1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Saat ini semakin meningkatnya jumlah kesadaran masyarakat tentang pentingnya kesehatan membuka peluang untuk mendirikan sebuah rumah praktek atau klinik kesehatan.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2001) merumuskan bahwa klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis. Berdasarkan pengertian tersebut dapat diartikan bahwa klinik merupakan pelayanan jasa kesehatan yang menyediakan pelayanan medis dan menyediakan rawat inap untuk pasien dengan penyakit ringan, dengan membuka klinik tersebut akan sangat menguntungkan apalagi di desa kecil yang tempatnya jauh dari rumah sakit besar, maka dari itu klinik tersebut akan dapat membantu kesehatan masyarakat.
Pada instansi jasa kesehatan ketersediaan obat harus terpenuhi. Hal itu agar tujuan perusahaan dapat dicapai dengan memberikan pelayanan dan kualitas obat yang memadai akan tetapi tetap pada standar yang telah ditetapkan, sebuah perusahaan diperlukan adanya pengendalian internal untuk menjamin keamanan dan untuk menghindari adanya kerusakan atau pencurian obat. Kumaat (2011) menyatakan bahwa pengendalian internal merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur kepemilikan sumber daya suatu organisasi. Pengendalian internal berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud maupun tidak.Sedangkan pernyataan senada diuraikan di COSO (2013) bahwa pengendalian internal adalah suatu proses manajemen dan karyawan yang dibuat oleh suatu organisasi untuk dijadikan sebuah jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi yang telah direncanakan akan dapat dicapai melalui efisiensi dan efektivitas dalam aktivitas operasi dan laporan keuangan yang disajikan dapat dipercaya, ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku. Pengendalian merupakan sebuah pengawasan atau bentuk upaya pendeteksian dini sebelum terjadinya kecurangan atau masalah yang timbul yang dapat merugikan pihak tertentu.
2
COSO merumuskan 5 komponen pengendalian internal yang dikutip oleh Romney dan Steinbart (2004) pengendalian internal dikelompokan menjadi lima komponen, dimana lima komponen tersebut saling berkaitan yaitu: pertama, lingkungan pengendalian merupakan melihat bagaimana lingkungan perusahaan dan sumber daya yang ada selanjutnya kedua, penilaian resiko dimana perusahaan harus mengidentifikasi aktivitas operasi yang selanjutnya akan dianalisa untuk melihat resiko bisnis yang timbul ataupun yang mungkin timbul dan harus menentukan bagaimana caranya mengelola resiko tersebut, ketiga, aktivitas pengendalian dimana manajer harus merancang kebijakan dan prosedur untuk mengidentifikasi resiko tertentu yang dihadapi perusahaan, keempat, informasi dan komunikasi, sistem pengendalian harus dikomunikasikan dan di infokan kepada seluruh karyawan perusahaan untuk mencegah terjadinya kesalahan komunikasi, kelima, pengawasan dimana dalam pelaksanaan sistem pengendalian selalu dipantau sehingga jika terjadi kecurangan dapat segera dilaporkan atau dibicarakan kepada manajemen untuk mengambil keputusan terbaik. Setiap organisasi harus mengimplementasikan lima komponen pengendalian internal COSO tersebut untuk memiliki sebuah pengendalian internal yang baik.
Pada penelitian sebelumnya yang telah dilakukan oleh Mapandin (2018) tentang persediaan obat di Puskesmas Sidorejo wawancara hanya dilakukan kepada kepala gudang dan kepala puskesmas, penelitian senada juga dilakukan oleh Tontoli, Elim dan Tirayoh (2017) dengan objek penelitian di PT.Kimia Farma Apotek 74 Manado yang menyatakan bahwa pengawasan yang dilakukan oleh karyawan secara langsung tanpa adanya kamera cctv, sedangkan pada penelitian yang dilakukan oleh Liwu, Kristanto dan Tambun (2017) dengan objek penelitian di RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou Manado tetapi dalam penelitian ini fokus peneliti hanya pada distribusi persediaan obat untuk pengguna BPJS.
Penelitian ini mereplikasi penelitian Mapandin (2018) dengan mengambil objek yang berbeda dimana dari objek penelitian ini adalah Klinik Rawat Inap Adi Sehat. Klinik Rawat Inap Adi Sehat di desa Rejosari kecamatan Bancak dipilih karena Klinik tersebut telah berdiri lebih dari 10 tahun dan dari penelitian sebelumnya obat yang dimiliki cukup bervariasi, dalam penelitian yang dilakukan Mapandin (2018) sebelumnya wawancara hanya dilakukan kepada kepala gudang tetapi penelitian kali ini wawancara akan dilakukan kepada manajer, bidan dan pelanggan selain itu dalam penelitian yang dilakukan kali ini di Klinik Rawat Inap Adi Sehat yang merupakan Klinik Rawat Inap yang cukup besar.
3
Dalam penelitian sebelumnya hanya berfokus terhadap implementasi dan sistem pengendalian internal, dan hasil dari penelitian tersebut tidak ada pemisahan tugas sehingga sistem pengendalian internal masih lemah. Penelitian ini akan berfokus pada implementasi dan pengendalian atas prosedur persediaan serta melihat kelemahan-kelemahan yang ada terkait pengendalian internal persediaan untuk selanjutnya memberikan saran yang diharapkan dapat membantu manajer dalam melakukan pengambilan keputusan untuk keberlangsungan klinik yang lebih baik. Prosedur ini mencakup pembelian obat sampai obat ke tangan pasien. Pada tahun 2016 pernah terjadi kesalah pahaman atas dugaan malpraktek yang dilakukan oleh salah satu bidan yang bekerja di klinik dengan memberikan 3 kali suntikan dan memasukan obat kedalam dubur korban, atas dugaan malpraktek tersebut kasus sempat dibawa ke rana hukum dan berlangsung selama 6 bulan, walaupun pada akhirnya kasus selesai karena bukti otopsi menyatakan bahwa korban meninggal bukan karena obat yang diberikan akan tetapi penyakit komplikai yang di deritanya Pamungkas (2016). Hal itu membuat dokter di Klinik Rawat Inap Adi sehat lebih berhati-hati dalam menerima pasien ataupun dalam memberikan obat.
Berdasarkan uraian diatas dapat dirumuskan pertanyaan penelitian yaitu: Bagaimana implementasi Pengendalian Internal persediaan obat-obatan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat.
Adapun penelitian yang dilakukan bertujuan untuk mengevaluasi praktik pengendalian internal yang dikemukakan oleh COSO atas obat-obatan Di Klinik Rawat Inap Adi Sehat dan melihat kelemahan sistem pengendalian internal persediaan obat-obatan yang selanjutnya akan memberikan saran yang diharapkan dapat menjadi perbaikan terkait pengendalian internal di Klinik Rawat Inap Adi Sehat. Hasil penelitian yang dilakukan diharapkan dapat memberikan sebuah masukan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat dalam melakukan pengendalian atas persediaan obat-obatan.
TINJAUAN LITERATUR
Pengendalian Internal Persediaan
Mulyadi (2008) menyatakan bahwa pengendalian internal mencakup struktur organisasi perusahaan, entitas dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk melindungi semua kekayaan yang dimiliki perusahaan. Persediaan menurut Standar akuntansi Keuangan yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam pernyataan Standar Akuntansi (PSAK) no.40 didefinisikan sebagai barang yang tersedia di gudang untuk dijual, dan barang
4
yang digunakan untuk proses produksi fungsi persediaan menyangkut arus fisik barang dan arus biaya yang saling berhubungan dengan itu dibutuhkan pengendalian atas persediaan agar tidak ada terjadinya kecurangan yang merugikan organisasi.
Assauri (1975) menyatakan tujuan dari pengendalian atas persediaan antara lain untuk menjaga kekosongan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi, menjaga agar persediaan yang ada tidak melampaui kuantitas yang ditetapkan, atau berlebihan, dan untuk menghindari pembelian dalam jumlah yang kecil karena akan berakibat pada biaya pemasaran yang terlalu tinggi. Oleh karena itu setiap melakukan permintaan harus melihat stok yang ada agar pembelian dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi perlu adanya pengendalian internal untuk mengawasi dan mengatur pengelolaan persediaan agar berjalan dengan baik sesuai tujuan yang ditetapkan perusahaan dan dapat mencegah adanya penyelewengan atau kecurangan yang dilakukan pihak tertentu yang dapat merugikan perusahaan.
