BAB III
SEJARAH PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Jakarta Propertindo berdiri sejak tahun 1990 bergerak dibidang properti. Semenjak berdiri perusahaaan ini telah menbangun dua unit perumahan, satu unit perumahan berlokasi di daerah Pondok Kelapa Jakarta Timur dan yang lainnya berlokasi di daerah Bekasi. PT. Jakarta Propertindo bertempat di Pondok Kelapa Jakarta Timur dan memiliki dua kantor pamasaran. Maksud dan tujuan perusahaan tersebut untuk membantu masyarakat yang memerlukan bantuan jasa pembelian perumahan untuk memenuhi kebutuhan pribadi atau keluarga dengan melalui proses yang mudah dan aman.
PT. Jakarta Propertindo sebagai salah satu perusahaan yang bergarak di bidang jasa penjualan perumahan, dalam melaksanakan kegiatannya masih menggunakan cara manual seperti mencatat pendaftaran, membuat laporan penjualan unit perumahan, serta masalah yang bersangkutan dengan hal keuangan.
Dalam pembelian rumah biasanya pembeli langsung datang kekantor pemasaran, disana mereka dapat langsung melihat dan memilih rumah yang mereka butuhkan atau yang mereka suka. Data-data yang diperluakan perusahaan dari para pembeli adalah jenis unit rumah yang akan mereka beli, nama dan alamat pembeli.
3.2 Struktur organisasi
Pada umumnya perusahaan dalam menjalankan usaha untuk mencapai suatu tujuan tidak terlepas dari masalah managemen dan organisasi untuk menunjang dan mendukung tercapainya tujuan yang dihapkan, maka managemen perlu membuat suatu rencana dan mengawasi pelaksanaan semua kegiatan dalam perusahaan.
Menyadari pentingnya managemen perusahaan, maka perusahaan melaksanakan managemen modern yang sejajar dengan perkembangan teknologi dan era globalisasi ini, system yang digunakan berdasarkan 4 fungsi yaitu :
1. Planning adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta dalam perkiraan- perkiraan yang mendekat, selain itu merupakan suatu rencana atau penetapan yang perlu dikerjakan berdasarkan data histories dan pemikiran- pemikiran dimasa mendatang.
2. Organizing adalah pembagian tugas-tugas pada suatu perusahaan atau pengelompokan kerja yang didasarkan pada fungsi dari masing-masing bagian, dimana direktur utama membantu bagian-bagian secara operasional maupun secara administrasi seperti bagian personalia, bagian keuangan, bagian produksi dan lain-lain.
3. Actuating adalah kemampuan untuk menggerakan orang-orang agar mau melakukan suatu pekerjaan. Dalam upaya tersebut perusahaan memberikan motivasi kepada karyawan,bertujuan agar terjadi produktifitas kerja yang tinggi dan bawahan tidak semata-mata hanya menerima perintah, tetapi tugas mereka juga harus mempunyai inisiatif untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
4. Controling/pengawasan adalah kegiatan untuk menyesuaikan dan mengetahui pelaksanaan dari tiap pekerjaaan, pakah sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya atau tidak. Tujuannya untuk mengevaluasi pekerjaan para karyawan.
3.3 Struktur Organisasi PT. Jakarta Propertindo 3..3.1. Direktur
Mempunyai wewenang dalam mengawasi atau mengatur, mengkoordinasi aktifitas dalam struktur organisasi sehingga berjalan sesuai dengan tujuan dari perusahaan tersebut.
3.3.2. Bagian Pemasaran
Bertugas dan bertanggung jawab dalam mengawasi proses pemasaran dan bertanggung jawab ke direktur sebagai pimpinan. Bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap perencanaan penjualan.melakukan penjualan dan melaporkan hasil penjualan yang telah terjual kepada direktur.
3.3.3 Bagian Keuangan / Akuntansi
Berperan dalam mengawasi bidang finansial yang menyangkut biaya- biaya kegiatan dan laba rugi, dalam laporan keuangan dan bertanggung jawab langsung ke direktur.
