dikirim.
Retur pembelian terjadi, bila ada bahan baku yang tidak sengaja rusak dikirim oleh supplier. Jika hal itu terjadi, maka PT Kompas Agung akan membuat form retur pembelian ke supplier kemudian supplier akan mengirimkan bahan baku yang di-retur bersamaan dengan pengiriman bahan baku yang akan datang.
Proses pengeluaran bahan baku berfungsi, jika ada bahan baku yang hendak dikeluarkan karena alasan tertentu (tidak berhubungan dengan produksi).
● DFD level 1 proses produksi
Data Input Produksi
Data Input Jumlah Barang Setelah Produksi Data Jumlah Baku
Data Input Kebutuhan Baku Departemen
T Baku
T Barang 1
Cek Baku Produksi
2
Memproduksi
T Produksi
Gambar 3.4. DFD level 1 proses produksi
Pada DFD level 1 proses produksi ini, berfungsi untuk menentukan pemenuhan kebutuhan bahan baku dan memproduksi barang. Setelah mengetahui
kebutuhan bahan baku, masing – masing departemen akan membuat form permintaan pembelian.
● DFD level 1 proses penjualan
Data Input Jumlah Barang Yang DiRetur Penjualan
Data Input Retur Penjualan Data Input Jumlah Barang Yang Dijual
Data Input Penjualan Data Jumlah Barang Yang Ada
Customer T Barang
1
Penerimaan Penjualan
2
Retur Penjualan
Gambar 3.5. DFD level 1 proses penjualan
Pada level 1 proses penjualan ini, bagian penjualan akan menerima pesanan dari customer, lalu bagian penjualan akan mengecek data jumlah barang yang ada. Setelah itu bagian penjualan akan menentukan tanggal berapa pemenuhan barang dapat dipenuhi. Jika disetujui oleh customer, maka bagian penjualan akan melakukan transaksi penjualan.
Selain itu juga terdapat retur penjualan. Retur penjualan terjadi jika, barang yang dikirim PT Kompas Agung ke customer rusak tanpa sengaja. Apabila hal ini terjadi maka PT Kompas Agung akan mengirimkan kembali barang yang baik ke customer yang melakukan retur penjualan.
3.4.2. Desain Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 3.6. ERD Conceptual Model sistem pembelian, penjualan dan produksi
Gambar 3.7. ERD Physical Data Model sistem pembelian, penjualan dan produksi
3.5. Desain Tabel Database
Desain tabel database dapat dilihat pada ERD Conceptual Data Model yang terdapat pada gambar 3.6. Pada desain tabel database terdapat tabel TTempBaku dan TTempBarang. Tabel TTempBaku digunakan sebagai tabel temporary untuk menyimpan data transaksi pembelian dan produksi, yang berfungsi menghitung harga average bahan baku. Tabel TTempBarang digunakan sebagai tabel temporary untuk menyimpan data transaksi penjualan, produksi, dan retur penjualan, yang berfungsi menghitung harga average barang.
3.6. Diagram Desain Menu
Pada diagram desain menu akan digambarkan menu seperti dibawah ini BakuResep
Customer Supplier Barang Mesin Pegawai Departemen Pembelian Penjualan Retur Pembelian Retur Penjualan Permintaan Penerimaan Baku Keluar Baku Kembalikan Baku Produksi
Forecasting In Transaksi
Permintaan Penerimaan Baku Pengeluaran Baku Produksi
Pembelian Out
Master
In Transaksi
Laporan
Setting Color Manager Change Password Lain-lain
Penjualan Retur Pembelian Retur Penjualan Stok Bahan
Stok Barang Out Transaksi
Menu
Utama Pemenuhan Nota Permin
Total Produksi Nota Pembelian Total Pembelian Pemenuhan Nota Penjualan Total Penjualan Nota Produksi
Gambar 3.8. Gambar Diagram Desain Menu
3.7. Desain Interface
Pembuatan interface dilakukan dengan membuat form – form yang akan digunakan untuk desain dan meletakkan isi program didalamnya. Form utama pada tugas akhir ini mempunyai beberapa menu sesuai fungsi pilihannya. Menu – menu tersebut antara lain : Master, Out Transaksi, In Transaksi, Laporan, Setting.
3.7.1. Desain Interface Master Baku
Gambar 3.9. Form desain Master Baku
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk input, update, dan delete master bahan baku.
b. Sumber data : data bahan baku.
c. Penyimpanan : TBaku.
d. Input dari user: bagian pembelian.