Ada beberapa komponen yang wajib diperhatikan dalam penerapan pengendalian internal, COSO memperkenalkan pengendalian internal terdapat lima unsur yaitu :
Pertama, lingkungan pengendalian, Pemerintah Republik Indonesia (2008) merumuskan bahwa lingkungan pengendalian yang baik adalah lingkungan yang dapat menimbulkan perilaku yang baik dalam penggunaan sistem pengendalian internal dalam lingkungan kerjanya dengan mempertahankan nilai etika dan integritas perusahaan, komitmen terhadap kompetensi, kepemimpinan yang kondusif, struktur organisasi yang dibentuk sesuai kebutuhan perusahaan, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang tepat kepada karyawan, penyusunan dan penerapan kebijakan yang baik tentang pembaharuan sumber daya manusia dan memiliki hubungan yang baik dalam dunia kerja dengan instansi pemerintah.
Kedua, penilaian resiko, Pemerintah Republik Indonesia (2008) merumuskan penilaian resiko merupakan identifikasi resiko dan analisis resiko mencakup tujuan instansi pemerintah dan tujuan pada tingkatan kegiatan. Ketiga, aktivitas pengendalian, Romney dan Steinbart (2004) menyatakan bahwa aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan peraturan yang meyakinkan bahwa tujuan pengendalian perusahaan akan dapat dicapai, yang didalamnya terkait lima kategori sebagai berikut yaitu otorisasi, pemisahan tugas, desain dan
5
pemakaian dokumen yang memadai, penjagaan aset, dan melakukan pemeriksaan atas kinerja yang dilakukan secara independen.
Keempat, informasi dan komunikasi, Romney dan Steinbart (2004) menyatakan bahwa informasi dan komunikasi merupakan kegiatan mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan selanjutnya membicarakan informasi terkait keberlangsungan organisasi.
Kelima, pengawasan, Bodnar dan Hopwoos (2003) menyatakan bahwa pengawasan dapat dicapai dengan melihat keberlangsungan aktivitas, evaluasi terpisah, atau suatu kombinasi dari keduanya. Aktivitas yang terus berjalan akan meliputi aktivitas penyediaan manajemen dan tidakan lain yang bisa diambil karyawan untuk meyakinkan bahwa proses kontrol internal berjalan sesuai dengan tujuan yang dittapkan.
Poliklinik atau Praktek Dokter Bersama
Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2011) merumuskan bahwa klinik adalah pelayanan kesehatan yang menyediakan pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan atau spesialistik diselanggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan pimpinan oleh seorang tenaga medis. Berdasarkan jenis pelayanannya klinik dibagi menjadi dua yaitu klinik pratama dan klinik utama.
Klinik pratama merupakan klinik yang melaksanakan pelayanan medik dasar sedangkan klinik utama merupakan pelayanan medik dasar dan khusus dirumuskan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2011). Dari pengertian tersebut klinik merupakan sebuah instalasi jasa kesehatan yang dibuka oleh perorangan bukan dikelola oleh pemerintah yang menawarkan jasa kesehatan dan rawat inap pelayanan medis dasar dan spesialis.
Sebagai instalasi jasa kesehatan swasta atau dikelola secara perorangan sebuah klinik harus merancang perencanaan dengan baik dan tetap pada peraturan menteri kesehatan.
Menurut Bastian (2008) tujuan klinik adalah untuk mengadakan usaha dalam bidang jasa kesehatan secara bersama-sama antara beberapa dokter yang bersepakat mendirikan praktek klinik bersama.
Siklus Pengelolaan Persediaan Obat-Obatan
Menteri Kesehatan (2014) merumuskan bahwa apoteker memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam pengelolaan persediaan obat di klinik yang menjamin seluruh rangkaian kegiatan persediaan farmasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta memastikan kualitas, manfaat, dan keamananya, pengelolaan sediaan farmasi harus
6
dilaksanakan secara multi disiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang baik untuk mengendalikan kualitas dan biaya persediaan.
Dalam sebuah klinik kegiatan pengelolaan sediaan farmasi meliputi pemilihan, perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai, pengendalian, dan administrasi yang diperlukan bagi pelayanan sediaan kefarmasian. Dari pernyataan tersebut berarti bahwa dalam menyediakan obat mempunyai prosedur agar kualitas tetap terjaga sehingga dapat mendukung kegiatan klinik untuk pelayanan pasien.
Kepala bagian farmasi di klinik mempunyai tugas dan wewenang untuk pengadaan atau pengelolaan ketersediaan obat sehingga dapat terselesaikan dengan baik. Kegiatan pengelolaan obat meliputi :
Pemilihan, kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan obat sesuai dengan kebutuhan.
Tujuan pemilihan ini adalah agar dalam membeli obat, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan kualitas yang telah ditentukan dan sesuai prosedur.
Perencanaan kebutuhan, kegiatan untuk menentukan berapa jumlah persediaan obat yang dibutuhkan untuk menjamin ketersediaan obat dan terpenuhinya persediaan sesuai apa yang dibutukan dengan jumlah, dan jenis yang tepat. Perencanaan dilakukan untuk menghindari ketidak tersediaan obat dan pembelian dilakukan sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
Pengadaan, kegiatan yang di maksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Dalam proses pengadaan ini diperlukan ketelitian dalam surat ijin edar, dan tanggal kadaluarsa obat. Pengadaan obat ini dapat dilakukan melalui pembelian, pembelian ini berdasarkan apa yang dibutuhkan oleh klinik.
Penerimaan, proses penerimaan pesanan sesuai dengan apa yang dipesan terkait harga, jenis, kulitas, jumlah, waktu dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus diarsipkan dengan baik.
Penyimpanan, setelah barang diterima akan dilakukan penyimpanan sebelum barang sampai ketangan pasien. Penyimpan yang dilakukan harus dipastikan dapat menjamin kualitas dan keamanan sediaan Obat, sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan yang dimaksud adalah persyaratan stabilitas dan keamanan, saniasi, cahaya, kelembaban, ventilasi dan penggolongan jenis sediaan obat.
Pendistribusian, suatu prosedur yang digunakan dalam rangka menyalurkan persediaan obat setelah dilakukan penyimpanan di gudang sampai di apotik dengan menjamin bahwa persediaan tetap dalam kondisi yang baik dan tepat waktu.
7
Pemusnahan, pemusnahan sediaan obat yang tidak layak digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan ini meliputi produk tidak memenuhi persayaratan mutu, kadaluarsa, dan dicabut ijin edarnya.
Pengendalian, pengendalian dilakukan terhadap jenis, jumlah, keamanan persediaan dan penggunaan sediaan obat. Cara untuk mengendalikan persediaan obat adalah melakukan evaluasi terhadap persediaan yang jarang digunakan, melakukan evaluasi terhadap persediaan yang tidak digunakan dalam kurun waktu tertentu, Stock opname yang dilakukan secara berkala dan periodik, dan memastikan obat dalam keadaan aman dari kerusakan dan pencurian.
Administrasi, administrasi harus dilakukan secara runtut agar ketika terjadi kesalahan mudah untuk ditelusuri penyebab terjadinya kesalahan tersebut. Kegiatan ini meliputi dari proses pengelolaan persediaan hingga penyajian laporan keuangan.
Standar Penyimpanan Obat
Setelah barang diterima perlu dilakukan penyimpanan persediaan barang sebelum barang didistribusikan kepada konsumen, penyimpanan tersebut harus mengutamakan kualitas dan keamanan barang supaya barang yang telah di distribusikan kepada konsumen tetap dalam keadaan yang baik. Barang dan obat akan disimpan didalam gudang sebelum di distribusikan ke pelanggan atau pasien. Menurut Warman (1997) gudang adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan, akan tetapi obat dan barang dagang meskipun sama-sama disimpan digudang mempunyai prosedur penyimpanan yang berbeda.
Menurut Menteri Kesehatan (2014) terdapat beberapa komponen yang harus diperhatikan dalam penyimpanan persediaan obat antara lain adalah : a) Obat diberi label secara jelas mengenai nama, tanggal pertama kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus, b) Elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk kebutuhan klinis yang penting, c) Elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien dilengkapi dengan pengamanan, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada area yang dibatasi ketat untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati.
Instalasi farmasi harus dapat memastikan bahwa obat disimpan secara benar.
Selain itu ada beberapa persediaan obat yang harus disimpan secara terpisah sebagai berikut : a) Bahan yang mudah terbakar harus disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda khusus bahan berbahaya, b) Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaan untuk menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan
8
gas kosong harus terpisah dengan dari tabung gas yang ada isinya, penyimpanan tabung gas medis harus disertai tutup.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis sediaan farmasi dan disusun secara alfabetis menurut hasil penelitian Anggraini (2013) yang dilakukan di dua Puskesmas di Kota Palangkaraya dimana penataan yang dilakukan juga secara alfabetis dengan penyimpanan sesuai apa yang disarankan pada kotak obat dan dinilai baik sehingga sudah memenuhi persyaratan, selain itu dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Menurut hasil penelitian Qiyaam, Furqoni dan Hariati (2016) yang dilakukan di RSUD dr. R.Soedjono Lombok Timur sistem penataan obat di gudang dengan 100 persen menggunakan metode First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dengan baik berdampak positif pada kurangnya persentase obat kadaluwarsa. Persediaan farmasi yang mempunyai penamaan dan penampilan yang mirip tidak boleh diletakan berdekatan dan harus diberi tanda khusus untuk mencegah terjadinya kealahan pengambilan obat.