3.4 Sistem yang sedang berjalan 1. Setiap konsumen mengisi data pembeli
2. Data pembeli tersebut diperiksa, lalu calon pembeli mengisi data rumah yang diinginkan, bila memenuhi syarat dan disetujui pimpinan
3. Jika sudah disetujui dikirim melalui bagian marketing untuk dibuat kesepakatan transaksi pembelian rumah
4. Bila pembeli telah memilih cara pembayaran, maka pembeli harus membayar uang muka sebesar 45% untuk pembayaran Tunai dan 25% untuk pembayaran Kredit
5. Bagian marketing memberikan kwitansi rangkap 3 kepada pembeli untuk penyerahan kunci rumah kepada pembeli
3.4.1. FOD yang sedang berjalan
Marketing Pimpinan
Form Data Pembeli
Form Data 1 Pembeli
Pengecekan Data Pembeli & Data
Rmh
Lap Pengecekan Data Pemb &
Data Rmh 12
Surat Persetujuan
Transaksi
Buat Formulir Transaksi
Lap Data Pemb Rmh
Validasi Data Pemb
Surat Persetujuan
Transaksi 1
2 3 1
A Formulir Transaksi Jual
Beli
Form Data Pembeli
Form Data Rumah
Pembeli
From Data
Rumah 2
2
Keterangan :
1. A : Kwitansi Uang Muka (rangkap 3)
2. B : Formulir Transaksi Jual Beli yang sudah diisi (rangkap 3) 3. C : penyerahan Kunci Rumah
Pembeli Marketing Pimpinan
A
Laporan
Laporan
Pembuatan Laporan Pengisian
Formulir Formulir Transaksi Jual
Beli
1 2 3
Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di
isi
1 23
Pengecekan &
Pembuatan Kwitansi Formulir Transaksi
Jual Beli yg tlh di isi
1 2 3
3C1 B12 2 3 Kwitansi Uang MukaA1
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
4.1 FOD (Flow Of Document) Sistem yang diusulkan
Marketing Pimpinan
Form Data Pembeli
2 Form Data 1
Pembeli
Form Data Rumah
Lap Pengecekan Data Pemb &
Data Rmh 12
Surat Persetujuan
Transaksi
Lap Data Pemb Rmh
Validasi Data Pemb
Surat Persetujuan
Transaksi 1
2 3 1
A Formulir Transaksi Jual
Beli
Form Data Pembeli
Form Data Rumah
Pembeli
Input Data Pripadi & Data
Rmh
2
Membuat Formulir Transaksi
Keterangan :
1. A : Kwitansi Uang Muka (rangkap 3)
2. B : Formulir Transaksi Jual Beli yang sudah diisi (rangkap 3) 3. C : penyerahan Kunci Rumah
Pembeli Marketing Pimpinan
A
Laporan
Laporan
Pengisian Formulir Formulir Transaksi Jual
Beli
1 2 3
Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di
isi
1 23
Formulir Transaksi Jual Beli yg tlh di
isi 1
2 3
3C1 2 3B1 2 Kwitansi Uang MukaA1
Input Formulir
& Pembuatan Kwitansi
Pembuatan Laporan
4.2 DFD (Data Flow Diagram) 4.2.1 Diangram Konteks
4.3 Diagram Zero
System Administrasi
Penj. Rmh
Pembeli Pimpinan
Data Pemesanan Rmh Laporan, Data Pemesanan Data Pemb Rmh
Formulir Transaksi Pemesanan Rmh,
Kwitansi
Pembeli
