BAB III ANALISIS METODOLOGI

(1)

III-1

BAB III

ANALISIS METODOLOGI

Pada bagian ini akan dibahas analisis metodologi pembangunan BCP. Proses analisis dilakukan dengan membandingkan beberapa metodologi pembangunan yang terdapat dalam literatur yang dipelajari. Hasil dari proses analisis adalah model pembangunan BCP yang akan digunakan dalam pengerjaan Tugas Akhir ini.

3.1 Metodologi Pembangunan BCP

Dalam membangun BCP, diperlukan metodologi yang sesuai untuk menghasilkan sebuah BCP yang baik bagi organisasi. Berbagai macam metodologi dapat ditemukan di literatur yang membahas tentang BCP. Dalam Tugas Akhir ini, dilakukan perbandingan metodologi yang diambil dari beberapa literatur sehingga dapat dihasilkan sebuah metodologi yang dapat digunakan untuk membangun BCP.

3.1.1 Metodologi 1

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-1 [FUL05].

Gambar III-1 Tahapan Pembangunan BCP (Metodologi 1)

Pembangunan BCP dilakukan dengan melalui tahap berikut:

1. Menentukan Tujuan, Objektif, Lingkup, dan Asumsi

Dalam tahap ini, dilakukan penentuan tujuan pembangunan BCP bagi organisasi, biasanya berupa peningkatan tingkat keamanan dan keselamatan ketika organisasi dilanda bencana. Selain itu, ditentukan pula lingkup BCP dalam organisasi, meskipun BCP biasanya merupakan tugas bagian pengelola data, namun BCP yang baik adalah perencanaan yang melingkupi seluruh bagian organisasi. Asumsi-asumsi yang dibutuhkan selama pembangunan BCP dtentukan dalam tahap ini agar mempermudah proses pembangunan BCP.

(2)

2. Memilih Koordinator Perencanaan dan Tim Pengembang

BCP harus dipersiapkan selayaknya proyek pada umumnya, diawali dengan memilih pemimpin proyek, koordinator rencana, dan tim pengembang. Pemimpin proyek dan koordinator rencana biasanya merupakan pihak yang sama. Koordinator yang dipilih sebaiknya memiliki pengalaman dalam mengatur proyek dan mengetahui dengan jelas mengenai proses bisnis organisasi dan kebergantungan antara bagian IT (Information Technology) dan bagian lain. Koordinator bertanggungjawab pula terhadap perawatan bencana. Tim pengembang sebaiknya tidak hanya melibatkan bagian IT, namun juga bagian-bagian lain dari organisasi agar BCP organisasi.

3. Melakukan Penilaian Risiko

Tahap selanjutnya adalah melakukan penilaian risiko, yaitu melakukan penilaian terhadap organisasi dengan melihat aspek risiko yang dimiliki oleh organisasi.

Penilaian risiko dilakukan dengan menentukan risiko yang mengancam dan tingkat kemungkinan risiko tersebut terjadi. Hasil dari penilaian risiko kemudian dianalisis untuk menentukan ancaman yang ditanggulangi.

4. Melakukan Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Setelah melakukan penilaian risiko, perlu dilakukan Business Impact Analysis (BIA).

BIA merupakan proses untuk melakukan identifikasi fungsi bisnis kritis beserta sumber daya yang dibutuhkan, kemudian menentukan dampak dari resiko kegagalan terhadap organisasi.

5. Menentukan Tim Pemulihan

Tahap selanjutnya adalah menentukan tim pemulihan yang akan memegang peran dalam melaksanakan perencanaan yang akan dibuat.

6. Membuat Strategi dan Perencanaan Pemulihan

Tahap selanjutnya dalam pembangunan BCP adalah membuat strategi pemulihan dan penentuan aksi yang sesuai untuk berbagai gangguan atau ancaman.

7. Mendokumentasikan BCP

Semua hal yang telah dilakukan dalam tahap sebelumnya kemudian didokumentasikan agar BCP dapat dengan mudah didistribusikan kepada bagian lain yang membutuhkan. Dokumentasi BCP harus mudah untuk dimengerti, spesifik, dan sederhana.

8. Pengujian Perencanaan

Pengujian rencana merupakan bagian yang penting dari BCP. Rencana harus dites

(3)

secara detil dan dievaluasi berkala, setidaknya 1 kali dalam setahun. Perubahan lingkungan terjadi seiring dengan perkembangan organisasi, begitu pula dengan peraturan yang berlaku, dapat mengalami perubahan.