Pengelolaan obat darurat juga harus menjamin: a) jumlah dan jenis obat sesuai dengan daftar darurat yang telah ditetapkan, b) tidak boleh tercampur dengan persediaan obat untuk kebutuhan lain, c) bila dipakai untuk keperluan darurat harus segera diganti, d) di check secara berkala apakah ada yang kadaluarsa, e) Dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
METODE PENELITIAN Jenis dan Lokasi Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian dengan pendekatan deskriptif kualitatif, dimana hasil dari wawancara dan observasi akan digambarkan secara sistematis.
Dalam rangka penyusunan penelitian ini, peneliti memilih Klinik Rawat Inap Adi Sehat sebagai objek penelitian ini. Objek tersebut dipilih karena klinik tersebut sudah berdiri lebih dari 10 tahun dan satu satunya klinik rawat inap di daerah Bancak.
Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder, data primer diperoleh dengan melakukan observasi terkait dengan aktivitas-aktivitas pengendalian atas persediaan obat-obatan dan melakukan wawancara dengan Manajer, bidan dan pelanggan untuk memperoleh informasi secara lengkap mengenai pengendalian internal yang ada di klinik tersebut.
9
Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari data-data atau dokumen terkait dengan persediaan, yang mendukung dalam proses penelitian yang didapatkan dari Klinik Rawat Inap Adi Sehat dan teori-teori yang berhubungan dengan pengendalian internal persediaan obat.
Tahapan Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif yang diperoleh dari proses wawancara, observasi dan dokumen terkait secara sistematis dan akan dianalisa untuk memperoleh kejelasan tentang penelitian terkait. Langkah-langkah dalam melakukan analisis adalah:
Pertama, mengidentifikasi bagaimana desain dan implementasi dalam sistem pengendalian internal persediaan obat-obatan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat, untuk mengetahui pemahaman yang cukup tentang desain dan implementasi peneliti akan melakukan proses wawancara dengan manajer, bidan dan pelanggan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat untuk mendapatkan infomasi yang cukup dan lengkap.
Kedua, mengevaluasi bagaimana desain dan implementasi pengendalian persediaan obat di klinik untuk mengetahui apakah desain dan pencatatan yang dilakukan sudah baik sesuai komponen COSO.
Ketiga, melakukan pengamatan bagaiamana aktivitas terkait pengendalian persediaan yang dilakukan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat guna mengetahui desain pengendalian persediaan yang dilakukan
Keempat, melihat dan menelusuri catatan atau dokumen terkait tentang aktivitas pembiayaan dan pelaporani persediaan obat.
Kelima, menentukan kelemahan-kelemahan dari desain dan implementasi pengendalian persediaan obat yang dilakukan.
Keenam, menarik kesimpulan dan memberikan saran yang berkesinambungan dengan pengendalian internal atas persediaan obat yang ada yang diharapkan dapat menjadi perbaikan terkait pengendalian internal persediaan obat-obatan.
10 HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Dalam pembahasan mengenai Sistem Pengendalian Internal (SPI) persediaan obat- obatan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat Desa Rejosari, penulis menggunakan komponen COSO untuk menganalisis framework pengendalian internal atas persediaan obat di Klinik Adi Sehat di Desa Rejosari. Adapun Komponen COSO tersebut sebagai berikut:
Lingkungan Pengendalian, Penaksiran Resiko, Informasi dan Komunikasi, Aktivitas Pengendalian dan Pemantauan.
Profil Klinik Rawat Inap Adi Sehat Rejosari
Klinik Rawat Inap Adi Sehat adalah merupakan satu-satunya klinik rawat inap yang ada di desa Rejosari yang berada dibawah pimpinan Nur Hafni Kurniawati, SST. Klinik Rawat Inap Adi Sehat berada di Jalan Gatot Subroto, Krajan, Rejosari, Bancak, Semarang, Jawa Tengah.Klinik Rawat Inap Adi Sehat memiliki 19 karyawan dimana hanya 9 orang yang bekerja secara penuh di klinik.Visi Misi Klinik Rawat Inap Adi Sehat adalah
“Menyehatkan masyarakat pedesaan dan membina hubungan yang baik dengan masyarakat dengan memberikan pelayanan dan fasilitas kesehatan yang baik”.
Klinik Rawat Inap Adi Sehat merupakan satu-satu nya klinik yang berada di Desa Rejosari yang telah menyediakan pelayanan Rawat Inap dengan memiliki 12 kamar pasien dan 1 kamar dokter atau bidan penjaga. Tujuan didirikan Klinik Rawat Inap ini adalah untuk memberikan pelayanan kesehatan untuk masyarakat yang membutuhkan pelayanan rawat inap karena desa setempat jauh dari rumah sakit besar, selain itu pelayanan di Puskesmas setempat belum adanya rawat inap khusus balita dan belum tersedianya obat yang lengkap.
11
Struktur Organisasi Klinik Adi Sehat adalah sebagai berikut
Temuan dan Hasil Penelitian Lingkungan Pengendalian
Faktor-faktor yang dapat menggambarkan suatu kondisi di dalam klinik Rawat Inap Adi Sehat merupakan integritas dan nilai etika, komitmen terhadap kompetensi, pengawasan dewan komisaris dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, penetapan wewenang dan tanggung jawab dan kebijakan dan praktik sumber daya manusia, pertama, integritas dan nilai etika di Klinik Rawat Inap Adi Sehat digambarkan melalui tata nilai yang telah diciptakan oleh pemilik dan penanggung jawab yang selanjutnya dibicarakan bersama dan disepakati bersama. Tata nilai tersebut di letakan pada setiap ruangan dan tembok yang dapat dijangkau oleh karyawan dan akan dibacakan setiap pertemuan dua minggu sekali.
Akan tetapi belum semua karyawan dapat memenuhi semua tata nilai yang telah disepakati, karena beberapa karyawan masih dalam proses belajar loyalitas terhadap klinik. Salah satu bidan mengatakan
PIMPINAN
PENANGGUNG JAWAB
MEDIS KEPERAWATA
N
ANGGOTA
ANGGOTA
ANGGOTA
UMUM
ANGGOTA
ANGGOTA
OBAT
ANGGOTA
12
“kemarin ada satu bidan yang di pecat karna tidak dapat menggunakan media sosial dengan bijak dan menyangkut klinik”.
pengawasan khusus terhadap nilai dan etika karyawan dilakukan ketika manajer sedang berada di Klinik gerak gerik karyawan akan diawasi dan langsung diperingatkan jika memang tidak sesuai dengan peraturan dan nilai etika yang ditetapkan, setiap karyawan dituntut untuk bekerja secara baik dan sempurna, serta cekatan terhadap pekerjaan yang ada, akan tetapi ketika tidak sedang diawasi mereka diberikan kepercayaan bahwa karyawan akan dapat menaati tata nilai yang disepakati, hanya saja ada sanksi terhadap karyawan yang diketahui melanggar tata nilai klinik Rawat Inap Adi Sehat. Adapun tata nilai yang telah dirancang oleh Klinik Rawat Inap Adi Sehat adalah sebagai berikut: Kerja tim, tanggung jawab, disiplin, loyalitas, merakyat.
Kedua, komitmen terhadap kompetensi, klinik Rawat Inap Adi Sehat untuk penempatan pegawai dalam bidang kefarmasian sesuai dengan latar belakang pendidikan yaitu minimal D3 kebidanan dan hanya sebagai bidan pembantu untuk penanggung jawab apoteker diharuskan S1 farmasi dan profesi.
Ketiga, pengawasan dewan komisaris dan komite audit, Klinik Rawat Inap Adi Sehat tidak mempunyai dewan komisaris dan komite audit, namun pengecekan dilakukan secara langsung oleh penanggung jawab obat dan secara periodik juga di lakukan pengecekan oleh dinas kesehatan sebagai upaya pengawasan terhadap pendistribusian obat ke pasien Klinik Rawat Inap Adi Sehat.
Keempat, filosofi dan gaya operasi manajemen, filosofi dan gaya operasi manajemen ini mencakup tanggung jawab terhadap pembelian persediaan sampai distribusi obat ke pasien Klinik Rawat Inap Adi Sehat mencakup perencanaan, pemesanan atau pembelian, penerimaan pesanan, pendistribusian, dan pelaporan serta perilaku karyawan terhadap persediaan obat. Perencanaan pemesanan sampai pelaporan persediaan harus sesuai dengan syarat dan ketentuan yang di tetapkan oleh pihak manajemen dan penanggung jawab Klinik Rawat Inap Adi Sehat.
