2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah pengumpulan resources, seperti orang- orang dan peralatan yang didesain untuk mengubah data keuangan dan lainnya menjadi informasi (Bodnar dan Hopwood 1998: 1). Dalam sistem informasi akuntansi terdapat beberapa siklus aktivitas bisnis yang disebut sebagai subsistem dari sistem informasi akuntansi. Menurut Romney dan Steinbart, sistem informasi akuntansi terdiri dari lima subsistem yaitu pengeluaran, sumber daya manusia/
payroll, pendapatan dan keuangan (Romney dan Steinbart 2000:2-3).
Sistem informasi akuntansi mempunyai tiga fungsi yang sangat penting, yaitu:
1.
2.
3.
Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi sehingga organisasi dapat mempelajari apa yang telah terjadi.
Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan manajemen untuk merencanakan, melaksanakan dan kegiatan pengendalian.
Menyediakan pengendalian yang memadai untuk mengamankan harta perusahaan, termasuk data. Pengendalian ini memastikan bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat dan dapat dipercaya.
10
Salah satu cara sistem informasi akuntansi memberikan nilai tambah adalah dengan menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu.
Sistem informasi akuntansi yang di desain dengan baik dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan lebih lanjut, dengan:
a.
b.
C.
d.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya dari produk dan jasa.
Meningkatkan efisiensi.
Sistem informasi akuntansi yang di desain dengan baik dapat meningkatkan efisiensi kegiatan operasi dengan menyediakan informasi yang lebih tepat waktu.
Mendukung pengambilan keputusan.
Sistem informasi akuntansi dapat mendukung pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang akurat pada saat dibutuhkan.
Membagi pengetahuan
Sistem informasi akuntansi yang di desain dengan baik dapat membantu untuk membagi pengetahuan dan keahlian yang dapat meningkatkan kegiatan operasi dan bahkan memberikan keuntungan kompetitif.
2.2 Front Office
Front office seringkali disebut sebagai “pusat saraf” dari hotel. Dimana, anggota stafnya menyediakan hubungan utama antara hotel dengan tamu dari reservasi sampai check-out. Sebagian besar klien hanya memiliki sedikit atau tidak ada kontak dengan personil hotel kecuali melalui front office (Foster 1992:78).
Anggota staf front office umumnya terdiri dari manajer front office, asisten manajer front office, front desk representatives, night auditor, kasir, petugas reservasi dan operator telepon.
2.2.1 2.2.1.1
Peranan dan Fungsi Front Office
Dalam kegiatan sehari-hari, front office mempunyai macam-macam peran.
Peran ini penting untuk memperlancar kegiatan hotel dan menjalin kerjasama yang erat antar departemen. Peranan penting dari departement front office, yaitu merupakan wakil dari manajemen, orang-orang yang mampu menjual, sebagai pemberi informasi, penyimpan data, dapat melakukan tindakan secara diplomatis, pemecah masalah, sebagai wakil dari hubungan masyarakat dan koordinator kegiatan pelayanan.
2.2.1.2 Fungsi Front Office
Fungsi departemen front office dalam kegiatan sehari-hari meliputi hal-hal sebagai berikut:
1.
2.
3 .
Menjual akomodasi hotel, seperti kamar, restoran, laundry, pusat kebugaran dan fasilitas lainnya yang dimiliki oleh hotel.
Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check-in.
Melayani pemesanan kamar, baik melalui agen perjalanan, internet, telepon dan lainnya.
4.
5.
6.
7.
8.
Memantau perkembangan situasi kamar secara akurat. Hal ini dilakukan dengan berkerjasama dengan departemen housekeeping terutama mengenai room discrepancy (perbedaan status kamar).
Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu. Hal ini dilakukan agar pada saat tamu check-out pembayaran dapat dilakukan secara langsung tanpa tamu harus menunggu pemrosesan maupun penyiapannya terlebih dahulu.
Menangani semua surat yang masuk dan keluar hotel dan fasilitas komunikasi, baik itu telepon, facsimile, telex dan lainnya sehingga dapat sampai di tangan tamu maupun di terima dalam keadaan baik.
Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya. Informasi yang disediakan meliputi banyak hal diantaranya mengenai tempat-tempat yang ada di kota tersebut.
Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu, dan penitipan barang- barang berharga serta melakukan kerjasama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hotel
2.2.2
Semua tamu yang datang dan menginap di hotel pasti mempunyai maksud dan tujuan tertentu. Semua proses tersebut dapat disederhanakan dalam empat dasar kegiatan yang merupakan siklus dan perputaran kegiatan tamu selama menginap (Sugiarto, 1997:5-9).
a. Sebelum kedatangan (Pre-Arrival)
Tata urutan kerja yang paling efisien dan efektif di dalam pemesanan kamar adalah sebagai berikut: menerima reservasi dengan menggunakan berbagai media, memasukkan data ke dalam agenda reservasi, lalu dari agenda reservasi dimasukkan ke dalam formulir reservasi, dan data dari reservation form dimasukkan ke dalam program komputer, lalu diarsipkan dan kepada pemesan diberikan confirmation reservation letter.
b. Pada saat kedatangan (Arrival)
Proses kedatangan ini diawali dengan datangnya tamu menuju ke reception atau registration desk untuk mendaftarkan diri. Bila tamu belum membuat reservasi, resepsionis akan memberikan blanko registrasi untuk diisi. Kepada tamu yang pernah menginap sebelumnya tapi pada saat tersebut walk-in cukup dimintai tanda tangan di kartu registrasinya. Data yang lain sudah ada di Guest History sehingga bisa diisi sendiri oleh petugas.
Setelah tamu mengisi registrasi, resepsionis mencarikan kamar sesuai pesanan, menyiapkan kunci kamar, mengisi guest card dan menyiapkan welcome drink card. Tamu memasuki kamar dengan dua cara, yaitu menuju kamar sendiri atau diantar oleh petugas.
c. Saat tamu tinggal di hotel (Occupancy)
Tujuan terpenting dalam memberikan layanan terbaik selama tamu tinggal adalah agar tamu memiliki kesan baik sehingga akan datang kembali. Maka keluhan tamu yang terjadi pada saat itu harus segera diatasi. Bagi tamu yang
check-in dengan menggunakan sistem pembayaran credit card harus selalu dimonitor credit limit-nya, agar tidak terjadi over limit. Semua transaksi yang terjadi dicatat oleh bagian akunting (Front Office Cashier). Pada malam hari diperiksa oleh night auditor.
d. Tamu meninggalkan hotel (Departure)
Pada saat check-out, kamar tamu dikosongkan lalu dibersihkan dan siap untuk dijual kepada tamu berikutnya. Proses check-out dimulai ketika tamu menghubungi bell captain agar mengirim bell boy untuk mengangkut barang- barang bawaannya. Lalu pergi ke Front Office Cashier untuk membayar semua rekeningnya, kunci kamar harus diserahkan.
Front Office Cashier akan menanyakan apakah tamu memakai fasilitas minibar sebelum meninggalkan kamar. Bila tamu menyatakan tidak mengkonsumsi apapun dari minibar maka ada satu cara mengeceknya yakni dengan menggunakan semacam radio pager yang berhubungan langsung dengan minibar checker. Tujuan menanyakan adanya pemakaian minibar adalah agar tidak terjadi late charges kepada tamu. Sebelum tamu meninggalkan hotel kepadanya diserahkan luggage release yang berguna untuk mengambil barang bawaan tamu di bell captain counter. Registration card yang sudah distempel checked-out akan diambil oleh karyawan bagian statistik untuk pembuatan guest history record.
Kegiatan tersebut merupakan siklus dan perputaran kegiatan tamu pada umumnya.
2.2.3 Sistem Operasional Front Office
Ada tiga macam teknologi yang digunakan untuk mencatat kegiatan hotel, yakni (Sugiarto, 1997:12-14):
1. Operasi manual
Untuk pengoperasian hotel secara manual ini semua data dan sistem pelaporan masih menggunakan tulisan tangan dalam pengisian formulir. Tentu saja blanko formulirnya sudah di cetak.