1.0 Pembelian Pemesanan
Rmh
2.0 Pemesanan
Rmh Di Setujui
Transaksi Penjualan
Pembuatan Lap. Penj
Rmh Formulir Transaksi
Pemesanan Rumah
5.0 Pimpinan
Laporan
Pimpinan Rumah
Pembeli
Jual Formulir Transaksi
Pemesanan Rumah
Kwitansi
4.0
3.0 Data Rmh Jual
Rmh Pesanan Data Pemesanan
Rmh Formulir Pemesanan
Rumah
4.4 ERD (Entity Relationship Diagram)
Nama Pembeli Tipe Rumah*
Alamat Kode Pos
Rumah Pembeli
Kode Rumah Harga Jual
Luas Tanah Luas
Bangunanan
Kode Pembeli**
Uang No Transaksi* Muka
Jenis Jual Cicilan
Tgl Pembelian
N M
Jual
Kode Pembeli*
No Transaksi
Kode Rumah**
4.5 Normalisasi
Kode pembeli Nama pembeli
Kode Pos No Transaksi
Alamat Tipe Rumah
Harga Jual Luas Tanah Luas Bangunan
Kode Rumah Uang Muka
Jenis Jual Cicilan Tgl Pembelian
4.6 Normalisasi 1NF Tabel Rumah
Tabel Jual
Tabel Pembeli Tipe Rumah*
Kode Rumah
Luas Tanah Harga Jual
Luas Banguan Kode Pembeli**
8 No Transaksi*
Kode Rumah**
Jenis Jual Cicilan Uang Muka Tgl Pembelian
Kode Pembeli*
No Tramsaksi Nama Pembeli
Alamat Kode Pos
4.7 Normalisasi 2NF = 3NF
4.8 Struktur Database
Struktur database merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah yang banyak. Dalam perancangan database ini sangat diperlukan, agar data yang dibuat dapat lebih terstruktur dan dapat mengurangi kerangkapan data. Sehingga data yang dibuat dapat lebih terstruktur dan dapat mengurangi kerangkapan data.
Sehingga data yang dibuat dapat dipahami oleh karena itu penulis membuat tabel database sebagai berikut:
Kode pembeli*
No.Transaksi Nm Pembeli
Alamat
Kode pembeli**
Kode rumah**
No. Transaksi**
Uang muka
Kode rumah*
Jenis Jual
Tipe Rumah
Cicilan
Luas Tanah Luas Bangunan
Tgl Pembelian Tabel Pembeli
Tabel Jual
Tabel Rumah
Harga Jual Kode Pos
Tabel 4.8.1 Tabel Data Rumah
Tabel 4.8.2 Tabel Data Pembeli
Tabel 4.8.3 Tabel Jual Nama Field Kode Rumah
Luas Tanah
10 Text
4 Text
Tipe
4 10
3 Lebar Data
Tipe Rumah*
Luas Bangunan Harga Jual
Integer
Integer
Curency
Nama Field
Alamat
Nama Pembeli Kode Pembeli*
Kode Pos
Text Text
30 20 7
Tipe Lebar Data
5 Text
Text No. Transaksi
Text
10
Kode Rumah**
No.Transaksi*
Nama Field
Text Text
6 10
6 6 6
Tipe Lebar Data
Date/Time Text Jenis Jual
Uang Muka Kode Pembeli**
Tgl. Transaksi
Text
Cicilan 10
8 Curency
Curency
4.9 Rancangan Input
Input merupakan suatu kegiatan pengumpulan data yang akan digunakan pada saat proses untuk menghasilkan informasi. Dan apabila data tersebut tidak sempurna, maka akan menghasilkan informasi yang tidak sempurna pula. Hal ini menunjukan hubungan yang erat antara data dan informasi.