Kelima, gaya operasi manajemen merupakan sentralistik dimana hanya berfokus pada keinginan manajer itu sendiri, pengambilan keputusan akan dilakukan oleh manajer itu dan karyawan hanya akan melakukan apa yang diarahkan oleh manajer, seluruh karyawan hanya difokuskan dengan apa yang sudah menjadi tangung jawabnya, penyampaian kritik dan saran
13
memang ada, karyawan juga diberikan kebebasan untuk berpendapat akan tetapi pengambilan keputusan akan tetap dilakukan oleh manajer tanpa adanya diskusi bersama, pendapat karyawan hanya akan dijadikan masukan, karyawan apoteker harus mengetahui pentingnya perencanaan pembelian obat yang sesuai kebutuhan Klinik dan pentingnya pelaporan yang dapat dipertanggung jawabkan kebenaran dan kesesuaianya dengan yang terjadi di Klinik.
Setiap pelaporan harus disertai dengan bukti yang dapat dibuktikan keaslianya, karena pelaporan tersebut berkaitan dengan proses pengambilan keputusan perencanaan pembelian obat dan evaluasi terhadap obat yang jarang digunakan, pelaporan tersebut juga digunakan untuk mengevaluasi tercapainya pengendalian lingkungan yang baik. Keputusan mengenai persediaan obat akan di tangani oleh penanggung jawab obat yang selanjutnya akan dikoordinasikan kepada manajer penanggung jawab Klinik untuk meminta persetujuan.
Keenam, penetapan wewenang dan tanggung jawab, Klinik Rawat Inap Adi Sehat tidak memiliki struktur organisasi tersendiri akan tetapi penetapan wewenang dan tanggung jawab telah digambarkan pada struktur organisasi umum dan ditunjuk oleh penanggung jawab tanpa adanya struktur organisasi yang jelas. Pembagian wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai berikut : a) Manajer klinik, mempunyai tugas dan wewenang merangkap sebagai penanggung jawab keperawatan, dimana tugasnya dalam kefarmasian adalah bertanggung jawab atas persediaan obat-obatan , adanya komplain dari pasien, pembentukan SOP pada bagian obat, pengawasan terhadap kinerja karyawan dan pendistribusian obat, b) Penanggung jawab bagian farmasi, penanggung jawab bagian farmasi mempunyai tugas pokok untuk mengecek kualitas obat, mengecek apakah obat layak edar, mengecek kandungan obat, memastikan obat aman sesuai dosis yang ditentukan dan membuat laporan terkait persediaan obat, c) Pendistribusian obat ke pasien, pendistribusian obat mempunyai tugas untuk mendistribusikan obat ke pasien , akan tetapi tidak memiliki tugas dan dan tanggung jawab yang pasti akan tetapi diutamakan kerja tim dimana siapapun bidan yang berjaga berhak melakukan pendistribusian obat ke pasien dengan syarat ada resep ganda dan melakukan pencatatan barang keluar, hal itu dikarenakan diberikanya kepercayaan pada semua bidan karena bidan yang bekerja juga telah memiliki latar belakang pendidikan yang tepat.
Ketujuh, kebijakan dan praktik sumber daya manusia, penetapan pegawai di Klinik Rawat Inap Adi Sehat diharuskan pada latar belakang pendidikan , sehingga pekerjaan di tentukan pada latar belakang pendidikan dan kemampuan yang dimiliki. Proses perekrutan karyawan dilakukan oleh penanggung jawab keperawatan yang juga menjabat sebagai manajer umum.
Calon karyawan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat harus memasukan lamaran terlebih dahulu
14
dengan kriteria yang telah ditentukan klinik, selanjutnya melakukan proses wawancara dan tahap selanjutnya adalah seleksi dan diminta membaca SOP yang telah disepakati sebelumnya, klinik rawat inap Adi Sehat juga mewajibkan karyawan baru untuk melakukan pelatihan kerja terlebih dahulu yang akan dibimbing oleh kepala bidan dan penanggung jawab keperawatan, kinerja karyawan baru akan di awasi selama tiga bulan dan setelah masa pelatihan karyawan selesai karyawan akan diminta menandatangani kontrak.
Penaksiran Resiko
Pemberian pelayanan sangat rentan terhadap resiko, resiko yang timbul bisa disebabkan dari masa lalu atau masa depan. Resiko yang terjadi juga dapat mempunyai efek berkelanjutan di masa depan, karena resiko yang timbul akan berpengaruh terhadap pelayanan, image, organisasi dan pelaporan terkait persediaan obat. Adapun resiko yang mungkin muncul dan telah terjadi di Klinik Rawat Inap Adi Sehat adalah :
Pertama, pencurian, pencurian obat di klinik rawat Inap Adi Sehat memang tidak pernah terjadi, hal ini dikarenakan setiap karyawan memang diberi kebebasan untuk meminta obat yang dianggarkan sebagai pelayanan kesehatan karyawan, akan tetapi hal ini sering disalah gunakan oleh beberapa karyawan yang mengambil obat sendiri tanpa menunggu apoteker datang.
Kedua, kesalahan pencatatan obat, kesalahan ini sering terjadi dimana jumlah obat yang ada dalam laporan berbeda dengan stok obat yang ada, hal ini dikarenakan ada beberapa karyawan yang mengambil obat tanpa sepengetahuan apoteker, selain itu kesalahan yang sering terjadi yaitu ketika stok obat yang lama habis lupa dicatat dalam laporan pengajuan pembelian obat sehingga ketika membutuhkan obat ternyata stok kosong.
Ketiga, obat tidak tersedia, kosongnya obat sering terjadi karena pengajuan pembelian obat belum di setujui oleh pimpinan karena stok obat yang lain masih banyak , pembelian obat dilakukan jika stok obat yang tersisa hanya lima dos akan tetapi pembelian dilakukan dengan minimal lima jenis obat yang berbeda sehingga hal ini membuat bidan mengganti obat yang lain dengan indikasi yang sama selain itu ada juga keluhan dari pasien yang memang sudah cocok dengan obat yang terdahulu.salah satu pasien mengatakan
“saya disini memang hanya disini yang ada infus khusus bayi mbak , akan tetapi kemarin dokter minta saya untuk menebus obat di apotik karena obat yang sama habis dan tidak berani memberi obat lain karena masih kecil takut dosisnya beda”.
15
Resiko ini menyebabkan pelayanan berkurang dan munculnya keluhan dari pasien karena biaya perawatan yang mahal tetapi masih harus menebus obat di apotik selain itu jauhnya apotik juga menjadi keluhan pasien.
Keempat, obat kadaluwarsa, resiko ini terjadi secara tidak sengaja tetapi merugikan klinik dan berpengaruh pada laporan yang dibuat. Obat kadaluwarsa ini terjadi karena ada beberapa obat yang jarang dipakai meskipun stok pembelian juga telah dibatasi untuk beberapa obat akan tetapi kadaluwarsa juga sering terjadi, selain itu obat kadaluwarsa juga terjadi karena penempatan obat yang kurang tepat atau tidak urut tanggal kadaluwarsa, karena karyawan akan mengambil obat yang paling depan dan mengecek tanggal kadaluwarsa sebelum di distribusikan tanpa melihat tatanan obat bagian belakang.
Dengan melihat resiko yang terjadi, Klinik Rawat Inap Adi Sehat melakukan berbagai upaya untuk meminimalkan resiko yang terjadi. Upaya yang telah dilakukan klinik Rawat Inap Adi Sehat adalah :
Pertama, untuk mengatasi pengambilan obat tanpa menunggu apoteker yang ada, pihak manajemen memasang cctv pada bagian obat dan bagi karyawan yang mengambil obat untuk keperluan pribadi tanpa ijin akan diberikan sanksi berupa pembayaran obat yang diambil.
Kedua, untuk mengatasi kesalahan pencatatan obat karena pengambilan obat yang tidak mencatat, bagi bagian apoteker akan diberikan pelatihan, bagi karyawan selain apoteker akan diberi sanksi, kesalahan pencatatan pengajuan perencanaan obat karyawan bagian apoteker diberikan pengarahan untuk langsung mencatat obat dalam laporan pengajuan obat jika sisa obat hanya lima dos dan agar bisa lebih teliti.
Ketiga, untuk mengatasi resiko kekosongan obat pihak apoteker meminta karyawan atau pihak pasien untuk membeli obat diluar klinik karena jika melakukan pembelian dan hanya satu jenis obat belum bisa dilaksanakan karena kendala waktu.
