SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMA IBU KARTINI SEMARANG
Putri Vita Wiweko Setyadie (Dosen AMIK JTC Semarang)
Abstrak :
Pembayaran uang iuran perbulan atau SPP mempunyai peran penting dalam aktivitas sekolah. Didalam aktivitas tersebut SMA Ibu Kartini Semarang selama ini masih melakukan sistem secara manual, dimana pencatatan laporan masih menggunakan buku besar.Karena itu perlu adanya peningkatan sistem secara komputerisasi pada pencatatan laporan pembayaran SPP di SMA Ibu Kartini Semarang
Untuk itu penulis mencoba membuat suatu sistem aplikasi pembayaran spp yang bertujuan untuk meningkatkan keakuratan, kecepatan, serta ketepatan dalam pembuatan laporan sehingga mengurangi banyak kesalahan.Pembuatan aplikasi ini berbasiskan bahasa pemprogaman vb 6.0 dengan microsoft access 2007 sebagai databasenya.
Proses pembangunan program pembayaran SPP ini menggunakan model pengembangan waterfall yaitu model pengembangan sistem secara bertahap mulai dari analisa, perancangan awal sampai pada tahap implementasi program dengan metode terstruktur yaitu DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart , dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi, dokumentasi, wawancara.
Kesimpulan yang diperoleh dari program pembayaran SPP ini yaitu dapat melakukan pencatatan data siswa, data bayar per kelas, data transaksi, serta mencetak rekap pembayaran dalam bentuk laporan.
Kata kunci : pembayaran spp, metode waterfall,vb 6.0
A. Pendahuluan
Pada era globalisasi sekarang ini perkembangan teknologi informasi di Indonesia khususnya Kota Semarang telah berkembang dengan begitu pesat. Teknologi informasi yang berkembang sekarang ini membuat kita harus selalu siap dan tanggap mengikuti berbagai perkembangannya. Dampak dari berkembangnya teknologi informasi ini yaitu kehidupan yang semakin maju dan modern yaitu tuntutan bagi setiap orang akan kebutuhan informasi. Oleh sebab itu informasi yang cepat, akurat dan terpercaya menjadi bagian yang paling penting dalam kehidupan manusia sekarang ini.
Begitu pula dalam sebuah organisasi atau perusahaan, salah satu aspek yang terpenting dalam organisasi atau perusahaan adalah pengolahan data, hal ini disebabkan karena penggolahan data diperlukan dalam menentukan berbagai kegiatan suatu organisasi atau perusahaan. Akan menjadi hal yang kurang efektif dan efisien bila pengolahan data masih dilakukan dengan cara manual pada sebuah organisasi atau perusahaan.
Terbatasnya kemampuan manusia dalam pengolahan data pada sebuah organisasi atau perusahaan yang semakin komplek adalah kurangnya daya mengingat, kecepatan, ketepatan dan daya menghitung. Hal tersebut menyebabkan semakin banyaknya kertas- kertas kerja yang menumpuk dan pelayanan yang kurang memuaskan menjadi masalah dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Untuk itulah diperlukan suatu alat yang mempunyai kemampuan melakukan kegiatan rutin, memberikan informasi dalam jumlah besar dalam waktu yang cepat serta mengefisiensikan penggunaan bahan seperti kertas.
Dalam hal ini komputer merupakan alat yang paling tepat untuk digunakan sekarang ini.
Dengan pengunaan komputer sebagai alat bantu dalam berbagai kegiatan manusia,
organisasi maupun perusahaan dihrapkan mampu mengatasi berbagai masalah yang telah ada, sehingga diharapkan nantinya dapat memberikan peranan yang paling besar bagi suatu organisasi atau perusahaan.
Sejalan dengan meningkatnya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat di dunia pendidikan khususnya di tingkat SMA, dimana Sekolah Menengah Atas Ibu Kartini Semarang sebagai salah satu sekolah menengah atas yang sedang berkembang, termotivasi untuk meningkatkan pelayanan seoptimal mungkin bagi sekolah itu sendiri dan juga siswanya. Untuk itulah dengan adanya komputer yang keberadaannya dibutuhkan untuk membantu dan mendukung kelancaran proses pengolahan data yang terdapat didalamnya. Adapun proses tersebut yaitu pengolahan informasi pembayaran SPP, merupakan proses yang cukup komplek dan rumit. Sehingga hal ini akan menemui banyak kesulitan apabila penyelesaianya masih menggunakan cara manual, misalnya dalam pengolahan data Pembayaran SPP dan pembuatan laporan pembayaran SPP Siswa.