Proses pengujian rencana dapat dilakukan dengan beberapa jenis, antara lain:

a. Pengujian Data (Checklist Testing)

Jenis pengujian ini untuk menentukan ketersediaan cadangan dalam organisasi, seperti tempat penyimpanan cadangan dan manual operasi. Dalam pengujian ini, dilakukan peninjauan ulang rencana dan identifikasi bagian yang harus selalu diperbaharui dan selalu tersedia.

b. Pengujian Interupsi Non-bisnis (Non-business Interruption Testing)

Dalam jenis pengujian ini, organisasi akan melakukan simulasi terjadinya bencana dengan menggunakan pengujian prosedur yang telah dibuat. Simulasi yang dilakukan tidak harus mencakup semua prosedur yang ada karena cukup sulit untuk mengaplikasikan seluruh strategi yang telah ditentukan. Dengan simulasi tersebut diharapkan dapat membantu organisasi dalam melakukan identifikasi kebutuhan untuk pengembangan BCP selanjutnya.

c. Pengujian Paralel (Parallel Testing)

Pengujian jenis ini dapat dilakukan bersamaan dengan pengujian jenis pertama atau kedua, dalam pengujian ini transaksi yang telah dilakukan diproses kemudian disesuaikan dengan cadangan yang sudah ada.

d. Pengujian Interupsi Bisnis (Business Interruption Testing)

Pengujian jenis ini merupakan pengujian BCP secara keseluruhan sehingga dapat memakan biaya yang cukup besar dan cukup mengganggu operasi bisnis organisasi. Pengujian ini sebaiknya tidak dilakukan saat masa kritis bisnis organisasi untuk meminimalkan gangguan atau kerusakan yang diakibatkan oleh pengujian. Sebelum melakukan pengujian jenis ini, dilakukan identifikasi jenis gangguan, kerusakan yang terjadi, kemampuan pemulihan, ketersediaan sumber daya, waktu, dan durasi.

9. Mendistribusikan Perencanaan

BCP yang telah dibuat kemudian didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan memang diberikan otoritas untuk mengakses perencanaan yang ada. Salinan BCP harus mudah untuk diakses dan tersimpan dengan baik sebagai cadangan.

(4)

10. Perawatan Perencanaan

Untuk menjaga efektivitas BCP, perencanaan yang telah dibuat harus selalu dirawat dengan cara memperbaharui perencanaan. BCP harus selalu ditinjau ulang dan direvisi sesuai dengan kebutuhan.

Metodologi 1 beserta input, proses, dan output dapat dilihat pada Tabel III-1.

Tabel III-1 Metodologi 1 Pembangunan BCP

Metodologi 1 Input Proses Output

Menentukan Tujuan, Objektif, Lingkup, dan Asumsi

Profil organisasi Identifikasi tujuan, objektif, lingkup, dan asumsi

Dokumentasi Awal Proyek

Memilih Koordinator Perencanaan dan Tim Pengembang

Daftar pegawai Menentukan personil proyek

Koordinator rencana dan tim pengembang Melakukan Penilaian

Risiko Profil organisasi Identifikasi risiko

Analisis risiko Hasil penilaian risiko Melakukan Analisis

Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Hasil penilaian risiko

Identifikasi fungsi kritis Kebutuhan sumber daya Penentuan dampak risiko

Fungsi bisnis kritikal Daftar sumber daya Dampak risiko Menentukan Tim

Pemulihan Daftar pegawai Penentuan tim pemulihan Daftar tim pemulihan Membuat Strategi dan

Perencanaan Pemulihan Dampak risiko Identifikasi strategi Analisis strategi

Strategi dan perencanaan Mendokumentasikan BCP Strategi dan perencanaan Pembuatan dokumentasi

BCP Dokumentasi BCP

Pengujian Rencana Dokumentasi BCP Pengujian BCP Hasil pengujian Perawatan Perencanaan Hasil pengujian Evaluasi hasil pengujian

Revisi BCP Hasil revisi BCP

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-2 [SNE07].

1. Inisiasi Proyek

Tahap ini merupakan tahap yang penting dalam pembangunan BCP karena tanpa dukungan organisasi secara penuh, BCP menjadi tidak lengkap dan sulit

(5)

diimplementasikan. Saat inisiasi BCP, hal-hal yang dilakukan seperti layaknya inisiasi proyek pada umumnya, salah satunya dilakukan pendefinisian parameter proyek, seperti lingkup dan jadwal.

2. Penilaian Risiko

Penilaian risiko merupakan proses untuk melakukan analisis risiko yang potensial terjadi pada organisasi. Risiko yang dianalisis dilihat dari berbagai kemungkinan, mulai dari risiko yang sering terjadi sampai dengan risiko yang jarang terjadi namun begitu besar akibat yang ditimbulkannya.

3. Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Setelah menentukan risiko yang potensial terjadi pada organisasi, selanjutnya dilakukan analisis dampak bisnis yang dapat ditimbulkan oleh risiko-risiko tersebut.

Dampak yang dianalisis bukan hanya dari segi teknis, namun juga dari mencakup efek terhadap proses bisnis organisasi secara menyeluruh dan memperhitungkan pemakaian IT dalam proses bisnis organisasi.

4. Pemilihan Strategi Mitigasi

Tahap selanjutnya adalah pemilihan strategi untuk risiko dan efek yang telah dianalisis sebelumnya, sehingga risiko dan efek tersebut dapat dikurangi atau dihindari.

5. Pembuatan Perencanaan Business Continuity

Setelah melalui tahap analisis, selanjutnya adalah tahap pembuatan rencana, yaitu pendokumentasian rencana sesuai dengan hasil analisis dan pemilihan strategi yang telah dilakukan dalan tahap sebelumnya.

6. Pelatihan, Pengujian, dan Audit

Setelah rencana selesai dibuat, perlu dilakukan pelatihan untuk mengimplementasikan rencana tersebut. Melalui pelatihan, pengujian, dan simulasi, dapat memudahkan penanganan bencana, terutama bencana yang potensial terjadi.

7. Perawatan Perencanaan

Perawatan BCP merupakan tahap terakhir dalam pembangunan BCP, namun merupakan tahap yang dilakukan berkala. Perawatan dilakukan salah satunya dengan cara melakukan penyesuaian rencana sehingga rencana tetap selalu mutakhir.

(6)

Inisiasi Proyek Profil organisasi

Sosiallsasi proyek Pendefinisian parameter proyek

Dokumentasi awal proyek

Penilaian Risiko Profil organisasi Analisis risiko potensial Daftar risiko Analisis Dampak Bisnis

(Business Impact Analysis)

Daftar risiko Analisis dampak teknis

dan pemakaian IT Hasil penilaian dampak Pemilihan Strategi

Mitigasi

Daftar risiko

Hasil penilaian dampak Analisis pemilihan strategi Strategi mitigasi Pembuatan Perencanaan

Business Continuity Strategi mitigasi Pembuatan dokumentasi

rencana Dokumentasi rencana

Pelatihan, Pengujian, dan

Audit Dokumentasi rencana

Pengujian Pelatihan Audit

Hasil pengujian, pelatihan, dan audit

Perawatan Perencanaan Hasil pengujian, pelatihan, dan audit

Evaluasi

Pemutakhiran rencana Rencana versi baru

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-3 [BAR01].

1. Persiapan Dasar Proyek (Project Foundation)

Persiapan awal dilakukan dengan melakukan inisiasi dengan pihak manajemen dan menentukan tujuan pembuatan BCP. Dalam tahap ini, dilakukan hal-hal yang berkaitan dengan inisiasi proyek, seperti penentuan lingkup proyek dan rencana kerja selanjutnya.

2. Penilaian Bisnis

Tahap ini dimulai dengan melakukan identifikasi ancaman eksternal dan ancaman internal. Setelah itu, beberapa hal yang dilakukan dalam tahap ini, antara lain pemahaman alur proses bisnis untuk setiap unit bisnis, penentuan sumber daya bisnis yang utama, dan identifikasi prosedur atau rencana yang berhubungan dengan

(7)

mitigasi bencana yang sudah ada di dalam organisasi. Informasi yang dihasilkan dalam tahap ini akan menjadi landasan pembuatan strategi BCP yang akan dilakukan di tahap selanjutnya.

3. Pemilihan Strategi

Penentuan strategi dilakukan untuk mengurangi risiko organisasi jika bencana menimpa organisasi. Dalam tahap ini, dilakukan pemilihan aksi yang harus dilakukan untuk mempertahankan komponen utama dari bisnis, disesuaikan dengan jenis ancaman dan gangguan yang diakibatkan.

4. Pembuatan Perencanaan

Pembuatan Perencanaan merupakan tahap kompilasi aksi yang telah ditentukan sesuai dengan risiko atau ancaman yang dihasilkan di tahap penilaian bisnis. Dalam tahap ini, dilakukan pembuatan dokumentasi rencana yang dapat membantu pemulihan organisasi dalam waktu dan biaya yang efisien. Dokumentasi rencana harus menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diaplikasikan.