Keempat, untuk mengatasi resiko obat kadaluwarsa penanggung jawab melakukan evaluasi terhadap obat-obat yang jarang digunakan dan melakukan pengecekan tanggal kadaluwarsa secara periodik. Untuk mencegah terjadinya kadaluwarsa klinik Rawat Inap Adi Sehat juga menerapkan dua metode persediaan yaitu Metode FEFO (First Expared Firs Out) dan Metode FIFO(First In First Out).
16
Resiko yang terjadi diatas memang sering ditemui khusunya pada pelayanan kesehatan dan penanganan resiko juga telah dilakukan oleh pihak karyawan dengan baik hanya saja dalam mengatasi kekosongan obat masih belum bisa teratasi karena kondisi waktu. Manajer klinik Mengatakan
“Pembelian dilakukan secara online dan offline, untuk pembelian online ada minimal pembelian sehingga tidak dapat membeli dibawah peraturan minimal yang ditentukan, untuk pembelian secara offline juga terkendala dengan waktu karena banyak pekerjaan yang harus dilakukan selain itu apotik adanya dikota jauh dari klinik membuang waktu kalau hanya melakukan pembelian dalam jumlah sedikit akan tetapi terkadang juga ditiipkan oleh pemilik untuk melakukan pembelian karena memang kerjanya di kota”.
Penanganan obat kadaluwarsa juga mengalami kendala karena apoteker seringkali mengambil obat bagian depan tanpa melakukan pengecekan tanggal kadaluwarsa obat.
Dari pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa resiko-resiko terkait farmasi rentan terjadi dan pihak klinik juga telah melakukan upaya meminimalkan resiko yang terjadi akan tetapi kendala waktu dan kurangnya pelatihan pihak apoteker menyebabkan resiko masih sering muncul terjadi di klinik.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas dan pengendalian yang dilakukan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat untuk melihat sejauh mana pengendalian dilakukan dengan baik, dan bagaimana kinerja karyawan.
Adapun kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk menilai aktivitas dan pengendalian sebagai berikut :
Pertama, review kinerja karyawan dilakukan setiap dua minggu sekali untuk mengecek persediaan fisik seluruh obat dan memeriksa catatan-catatan terkait obat pada bagian pelayanan obat. Penanggung jawab bagian apoteker melakukan pengecekan catatan pengeluaran obat setiap hari dan akan dilakukan pengecekan oleh manajer setiap dua hari sekali.
Kedua, pengolahan informasi, dalam pengolahan informasi pengendalian pengadaan dan penggunaan obat yang dilakukan adalah : a) Penyusunan perancanaan obat dilakukan setiap saat sisa stock obat di apotek hanya lima dos. Perencanaan dilakukan dengan melihat stock opname yang ada. Perencanaan dicatat oleh bidan atau apoteker yang ada selanjutnya dibuat laporan oleh penanggung jawab apoteker dan diberikan kepada manajer untuk meminta
17
persetujuan penanggung jawab klinik, b) Permintaan (Pengadaan) obat dilakukan setiap stock obat yang ada hanya lima dos. Permintaan atau pengadaan obat dilakukan secara online dan pembelian langsung, permintaan ini dilakukan dengan melihat laporan pemakaian dan stock opname, pembelian akan dilakukan oleh manajer atau penanggung jawab klinik, c) Pengendalian fisik, pengendalian ini dilakukan dengan cara obat disimpan didalam gudang kecil yang tempatnya bersamaan dengan apotek.Tidak ada penjagaan khusus pada bagian apotek atau gudang setiap bidan yang jaga bebas mendistribusikan obat dan melakukan pencatatan pada catatan pengeluaran obat hanya saja bagian apotek dilengkapi dengan cctv yang akan merekam semua kinerja karyawan.Pengecekan fsisik oleh manajer dan bagian penanggung jawab farmasi akan dilakukan setiap satu bulan sekali.
Ketiga, pemisahan tugas, tidak ada pemisahan tugas yang jelas pada bagian farmasi dimana setiap bidan yang jaga bebas mendistribusikan obat kepada pasien, hal ini dilihat dari ketika tidak ada dokter jaga maka yang akan melayani pasien adalah bidan yang ada dan setiap bidan yang ada bebas keluar dari ruang pemeriksaan dan mengambil obat dibagian apotik sendiri dan melakukan pencatatan pengeluaran obat, selain itu penanggung jawab bagian farmasi tidak setiap saat di klinik, penanggung jawab akan datang jika akan melakukan pengecakan fisik terhadap obat dan melakukan pencatatan, untuk bagian pemesanan dan pembelian obat akan dilakukan oleh pemilik sebagai penanggung jawab klinik dan manajer yang juga merangkap sebagai penanggung jawab keperawatan.
Informasi dan Komunikasi
Pencatatan terkait pelaporan obat masih dilakukan secara manual.Adapun catatan- catatan yang digunakan sebagai berikut :
Pertama, bukti barang masuk, catatan ini digunakan untuk mencatat persediaan obat yang diterima dari pembelian maupun secara online. Bukti barang masuk ini haru disertai dengan nota.
Kedua, bukti barang keluar, bukti ini berisi tentang persediaan obat yang keluar seperti pendistribusian obat ke pasien ataupun karyawan. Bukti barang keluar ini harus disertia dengan resep obat.
Ketiga, surat bukti bon obat (SBBO), surat ini adalah surat yang dibuat oleh bagian apoteker sebagai surat untuk melakukan pemesanan obat yang habis, surat ini dicatat oleh bagian apoteker yang selanjutnya akan dibuat oleh penanggung jawab apoteker dan
18
diserahkan kepada manajer, manajer akan memberikan surat tersebut kepada penanggung jawab klinik untuk memperoleh persetujuan, surat ini berisi nama obat, jenis obat, jumlah obat yang diminta, sisa stock, hal ini dikarenakan permintaan pembelian obat akan disetujui apabila sisa stock obat tersisa lima dos dan pembelian minimal lima jenis obat.
Keempat, faktur atau nota pembelian, catatan ini berisi tentang penagihan atau pembayaran atas transaksi pembelian persediaan obat yang akan disimpan sebagai bukti bahwa pembelian telah dilakukan dan sebagai perhitungan pengeluaran atas pembelian obat.akan tetapi ada beberapa tanggal pembelian yang tidak disertai nota dan hanya digunakan catatan.Pemilik Klinik Rawat Inap Adi Sehat yang sekaligus sebagai penanggung jawab Klinik mengatakan
“Terkadang ada beberapa Nota yang hilang mbak, entah lupa naruh atau tidak sengaja dibuang jadi hanya catatan saja yang digunakan tanpa bukti”.
Kelima, rekapitulasi pemakaian obat harian mingguan, rekapitulasi pemakaian obat ini berisi tentang catatan pengeluaran obat yang akan dijumlah oleh apoteker atau bidan yang jaga setiap hari setelah klinik tutup yang selanjutnya akan di rekap secara keseluruhan selama dua minggu untuk disampaikan pada pertemuan rutin yang diadakan dua minggu sekali.Laporan ini berisi tentang tanggal keluarnya obat, bulan, nama obat, dan bidan yang melakukan distribusi obat.
Keenam, laporan pemakaian dan Stock Opname, laporan ini berisi tentang semua pelaporan terkait obat, laporan ini menjelaskan mulai stock awal, jumlah barang yang diterima , jumlah barang keluar, total pemakaian obat, dan sisa persediaan obat yang ada.
Laporan ini dibuat oleh pennaggung jawab apoteker, laporan ini juga digunakan sebagai acuan untuk melakukan pengadaan atau permintaan obat.
Pemantauan
Pemantauan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat pada karyawan bagian instalasi Farmasi dilakukan dengan dua cara, yang pertama pemantauan secara langsung dan yang kedua pemantauan secara tidak langsung. Pemantauan secara langsung akan dilakukan secara langsung oleh Manajer Klinik Rawat Inap Adi Sehat yang dilakukan dengan cara melihat absensi karyawan dan menilai kinerja karyawan, pengecekan absensi dilakukan setiap hari,
19
akan tetapi absensi ini masih dilakukan secara manual dengan cara karyawan yang datang melakukan tanda tangan di kertas absensi.Manajer klinik Rawat Inap berkata
“untuk absensi kita masih menggunakan cara manual yaitu melalui tanda tangan karyawan , karena jumlah karyawan juga masih sedikit kalaupun ada yang memalsukan tanda tangan sudah pasti ketahuan”.