2. Operasi semi otomatis
Sistem semi otomatis ini bisa disebut juga sebagai electromechanical system yakni penggabungan cara manual dengan komputerisasi atau menggunakan peralatan elektronik lainnya. Ada kelemahan pada sistem ini karena peralatan semi otomatis sulit untuk dipelajari, rumit dalam pengoperasian, tidak terintegrasi dengan sistem (outlet) yang lain. Dalam sistem ini komputer pendataan berdiri sendiri, misalnya front office cashier tidak on-line dengan coffee shop cushier.
3. Operasi otomatis atau komputerisasi
Semua pendataan tamu sudah dikerjakan secara otomatis oleh program komputer yang di set-up khusus untuk keperluan saling menghubungkan satu outlet dengan outlet lain. Dengan demikian dimanapun kita membuka sistem, di situ kita temukan data yang diinginkan. Keuntungan yang paling mencolok adalah adanya sistem pelayanan yang terpadu. Di front office, penggunaan
program komputer bisa dikatakan hampir melakukan segalanya, dimulai dari saat pemesanan hingga tamu check-out.
2.3 Akuntansi Front Office
Menurut Baker, proses akuntansi front office dapat dibagi menjadi tiga tahap penyelesaian utama, yaitu penciptaan rekening, pemeliharaan rekening dan
rekening (Baker et. al. 1 994: 160)
1. Penciptaan rekening (creation of accounts)
Guest account atau folio biasanya diciptakan segera setelah tamu check-in.
sebagian dari prosedur check-in adalah memasukkan detail tamu ke dalam komputer yang secara otomatis membuka rekening atau membuka guest account secara manual. Batas kredit atau house limits sudah ditetapkan, yang artinya bahwa tamu tidak akan dikenakan lebih dari jumlah yang sudah ditetapkan sebelumnya.
2. Pemeliharaan rekening (maintenance of accounts)
Sekali guest account telah dibuka, semua transaksi keuangan antara hotel dan tamu akan dicatat pada rekening tersebut. Kegiatan pencatatan transaksi ke guest account disebut posting. Pada umumnya posting charge atau credit meliputi lima tahap
Gambar 2.1
The Process of Posting a Charge to a Guest’s Account
Guest has a The hotel’s The guest’s
cup of coffee in involvement : involvement:
the coffee shop
Charge Guest orders
initiated coffee
Information Waiter writes a recorded check for the coffee
I
coffee shop cashierInformation sent to front office
signs for the coffee. Signed docket is taken to the front desk
Charge posted to guest’s account
Front desk posts charge for coffee to guest’s account auditor checks that all coffee shop
vouchers have been posted correctly
Sumber: Principles of Hotel Front Office Operations, Baker et. al. (1 994: 162)
3. Penyelesaian rekening (settlement ofaccounts)
Rekening yang
akan
diselesaikan pada saat check-out dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu own accounts (rekening pribadi) dan company accounts (rekening perusahaan). Own accounts adalah rekening yang akan dibayar sendiri oleh tamu sedangkan company accounts adalah rekening yang tidak dibayar langsung oleh tamu, tetapi dibayar oleh perusahaan atau agen perjalanan. Jenis penyelesaian atau pembayaran ada dua, yaitu cash (tunai) dan credit (kredit).Gambar 2.2
The Types of Accounts and Settlement Methods
Guest accounts
I
Own accounts settled by guest
settled by
I
Settled by organizations
settled by
local currency charge cheques
foreign currency cards
traveller’s cheques
bank credit cards
I
personal cheques
I
cash settlements
Payment received ‘on’
the day of depature
credit settlement
Payment received ‘after’
the day of depature
Sumber: Principles of Hotel Front Office Operations, Baker et. al. (1 994: 179)
2.4 Electronic Data Processing
Pemrosesan data bisa dilakukan seluruhnya secara manual atau bisa juga meliputi kombinasi antara kegiatan manual, mekanis dan dalam bentuk pengolahan data elektonik yang di kenal sebagai electronic data processing (EDP). Electronic Data Processing adalah penggunaan teknologi komputer untuk menjalankan pemrosesan data transaksi-transaksi organisasi. EDP merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang mendasar pada setiap organisasi (Bodnar dan Hopwood 1998:4).