5. Pengujian dan Perawatan

Tahap ini dilakukan untuk memastikan BCP berjalan sebagaimana mestinya dan untuk membuat BCP tetap sesuai dengan kondisi dan keadaan. Untuk itu, dilakukan pengujian dan perawatan BCP. Hasil pengujian BCP dijadikan sebagai evaluasi yang digunakan untuk memperbaharui BCP. Pengujian dan perawatan dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Persiapan Dasar Proyek

(Project Foundation) Profil organisasi

Inisiasi pihak manajemen Menentukan tujuan, lingkup, dan rencana kerja

Penilaian Bisnis Proses bisnis

Identifikasi ancaman Pemahaman proses bisnis Identifikasi mitigasi yang sudah ada

Daftar ancaman

Pemilihan Strategi Daftar ancaman Pemilihan aksi Strategi Pembuatan Perencanaan Strategi Pembuatan dokumentasi

rencana Dokumentasi rencana

Pengujian dan Perawatan Dokumentasi rencana Pengujian Perbaikan rencana

Rencana yang telah diperbaiki

(8)

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-4 [GAL03].

1. Inisiasi Proyek

Penentuan peran dan penegasan komitmen pihak manajemen merupakan langkah awal dalam inisiasi proyek pembangunan BCP, kemudian dilakukan penyamaan persepsi terhadap kebutuhan BCP bagi organisasi agar semua pihak yang terlibat dapat menjalankan tugas dengan baik dan sesuai dengan perannya.

2. Identifikasi Risiko

Dalam beberapa organisasi, BCP merupakan bagian dari manajemen risiko. Setelah dilakukan identifikasi risiko yang potensial terjadi pada organisasi, kemudian dilakukan klasifikasi risiko, dilakukan berdasarkan jenis risiko, yaitu risiko strategis dan risiko operasional. Dalam pembangunan BCP, risiko yang diperhitungkan adalah risiko operasional. Risiko operasional dapat dibagi berdasarkan sumber, yaitu risiko internal dan risiko eksternal. Risiko internal merupakan risiko yang berasal dari dalam organisasi, sedangkan risiko eksternal merupakan risiko yang berasal dari luar organisasi.

3. Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Analisis dampak bisnis merupakan proses analisis yang dilakukan dengan melakukan identifikasi dampak dari kehilangan sumber daya dan fungsi bisnis organisasi. BIA dapat dilakukan secara informal maupun secara formal, yaitu dengan menggunakan formulir tertentu dan kuesioner. Pendekatan disesuaikan dengan organisasi, antara lain dengan memperhitungkan aspek ukuran, struktur, dan skala organisasi (lokal, nasional, internasional).

4. Penentuan Strategi Business Continuity

Tahap selanjutnya dilakukan penentuan strategi dan aksi yang akan dilakukan untuk risiko yang dihasilkan dalam tahap risiko. Strategi yang dipilih disesuaikan dengan

(9)

efek yang ditimbulkan oleh risiko-risiko tersebut.

5. Pembuatan BCP

Dalam tahap ini, dilakukan pembuatan dokumentasi rencana strategi yang telah dibuat, disusun secara sederhana sehingga mudah untuk dimengerti oleh pihak yang berkepentingan.

6. Pengujian Perencanaan

BCP sebenarnya lebih cocok dikategorikan sebagai proses yang berkelanjutan dibandingkan disebut sebagai proyek karena adanya pelatihan dan awareness program yang rutin dan berkelanjutan.

7. Perawatan Perencanaan

Perencanaan yang ada dapat dengan cepat menjadi tidak relevan seiring dengan adaya berbagai perubahan. Membuat BCP yang selalu relevan merupakan sebuah masalah utama yang dihadapi berbagai organisasi. Peninjauan kembali BCP dilakukan oleh organisasi secara berkala, hasil peninjauan tersebut kemudian dijadikan sebagai landasan pengembangan BCP sehingga BCP tetap relevan dengan kondisi internal dan eksternal organisasi saat itu.

Inisiasi Proyek Profil organisasi Inisiasi proyek Penyamaan persepsi

Identifikasi Risiko Profil organisasi Identifikasi risiko

Klasifikasi risiko Daftar risiko Analisis Dampak Bisnis

(Business Impact Analysis)

Daftar risiko Identifikasi dampak yang

dialami organisasi Daftar dampak

Penentuan Strategi Business Continuity

Daftar risiko Daftar dampak

Pemilihan strategi dan aksi

Strategi business continuity Pembuatan BCP Strategi business

continuity

Pembuatan dokumentasi

BCP Dokumentasi BCP

Pengujian Perencanaan Dokumentasi BCP Pengujian

Awareness program Hasil pengujian

Perawatan Perencanaan Hasil pengujian Identifikasi perubahan Penyesuaian rencana

Rencana yang telah diperbaharui

(10)

Tahapan pembangunan BCP dapat dilihat pada Gambar III-5 [HIL07].