Untuk penilaian kinerja karyawan akan direview pada saat diadakan pertemuan pada setiap dua minggu sekali, bagi karyawan yang dianggap melanggar peraturan akan diperingatkan secara langsung terlebih dahulu sebelum pemberian surat peringatan.Untuk pengawasan terkait persediaan obat seluruh karyawan diberikan kepercayaan untuk melakukan pengawasan terhadap persediaan obat, akan tetapi juga ada pengawasan khusus yang dilakukan oleh manajer dan pennaggung jawab seperti melakukan pengecekan terkait baramg keluar yang telah disertai dengan bukti resep, tidak ada pengecekan secara khusus untuk barang kadaluwarsa karena persediaan juga tidak terlalu banyak sehingga sebelum mendistribusikan obat bidan dihimbau untuk melakukan pengecekan tanggal kadaluwarsa.
Pemantauan secara tidak langsung dengan memasang cctv pada bagian instalasi farmasi dan bagian ruang pemeriksaan serta beberapa tempat yang memrlukan pemasangan cctc, cctv ini akan diperiksa ketika ada hal yang dicurigai atau tidak sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang ditetapkan.Seperti yang idkatkan oleh pemilik sekaligus penanggung jawab klinik
“Pemantauan cctv dilakukan kalau ada kecurigaan atau hal-hal yang tidak diinginkan mbak, karena layar untuk cctv terhubung langsung di kamarku jadi ada keterbatasan akses buat masuk untuk karyawan , terus saya sendiri tidak bisa periksa tiap saat karena kerja pulang kerja sudah capek mbak”.
PEMBAHASAN
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian di Klinik menerapkan gaya manajemen sentralistik dan kerja tim dimana semua keputusan berada di tangan manajer, masih ada beberapa kelemahan diantaranya adalah berlebihanya pengawasan ketika manajer berada di klinik membuat karyawan merasa tertekan dalam bekerja dan sangat hati-hati akan tetapi keadaan tersebut berbalik ketika manajer sedang tidak ada di klinik dan hanya ada bidan tanpa adanya dokter, karena dokter yang bekerja hanyalah dokter jasa yang akan bekerja di jam tertentu para karyawan terlihat lebih santai, dan banyak bercanda berbeda pada saat mereka diawasi dengan hal tersebut akan memunculkan pengaruh negatif dimana karyawan akan merasa
20
tertekan dan ketika tidak ada yang mengawasi karyawan cenderung merasa bebas akan tetapi tetap pada etika karyawan dan etika profesi pengawasan secara berlebihan terhadap kinerja ini perlu adanya perubahan dimana seharusnya memberikan sedikit kebebasan kepada karyawan akan tetapi menerapkan sanksi bagi yang melanggar peraturan, pengawasan seharusnya lebih difokuskan pada persediaan obat karena pelayanan obat gratis kepada seluruh karyawan seringkali di salah gunakan oleh karyawan dengan mengambil obat tanpa adanya ijin dari apoteker. Tidak adanya komite audit sehingga pengawasan terhadap persediaan obat hanya diawasi oleh penanggung jawab apoteker dan manajer yang tidak dapat setiap saat ada di klinik.
Tidak adanya struktur organisasi sendiri pada bagian apoteker dan struktur organisasi hanya ada pada keseluruhan sehingga kurang jelasnya pemisahan tugas yang ada. Pada saat dilakukan wawancara pihak manajer menjelaskan bahwa ada penanggung jawab sendiri sendiri pada setap bidang dan penanggung jawab teratas berada di tangan pemilik yang menjabat sebagai penanggung jawab umum akan tetapi pada saat dilaukan observasi terdapat temuan bahwa penanggung jawab umum berada di tangan manajer dimana manajer yang bersangkutan dalam struktur organisasi sebagai penanggung jawab bidan, selain itu pemilik klinik memberikan kekuasaan penuh kepada manajer untuk mengurusi, mengawasi, serta memecahkan masalah yang terjadi.
Untuk perekrutan karyawan baru di Klinik Rawat Inap Adi Sehat sudah baik dimana karyawan diharuskan D3 dan sesuai dengan kemampuan calon karyawan dan apa yang dibutuhkan klinik , selain itu calon karyawan baru telah dilakukan seleksi dan pelatihan kerja dimana bimbingan pelatihan kerja akan diawasi oleh kepala bidan. Penelitian senada juga dilakukan Achmad (2013) dimana pada penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Umum Bahteramas Provinsi Sulawesi Tenggara juga dilakukanya seleksi karyawan baru terlebih dahulu yang dilaksanakan di perusahaan langsung dimana diharapkan agar penempatan pegawai pada bagianya sesuai dengan tingkat kecakapan, keahlian dan pengetahuan yang dimiliki, setelah dilakukannya seleksi tahap selanjutnya adalah pelatihan kerja dan karyawan baru klinik akan diminta untuk menandatangani kontrak dimana karyawan baru harus mematuhi peraturan yang ada.
Penaksiran Resiko
Masih ada beberapa resiko yang terjadi dari lingkungan pengendalian yang ada terutama penyalah gunaan pelayanan gratis yang mengakibatkan kesalahan pencatatan dan
21
hilangnya obat yang berakibat pada kosongnya stock obat meskipun pada saat dilakukan wawancara pihak manajer mengatakan bahwa tidak pernah terjadi pencurian dan stock opname selalu tepat, selain itu pihak manajemen juga mengatakan bahwa sebelum melakukan pendistribusian obat dilakukan pengecekan tanggal kadaluwarsa terlebih dahulu, dan selama ini belum pernah terjadi keluhan pasien tetapi pada saat dilakukan observasi peneliti menemukan beberapa temuan yang berbeda diantara lain terjadinya pengambilan obat tanpa ijin apoteker atau apoteker lupa mencatat sehingga tidak ada pencatatan barang keluar akibatnya jumlah fisik dengan catatan barang keluar tidak sama.
Penemuan lain adalah dimana pihak apoteker pada saat melakukan pendistribusian obat hanya mengecek kandungan obat tanpa mengecek tanggal kadaluwarsa, pada saat melakukan wawancara terhadap pelanggan adakeluhan pelanggan terkait kekosongan obat dan harus menebus di apotek dengan jarak apotek dan klinik yang sangat jauh. Upaya dalam meminimalkan resiko memang sudah dilakukan akan tetapi pengambilan obat tanpa ijin apoteker dan tidak melakukan pencatatan masih sering dilakukan terutama karyawan yang bukan dari bagian pelayanan kesehatan hal itu berkesinambungan dengan kesalahan pencatatan dimana stok yang tersedia dengan catatan yang ada tidak sama, selain itu karyawan sering juga lupa mencatat obat yang habis sehingga terjadi kekosongan obat yang akan berpengaruh terhadap pelayanan dan memunculkan keluhan pasien yang diminta untuk membeli obat di apotik sementara lokasi apotik jauh dari klinik.
Kadaluwarsa obat juga masih terjadi hal ini dikarenakan beberapa obat yang jarang dipakai, meskipun metode persediaan FEFO (First Exp Fist Out) yang diterapkan pada klinik sudah cukup membantu untuk menekan jumlah obat kadaluwarsa walaupun tekhnik yang digunakan belum cukup baik dan karyawan masih kurang teliti dimana seharusnya peletakan obat dengan tanggal adaluwarsa seharusnya diletakan pling depan hal itu dikarenakan meskipun stok obat baru datang akan tetapi sering dijumpai bahwa tanggal kadaluwarsa yang tertera lebh cepat daripada stock lama hasil penelitian senada juga dilakukan oleh Qiyaam, Furqoni dan Hariati (2016) yang dilakukan di RSUD dr. Soedjono Selong Lombok Timur, pada penelitian yang dilakukan menunjukan hasil bahwa sistem penataan obat di gudang dikatakan baik, sistem penataan menggunakan metode FIFO (Fist In First Out) dan FEFO (First Exp First Out) dimana penataan yang dilakukan digudang berdasarkan jenis, alfabetis, dan tanggal kadaluwarsa hasil penelitian yang diperoleh menunjukan bahwa metode dan tekhnik yang dunakan baik dan dapat menekan jumlah persediaan kadaluwarsa, selain itu juga disebabkan penempatan obat yang kurang tepat dimana apoteker atau bidan jaga akan
22
mengambil obat dibagian depan saja tanpa melihat tanggal kadaluwarsa obat dibagian belakang, hal itu membuat beberapa obat diketahui kadaluwarsa dan dibuang.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian di klinik Rawat Inap Adi Sehat mengadakan pertemuan seluruh karyawan rutin dilakukan setiap dua minggu sekali sebelum melakukan rutinitas kerja, pertemuan itu akan membahas apa saja terkait klinik selama dua minggu terakhir termasuk pemasukan dan pengeluaan, juga review kinerja karyawan.
Permintaan obat akan dilakukan setiap obat yang tersedia hanya lima dos akan tetapi adanya kendala waktu pembelian akan dilakukan jika ada beberapa jenis merk obat yang habis, berarti tidak semua obat selalu tersedia di klinik, pembelian tersebut dilakukan secara langsung dan online tergantung merk dan jenis obat, kendala lain adalah beberapa merk obat yang memang susah didapatkan.