Penerapan EDP sangat bervariasi, mulai dari penerapan rutin yang sederhana sampai kepada penerapan yang kompleks dan terintegrasi untuk memproses informasi akuntansi, produksi, pemasaran dan administrasi secara bersamaan. EDP terdiri dari tiga komponen utama, yaitu:
1. Computer Hardware
Hardware adalah peralatan yang berhubungan dengan sistem. Konfigurasi dasar hardware terdiri dari Central Processing Unit (CPU), peripheral input dan output devices.
2. Computer Software
Komponen ini terdiri dari program dan routines yang memudahkan pemrograman dan pengoperasian komputer.
3. Data Organization and Processing Methods
Data organization methods merupakan suatu cara bagaimana data di organisir didalam file komputer. Ada dua data organization methods (metode pengaturan data), yaitu traditional file methods dan database methods.
Data processing methods merupakan suatu cara bagaimana data dimasukkan dan diproses oleh komputer. Ada tiga metode yang dapat digunakan, yaitu batch entry/batch processing, on-line entry/batch processing, dan on-line entry/on-line processing. On-line entry/on-line processing banyak digunakan pada perusahaan airline dan sistem reservasi hotel.
2.5 General Controls
General controls dibagi menjadi lima, yaitu organization ana’ operation controls (pengendalian organisasi dan operasi), system development and documentation controls (pengendalian pengembangan sistem dan dokumentasi), hardware and system software controls (pengendalian hardware dan system software), access controls (pengendalian akses), serta data and procedural controls (pengendalian data dan prosedur).
2.5.1 Pengendalian Organisasi dan Operasi
Pengendalian organisasi dan operasi berhubungan dengan filosofi manjemen, gaya operasional dan struktur organisasi. Di samping itu pengendalian ini juga berhubungan dengan pemisahan tugas antar departemen EDP dengan
departemen user. Kelemahan pengendalian ini biasanya mempengaruhi semua aplikasi EDP.
Gambar 2.3
Organization Chart of an EDP Department in a Large Company
EDP Manager
I I I I I I I
analysts operators operators administrator
Sumber: Modern Auditing, Boynton dan Kell(1996:459)
Struktur organisasi diatas menunjukkan secara jelas garis wewenang dan tanggung jawab di dalam departemen EDP. Tanggung jawab untuk setiap posisi adalah
sebagai berikut:
EDP Manager; melakukan pengawasan secara menyeluruh, mengembangkan rencana jangka pendek dan jangka panjang, serta menyetujui sistem.
System analyst; mengevaluasi sistem yang sudah ada, mendesain sistem yang baru, membuat garis besar sistem dan mempersiapkan spesifikasi bagi programmer.
Programmer; flowcharts logic program komputer, mengembangkan dan melengkapi program serta debugs programs.
Computer operators; mengoperasikan hardware komputer, mengembangkan dan menjalankan program berdasarkan instruksi operasional.
Datu entry operator; mempersiapkan data untuk pemrosesan dengan mencatatnya pada media machine-readable, misalnya dengan memasukkan data ke dalam magnetic tape.
Librarian; melakukan pemeliharaan dokumentasi sistem, program dan file.
Data control group; bertindak sebagai penghubung dengan departemen user dan memonitor input, processing dan output.
Database administrator; mendesain isi dan pengaturan database serta pengendalian untuk mengakses dan menggunakan database.
Pada perusahaan yang kecil, posisi system analysts dan programmer mungkin digabungkan. Akan tetapi, penggabungan dua tugas ini dengan computer operator umumnya menghasilkan tugas yang bertentangan. Ketika tugas ini dilaksanakan oleh satu orang, orang yang berada pada posisi ini melakukan dan menyembunyikan kesalahan. Sejumlah kecurangan komputer dihasilkan ketika tugas-tugas ini digabungkan.
Departemen EDP secara organisasional harus independen dari departemen user. Dengan demikian EDP Manager harus melapor ke eksekutif yang tidak secara reguler telibat dalam otorisasi transaksi untuk pemrosesan komputer. Di samping itu, personil EDP seharusnya tidak mengkoreksi kesalahan-kesalahan kecuali kalau mereka berasal dari departemen EDP. Contohnya, EDP harus
mengembalikan pesanan penjualan dengan nomor kode yang salah untuk di koreksi. Selanjutnya, personil EDP tidak mengotorisasi atau memulai transaksi atau memelihara asset yang diperoleh (Boynton dan Kell 1996:460).