1. Inisiasi Program

Pembangunan BCP diawali dengan penentuan lingkup, objektif, metode, waktu, dan jadwal untuk BCP itu sendiri. Selanjutnya dilakukan pembuatan dokumentasi proyek yang berisikan aktivitas utama yang akan dilaksanakan beserta penanggung jawabnya dan milestone yang telah disetujui.

2. Awareness Workshop

Tahap ini dilakukan untuk melibatkan banyak pihak yang memang berkepentingan dalam pembangunan BCP dan bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang BCP dan menyamakan persepsi akan kebutuhan BCP bagi organisasi.

3. Analisis Dampak Bisnis

Analisis Dampak Bisnis merupakan sebuah proses pemahaman organisasi secara menyeluruh. Dalam tahap ini, dilakukan analisis dampak dari gangguan yang mungkin muncul dan mengancam keberlangsungan bisnis organisasi, kemudian dilakukan identifikasi kebergantungan aktivitas, aset, dan sumber daya.

4. Penilaian Risiko

Dalam pembangunan BCP, perlu dilakukan evaluasi ancaman terhadap aktivitas bisnis yang bersifat kritikal. Dalam tahap ini, dilakukan identifikasi ancaman beserta efek yang mungkin timbul akibat ancaman tersebut. Berdasarkan hasil penilaian risiko dapat dilakukan identifikasi frekuensi kemunculan gangguan, interval waktu gangguan, dan batasan efek dari gangguan.

(11)

5. Penentuan Strategi

Setelah melakukan BIA, kemudian dilakukan penentuan strategi pemulihan yang dibutuhkan organisasi. Strategi pemulihan dipilih berdasarkan gangguan, biaya, dan visibilitas pelaksanaan strategi tersebut.

6. Pembuatan Perencanaan

BCP terdiri dari 3 elemen, yaitu:

a. Respon Darurat (Emergency Response)

Identifikasi langkah yang dibutuhkan untuk merespon suatu insiden dengan cepat, bertujuan untuk menyelamatkan hidup dan mengurangi kerusakan pada lokasi.

b. Manajemen Insiden (Incident Management)

Kumpulan aksi yang dibutuhkan untuk mengurangi efek dari gangguan, mengelola efek tersebut, kemudian melakukan pertolongan pertama.

c. Pemulihan Bisnis (Business Recovery)

Kemampuan organisasi untuk melakukan pemulihan aktivitas bisnis sebelum efek dari gangguan yang terjadi menyebabkan kerusakan yang parah, dan untuk mengembalikan keadaan ke kondisi minimum layanan bagi klien dapat dilakukan.

Perencanaan yang dibuat sebaiknya ditampilkan menggunakan diagram alir yang dapat menggambarkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bertahap sehingga mudah untuk dimengerti dan diaplikasikan.

7. Pengelolaan Perencanaan (Plan Walkthrough)

Dalam tahap ini, dilakukan validasi BCP dan pelatihan untuk pihak yang akan menggunakan BCP tersebut.

8. Pelengkapan Program BCP

Ketika melakukan validasi BCP, dapat ditemukan kesalahan atau kekurangan dari BCP tersebut sehingga dapat digunakan untuk memperbaharui BCP. Dengan melakukan peninjauan ulang dan pemutakhiran BCP, BCP organisasi menjadi efektif dan komprehensif.

(12)

Inisiasi Program Profil organisasi Penentuan lingkup, objektif, metode, dan jadwal BCP

Awareness Workshop Dokumentasi awal proyek

Pembekalan pengetahuan BCP

Menyamakan persepsi kebutuhan BCP

Hasil workshop

Analisis Dampak Bisnis Profil organisasi

Pemahaman organisasi Penentuan dampak gangguan Identifikasi kebergantungan sumber daya

Daftar dampak Kebergantungan sumber daya

Penilaian Risiko

Daftar dampak Kebergantungan sumber daya

Evaluasi ancaman

Analisis gangguan Hasil penilaian risiko Penentuan Strategi Hasil penilaian risiko Penentuan strategi pemulihan Strategi pemulihan Pembuatan Perencanaan Strategi pemulihan Pembuatan dokumentasi Dokumentasi Pengelolaan

Perencanaan (Plan Walkthrough)

Dokumentasi Validasi

Pelatihan Hasil validasi

Pelengkapan Program

BCP Hasil validasi Peninjauan ulang

Pemutakhiran BCP versi baru

3.2 Perbandingan Metodologi

Kelima metodologi yang disebutkan di atas dilakukan perbandingan kemudian dikelompokkan bedasarkan tahapan yang memiliki kesamaan karakteristik dan tujuan sehingga didapatkan sebuah metodologi yang mencakup semua tahapan secara lengkap untuk digunakan dalam pembangunan BCP. Dalam Gambar III-6, dapat dilihat perbandingan kelima metodologi pembangunan BCP.