Persediaan obat diletakan di ruang kecil, ruang tersebut bersamaan dengan ruang apotik hanya saja belum ada pemisahan tugas yang jelas terkait pendistribusian obat dimana semua bidan bebas mendistribusikan obat ke pasien tanpa adanya petugas apoteker, karena di Klinik mengutamakan kerja tim dimana karyawan yang sedang menganggur saat itu diperbolehkan untuk mendistribusikan obat, hal ini tidak perlu adanya perbaikan karena kendala jumlah karyawan yang harus dibagi menjadi dua bagian yaitu bagian rawat inap dan rawat jalan, hanya saja pada pencatatan barang keluar perlu adanya tambahan nama yang mendistribusikan obat bereta paraf sehingga jika terjadi kesalahan lebih mudah untuk ditelusuri, tetapi hal itu berbeda dengan pernyataan manajemen pada saat dilakukan wawancara pihak manajemen mengatakan bahwa ada pemisahan tugas dimana setiap karyawan memiliki wewenang dan tanggung jawab masing-masing, dimana ada bagian penerima pasien, pemeriksaan, pernyataan senada juga di kemukakan oleh Amanda, Sondakh dan Tangkuman (2015) pada peneitianya yang di Grand Hardware Manado dimana peneliti menyarankan kepada pihak manajemen dimana kasir hanya berfungsi sebagai penyimpanan kas perusahaan dan tidak boleh memiliki akses ke komputer untuk melakukan pencatatan atas penjualan barang dagang.
Informasi dan Komunikasi
Klinik Rawat Inap Adi Sehat sudah mencatat setiap keterjadian yang terkait dengan persediaan obat akan dicatat dan akan dilaporkan setiap dua minggu sekali hal ini senada
23
dengan penelitian yang dilakukan oleh Achmarul, Suprapto dan Qonita (2017) yang dilakukan di UPT Puskesmas Kowel dimana setiap keterjadian akan dilakukan evaluasi pada saat pertemuan rutin dan dinilai baik dalam pemecahan masalah, pada saat diadakan pertemuan laporan tersebut berupa barang masuk, barang keluar serta rekapitulasi untuk surat bon hanya akan disampaikan kepada manajer untuk selanjutnya dilaporkan kepada penanggung jawab klinik untuk mendapatkan persetujuan, faktur atau nota akan disimpan sebagai bukti dan akan ditunjukan jika memang dibutuhkan, akan tetapi terdapat pernyataan berbeda yang dikemukakan oleh pemilik dan pihak manajemen, dimana pemilik mengemukakan pada setiap melakukan pembelian ada beberapa nota atau faktur yang lupa dibuang sehingga tidak adanya bukti dan dicatat secara manual hal berbeda dikemukakan oleh pihak manajemen yang mengatakan bahwa semua bukti nota, faktur akan disimpan sebagai laporan tahunan.
Laporan pemakaian dan stock opname akan di laporkan setiap satu bulan sekali di awal bulan dilakukan pertemuan. Semua sistem dan informasi di klinik masih dilakukan secara manual menggunakan microsoft word dan microsoft excel dimana pencatatan secara manual lebih rentan terhadap kesalahan pencatatan, selain itu, pencatatan yang belum menggunakan sistem secara khusus akan lebih mudah untuk dilakukan manipulasi, khusus pencatatan barang keluar akan dicatat oleh siapapun yang pada saat itu menjaga apotek dan selanjutnya akan di rekap setiap dua hari sekali setelah itu akan diberikan kepada penanggung jawab obat untuk selanjutnya di rekap secara keseluruhan dan dicatat di dokumen bukti barang keluar, untuk semua pencatatan secara keseluruahan akan dilakukan oleh penanggung jawab obat dengan pengawasan penanggung jawab apoteker yang juga mempunyai tugas ganda sebagai manajer.
Pemantauan
Klinik Rawat Inap Adi Sehat memberikan kepercayaan kepada seluruh karyawan untuk mengawasi persediaan yang ada selain itu juga ada pengawasan khusus yang dilakukan oleh manajer klinik yaitu dengan dua metode, metode secara langsung dan tidak langsung, untuk metode pamantauan secara langsung masih menggunakan cara manual yaitu dengan menggunakan tanda tangan dan dapat dipalsukan, selain itu tanda tangan dilakukan hanya sekali saja pada saat masuk kerja, sehingga ada karyawan yang pulang sebelum jam kerja selesai asalkan pekerjaan sudah selesai, beberapa dokter jasa juga seringkali tidak melakukan
24
absensi karena akan datang jika hanya dibutuhkan. Tidak adanya pengecekan terhadap tanggal kadaluwarsa obat secara berkala , sehingga ada kemungkinan bidan lupa untuk mengecek obat sebelum didistribusikan kepada pasien yang akan berakibat fatal.
Pemantauan secara tidak langsung dilakukan dengan memasang cctv pada fungsi cctv ini juga ditemukan pernyataan berbeda yang dikemukakan oleh pemilik dan pihak manajemen dimana pihak manajemen mengatakan pengawasan sudah baik dengan adanya pemasangan cctv yang dilakukan pengecekan setiap hari akan tetapi pernyataan berbeda dikemukakan oleh pemilik yang mengatakan bahwa cctv tidak dilakukanpengecekan setiap waktu karna adanya kendala waktu dan akan dilakukan pengecekan jika memang perlu dilakukan, maka dari itu fungsi pemasangan cctv ini belum berjalan dengan baik dimana TV cctv langsung disalurkan di kamar pemilik sehingga ada keterbatasan akses untuk melakukan pengecekan, seringkali pengecekan cctv hanya akan dilakukan jika ada hal yang tidak sesuai atau dicurigai tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku di Klinik Rawat Inap Adi Sehat.
REKOMENDASI PERBAIKAN
Lingkungan Pengendalian di klinik dimana seluruh karyawan yang bekerja pada bagian farmasi merupakan fresh graduate yang belum memiliki pengalaman maka hanya perlu motivasi dan pelatihan tanpa adanya pengawasan yang berlebihan, pengawasan yang berlebihan akan cenderung menumbuhkan rasa tertekan pada karyawan, maka dari itu lebih baik diberikan pelatihan kerja sehingga dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan karyawan untuk meningkatkan kualitas kinerja sehingga akan berdampak positif bagi kelangsungan Klinik Rawat Inap Adi Sehat, pemberian fasilitas obat gratis bagi seluruh karyawan memang baik untuk menumbuhkan loyalitas bagi karyawan akan tetapi harus ada pengendalian akses bagi karyawan lain selain apotekeruntuk masuk bagian farmasi.
Penilaian Resiko ketika karyawan telah diberikan pelatihan kerja diharapkan dapat meningkatkan kualitas karyawan terutama dalam bagian farmasi, tetapi bukan menutup kemungkinan tidak adanya resiko yang mungkin terjadi, pelatihan kerja memang sudah dlakukan oleh beberapa bidan akan tetapi belum keseluruhan dengan memperkerjakan Fresh graduate resiko yang paling rentan terjadi adalah terjadinya kesalahan pencatatan, kesalahan pencatatan ini dapat disebabkan karena memang bagian apoteker salah dalam mencatat dan terjadi perbedaan stock opname dengan barang yang ada yang disebabkan beberapa karyawan
25
mengambil obat tanpa sepengetahuan apoteker. Kemungkinan lain yang mungkin terjadi adalah kekosongan obat dan obat kadaluwarsa.
Aktivitas Pengendalian yang harus dilakukan adalah seharusnya pada bagian apotek memiliki ruang tersendiri sehingga ada keterbatasan akses dimana yang diperbolehkan untuk berada di ruang apotek hanya apoteker, melakukan evaluasi secara berkala dimana obat-obat yang jarang digunakan untuk melakukan penghentian pembelian atau mengurangi stok serta menambah stok obat yang sering digunakan sehingga mencegah terjadinya kekosongan obat.
Penataan tata letak obat harus disesuaikan dimana obat yang memiliki tanggal kadaluwarsa paling awal diletakan dibagian depan, sehingga jumlah obat yang kadaluwarsa dapat ditekan se minimal mungkin, karena kendala jumlah karyawan dan tidak memungkinkan untuk adanya pemisahan tugas seharusnya pada catatan barang keluar disertai nama dan tanda tangan pendistribusi obat.
Informasi dan Komunikasi sangat penting, maka dari itu diperlukan adanya pertemuan rutin, pertemuan dan pelaporan yang dilakukan di Klinik sudah baik akan tetapi alangkah lebih baik jika Klinik mempunyai sistem komputerisasi pada bagian farmasi sehingga semua pencatatan dilakukan secara komputeriasi dengan sistem, ketika pencatatan telah dilakukan dengan sistem otomatis maka akan sulit dilakukanya manipulasi, selain itu dengan pencatatan dengan menggunakan sistem akan meminimalkan kesalahan pencatatan.