Pengendalian ini juga berkaitan dengan pengendalian atas kualitas kerja dengan menjamin bahwa staf EDP adalah orang yang kompeten dalam bidangnya.
Untuk menilai kompetensi staf EDP secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara melihat latar belakang pendidikan dan pengalaman kerjanya serta mengevaluasi kinerja karyawan secara periodik, dimana perusahaan akan menilai sejauh mana kemampuan dan kualitas kerjanya selama ini dan memutuskan apakah staf tersebut perlu untuk di ikut sertakan dalam pelatihan guna meningkatkan kemapuan mereka atau hal lainnya yang sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan.
Dalam hal operasional perusahaan, diperlukan beberapa hal guna meningkatkan kualitas pemrosesan data yang berhubungan dengan komputer, yaitu dengan melakukan penjadwalan terhadap opersional komputer sehingga dapat diselesaikan tepat waktu dan efisien dan menetapkan orang atau personil yang bertanggung jawab untuk mengelola media komputer.
2.5.2
Pengendalian pengembangan sistem dan dokumentasi adalah bagian yang penting dari informasi dan komunikasi sebagai komponen dari struktur pengendalian internal. Pengendalian pengembangan sistem berhubungan dengan
(1) review, testing dan persetujuan sistem yang baru; (2) pengendalian perubahan program; dan (3) prosedur dokumentasi (Boynton dan Kell 1996:460).
Metodologi pengembangan sistem adalah proses pengembangan sistem yang sangat formal dan tepat yang di definisikan sebagai serangkaian aktivitas, metode, praktek yang baik, dapat di kirim dan alat otomatis bagi pengembang sistem dan manajer proyek yang digunakan untuk mengembangkan dan memelihara sebagian besar atau semua sistem informasi dan software. Prinsip- prinsip umum yang mendasari metodologi pengembangan sistem, adalah (Whitten et. al. 2000:79-84) :
1. Melibatkan owner dan user
Walaupun analyst dan programmer bekerja keras untuk menciptakan solusi teknologi yang mengesankan, solusi ini seringkali gagal karena mereka tidak ditujukan pada masalah organisasi yang sebenarnya atau memperkenalkan masalah baru. Untuk alasan inilah, keterlibatan sistem owner dan user diperlukan untuk keberhasilan pengembangan sistem. Tanggung jawab individu bagi pengembangan sistem, yaitu harus menyediakan waktu bagi owner dan user, menuntut partisipasi user dan owner dan meminta persetujuan mereka pada semua keputusan yang mungkin mempengaruhi mereka.
2. Menggunakan pendekatan problem-solving Pendekatan problem-solving klasik, meliputi:
Mempelajari dan memahami permasalahan dan konteksnya Mendefinisikan kebutuhan akan solusi yang tepat
Mengidentifikasikan solusi-solusi yang ada dan memilih solusi yang terbaik
Mendesain dan atau mengimplementasi solusi
Mengamati dan mengevaluasi dampak dari solusi dan memperbaiki solusi 3. Menetapkan tahap-tahap dan aktivitas
Secara umum ada tujuh tahap yang mewakili metodologi pengembangan sistem, yaitu: investigasi awal (preliminary investigation), analisa masalah (problem analysis), analisa kebutuhan (requirement analyis), analisa keputusan (decision analysis), desain (design), konstruksi (construction), implementasi (implementation). Namun bagi
software atau yang lebih dikenal dengan outsourcing, metodologi pengembangan sistem dimulai dari tahap procurement (di antara tahap requirement analysis dan decision analysis) dan tahap decision analysis.