Dalam melaksanakan Sistem Administrasi Penjualan Perumahan dibutuhkan data- data yang antara lain adalah:
a. Menu utama
Menu utama merupakan induk atau pusat pengaksesan program, melalui form inilah kita dapat mengakses from-from input, edit dan pencetakan laporan
Gamabar 2.19 From Menu Utama
Menu Utama
File Database Pengaturan Dtabase About
b. Input Data Rumah
Dalam memasukan data rumah, operator memilih Command Button Data Rumah pada frame input dalam menu Menu Utama, kemudian memilih menu Data Rumah. Selanjutnya akan tampil interface seperti dibawah ini yang digunakan untuk memasukan data-data rumah mulai dari field Kode Rumah sampai dengan harga rumah yang membuatnya dengan menggunakan label. Untuk mengisi data melalui keyboard mulai dari kode rumah sampai harga rumah yang membuatnya menggunakan Text Box. Untuk menyimpan data-data rumah tersebut operator cukup memilih Command Button “Simpan”, jika tidak pilihlah Command Butoon ‘batal’ dan jika telah selesai memasukan data, pilihlah Command Button “ Menu Utama” untuk kembali pada Menu Utama.
Untuk mengetahui bentuk dari form input data rumah, penulis sajikan dalam bentuk interfase yang berisi elemen-elemen yang merupakan bagian dari input data, seperti dibawah ini:
Gambar 2.20 Form Input Data Rumah
Input Data Rumah
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx
999999
999999
999999999999999999 M2
M2
Simpan Batal Menu Utama
Kode Rumah
Tipe Rumah
Luas Tanah
Harga Rumah Bangunan
c. Input Data Pembeli
Dalam memasukan data pembeli, operator memilih Command Button Data Pembeli pada frem iput dalam Menu Utama, selanjutnya akan tampil interface seperti dibawah ini yang digunakan untuk memasukan data-data pembeli mulai dari field Nama Pembeli sampai dengan Kode pos yang membuatnya dengan menggunakan Label dan untuk pengisian data melalui keyboard mulai dari Nama pembeli sampai dengan Kode pos dibuatnya dengan menggunakan Tex Box.
Untuk menyimpan data-data pembeli tersebut, operator cukup memilih Command Button “Simpan”, jika tidak pilihlah Command Button “Batal”, jika telah selesai memasukan data pembeli, pilihlah Command Button “Menu Utama” untuk kembali pada Menu Utama.
Bentuk dari interface untuk memasukan data pembeli seperti dibawah ini:
Gambar 2.21 Form Input Data Pembeli
d. Input Data Transaksi
Pada input data trnsaksi merupakan gabungan dari Database input data pembeli dan input data rumah, yang mana dalam proses transaksi tersebut menggunakan data tabel denga kunci pencarian (Key Search) berupa Kode Rumah yang membuatnya menggunakan List Box, sehingga akan menampilkan Harga Rumah. Sedangkan kunci pencarian berikutnya adalah Kode Pembeli yang membuatnya juga menggunakan List Box, sehingga akan menampilkan Nama Pembeli dan Tanggal Transaksi. Setelah Harga Rumah, Nama Pembeli, Tanggal
Input Data Pembeli
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx
Menu Utama Simpan
Batal xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx No.Transaksi
Nama Pembeli
Alamat
No.Telp
Kode Pos
Lampiran Fotocopy
KTP
Struk Gaji
Transaksi ditampilkan operator dapat menginput cara pembayaran serta memilih jenis pembayaran Tunai atau Kredit yang membuatnya menggunakan frem cara pembayaran. Bila jenis pembayarannya adalah tunai, maka akan dihasilkan jumlah uang muaka dan sisa pembayaran. Sedangkan bila jenis pembayaran adalah kredit, maka akan dihasilkan uang muka, sisa pembayaran, dan angsuran/bulan. Untuk menyimpan data pilihlah Command Button “Simpan” dan bila tidak jadi manyimpan pilihlah Command Button “Batal”. Jika jenis pembayaran adalah Tunai yang menggunakan freme maka harus mengisi pembayaran uang muka sebesar 40% lalu membayar sisa pembayaran, jika jenis pembayarannya adalah Kredit yang menggunakan freme maka harus mengisi pembayaran uang muka sebesar 25%, sisa pembayaran dan angsuran/bulannya.
Untuk mencetak bukti pembayaran, dapat dipilih Command Button “Cetak Kwitansi”.