(13)

Gambar III-6 Perbandingan Metodologi Pembangunan BCP

(14)

Setelah dilakukan perbandingan metodologi, kemudian dilakukan pengelompokan untuk mendapatkan model pembangunan BCP.

Tabel III-6 Pengelompokan Metodologi Pembangunan BCP Model Pembangunan

BCP Metodologi 1 Metodologi 2 Metodologi 3 Metodologi 4 Metodologi 5

Inisiasi

Menentukan Tujuan, Objektif, Lingkup, dan Asumsi

Inisiasi Proyek Persiapan Dasar Proyek

(Project Foundation) Inisiasi Proyek

Inisiasi Program

Memilih Koordinator Perencanaan dan Tim Pengembang

Awareness Workshop Penilaian Risiko Melakukan Penilaian

Risiko Penilaian Risiko

Penilaian Bisnis

Identifikasi Risiko Penilaian Risiko

Analisis Dampak Bisnis

Melakukan Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Analisis Dampak Bisnis

Pemilihan Strategi

Menentukan Tim Pemulihan

Pemilihan Strategi Mitigasi Pemilihan Strategi Penentuan Strategi

Business Continuity Penentuan Strategi Membuat Strategi dan

Perencanaan Pemulihan Pembuatan

Perencanaan

Mendokumentasikan BCP Pembuatan Perencanaan

Business Continuity Pembuatan Perencanaan Pembuatan BCP Pembuatan Perencanaan Pendistribusian Rencana

Pengujian dan Perawatan

Pengujian Rencana Pelatihan, Pengujian, dan Audit

Pengujian dan Perawatan

Pengujian Perencanaan Pengelolaan Perencanaan (Plan Walkthrough) Perawatan Perencanaan Perawatan Perencanaan Perawatan Perencanaan Pelengkapan Program

BCP

(15)

Tahapan dalam kelima metodologi tersebut dapat dikelompokkan menjadi 6 kelompok utama, dikelompokkan berdasarkan kesamaan proses yang dilakukan (Tabel III-1), yaitu:

1. Inisiasi

2. Penilaian Risiko 3. Analisis Dampak Bisnis 4. Pemilihan Strategi 5. Pembuatan Perencanaan 6. Pengujian dan Perawatan

3.3 Model Pembangunan BCP

Setelah dilakukan perbandingan metodologi maka didapatkan model pembangunan BCP yang akan digunakan dalam Tugas Akhir ini. Tahapan pembangunan BCP sesuai dengan model pembangunan dapat dilihat pada Gambar III-7.

Gambar III-7 Tahapan Pembangunan BCP

Model pembangunan BCP tersebut beserta input, proses, dan output, dapat dilihat pada Tabel III-7.

Tabel III-7 Model Pembangunan BCP (Input, Proses, dan Output ) Model Pembangunan

BCP Input Proses Output

Inisiasi Struktur organisasi

Identifikasi proses bisnis

Proses bisnis Identifikasi stakeholder

Identifikasi tujuan,

lingkup, dan asumsi Dokumentasi proyek

Penilaian Risiko Proses bisnis

Identifikasi risiko

Daftar risiko dan hasil analisis

Klasifikasi risiko Analisis risiko (berdasarkan peluang kemunculan)

Analisis Dampak Bisnis Proses bisnis

Pemahaman proses bisnis

Nilai kritikal fungsi bisnis Identifikasi fungsi bisnis

utama

(16)