Tahap Procurement
Pada tahap ini perusahaan mengidentifikasi dan meneliti produk tertentu yang dapat mendukung pencapaian solusi dari sistem informasi. Dengan kata lain, pada tahap ini perusahaan memfokuskan pada kebutuhan software atau service yang ada pada tahap analysis requiremant (masukkan dari user), kemudian dilakukan penelitian untuk mengidentifikasi vendor yang potensial untuk menyuplai produk. Setelah di analisa, tugas berikutnya yang dilakukan adalah meminta proposal dari vendor. Ada dua macam dokumen, yaitu Request for Quotation
(RFQ) dan Request for Proposals (RFP). RFQ digunakan ketika perusahaan sudah memutuskan pada produk tertentu tetapi produk tersebut dapat diperoleh dari beberapa distributor lainnya, sedangkan RFP digunakan ketika beberapa vendor dan atau produk yang berbeda dicalonkan dan perusahaan ingin mengetahui daftar harga dan proposal yang kompetitif. Tujuan utama dari RFP adalah untuk mengkomunikasikan kebutuhan dan features yang diinginkan dari calon vendor.
Tahap Decision Analysis
Pada tahap ini, segera setelah RFP atau RFQ di kirim ke calon vendor perusahaan akan menerima proposal dan atau daftar harga (quotation).
Untuk setiap proposal vendor yang tidak disisihkan, perusahaan harus memastikan claim dan janji-janji vendor terhadap kriteria validasi. Claim mengenai mandatory sangat penting, features yang diinginkan dan dibutuhkan dapat di validasi dengan kuisioner dan checklist yang lengkap sesuai dengan referensi yang disediakan oleh user dengan user dan teknik manual. Janji-janji dapat di validasi hanya dengan memastikan bahwa semua itu tertera dalam kontrak. Validasi terbaik dari kinerja adalah dengan melakukan peragaan atau menunjukkan kepada perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengetahui hasil, kapabilitas, features dan kemudahan dalam penggunaannya. Proposal tersebut kemudian di evaluasi dan di ranking berdasarkan analisa cost-benefit yang dilaksanakan selama
pengembangan sistem. Pihak-pihak yang umumnya terlibat dalam hal ini adalah data dan database administrator, network administrator, dan application administrator. Kriteria evaluasi dan sistem penilaian harus ditetapkan sebelum evaluasi yang sesungguhnya dilaksanakan, sehingga tidak terjadi penyimpangan terhadap kriteria dan penilaian secara tidak sadar terhadap setiap proposal. Kegiatan tersebut memilih proposal vendor yang terbaik dan merekomendasikan kepada manajemen untuk persetujuan akhir. Ketika persetujuan akhir dilakukan, kontrak kemudian harus dinegosiasikan dengan vendor yang menang dan memastikan adanya kondisi dan syarat tertentu yang mungkin harus di tulis dalam kontrak dan pesanan. Hal ini dimaksudkan untuk memberitahukan kepada vendor mengenai adanya kekurangan yang sangat penting pada proposal atau produk mereka, baik itu mengenai software ataupun service.
Jika dibutuhkan suatu perubahan terhadap software tersebut, maka perusahaan akan kembali pada tahap procurement. Penggunaan outsourcing ini juga akan mempengaruhi tahap lainnya, yaitu implementasi dan desain software. Dalam tahap desain, software yang sudah diimplementasikan mengharuskan perusahaan untuk mendesain kembali kegiatan usahanya dan mengintegrasikannya dengan sistem lain yang ada di perusahan, sehingga dapat dilihat apakah software tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Menetapkan standar
Standar yang ada minimal harus meliputi dokumentasi, kualitas, alat-alat otomatis dan teknologi informasi. Dokumentasi menyatakan kelebihan dan kekurangan sistem untuk multiple stakeholders sebelum sistem di bangun. Hal ini mendorong keterlibatan user dan menyakinkan manajemen tentang kemajuan yang ada.
5. Menilai sistem sebagai investasi modal
Sistem informasi adalah investasi modal, seperti armada truk dan bangunan baru.