Pemantauan, Untuk absen karyawan digunakan alat otomatis dengan menggunakan sidik jari, hal ini digunakan untuk terjadinya kecurangan seperti karyawan pulang sebelum waktunya, selain itu pengawasan yang dilakukan oleh manajer secara rutin dengan melihat kinerja karyawan secara keseluruhan.Penggunaan cctv di Klinik memang sudah dilakukan akan tetapi akan lebih baik jika cctv dipantau secara terus menerus dan penempatan layar cctv diletakan diruang manajer sehingga manajer juga dapat mengontrol secara keseluruhan yang terjadi di Klinik.
26 PENUTUP
KESIMPULAN
Penerapan komponen COSO yang dilakukan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat masih terdapat beberapa kelemahan dan perlu adanya perbaikan, seperti pada Lingkungan pengendalian di Klinik Rawat Inap Adi Sehat masih bersifat sentralistik dimana karyawan hanya akan ikut arahan dari manajer, pada bagian penilaian resiko masih ada beberapa resiko yang masih terjadi seperti kesalahan pencatatan obat, kekosongan obat dan obat kadaluwarsa, untuk mencegah adanya obat kadaluwarsa seharusnya tata letak obat harus urut tanggal kadaluwarsa, melakukan evaluasi terhadap obat jarang dipakai.
Pada aktivitas pengendalian memang belum ada pemisahan tugas akan tetapi hal ini karena tata nilai yang telah ditekankan yaitu kerja tim , akan lebih baik jika setiap pencatatan barang keluar disertai nama bidan dan tanda tangan yang melakukan pendistribusian obat.
Klinik Rawat Inap Adi Sehat telah melakukan pelaporan terkait persediaan obat-obatan tetapi pembukan yang dilakukan masih secara manual yang seharusnya dapat diganti dengan komputerisasi. Pengawasan yang dilakukan dengan cctv seharusnya dilakukan lebih optimal, dimana seharusnya memindahkan layar cctv di ruang kerja manajer sehingga manajer bisa melakukan pengecekan secara berkala tanpa melakukan pengawasan langsung berlebihan, sehingga diharapkan manajer Klinik Rawat Inap Adi Sehat dapat menjadikan pertimbangan atas rekomendasi perbaikan yang diberikan untuk keberlangsungan Klinik.
Keterbatasan Penelitian
Penelitian ini memiliki beberapa keterbatasan yaitu, adanya keterbatasan akses diawal yang dilakukan oleh manajer dengan hanya boleh wawancara dengan manajer, dilarang melakukan perekaman pada saat wawancara dan memfoto data yang ada, sulitnya melakukan wawancara dengan pelanggan karena pelanggan takut terjadi kesalahan yang merugikan pelanggan, adanya sikap kehati-hatian oleh manajer saat dilakukan wawancara sehingga diperlukan observasi lebih lanjut, susahnya waktu untuk bertemu dengan manajer karena manajer tidak setiap hari datang dan tidak bersedia memberikan kontak kepada peneliti, adanya pengawasan secara berlebihan ketika melakukan observasi pada saat manajer berada di tempat. Keterbatasan dari peneliti sendiri adalah terbatasnya objek yang diteliti, dimana pada penilitian ini hanya berfokus pada obat, sementara di Klinik Rawat Inap Adi Sehat
27
merupakan klinik rawat inap dan rawat jalan dimana persediaan yang ada bukan hanya obat melainkan juga ada alat medis, bahan medis habis pakai dan lain sebagainya.
Saran
Saran untuk penelitian yang akan datang diharapkan dapat menambah sumber informasi atau narasumber seperti karyawan yang melakukan kesalahan, selain itu diharapkan penelitian selanjutnya dapat memperluas atau mengambil objek yang berbeda seperti alat medis atau bahan medis habis pakai yang digunakan di Klinik Rawat Inap Adi Sehat.
Saran untuk Klinik Rawat Inap Adi Sehat, diharapkan pemilik atau manajer klinik dapat menerima rekomendasi dari peniliti dan menjadikan bahan pertimbangan selanjutnya demi keberlangsungan Klinik Rawat Inap Adi Sehat.
28 DAFTAR PUSTAKA
Achmad, N. A. (2013). Analisis Peranan Sistem Informas Akuntansi Persediaan Alat-Alat Kesehatan dalam Rangka Memenuhi Kebutuhan Pelayanan Rawat Inap (Study kasus pada Rumah Sakit Umum Bahteramas Provinsi Sulawesi Tenggara). Jurnal Akuntansi, 70.
Achmarul, F., Suprapto, H., & Qonita, A. M. (2017). Sistem Pengendalian Internal Terhadap
Persedian Obat untk Pasien Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) di UPT Puskesmas Kowel. Jurnal Auntansi dan Investasi Vol.02, No.02, 15.
Afrijal, I. (2016). Analisis Pengendalian Internal atas prosedur persediaan barang dagang di Gudang PT.Kridha Multi Niaga Prima Juwana. Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Amanda, C., Sondakh, J. J., & Tangkuman, S. J. (2015). Analisis Efektivitas Distem Pengendalian Internal Atas Persediaan Barang Dagang Grand Hardware Manado. Jurnal EMBA Vol.03, 10.
Anggraini, C. (2013). Kajian Kesesuaian Penyimpanan SEdiaan Obat pada Dua Puskesmas yang Berada di Kota Palangkaraya. Jurnal ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.2 No.2, 5.
Arens, A. A., Elder, R. J., & Beasley, M. S. (2008). Audit Internal. Jakarta: Erlangga.
Arini, L., Sulindawati, N. L., & Herawati, N. T. (2015). Analisis pengendalian internal terhadap persediaan obat untuk pasien pengguna BPJS kesehatan di RSUD Kabupaten BUleleng. E- Journal S1 Ak Universitas Pendidikan Ganesha.
Assauri, S. (1975). Management Produksi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Bastian, I. (2008). Akuntansi Kesehatan. Jakarta: Erlangga.
Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2003). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: PT.Indeks kelompok Gramedia.
Handayani, S. (2017). Analiis Sistem Pengendalian Internal Persediaan Obat di Apotek Star Seven Kragilan Boyolali. Universitas Dian Nuswantoro Semarang, 5.
Kumaat, V. G. (2011). Internal Audit. Jakarta: Erlangga.
Kusuma, A. W. (2016). Analisis Pengendalian Internal Persediaan Obat Pada Apotek Kencana Semarang. Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
Liwu, I., Kristanto, E. G., & Tambun, J. G. (2017). Analisis Distribusi Obat ada Pasien Bdan
Penyelengara Jaminan Sosial (BPJS) di RUP rof.Dr. R. D. Kandou Manado. Jurnal Biomedik (JBM) Vol.9, 1.
Mapandin, S. R. (2018). Analisis Pengendalian Internal Persediaan Obat-obatan Puskesmas Sidorejo Lor Salatiga. Universitas Kristen Satya Wacana.
29
Menteri Kesehatan. (2014). Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Jakarta: Menteri Kesehatan.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2001). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Jakarta: Menteri Kesehatan.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Tentang Klinik. Jakarta: Menteri Kesehatan.
Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Pamungkas, R. T. (2016, Februari 26). Polisi Usut Dugaan Malpraktik Warga Kabupaten Semarang yang Tewas Usai Makan Mie Instan. Dipetik Februari 21, 2018, dari
http://jateng.tribunnews.com
Pemerintah Republik Indonesia. (2008). Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Jakarta: Pemerintah Republik Indonesia.
Powa, Y., Nangoi, G., & Walandou, S. K. (2018). Analisis Pengendalian Internal Siklus Persediaan dan Pergudangan pada Pt.Sapta Sari Tama. Jurnal Riset Akuntansi Going Concern 13.
Qiyaam, N., Furqoni, N., & Hariati. (2016). Evaluasi Manajemen Penyimpanan Obat di Gudang Obat Instalasi Farmasi RSUD dr. R.Soedjono Selong Lombok Timur. Jurnal Ilmiah Ibnu Sina.
Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2004). Accounting Information Systems (Sistem Informasi Akuntansi). Jakarta: Salemba Empat.
Sari, P. A. (2012). Analisis Pengendalian Internal Persediaan Obat-Obatan Untuk Pasien Umum Di Klinik Ibumas Tanjung Pinang.
Tontoli, S. A., Elim, I., & Tirayoh, V. Z. (2017). Analisis Efektivitas Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan pada Pt.Kimia Farma Apotek 74 Manado. Jurnal Riset Akuntansi Going Concern Vol.12, 239.
Warman, J. (1997). Manajemen Pergudangan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