Model Pembangunan

BCP Input Proses Output

Identifikasi pemakaian IT dalam organisasi

Pemakaian IT dalam organisasi

Identifikasi sumber daya Daftar sumber daya Daftar risiko dan hasil

analisis

Analisis dampak risiko terhadap bisnis

Daftar risiko dan dampaknya

Pemilihan Strategi

Daftar risiko dan

dampaknya Identifikasi strategi

Strategi preventif &

pemulihan Pemakaian IT dalam

organisasi Analisis strategi yang sesuai

Daftar sumber daya

Pembuatan Perencanaan

Strategi pemulihan sesuai dengan risiko

Pendokumentasian

perencanaan Dokumentasi BCP

Daftar risiko dan dampaknya Daftar sumber daya

Pengujian dan

Perawatan Dokumentasi BCP

Pembuatan metode

pengujian Hasil pengujian data Pengujian data

Pembuatan jadwal &

petunjuk perawatan dan pelatihan

Jadwal & petunjuk perawatan dan pelatihan

3.3.1 Inisiasi

Tahap inisiasi merupakan proses awal yang dilakukan dalam pembuatan BCP, bertujuan untuk memahami organisasi dan mempersiapkan pembuatan rencana. Tahap ini terdiri dari kegiatan identifikasi tujuan, lingkup, stakeholder, dan proses bisnis.

3.3.2 Penilaian Risiko

Penilaian risiko merupakan sebuah evaluasi terhadap lingkungan eksternal maupun internal organisasi. Penilaian risiko mengidentifikasi kemungkinan risiko yang dialami oleh organisasi. Penilaian risiko mencakup beberapa hal, antara lain menentukan peristiwa yang dapat berpengaruh pada organisasi, menentukan akibatnya terhadap organisasi, dan memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan organisasi ke keadaan normal ketika organisasi mengalami peristiwa tersebut. Dalam penilaian risiko dilakukan identifikasi risiko, klasifikasi risiko, dan analisis risiko yang dilakukan berdasarkan peluang kemunculan.

(17)

3.3.3 Analisis Dampak Bisnis

Analisis dampak bisnis (Business Impact Analysis) adalah proses penilaian fungsi bisnis organisasi untuk mengetahui fungsi kritis yang harus difokuskan untuk mengembalikan organisasi ke keadaan normal. Dalam analisis dampak bisnis, dilakukan evaluasi risiko kegagalan proses bisnis dan identifikasi fungsi bisnis utama beserta kebergantungan sumber daya. Analisis dampak bisnis mencakup pemahaman proses bisnis, identifikasi fungsi bisnis utama, identifikasi pemakaian IT dalam organisasi, identifikasi sumber daya, dan analisis dampak risiko terhadap bisnis.

3.3.4 Pemilihan Strategi

Tahap pemilihan strategi bertujuan untuk menentukan aksi yang dibutuhkan untuk melindungi organisasi dan untuk menentukan solusi pemulihan yang paling sesuai untuk fungsi bisnis utama dan sumber daya pendukung. Dalam tahap ini, semua pilhan strategi yang mungkin dilakukan dapat dimasukkan untuk kemudian diseleksi dan dipilih yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi.

3.3.5 Pembuatan Perencanaan

BCP adalah kumpulan prosedur dan informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk pemulihan proses bisnis organisasi ketika organisasi dilanda bencana. BCP dapat menjawab pertanyaan apa, siapa, kapan, dimana dan bagaimana untuk proses pemulihan organisasi. Pada tahap ini, perencanaan dibuat dan didokumentasikan berdasarkan dengan hasil analisis yang telah dilakukan.

3.3.6 Pengujian dan Perawatan

Tahap pengujian dan perawatan merupakan tahap untuk melakukan peninjaun kembali terhadap BCP yang dibuat, untuk memastikan perencanaan lengkap dan akurat. Tahap ini juga dapat membantu untuk menemukan hal-hal yang dirasa memerlukan pengembangan.

Pengujian, pelatihan, dan audit merupakan hal-hal yang menjadi satu kesatuan dalam sebuah perawatan (Gambar III-8) [SNE07]. Sebuah kesatuan perawatan yaitu pengujian rencana, pelatihan pegawai, dan perawatan rencana itu sendiri. Ketika dilakukan pengujian dan pelatihan, dapat ditemukan hal-hal yang memerlukan perbaikan atau pengembangan.

(18)

Gambar III-8 Perawatan Bencana

Dalam tahap perawatan, proses pembangunan BCP dapat dilakukan dengan melakukan iterasi dengan kembali ke tahapan sebelumnya, sesuai dengan kondisi perubahan yang terjadi dalam organisasi (Gambar III-9).

Gambar III-9 Iterasi Tahapan Pembangunan BCP

3.4 Studi Kasus

Dalam Tugas Akhir ini, pembangunan BCP dilakukan dengan menggunakan sebuah organisasi sebagai studi kasus. Studi kasus pembangunan BCP akan dilakukan pada PT Pos Indonesia dengan mengambil salah satu kantornya, yaitu Kantor Pos Besar Bandung.