Berikut ini akan ditampilkan interfase input data transaksi:
Gambar 2.22 Form Input Data Transaksi
Untuk memperbaharui data (Update data) gunakan fasilitas menu edit, yang mana fasilitas tersebut ada tiga menu pilihan, yaitu Edit Data Rumah, Edit Data Pembeli, Edit Data Transaksi. Pada menu Edit Data Transaksi terbagi menjadi dua, yaitu Transaksi Tunai dan Transaksi Kredit. Dalam proses edit data tersebut seorang operator memilih menu Edit yang di kehendaki kemudian memasukan data berdasarkan kunci pencariannya.
Transaksi
No Transaksi Kode Rumah Harga Jual Kode Pembeli Nama Pembeli Tanggal Transaksi
Simpan Batal Menu Utama
Tunai
Uang Muka (40%)
Sisa Pembayaran
Kredit
Uang Muka (25%)
Sisa Pembayaran
Angsuran/Bulan Tunai
Kredit
3 Tahun 5 Tahun Cara Pembayaran
Kunci pencarian data rumah adalah Kode Rumah, kunci pencarian data pembeli adalah Kode Pembeli, kunci data Transaksi adalah Kode Pembeli + Kode Rumah. Setelah melakukan proses update data, untuk menyimpan data-data yang telah diupdate cukup menekan tombol Enter.
Berikut ini interface dari Menu Edit Data:
e. Edit Data Rumah
Gambar 2.23 Form Edit Data Rumah Edit Kode Rumah
Cari
Menu Utama>>
Cari Kode Rumah
Data Rumah
xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 999999999 xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 999999999 xxxxxxx xxxxxxxxx 99999999 999999999
Kode Rumah Tipe Rumah Luas Tanah Luas Bangunan
99999999 99999999 Harga Jual
99999999
f. Edit Data Pembeli
Gambar 2.24 Form Edit Data Pembeli g. Edit Data Transaksi
Gambar 2.25 Form Edit Data Transaksi
Edit Data Pembeli
Menu Utama>>
Cari Kode Pembeli
Data Pembeli Alamat Nama
Kode Pembeli No Telp Kode Pos
Edit Data Transaksi
Refresh Edit
Cari Lock
Kode Rmh Hrg Rmh Kd Pemb
No Transaksi Nama Lengkap
Cari Kode Transaksi
4.10 Rancangan Output
Rancangan Output merupakan hal yang tidak dapat diabaikan karena output yang dihasilkan disini adalah berupa laporan yang sangat digunakan bagi pihak pengembang (developer) maupun bagi pihak pembeli. Oleh karena itu keluaran yang dihasilkan harus mudah dimengerti oleh user.
a. Bukti pembayaran
Gambar 2.26 Bukti Pembayaran b. Laporan Data Rumah
Gambar 2.27 Laporan Data Rumah Sudah Terima Dari :
Untuk Pembayaran : Terbilang : Jumlah :
No Kwitansi :
Rp
xxxxxxxx xxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx
99999999
999999999 999999999 xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxx
Kode Rumah Luas
Rumah 999999999
99999999 xxxxxxxx
Luas Bangunan
Harga Rumah
xxxxxxxx 999999999
9999999
99999999 99999999
9999999 9999999 9999999 Laporan Data Rumah
Tipe Rumah
c. Laporan Data Pembeli
Gambar 2.28 Laporan Data Pembeli d. Laporan Penjualan Harian
Gambar 2.29 Laporan Penjualan Harian
Nama Alamat Kode Pos No Telp
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxxxx xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx xxxxxxxxx
xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxx Laporan Data Pembeli
Kode Pembeli
Nama Alamat
xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxx
Harga Rumah
xxxxxxxx
Jumah Rumah Tipe Rumah
xxxxxxxxx
xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxx xxx xxx xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
xxxxxxx xxx
xxxxxxxxxxxx Laporan Penjualan Harian
xxxxxxx Total