3.7.2. Desain Interface Master Resep
Gambar 3.10. Form desain Master Resep
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk input, update, dan delete master resep.
b. Sumber data : data komposisi resep.
c. Penyimpanan : TdetResepBaku, TdetResepMesin, TResep, TDetResepPegawai.
d. Pengisi : bagian produksi.
Untuk desain interface Master Customer, Supplier, Barang, Mesin, Pegawai, Departemen, Exit memiliki desain form hampir sama dengan desain form Master Baku.
3.7.3. Desain Interface Pembelian
Gambar 3.11. Form desain Transaksi Pembelian
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mencatat data pembelian bahan baku ke supplier.
b. Sumber data : data bahan baku, data supplier , data transaksi pembelian, dan data transaksi permintaan pembelian.
c. Penyimpanan : TPO, TDetPO.
d. Pengisi : bagian pembelian.
3.7.4. Desain Interface Penjualan
Gambar 3.12. Form desain Transaksi Penjualan
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mencatat data penjualan barang ke customer.
b. Sumber data : data barang, data customer, dan data penjualan.
c. Penyimpanan : Tpenj, TDetPenj.
d. Pengisi : bagian penjualan.
3.7.5. Desain Interface Retur Pembelian
Gambar 3.13. Form desain Transaksi Retur Pembelian
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mencatat data retur bahan baku yang rusak ke supplier.
b. Sumber data : data bahan baku, data supplier, data transaksi pembelian, dan data transaksi retur pembelian.
c. Penyimpanan : TRetPemb, TDetRetPemb.
d. Pengisi : bagian pembelian.
3.7.6. Desain Interface Retur Penjualan
Gambar 3.14. Form desain Transaksi Retur Penjualan
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mencatat data retur barang yang rusak ke customer.
b. Sumber data : data customer, data barang, data transaksi penjualan, dan data transaksi retur penjualan.
c. Penyimpanan: TRetPenj, TDetRetPenj.
d. Pengisi : bagian penjualan.
3.7.7. Desain Interface Transaksi Permintaan Pembelian
Gambar 3.15. Form desain Transaksi Retur Pembelian
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mencatat data pemesanan bahan baku oleh masing – masing departemen.
b. Sumber data : data bahan baku, data departemen, dan data transaksi permintaan pembelian.
c. Penyimpanan : TPP, TDetPP.
d. Pengisi : masing – masing departemen yang bersangkutan.
3.7.8. Desain Interface Transaksi Penerimaan Baku
Gambar 3.16. Form desain Transaksi Penerimaan Baku
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mencatat data penerimaan bahan baku yang telah dikirim supplier.
b. Sumber data : data bahan baku, data supplier, data transaksi penerimaan bahan baku, data transaksi permintaan pembelian, dan data transaksi pembelian.
c. Penyimpanan : TTrimaBaku, TDetTrimaBaku.
d. Pengisi : bagian gudang.
3.7.9. Desain Interface Transaksi Keluar Baku Gudang
Gambar 3.17. Form desain Transaksi Keluar Baku Gudang
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mencatat bahan baku yang keluar dari gudang.
b. Sumber data : data bahan baku dan data transaksi keluar baku gudang.
c. Penyimpanan : TKeluarBakuProd, TDetKeluarBakuProd.
d. Pengisi : bagian gudang.
3.7.10. Desain Interface Kembalikan Baku Gudang
Gambar 3.18. Form desain Transaksi Masuk Baku Gudang
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunaan : untuk penyimpanan data, jika ada kesalahan dalam pengiriman bahan baku.
b. Sumber data : data transaksi keluar baku gudang, data bahan baku.
c. Penyimpanan : TDetKeluarBakuProd.
d. Pengisi : bagian gudang.
3.7.11. Desain Interface Produksi
Gambar 3.19. Form desain Produksi
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk input dan update data produksi.
b. Sumber data : data bahan baku, data barang, data resep barang dan data produksi.
c. Penyimpanan : TProduksi, TDetProduksi.
d. Pengisi : bagian produksi.
3.7.12. Desain Interface Forecasting
Gambar 3.20. Form desain Forecasting
Berikut ini adalah keterangan dari gambar :
a. Kegunanan : untuk mengetahui peramalan penjualan yang akan datang.
b. Sumber data : data barang dan data penjualan.
c. Penyimpanan : -
d. Pengisi : bagian penjualan.