Sebelum dilakukan penerapan metodologi yang telah ditentukan, dilakukan analisis organisasi tersebut, berdasarkan kepemilikan BCP dan keterkaitan dengan kebutuhan data organisasi dalam proses pembangunan BCP.

3.4.1 Profil Organisasi

PT Pos Indonesia merupakan perusahaan negara yang bergerak dalam bidang pelayanan pengantaran surat, paket, maupun uang. Secara struktural, Kantor Pos Besar Bandung merupakan kantor yang berada di bawah Kantor Wilayah Usaha Pos V Jawa Barat, Kantor Wilayah berada di bawah Kantor Pusat PT Pos Indonesia, sedangkan Kantor Pos Besar membawahi beberapa Kantor Pos Cabang (Gambar III-10). Kantor Pos Besar Bandung

(19)

berada di Jl. Asia Afrika 49 Bandung 40111, namun kantor pos ini memiliki kode pos khusus, yaitu kode pos 40000.

3.4.2 Kondisi Organisasi

PT Pos Indonesia tidak memiliki BCP, begitu pula dengan Kantor Pos Besar Bandung. Di lingkungan Kantor Pos Besar Bandung dikenal prosedur yang disebut K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja). K3 merupakan upaya untuk menjamin keutuhan dan kesempurnaan baik jasmani maupun rohani tenaga kerja pada khususnya dan manusia pada umumnya, hasil karya dan budayanya menuju masyarakat makmur dan sejahtera.

Pengertian K3 adalah ilmu pengetahuan dan penerapannya dalam usaha mencegah kemungkinan terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat suatu pekerjaan. K3 yang dikenal di lingkungan Kantor Pos Besar Bandung berasal dari K3 yang disosialisasikan oleh Kantor Pos Wilayah pada tahun 2008. Dalam sosialisasi tersebut, dilakukan pula semacam simulasi sederhana sebagai pengujian implementasi K3, namun K3 tersebut tidak terdokumentasikan dengan baik sehingga Kantor Pos Besar Bandung belum memiliki dokumentasi K3.

3.4.3 Penerapan Metodologi

Dengan melihat kondisi organisasi yang telah dijelaskan sebelumnya, model pembangunan yang telah ditentukan sesuai dengan kondisi Kantor Pos Besar Bandung. Pembangunan BCP dilakukan dari awal karena organisasi belum memiliki BCP. Prosedur K3 yang tidak

Gambar III-10 Struktur Kantor Pos Berdasarkan Jenis Kantor

(20)

terdokumentasikan dengan baik tidak dapat digunakan sebagai referensi. Penerapan metodologi pembangunan BCP yang akan dilakukan di Kantor Pos Besar Bandung, yaitu:

1. Inisiasi

Dalam tahap ini, dilakukan identifikasi awal organisasi dan pendefinisian objektif dan lingkup BCP yang disesuaikan dengan kondisi Kantor Pos Besar Bandung

2. Penilaian risiko

Penilaian risiko yang akan dilakukan berupa identifikasi dan penilaian risiko yang dapat terjadi pada Kantor Pos Besar Bandung.

3. Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis)

Dalam analisis dampak bisnis, dilakukan identifikasi fungsi bisnis utama dan penggunaan IT di Kantor Pos Besar Bandung, kemudian analisis dampak yang ditimbulkan oleh risiko-risiko yang telah diidentifikasi dalam tahap penilaian risiko.

4. Pemilihan strategi

Setelah dilakukan BIA, kemudian dilakukan pemilihan strategi disesuaikan dengan risiko dan efek yang ditimbulkan.

5. Pembuatan perencanaan

Setelah penentuan strategi, perencanaan yang telah dibuat harus didokumentasikan dengan jelas. Dokumentasi rencana dibuat sederhana, mudah dimengerti, dan mudah diaplikasikan.

6. Pengujian dan perawatan

Setelah perencanaan didokumentasikan, sebaiknya dilakukan pengujian. Hasil pengujian kemudian dijadikan evaluasi sebagai landasan pengembangan BCP ke depannya. Tahap pengujian dan perawatan BCP ini selain dilakukan secara berkala, juga membutuhkan periode waktu yang cukup lama sehingga dapat mengganggu kegiatan di Kantor Pos Besar Bandung. Pengujian yang dapat dilakukan dan tidak mengganggu kegiatan di Kantor Pos Besar Bandung adalah pengujian data (checklist testing). Implementasi yang akan dilakukan dalam tahap ini, yaitu pembuatan metode pengujian, pembuatan jadwal & petunjuk perawatan, pembuatan jadwal & petunjuk pelatihan.