6 . Jangan takut untuk membatalkan atau merevisi lingkup
Keuntungan signifikan dari tahap pendekatan pengembangan sistem adalah menyediakan beberapa kesempatan untuk mengevaluasi kembali cost- eflectiveness dan feasibility. Pendekatan creeping comitment digunakan dalam pengembangan sistem. Berdasarkan pendekatan ini, multiple feasibility checkpoint di bangun dalam setiap metodologi pengembangan sistem. Di setiap feasibility checkpoint, semua biaya dianggap sunk (artinya tidak dapat ditutupi). Pilihan-pilihan yang harus diperhatikan system analyst di setiap checkpoint, yaitu:
Membatalkan proyek jika proyek ini tidak dapat dikerjakan lagi
Mengevaluasi kembali dan menyesuaikan biaya dan jadwal jika lingkup proyek ditingkatkan
Mengurangi lingkup jika anggaran proyek dan jadwal membeku dan tidak cukup untuk menutupi semua tujuan proyek
7. Membagi dan mengatasi
Sistem dibagi menjadi subsistem dan komponen untuk memudahkan mengatasi masalah dan membangun sistem yang besar. Dengan membagi masalah yang besar (sistem) menjadi potongan yang lebih mudah untuk diatur membantu analyst untuk menyederhanakan proses problem-solving.
8. Desain sistem untuk pertumbuhan dan perubahan
Banyak system analyst mengembangkan sistem hanya untuk memenuhi kebutuhan user yang disebabkan oleh tekanan untuk mengembangkan sistem secepat mungkin.
Pengembangan software paket mengikuti pendekatan problem-solving sama dengan pengmbangan sistem informasi umumnya di dalam organisasi (Whitten et.
al. 2000:20).
Pengendalian dokumentasi berhubungan dengan dokumen dan pemeliharaan catatan oleh perusahaan untuk menjelaskan kegiatan pemrosesan dalam komputer. Dokumentasi yang memadai sangat penting untuk manajemen dan auditor. Untuk manajemen, dokumentasi menyediakan dasar untuk memeriksa kembali sistem, melatih personil yang baru serta memelihara dan merevisi sistem dan program yang ada. Untuk auditor, dokumentasi menyediakan sumber informasi utama mengenai aliran transaksi melalui sistem dan pengendalian akuntansi yang berhubungan.
Dokumentasi tersebut meliputi deskripsi, flowchart sistem dan program, instruksi cara kerja bagi computer operator dan prosedur-prosedur pengendalian yang hams di ikuti oleh operator dan user (Boynton dan Kell 1996:460).
2.5.3
Pengendalian hardware dan system software di desain untuk mendeteksi setiap kesalahan cara kerja atau pemakaian peralatan. Pengendalian hardware dan system software meliputi:
1. dual read; input data di baca dua kali dan keduanya dibandingkan.
2. parity check; data diproses oleh komputer dengan susunan bits (binary digits 0 atau 1)
3. echo check; meliputi pengiriman data yang diterima oleh alat output kembali ke source unit untuk dibandingkan dengan original data (data orisinil)
4. read after write; komputer membaca kembali data setelah dicatat, disimpan atau pada alat output dan menguji kebenaran dari data dengan membandingkan terhadap original source (Boynton dan Kell 1996:46 1).
Untuk memperoleh keuntungan maksimum dari pengendalian ini, (1) hams ada program untuk preventive maintenance pada semua hardware. Preventive maintenance melibatkan reguler testing dari komponen sistem dan pemindahaannya pada kondisi yang buruk, (2) pengendalian atas semua perubahan pada system software hams sesuai dengan pengendalian pengembangan
sistem dan dokumentasi yang ada dan (3) penggunaan Uniterruptible Power System (UPS).
UPS adalah persediaan listrik tambahan yang melancarkan aliran listrik ke komputer, mecegah hilangnya data yang berhubungan dengan naik turunnya tenaga atau tidak adanya aliran listrik untuk sementara waktu. Pada peristiwa kegagalan listrik terjadi, UPS menyediakan cadangan listrik untuk menjaga operasional sistem komputer (Romney dan Steinbart 2000:298).
2.5.4
Pengendalian akses hams mencegah penggunaan peralatan EDP, data file dan program komputer yang tidak dikenali. Pengendalian yang spesifik meliputi pengamanan secara fisik (physical access) dan prosedur (logical access).
1. Physical access adalah kemampuan secara fisik untuk menggunakan peralatan komputer, meliputi:
Penempatan peralatan komputer pada area yang terpisah dari departemen user atau ruangan yang terkunci dan membatasi akses pada personil yang dikenali, misalnya akses ke hardware komputer harus dibatasi untuk personil yang dikenali, seperti computer operator.