Oleh karena itu, kehadiran sistem informasi sangat penting bagi Yayasan atau Sekolah tersebut terutama dalam hal Informasi Pembayaran SPP siswa SMA Ibu Kartini Semarang.
Karena dengan adanya sistem informasi ini akan dapat mempercepat pekerjaan yang tepat guna terutama dalam memberikan informasi pembayaran SPP siswa SMA Ibu Kartini Semarang.
B. Metode Penelitian
Suatu penelitian maupun penulisan ilmiah memerlukan suatu metode yang akan diterapkan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Hasil dalam penelitian maupun penulisan tersebut dipengaruhi oleh metode yang dipakai dan penerapan konsisten.
“Metodologi adalah kerangka teoritis yang dapat dipergunakan untuk menganalisis, mengerjakan, atau mengatasi masalah yang dihadapi itu” (Gorys Keraf, 2004).
1. Jenis Data dan Sumber Data 1.1. Jenis Data
Dalam proses pengumpulan data, data yang diperoleh harus sesuai dengan persoalan yang dihadapi, saling berkaitan dan dapat digunakan dengan tepat. Adapun jenis data yang digunakan dalam proses penelitian adalah : Jenis Data menurut sifatnya
Jenis data menurut sifatnya dibagi menjadi dua yaitu : a. Data kualitatif
Data kualitatif adalah data yang diukur secara tidak langsung seperti keterampilan, aktivitas, sikap, dan sebagainya. (Marzuki, 2002:55).
b. Data kuantitatif
Data kuantitatif adalah data yang bisa dihitung atau diukur secara langsung. Misalnya lama bekerja, jumlah gaji, jumlah karyawan dan sebagainya. (Marzuki, 2002:55).
1.2. Sumber Data
Adapun sumber data yang digunakan dalam penulisan penelitian ini
adalah menggunakan data primer yaitu data yang berasal dari objek yang
diteliti, dalam hal ini adalah para staff dan para guru SMA Ibu Kartini
Semarang. Meliputi antara lain sejarah berdirinya, struktur organisasinya,
sarana dan prasarana yang dimiliki, job description, prosedur Pembayaran SPP
siswa.
2. Metode Pengumpulan Data
Untuk mendukung penulisan tugas ini, penulis berusaha untuk mendapatkan data-data yang diperlukan. Metode yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data adalah sebagai berikut :
a. Metode Wawancara (Interview)
Yaitu metode pengumpulan data dengan menanyakan secara langsung kepada seorang petugas atau seorang autoris (ahli yang berwenang dalam bidangnya).
Penulis melakukan wawancara mengenai prosedur Pemberian informasi
Pembayaran SPP siswa, struktur organisasi, dan dokumen yang digunakan dalam pemberian informasi pembayaran SPP.
b. Metode Observasi (Observation Method)
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang terjadi pada objek yang diamati dalam hal ini SMA Ibu Kartini Semarang.
c. Studi pustaka
Mencari data-data ke perpustakaan guna mendapatkan landasan teoritis berupa pendapat atau tulisan dari para ahli untuk memperoleh informasi baik dalam
bentuk ketentuan formal maupun data melalui naskah resmi yang ada.
3. Metode Analisis Data
Dalam menganalisis data, penulis menggunakan metode analisis kualitatif.
Adapun metode kualitatif adalah analisis yang dilakukan dengan cara menjabarkan melalui uraian-uraian sekumpulan data. Dalam program aplikasi ini penulis akan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan alat bantu analisa dan perancangan yaitu konteks diagram, Tingkatan DFD, Kamus Data, Diagram Hubungan Entitas, Normalisasi dan Diagram Alir Data.
C. Hasil dan Pembahasan 1. Analisa Sistem Lama
Sistem pembayaran SPP pada SMA Ibu Kartini sekarang ini masih menggunakan sistem manual, karena keberadaan media komputer masih belum dimanfaatkan secara optimal. Hal ini mengakibatkan proses pembayaran serta perhitungan nominalnya kurang efisien selain itu sistem ini mengakibatkan banyaknya kesalahan- kesalahan dalam memasukkan data dalam pembukuannya.