Hanya memiliki satu atau dua pintu masuk ke ruang komputer. Pintu masuk hams di kunci dan di monitor dengan teliti oleh penjaga keamanan.
2. Logical access adalah kemampuan untuk melakukan akses ke data perusahaan.
Pengamanan secara prosedur meliputi review manajemen terhadap laporan
penggunaan komputer. Akses ke data
file
dan program harus di desain untuk mencegah penggunaan oleh orang yang tidak dikenali. Akses ke dokumentasi program harus dibatasi pada individu yang dikenali untuk memproses, memelihara atau memodifikasi sistem tertentu (Boynton dan Kell 1996:46 1).Salah satu bentuk pengendalian yang umum digunakan untuk membatasi logical access adalah penggunaan password. Password merupakan serangkaian karakter yang secara unik mengidentifikasi user dan hanya diketahui user dan sistem. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk memastikan integritas password, yaitu mengharuskan user untuk menyimpan ID dan password mereka, menetapkan personil yang bertanggung jawab untuk mengelola password, memutuskan dan menon-aktifkan ID user yang tidak dapat menyediakan ID dan password yang benar dalam tiga usaha, dan mengharuskan karyawan untuk mematikan (log- off) komputer ketika mereka tidak menggunakannya. Automatic log-off merupakan salah satu bentuk pengendalian, dimana jika tidak terdapat aktivitas selama beberapa waktu maka layar akan hilang (Romney dan Steinbart 2000:291).
2.5.5
Pengendalian data dan prosedur menyediakan kerangka kerja untuk pengendalian harian cara kerja komputer, meminimalkan kemungkinan kesalahan pemrosesan dan memastikan kelangsungan operasi pada peristiwa bencana secara fisik atau kegagalan komputer (Boynton dan Kell 1996:462). Fungsi pengendalian
output meliputi transaction log dan data log. Transaction log adalah suatu catatan untuk merekam nama pemakai komputer, tanggal dan jam pemakaian komputer serta jenis pengolahannya sedangkan data log adalah catatan yang mencatat kumpulan data yang dimasukkan.
Kemampuan untuk menjaga kelangsungan operasi komputer, meliputi :
Penggunaan off-premises storage untuk file yang penting, program dan dokumentasi. Off-premises storage merupakan suatu bangunan yang terpisah dari bangunan inti yang digunakan untuk menyimpan back-up file, program maupun dokumen penting lainnya sehingga pada saat terjadi bencana alam atau peristiwa lainnya kelangsungan operasi perusahaan tetap terjaga.
Proteksi secara fisik terhadap bahaya lingkungan, meliputi lokasi instalasi yang cukup aman dari kemungkinan gangguan maupun bencana dari luar ruangan, konstruksi bangunan yang terbuat dari bahan-bahan yang tidak rawan api atau mudah rusak, adanya alat pendeteksi, pencegahan dan pemadam kebakaran (fire detector dan fire extinguisher), serta alat pendingin dan pengatur kelembaban. Selain itu, kebersihan ruangan komputer juga harus tetap bersih.
Disaster recovery plan. Tujuan recovery plan adalah (a) meminimalkan besarnya kekacauan, kerusakan atau kehilangan; (b) untuk sementara waktu
menetapkan cara pemrosesan informasi alternatif; (c) melanjutkan kegiatan operasional secepat mungkin; dan (d) melatih dan memperkenalkan personil dengan operasional keadaan darurat. Recovery plan, meliputi prioritas untuk proses recovery yang terdiri dari rencana-rencana untuk menjaga organisasi tetap berjalan, hardware dan software yang diperlukan; back-up data dan program, dokumentasi yang lengkap dan personil yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan rencana yang telah ditetapkan.
4) Penyusunan untuk penggunaan fasilitas back-up di lokasi yang lain pada peristiwa bencana alam.
Metode rekonstruksi catatan (back-up) yang umum digunakan adalah konsep grandfatherfather-son. Berdasarkan konsep ini update terbaru master file disebut son, sedangkan master file yang digunakan untuk menghasilkan anak adalah father, dan master file sebelumnya adalah grandfather (Boynton dan Kell
1996:462-463).