1.1. Gambaran Kerja Sistem Lama
Prosedur Pembayaran SPP di SMA Ibu Kartini yaitu siswa memberikan uang beserta kartu SPP kepada wali kelas masing-masing setelah itu wali kelas mencatat pembayaran tersebut kedalam kartu pembayaran SPP, kemudian wali kelas mencatatnya dalam sebuah buku khusus yang dipergunakan untuk mencatat pembayaran SPP yang dipegang oleh setiap wali kelas, setelah dicatat kartu SPP dikembalikan kepada siswa yang bersangkutan, selanjutnya wali kelas menyerahkan buku catatan pembayaran SPP tersebut beserta uangnya kepada bagian tata usaha yang selanjutnya oleh petugas tata usaha dicatat dalam buku jurnal pembayaran SPP dan membuat laporan yang akan dilaporkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah.
1.2. Diagram Alir Data Sistem Lama
Berikut gambaran aliran data sistem lama yang di peroleh penulis dari
riset yang dilakukan secara garis besarnya saja, yaitu sebagai berikut :
2. Analisa Sistem Baru
2.1. Gambaran Kerja Sitem Baru
Gambaran sistem kerja baru yang penulis lakukan pada Sekolah Menengah Atas SMA Ibu Kartini Semarang diharapkan dapat membantu memudahkan proses pembayaran SPP sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Adapun gambaran dari sistem pembayaran SPP yang baru adalah sebagai berikut :
a. Siswa membawa kartu pembayaran SPP beserta sejumlah uang yang akan dibayarkan kepada petugas bagian tata usaha (TU) yang khusus menangani pembayaran SPP.
b. Setelah itu petugas akan menginput data siswa yang akan membayar SPP sesuai dengan bulan yang siswa bayarkan selanjutnya petugas juga mencatat pembayaran tersebut dalam kartu pembayaran SPP, kemudian petugas mencetak kwitansi pembayaran SPP sebagai bukti bahwa siswa tersebut telah membayar SPP. Kwitansi dan kartu SPP di berikan kembali kepada siswa.
c. Dari transaksi pembayaran SPP yang telah dilakukan petugas akan mencetak laporan pembayaran SPP baik harian, bulanan atau per-kelas yang nantinya akan dilaporkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah.
2.2. Diagram Alir Data Sistem Baru
Gambaran dari sistem diagram alir data baru ini dirancang oleh penulis yang diharapkan dapat menunjang proses pengolahan data.
3. Perancangan Sistem 3.1. Diagram Kontek
Gambar 1. Diagram Context Sistem Pembayaran SPP Siswa
TU Siswa
Kepala TU 0 Sistem Pembayaran SPP
bukti pembayaran daftar pembayaran SPP
data siswa, data SPP
Lap. data siswa, Lap. data spp, Lap. Cetak SPP per siswa Lap. Cetak SPP per kelas
3.2. ER Diagram
Gambar 2. Diagram ER Sistem Pembayaran SPP Siswa
3.3. Perancangan Database
Dalam perancangan database terdapat dua file yaitu : file master dan file transaksi, dua file tersebut akan menjalankan program yang nantinya akan membantu dalam mengetahui penggambaran dari file yang digunakan untuk membentuk serangkaian database dalam Sistem Informasi Pembayaran SPP : a. File Master
1. File data siswa
No Filed Type With
1 NIS Text 9
2 Nama Text 20
3 Jenis Kelamin Text 10
4 Agama Text 10
5 Tempat lahir Text 20 6 Tgl Lahir Date 8
7 Alamat Text 30
8 Kelas Text 10
Tabel 1 File Database Tabel SISWA Nama File : SISWA
Key Filed : NIS Nama indeks : TBSISWA Type file : Master
Fungsi : mencatat data siswa
2. File data SPP
Tabel 2 File Database Tabel Biaya
No Filed Type With
2 Tahun Ajaran Text 9
3 Kelas Text 10
4 SPP Double 8
5 UAS Double 8
6 Tambahan pelajaran Double 8 7 Biaya lain-lain Double 8
SPP membayar Siswa
Thajaran Kelas
SPP UAS
Tambah pelajaran
Blain Nis
Nama Alamat
tlahir tgllahir
jkelamin
Agama
Kelas
Nis nokuintansi
tglbayar blbayar
jmlbayar 1 m
